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Curso: Contabilidad Básica.

Módulo 1: La Contabilidad: Antecedentes Básicos.


Objetivo: Identificar los aspectos básicos de la contabilidad.
Lección 1: Introducción a la Contabilidad.

Lección 1:
Introducción a la Contabilidad.

Prácticamente todas las personas trabajan con conceptos e


información económica o contable en su vida diaria. Cuando una
persona calcula los gastos que ha tenido o va a tener cada mes, al
objeto de saber si con su sueldo puede o no ahorrar para el viaje
de vacaciones o cambiar de coche, está utilizando y razonando en
términos económico-contables.
La sociedad actual, en todos sus ámbitos, se caracteriza por ser una
sociedad de la información. Como parte de este entorno, la actividad
económica, y los distintos participantes de la misma, precisan de
gran cantidad de datos de naturaleza económica y de otro tipo.
La información económica es vital para la sociedad en la que
vivimos. Toda entidad privada, desde una pequeña empresa a una
multinacional, necesita procesar información y elaborar informes
para tomar decisiones de naturaleza económica. También, las
entidades públicas precisan de información de carácter económico
en el desarrollo de las actividades que tienen encomendadas.
La información económica que precisan estas entidades es de muy
diverso tipo, y en particular sobre el valor de sus bienes y sus deudas,
así como la cuantía de sus ingresos y sus gastos.
Constantemente se oyen y se usan conceptos económicos o
contables. Diariamente en los periódicos, televisión y radio las
noticias económicas hacen referencia a términos como presupuestos,
déficit, gastos, ingresos, beneficios, pérdidas, activos y pasivos, etc.,
tanto para referirse a las actividades del sector privado (empresas)
como las actividades del sector público.

El objetivo general de la contabilidad, tema que trataremos


en este curso, es proporcionar información útil de lo que está
sucediendo en la realidad económica de una empresa para
la toma de decisiones: reflejar su patrimonio, presentar los
resultados alcanzados, demostrar la gestión realizada y
justificarla, son varios de los aspectos que se desprenden de esta
información, que ha de ser veraz, exacta, y al día.
Tema 1: Concepto, objetivos, función y ámbitos de
acción de la contabilidad.

Cuando hablamos de contabilidad, debemos animarnos a verla con


otros ojos. Imaginemos que estamos cuidando la entrada de un edificio
muy importante. Deberíamos estar atentos a quién entra, quién sale
y cuándo. Deberíamos llevar el registro de todo lo que ocurre frente a
nosotros. La contabilidad es algo muy similar, la organización sería el
edificio y la contabilidad sería quién cuida la entrada y salida, porque
ella se ocupa de llevar un registro de las cuentas del negocio.

Para entender de mejor manera este tema, comenzaremos definiendo los conceptos más
relevantes a la base.

¿Qué es la Contabilidad?

“La contabilidad se define como la


técnica constituida por los métodos,
“La contabilidad es una ciencia de procedimientos e instrumentos,
la información, cuyo objetivo se aplicables para llevar a cabo el
centra en la colección, clasificación y registro, clasificación y resumen de los
manipulación de datos financieros; efectos financieros que provocan las
tanto de las organizaciones como de los operaciones que realiza la empresa,
individuos particulares”. con el objeto de obtener la información
necesaria para elaborar estados
financieros”.
La contabilidad es instrumental dentro de las organizaciones, lo que quiere decir que es
un determinante para su estabilidad financiera. Los contables son los responsables de
determinar el balance global de su riqueza, beneficio y liquidez.

Sin la contabilidad, las organizaciones no tendrían bases o un fundamento para tomar


decisiones a largo plazo. Los presupuestos de las actividades de marketing, la reinversión
de utilidades, el desarrollo e investigación y el crecimiento de la compañía, todo depende
del trabajo de los contables.

“Los gerentes
inteligentes
intentan predecir
el futuro financiero
de la organización
y tomar decisiones
en base a esas
expectativas”.

La finalidad e importancia de la contabilidad consiste en:


• El registro, clasificación y resumen de todas y cada una
de las operaciones que realice la empresa, que tengan
efectos financieros.
• Obtención de información financiera relativa a
la situación de la empresa, los resultados de sus
operaciones y otros aspectos financieros.
• Elaboración de los estados financieros: Balance
General, en el que se presenta la situación financiera;
Estado de Resultados, en el que se muestra el resultado
de las operaciones realizadas y otros, en los que se
describen diferentes aspectos de carácter financiero.
Las 5 funciones principales del Departamento de Contabilidad.
A pesar de que algunas personas puedan tener opiniones diferentes sobre las funciones de
la contabilidad, los roles y tareas esenciales de cualquier departamento especializado en
esta área, dependerán de la naturaleza específica de cada negocio. Revisemos cuáles son
estas funciones, a continuación.

Funciones del Departamento de Contabilidad

Salida de dinero - Realizar Con el objetivo de mantener las relaciones con los vendedores
pagos o mantener las hay que asegurarse de que cada persona recibe el dinero que
facturas pagadas. le corresponde a tiempo. La función del departamento de
contabilidad incluye mantener el ojo en las oportunidades,
para ahorrar dinero. Por ejemplo, determinar si hay
descuentos o incentivos disponibles por pagar cuanto antes
a ciertos vendedores. Por lo menos, deben ser programados
para asegurarse de que el pago del dinero se realiza a tiempo,
para evitar posibles cargos.

Entrada de dinero – Otra tarea crítica del departamento de contabilidad es la


procesar los pagos de tener en cuenta y realizar un seguimiento de los cobros,
recibidos.
incluyendo las facturas pendientes y cualquier acción
de cobro requerida. Las personas encargadas de esta
función son responsables de crear y rastrear las facturas.
La responsabilidad incluye el asegurarse de que los
clientes paguen sus deudas a tiempo, así que el sistema de
recordatorios amistosos es crucial.

Nómina de sueldo – La nómina de sueldo es otra de las funciones principales del


asegurarse de que todos los departamento de contabilidad. Se centra en asegurarse de
trabajadores son pagados.
que todos los empleados son pagados de forma precisa y a
tiempo. En el mismo tiempo, se evalúa el impuesto adecuado
y la tasa de pago con el estado o las agencias del gobierno.
Presentación de informes La razón principal de por qué se guardan los datos de forma
– preparar informes adecuada en el software de contabilidad, es para preparar
financieros. los informes financieros pudiendo ser utilizados para el
presupuesto, la previsión y otro tipo de procesos de toma de
decisión. Adicionalmente, se necesitan de otros informes para
comunicárselos a los inversores, bancos y otros profesionales
que desempeñan un papel en el crecimiento del negocio.

Controles financieros – Los controles financieros incluyen las reconciliaciones, dividir


evitar errores, fraudes o las responsabilidades y seguir los estándares establecidos en
robos.
los principios de contabilidad. Todos deben evitar errores,
fraudes o engaños de cualquier tipo. El trabajo del inspector
es asegurarse de que los procedimientos se realicen de forma
adecuada y de manejar el proceso sin que existan errores.
Ámbitos de acción de los profesionales de la contabilidad
Tener conocimientos sólidos sobre contabilidad, y para algunas actividades un título
acreditativo de los mismos, permite el desempeño de multitud de actividades profesionales,
entre las que puede destacarse las que se exponen en los párrafos siguientes.

Gestión contable en la empresa privada.

• En muchas pequeñas empresas la persona encargada de la


gestión administrativa suele ser la encargada de mantener los
registros contables de las operaciones que se realizan.
• En grandes empresas suele haber todo un departamento de
contabilidad, que aunque independiente, forma parte del
departamento administrativo-financiero.
Dentro del departamento de contabilidad, hay personal dedicado
al control y registro de compras y gastos, de ventas e ingresos, de
tesorería, otros encargados de la auditoría interna, de realización de
presupuestos, del control de costes, de análisis de la información,
etc. El responsable último del área contable es el director financiero,
que forma parte del equipo directivo de la empresa.

Asesoría o consultoría contable y fiscal.

Muchos graduados actúan independientemente o dentro de


empresas especializadas, prestando asesoramiento o consultoría a
empresas a cambio de honorarios. La actividad de estas asesorías
es muy diversa, desde la simple recomendación al cliente ante un
problema de decisión, a la gestión de todos los registros contables
y elaboración y presentación de toda la información que el cliente
pueda precisar para su propio uso o para cumplir la legislación
mercantil y fiscal en materia de información financiera obligatoria.
Auditoría de cuentas.

Una fuente de actividad importante son las empresas de auditoría


o auditores independientes, cuya misión es verificar la información
contable presentada por las empresas a los usuarios externos.

Gestión contable en el sector público, tanto de empresas públicas


como de administraciones públicas.

Los conocimientos de contabilidad permiten desempeñar funciones


similares a las que se realizan en el sector privado. Las empresas
públicas se rigen por las mismas normas que las empresas privadas y
por su parte, las distintas administraciones requieren de importantes
departamentos de contabilidad para la gestión de sus presupuestos
y la elaboración de información patrimonial.

Gestión contable de entidades no lucrativas (asociaciones,


fundaciones, ONG, etc.).

Las necesidades y requerimientos informativos en materia contable


de estas entidades no difieren significativamente de los de la
empresa privada, incorporando algunos elementos de gestión
presupuestaria.
Otras profesiones.

Finalmente, debe señalarse que se requieren conocimientos de


contabilidad para otras muchas actividades profesionales. Los
conceptos contables son usados en multitud de campos y se precisa
su conocimiento por parte de:
• El sector financiero: analistas de inversiones, empresas de
calificación, entidades financieras.
• El sector jurídico: abogados y jueces, dado que en los tribunales
se juzgan multitud de actividades económicas.
• El sector de técnica o tecnología: ingenieros y arquitectos que
junto con las cuestiones técnicas añaden aspectos económicos
como factores a considerar para la elección entre alternativas.
• El sector político: dado que la gestión de los recursos públicos
precisa de estudios tanto sobre los ingresos como sobre los
costes de las políticas públicas.
Tema 2: Características de la Información Contable.

La información contable cumple un papel clave, ya que permite


identificar, registrar, medir, clasificar, analizar y evaluar de manera
sistemática y ordenada todas las operaciones o actividades que se
hacen en una organización. Es necesaria para quienes llevan adelante
la empresa y también para todos aquellos que de alguna manera
interactúan con la empresa desde fuera de ella.
Por otro lado, es un requisito legal contar con todos los datos
comerciales, para poder presentarlos si estos son solicitados por
alguna autoridad competente (por ejemplo, para una inspección
tributaria). Además de la propia gerencia o el propio directorio,
los usuarios de la información contable pueden ser sindicatos,
proveedores, inversores, organismos de fiscalización, acreedores,
bancos, etc.
Entre las características de la información contable que podemos nombrar, están las que se
mencionan a continuación:

Significativa

Verdadera

Clara

Exacta

Referida a un nivel Razonable Óptima

Completa

Económica

Oportuna

Significación: Es la relación estrecha que existe entre la información


y la realidad que ésta representa, lo que requiere veracidad de los
datos y comparabilidad de la información.

Confiabilidad: Es la característica esperada por el usuario, para lo


cual se requiere objetividad y verificabilidad de la información. La
información debe permitir que los usuarios puedan depender de
ella al tomar sus decisiones, es decir, debe ser información confiable,
para lo cual es necesario que cumpla a su vez los requisitos de
verificabilidad y representatividad.
Veracidad: Que refleje la realidad de los hechos económicos. La
información debe poder ser corroborada por gente diferente de
quienes la suministraron. Debe haber seguridad respecto de los
datos que se brindan, se debe chequear absolutamente todo, nunca
basarse solo en lo que otro comunica, ya que puede haber errores
involuntarios.

Exactitud: Debe evitar ambigüedades de los hechos económicos.


La información contable debe estar acorde con los objetivos y las
necesidades de quienes recurrirán a ella.

Clara: Para favorecer su comprensión. La información contable


debe ser fácil de comprender, debe estar redactada de manera clara
y organizada, sin demasiados tecnicismos, para resultar accesible
aun a personas no expertas en temas contables.

Referida a un nivel: Para proporcionar la información que realmente


necesita el usuario, no otra, sino la que utiliza.

Completa: Proveer los elementos necesarios sin omisiones


respecto de la situación informada. En la información contable no
se debe “recortar” la información, no debe haber omisiones, se
debe incluir todo de manera de lograr una representación fidedigna
de la situación contable. La información debe ver el todo, no una
parte puntual, pues eso podría llevar a una idea irreal de la situación
contable. Cuanto más precisa, más representativa será.

Económica: En cuanto a que el costo de obtenerla no resulte


superior al beneficio esperado por su utilización.

Oportuna: Que esté disponible en el momento en que efectivamente


se necesite.

Óptima: Cuando la información cumple los requisitos de ser:


significativa, completa, económica y además es oportuna, estamos
con información óptima.
Fraude e información financiera
A continuación, revisa el siguiente caso sobre Fraude e información financiera, donde
podemos aplicar todas estas características de la información financiera.

En tu plataforma de estudio encontrarás material interactivo para reforzar tu aprendizaje


Las personas, empresas e instituciones usan la información contable para la toma de
decisiones con relación a su patrimonio y sus actividades. Existen tres tipos de decisiones
básicas, que de una forma u otra realizan todas las unidades económicas. Algunas de
las decisiones que se indican pueden requerir otro tipo de información, además de la
información económica y contable.

1. Decisiones de financiación. Se trata de decisiones relacionadas


con la obtención de fondos por parte de terceros. Los informes
contables deben proporcionar la información necesaria para
contestar a preguntas tales como: ¿debo pedir prestado o
no?, ¿qué importe solicitar?, ¿a qué entidad financiera?, ¿qué
modalidad de deuda es más adecuada?, ¿tengo capacidad para
endeudarme?, ¿podré pagar los intereses correspondientes y
devolver el importe principal solicitado?, etc.

2. Decisiones de inversión. Se trata de decisiones relacionadas


con la inversión de los recursos financieros disponibles. Los
informes contables deben proporcionar la información necesaria
para contestar a preguntas tales como: ¿es conveniente sustituir
la maquinaria actual por otra más eficiente?, ¿debo ampliar el
negocio adquiriendo más locales o fábricas?, ¿si tengo fondos
disponibles en qué empresa debo invertir?, ¿qué empresa es
más rentable?, ¿qué empresa está menos endeudada y es más
solvente?, ¿qué empresa genera más beneficios?, etc.

3. Decisiones operativas. Se trata de decisiones relacionadas con


la gestión diaria de los negocios y las actividades. Los informes
contables deben proporcionar la información necesaria para
contestar a preguntas tales como: ¿qué actividades de las que
realiza mi empresa debo potenciar?, ¿y cuáles debo cancelar?,
¿qué clientes son más rentables?, ¿debo contratar más
personal?, ¿con qué bancos es mejor operar?, etc.