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ORGANIGRAMAS
El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la descripcin de las unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales formales de comunicacin. A continuacin mencionamos otras definiciones: Terry. Un organigrama es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones, sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva. Melinkoff. Seala que la finalidad de un organigrama se fundamenta en la condicin de reflejar hasta donde sea posible la organizacin, con sus verdaderas implicaciones y relaciones, adems de sus estratos jerrquicos. As: a. Cuando las lneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los niveles jerrquicos superiores a los inferiores. b. Cuando se desplazan en sentido horizontal sealan que existe especializacin y correlacin. c. Cuando las lneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro indican "mando sobre". d. Cuando la lnea horizontal est colocada lateralmente indica una relacin de apoyo (la cual est colocada al lado de la unidad principal). e. Las lneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinacin entre las diversas unidades administrativas de la organizacin. f. Las lneas verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha, indican continuidad de la organizacin, esto quiere decir que existen ms unidades semejantes que no estn expresadas dentro de la estructura. g. Para representar alguna relacin muy especial o especfica se utiliza la lnea quebrada con zigzagueos. Benjamn Franklin. Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen. Guillermo Gmez Ceja. Es la grfica que muestra la estructura orgnica interna de la organizacin formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua, y las principales funciones que desarrollan. Kast, Freemont y James E. Rosenzweig. Una manera caracterstica de describir la estructura es por medio del organigrama impreso, en el que se especifican las redes de autoridad y comunicacin formales de la organizacin. A menudo, el organigrama es un modelo simplificado de la estructura.

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MBA DIRIAM ALFARO No es una representacin exacta de la realidad y por lo tanto tiene limitaciones. Muestra slo algunas relaciones aun en el nivel de la organizacin formal, y ninguna en la organizacin informal. Koontz, Harold. Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede representar en forma grfica puesto que un diagrama simplemente seala las relaciones entre los departamentos a lo largo de las lneas principales de autoridad. Munch Galindo y Garca Martnez. Los organigramas son representaciones grficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella. Reyes Ponce, Agustn. Los sistemas de organizacin se representan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos tambin como Cartas o Grficas de Organizacin. Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la manera siguiente: "Una carta de organizacin es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva." Otro concepto se expresa de esta forma: "El organigrama constituye la expresin, bajo forma de documento de la estructura de una organizacin, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente." Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia del mismo, y nicamente se diferencian en su forma y en su especificacin. Un autor considera que los organigramas son tiles instrumentos de organizacin y nos revelan: "La divisin de funciones, los niveles jerrquicos, las lneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicacin, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma". Segn el concepto de organigrama, ste muestra la estructura o los aspectos ms importantes de la organizacin: Las funciones. Las relaciones entre las unidades estructurales. Los puestos de mayor y aun los de menor importancia. Las comunicaciones y sus vas. Las vas de supervisin. Los niveles y los estratos jerrquicos. Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin.

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MBA DIRIAM ALFARO Las unidades de categora especial.

OBJETO DEL ORGANIGRAMA El organigrama consiste en rectngulos en las que se muestran grficamente las unidades organizacionales, funciones departamentos o posiciones de la organizacin y cmo estn relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que estn conectadas unas a otras mediante lneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de comunicacin. FINALIDAD DEL ORGANIGRAMA Un organigrama es el instrumento que proporciona la representacin grfica de los aspectos fundamentales de una organizacin, y permite entender un esquema general, as como el grado de diferenciacin e integracin funcional de los elementos que lo componen. En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una organizacin, sus relaciones, las caractersticas de la dependencia o entidad y sus funciones bsicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas: Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de informacin. Indican la relacin de jerarqua que guardan entre s los principales rganos que integran una dependencia o entidad. Facilitan al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la organizacin. Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, mltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisin y control. Representan las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos niveles jerrquicos. Reflejan los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin. Muestran una representacin de la divisin de trabajo, indicando: - Los cargos existentes en la compaa. - Cmo estos cargos se agrupan en unidades administrativas. - Cmo la autoridad se le asigna a los mismos.

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FUNCIONES

Para la ciencia de la administracin

Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la organizacin al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones

Para el rea de organizacin y sistemas

Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin.

Para el rea de direccin de personal

analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal.
En forma general sirve para: - Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin. - Comunicar la estructura organizativa. - Reflejar los cambios organizativos.

VENTAJAS DE LOS ORGANIGRAMAS El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes: a. Obliga a sus autores aclarar sus ideas. b. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin. c. Muestra quin depende de quin. d. Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles.

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e. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa. f. Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen. g. Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organizacin.

DESVENTAJAS DE LOS ORGANIGRAMAS No obstante las mltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son: a. Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin. b. No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sera posible construirlo con lneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, sta en realidad no se puede someter a esta forma de medicin. Adems si se dibujaran las distintas lneas indicativas de relaciones informales y de canales de informacin, el organigrama se hara tan complejo que perdera su utilidad. c. Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era, ms bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinmica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos. d. Pueden ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.

LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS Si bien es cierto que uno de los elementos ms importantes de la organizacin lo constituyen sus recursos humanos y las relaciones informales que entre individuos y grupos se producen, el intentar la representacin grfica de dichas relaciones, dinmicas y subjetivas, forzara a que los organigramas se tornaran complejos, de aqu que una de las limitaciones de stos es que expresan nicamente las relaciones formales entre los rganos que integran las dependencias o entidades. Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y mucho menos las relaciones de comunicacin que existen entre los diversos rganos que componen la dependencia. Al plasmar tan solo la estructura formal de la dependencia pueden los organigramas presentar informacin incompleta en cuanto a la realidad, por lo que resulta conveniente sealar que, si lo que se requiere realizar es un anlisis minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de informacin en instrumentos complementarios.

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CONTENIDO Un organigrama puede contener diversos datos, pero segn el criterio de un autor, estos son sus principales contenidos: Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compaa y la actividad que se defina. Nombre del funcionario que formul las cartas. Fecha de formulacin. Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organizacin, etc.) Leyenda (explicacin de lneas y smbolos especiales).

REQUISITOS Precisin. En los organigramas, los rganos de la dependencia y sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerrquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos. Vigencia. Es importante que reflejen la situacin presente y por ello sean constantemente actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualizacin, as como tambin el nombre de la unidad responsable de su elaboracin. Uniformidad. Para facilitar la interpretacin de un organigrama, referido a cualquier dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las lneas y figuras utilizadas en el diseo.

CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA LA PREPARACIN DE ORGANIGRAMAS Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un nmero excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo ms frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del ltimo nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos ltimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un nmero muy grande de elementos de organizacin... Los colores, lneas gruesas, etc., los hace confusos. El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos: o o o o o Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Nombre del funcionario que formul las cartas. Fecha de formulacin. Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.) Leyenda, (explicacin de lneas y smbolos especiales).

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MBA DIRIAM ALFARO Los organigramas u organogramas sern departamentales; se usar el formato vertical en el que las lneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparn por secciones, que sern las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicar con su rectngulo, que llevar adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarn por medio de dos lneas horizontales paralelas, que llevarn en medio el nombre de la oficina o seccin. En la parte superior del organigrama, va el nombre de la institucin seguido del nombre del departamento y el ttulo: organigrama; as como en el ngulo superior derecho, la fecha de elaboracin. Entre las tcnicas reales para la elaboracin de un organigrama se deben considerar: los datos que deben recogerse, las fuentes de informacin, los mtodos de recogerlos. Lo primero que debe determinarse es el tipo de organigrama que se va a elaborar y el rea de la institucin que vaya a representarse para recoger slo la informacin que a ambas cosas se ajuste. Para la elaboracin de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente informacin: Informacin sobre unidades. - El primer dato a obtener ser el nmero de personas que trabajan en la institucin. sta ser una cifra de control. - Un segundo dato ser el nmero de niveles, partiendo del rgano en que radique la autoridad total y los rganos que comprenden cada nivel. - Se investigarn los puestos que corresponden a cada rgano y las plazas que comprenden cada puesto. Informacin sobre relaciones. Debe precisarse con que otros rganos y qu tipo de relaciones tienen cada uno de los rganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa. Informacin sobre funciones o labores. Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere informacin sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organigrama.

Organizacin futura o actual? La elaboracin de un organigrama puede deberse a dos situaciones: A. Planeacin de una organizacin nueva. B. Representacin de una organizacin existente. Planeacin de la organizacin. En el caso de planeacin de una organizacin nueva, las nicas fuentes de informacin las constituyen los estudios y proyectos realizados.

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MBA DIRIAM ALFARO Fuentes de informacin. En el caso de una organizacin existente, las fuentes de informacin pueden ser: Los archivos de la institucin. Los empleados y funcionarios. Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.

SMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA 1. Lneas llenas sin interrupciones son aquellas que indican autoridad formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica. As tenemos que: 2. Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan especializacin y correlacin. - Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando. - Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de poyo. 3. Lneas de puntos o discontinuas son aquellas que indican relacin de coordinacin y relaciones funcionales. 4. Figura geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma. 5. Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar. 6. Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la estructura. 7. Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un nmero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades sealadas con el mismo nmero. CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS Los organigramas se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su mbito, por su contenido y por su presentacin.

Por su naturaleza.
- Microadministrativos. Corresponden a una sola organizacin, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman. - Macroadministrativos. Involucran a ms de una organizacin.

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MBA DIRIAM ALFARO - Mesoadministrativos. Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o ms organizaciones de un mismo sector.

Por su mbito.
- Generales. Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, dependiendo de su magnitud y caractersticas, por lo tanto, presentan toda la organizacin y sus interrelaciones; se llaman tambin carta maestra. - Especficos. Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea de la organizacin, por lo tanto, representan la organizacin de un departamento o seccin de una empresa.

Por su contenido.
- Integrales. Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas de una organizacin as como sus relaciones de jerarqua o dependencia. - De puestos, plazas y unidades. Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, as como el nmero de plazas existentes o necesarias. Tambin pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas. - Funcionales. Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades.

Por su presentacin.
- Verticales. Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organizacin. - Horizontales. Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma anloga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por lneas se disponen horizontalmente. - Mixtos. La presentacin utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de gratificacin. Se recomienda su utilizacin en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base. - De bloque. Parten del diseo vertical e integran un nmero mayor de unidades en espacios ms reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los ltimos niveles jerrquicos seleccionados para el grfico.

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DISEO DE ORGANIGRAMAS
FIGURAS USADAS EN LOS ORGANIGRAMAS Las unidades administrativas se representan por rectngulos y las relaciones por lneas. Los organigramas estructurales consisten en cierto nmero de rectngulos que representan personas, puestos u otras unidades, los que estn colocados y conectados por lneas, las cules indican la cadena de mando (la jerarqua de los empleados); de tal manera pueden expresar grados de autoridad y responsabilidad y clase de la relacin que los liga. Los organigramas funcionales incluyen, adems, un texto que expresa las principales funciones o labores de las unidades. 1.

Representacin de las unidades. Para representacin de las unidades conviene

usar siempre rectngulos. No es recomendable el uso de crculos, rombos, elipses u otras figuras geomtricas que hacen ms difcil la comprensin del organigrama. No es necesario hacer unos rectngulos ms grandes que otros para destacar la importancia de alguna unidad. sta se la da su colocacin en el organigrama y su relacin con las dems unidades. En el diagrama, adems de anotar el nombre del rgano dentro del rectngulo que lo represente, conviene que est identificado con un nmero. En caso de que no quepa el nombre completo en el rectngulo, se abreviar y se escribir completo al pie del diagrama. En los organigramas complementarios y analticos, en que se representan todos los puestos, conviene anotar en el ngulo inferior derecho interno del rectngulo, el nmero de plazas que integra el puesto. Forma. Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Adems, en funcin de la facilidad para su lectura, se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, as como utilizar rectngulos para representar las unidades. Dimensin. Los rectngulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones semejantes. Colocacin de las figuras. La ubicacin de las figuras en el grfico debe apegarse a las siguientes consideraciones: En diferente nivel jerrquico. La disposicin de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles jerrquicos que existan en la organizacin, los cuales varan segn su naturaleza, funciones, sector, mbito, contenido y presentacin. * En el sector pblico. Primer nivel secretario. Segundo nivel subsecretario.

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MBA DIRIAM ALFARO Tercer nivel oficial mayor. Cuarto nivel direccin general. Quinto nivel direccin de rea. Sexto nivel subdireccin de rea. Sptimo nivel departamento. Octavo nivel oficina. Noveno nivel seccin. Dcimo nivel mesa.

* En la administracin paraestatal. Primer nivel asamblea general. Segundo nivel consejo de administracin. Tercer nivel direccin general o su equivalente. Cuarto nivel direccin divisional o su equivalente o gerencia. Quinto nivel direccin de rea, subdireccin o subgerencia. Sexto nivel departamento. Sptimo nivel oficina. Octavo nivel seccin. Noveno nivel mesa.

* En el sector privado. Primer nivel asamblea de accionistas. Segundo nivel consejo de administracin. Tercer nivel direccin general. Cuarto nivel subdireccin o gerencia general. Quinto nivel direccin o gerencia divisional. Sexto nivel departamento. Sptimo nivel oficina o rea operativa.

En el mismo nivel jerrquico. Numeracin empleada en la estructura orgnica. Se deben presentar primero las unidades sustantivas u operativas, y a continuacin las adjetivas o de apoyo. Normalmente las unidades sustantivas o de apoyo son a las que se les asignan las funciones derivadas del instrumento jurdico de creacin, en tanto que a las unidades adjetivas o de apoyo, las funciones de orden administrativo y/o de carcter tcnico para soportar a las sustantivas. Participacin o secuencia de actividades. Cuando la distribucin de unidades administrativas se hace conforme al procedimiento general de trabajo de la organizacin o en relacin con los procedimientos establecidos para atender en forma particular todas y cada una de las funciones, de acuerdo con las prioridades establecidas.

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2. Lneas de conexin. Son las diversas relaciones que se dan entre las unidades que
integran la estructura orgnica, las cules se representan por medio de lneas. 2.1 Relacin principal de autoridad (relacin lineal). Es aquella en que la transmisin de la autoridad y responsabilidad correlativas a travs de una sola lnea, establece una relacin de subordinacin entre las diversas unidades que aparecen en el grfico de la organizacin. Se recomienda: - Utilizar un trazo ms grueso para las lneas que interconectan las figuras rectangulares, que el que utiliza para trazar estas ltimas. - Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque se rompe con el principio de autoridad-responsabilidad, adems de crear la impresin de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical. - Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a l por una sola lnea. - Evitar todos los trazos y tramos injustificados. - Mantener el mismo grosor de las lneas de interconexin en todo el organigrama. - La importancia o jerarqua de un rgano no se amplifica marcando ms las lneas. 2.2 Relacin de autoridad funcional. Es aquella que representa la relacin de mando especializado. Este tipo de autoridad se limita al mtodo especfico de ejecucin de una actividad y puede existir en forma paralela a la autoridad lineal, o bien entre un rgano especializado en determinada funcin y los subordinados de otros jefes de lneas. La autoridad funcional deber presentarse por medio de lneas cortas de trazo discontinuo. 2.3 Relacin de asesora. Es aquella que existe entre unidades que brindan informacin tcnica o conocimientos especializados a unidades de lnea. Normalmente, las unidades asesoras o de apoyo cuentan con una autoridad tcnica derivada de su preparacin y/o experiencia, lo cual les permite proponer a las unidades de lnea las medidas o criterios para resolver un asunto, pero no para transmitrselas como rdenes. En todo caso pueden elaborar una propuesta a un rgano superior, para que ste, a su vez, la gire con carcter de orden o mandato. Existen dos tipos de esta clase de relacin: 2.4 Relacin de asesora interna. Es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman parte de la estructura organizacional, a los rganos de lnea. Estas unidades asesoras estn conformadas con recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos de la organizacin. Su ubicacin en el organigrama se suele representar por medio de lneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad a la cual se adscriben.

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MBA DIRIAM ALFARO 2.5 Relacin de asesora externa. Es la que suministran unidades asesoras a los rganos de lnea, que aunque forman parte del grfico de la organizacin, desempean sus funciones en forma independiente de sta. Su colocacin en el organigrama se hace a travs de lneas de trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad de la cual dependen jerrquicamente. 2.6 Relacin de coordinacin. Este tipo de relacin tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas reas de la organizacin. Puede existir entre unidades de un mismo nivel jerrquico, o bien entre el rgano central y las unidades tcnico administrativas desconcentradas. La relacin de colaboracin deber representarse por medio de lneas largas de trazo discontinuo. 2.7 Relacin con rganos desconcentrados. Los rganos desconcentrados se colocan en el ltimo nivel del organigrama. Entre stos y el resto de la organizacin debe trazarse una lnea de eje para establecer su distincin. Para ampliar el contenido de los rganos desconcentrados y sus relaciones con el resto de la organizacin se puede incluir el tipo de organizacin de los rganos desconcentrados, no slo indicar su existencia. 2.8 Relacin con comisiones - Intersecretariales. Este tipo de mecanismo se integra con representantes de diferentes instituciones oficiales. Cuando forman parte del grfico de la organizacin, se les ubica adscritos al titular en un rectngulo de trazo discontinuo ligado perpendicularmente a la lnea de mando por una lnea de coordinacin. - Comisiones internas. Estas comisiones se incluyen en el organigrama, en dependencia jerrquica directa del rgano rector de sus actividades, y su presentacin se hace mediante un rectngulo y lnea de trazo discontinuo. 2.9 Relacin de subordinacin. Se representa en los organigramas verticales, mediante una lnea que sale de la parte inferior del rectngulo del rgano o de los rganos inferiores. 2.10 Relacin de representacin personal. La relacin entre jefe y ayudante se representa en los organigramas verticales mediante una lnea horizontal que parte del lado del rectngulo del jefe a un lado del rectngulo del ayudante. Esta relacin slo aparece en los organigramas complementarios y analticos. En los organigramas generales o esquemticos, los ayudantes se incluyen en el rectngulo del jefe. La relacin entre ayudante y subordinado que slo aparece en los organigramas analticos, se representa mediante lneas oblicuas de puntos que unen la parte inferior del rectngulo del ayudante a la parte superior de los rectngulos de los subordinados, si el organigrama es vertical. 2.11 Relacin de mando especializado. Si el organigrama es vertical, esta relacin se representa mediante una lnea oblicua de puntos que une la parte inferior del rectngulo

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MBA DIRIAM ALFARO del rgano especialista con la parte superior de los rectngulos de los subordinados. Slo se representa en los organigramas analticos. 2.12 Relacin de revisin. Su representacin en el organigrama depender de las facultades de que gocen los rganos de revisin ya que stos pueden actuar como rganos asesores, como ayudantes o como rganos de mando especializado. Su colocacin ser en el lugar que les corresponda segn el jefe inmediato de quien dependan. 2.13 Relacin de servicio. Esta relacin entre el rgano que presta el servicio y el que lo recibe, es una relacin especial que no se representa en el organigrama. S se representa la relacin lineal entre el rgano que presta el servicio y el jefe de lnea del cual depende.

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GLOSARIO DE TRMINOS
Organizacin. Es el arreglo de las distintas unidades de que se compone un organismo administrativo y la relacin que guardan estas unidades entre s, as como la forma en que estn repartidas las actividades de ese organismo entre sus unidades. Por eso se dice que el organigrama es el retrato o la representacin grfica de la organizacin. Por tanto, la organizacin supone: - Una estructura. - Un conjunto de actividades o funciones asignadas a los rganos. Estructura orgnica. Es la organizacin formal en la que se establecen los niveles jerrquicos y se especifica la divisin de funciones, la interrelacin y coordinacin que debe existir entre las diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos. Es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones. Unidad Administrativa. Es un rgano impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones, o parte de ellas, en determinado nivel jerrquico. Puesto. Es una unidad de trabajo especfica e impersonal constituida por un conjunto de operaciones que deben realizar, aptitudes que debe poseer y responsabilidades que debe asumir su titular, en determinadas condiciones de trabajo. (son puestos el de secretario, director, jefe de departamento, secretaria, jefe de rea, etc.) Plaza. Es el conjunto de labores, responsabilidades y condiciones de trabajo, asignadas de manera permanente a un empleado en particular, en determinada adscripcin (pueden existir, por ejemplo, 10 plazas del puesto de jefe de oficina, 5 plazas del puesto de jefe de departamento, 3 plazas del puesto de director, etc.) Nivel jerrquico. Un nivel jerrquico comprende todos los rganos que tienen autoridad y responsabilidad similares, independientemente de la clase de funcin que tengan encomendada. Por ejemplo, (el nivel de Secretario comprende a todos los secretarios, el nivel de Subsecretario comprende a todos los subsecretarios, y as sucesivamente). Autoridad de lnea. Se genera en la realizacin de subordinacin, que existe entre jefes y subalternos directos. Autoridad funcional. Se genera en la relacin de mando especializado que es la que existe entre un rgano especializado y en determinada funcin y los subordinados de otros jefes de lnea. Relacin de asesora. Es conocida tambin como de Staff y existe entre los rganos que tienen por objeto aconsejar e informar a los rganos de lnea, sus opiniones no requieren obediencia, sino son simples consejos que pueden ser aceptados o no por el jefe de lnea a quien aconsejan. Organigrama ( Organizacin y Mtodos)

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MBA DIRIAM ALFARO rgano desconcentrado. Este tipo de rgano posee facultad de decisin, pero sigue sujeto a la planeacin y control que de sus actividades realice el rgano superior. Entre sus caractersticas principales tenemos: - Creados por una ley o reglamento. - Dependen siempre del ejecutivo, de una secretaria o direccin - Su competencia deriva de las facultades del rgano superior. - Su patrimonio es el mismo que el del Estado, aunque tambin puede tener presupuesto propio. - Las decisiones ms importantes requieren de la aprobacin del rgano del cual dependen. - No pueden tratarse de un rgano superior, siempre dependen de otro. rgano descentralizado. Entre sus caractersticas tenemos: - Es creado invariablemente por un acto legislativo. - Tienen rgimen jurdico propio. - Tienen personalidad jurdica propia, que les otorga ese acto legislativo. - Tienen rganos de direccin, administracin y representacin. - Cuentan con una estructura administrativa interna. - Cuentan con patrimonio propio. - Objeto propio. - Rgimen fiscal.

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BIBLIOGRAFIA
AMBROSIO, E. (1991): Cultura como base de la estrategia empresarial. Alta Direccin, N 158, Barcelona. FRENCH, W. y BELL, C. (1996): Desarrollo organizacional (5 edicin). Prentice Hall. ROBBINS, S. (1987): Comportamiento organizacional. Conceptos, controversias y aplicaciones (6 edicin). Pretince Hall Hispanoamericana, Mxico.

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