UNIVERSIDAD ANDRS BELLO

FACULTAD DE INGENIERA
DIRECCIN DE POSTGRADO
MAGISTER EN INGENIERA INDUSTRIAL

HERRAMIENTAS Y TECNOLOGAS PARA LA GESTIN

CASO DISTRIBUIDORA COMERCIAL S.A.

Alumnos
Claudio Morn Molinet
Boris Vergara Ibarra

Profesor
Fernando Zamora

SANTIAGO CHILE
MAYO, 2014

TABLA DE CONTENIDOS
1.

Resumen Ejecutivo ................................................................................................................................ 3

2.

Anlisis de Entorno interno y externo.................................................................................................... 4

3.

4.

2.1.

Modelo de las 5 fuerzas de Porter. ............................................................................................ 4

2.2.

Amenazas de nuevos Participantes. .......................................................................................... 4

2.3.

Poder de negociacin de los compradores. ............................................................................... 5

2.4.

Poder de negociacin de los proveedores. ................................................................................ 5

2.5.

Amenazas de Sustitutos. ........................................................................................................... 6

2.6.

Rivalidad entre los competidores. ............................................................................................. 6

2.7.

Cuadro de anlisis y valorizacin de Porter................................................................................ 6

2.8.

Diagrama Modelo de las cinco fuerzas de Porter. ...................................................................... 7

Anlisis PESTEL ...................................................................................................................................... 8

3.1.

Factores Polticos y Legales. ...................................................................................................... 8

3.2.

Factores Econmicos................................................................................................................. 8

3.3.

Factores Sociales. ...................................................................................................................... 9

3.4.

Factores Tecnolgicos. ............................................................................................................ 10

3.5.

Factores Ecolgicos. ................................................................................................................ 10

3.6.

Cuadro de anlisis y valorizacin PESTEL. ................................................................................ 10

Anlisis FODA ...................................................................................................................................... 11

4.1.

5.

6.

7.

Matriz de Confrontacin. ........................................................................................................ 12

Diagnstico Informtico ...................................................................................................................... 13

5.1.

Actividades de Apoyo. ............................................................................................................. 13

5.2.

Actividades Primarias. ............................................................................................................. 13

5.3.

Actividades de Apoyo. ............................................................................................................. 14

Balance Scorecard ............................................................................................................................... 15

6.1.

Misin. .................................................................................................................................... 15

6.2.

Objetivos Estratgicos. ............................................................................................................ 15

6.3.

Mapa Estratgico BSC. ............................................................................................................ 15

6.4.

Indicadores. ............................................................................................................................ 16

6.5.

Metas. .................................................................................................................................... 16

6.6.

Responsables. ......................................................................................................................... 16

6.7.

Iniciativas. ............................................................................................................................... 16

6.8.

Carta Gantt (Planificacin Macro)............................................................................................ 17

Diagnstico Informtico ...................................................................................................................... 17

8.

9.

7.1.

Descripcin de la situacin Actual. .......................................................................................... 17

7.1.1.

Proceso de Importacin y Exportacin entre sistemas de datos en forma de Batch. ................ 17

7.1.2.

Aspectos funcionales............................................................................................................... 22

7.1.3.

Aspectos de Infraestructura. ................................................................................................... 22

7.1.4.

Problemas Organizaciones. ..................................................................................................... 24

7.2.

Situacin futura, manteniendo situacin Actual. ..................................................................... 26

7.3.

Modelo de los Negocios Propuestos. ....................................................................................... 29

7.3.1.

Reorganizacin del Departamento de Informtica. .................................................................. 29

7.3.2.

Modelo de Negocio Propuesto. ............................................................................................... 30

7.4.

Costos de no realizar proyecto de Cambio. .............................................................................. 31

7.5.

Resultado esperado del Proyecto de cambio. .......................................................................... 32

Plan Informtico.................................................................................................................................. 32
8.1.

Anlisis de la Situacin Informtica. ........................................................................................ 33

8.2.

Bases del Modelo de Gestin de Informacin Propuesto. ........................................................ 34

8.2.1.

Equipo Humano. ..................................................................................................................... 34

8.2.2.

Esquema de Sistemas. ............................................................................................................. 35

8.3.

Solucin Tcnica Propuesta. .................................................................................................... 36

Conclusin .......................................................................................................................................... 39

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1. Resumen Ejecutivo
El objetivo de este trabajo es, mediante una evaluacin, diagnosticar y proponer mejoras para los procesos
internos de la empresa Comercial XX.
Para obtener una mejora y un aumento significativo en la gestin interna y as, dar mayor valor a la
compaa. La justificacin de este trabajo radica en el inters por plasmar los conocimientos adquiridos en
el Magister en Ingeniera Industrial, aportando conocimientos actuales al negocio.
Adems de realizar un diagnstico Informtico del estado actual de la empresa y proponer un plan
Informtico que permita cumplir con las iniciativas estratgicas plasmadas en el BSC.
Tambin, realizar el diagnstico Informtico de la Distribuidora Comercial S.A. y proponer las respectivas
mejoras.
Este documento contempla la recopilacin de informacin de la empresa mediante documentacin
entregada, para con esta realizar un diagnstico de la situacin actual de la compaa, para posteriormente
desarrollar un estudio del medio interno y externo de la misma, lo anterior apoyado con las metodologas
de Porter, FODA y Pest, que nos indicar las capacidades, falencias y competencias de la empresa.

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2. Anlisis de Entorno interno y externo

El siguiente anlisis de entorno, se ha elaborado con la finalidad de identificar y evaluar la posicin
competitiva actual de la empresa comercial XX frente a la Misin definida para la corporacin. Para esto, se
ha elaborado un diagnstico de acuerdo a la Metodologa de Anlisis de Porter de las 5 fuerzas.

2.1.

Modelo de las 5 fuerzas de Porter.

Estas cinco fuerzas, como se aprecian en la figura, delimitan los precios, costos y requerimientos de
inversin, que son los factores bsicos que explican las perspectivas de rentabilidad a largo plazo y el
atractivo del mercado.

2.2.

Amenazas de nuevos Participantes.

Se analiza la entrega una visin de la rentabilidad a largo plazo, identificando y otorgando una visin de las
barreras de entradas, en que caso que existan, para ingresar al mercado.

Marca consolidadas: Existen empresas ya consolidadas y conocidas dedicadas al rubro con una alta
competencia. Por esto, se reconoce como una barrera de entrada el competir con estas empresas.

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Materias Primas: Con la alta competencia en el mercado es necesario contar con precios
diferenciados y convenientes otorgados por los proveedores nacionales y extranjeros.

Infraestructura: Se debe contar con infraestructura acorde al modelo de negocio y mercado actual,
considerando el espacio fsico para el almacenaje y distribucin de productos ( Logistica interna y
distribucin )

Capital humano: se debe contar un personal experimentado en el tipo de industria y capacitado

para las funciones asignadas

Alianzas con otros competidores: Este punto no se identifica como una barrera de entrada dado
que existen empresas que pueden ingresar al mercado con experiencia en logstica y distribucin.

2.3.

Poder de negociacin de los compradores.

Los compradores del servicio y productos son diversos dado que los servicios ofrecidos actualmente por las
empresas son similares en productos, condiciones de pago y distribucin

Compradores significativos: por la naturaleza del negocio no existen clientes que representen
significativamente un volumen de compra que logre otorgarles poder en cuanto al precio

Compradores ocasionales : se presentan estos tipos de compradores pero sin mayor relevancia en
el poder de compra dado el volumen porcentual

2.4.

Poder de negociacin de los proveedores.

Para revisar este punto y lograr una visin ms completa, se dividi en proveedores nacionales y
extranjeros:
o

Proveedores Nacionales: Existe una baja dependencia de proveedores nacionales ya que no

se menciona ninguno como estratgico o principal.

Proveedores Extranjeros: Los proveedores ms importantes debido al volumen de entrega

son los asiticos .Este punto puede ser evaluado como de baja importancia.

Debido a la cantidad de proveedores con productos similares este punto no se considera como
amenaza

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2.5.

Amenazas de Sustitutos.

2.6.

Libreras locales los cuales sin embargo no cubren la demanda completa y tambin carecen de
experiencia significativa en distribucin y logstica

Rivalidad entre los competidores.

Mercado agresivo: Los antecedentes nos entregan informacin que existe una frrea competencia
con actores identificados los cuales ofrecen gran diversidad de productos , adems de ofertas
permanente y precios competitivos, lo que obliga a diferenciarse para consolidar el mercado .

Demanda estacional: se identifica una demanda estacional alta en marzo debido al ingreso de los
escolares a clases

Crecimiento de la industria: segn la informacin entregada existe un inters real de las compaas
porque se les brinde un producto adecuado a un precio asequible y con ptimos niveles de servicio
de entrega y post venta, lo que aumenta la competitividad entre los competidores. Este punto se
evala como Alta fuerza.

Cuadro de anlisis y valorizacin de Porter.

Amenaza
Nuevos
competidores

Baja

R Poder
de
i Proveedores
v

2.7.

En el caso de Logstica y distribucin existen muchos proveedores que pueden cubrir esta
necesidad, si la empresa decide no cubrir este servicio con recursos propios.

Marcas reconocidas
Materias Primas
Infraestructura
Capital Humano
Alianzas con Competidores
Valorizacin Fuerza
Proveedores Nacionales
Proveedores Extranjeros
Cambios
Logstica y Distribucin
Valorizacin Fuerza
Mercado agresivo

Media
x
x

Fuerte

x
x
x
x
x
x
X
X
x
X
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Amenaza
Sustitutos

Poder
de
Comprador
es

Demanda estacional
Crecimiento de la industria
Valorizacin Fuerza

2.8.

X
X
X

Compradores significativos
Compradores ocasionales

X
X

Valorizacin Fuerza

Amenaza sustituto

Valorizacin Fuerza

Diagrama Modelo de las cinco fuerzas de Porter.

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3. Anlisis PESTEL
En cuanto al anlisis de los factores polticos, econmicos, sociales y tecnolgicos se concluye la siguiente
situacin:
3.1.

Factores Polticos y Legales.

Chile ha logrado un rgimen de gobierno estable, con procesos electorales libres y justos, y con
altos niveles de eficacia gubernamental, que han redundado en una mejora de las condiciones de
vida de los ciudadanos y las ciudadanas, los cuales adems valoran ampliamente la democracia
como la mejor forma de gobierno. Sin embargo, tambin enfatiza los problemas, falencias y
desafos que esta enfrenta hoy, tales como la baja sostenida en la participacin electoral.

Considerando que una de las grandes crticas al saliente mandato de Sebastin Piera fue la
generacin de altas expectativas, la capacidad que tenga el nuevo gobierno de cumplir con todo lo
prometido es una de las grandes dudas que surgen en el da de la segunda investidura de Bachelet
como la ms alta autoridad del pas, adems posee el apoyo parlamentario para llevar a cabo dos
de las tres reformas propuestas para su gobierno educacin y tributaria, por tanto puede
concentrarse en conseguir esos cambios objetivos.

Otro aspecto a considerar seran posibles leyes sobre el cumplimiento de contratos y proteccin de
los consumidores, teniendo en cuenta que la empresa por problemas en la cadena de distribucin,
tiene clientes descontentos en relacin a la falta de puntualidad en la entrega de pedidos entre
otras, teniendo en cuenta sanciones legales por incumplimiento.

Los cambios organizacionales que han tenido en los ltimos tiempos, habra que considerar
modificaciones en la legislacin laboral que pudiese fortalecer el sindicato de trabajadores y por
ende generar incremento en los gastos de la empresa por conceptos de liquidaciones e
indemnizaciones entre otras consideraciones por la alta rotacin del personal que presentan.

3.2.

Factores Econmicos.

Los factores econmicos que afectaran a la empresa son los siguientes:

Poltica fiscal: ms expansiva de lo que hasta ahora hemos previsto, Los parmetros de referencia y
la meta que guiarn la poltica de Balance Estructural en los prximos aos sern los ms
restrictivos que se han observado desde el inicio de la regla. Tanto el precio del cobre como el PIB
tendencial deberan ser ajustados a la baja en lo sucesivo. Esto, ms la reduccin del dficit
estructural a 0% del PIB en 2018, dejan a la actual administracin al menos en lo que respecta a
estos parmetros en un escenario ms estrecho que sus antecesores
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Sin embargo, en parte como consecuencia de lo anterior, la reforma tributaria inyectar

directamente mayores ingresos estructurales, lo que elevar el tanto el nivel del gasto como su
crecimiento anual. Se estima que el gasto pblico crecer en promedio entre 7-8% para el periodo
2015-2018. La expansin del 2015 sera en torno a 11% real. El ltimo ao, el tamao del estado
podra llegar a 25% del PIB, cerca de 8pp por sobre el nivel de 2006

Todo en el escenario fiscal para el mediano plazo se conjuga para observar una presin alcista en
las tasas de inters. Mayor crecimiento del gasto, dficits efectivos sucesivos, mayor necesidad de
endeudamiento pblico y cierre de vlvulas de financiamiento privado (FUT). Todo en la direccin
de presionar las tasas de inters al alza.

Inflacin: Al aumentar el precio de los productos y servicios afectara positivamente a la empresa

ya que los beneficios que se obtendran seran mayores, cuanto mayor sea la inflacin aunque el
consumo desciende y tambin la inversin.

Tipos de Cambio: por factores fiscales, no tendra vientos depreciativos el 2015. Seguimos viendo
gran parte de las presiones depreciativas para el peso durante el 2014, con objetivos en torno a
$570 en los prximos meses. La prdida de dinamismo del consumo privado que se ha estado
viendo en lo reciente continuar empujada por aumentos en el desempleo. Sin embargo, el 2015
tendremos amortiguadores vinculados al inicio de las transferencias a los hogares de menores
ingresos (con mayor propensin marginal a consumo) provenientes de los recursos destinados a
Educacin, esto afectara considerablemente por el tema de las importaciones que efecta la
empresa para abastecerse con los proveedores extranjeros, es un factor relevante para el proceso
de negociones en el mercado internacional.

La prdida de dinamismo del consumo privado que se ha estado viendo en lo reciente continuar
empujada por aumentos en el desempleo. Sin embargo, el 2015 tendremos amortiguadores
vinculados al inicio de las transferencias a los hogares de menores ingresos (con mayor propensin
marginal a consumo) provenientes de los recursos destinados a Educacin dando espacio para
gasto en consumo en bienes.

Por lo tanto, todo se conjuga para observar una presin alcista en las tasas de inters soberanas: un
mayor gasto de gobierno, dficits efectivos sucesivos que haran incurrir al Fisco en mayores niveles
de endeudamiento, y la eliminacin del FUT, que cierra una fuente de financiamiento y obliga a
quienes lo usaban a buscar recursos al mercado financiero.

3.3.

Factores Sociales.

Chile es uno de los pases del planeta donde la desigualdad social y asimetra en la distribucin de
los ingresos resulta ms tangible y brutal, e incluso se manifiesta geogrficamente en la
organizacin territorial de los empobrecidos y los pocos enriquecidos, tanto en las ciudades
capitales como en la provincia profunda.
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3.4.

Portuarios, estudiantes secundarios y universitarios, y pueblo mapuche constituyen el movimiento

social real visible que contingentemente pugna contra los intereses del empresariado y pueden
jugar en contra de las empresas en general.
Factores Tecnolgicos.

Segn lo analizado en el documento el grado de automatizacin, y coordinacin de los procesos es

casi nulo.
Mala integracin de software entre los procesos que tiene la compaa
Mayor uso de internet lo que fortalece el negocio E-bussines

Adems la postura de Chile en materia de desarrollo e investigacin tecnolgica busca estimular la

formacin de material humano para el desarrollo de la investigacin cientfica y tecnolgica en escolares,
profesionales e instituciones, tambin el gobierno quiere fomentar la competitividad en las empresas
mediante la innovacin y difusin tecnolgica, apoyndolos con un subsidio de inversin y capacitacin
relativo a la incorporacin de I+D, Chile prev un aumento en la productividad, que se ver reflejado en el
crecimiento de nuestra economa en los prximos aos
3.5.

Factores Ecolgicos.

Los factores ecolgicos que se visualizan son:

3.6.

Toxicidad de los productos

Productos biodegradables

Cuadro de anlisis y valorizacin PESTEL.

Factores
Sociales

Factores
Econmicos

Factores
Polticos
Legales

Baja
Gobierno estable
Generacin de expectativas
Leyes cumplimiento de contratos
Legislacin laboral
Poltica Fiscal
Inflacin
Tipo de Cambio

Media
x
x

X
X
x
x

x
x

Prdida de dinamismo del consumo

Desigualdad social
Movimiento social real visible

Fuerte

x
x

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Factores
Factores Tecnolgicos
Ecolgicos

Avances Tecnolgicos

Ciclo de vida y velocidad de obsolescencia

tecnolgica

Potencial de Innovacin

Nuevas invenciones y Desarrollo

Productos Biodegradables y Toxicidad
de los productos

x
x

4. Anlisis FODA

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4.1.

Matriz de Confrontacin.

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5. Diagnstico Informtico
5.1.

Actividades de Apoyo.

5.2.

Actividades Primarias.

Logstica de entrada
Con respecto a la logstica interna se construy un gran Centro de Distribucin, para centralizar
todas las operaciones de abastecimiento y de despacho en un solo lugar. Las oficinas quedan
cercanas a este Centro de Distribucin
Operaciones

Para tener xito en la parte operacional la empresa realizo la creacin de nuevas oficinas en las
cuales tenan cabida una gran dotacin de vendedores y vendedoras, quienes colocaban
directamente en el sistema computacional las rdenes de compra de los clientes.

Logstica externa

Con respecto a la Logstica externa las rdenes de compras son recepcionadas directamente en la
bodega para la preparacin del respectivo pedido. Una vez que ste estuviera en condiciones de
despacharse, se embalan y se le adjunta la respectiva factura. Los pedidos se agrupan por sectores
de reparto, y se cargan en camiones contratados a terceros especialmente para estos fines

Marketing y ventas

Con el fin de de apoyar la gestin de los vendedores, y tambin para dar la imagen de una empresa
moderna, se desarroll internamente un sitio Web con el objeto ampliar la cobertura de mercado.
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El cliente solicita su inscripcin, y con la clave que se le entrega al da siguiente, puede acceder al
carro de compras, y visualizar los precios y condiciones de despacho.

Peridicamente y va email se le hace llegar a los clientes ofertas especiales, pero siempre bajo el
esquema ya informado

Servicios

5.3.

Refirindose a los Servicios, ellos tienen relacin con la plataforma web que otorga fcil acceso,
disponibilidad de stock, marcas y precios competitivos.
En vez que el cliente fuera al negocio en bsqueda de ofertas la empresa ira directamente a las
empresas para ofrecerles sus productos.
Tener personal capacitado para atender las necesidades de los clientes.
El cobro de las facturas se hace posteriormente con un grupo de cobradores de terreno
pertenecientes a la empresa.

Actividades de Apoyo.

Infraestructura de la empresa

En lo que respecta a la Infraestructura de la empresa, esta cuenta hoy con ms de 600 empleados,
el centro de Distribucin tiene ms de 20.000 mt2.

Direccin de Recursos Humanos

La administracin de Recursos Humanos, ha debido soportar los cambios organizacionales por el
crecimiento de la empresa, sin mayor preparacin para ellos, y sin las nuevas competencias tcnicas
que suponen la implementacin del negocio al nivel que ha llegado.

Desarrollo de la tecnologa

En lo que respecta a tecnologas, la empresa desarroll internamente un sitio Web con el objeto
ampliar la cobertura de mercado

Este sitio Web se desarroll en forma independiente al resto de los sistemas, de modo que el
maestro de productos y los precios de los productos se actualiza todas las noches

Adquisiciones
Las adquisiciones de los productos se realizan directamente en el departamento de adquisiciones
de la empresa, en relacin al abastecimiento, ste se realiza con pedidos que coloca la empresa a
los proveedores, quienes surten la bodega a medida que se tiene disponibilidad de espacio fsico
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6. Balance Scorecard
6.1.

Misin.

6.2.

6.3.

Ser el lder en el suministro de la mayor y mejor cantidad de productos y servicios, al menor

costo posible

Objetivos Estratgicos.

Considerar a los sistemas como una herramienta diferenciadora de la competencia, integrando

los ciclos comerciales, abastecimiento, produccin y financiero

Tener informacin en tiempo real de todos los sistemas en forma simultnea en un solo sistema
integrado

Controlar y gestionar todo lo que pasa con el cliente desde el momento en que se toma el
pedido hasta que recibe el producto y quede satisfecho.

Mapa Estratgico BSC.

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6.4.

Indicadores.

Se propone crear indicadores simples de desempeo con el objetivo de realizar las mejoras a nivel macro y
luego con la estabilizacin de los sistemas y consolidada la informacin se podra proceder a subir el nivel
de los KPI

6.5.

Metas.

6.6.

Consolidar la relacin con nuestros clientes a travs de canales fluidos y expeditos escuchando y
atendiendo sus necesidades
Incorporar las mejores tecnologas de proceso, vinculado al manejo de las existencias y transporte.
Lograr un desarrollo comercial y un aumento progresivo de las ventas.

Responsables.

6.7.

% de entregas a tiempo, calculado sobre los pedidos creados / pedidos despachado

% de cumplimiento de cantidad, calculado sobre cantidad despachada / cantidad pedida
Cantidad de quiebres stock internos calculado sobre stock real / pedido de clientes diarios
% de liquidez de las ventas se calcula sobre Ventas facturadas / facturas pagadas

Directorio: Est formado por los gerentes de las empresas y los accionistas, este directorio tiene un
delegado en la empresa y este delegado es el gerente general.
Gerente General: Es la persona responsable frente al directorio, rindindole cuenta sobre el
resultado de la empresa.
Gerente de Administracin: su responsabilidad incluye los departamentos de cobranza, personal e
informtica.
Gerente Comercial: su responsabilidad incluye todo el personal encargado de venta y distribucin
Jefe de Locales: Su responsabilidad incluye todos los locales comerciales donde se desarrollan las
actividades comerciales.
Jefe de Bodega : Su responsabilidad incluye todo el manejo de stock y logstica interna de la bodega

Iniciativas.

Mejorar sustancialmente la relacin con los clientes

Implementar sistema que soporten los planes estratgicos de la empresa
Entender la competencia para poder superarla (productos, servicios, precios)
Mostrar los atributos que entrega la empresa (Precio o gama de productos).
Mostrar usos de los productos (cmo y cundo se usan los productos).

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6.8.

Usar de forma ptima Ubicacin fsica (lugar y tamao ptimos para potencial localizacin)
Marketing (definir qu tan conocida es la empresa y cmo publicitarla ms).

Carta Gantt (Planificacin Macro).

7. Diagnstico Informtico
El presente informe sobre el diagnstico informtico se realiz de acuerdo a la informacin recopilada de
los resultados del informe de la empresa consultora que audit los sistemas informticos de la Distribuidora
Comercial S.A.
En dicho informe se analiz a fondo la distribuidora encontrando falencias que en el proceso interno del
flujo informacin, as como tambin las prcticas empleadas en la administracin de bases de datos y la
integridad de estos mismos.
Tambin analiz el departamento de informtica que opera en la distribuidora encontrando tambin
falencias en los procedimientos realizados.
A continuacin se exponen los puntos del Diagnstico Informtico:
7.1.

Descripcin de la situacin Actual.

7.1.1. Proceso de Importacin y Exportacin entre sistemas de datos en forma de Batch.

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Procesos de Venta:
Actualmente la Distribuidora Comercial S.A. realiza su proceso de ventas por 3 medios que son los
siguientes:
Venta de Mesn, directamente en los puntos de venta.
Telemarketing, mediante un equipo de vendedoras va telfono.
Sitio web e-commerce (1.0), clientes registrados en el sistema.
Los problemas encontrados en el proceso de Venta son los siguientes:

No existe control de clientes mediante algn CRM.

No hay sistema que controle las ventas diarias.
No existe sistema que informe la rentabilidad de cada cliente.
No hay integracin directa entre los sistemas de Gestin comercial (SisCon) y el sistema de
facturacin (SisFact). Esto se realiza mediante procesos Batch.
Los reportes son construidos por distintas personas bajos distintos criterios por lo que la
informacin proporcionada siempre es inconsistente.
La Gestin de la venta se lleva de forma manual.
No existe informacin de familias y especies de Productos.
El proceso de cobranza es manual.
El plan de cuentas es poco Prctico.
Las facturaciones se realizan en un sistema diferente a las recaudaciones.
El sistema contable no est integrado a ningn sistema.
El libro de ventas se actualiza desde SisFact una vez por semana.

La informacin de las ventas de productos (Cotizaciones, rdenes de Compra, Boletas y facturas) no son
ingresadas en tiempo real a los sistemas contables, por lo que no hay disponible informacin fidedigna al
instante.
Los sistemas informticos que interactan en el proceso de ventas son los siguientes:

SisConta (Sistema Contable)

SisCon (Sistema Contable de recaudacin)
SisFact (Sistema de facturacin)
Excel (rdenes de compra se realizan de forma manual)
Desarrollos Internos (Realizados por el departamento de Informtica)

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Procesos de Abastecimiento:
El proceso de abastecimiento de la Distribuidora se realiza mediante pedidos a los distintos proveedores
locales, y tambin mediante importaciones a los pases asiticos quienes surten las bodegas a medida de
que hay disponibilidad.
Los problemas encontrados en el proceso de Abastecimiento son los siguientes:

No existe un sistema de control de Importaciones.

El costeo de los productos importados no emana desde un sistema de control de importaciones en
el momento de la recepcin fsica.
Los reportes son construidos por distintas personas bajos distintos criterios por lo que la
informacin proporcionada siempre es inconsistente.
No existe un sistema de control de Activo fijo.
El Kardex de productos no se actualiza en lnea con el saldo fsico.
La informacin de las entradas y salidas de productos no es fidedigna.
La tramitacin del proceso de abastecimiento depende de la persona y la calidad de su trabajo.
El traspaso entre bodegas es manual.

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Como no existen Sistemas Informticos para el proceso de abastecimiento, y este se realiza de la siguiente
manera:

Los procesos de abastecimiento son realizados de forma Manual e Informal.

La generacin de rdenes de compra (OC) es manual, mediante planillas Excel.
No existe informacin en lnea que sea capaz de alimentar este proceso de abastecimiento.

Logstica de Distribucin:
El proceso de entrega de los pedidos es administrado directamente por personal interno de la distribuidora
a travs de sus reas de negocio establecidas.

Simeg Limitada.
Importadora Comercial Limitada.
Distribuidora Comercial S.A.

Estas reas distribuyen a travs de un nico medio, el cual lleva el nombre de Centro de Distribucin.
Los problemas encontrados en el proceso de Distribucin son los siguientes:

No existe un sistema informtico de control para la logstica de distribucin.

No estn integrados el proceso de despacho de mercaderas con los planes de desarrollo de
clientes.
El proceso de entrega fsico, es realizado por transportistas externos.
El plazo de entrega de los productos es considerado Excesivo para este tipo de negocio y alcanza un
promedio de entrega que flucta entre las 48 y 72 horas.
La informacin de despacho es manual.
No existe un enlace entre el pedido y el despacho a nivel de Items.
La eficiencia del proceso de facturacin depende del despacho y este ltimo es manual.

rea financiera:
En el rea financiera de la distribuidora comercial S.A. tambin se han identificado algunos problemas en la
gestin de su informacin, la cual se detalla a continuacin:

El capital de trabajo ha sido afectado por el alto nivel de mercaderas. Esto a raz de no contar con
un sistema de control de Inventario.
Los resultados operacionales han cado en los ltimos 2 aos en un 10% y 15% respectivamente.
Distribuidora Comercial S.A.
El EBITDA tambin se ha reducido en un 18%.
La razn de endeudamiento ha aumentado en un 25%.
ROE disminuy en un 14%.

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rea Comercial:
En el rea comercial tambin se observan algunos problemas en la gestin informtica, los cuales se
detallan a continuacin.

No existe un CRM (Sistema de control de clientes).

No hay un sistema de evaluacin de Calidad.

rea de Personas:
En el rea de personas tambin se observan algunos problemas en la gestin informtica, los cuales se
detallan a continuacin.

No existe integracin entre los sistemas de remuneraciones PayRoll y el sistema contable SisCom.

rea Informtica:
Por ltimo, en el rea informtica tambin se observan algunos problemas los cuales se detallan a
continuacin.

Departamento de Informtica es considerado Operativo, como solucionador de problemas.

El personal de Informtica no tiene conocimientos actualizados en HW y SW.
Nula responsabilidad de los usuarios con los equipos a su cargo.
No hay planificacin en la renovacin de tecnologas.
No existe un plan de contingencia en caso de catstrofes que aseguren la continuidad.
Cada puesta en marcha de algn sistema conlleva a una capacitacin requerida a los usuarios.
No existen procedimientos de operaciones definidos.
Cada una de las Empresas (reas comerciales) tienen su propio sistema de Back Office y Front
Office.
Exportan e Importan datos ya que los Maestros de Productos no se encuentran alineados entre s.
Con esto se deben crear tablas de conversacin en las bases de datos.
No existe una estrategia en la cual se considere a los sistemas Informticos como una herramienta
diferenciadora.
No tienen integrados los ciclos comerciales, abastecimientos, produccin y financiero.
No existe informacin fidedigna en tiempo real.
Duplicidad en los registro de los sistemas.
Condiciones fsicas inseguras de los servidores
Calidad de la informacin generada es deficiente, carente de oportunidad, redundante e
inconsistente.
Data en ambientes diferentes. (SQL Server, Ms Excel y 4th Dimension).
Ninguno de los sistemas conversan entre ellos de forma nativa.
Generacin de procesos BATCH para el traspaso de datos.
Departamento debe preparar reportes a medida para cada rea.

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7.1.2. Aspectos funcionales.

La actual estructura interna de las reas de negocio con los sistemas Informticos se presenta en el
siguiente esquema:

7.1.3. Aspectos de Infraestructura.

Con respecto a la Infraestructura en el diagnstico en Informtico de la Distribuidora Comercial S.A.
podemos sealar los siguientes puntos:
-

Cada rea de negocio posee administracin independiente por lo que la gestin de la Informacin
est repartida en las diferentes reas.
Los servidores de datos no estn bajo las condiciones ptimas en las dependencias de la empresa.

A continuacin se detallan el software y Hardware que definen la Infraestructura de la Empresa.

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Software:
o
o
o
o
o
o
o

SisConta
SisCon
SisFact
PayRoll
Ms Windows
Ms Windows Server
Ms Office

Hardware:
o
o
o
o
o
o

Estaciones de trabajo PC
Servidores de Datos
Puntos de venta
Servidor WEB para sistema web de ventas
Servidor de correos para envos de correos a clientes.
Impresoras

BD Bases de Datos:
o
o
o

Ms SQL Server
4th Dimension
Excel

Lenguajes de Programacin:
o
o

Visual Fox Pro

Delphi

Mantenimiento de Equipos:
o

Realizado por personal tcnico del departamento de Informtica.

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7.1.4. Problemas Organizaciones.

En la organizacin, en sus distintas reas de negocios, adems de los problemas de infraestructura en sus
sistemas informticos, los actuales procesos implementados y las prcticas del personal al manejar la
informacin tambin impiden una integracin ptima de los datos en tiempo real.
Esto se debe a que el crecimiento de la empresa fue muy explosivo y el personal que trabajaba en la
empresa se tuvo que ir adaptando a este nuevo ritmo de trabajo en el camino, sin previa capacitacin.
Esto gener en el tiempo algunos problemas organizacionales en la gestin de la informacin los cuales
detallamos a continuacin por cada una de las reas y procesos:

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Procesos de Venta:
Los procesos con problemas encontrados son los siguientes:

No existe control de clientes mediante algn CRM.

No hay sistema que controle las ventas diarias.
No hay integracin directa entre los sistemas de Gestin comercial (SisCon) y el sistema de
facturacin (SisFact). Esto se realiza mediante procesos Batch.
La Gestin de la venta se lleva de forma manual.
El proceso de cobranza es manual.
Las facturaciones se realizan en un sistema diferente a las recaudaciones.
El sistema contable no est integrado a ningn sistema.
El libro de ventas se actualiza desde SisFact una vez por semana.

Procesos de Abastecimiento:
Los procesos con problemas encontrados son los siguientes:

No existe un sistema de control de Importaciones.

El costeo de los productos importados no emana desde un sistema de control de importaciones en
el momento de la recepcin fsica.
El Kardex de productos no se actualiza en lnea con el saldo fsico.
La informacin de las entradas y salidas de productos no es fidedigna.
La tramitacin del proceso de abastecimiento depende de la persona y la calidad de su trabajo.
El traspaso entre bodegas es manual.

Logstica de Distribucin:
Los procesos con problemas encontrados son los siguientes:

No existe un sistema informtico de control para la logstica de distribucin.

No estn integrados el proceso de despacho de mercaderas con los planes de desarrollo de
clientes.
La informacin de despacho es manual.
La eficiencia del proceso de facturacin depende del despacho y este ltimo es manual.

rea Comercial:
Los procesos con problemas encontrados son los siguientes:

No existe un CRM (Sistema de control de clientes).

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rea de Personas:
Los procesos con problemas encontrados son los siguientes:

No existe integracin entre los sistemas de remuneraciones PayRoll y el sistema contable SisCom.
rea Informtica:

Los procesos con problemas encontrados son los siguientes:

7.2.

El personal de Informtica no tiene conocimientos actualizados en HW y SW.

No hay planificacin en la renovacin de tecnologas.
No existe un plan de contingencia en caso de catstrofes que aseguren la continuidad.
Cada una de las Empresas (reas comerciales) tienen su propio sistema de Back Office y Front
Office.
Exportan e Importan datos ya que los Maestros de Productos no se encuentran alineados entre s.
Con esto se deben crear tablas de conversacin en las bases de datos.
No existe una estrategia en la cual se considere a los sistemas Informticos como una herramienta
diferenciadora.
No tienen integrados los ciclos comerciales, abastecimientos, produccin y financiero.
Duplicidad en los registro de los sistemas.
Data en ambientes diferentes. (SQL Server, Ms Excel y 4th Dimension).
Ninguno de los sistemas conversan entre ellos de forma nativa.
Generacin de procesos BATCH para el traspaso de datos.

Situacin futura, manteniendo situacin Actual.

Para esta etapa, agruparemos los problemas encontrados en la Descripcin de la situacin Actual, con las
cuales se realizarn proyecciones a futuro para mejorar cada una de ellas.

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Procesos de Venta:

Procesos de Abastecimiento:

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Logstica de Distribucin:

rea Comercial:

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rea de Personas:

rea Informtica:

7.3.

Modelo de los Negocios Propuestos.

En esta etapa del informe, se presenta una propuesta al modelo de negocio en el diagnstico Informtico.
Esto contempla mejoras en la gestin de los datos, agrupando los procesos de las distintas reas de
negocio, as como tambin el abastecimiento, distribucin, compra y venta entre otros procesos.
7.3.1. Reorganizacin del Departamento de Informtica.
El primer punto importante es reorganizar el departamento de informtica, cambiando el principalmente el
concepto que se tiene de este dentro de la organizacin.
Se debe generar la estructura organizacional de la Empresa para llevar a cabo un adecuado plan
Informtico.
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Se deben definir roles de la organizacin como los que se expresan a continuacin:

Direccin
Sub Direccin Administrativa
Jefe de departamento de Informtica
Comit Informtico
Comit Tcnico
Investigacin
Intranet y Desarrollo
Soporte Tcnico
Red Asistencial

7.3.2. Modelo de Negocio Propuesto.

En base a la informacin generada en los puntos anteriores, se propone un esquema de trabajo basado en
Business Intelligence para mejorar el Actual proceso productivo de la Empresa.
El concepto de Business Intelligence se refiere a la habilidad para transformar los datos del proceso
productivo de la empresa en informacin, y la informacin en conocimiento, de forma que se pueda
optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios.

La inteligencia de negocio acta como un factor estratgico para la Empresa, generando una potencial
ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar informacin privilegiada para responder a los
problemas de negocio: entrada a nuevos mercados, promociones u ofertas de productos, eliminacin de
islas de informacin, control financiero, optimizacin de costos, planificacin de la produccin, anlisis de
perfiles de clientes, rentabilidad de un producto concreto, etc...
Los principales productos de Business Intelligence que existen hoy en da son:

Cuadros de Mando Integrales (CMI)

Sistemas de Soporte a la Decisin (DSS)
Sistemas de Informacin Ejecutiva (EIS)

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Por otro lado, los principales componentes de orgenes de datos en el Business Intelligence que existen en
la actualidad son:

Datamart (Base de datos especializada en el almacenamiento de los datos de un rea de negocio

especfica.)
Datawarehouse (Base de datos corporativa que se caracteriza por integrar y depurar informacin
de una o ms fuentes distintas.)

Los sistemas y componentes del BI se diferencian de los sistemas operacionales en que estn optimizados
para preguntar y divulgar sobre datos. Esto significa que, en un datawarehouse, los datos estn
desnormalizados para apoyar consultas de alto rendimiento, mientras que en los sistemas operacionales
suelen encontrarse normalizados para apoyar operaciones continuas de insercin, modificacin y borrado
de datos. En este sentido, los procesos ETL (extraccin, transformacin y carga), que nutren los sistemas BI,
tienen que traducir de uno o varios sistemas operacionales normalizados e independientes a un nico
sistema desnormalizado, cuyos datos estn completamente integrados.
En definitiva, una solucin BI completa permitir a la Empresa:

7.4.

Observar qu est ocurriendo?

Comprender por qu ocurre?
Predecir qu ocurrira?
Colaborar qu debera hacer el equipo?
Decidir qu camino se debe seguir?
Costos de no realizar proyecto de Cambio.

Los costos de no realizar una mejora en los sistemas Informticos de la empresa son muy altos los cuales
ponen en serio peligro al negocio.
Estos costos se originan principalmente por los siguientes puntos:

Perdida de Datos, los cuales afectan al todas las reas del negocio.
Prdida de credibilidad de los clientes, esto producido por los errores cometidos al no procesar
adecuadamente la informacin.
Prdida de clientes, a consecuencia de la prdida de credibilidad.
Disminuir las ventas.
Perder mercado.
Cierre de reas de negocio.
Endeudamiento.
Quiebre.

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7.5.

Resultado esperado del Proyecto de cambio.

Al implementar la solucin expuesta en el informe, se solucionarn todos los inconvenientes reportados en

este informe, los cuales se detallan a continuacin:

La empresa y los sistemas de gestin en lnea, mejorando el flujo de informacin y dejndola

disponible en tiempo real y actualizada a la fecha.
Mejoras en la estructura organizacional. Departamentos con claros objetivos.
Estados financieros ms oportunos y confiables.
Nuevas herramientas de gestin comercial con la Implementacin de sistemas de Gestin ERP, los
cuales manejan todas las reas del negocio.
Integracin electrnica de la empresa con proveedores y clientes.
Reduccin de costos en mantencin.
Formacin una Gerencia Tcnica para afrontar el crecimiento.
Establecimiento de un sistema de gestin que crecer en forma marginal.
Establecimiento de un sistema de gestin comercial distribuida.

8. Plan Informtico
El objetivo fundamental de esta fase (Plan Informtico), es iniciar el proyecto y asegurarse de que existe
una visin comn para alcanzar los objetivos del proyecto. Para ello el equipo producir un Project
Statement que contendr:

Alcance del proyecto, asunciones y factores crticos de xito.

Miembros de equipo, organizacin, roles y responsabilidades.
Plan de proyecto: Fases, tareas de los distintos grupos de trabajo, documentacin/entregables de
las distintas fases, plan de formacin.
Presupuesto del proyecto y necesidades.

En definitiva, se intentar conseguir y asegurar que toda persona que se encuentre involucrada, directa o
indirectamente, en el proyecto, conozca los objetivos del proyecto, los procedimientos a aplicar, sus propias
Responsabilidades y los factores que son crticos en la realizacin del proyecto.

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8.1.

Anlisis de la Situacin Informtica.

Actualmente en la organizacin, en sus distintas reas de negocios, existe una gran cantidad de
inconvenientes y malas prcticas que impiden un correcto desarrollo del negocio. Adems de los problemas
de infraestructura en sus sistemas informticos, los actuales procesos implementados y las prcticas del
personal al manejar la informacin tambin impiden una integracin ptima de los datos en tiempo real.
Esto se debe a que el crecimiento de la empresa fue muy explosivo y el personal que trabajaba en la
empresa se tuvo que ir adaptando a este nuevo ritmo de trabajo en el camino, sin previa capacitacin.
Actualmente, y como se mencion en el diagnstico Informtico, la situacin actual de los sistemas
informticos se expresa de mejor forma en el siguiente esquema:

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8.2.

Bases del Modelo de Gestin de Informacin Propuesto.

8.2.1. Equipo Humano.

Para la implementacin del modelos de gestin, el primer punto importante es reorganizar el

departamento de informtica, cambiando el principalmente el concepto que se tiene de este dentro de la
organizacin.
Tal como se defini en el diagnstico Informtico, la estructura de la organizacin se expresa como se
muestra en el esquema expuesto a continuacin:

Direccin:
Su principal funcin es dirigir el departamento alineado con la misin de la empresa y representarlo ante el
directorio de la empresa.

Sub Direccin Administrativa:

Su funcin canalizar las decisiones tomadas por el directorio al departamento, as como tambin, brindar
apoyo a todas las reas del departamento.

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Jefe de departamento de Informtica:

Profesional a cargo de la ejecucin de las tareas de las reas del departamento de informtica.
Responsable del departamento ante la direccin de este mismo.

Comit Informtico:
Equipo de personas (Miembros del departamento) que se encargan de proponer nuevas ideas que ayuden
a mejorar el proceso productivo del departamento.

Comit Tcnico:
Equipo de personas (Miembros del rea tcnica) que se encargan de proponer nuevas ideas que ayuden a
mejorar el proceso productivo del rea.

Investigacin:
Equipo de profesionales que se encargan de estudiar e implementar nuevas tecnologas disponibles en el
mercado para que puedan mejorar los procesos productivos de la empresa.
Estn en constantemente investigando y realizando pruebas pilotos de sistemas.

Intranet y Desarrollo:
rea encargada de la mantencin, desarrollo y puesta en marcha de los sistemas internos de la empresa.

Soporte Tcnico:
rea encargada de la mantencin de todos los equipos tecnolgicos de la empresa (Hardware y Software),
as como Tambin la mantencin de los servidores de bases de datos y la red de conexin.

Red Asistencial:
Equipo tcnico encargado de dar soporte mediante una mesa de ayuda (Help Desk), va telefnica, Soporte
remoto o visitas a terreno directamente en las estaciones de trabajo de los usuarios.
8.2.2. Esquema de Sistemas.
El esquema de sistemas que se propone a implementar est basado en la Inteligencia de Negocios (Business
Intelligence), tal como se expres en el diagnstico Informtico.
Es esquema de funcionamiento del BI est estructurado de la siguiente Forma:

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8.3.

Solucin Tcnica Propuesta.

Los sistemas de gestin que cumplen con el modelo de Inteligencia de Negocio (BI) son los ERP (Enterprise
Resource Planning).
Existen muchas alternativas en el mercado actualmente, dependiendo del tamao de la empresa, siendo
algunos destinados a las pymes y otros a empresas ms grandes.
Estos software ERP estn compuestos por mdulos especializados en cada rea de las empresas, como por
ejemplo (Contabilidad, Recursos humanos, puntos de ventas, gestin comercial, cotizaciones y notas de
venta, abastecimiento y control de bodega, reportes, etc).
Existen versiones de pago as como tambin versiones Gratis (Open Source).
Algunas de las marcas lderes de ERP del mercado son:

SAP (Sistema orientado a grandes empresas).

Softland
Fontana
Flexiline
Open Bravo
Entre otros.
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Los Mdulos que se manejarn a travs del sistema ERP estn definidos en los siguientes cuadros basados
en los sistemas SAP:

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9. Conclusin
Llegado a este punto, podemos conocer los factores que han intervenido para estimar en la forma ms
precisa posible los costes de optimizar los procesos productivos de la Empresa, as como tambin una
implantacin ERP como parte del plan informtico. Muchas consultoras del sector tienen varias
herramientas a la hora de estimar proyectos en funcin de la experiencia obtenida. Evidentemente, este
estudio contempla lo grandes factores que intervienen y un ajuste ms exhaustivo en base a los casos de
estudio. No cabe duda que los sistemas de informacin son un mundo muy abierto a importantes cambios y
sujeto a muchas variables por lo que conocer con exactitud, sin estudio previo de cada empresa, los costes
de un proyecto de implantacin es una tarea arriesgada y sujeta a gran incertidumbre.
El estudio queda justificado con todos los indicadores y factores expuestos en este informe que influyen en
los costos, dando mltiples opciones a la hora conocerlos.

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