PROBLEMAS COMUNES DE ADMINISTRACIN - CASO 1 Los recursos informticos de la empresa privada en que Ud.

trabaja como gerente de sistemas estn ponindose cada da ms obsoletos y los usuarios se quejan de que tienen dificultades para cumplir bien con su trabajo. Los equipos, incluyendo el servidor, son Pentium II, con indo!s "# y la red e$istente %ternet &'base( con un concentrador antiguo de ) puertos que est totalmente copado. %l due*o de la empresa, tu jefe inmediato, controla todos los gastos de la empresa muy estrec+amente y generalmente es reacio a autori,ar el desembolso de dinero. 1. Cmo determinar a! "on e#a"tit$d %a! ne"e!idade! rea%e! de e&$i'o! ( !o)t*are n$e+o, %ste caso plantea claramente la necesidad de nuevos recursos informticos, ya que siendo una empresa privada, la actuali,aci-n de sus tics es importante para ayudarle a obtener beneficios substanciales dentro de su mercado y as mismo le permitir ampliar su perspectiva y contacto con el mercado obteniendo de esta manera mayor penetraci-n dentro del mismo y una consolidaci-n que le ayude a alcan,ar sus objetivos. .i trabajamos con indo!s seria cori# con indo!s / ya que son mas compatibles, una red &''baset$ con &''m de distancia y un conmutador que acelere la velocidad de transferencia de informaci-n. %stos equipos y soft!are deben tener las siguientes caractersticas0 en el caso del soft!are debe ser de nnombre o marca reconocida, versi-n actual o una versi-n q sea compatible a otros programas, un sistema operativo o plataforma, uso local o en red, licencia, manuales, entre otros. 1on el +ard!are debemos tener en cuenta la marca, el modelo, procesador, velocidad en 23,, memoria 456, memoria cac+e, disco duro, tipo de monitor, unidad 17 y 787 91:6;:<=4 , controlador de video, teclado, mouse, tarjeta de red, fa$ modem, numero de elots o ranuras de e$pansi-n, drive dis>ettes, entre otros

-. .$/ e!trate0ia1!2 $ti%i3ar a! 'ara "on+en"er a% d$e4o a a$tori3ar e!ta! ad&$i!i"ione!, La estrategia seria en +ablarle en un lenguaje que el comprenda0 como pla,os ms cortos y menos costes (ambin +ablarle sobre la seguridad, ya que la falta de medidas de seguridad en las redes es un problema que est en crecimiento. 1ada ve, es mayor el n?mero de atacantes y cada ve, estn ms organi,ados, por lo que van adquiriendo da a da +abilidades ms especiali,adas que les permiten obtener mayores beneficios. (ampoco deben subestimarse las fallas de seguridad provenientes del interior mismo de la organi,aci-n. %l objetivo sera proteger la informaci-n y la infraestructura computacional de la empresa.

5. C$6%e! !er an %o! 'a!o! &$e !e0$ir a! 'ara "om'rar e% e&$i'amiento ( !o)t*are n$e+o $na +e3 &$e re"i7a! %a a$tori3a"in,

Invertir ms dinero para complementar la inversi-n en equipo de c-mputo +ace que comprar soft!are se convierta en un dolor de cabe,a. Pero en lo que s debemos ser e$pertos es en el conocimiento del negocio, y eso nos ayudar a reali,ar la mejor elecci-n. Primero debemos inventariar todo el +ard!are para averiguar lo que esta disponible y es utili,able, luego se eval?a tanto el +ard!are como el soft!are disponibles. @ecesitamos saber el tipo de equipo, su estado de funcionamiento, su edad, al departamento al que pertenece. 5l comprar los quipos debemos evaluar su capacidad y tama*o.

Pasos para guiar la compra de soft!are.

Paso &0 3e aqu unas preguntas para iniciar el proceso0

ABu ABu ABu ABu reali,o

reas

de

mi

empresa deseo

es

necesario conocer es operaciones

controlar de necesario

con

el

soft!areC reasC registrarC

informaci-n operaciones volumen de

esas

datos

representan

actualmenteC actualmenteC

A%n futuro cercano como visuali,o mi empresa en proporci-n a las operaciones que A1uanto puedo invertirC

A%s realmente necesaria para la administraci-n eficiente la compra de soft!areC Paso D. 5sesorarnos con un e$perto y comunicarle nuestra intenci-n de adquirir soft!are, adems Paso E0 Preguntar e investigar con proveedores de soft!are, en internet, con otras empresas, con amigos empresarios del mismo ramo e incluso de diferentes, en busca de de e$ponerle claramente nuestras necesidades y ra,ones.

opciones y posibilidades de compra de sistemas de informaci-n. %s necesario evaluarlas tomando como referencia las respuestas obtenidas en el paso &. Paso F. .i encontramos tres o ms opciones +abremos reali,ado un e$celente trabajo, pero no +emos terminado. %s necesario contactar a los proveedores y pedirles una demostraci-n completa incluso con los usuarios finales del sistema 9esto sin importar el tama*o de la inversi-n en pesos<. 5dems investigar referencias con usuarios actuales del soft!are 9estos datos se los puede solicitar al proveedor que sin dudar debe Paso #. %l proveedor debe presentar Gpor escritoG una propuesta con varios aspectos que aseguren su seriedad. 5qu algunos aspectos importantes a revisar antes de la decisi-n final0 H Bu el soft!are se ajuste a nuestras necesidades e$presadas midiendo el grado de satisfacci-n que nos ofrece. H 2arantice la sencille, de uso del paquete con respecto al usuario final presentado por el comprador H Iacilidad de instalaci-n y poltica de licencias. H %$periencia y recomendaciones +ist-ricas de clientes del proveedor H 6anuales, soporte tcnico y capacitaci-n a usuario de nuestra empresa H .oporte por parte del proveedor para atender problemas difciles de resolver por el personal de mi empresa. H 2arantas y condiciones del contrato legal. H Precio ya con impuestos y condiciones de pago. H 6s los que su e$periencia en negocios le recomienden. de proporcionarlos. A: noC<

Paso J0 .i al llegar +a este paso todo esta de nuestro agrado, iniciaremos el tramite de compra. .i por alguna ra,-n, algo no nos convence, tomaremos el tiempo para revisar el impacto de la decisi-n, es altamente recomendable antes de invertir cualquier cantidad de pesos, por lo general escasos.

7eberemos ante todo, enfocarnos a reali,ar un proceso formal que nos ayude a regular nuestras decisiones y escoger la mejor alternativa de compra que satisfaga nuestras necesidades institucionales. .e recomienda ante todo, definir especficamente nuestras necesidades y contemplar los recursos disponibles para que a partir de ello, definamos nuestros objetivos. Un elemento e$terior a nuestra organi,aci-n y no por eso, no importante lo constituyen los proveedores que invariablemente pretendern influir en nuestra decisi-n de compra y ms a?n en esquivar sus obligaciones a la +ora de e$igir cumplimientos.

8. .$/ )a"tore! de7er an e+a%$ar 'ara de"idir !i "om'ra! de $n 'ro+eedor %o"a% o de $no $7i"ado en Lima, Los factores de selecci-n Los elementos de selecci-n que se valoran en las ofertas se agrupan en factores econ-micos, de calidad y de servicio.

Los factores econ-micos son precio unitario, descuentos comerciales y rappelsK gastos de transporte, embalaje, carga y descarga, etc. Los factores de calidad son evaluables cuando la prioridad principal es la calidad del producto, +aciendo un estudio sobre las muestras recibidas, las caractersticas tcnicas, las pruebas de funcionamiento, etc. Los factores de servicio comprenden otros aspectos comerciales relacionados directa o indirectamente con el artculo, como el pla,o de entrega, el servicio postventa, asistencia tcnica y atenci-n al cliente, perodo de garanta, prestigio del proveedor, aceptaci-n del producto en el mercado, etc. :tras veces recopilando informes financieros y comerciales nos informamos mejor y evitamos una posible suspensi-n de pagos o una quiebra de la empresa.

.elecci-n del proveedor %l anlisis y valoraci-n de ofertas indican el proveedor o proveedores que ms se ajustan a nuestras condiciones. Pero, a veces, este estudio es insuficiente para tomar una decisi-n y solicitar el pedido. %l proceso de valoraci-n de ofertas permite +acer una preselecci-n entre los proveedores que transmiten a travs de su oferta una imagen de empresa garante, con solide, financiera y productos de calidad. @o obstante, debemos asegurarnos de que lo avalado en la oferta es cierto. Los factores del producto y el proveedor estn relacionados con0

Las caractersticas tcnicas y la facilidad de uso. La formaci-n ofrecida por el suministrador y el tiempo requerido para ello. La fle$ibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades del cliente.

La confian,a y entendimiento entre comprador y vendedor, que aseguran la comodidad en el suminisLos descuentos Los descuentos forman parte de la prctica +abitual del comercio. 1uando los fabricantes ofertan sus productos a un precio fijo, el comerciante trata de aminorar el importe de la compra a travs de los descuentos. 3ay varios tipos de descuentos0

7escuentos comerciales0 es un porcentaje que se aplica sobre la lista de precios del proveedor. 2eneralmente, el fabricante se lo concede al mayorista que reali,a las funciones de almacenaje y distribuci-n, en estos casos se conoce como descuento funcional. 7escuentos por pronto pago0 .e concede por reali,ar el pago al contado o dentro de un periodo determinado. %l proveedor utili,a estos descuentos para estimular el pronto pago, mientras que para el comprador supone adquirir el producto a un coste ms bajo. 7escuentos por volumen o rappels0 .e conceden por parte del proveedor para que la compra sea de mayor volumen o para que el comprador adquiera mayor n?mero de artculos durante un perodo de tiempo. Los descuentos por volumen pueden ser de dos tipos0
o

4appels acumulativo0 se calcula sobre el importe total de las compras o en base al n?mero de unidades adquiridas durante un perodo. 4appels no acumulativos0 el descuento se aplica a la cantidad que adquiere el comprador en un solo pedido.

7escuentos de temporada0 .e conceden cuando el comprador adquiere los productos con bastante antelaci-n a la temporada de ventas. Las compras

anticipadas permiten que el fabricante pueda planificar mejor la producci-n. %l comprador, por su parte, adems de beneficiarse con los descuentos obtiene productos de mejor calidad que los fabricados bajo presiones para cubrir la demanda.

7escuentos de promociones0 %s una reducci-n en el precio para que el comprador promocione los productos del suministrador tro del pedido

P4:;L%65. 1:6U@%. 7% 576I@I.(451IL@ = 15.: D La empresa privada en que Ud. trabaja como 2estor de (I1Ms siempre +a sido cliente de (elef-nica de Per?, tanto para los servicios de telefona como para Internet. Para telefona siempre +an tenido una sola lnea cuya modalidad +a ido cambiando con el tiempo pero que a+ora es de (arifa Plana Local a un costo de .N. /" mensuales. La (arifa Plana Local incluye llamadas ilimitadas a telfonos fijos locales dentro de a red de (elef-nica del Per? y D'' minutos a llamadas a fijos locales de otros operadores. Llamadas de larga distancia y a celulares son facturadas individualmente a un costo adicional. .e moderni,- el servicio telef-nico +ace D a*os con la compra de (elef-nica de una mini 1entral con F ane$os. %l costo de la 1entral fue de U.O F/#.'' y su instalaci-n y configuraci-n cost- U.O "#, los cuales fueron financiados en EJ meses a un costo mensual total de .N #'.'' incluyendo intereses. La mini 1entral ofrece los servicios de :peradora 8irtual, comunicaci-n entre ane$os y control de llamadas internas y e$ternas. %l servicio de Internet es compartido con la misma lnea telef-nico 957.L<, por intermedio de .peedy @egocios con una velocidad nominal de E6; 9se garanti,a solamente un &'P mnimo de la velocidad nominal< con un costo mensual de .N D''. %ste precio incluye el 4outer con iIi, el dominio propio !!!.miempresa.com y # cuentas de correo electr-nico con un m$imo de &' 2;. 3ace un mes un vendedor de (elme$ 9un competidor de (elef-nica en Piura< +a visitado al 2erente de la %mpresa en varias oportunidades, insistentemente tratando de lograr que se cambien todos los servicios de comunicaci-n a la empresa que representa. 5l parecer +a ofrecido el 2erente de todo incluyendo un mejor servicio y ms bajo costo mensual. %l 2erente se +a entusiasmado por el cambio pero no desea toma una decisi-n sin contar con tu opini-n favorable. (e llama y plantea +acer el cambio ma*ana. 7%.544:LL: Q 1omenta y contesta brevemente las siguientes preguntas. .i a tu parecer es necesario tener informaci-n adicional o si creas conveniente +acer alg?n supuesto adicional, mencione stos en su respuesta. &. ABu deberas decirle al 2erenteC %n nuestra opini-n, comprometidos con la empresa diramos que, sera una buena opci-n cambiar de operador y contar con todos los servicios con los que se cuenta actualmente a un menor costo, pero antes de aceptar estos servicios, solicitar una prueba de todos los servicios que nos proporcionan y de esta manera verificar que el cambio de operador no afectara en el desarrollo de la empresaK tambin +ay que tener en cuenta ciertas cosas, por ejemplo decirle a mi nuevo operador que se desea conservar los mismos n?meros telef-nicos, asegure que no +abra problemas de comunicaci-n con nuestros clientes o proveedores, etc.

D. ABu elementos deberan tomarse en cuenta para formular y sustentar una opini-n tcnicaC La opini-n tcnica es un elemento clave en todo proceso de innovaci-n. %valuar cada una de las redes de telecomunicaciones, identificando los cambios necesarios a nivel de .oft!are, +ard!are y equipos por implementar. %laborar un plan especfico de trabajo en cada una de las redes, indicando los pasos a reali,ar para adecuar la red a la nueva red para el operador. %valuar los factores de riesgo y alternativas para preservar la comunicaci-n a los servicios de emergencia, es decir un plan de contingencia. 4eali,ar pruebas en cada red. %laborar una proforma en la que se muestren los gastos que implicara el cambio de operador. E. ABu elementos no tcnicos podran entrar a tallarC Ialta de manejo de los empleados con los nuevos equipos de (elme$ Ialta de conocimiento por parte de los empleados Bue los empleados no se adapten a las nuevas tecnologas 1ontrol de calidad e Internet La opini-n p?blica de una encuesta sobre el servicio que brinda ambas empresas respectivamente tanto el telfono como Internet.