LECTURAS BASICAS DE FINANZAS DIAGNOSTICO FINANCIERO LECTURAS BASICAS DE FINANZAS DIAGNOSTICO FINANCIERO UN CASO PRACTICO DE ANALISIS Y REFLEXION PREPARADO

POR : DR. VIRGILIO RAMON LA CLINICA "EL ALENTAO". INTRODUCCION Con el propsito de consolidar los conceptos que hacen referencia con los temas de Diagnstico Financiero, a continuacin se presenta un caso, en donde se han tomado situaciones de la vida real conjugadas con las experiencias tanto acadmicas como profesionales del autor, haciendo nfasis en que el objetivo que se busca es de tipo adacmico; por lo tanto, cualquier semejanza con alguna empresa en particular es pura coincidencia.. Para su desarrollo se utilizar la "Metodologa del caso" ; lo que implica que no habr una nica solucin. Lo que se pretende es que el participante desarrolle habilidades y ampli sus conocimientos sobre los temas tratados; de tal manera, que le permita elaborar su propia solucin teniendo como marco de referencia los conceptos tericos y sus experiencias profesionales. De acuerdo con lo anterior y con el fin de tener una idea de como se desarrolla el caso, seguidamente se dan algunas recomendaciones que es aconsejable tener en cuenta: En primer lugar, se deben conformar grupos de trabajo, con un mximo de cuatro participantes. Cada participante deber leer el contenido del caso, con el fin de ubicarse en el mismo y posteriormente discutirlo a nivel de grupo. A nivel de grupo, debern obtener la informacin que consideren necesaria sobre la industria, con el fin de conocer, a nivel general, su funcionamiento, evolucin y perspectivas y de esta forma tener ms herramientas que conduzcan al enriquecimiento de la discusin. La informacin financiera y contable que se entrega deber ser analizada y validada por los diferentes grupos. As mismo, debern realizar los dems clculos que estimen conveniente para la elaboracin del diagnstico financiero. Se recomienda elaborar el estado de fuentes y usos de los dos ltimos aos y las razones financieras que requieran para todos los aos. Estos clculos los deben realizar con la ayuda de las hojas electrnicas. ASPECTOS GENERALES. La Clnica El Alentao es una institucin creada, hace ms de diez aos por un grupo familiar, conformado por cinco profesionales ( dos mdicos, un odontlogo, un abogado y un administrador de empresas), todos con estudios de especializacin en alta gerencia.. La entidad esta situada en Santaf de Bogot y presta los servicios de consulta externa, urgencias y hospitalizacin con una capacidad de sesenta camas. La estructurar administrativa , incluido los dos primeros niveles, es la siguiente: Un Director General (La ocupa El Abogado, que es el Padre de la familia). Un Subdirector cientfico (ocupado por el hermano mayor- Mdico) Un Subdirector Financiero ( Desempeada por el otro mdico) Un Subdirector Administrativo ( La desempea la Administradora de empresas de la familia)
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LECTURAS BASICAS DE FINANZAS DIAGNOSTICO FINANCIERO Un subdirector Comercial ( Desempeada por el odontlogo de la casa). La familia, liderado por su Padre, opt como poltica administrativa que las diferentes subdirecciones fueran desempeadas por cada uno de sus hijos por un trmino de un ao, despus de cumplido este plazo rotan a las otras subdirecciones. La planeacin de la Clnica es desarrollada por el grupo familiar y se tiene como principio el no dar a conocer a los dems miembros de la organizacin, el resultado de ese proceso de planeacin; pues, se tiene el concepto , que los planes, objetivos y estrategias de la empresa interesan solamente a la familia y que en ltimas, los delineamientos generales son diseados por el Abogado; ya que en los comits ejecutivos siempre se presentan discusiones entre los dos hermanos mdicos. El que actualmente ocupa la subdireccin cientfica, piensa que en la entidad debe primer la voluntad de servicio, el que debe prestarse con calidad sin tener en cuenta los costos que esto demande, mientras que el otro (actualmente ocupa la subdireccin financiera) piensa lo contrario, si bien es cierto que el servicio hay que prestarlo con calidad tambin es cierto que se deben manejar los costos para que el margen de ganancia sea cada vez mayor, ya que esta es una entidad que debe administrarse como una empresa privada, en donde prime por enmcima de todo, los principios de utilidad y lucro. La estructura administrativa de cada una de las subdirecciones se presenta a continuacin: Subdireccin Cientfica:: Consulta Externa, Urgencias, Hospitalizacin, Laboratorio Clnico y exmenes de diagnstico Subdireccin Financiera: Tesorera, Contabilidad y Presupuestos, Cartera y Farmacia Sudbireccin Administrativa: Recursos Humanos, Servicios Generales, Adquisiciones, Inventarios y Almacenes Subdirecin Comercial Servicio al cliente La planta de personal por subdirecciones es la siguiente: Subdireccin Ejecutivos Cientfica Financiera Administrativa Comercial 5 4 5 2 Profesionales Administrativos 13 (1) 2 12 1 10 3 13 3 Operativos 18 (2) 5 20 1

(1): Incluye 3 enfermeras jefes (2): Incluye 12 auxiliares de enfermera El salario promedio mensual, incluidas prestaciones sociales, para los diferentes niveles y a pesos de hace TRES aos se presenta a continuacin: Ejecutivos Profesionales Administrativos Operativos $4.500.000 $ 1.900.000 $ 1.250.000 $ 750.000

ASPECTOS CIENTIFICOS: CONSULTA EXTERNA: El servicio de consulta externa presenta las siguientes situaciones:

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LECTURAS BASICAS DE FINANZAS DIAGNOSTICO FINANCIERO El area fsica esta dotada de una recepcin, cuatro consultorios, una sala de espera y un bao para dama y otro para caballero, pero distribuido en un espacio reducido. No obstante, cuenta con los equipos necesarios para el desarrollo de esta actividad. La afluencia de pacientes es alta, ya que en promedio asisten diariamente, en promedio, ciento cincuenta a solicitar citas y estas son dadas unicamente en forma personal, lo que implica de una parte, la congestin de la recepcin y de otra, que estas las den para los veinte dias siguientes. Esta situacin ha originado el descontento de los usuarios por cuanto la calidad en el servicio se ha venido deteriorando y no existe continuidad en el control y seguimiento de los pacientes que alli acuden. Adems de otorgrar las citas personalmente, estas se otorgan manualmente; registrando, unicamente, en un libro y sin especificar el tipo de conuslta, el nombre del paciente sin verificar el documento que lo acredite como usuario del servicio por el cual viene. Adicionalmente, se presenta una desercin aproximadamente del 30% entre las citas dadas y las consultas atendidas, ya que las citas no se pueden confirmar. De otra parte, cuando el paciente viene a consulta, el auxiliar encargado de historias clnicas , siempre abre por paciente una historia (en hoja suelta) y diligencia la informacin bsica, pero en la mayora de los casos, esta informacin es incompleta . Por lo genral, cuando los mdicos inician la consulta, no tienen en su consultorio la historia y deben ir a buscarla al archivo de historias clnicas, en donde son archivadas por orden alfabtico. URGENCIAS El servicio de urgencias de la clnica se presta de acuerdo al siguiente procedimiento: Cuando los pacientes ingresan son recibidos por un auxiliar administrativo, quien se encarga de elaborar la historia clnica (el procedimiento es similar al planteado en consulta externa). El paciente es pasado a una sala, en donde espera el turno para ser atendido por los mdicos del servicio de urgencias. (En algunos casos y en especial, los fines de semana, esta sala siempre est congestionada.). El servicio de urgencias es prestado por dos mdicos generales, una enfermerea jefe y tres auxiliares de enfermeria, quines reciben los pacientes de la sala de espera, dependiendo de la disponibilidad de los cuatro conusltorios con que cuenta el servicio. En promedio, un paciente permance en urgencias seis horas y se estima que el 30% de los pacientes atendidos son hospitalizados. Los laboratorios y las salas de rayos X de la clnica se encuentran en el trecer piso y el servicio de urgencias en el primer piso. El servicio no cuenta con un depsito propio para medicamenteos y material quirurgico, lo que implica que deben solictar al encargado de la farmacia los elementos necesarios. La farmacia se encuentra localizada en el stano de la clnica y trabaja las veinticuatro horas, quien elabora un vale de salida que posteriormente es legalizado. Las historias clnicas son diligenciadass por el mdico, quien las remite a la persona que recibio al paciente para que las guarde en el archivo de historias clnicas que tiene el servicio de urgencias. Para la liquidacin del servicio de urgencias es necesario que el encargado de la farmacia , del laboratorio clnico y de los rayos X le den un visto bueno a la factura , ya que ellos son los nicos que conocen las tarifas. Posteriormente es pasada al jefe de liquidaciones y de ah al cajero, quien se encarga de realizar el recaudo, bien sea en efectivo, cheque, tarjeta de crdito o cuenta corriente con las entidades con que se tienen convenio. HOSPITALIZACION Para los pacientes que son remitidos de urgencias, sirve como admisin la elaborada anteriormente. Para los que no ingresan por urgencias la admisin es realizada por una enfermera jefe.

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LECTURAS BASICAS DE FINANZAS DIAGNOSTICO FINANCIERO El proceso de admisniones se efectua de la siguiente manera: Cuando el paciente ingresa debe llegar a la recepcin del primer piso y diligenciar en el formato de "Ingreso Pacientes Hospitalizacin", la informacin personal; pues las otras partes del formularuio es diligenciada por la enfermera Jefe. La persona de recepcin le solicta el carnet, bono o el soporte que garantice el cumplimiento del compromiso econmico, diligenciando los documentos necesarios establecidos por la clnica.. La enfermera jefe procede a diligenciar la forma referida, la cual va a servir como soporte para elaborar la Historia Clnica. Posteriormente, la enfermera se cerciora si hay camas disponibles para proceder a autorizar la admisn; de lo contrario le comenta al paciente que ella le informar para cuando queda programada la hospitalizacin. Esta situacin ha originado que los mdicos forcen la admisin de sus pacientes lo cual implica un distanciamiento entre la fecha de hospitalizacin y la fecha de la intervencin. La clnica cuenta con dos salas de ciruga y una de maternidad, pero en la programacin de dias quirrgicos se excluye el sbado por la tarde y el domingo. La capacidad de respuesta del laboratorio, rayos x y de la farmacia es lenta. El jefe del aboratorio le ha comentado al subdirectore cientfco las siguietnes razones por las cuales los exmenes solicitados no son realizados a tiempo: "existe un elevado volumen de trabajo y los equipos y el personal es insuficiente. Adems, los materiales de trabajo no son suminitrados oportunamnete por la farmacia y el almacn". En lo que respecta a los tratamientos y a las intervenciones quirurgicas, cuando estas se pueden realizar, son exitosas, lo que ha contribuido a mantener el nombre de la institucin. ASPECTOS FINANCIEROS La subdireccin financiera ha venido preocupada por la situacin financiera por la que atravieza la clnica; pues, cada dia se observa que los beneficios disminuyen. Los costos han venido incrementndose, pero segn el subdirector, este incremento no se refleja en la calidad de los servicios prestados. El subdirector financiero, cada ao es que hace este cuestionamiento y en la ltima junta directiva planteo la necesidad de practicar una auditora financiera, recomendacin que fue aceptada por unanimidad. . En cuanto a las diferentes reas de esta subdireccin se tiene lo siguiente: TESORERIA: Es la oficina encargada del recaudo y del pago .En lo que respecta al recaudo, podemos decir que han establecido algunos controles; pero que en realidad no garantizan la eficacia de la gestin. Por ejemplo, no existe un cruce de informacin entre los depsitos que dejan los pacientes cuando se hospitalizan y el valor de la cuenta definitiva. El tesorero no tiene control de los recibos de caja que tienen en las diferentes secciones que recaudan (urgencias, consulta externa, laboratorio y rayos x y hospitalizacin); estas reas pasasn diariamente una relacin de lo recaudado, para proceder a consignarlo al banco al dia siguiente. Estas relaciones no desagregan lo que se recibio con bonos, cheques, tarjetas de crdito y efectivo ni discriminan el tipo de servicio. En cuanto a las consignaciones se efectuan en la nica cuenta que el banco tiene; pues como poltica de la entidad, decidi tener una cuenta bancaria y manejar todos los recuros por esta modalidad. No obstante, haber tenido, en varias oportunidades, sugerencias para darle un manejo ms agil a la tesoreria y en especial a los sobrantes de liquidez. En cuanto a las consignaciones por concepto de tarjeta de crdito, estas se realizan despues de cuatro o cinco dias de haberse recibido, pues se argumenta que que en esta area no hay personal suficiente (La planta de personal incluido el tesorero y un mensajero es de 4 personas ). En lo que respecta a las consignaciones en cheque, no se tiene un control de los cheques devueltos y las gestiones para recuperarlos, despues de haberlos obtenido del banco, la realiza el area de cartera. Tesoreria envia los cheques, conjuntamente con los bonos, a cartera para su gestin. Las conciliaciones bancarias vienen con un atraso de dos meses; el tesorero todos los dias, lo primero que hace es llamar al banco para pedir el saldo, y con base en lo que le digan programa sus
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LECTURAS BASICAS DE FINANZAS DIAGNOSTICO FINANCIERO pagos. Por el lado de los pagos , estos se realizan sin ninguna programacin. En la caja de la empresa se mantiene todo el dia, una persona con los cheques firmados y listos para entregar, esperando que vengan a recogerlos; pero en algunas ocasiones, se han encontrado cheques girados despues de un. mes, sin realizarse alguna accin.. En alguna oportunidad un proveedor, devolvio un cheque porque su factura la haban cancelado doblemente; no obstante, tener una cantidad de procedimientos y de controles, diseados por cada funcionario, para realizar esta gestin; que al final lo que est es contribuyendo a una demora excesiva para el pago de las diferentes cuentas de la clnica... CONTABLIDAD: La informacin contable es preparada, unicamente para presentar a las entidades de control. A pesar de existir un contador con dos auxiliares, a final del ao es que se percatan sobre la necesidad de producir los informes contables bsicos. Los soportes y documentos de contabilidad que genera la institucin son archivados mensualmente y al final del ao se recurren a ellos, para reconstruir las opraciones con el fin de elaborar los estados financieros. PRESUPUESTO El presupuesto es concebido como una herramienta de control y realmente es la manera como la subdireccin controla la situacin de la institucin. Pero siempre se estn presentando desviaciones muy significativas entre la ejecucin vs presupuesto sin que se tenga claro la causa de las mismas. La Auditora Interna, siempre ha cuestionado la manera de confeccionar el presupuesto; pues, el criterio que prima es el incremento de 8 puntos por encima del estimativo de inflacin que fija el el gobierno y de 3 por debajo para los gastos. CARTERA El area de cartera ha diseado una proyeccin de vencimiento de los compromisos adquiridos por los usuarios, pero la gestin de cobro es lenta. En esta area trabaja el jefe y un mensajero y toda la actividad es desarrollada manualmente. Es la unica seccin de la clnica que no tiene computador. Gran parte de esta situacin es la manifestacin del pensamiento del Director General, quien opina que este departamento no debera existir y que estas funciones las debe ejrcer la Tesoreria.. FARMACIA Da soporte a la parte cientfica de la clnica. Le cuestionan el tiempo de respuesta a los requerimientos que le realizan. La droga no es suministrada oportunamnete. El kardex de existencias es llevado en el area de inventarios y no practican inventarios fsicos. El encargado de la farmacia no cuenta con las herramientas y tampoco ha hecho el esfuerzo por conocer las exixtencias fsicas de la farmacia y la rotacin de los medicamentos; pues en la mauyora de los casos, de los medicamentes y los materiales quirrgicos solicitados no hay existencias. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS En esta area es donde se concentra la mayor parte de los empleados de la clnica.. Las otras dependencias siempres estn cuestionando las labores desarrolladas por estas oficinas y es especialmente el apoyo logstico que deben cumplir servicios generales, adquisiciones y alamcenes. SERVICIOS GENERALES En cuanto a servicios generales, en toda la clnica se comenta "llegan cuando ya no los necesitamos". Esta situacin se acentua en Hospitalizaciones ya que se presentan situaciones como las que comentamos a continuacin: la ropa de cama no la llevan todos los dias, el aseo es deficiente y se
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LECTURAS BASICAS DE FINANZAS DIAGNOSTICO FINANCIERO han presentado brotes de infecciones en los pacientes hopsitalizados, lo que origina una mayor permanencia por parte de estos. El programa de mantenimiento es curativo y no preventivo y cuando se presenta un dao duran ms de 8 dias para arreglarlo. ADQUISICIONES Las adquisiciones, incluidad las de la farmacia; son realizadas de acuerdo a las requisiciones que realiza el almacn y cada una de las dependencias. Las de la farmacia, en algunas oportunidades, son canalizadas a travs del almacn y en otros casos, directamente con adquisiciones; pero en la mayora de los casos, la farmacia las realiza directamente. El area de adquisiciones no tiene un banco de proveedores y no han realizado un plan de conocimiento de proveedores con el fin de garantizar oportunidad, calidad y buenos precios. Cuando elaboran la orden de compra le envian copias a almacenes e inventarios. En esta orden se establecen las condiciones de la negociacin. (cantidades, precio, caractersticas especficas) . INVENTARIOS Su funcin gira en torno al manejo de todos los inventarios de la clnica. Registrar en el krdex, establecer donde se encuentran los activos fijos, quien son los responsables. Su funcin se considera aceptable dentro de la organizacin. ALMACENES La funcin principal es la de recibir los elementos que se adquieren, mediante la elaboracin del comprobante de ingreso al almcn para pasarlo, posteriomente, a Inventarios e iniciar el proceso de pago de las facturas. Este comprobante es elaborado a los cinco dias del recibo de la mercancia. El jefe del almacn ha establecido como poltica interna del area, que solamente los viernes, en las horas de la maana, es cuando los elabora. Esta area cuenta con 5 operarios y el jefe. ASPECTOS COMERCIALES Los aspectos relievantes giran en torno a l servico de atencin al cliente, pero se ha convertiod en una oficina de quejas. A travs de la lnea 9800 se reciben las quejas e inmediatamente se procede a resolverlas, pero la fecuencia de las mismas cada dia es mayor. Con base en la informacin anterior se solicita: 1. 2. 3. 4. Emitir su concepto sobre el estilo gerencial Cul es la incidencia del estlo de administracin en los resultados finacieros de la Clnica.? Elaborar el Diagnstico financiero de la Clnica El Alentao. Si lo invitaran a participar como accionista, en el evento en que la sociedad decidiera abrirse, participarian y bajo qu condiciones?.

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