INFORMATICA I CAP 16 Sistema Integral de Gestin Empresarial ERP BANCO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS

Qu es un ERP? El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, logstica, produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa (www.adpime.com QUE Beneficios e impactos BRINDA LOS ERPS Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en una implementacin de un ERP, as como los impactos que este tendr en la organizacin. Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP (SAP, Oracle, etc.) tiene sus beneficios caractersticos. Sin embargo la mayora de los ERP tienen en comn varios beneficios: Aqu algunos de los beneficios que podran adquirirse al implementar cualquiera de ellos:

Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales Integracin entre las funciones de las aplicaciones Reduce los costos de gerencia

Que Caractersticas Destacables De Los Sistemas Erp Hay?

Base de datos centralizada. Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las operaciones. En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes. Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniera de Procesos, aunque no siempre es necesario. Aunque el ERP pueda tener mens modulares configurables segn los roles de cada usuario, es un todo. Esto es: es un nico programa (con multiplicidad de libreras, eso si) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definicin de un ERP con la de una suite de gestin.

La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los ms utilizados).

CUALES SON LOS ERPS DE SOFTWARE LIBRE? Compiere Compiere - Solucin ERP en Software Libre es un ERP de Software Libre realizado para el mercado anglosajn, aunque necesita tecnologa propietaria para funcionar, concretamente ciertas libreras de generacin de ficheros PDF usadas internamente y la mquina virtual y bibliotecas de Sun Microsystems. Se encuentra en fase plenamente funcional, sin embargo no encaja en muchas de las necesidades legislativas europeas e hispanoamericanas. Compiere est desarrollado bajo la licencia pblica Compiere (CPL), que permite el paso a privativo de dicho software transcurridos dos aos desde su fecha de lanzamiento.

FacturaLUX Es un ERP modular disponible para Linux, MAC OS X y Windows 2000/NT. Incluye su propia plataforma de desarrollo rpido para adaptar la aplicacin. Actualmente existen en continuo desarrollo mdulos integrados para facturacin, almacn, gestin de tesorera, contabilidad financiera, talleres de automocin, formacin, tpv, control de produccin (MRP) y adems soporte completo para cdigos de barras. FacturaLUX es Software Libre que se vende con licencia GPL. GNUe. Es un conjunto de aplicaciones al estilo de FacturaLux, tambin con licencia GPL, que intentan suplir las necesidades de un ERP. Por estructura y diseo puede ser considerada un ERP al uso, ya que persigue la integracin, modularidad y adaptabilidad. Cada proyecto se desarrolla completamente por separado y se enlaza posteriormente al resto, manteniendo una estructura comn central. openXpertya, solucin empresarial global openXpertya es un ERP open source en espaol, especialmente adaptado para la legislacin y el mercado espaol e hispanoamericano. Incluye solucin de CRM y comercio electrnico a tres niveles (B2B, B2C, EDI) as como de todos los mdulos necesarios para su consideracin como un ERP, incluyendo gestin de proyectos, gestin de campaas, marketing, Puntos de Venta remotos y descentralizados, utilizacin por todos los niveles de una franquicia, etc. openXpertya es una aplicacin ERP de Software Libre. openXpertya se encuentra en fase plenamente funcional. Todo el cdigo de openXpertya est desarrollado en J2EE por lo que es multiplataforma (independiente del sistema operativo a nivel de servidor y de cliente) y est desarrollado en tres capas. La capa de la base de datos es independiente desde la versin 2.0, anteriormente estaba limitada a trabajar sobre Oracle. Todo el cdigo de openXpertya es libremente descargable y est basado en la licencia propia LPO, traduccin legal de la CDDL (original de SUN) al espaol, y con posibilidades de relicenciamiento bajo virtualmente cualquier otra licencia de software libre y expresamente bajo LGPL.

TinyERP. Es un software de ERP al uso, basado ntegramente en la licencia pblica GPL y libremente descargable. Aunque desarrollado inicialmente en blgica, existe traduccin al espaol de versiones anteriores. TinyERP es un ERP pequeo orientado al uso en la PYME, aunque dispone de mdulos como gestin de proyectos o estadsticas, ms habituales de empresas de mayor tamao. TinyERP se encuentra en un estado funcional sobre Linux y Windows, aunque algunos mdulos an estn en desarrollo. Actualmente est avanzando hacia su integracin con EzPublish. TinyERP internamente usa un modelo de Flujos de Trabajo (WorkFlow), con arquitectura en tres capas. Est desarrollado en Python, PyGTK y sobre PostgreSQL, lo que podra ser interpretado como su punto dbil debido a la velocidad obtenida.

QUE ES UN SOFTWARE ERPS? Para que comencemos a entender al ERP, es importante que sepamos que no posee ninguna conexin directa con su sigla. Olvide la palabra planificacin, l no hace eso, y olvide la palabra recurso, un trmino descartable. Pero acurdese de la parte empresarial. l sirve para integrar todos los departamentos y funciones de una compaa en un sistema de computacin que puede servir a todas necesidades particulares de cada una de las diferentes secciones. Es un gran desafo construir un nico programa de software que supla las necesidades del departamento financiero, as como las de los trabajadores de recursos humanos y tambin las del depsito y es eso lo que el ERP hace. Cada uno de esos departamentos, tpicamente, poseen su propio sistema, cada uno perfeccionado para cada necesidad, para la forma de trabajo de cada departamento. El ERP combina todos ellos juntos en un slo programa de software integrado que trabaja con una base de datos en comn. De esta forma, todos los departamentos pueden ms fcilmente compartir informacion y comunicarse entre s. ERP M,EJORA LA PERFOMANCE EN LA EMPRESA? Un ERP automatiza las tareas optimizando la performance de un proceso, como la finalizacin de un pedido, el cual toma el pedido de un cliente, lo enva y lo cobra. Con El ERP, cuando un vendedor recibe el pedido de un cliente, l o ella, tiene toda la informacin necesaria para completarlo. Todas las personas en la empresa tienen el mismo visor y tienen acceso a una nica base de datos que guarda el nuevo pedido del cliente. Cuando un departamento termina su parte de un pedido, este es enviado automticamente hacia el prximo departamento va ERP. Para saber en que punto est un pedido, en un determinado momento, slo basta checkear en el ERP. El proceso se mueve como un rayo dentro de la organizacin, y los clientes reciben sus pedidos ms rpidamente que antes. El ERP consigue aplicar esa misma magia a la mayora de los procesos empresariales, de

la misma forma mantiene a los operarios informados sobre sus beneficios o sobre decisiones financieras en general. Ese, al menos, es el sueo del ERP. La realidad es mucho ms dura. Vamos a retornar a los puntos tratados anteriormente. Aquel proceso tal vez no haya sido eficiente, pero fue simple. El departamento financiero hizo su trabajo, el depsito hizo su trabajo y si algo anduvo mal fuera de las paredes del departamento, ese problema es siempre de otra persona. Con El ERP esa historia cambia sensiblemente: los vendedores que reciben los pedido de los clientes, ya no son mero data entrys colocando el nombre de alguien en un ordenador y pulsando en la tecla Enter. El monitor del ERP hace de ellos personas de negocio. Va desde el crdito del cliente, pasa por el departamento financiero y va hasta el flujo de trabajo del depsito. El cliente pagar en da? Nosotros seremos capaces de embarcar el producto en tiempo? Esas son preguntas que los representantes de ventas nunca tuvieron que hacerce antes y que afectan el cliente y a todos los otros departamentos de la empresa. Pero no son slo los vendedores que tendrn que despertarse . Las personas en el depsito, que estaban acostumbradas a mantener las fechas en la cabeza o en pedazos de papel, necesitan colocar toda informacin on-line ahora. Si ellos no hicieran eso, los representantes de venta no veran los bajos niveles de productos en el monitor y hablaran a los clientes que sus pedidos no estn disponibles en el stock. Compromiso, responsabilidad y comunicacin nunca fueron tan probados antes OPORTUNIDADES Y RIESGOS DE LA ELECCION DE UN ERP Ms que un cambio de tecnologa, la adopcin de un sistema de gestin empresarial implica en un proceso de transformacin organizacional. Las empresas de porte medio, que componen el llamado middle market, son actualmente el gran objetivo de los proveedores de software ERP. La razn de eso es simple: el inminente angostamiento del mercado formado por las grandes corporaciones, que, si an no implantaron, por lo menos ya se decidieron por una solucin de gestin integrada. La nica manera, por lo tanto, que los productores de software tienen para continuar creciendo es seducir al inmenso universo de las medianas empresas. Pero que es middle market? De manera general, es la franja de mercado en la cual se sitan las empresas con facturacin anual entre US$30 y US$150 millones. Se trata, en verdad, de un segmento con caractersticas muy diferentes de las que se observan en las grandes compaas. Las empresas medianas, generalmente tienden a ser ms informales en sus procesos de negocios, como tambin son muy menos propensas a realizar grandes inversiones en Tecnologa de la Informacin (IT). En muchas, el acervo de aplicaciones an es restricto, en trminos funcionales y tecnolgicamente. Adems de eso, raras veces estn en condiciones de disputar el mercado de profesionales especializados en ERP, entre los ms bien pagados cuando se trata de IT.

Y si es as, el modelo propuesto en ese segmento tendr que ser, obligatoriamente, diferente a aquel en que los proveedores de software venden a las grandes empresas. Es necesario adoptar un estilo mucho ms light, en lo que se refiere la ventas, distribucin, implementacin y soporte. COMO ELEGIR EL MEJOR SOFTWARE ERP En el midle market jams se habla de proyectos millonarios y que sean concluidos en el plazo de dos aos. Pero las medianas empresas tambin se necesitan de implementaciones que les traigan resultados palpables, de manera de mejorar su productividad y competitividad. Es preciso no olvidar que el proceso de globalizacin y el aumento de la competencia afectan a las empresas de todos los tamaos y segmentos. Inclusive ellas. As, el rediseo de procesos (inclusive las adaptaciones de los procesos internos a los procesos propuestos por el ERP) y cambios organizacionais son esenciales para que los objetivos sean efectivamente alcanzados. La empresa debe abandonar la vieja estructura organizacional jerarquizada y caminar hacia estructuras ancladas en procesos. La adopcin de ese modelo, inicialmente adoptado por la industria de manufactura, deber ser absorbido tambin por otros segmentos, como servicios y sector pblico, que, entre otros, comenzarn a usar sistemas de gestin integrada con ms intensidad. Luego, an para una empresa mediana, la implementacion de un sistema ERP no puede ser encarada como un simple cambio de tecnologa. Se trata, por encima de todo, de un proceso de change management, o transformacin organizacional. La adopcin de un ERP constituye, an, una excelente oportunidad para que muchas empresas de medio porte suban en la escala tecnolgica. El potencial de integracin y la posibilidad de que basen todas sus aplicaciones en la arquitectura clienteservidor, son un llamado de ms tratndose de soluciones de gestin empresarial. El proceso de seleccin del paquete debe ser pragmtico, pero riguroso, lo suficiente para evitar una eleccin fallida. Un fallo en ese sentido puede resultar en el uso de proceso y tecnologa totalmente inadecuados a la cultura y operacin del negocio, lo que, con certeza, comprometera el desempeo de la empresa. En resumen, en el proceso de seleccin deben ser consideradas tres clases de criterios: Funcionales Como no existe solucin universal, es absolutamente necesaria una cuidadosa seleccin de criterios de funcionalidad que caractericen precisamente las expectativas de la empresa con relacin al ERP. Las necesidades especficas varan mucho de empresa a empresa y deben ser respetadas. El objetivo es evaluar el grado de adherencia y adecuacin a los procesos de negocio de la organizacin y su modelo de gestin corporativa.

Tcnicos Basados en los direcionamentos definidos por la arquitectura de IT de la empresa. El objetivo es garantizar que las caractersticas tcnicas y operacionales del aplicativo estn afinadas con el direcionamento estratgico de la empresa en tratndose de tecnologa de la informacin. Mercadolgicos El mercado de ERP es altamente competitivo y difcilmente todos los proveedores tendrn condiciones de sobrevivir empresarialmente. As, dbese garantizar que la relacin entre la organizacin y el proveedor de software de gestin sea bastante duradera. No se cambia de ERP como de camisa. El objetivo de ese criterio es analizar los principales aspectos comerciales y mercadolgicos relativos a los proveedores y sus productos. Para la comparacin de las diferentes soluciones disponibles, los parmetros sern compuestos por requisitos eliminatorios y clasificatorios, con prioridades y respectivos pesos especficos atribuidos por los propios usuarios. CUANTO TIEMPO LLEVA UN PROYECTO ERP? Implementar un ERP no fue un proceso fcil para las compaas que lo hicieron. No se engae cuando vendedores de ERP dicen que el tiempo de implementacin, en media, es de tres o seis meses. Las implementaciones que fueron hechas en un corto tiempo (porque seis meses es un corto tiempo), fueron realizadas en pequeas empresas, o fueron limitadas a pequeas reas de la empresa, o slo usaron las partes financieras del programa ( en lo cual el ERP es slo un caro sistema de contabilidad). Para implementar un ERP correctamente, la forma en que se la empresa trabaja tendr que cambiar, as como la forma como las personas trabajan. Y ese tipo de cambio no acontece sin dolor. A no ser que la forma en la que ud. negocia haga que le est yendo extremadamente bien, los pedidos son embarcados en el periodo correcto, su productividad es mayor que la de su competencia, sus clientes estn completamente satisfechos, si es as, en ese caso, no hay ninguna razn para pensar en instalar un ERP. Es importante no focalizarce en el tiempo que llevar su implementacin, ya que transformaciones reales con el ERP normalmente llevan entre uno y tres aos de promedio, pero s debe entender porque usted necesita un ERP y como puede utilizarlo para aumentar sus negocios. COMO TENER EXITO AL IMPLEMENTAR UN SOFTWARE ERP La implantacin de un ERP con xito, actualmente es como un juego de ajedrez, usted puede estar pensando que est ganando en la implantacin, pero de pronto: Jaque Mate. Algunas empresas, optan por consultoras de implantacin, otras por implantacin propia como forma de reduccin de costes y algunas con consultoras de la propia desarrolladora del ERP. Conforme el rgimen de la empresa, la misma selecciona el sistema de gestin de diversas formas, algunas porque hallan el nombre bonito (por la marca), otras porque el sistema es importado (por el origen), o

porque es nacional (por el costo), otras porque la competencia ya lo instal o lo est comprando (por el mercado). Lo que algunas empresas olvidan es que en los das de hoy existen mtodos de evaluacin y seleccin del ERP, as se puede encontrar un ERP con mayor adherencia a los procesos de la empresa, visando menor coste y rentabilidad. Este trabajo lleva un promedio de 6 meses, pudiendo ser realizado por consultoras tercerizadas, o por operarios internos que conozcan la metodologa. Abajo encontrar algunos tpicos enfatizando los pasos de una implantacin de ERP, desde el inicio de la seleccin, pasando por la implantacin y finalizando con la operacin. 1. Relevamiento de Procesos La mayora de las empresas se esmeran en que sus empleados realicen el dibujo de procesos, lo que dificulta la definicin de los procesos del ERP, visto que algunos procesos son cambiados en el transcurrir de la implantacin. Los empleados casualmente llevan a errores de procesos. Es imprescindible antes de cualquier definicin, relevar los procesos de la empresa, donde estos irn a direccionar los parametrizadores del ERP. 2. Relevamiento de las Necesidades de la Empresa Algunas empresas no consiguen identificar las Necesidades de la Empresa para los prximos aos. Es en este momento, que la direccin tiene que tomar la decisin de la compraventa del ERP, y conseguir visualizar este nuevo sistema para los prximos 10 o 20 aos, slo que ahora con una visin de administracin y con una mejor herramienta en las tomas de decisiones. 3. Anlisis de conjuncin de los Sistemas (Funcionalidad x Necesidad) Momento difcil para la empresa que entrev sus procesos x sus necesidades y sus espectivas en los sistemas de gestin, es en este momento que las desarrolladoras de ERP consiguen vender la idea de funcionamiento del sistema, o sea el sistema atiende todo. Sin embargo si no hubiera una conferencia de las funcionalidades del sistema con las necesidades, la empresa pierde tiempo en la implantacin, perdiendo tiempo, pierde dinero! 4. Anlisis de conjuncin Tecnolgica (equipamientos y mejoras) El Gerente de IT de la empresa en este momento tiene que estar atento, pues cualquier especificacin errada puede necesitar un upgrade en tecnologa despus de la produccin. Para los proveedores esta definicin no tiene mucha importancia, se realiza un relevamiento superficial con algunas informaciones seleccionadas en conjunto con el gerente de informtica, los proveedores reportan una posible configuracin de servidor. Sin embargo no se cuenta sobre como funcionar el sistema despus de la implantacin, la performace del mismo, base de datos, procesos, rutinas de backup, rutinas online y offline. La empresa simplemente, por falta de conocimiento y reduccin de costes, adquiere lo que los proveedores muestran. Como la implantacin dura en torno a 6 meses y el relevamiento de la configuracin fue superficial, luego el servidor estar exigido, pues la informacion generada es mayores que lo previsto en el inicio de la implantacin. La mayora de las veces se tiene la necesidad de hacer un upgrade en el servidor.