SISTEMA DE COSTOS POR ORDNES ESPECFICAS

Introduccin
Antes de entrar a estudiar el sistema de costos por rdenes, es necesario determinar algunos
conceptos previos que nos permitan tener la certeza en el conocimiento de los sistemas de costos
tradicionales.
Definicin de Sistema
Es un conjunto de cosas o puntos coordinados segn una ley, o que ordenadamente relacionados
entre s, contribuyen a determinado objeto o funcin.
Sistema de Costos
Es el conjunto de procedimientos, mtodos, tcnicas, registros e informes estructurados sobre la
teora contable, que tiene por el objeto la determinacin de los costos unitarios de produccin y el
control de las operaciones de manufacturas efectuadas.
La determinacin del costo de los productos y de los servicios es una importante funcin de la
contabilidad de costos porque afecta al xito de las ofertas de contratos y de la fijacin del precio
de los productos de la empresa. Con una competencia creciente a nivel nacional y global, las
pequeas disparidades de costos pueden ser la diferencia entere que una empresa logre sobrevivir
o no. Adems, los rpidos cambios tecnolgicos han incrementado la necesidad de contar con una
exacta informacin de costos. Estos cambios motivan a los gerentes para que adopten estrategias
y diseos de productos capaces de mejorar el proceso de produccin. Al disponer de costos
exactos para los productos, los gerentes pueden evaluar la rentabilidad de cada trabajo.
Despus de acumular los costos por departamento o por centros de responsabilidad, los
contadores de costos asignan dichos costos a los productos o a las rdenes y para ello se sirven de
un sistema de costeo por rdenes de trabajo, por proceso de operaciones. Los sistemas de costos
por rdenes de trabajo o de procesos son los dos extremos, mientras que, el costo de las
operaciones representa un sistema de costos intermedio. La naturaleza de las actividades de
manufacturas determina cul es el sistema de aplicacin de costos que se deber usar. Las
organizaciones de servicios usan costos similares a los de las dems empresas manufacturadas,
excepto porque las primeras generalmente no tienen inventarios. Al proporcionar servicios
incurren en desembolsos de mano de obra y en costos indirectos, igual que en las operaciones de
manufactura.
Sistema de Costos por rdenes Especficas.
A principios del siglo XX se inicia en la industria automotriz el concepto de la produccin en serie,
bajo en cual se fabrica un mismo producto en grandes cantidades por lo que no existe la opcin de
producir a preferencias del cliente, sino a preferencia del mercado en general. Este sistema de
produccin en serie revoluciono la industria y permiti a muchas compaas crecer en grandes
dimensiones y generar utilidades extraordinarias.
Para comprender este sistema es necesario definir lo que se entiende como una orden especfica
de fabricacin, entendida como el pedido de un cliente o una indicacin de un directivo, que da
lugar a la produccin de bienes o servicios fcilmente individualizables por unidades o lotes y cada
uno de los cuales puede requerir una tecnologa propia.
Un sistema por rdenes de produccin o especfica se lleva en empresas donde cada producto o
grupo de productos se fabrica en acuerdo con las especificaciones que solicita el cliente. La mano
de obra y las inversiones en activo fijo que tiene la empresa le permiten cubrir las necesidades de
los clientes. Estas empresas, para iniciar la actividad productiva, requieren emitir una orden de
produccin especfica, la cual deber contener entre otras cosas: el nmero de la orden, la
cantidad y caracterstica de los productos que deban elaborarse, los costos de materia prima
directa, mano de obra directa y los costos indirectos de produccin, as como el costo unitario. Las
rdenes de produccin son diseadas de acuerdo con las necesidades de informacin de cada
empresa.
Este procedimiento de control se emplea principalmente en las industrias que realizan trabajos
especiales, o que fabrican productos sobre el pedido (no necesariamente ni exclusivamente), y
tambin en aqullas en las cuales es posible separar los costos de materia prima directa, y mano
de obra directa empleados en cada orden de fabricacin.
Se establece este sistema cuando la produccin puede ser de un carcter interrumpido, lotificado,
diversificado, que responda a rdenes e instrucciones concretas y especficas de producir uno o
varios productos o conjunto similar de los mismos. Para el control de cada partida de productos se
requerir por consiguiente, la emisin de una orden de produccin en la que se acumulen al dividir
el costo total de produccin entre el total de unidades producidas de cada orden.
Este sistema es uno de los ms idneos para reflejar detalladamente lo que ocurre en los procesos
productivos discontinuos y proporcionar informacin til para la toma de decisiones,
especialmente las referidas a precios de venta en funcin de costes y mrgenes.
Ejemplos tpicos de esta naturaleza son:
a) Los talleres de sastrera.
b) Los astilleros.
c) Los talleres de obras ornamentales en metal.
d) Las fbricas de tornillos y tuercas.
e) Muebleras.
f) Ensambladoras.
g) Jugueteras, etctera.
Definiciones de un Sistema de Costos por rdenes Especficas.
El Sistema por rdenes Especficas, es un sistema que acumula los costos de la produccin
de acuerdo a los trabajos de los clientes; los costos que demandan cada orden se van
acumulando para cada una, siendo el objeto de costos un grupo o lote de productos
homogneos o iguales. (Sinisterra, 1997).
Como cada trabajo es diferente es razonable que los costos de produccin de cada trabajo
tambin sean distintos y por tanto deben acumularse por separado; es por ello que este
sistema se considere apto cuando los productos fabricados son identificables en todo
momento como pertenecientes a una orden. (Haragadn, 1985).

Elementos del costo de produccin en el sistema de costos por rdenes
Materias primas en el sistema de costos por rdenes
Despus que una empresa recibe las materias primas para la produccin, clasifica como
materia prima directa cuando se convierte en una parte del producto terminado o materia
prima indirecta si se usan en el proceso de produccin. Una requisicin de materias primas es
un documento fuente bsico que informa al departamento de contabilidad de costos que has
salido de materias primas del almacn. No debera salir ninguna materia prima del almacn, a
menos que se haya procesado una requisicin de materia prima. ste es un procedimiento
bsico de control interno.
Las requisiciones de materia primas facilitan la asignacin de los costos de las mismas a un
departamento o trabajo. La requisicin de materias primas indica al departamento que
requiere material, esta se vuelve el documento fuente para registrar la transferencia de costos
del inventario de materias primas directas al inventario de produccin en proceso o a los
costos indirectos de fabricacin.
La mayora de las empresas acumulan las requisiciones de materias primas en una o para un
mes y hacen un asiento contable para registrar la materia prima utilizada; de otro modo, una
empresa tendra demasiados registros por mes.
Produccin emite vales de devolucin de material cuando un departamento de produccin
regresa material al almacn:
Para corregir errores en las salidas de materia prima.
Transfiere la responsabilidad de la materia prima devuelta al jefe de almacn.
Los vales son el documento fuente que usa el departamento de contabilidad para dar crdito
al departamento que devuelve la materia prima. De esta manera compensan a las
requisiciones de salidas de almacn de materia primas
Mano de obra en el sistema de costos por rdenes
Es importante contar con mtodos exactos y de fcil comprensin para calcular la planilla de
sueldos. Es probable que ninguna de otra rea de contabilidad tengas ms impacto sobre la
moral de los empleados que el que tiene las polticas de sueldos y prestaciones a los
trabajadores. Si unos cuantos empleados se sienten inseguros con relacin a la manera en que
se calcula su sueldo y sus prestaciones, o si consideran que hay algunos errores en los clculos,
pueden crear descontento entre sus compaeros de trabajo. Por esta razn las empresas
deben explicar cuidadosamente a los empleados el paquete de sueldo y prestaciones.
Cuando los sueldos se pagan por hora o por unidad de trabajo implica un costo variable, y si se
hace por semana, quince o por mes se considera un costo fijo. Aun cuando existe una gran
variedad de sistemas de pago de sueldos, la comprensin de los conceptos bsicos contables
relacionados con la mano de obra, permitir adaptarnos rpidamente al sistema particular de
sueldos de cualquier empresa.
Varias leyes requieren que los empleadores retengan del pago a los trabajadores ciertos
impuestos y que remitan peridicamente estas cantidades a las autoridades indicadas. Los
impuestos y aportaciones sobre sueldos tambin se gravan directamente sobre el empleador
en beneficio de los trabajadores, incrementando de esta manera el costo personal, y por ende
a los productos. Los costos de la mano de obra incluyen algunos aspectos adicionales a las
ganancias bsicas calculadas para cada empleado sobre la base de las horas trabajadas o de
las piezas producidas y, por consiguiente, representan una cantidad significativa de dinero.
Existen muchos costos relacionados con la mano de obra, como los impuestos sobre los
sueldos, los bonos, primas de vacaciones y de das festivos, uniformes gratuitos, seguros
mdicos, compensaciones por el tiempo de servicios, y otros costos relacionales con la mano
de obra. Para dar cuenta de estos costos de la mano de obra, el contador de costos y el de
sueldos deben trabajar de manera muy estrecha. Para controlar de manera efectiva los costos
de mano de obra deben mantener registros exactos y oportunos de los costos por trabajo y
por departamento, deben preparar reportes de desempeo para cada departamento donde se
refleja el nivel de eficiencia de los trabajadores. Los contadores de sueldos son responsables
porque los registros de los sueldos se ajusten a las regulaciones del gobierno y tambin
proporcionan los datos de apoyo necesarios para calcular las percepciones brutas, las
retenciones de impuestos y las percepciones netas de los trabajadores.
Otro de los elementos fundamentales que deben tomar en cuenta los contadores de costos,
es el registro de control de tiempo.
Los registros de tiempo bien documentados son necesarios para protegerse contra la
posibilidad de pagar en exceso. En el caso de los empleados que trabajan por hora, la
adopcin de alguna forma de tarjeta de control de tiempo asegura que cada uno de los
trabajadores haya estado en su trabajo durante las horas especficas. Adems, los empleados
que trabajan por hora reciben algunas primas cuando trabajan durante turnos nocturnos,
cuando trabajan horas extras y cuando trabajan durante das festivos ( en cuyo caso las
generalmente se paga el doble de la tasa normal de percepciones o lo que se establezca en las
leyes vigentes). Debido a estas primas adicionales, los sistemas de control de tiempo registran
la hora del da, los das particulares en los que se ha trabajado y las horas totales trabajadas
por da o por semana. Adems, los das de vacaciones, los das de incapacidad por enfermedad
y otro tipo de ausencias deben reportarse y registrarse para estar en condiciones de proceder
a un clculo correcto de las remuneraciones de los trabajadores.
Tarjetas de control de tiempo. Una tarjeta de control de tiempo proporciona evidencia de que
los empleados estuvieron en el lugar de trabajo. Los empleados llenan las tarjetas de tiempo
de forma manual o utilizan un reloj marcador. La tarjeta u hoja de control de tiempo de cada
trabajador muestra las fechas trabajadas, as como las horas de llegada y de salida de los
trabajadores.
Boletas de tiempo de trabajo. La tarjeta de tiempo de los empleados slo indica el tiempo
total que se ha trabajado; por lo cual, las empresas necesitan una boleta de control de tiempo
donde aparezca el tiempo que cada empleado ha dedicado a los trabajos individuales durante
cada da. La boleta de tiempo de trabajo individual de tiempo debe indicar los lugares donde el
empleado trabaj durante el da, el nombre del empleado que labor en un trabajo en
particular, la hora en que el empleado empez y termino el trabajo, as como la tasa de
remuneraciones. Los empleados pueden llenar sus propias formas cuando estn disponibles y
si se requiere de un mnimo de tiempo para completarlas. En otros casos, los supervisores o
los oficinistas llenas las formas cuando los empleados les reportan una nueva asignacin.
A continuacin se muestra un modelo de boleta individual de tiempo de trabajo:

Costos indirectos de fabricacin en el sistema de costos por rdenes.
Los costos indirectos de fabricacin son una importante preocupacin de los gerentes de los
centros de costos, cualesquiera que sean sus responsabilidades. Los costos indirectos de
fabricacin se refieren a todos los costos que provienen de la fbrica, excepto los que
corresponden a la materia prima directa y mano de obra directa, e incluyen un gran nmero
de costos provenientes de una cuantiosa variedad de fuentes. Contabilidad registra en
distintas formas los diferentes costos indirectos de fabricacin. Por ejemplo, ciertos costos
como la electricidad, combustible y al agua se pagan cada mes, mientras que otros costos de
manufactura, como los seguros, las vacaciones y los das festivos