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DR FOWLER NEWTON

CONTABILIDAD BASICA
CAPITULO 19
INFORMES CONTABLES
PARA LA GESTION
19,1. INTRODUCCION
El manejo gerencia] requiere (entre otras cosas) el conocimiento de:
a) datos surgidos del sistema contable, como los saldos de
disponibilidades, clientes y proveedores o las variaciones producidas en
sus importes durante un perodo dado;
b) datos que no son contables (porque no reflejan variaciones
patrimoniales ya ocurridas) pero surgen de sistemas administr ativos
integrados con los contables (ejemplo: una lista de pedidos de clientes
pendientes de cumplimiento producida por un sistema computadorizado
de administracin de ventas, facturacin y cuentas corrientes de
clientes);
c) otros datos preparados dentro del ente (ejemplos: presupuestos,
estadsticas diversas, etc.);
d) otros datos recogidos del contexto (ejemplos: situacin de los mercados,
precios de insumos, tipos de cambio, tasas de inters, etc.).
e) As, en el caso de la decisin sobre cantidad a producir que aparece en
la ilustracin 1,2, encontramos estos datos:

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Por lo tanto, en la prctica se utilizan informes que contienen datos de los cuatro
tipos indicados o combinaciones de ellos (ejemplo: la comparacin entre un
presupuesto de resultados y los datos contables reales correlativos).
En este captulo presentaremos algunas consideraciones generales sobre los
informes que incluyen datos contables, sin entrar en el estudio detallado del tema
(mucho ms amplio) de los
,
informes para la gestin (
1
) y sin repetir lo ya expuesto
en el captulo anterior en relacin con los estados contables.
Convencin terminolgica: para facilitar la exposicin, caracterizaremos como
contables a los informes recin referidos, aunque algunos de ellos contengan
datos no contables.
19,2. REQUISITOS DE LA INFORMACION CONTABLE A
CONSIDERAR
Como ya se ha mencionado, todo informe contable debera cumplir con los
requisitos enunciados en el 4,3 y esquematizados en la ilustracin 4,1.
Como uno de estos requisitos es el de oportunidad, debe hacerse lo necesario
para que los informes se emitan en tiempo tal que estn en condiciones de
incidir sobre las decisiones que se toman. Si esto fuera imposible, sera preferible
no preparar el informe y ahorrar su costo.
19,3. PERIODICIDAD
La informacin debera ser oportuna pero sin que esto cause costos exagerados.
Los principales informes gerenciales se emiten con frecuencia mensual porque
esto:
a) respeta los requisitos generales recin mencionados;
b) evita que la contabilidad deba registrar devengamientos por perodos

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inferior es al mes, lo que implicara algunas compli caciones (ms asientos,
ms clculos, ms estimaciones, etc.).
19,4. UNIDAD DE MEDIDA
De acuerdo con lo expuesto en el 4,8, los datos contables incluidos en un
informe podran expresarse en moneda local, en moneda extranjera o en ambas. Y
cualquiera sea la moneda elegida, podran considerarse:
a) unidades monetarias nominales (ignorando los efectos de la inflacin);
b) unidades monetarias de poder adquisitivo de la fecha a la que corresponde la
informacin contable (moneda de cierre, que es la que emplean en la
Argentina las sociedades comerciales para la preparacin de sus estados
contables);
c) unidades monetarias de un momento o perodo base (ejemplo: dlares de
1974).
La unidad de medida natural es la moneda empleada por el ente para la mayora
de sus operaci ones, que suele ser la local. Por otra parte, de lo expuesto en
captulos anteriores surge claramente la necesidad de practicar ajustes por
inflaci n. En consecuencia, cabe esperar que la mayora de los informes
contables se expresen en moneda local de cierre.
No obstante, hay empresas que en sus informes de uso exclusivamente interno
sustituyen o complementan las mediciones en moneda local con otras efectuadas
en una moneda extranjera ms fuerte, como el dlar estadounidense. Posibles
razones para hacerlo:
a) permit ir que los accioni stas extranjeros utilicen su propia moneda para evaluar
el desarrollo del negocio, consolidar los estados contables de la empresa o
valuar su inversin en ella;
b) efectuar comparaciones con datos de empresas extranjeras o con rendimientos
de inversiones efectuadas en otros pases o en sus monedas;
c) considerar de alguna manera rpida los efectos del envilecimiento de la
moneda local, dejando los ajustes contables por inflacin para el cierre del
ejercicio.
Naturalmente, el ltimo objetivo no puede alcanzarse plenamente si las mediciones
en la moneda extranjera adoptada no se corrigen por inflacin (
2
).
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Por otra parte, la evaluacin de los datos en moneda extranjera debe ser muy
cuidadosa porque la evoluci n de su cotizacin puede ser muy distint a a la de
los precios internos, de modo que los importes convertidos muestren saltos muy
pronunciados que no obedezcan a la actividad especf ica del ente sino a
valori zaciones o desvalorizaciones de la moneda extranjera, que para dicha
entidad es una variable no controlable.
Para ilustrar el punto, supongamos que una empresa argenti na haya efectuado
a lo largo de 1990 ventas mensuales por importes que, expresados en moneda de
cierre hayan sido constant es. Sin embargo, como la cotizacin del dlar
estadouni dense y los precios mayoristas (
3
) variaron en forma muy distinta, las
mismas ventas reexpr esadas en esa moneda extranjera (sin ajuste por
inflacin) mostraran variaciones mensuales significativas. Estos son los nmeros:
Desde el punto de vista prctico, la adopcin de una moneda extranjera como
unidad de medida requiere adaptaciones de los sistemas contables. Las
alternativas bsicas son:
a) efectuar los asientos en diarios y mayores tanto en la moneda local como en
la extranjera (contabilidad bimonetaria);
b) mantener los registros contables en la moneda local y convertir a la
extranjera los saldos obtenidos, tarea cuyos aspectos estudiamos en
Contabilidad superior.
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Adems de elegir la(s) moneda(s) a emplear como unidad de medida y de decidir
sobre su ajuste por inflacin, debera evaluarse la conveniencia de expresar los
importes en mltiplos de diez (cientos, miles, millones de unidades monetarias)
para as lograr informes de ms fcil lectura.
19,5. DEFINICION DE CONTENIDOS Y DESTINATARIOS
Cada miembro de una organi zacin debera recibir la informacin que necesite
para sus propias decisiones y no la que poco o nada le aporte. El gerente general
no puede desconocer el resultado del mes pero raramente necesita copias de las
conciliaciones bancarias.
En general , hay una relacin inversa entre el grado de detalle de la informacin
contenida en los informes y los niveles a los que stos estn dirigidos (a mayor
nivel, datos ms fundamentales).
La definicin de los informes de uso exclusivamente interno a producir, de sus
contenidos y de sus destinatarios es una parte importante de la tarea de
organizacin de sistemas contables que requiere:
a) un relevamiento sistemtico de las decisiones que se toman en la
organizacin y de las necesidades informativas de los decididores;
b) la consideracin de:
1) los informes ya preparados para su difusin externa (estados contables
e informacin adicional) (
4
), ya que contienen datos aprovechables por la
gerencia cuya mera repeticin podra evitarse;
2) los costos y beneficios marginales de cada partida informativa, cuestin
que se vincula con los medios de registro disponibles (
5
).
3) en su caso, la confidencialidad de la informacin;
c) c) la aplicacin de la experiencia y creatividad de quienes disean tales
sistemas contables.
Por supuesto, lo ideal es que los contenidos de los informes contables puramente
internos se diseen a medida de las necesidades a satisfacer, pero hay quienes
prefieren ahorrar costos y adquirir paquetes de programas computadorizados que
prevn la emisin de ciertos informes estndar.
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19,6. ELEMENTOS BASICOS
Los elementos y discriminaciones que debera contener cada uno de los estados
contables fueron estudiados en el captulo anterior.
En otros informes contables es posible encontrar:
a) un encabezamiento;
b) datos obtenidos directa o indirectamente del sistema contable:
1) saldos de cuentas o agrupamientos de ellos;
2) importes, porcentajes y ratios resultantes de comparaciones entre los
elementos recin indicados;
3) cantidades reales (cuando el sistema permite su cmputo);
c) datos presupuestados (generalmente importes);
d) importes y porcentajes resultantes de comparar datos reales y presupuestos
( variaciones);
e) otros datos obtenidos internamente;
f) datos obtenidos del contexto;
g) descripciones referidas a los conceptos anteriores.
a) ENCABEZAMIENTO
Cada informe debera tener un encabezamiento que informe sobre:
a) el ente emisor (una entidad individualmente considerada, una empresa
b) y sus control adas) o el segment o (una actividad, una lnea o divisin, un
rea geogrfica) que corresponda;
c) el contenido del informe (tema y fecha o perodo al que corresponde);
d) la(s) unidad(es) de medida en que se expresan los importes que con-
tiene.
Adems de cumplir funciones informati vas, esto facilita la identificacin de hojas
sueltas y dificulta su mezcla con las de otros informes
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b) DATOS OBTENIDOS DE LA CONTABILIDAD
Estos datos son de tipo histrico y estn referidos a la fecha del informe y a
algn perodo terminado en ella, siendo recomendable la inclusin de datos
comparativos de fechas o perodos anteriores (en su caso reexpresados en la
unidad de medida empleada).
Cuando el sistema contable permite su proceso, la informacin contable puede
incluir cantidades reales, como las unidades o kg. vendidos o producidos durante
un perodo, siempre que las acumulaciones efectuadas tengan sentido: sera
aceptable que una empresa que solamente vende gneros acumule los datos de
sus ventas en metros pero no que una vendedora de repuestos de automviles
informe que vendi dos unidades si este nmero resulta de sumar una buja y una
caja de velocidades.
Los datos fsicos susceptibles de registro contable son tiles para analizar
variaciones.
En los casos de informes que cubren perodos (resultados, variaciones de la
situacin financiera, ventas, etc.) hay diversas alternativas. Generalmente, se
presentan:
a) los datos del mes;
b) los acumulados desde el cierre del ejercicio anterior.
Menos comn es que se presente informaci n sobre perodos ms largos que el
mes pero de duracin similar, como los ltimos doce meses (
6
).
En cualquier caso, resulta de inters mostrar:
a) variaciones entre las cifras a distintas fechas o por diversos perodos;
b) porcentajes con respecto a algn elemento considerado clave en funcin del
propsito del informe, como por ejemplo:
1) el total del activo, cuando se informa la situacin patrimonial;
2) el total de un rubro, cuando se informa su composicin (aplicable a
cuentas como clientes, vent as, gast os de comercializacin y otras).
Es as que en el rengln costo de las mercaderas vendidas de un informe mensual
de resultados podran figurar estos elementos (adems de la denominacin del
concepto):
a) datos reales del mes:
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1) importe: UM 1.100;
2) porcentaje sobre el importe de ventas 55;
b) datos reales del mes anterior:
1) importe: UM 1.070;
2) porcentaje sobre el importe de ventas: 53;
c) variacin sobre el mes anterior:
1) importe UM 30;
2) porcentaje: 2,8.
Y tambin podra haber datos similares para el acumulado del ejercicio, qui z
comparados con los del perodo equivalente del ejercicio anterior (
7
).
Comentarios:
a) los importes y ratios ms importantes deberan volcarse a la hoja de datos
fundamentales a que nos referiremos ms adelante;
b) los agrupamientos de saldos y los clculos de variaciones y porcentajes son
susceptibles de computadorizacin, pudiendo constituir tareas integradas al
sistema contable.
c) DATOS PRESUPUESTADOS
Los presupuestos son generalmente monetarios pero pueden incluir tambin
unidades fsicas (ejemplo: cantidades a vender o producir).
El sistema presupuestario debe considerar el plan de cuentas, pues lo contrario
dificulta la comparacin de datos presupuestados y reales.
Digresin terminolgica: los datos presupuestados no son contables porque no
surgen de los registros contables (incluirlos en ellos sera engorroso e implicara
un costo injustificable). No obstante, hay quienes los consideran contables,
quizs porque (a veces) son preparados por la misma oficina que lleva la
contabilidad (
8
).
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d) VARIACIONES
Las variaciones muestran puesta diferencias (en importes y porcentajes) entre
datos presupuestados y reales referidos al mismo objeto. Ayudan a
determinar en qu medida se siguie ron los planes establecidos pero no son
concluyentes en cuanto a la eficacia de los administradores, pues pueden
originarse parcialmente en variables no controlables por stos, como la
inflacin, los precios de las materias primas, las tasas de inters, las
variaciones de los tipos de cambio, etc.
En el caso del costo de las mercaderas vendidas antes presentado, a los datos
referidos en el b) podran agregarse los siguientes (referidos al mes corriente):
d) presupuestado:
1) importe: UM990;
2) porcentaje sobre el importe de ventas: 48;
e) variacin entre lo real y lo presupuestado:
1) importe: UM110;
2) porcentaje: 11,1.
Cuando fuera posible y no demasiado costoso, deberan informarse tambin las
causas de las variaciones, aunque fuese en forma aproximada. Para ilustrar el
punto, supongamos que en el caso de un nico producto, los totales
presupuestado y real hubieran sido as determinados (costos expresados en UMs):
Dados estos supuestos, la variacin sera atribui ble exclusivamente al mayor
costo unitario, pues la cantidad vendida fue la proyectada.
Retomemos ahora el caso en que el costo de venta presupuestado era de UM
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1.070 y el real de UM 1.100 y supongamos que esas cifras corresponden a lo
siguiente:
En est e caso, las causas de las var iac iones fueron dos: se vendi menos
(10 uni dades) per o se incurr i en un costo uni tar io mayor (UM 2 por
uni dad). Para imputar los UM 30 de var iacin a las var iables cantidad y
costo, puede segui rse una tcnica de anlisis presentada en diversas obr as
sobre contabi lidad de costos, que consiste en:
a) comput ar la var iacin imputable a la cantidad cal cul ando la
dif erenci a entre lo presupuestado y lo real al precio estimado;
b) cal cul ar la var iacin imputable al costo apl icando su var iacin
uni tar ia a las unidades reales.
En el caso del ejemplo:
Coment ari o: est e algori tmo de imputacin de var iaciones tiene algo de
convencional pues tambin podra cal cul arse la var iacin costo sobre las
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uni dades presupuestadas y comput arse la var iacin cantidad a los costos
reales incurri dos. En el caso:
Otr o coment ari o: la misma tcnica podra apl icarse par a analizar las
var iaciones ent re los dat os real del mes cor riente y del ant eri or. En el caso
del ejemplo y empleando el primero de los criterios podra ser:
Y empleando el segundo mtodo:
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Nat uralmente, la posibi lidad de efectuar est e tipo de anlisis est
restri ngi da a unas pocas partidas de informacin.
e) DATOS DIVERSOS DE ORIGEN INTERNO
Hay datos que suelen obtenerse mediante estadsticas o anotaciones no contables
y que ayudan a interpretar algunos importes contables. Ejemplos:
a) en relacin con ventas:
1) estadsticas (en importes e unidades) por lnea, zona, producto o
vendedor (
9
);
2) precios de venta de los princi pales productos del ente (o un ndi ce
interno elaborado sobre su base);
b) en relacin con el costo de lo producido en un perodo:
1) unidades producidas de bienes para la venta y de servicios intermedi os,
como kw. en un departamento que produce fuer za motriz (
10
);
2) capacidad utilizada de cada departamento productivo y de servicios;
c) en relacin con los resultados financieros:
1) tasas promedio de inters implcitas en las condiciones de venta
(nominales y netas del efecto de la inflacin);
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2) costo promedio del financiamiento (nominal y neto de la inflacin);
d) en relacin con los costos en personal: plantel ocupado (nmero de
personas) en cada sector del ente.
f) DATOS DIVERSOS DE ORIGEN EXTERNO
Tambin ayudan a comprender mejor la informacin contable ciertos datos
contables tomados del contexto. Ejemplo: el entendimiento de los resultados
financieros y de tenencia (
11
) se ve facilitado por la disponibilidad de datos al
comienzo y al cierre del perodo sobre:
a) el ndice de precios usado para el ajuste por inflacin;
b) las cotizaciones de las principales monedas extranjeras;
c) los precios de los bienes de fcil comercializacin con los que suele operar el
ente;
d) los precios de las principales materias primas y materiales (que tambin
ayuda a interpretar variaciones en el costo de lo producido y de lo vendido).
Por supuest o, nada obsta a que la informacin externa dirigida al ms al to nivel
de decisin se ample para cubrir aspectos referidos a las condiciones generales
del pas y de los mercados en que el ente acta (
12
). En alguna medida, esto
depender de los conocimientos de los destinatarios de los informes.
g) DESCRIPCIONES DE CONCEPTOS
Las descripciones de los conceptos anteriores deben ser claras y concisas y no
dar lugar a malentendidos. La mayora de ellas se refieren a elementos que
aparecen en el plan de cuentas del ente.
h) INFORMACI ON POR ACTIVI DADES, LINEAS O
AREAS GEOGRAFICAS
Las razones expuestas en el 18,2,d) por las cuales los estados contables
deberan incluir informacin por actividades, lneas o reas geogrficas justifican
tambin la presentacin de este tipo de datos en los otros informes contables.
Esta informacin debera referirse como mnimo a las partidas ms importantes de
los estados (resumidos) de resultados y de origen y aplicacin de fondos (o de
variaciones del capital corriente).
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Desde el punto de vista formal, la informacin por segmento, lnea o rea podra
presentarse:
a) en la misma hoja que la informacin total, por medio de columnas,
subtotales o parntesis;
b) en hojas separadas, que es lo que resulta ms claro cuando la segregacin
alcanza a muchas partidas (ejemplo: a todas las del estado de resultados).
i) GRAFICOS
Los grficos ayudan a visualizar rpidamente algunas relaciones entre elementos
informativos, como por ejemplo:
a) la relacin entre activo, pasivo, accionistas minoritarios de controladas (si
las hubiere) y patrimonio:
b) las proporciones del activo y del pasivo que son corrientes;
c) la relacin entre ventas, costo de lo vendido y ganancia bruta;
d) la evolucin de algunos datos clave (ventas, activo, patrimonio, precios de
algunos insumos, ciertos indicadores) a lo largo del tiempo.
Hay diversos tipos de grficos. Las magnitudes relativas pueden exponer se
usando superfi cies rectangulares o circulares. As, la relacin entre el acti vo, el
pasivo y el patrimonio de una empresa que no tiene sociedades contro ladas
podra mostrarse de este modo:
a) usando rectngulos:
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b) mediante crculos (llamados grficos de torta, en alusin a su forma
redonda):
Y la evolucin de uno o ms datos clave a lo largo del tiempo podra expresarse:
a) mediante barras:
b) por medio de lneas continuas (apto para mostrar la evolucin de precios o
ndices de precios):
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Comentario: los grficos de barras o de superficie pueden adaptarse para que
tengan efectos visuales tridimensionales pero esto suele dificul tar su rpida
comprensin.
19,7. OBTENCION Y COMPILACION DE DATOS
Los datos contables surgen directamente de cuentas llevadas en el mayor general
o en submayores, de su agrupamiento, de su comparacin o de su anlisis.
En los informes internos, los agrupamientos de saldos pueden diferir de los
efectuados para preparar estados contables, pero la mecnica es esencialmente
la misma, de modo que son aplicables los comentarios present ados en los
18,4 y 18,5.
Comentario: lo expuesto implica que un mismo saldo contable podra ser tratado
de una manera para preparar los estados contables y de otra para confeccionar
otros informes. En tales casos, debera haber ms de una tabla con cri terios de
agrupamiento.
Segn lo expuesto, en algunos casos los saldos contables deben ser analizados.
Ejemplo: para clasificar por antigedad el saldo de un cliente, es necesario:
a) imputar cada pago contra las facturas, notas de dbito y notas de crdito
que corresponda (ver ejemplo en el 17,10) (
13
);
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b) clasificar los importes no cancelados de acuerdo con algn criterio
preestablecido.
Los datos presupuestados debieron haber sido preparados oportunamente por la
misma oficina que lleva la contabili dad o por otra. Cuando hay inflacin, antes de
su vuelco a los informes contables debe reexpresrselos en la misma moneda en
que se muestran los datos reales. De lo contrario, se efectuaran comparaciones
carentes de sentido.
Las variaciones (importes y porcentajes) resultan de clculos que parten de los
datos reales y los presupuestados.
Los restantes datos surgen de registros estadsti cos, de bases de datos o de
comunicaciones internas.
Dado que buena parte de los datos integrantes de los informes son contables,
es razonable que su armado final quede a cargo de la contadura o de una oficina
dependiente del rea administrativa.
Muchas tareas inherentes a la emisin de informes contables de uso interno son
susceptibles de computadorizacin, de modo que se facilitan cuando se emplea el
PED. A partir de los datos registr ados por el sistema contabl e y de los
presupuestados, un buen software de tenedura de libros podra hacer los clculos
necesarios, preparar la mayor parte de los informes, imprimirlos en papel y grabar
sus textos en archivos susceptibles de tratamiento con programas de
procesamiento de textos, lo que permite la posterior intercalacin de comentarios
y grficos (si no estuviera ya prevista por el software empleado), el mejoramiento
de su presentacin, etc.
Cuando no se cuenta con un softwar e especfico de preparacin de infor mes,
puede ganarse en tiempo, prolijidad y seguridad utilizando planillas electrnicas de
clculo.
19,8. EMPLEO DE INFORMES PREPARADOS PARA
CONTROLES CONTABLES
Hemos visto en el cap. 17 que la realizacin de controles peridicos de los datos
contables requiere la preparacin de:
a) balances de saldos del mayor general (ver el 17,5);
b) balances de saldos de mayores auxiliares ( 17,7);
c) conciliaciones de saldos con terceros ( 17,8);
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d) detalles de recuentos fsicos cuyos resultados son comparados con los
correspondientes datos contables ( 17,9);
e) anlisis de saldos ( 17,10).
Algunos de estos informes de control son tambin tiles como elementos
informativos. Normalmente, as ocurre con los balances de saldos de mayores
auxiliares y los anlisis que muestran desagregaciones de saldos contables.
Ejemplo: un listado de document os a cobrar (importes nominales) clasificado por
fecha de vencimiento es til para la programacin financiera.
19,9. ENUMERACION ILUSTRATIVA DE INFORMES
INTERNOS
Ya mencionamos que son varios los factores que inciden sobre la definicin del
nmero y contenido de informes internos a emitir. No hay, en la materia, recetas
magistrales aplicables a todas las organizaciones.
Por lo expuesto, en las secciones siguientes nos limitaremos a exponer algunas
consideraciones que nos parecen importantes sobre el contenido de los posibles
informes contables internos, considerando sucesivamente a los referi dos a:
a) datos fundamentales ( 19,10);
b) informaciones generales presentadas mediante estados contables
resumidos ( 19,11);
c) informaciones especficas ( 19,12).
19,10. HOJAS DE DATOS FUNDAMENTALES
Como ya se ha dicho, cuanto ms alto sea el nivel de los destinatarios de la
informaci n, ms sinttica debera ser sta. En consecuencia, es conveniente la
preparacin mensual de una o unas pocas hojas que resuman los datos
fundamentales cuyo conocimiento por parte de las autoridades mximas del ente
(gerente general, directores, etc.) sea imprescindible.
Es probable que en una empresa este informe contenga (entre otros) estos datos:
a) respecto de la estructura patrimonial:
1) total del activo, segregado en corriente y no corriente;
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2) total del pasivo, segregado en corriente y no corriente;
3) activos y pasivos cuyos valores corrientes estn sujetos a cambios que
pueden generar resultados de tenencia importantes en trmi nos
reales (o sea: despejados del efecto de la inflacin) (
14
);
4) total del patrimonio;
5) capital corriente (activo corriente menos pasivo corriente);
6) razn de liquidez corriente (resultado de dividir el activo corriente por
el pasivo corriente) (
15
);
7) razn de liquidez inmediata o prueba de/cido (activo corriente excluido
los bienes de cambio dividido el pasivo corriente);
8) razn de solvencia (patrimonio dividido pasivo) (
16
);
b) respecto de la evolucin patrimonial:
1) variaciones del patrimonio desde el cierre del perodo anterior
(resultados, aportes, distribuciones);
2) resultado del perodo (si es posible, por segmento significativo);
3) las ventas del perodo (en unidades e importes), su costo y su ganancia
bruta (todos ellos por segmento);
4) porcentajes que representa el resultado del perodo sobre el patrimonio
y las ventas;
5) produccin del perodo (costo y unidades);
6) costos operativos del perodo;
7) sobre la evolucin financiera: saldos inicial y final de los fondos
(disponibilidades ms colocaciones temporarias), variacin del perodo y
parte de sta que corresponde a las operaciones ordinarias;
Estos datos podran prepararse cubriendo perodos mensuales y acumulados y
presentarse comparativamente con cifras presupuestadas y de perodos
anteriores, para as facilitar la evaluacin sobre la tendencia de las operaciones.
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19,11. ESTADOS CONTABLES RESUMIDOS
La preparacin de estados resumidos evita parte de las tareas de detalle que
implica la emisin de los destinados al pblico, permitiendo as su completamiento
en lapsos ms o menos breves y, finalmente, la comunicacin de informacin ms
oportuna.
Por otra parte, los importes monetarios que surgen de la contabilidad pueden ser
complementados con:
a) porcentajes verticales referidos a algn importe significativo, como por
ejemplo:
1) en el estado de situacin patrimonial: el total del activo;
2) en el de evolucin del patrimonio: el inicial;
3) en el de resultados: las ventas (excluyendo del clculo de porcentajes a
los resultados extraordinarios);
4) en el de origen y aplicacin de fondos: el total de orgenes;
b) datos presupuestados;
c) variaciones entre los datos presupuestados y los reales (importes y
porcentajes).
La ilustracin 19,1 presenta un estado de resultados resumido que se corresponde
con el de uso pblico expuesto en la 18,8. El caso corresponde al ente
considerado en su totalidad y a un ejercicio completo, de modo que podra
constituir el primero de un grupo de seis estados resumidos de resultados:
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a) del ejercicio:
1) la sociedad considerada como un todo;
2) divisin calzados;
3) divisin tejidos;
b) del mes de junio de 1991:
1) la sociedad considerada como un todo;
2) divisin calzados;
3) divisin tejidos.
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Y si el sistema contable hubiera sido diseado para ello, tambin podran
prepararse estados resumidos por reas operativas y de responsabilidad (
17
).
Los usuarios de estados resumidos que deseen informacin adicional sobre
alguno(s) de sus renglones pueden recurrir a informes ms detallados o, llegado
el caso, al balance de saldos del mayor general.
19,12. INFORMES SOBRE TEMAS ESPECIFICOS
Estos informes se preparan para:
a) permitir la profundizacin del estudio de los datos que aparecen en las
hojas de datos fundamentales o en los estados contables resumidos;
b) facilitar la adopcin de decisiones especficas tomadas en los niveles
gerenciales intermedios.
Como ya dijimos, la mayora de estos informes se preparan con un doble
propsito: suministrar informacin para la toma de decisiones y permitir la
realizacin de controles peridicos del sistema contable.
La enumeracin que sigue es ms o menos amplia pero no pretende ser completa.
La presentaremos en el orden en que las cuentas respectivas aparecen en los
estados contables.
a) CONCILIACIONES BANCARIAS
Copias de las conciliaciones bancarias, a cuya preparacin nos referimos en el
17,8,b) deben suministrarse al sector de tesorera para que:
a) se informe sobre las notas de dbito y de crdito no contabilizadas pero
que afectan los saldos disponibles en bancos;
b) las localice o gestione su obtencin, para su inmediato envo a
contadura,
c) se informe sobre otras situaciones especiales (cheques no cobrados
por sus beneficiarios, depsitos no acreditados en tiempo por los
bancos, etc.) y tome las medidas del caso (tomar contacto con el
beneficiario del cheque, protestar ante el banco, etc.).
Ya presentamos un ejemplo en la ilustracin 17,9.
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b) MOVIMIENTOS DE FONDOS
El resumen de estos movimientos y de sus imputaciones anticipa la informacin
que podra contener un estado de origen y aplicacin de fondos. Adems, sirve de
base para el pertinente control presupuestario.
Cuando la totalidad de los movimientos de fondos se registra en un nico
subdiario, podra emplearse una simple copia del asiento resumen del mes, si es
que resulta inteligible para los receptores del informe.
c) VENTAS DIARIAS
El total de ventas diarias contabilizadas (desagregado en importes brutos y netos,
por zona, vendedor, lnea de productos, etc.) debera ser informado a la gerencia
comercial. Cuando las tareas de facturacin y contabilizacin de ventas, notas de
dbito y notas de crdito estn computadorizadas, el informe debera ser una ms
entre las salidas de cada proceso diario.
Los datos diarios pueden tambin combinarse para obtener totales acumulados de
determinados perodos (lo que va del mes, los ltimos treinta das, etc.),
comparaciones con presupuestos, variaciones u otros elementos, de acuerdo con
las necesidades de los usuarios de los informes.
d) EVOLUCION DE LOS SALDOS DE CLIENTES
Para que las gerencias general, comercial y financiera tengan un panorama sobre
la evolucin de los saldos de clientes, cada mes podra prepararse un breve
resumen de su movimiento, para cuya preparacin debe trabajarse con la
pertinente cuenta de mayor y los asientos que respaldan los movimientos del
periodo. La ilustracin 19.2 muestra un resumen de este tipo (
18
).
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Comentario: en la ilustracin omitimos la reexpresin del saldo inicial de clientes y
su poster ior reducci n con dbito a la pertinente cuenta de REI porque dichos
datos slo tienen significacin cuando se los considera junto con:
a) el REI que afecta a la cuenta de intereses no devengados, que reduce el
que juega contra los saldos nominales de clientes-,
b) los intereses nominales devengados en el mes (los que aparecen en-la
ilustracin son los debitados a los clientes, que se acreditan a intereses no
devengados).
e) ANTIGEDAD DE SALDOS DE CLIENTES
Sobre la base del anlisis de cada una de las cuentas individuales de clientes,
puede prepararse peridicamente un detalle en el que cada saldo se clasifique
segn su antigedad en las categoras que se hayan predeterminado al efecto.
Estas, por ejemplo, podran ser:
a) a vencer a ms de un mes;
b) a vencer dentro del mes;
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c) vencido con antigedad no mayor a un mes;
d) vencido con antigedad superior a un mes y no mayor de dos;
e) vencido con antigedad de ms de dos meses;
f) saldos acreedores.
La ilustracin19,3 muestra un informo do Acto
El informe es de particular inters para el sector a cargo de las cobranzas, que
puede as chequear sus propios registros. Y es an ms til para la gerencia
financiera, dado que (junto con otros elementos) le permite evaluar la gestin del
sector mencionado.
Cuando los clientes son muchos, el informe para la gerencia financiera podra
contener slo los totales ms relevantes (ver la ilustracin 19,4).
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f) LISTADOS DE CUENTAS Y DOCUMENTOS A COBRAR
Deberan recibir estos listados (que son balances de saldos de submayores) los
encargados de efectuar seguimientos de las actividades financier as en general y
de las cobranzas en particular, as como quienes elaboran presupuestos de
movimientos de fondos u otros informes que partan de los mencionados.
Comentario: si el listado de cuentas corrientes de clientes no incluyese ningn dato
relevante adicional a los que aparecen en el anlisis de saldos por antigedad, los
receptores de ste podran ser excluidos de la lista de destinatarios del primero.
Debera aprovecharse el PED para obtener listados separados en los que los
datos aparezcan agrupados y ordenados:
a) por tipo de comprador (mayorista, minorista, etc.), zona y cliente, como
el que aparece en la ilustracin 17,5;
b) por importancia, con porcentajes que permitan identificar rpidamente
qu cuentas concentran los principales saldos (ver la ilustracin 19,5,
basada en los mismos datos que la 17,5);
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c) por vencimiento (conveniente para la programacin financiera).
g) DETALLE DE FACTURAS Y DEBITOS ANTIGUOS
El detalle de saldos por antigedad puede complementarse con listas de las
facturas y notas de dbito con cierta antigedad predeterminada (ejemplo: ms
de treinta das).
Para ejemplo, vase la ilustracin 19,6 que ampla la informacin conteni da en
las ilustraciones 19,3 y 19,4.
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h) DIAS DE VENTA EN LA CALLE
Un indicador de la eficacia de la gestin de cobranza es la equivalencia en das de
venta de los saldos de cuentas corrientes y documentos a cobrar a clientes. Dadas
ciertas condiciones de venta, se supone que cuanto menor es la cantidad de das
en la calle, ms eficiente es la gestin de cobranza.
La informacin sobre la cantidad de das en la calle puede suministrarse al pie de
los informes sobre saldos de clientes.
Su clculo se basa en:
a) los saldos contables de las cuentas mencionadas;
b) los importes mensuales de ventas a los que, en su caso, debe
agregrsele el IVA relacionado, ya que ste tambin integra las
cuentas a cobrar;
c) el supuesto de que, desde un punto de vista global, los saldos a cobrar
se integran con las ltimas ventas (similar a la aplicacin del mtodo
PEPS para asignar costos histricos a las existencias).
Dado que los saldos a cobrar estn expresados en moneda de cierre, es necesario
reexpresar los importes de las ventas (e IVA) en esa unidad de medida.
Advertencia: los das en /a calle as calculados implican que los saldos a cobrar
equivalen a las ventas de ese perodo pero no que se originen en ellas. En la
realidad:
a) habr ventas del lapso calculado que ya fueron cobradas (ejemplo: las
efectuadas al contado) y ventas anteriores que no lo fueron;
b) los saldos a cobrar suelen incluir notas de dbito por conceptos
distintos a los de ventas (sellados, intereses, etc.);
c) tales saldos estn afectados por la diferencia entre los cargos
financieros nominales devengados y los efectos de la inflacin real.
Para ilustrar como funciona la mecnica de clculo del indicador , supongamos
que:
a) de la contabilidad se extraen estos datos:
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b) los guarismos de las ventas (ms IVA) de los ltimos meses, ajustados por
inflacin a unidades monetarias del 30/06/91 hayan sido stos:
Dados estos supuestos, pueden hacerse diversos clculos. Probablemente, el
ms til sea el que considera que el total a cobrar es UM 15.000, pues el
descuento de documentos es una operacin distinta a la cobranza a clientes. En
tal caso, se presumira que los UM 15.000 se integran con:
a) los UM 7.000 de ventas (ms IVA) de junio, mes que tiene 30 das;
b) los UM6.200 de mayo, mes de 31 das;
c) UM 1.800 de abril, mes de 30 das en los que hubo ventas (ms IVA) por
UM 5.400, de donde resulta que los UM 1.800 tienen esta equivalencia en
das:
En consecuencia, el total de das de venta en la calle sera:
Si se hubiera trabajado con el neto de UM 12.000, el clculo dara 55 das, pues el
importe indicado se considerara integrado por:
a) los UM 7.000 de junio (30 das);
b) UM 5.000 de los UM 6.200 de mayo, cuyo equivalente en das es:
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Tambin podran hacerse clculos separados para las cuentas corrientes y los
documentos a cobrar. Un ejemplo de lo primero aparece al final de la ilus tracin
19,2.
i) DEUDORES VARIOS
Los informes sobre estas cuentas deberan incluir detalles de las partidas que
componen sus saldos y ser remitidos a los encargados de su cobranza. A su
vez, stos deberan informar a la contadura sobre las situaciones anormales
puestas en evidencia por los informes, como la existencia de:
a) saldos vencidos pero no cobrados;
b) adelantos para gastos o viticos que no fueron rendidos por sus
beneficiarios;
c) sellados o cheques rechazados por los que no se emitieron las notas
de dbito correspondientes;
d) valores presentados al cobro que no fueron acreditados por los bancos
en las fechas esperadas;
e) documentos entregados en garanta que ya deberan haber sido
recuperados;
f) saldos acreedores.
j) BIENES EN TRANSITO
Los anlisis de estas cuentas deberan mostrar las partidas componentes de sus
saldos y ser remitidos al sector a cargo de la importacin, que tendra que
investigar las situaciones anmalas como stas:
a) bienes que por su fecha de despacho ya deberan haber ingresado a los
establecimientos de ente pero que sin embargo aparecen en trnsito;
b) importaciones para las que la contabilidad no registra los efectos de la
realizacin de algn trmite importante, como la contratacin del
correspondiente seguro.
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k) BIENES DE CAMBIO EN GENERAL
Es conveniente que peridicamente se informe a los responsables de la poltica de
existencias sobre los tems que, de acuerdo con los registros contables de
existencias, no han tenido movimiento durante un perodo prolongado o se
consumen muy lentamente.
El contenido de este informe podra ser el presentado, a ttulo de ejemplo, en la
ilustracin 19,7.
I) COMPOSICION DE COSTOS Y GASTOS
Los responsables del manejo de cada sector operativo (produccin,
administracin, comercializaci n) deberan recibir un detalle de los costos (o
gastos) del perodo, comparados con datos presupuestados y con cifras de
perodos anteriores, tal como se hace con los estados resumidos. Es aconsejable
incluir los porcentajes que cada costo o gasto representa con respecto al total
informado.
Los datos a informar deben surgir de las cuentas en las que se acumulan los
costos de produccin de bienes y servicios y los gastos operativos. Es
razonable agrupar los importes pequeos en renglones de varios.
Cuando se mantiene una contabilidad por reas de responsabilidad, se preparan
informes similares que cubren sectores ms especficos.
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m) CUENTAS A PAGAR EN GENERAL
Copias de todos los anlisis de cuentas del pasivo deberan ser suministradas a la
tesorera para el control de la informacin por ella manejada.
Los informes deberan destacar las partidas atpicas que requieran alguna
explicacin por parte del sector operativo. Ejemplos:
a) las que por su naturaleza o fecha de vencimiento ya deberan estar
pagadas;
b) los saldos deudores que no correspondan a anticipos a proveedores, al
fisco o a cajas de asignaciones familiares;
c) los anticipos que siguen figurando como tales cuando ya ha vencido el
plazo para su aplicacin.
n) IMPUESTOS
Deberan suministrarse resmenes de los movimientos de las cuentas de
impuestos (provisiones, pasivos en firme, anticipos, retenciones, etc.) al sector a
cargo de los aspectos impositivos y a la gerencia del cual ste depende, quienes
deberan examinar esos anlisis para determinar si existen situaciones que
requieran alguna accin correctiva o de otro tipo, como stas:
a) haberse calculado incorrectamente un saldo a pagar;
b) haberse omitido la deduccin de anticipos o retenciones al calcular los
saldos a pagar con motivo de prepararse una declaracin jurada;
c) haberse omitido la realizacin de algn anticipo;
d) haberse efectuado pagos fuera de los plazos legales.
19,13. RESUMEN
Adems de los estados contables, el sistema contable produce otros informes
tiles para la toma de decisiones. Algunos incluyen datos no contables, obtenidos
dentro o fuera del ente.
Los informes contables deben ser oportunos, sin que esto cause costos
exagerados.
La unidad de medida natural para su preparacin es la moneda local de cierre
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(implica el ajuste por inflacin). Si se emplease una moneda extranjera tambin
deberan practicarse ajustes por inflacin. Adems, la evaluacin de la informacin
debera ser muy cuidadosa porque las cotizaciones de las divisas pueden variar en
forma muy distinta de los precios internos.
Los contenidos de los informes internos deberan definirse sobre la base de :as
necesidades informativas de sus receptores, de los costos y beneficios marginales
de cada partida informativa y de la confidencialidad de la informacin.
Los informes contables que no son estados contables deberan incluir:
a) un encabezamiento que informe sobre el ente emisor, el contenido del
informe y la(s) unidad(es) de medida empleada(s) para su preparacin;
b) datos obtenidos directa o indirectamente del sistema contable (saldos,
importes, porcentajes, ratios y, si fuere posible, unidades reales);
c) datos presupuestados (generalmente importes);
d) variaciones (en importes y porcentajes) obtenidas como resultado de la
comparacin de datos reales y presupuestos;
e) otros datos obtenidos internamente a partir de estadsticas y anotaciones
no contables;
f) datos obtenidos del contexto;
g) descripciones referidas a los conceptos anteriores que sean claras y no den
lugar a malas interpretaciones.
En lo posible, debera brindarse informacin separada para los segmentos
(actividades, lneas, reas) diferenciados.
El uso de grficos ayuda a visualizar rpidamente algunas relaciones entre
elementos informativos.
Los datos informados suelen surgir as:
a) datos contables: de cuentas llevadas en el mayor general o en submayores,
de su agrupamiento, de su comparacin o de su anlisis;
b) datos presupuestados: de sus clculos originales, que deben ser ajustados
por inflacin para permitir su comparacin con los reales;
c) variaciones (importes y porcentajes): de clculos que parten de los datos
reales y los presupuestados;
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d) otros: de registros estadsticos, de bases de datos o de comunicaciones
internas.
Muchas tareas inherentes a la emisin de informes contables de uso interno son
susceptibles de computadorizacin.
Algunos informes son subproductos de las tareas de control peridico descriptas
en el cap. 17.
Un conjunto tpico de informes internos incluye datos fundamentales,
informaciones generales presentadas mediante estados contables resumidos e
informaciones especficas. En los 19,10 a 19,12 enunciamos (ya en forma
resumida) sus posibles contenidos.
19,14. PREGUNTAS Y EJERCICIOS
1. Indique si las siguientes afirmaciones son correctas o incorr ectas. Para que una
aseveracin sea correcta debe serlo totalmente.
a) Las decisiones se basan en datos contables y no contables.
b) Los estados contables se preparan para su circulacin exclusi va fuera del
ente emisor.
c) Aunque la unidad de medida natural para preparar informes contables es la
moneda Iocal, hay quienes los prefier en en alguna moneda extranjera
ms fuerte.
d) Todo informe contable debera prepararse con copia a la gerencia general,
pues sta necesita estar enterada de todo lo que ocurre en el ente.
e) Todo informe contable debera incluir las variaciones entre las ci fras
presupuestadas y reales.
f) Los balances resumidos deben mencionar los porcentajes que cada rengln
representa sobre el total del activo.
g) Si una empresa tiene 40 das de venta en la calle, esto significa que no hay
facturas a cobrar con antigedad superior a 40 das.
2. Enuncie las cualidades que deber an satisf acer los informes contables que no
son estados contables.
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3. Explique qu debe entenderse por informacin oport una.
4. Enuncie los princi pales elementos que deber an considerarse para definir el
contenido de los informes contables internos.
5. Mencione qu datos fundament ales sobre la estructura patrimonial de una
empresa podra inclui r en un informe a su gerencia general.
6. Indique a qu elementos podra asignrseles el valor 100 para calcul ar
porcentajes verticales en los siguientes informes internos:
a) un estado resumido de evolucin del patrimonio;
b) un estado de variaciones del capital corriente;
c) un listado de los costos indirectos de fabricacin del depart amento
envasado de una empresa industrial.
7. Considere los datos de la ilustraci n 18,2 e indique los datos que incluira una
hoja con datos fundamentales sobre la situacin patrimonial de MOONLIGHT S.A. al
30/06/91 si se aplicasen los criterios expuestos en este captulo.
19,15. SOLUCIONES PROPUESTAS A LAS PREGUNTAS Y
EJERCICIOS
1. a) Correcto.
b) Incorrecto. Contienen informacin que tambin es til para los
administradores y cuya repeticin puede a veces evitarse en los
informes internos.
c) Correcto.
d) Incorrecto. La informacin demasiado detallada le hara perder tiempo
en cosas sin importancia.
e) Incorrecto. Podra no existir un sistema de presupuestos, o no alcanzar
a toda la informacin susceptible de contabilizacin.
f) Incorrecto. Aunque el procedimiento en s es razonable, no
necesariamente debe ser as.
g) Incorrecto. 40 das es un promedio.
2. Ver la ilustracin 4,1.
3. Una informaci n es oportuna cuando an est en condiciones de influir
en la toma de alguna decisin.
4. Deberan considerarse, como mnimo:
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a) las decisiones que se toman en la organizacin;
b) las necesidades informativas de los decididores;
c) los datos aprovechables por la gerencia que ya figuran en informes
preparados para su difusin externa (estados contables e informacin
adiciona/;
d) los costos y beneficios marginales de cada partida informativa;
e) en su caso, la confidencialidad de la informacin.
5. Los datos fundamentales sobre la estruct ura patrimonial mencionados
en el texto son:
a) total del activo, segregado en corriente y no corriente;
b) total del pasivo, segregado en corriente y no corriente;
c) activos y pasivos cuyos valores corrientes estn sujetos a cambios que
pueden generar resultados de tenencia important es en trminos
reales;
d) total del patrimonio;
e) capital corriente (activo corriente menos pasivo corriente);
f) razn de liquidez corriente (resultado de dividir el activo corriente por el
pasivo corriente);
g) razn de liquidez inmediatao prueba del cido (activo corriente excluido los
bienes de cambio dividido el pasivo corriente);
h) razn de solvencia (patrimonio dividido pasivo);
i) variaciones del patrimonio desde el cierre del perodo anterior (re-
sultados, aportes, distribuciones);
j) resultado del perodo (si es posible, por segmento significativo);
k) las ventas del perodo (en unidades e importes), su costo y su ganancia
bruta (todos ellos por segmento);
I) porcentajes que representa el resultado del perodo sobre el patrimonio
y las ventas;
m) produccin del perodo (costo y unidades);
n) costos operativos del perodo;
) saldos inicial y final de los fondos (disponibilidades ms colocaciones
temporarias), variacin del perodo y parte de sta que corresponde a
las operaciones ordinarias.
6. Consideramos razonable asignar el valor 100 al patrimonio inicial, al to-
tal de orgenes del capital corriente y al total de costos del departamen-
to, respectivamente.
7. Aplicando el criterio expuesto en la obra, se suministraran estos datos
referidos al 30/06/91:
a) datos que pueden tomarse directamente del estado de situacin:
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c) datos que surgen de clculos especficos:
En el planteo no figuran datos presupuestados ni de perodos anteriores.
CITAS:
(1) Un estudio sistemtico sobre la informacin gerencia! (contable y no contable)
debera incluir la identificacin de las decisiones que habitualmente se toman en
los entes y de los datos (internos y externos) necesarios para ellas.
(2) En el caso del dlar estadounidense, la inflacin de estos ltimos aos ha
oscilado alrededor del 4,5 % anual, porcentaje suficient e para transformar en
insatisfactorio un rendimiento sobre la inversin que expresado en trminos
nominales aparece como adecuado.
(3) Cuyo ndice se emplea en la Argentina para los ajustes contables por inflacin.
(4) La informacin adiciona/conti ene datos que no son imprescindibles pero que
facilitan el estudio de los estados contables. Ejemplos de ella:
a) la declaracin del directorio que las sociedades con cotizacin en la
BOLSA DE COMERCIO DE BUENOS AIRES remiten a esta entidad, que la
pone a disposicin de los inversores y otros interesados;
b) los detalles analticos de algunos rubros de los estados contables que
requieren algunas entidades financieras antes para el otorgamiento de
crdito.
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(5) Ejemplo: los informes de costos y gastos por reas de responsabilidad son de
utilidad innegable pero si la contabilidad no est computadorizada, su preparacin
puede ser tan costosa que no resulte aconsejable.
(6) Salvo en el mes de cierre, esta informacin incluye datos del ejercicio corriente
y del anterior. Suele obtenerse partiendo del informe anterior, eliminando el
primer mes contenido en l y agregndole los datos del mes al cual corresponde
el nuevo informe.
(7) Por razones de mejor presentacin, estos datos podran aparecer en hojas
separadas con encabezamientos diferenciados.
(8) Y, como vimos en el cap. 2, GARCIA CASELLA ha opinado que la contabilidad
debera tener un alcance ms amplio que el actual y, entre otras cosas, Incluir
informacin predictiva. Ya expusimos nuestra opinin de que esta informacin
debe ser provista por el sistema de informacin pero no por el sistema contable,
que es slo una parte del anterior.
(9) Es frecuente que el plan de cuentas no prevea estas clasificaciones de las
ventas pero que sus estadsticas sean salidas del mismo sistema que actualiza
los registros contables con motivo de ventas y devoluciones.
(10) Excepcionalmente, algunos datos podran surgir directamente del sistema
contable.
(11) Muy importantes en la Argentina de los primeros meses de 1991.
(12) Para una ilustracin del punto, ver:
FAGA, HECTOR ALBERTO, La informaci n contable til para la direccin
superior, Editorial Tesis, Buenos Aires, 1990, pgs. 104 a 113.
(13) Cuando los recibos contienen esa informacin, la tarea es susceptible de
computadorizacin.
(14) El caso ms tpico es el de los activos y pasivos en moneda extranjera.
(15) Las limitaciones de las razones o rallos mencionados en esta seccin se
estudian en los caps. IV a VII de:
FOWLER NEWTON, ENRIQUE, Anlisis de estados contables, Ediciones
Contabilidad Moderna y Ediciones Interocenicas, Buenos Aires, 1983 y
reimpresiones.
(16) Hay quienes prefieren informar la relacin inversa (pasivo dividido patrimonio),
llamada razn de endeudamiento.
(17) Tratamos el tema en el cap. IX de:
Texto. "Contabilidad Bsica" - Cap.19
Autor. Fowler Newton, E.
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FOWLER NEWTON, ENRIQUE, Organizacin de sistemas contables, libro quinto
del Tratado de contabilidad, Ediciones Contabilidad Moderna y Ediciones
Interocenicas, Buenos Aires, 1982 y reimpresiones.
(18) Tambin informa los das de venta que representa el saldo de la cuenta
clientes, a cuyo clculo nos referiremos ms adelante.
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Autor. Fowler Newton, E.
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