Manual Recepción de Expedientes para Elaboración de Ordenes de Pago CSDC

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

EQUIPO DE TRABAJO DE TRIBUTOS
PG VERSIN FECHA CDIGO
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I SEP - 2012 MNYP-GAF-UTP
RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE ORDEN DE PAGO
Realizado por:
Unidad de Organizacin y Mtodos
Revisado por:
Econ. Franklin Reyes. Gte. Planificacin, Organizacin y Presupuesto
Aprobado por:
Ing. Nora Delgado Presidenta

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HOJA DE CERTIFICACIN DEL MANUAL

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECECPIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE ORDEN DE PAGO, A TRAVS DEL EQUIPO DE TRABAJO DE TRIBUTOS EN VERSIN: I LA CORPORACIN DE SERVICIOS DEL DISTRITO CAPITAL, S.A. Este Manual fue elaborado siguiendo instrucciones de la Gerencia de Planificacin, Organizacin y Presupuesto, con la debida revisin y aprobacin por parte de las autoridades correspondientes TTULO DEPENDENCIAS PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDO CARGO DEPENDENCIA FIRMA
ELABORACIN
REVISIN
APROBACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA NOMBRE DEL REPRESENTANTE CARGO FIRMA N ACTA FECHA
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HOJA DE VIDA DEL MANUAL

PROCEDIMIENTO MODIFICADO, SUSTITUDO O ELIMINADO DESCRIPCIN DEL CAMBIO AUTORIZADO POR
CAUSA
FECHA
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NDICE GENERAL
DESCRIPCIN
Hoja de Certificacin Manual Hoja de Vida del Manual ndice General Introduccin Objetivos y Alcances del Manual Instrucciones de Uso Base Legal Procedimiento 1.1: Recepcin de expedientes de rdenes de compras y/o servicios para la elaboracin de orden de pago de bienes (materiales y suministros). Procedimiento 1.2: Recepcin de expedientes de rdenes de compras y/o servicios para la elaboracin de orden de pago por prestacin de servicios. Procedimiento 2: Recepcin de expedientes para la tramitacin de valuacin y elaboracin de la orden de pago por concepto de ejecucin de obras. Procedimiento 3: Recepcin de expedientes para la elaboracin de la orden de pago por honorarios profesionales Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Flujogramas Glosario
PG.
2 3 4 5 5 5 6 7-12 13-15 1-24 25-27 28-30 31-36 37-38 39-43 44-45
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INTRODUCCIN
El presente Manual de Normas y Procedimientos tiene la finalidad de describir el procedimiento de Recepcin de Expedientes para la Elaboracin de la Orden de Pago en la Corporacin de Servicios del Distrito Capital S.A; el manual contiene informacin relativa al uso, aplicacin y descripcin de dicho procedimiento. Queda bajo la responsabilidad de la Gerencia de Administracin y Finanzas hacer cumplir con las disposiciones establecidas en el presente manual, as como proponer los correctivos y cambios que garanticen su vigencia. La Unidad de Organizacin y Mtodos, adscrita a la Gerencia de Planificacin, Organizacin y Presupuesto velar por mantener actualizados los instructivos anexos emitido por el (los) organismo(s) correspondiente(s)
INSTRUCCIONES DE USO
En este manual usted podr consultar el procedimiento de recepcin de expedientes para la elaboracin de orden de pago. El Manual se encuentra estructurado en dos secciones: La primera seccin agrupa la presentacin del manual, la cual incluye: Hoja de aprobacin, Hoja de Vida, introduccin, instrucciones de uso y base legal. La segunda seccin incluye: Descripcin de los procedimientos de recepcin de expedientes para la elaboracin de orden de pago para bienes, servicios, contratos de ejecucin de obras, y de honorarios profesionales. La tercera seccin incluye los formularios y flujogramas inherentes a los procedimientos
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BASE LEGAL
CONSTITUCIN DE LA REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA, Gaceta Oficial N 5908, extraordinaria del 19 de febrero del 2009 LEY ORGNICA DE ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL SECTOR PBLICO, Gaceta Oficial N 37.606 del 09 de enero de 2003 LEY ORGNICA DE CONTRATACIONES PBLICAS, Gaceta Oficial N 38.895 del 25 de marzo del 2008 LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL , Gaceta Oficial N 6.013 del 23 de diciembre del 2010
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO PROCEDIMIENTO N 1.1: RECEPCIN DE EXPEDIENTES DE RDENES DE COMPRAS PARA LA ELABORACIN DE ORDEN DE PAGO DE BIENES (MATERIALES Y SUMINISTROS) OBJETIVO Y ALCANCE: Describir el procedimiento a seguir con el Equipo de Trabajo de Tributos adscrito a la Gerencia de Administracin y Finanzas, para la recepcin de expedientes de rdenes de compras para la elaboracin de la orden de pago de bienes en la Corporacin de Servicios del Distrito Capital. El procedimiento inicia desde el instante en que el Equipo de Trabajo de Compras y Servicios entrega el expediente de rdenes de compras para la elaboracin de pago de bienes, hasta que el Equipo de Trabajo de Tributos procede a elaborar la orden de pago.
UNIDADES QUE INTERVIENEN

Gerencia de Administracin y Finanzas Gerencia de Planificacin, Organizacin y Presupuesto Equipo de Trabajo de Tributos Equipo de Trabajo de Compras y Servicios FORMULARIO: N DE FORMULARIO F.T Y P EXPEDIENTE -01 DESCRIPCIN LISTA DE RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE DE COMPRAS PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO DE BIENES (MATERIALES Y SUMINISTROS)
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO NORMAS ESPECFICAS La Unidad emisora de la solicitud de orden de pago debe ser la responsable de la veracidad en la informacin que est plasmada en el mencionado documento. Se debe indicar detalladamente el concepto que da origen al pago, el beneficiario, la forma en que ha de efectuarse el pago, es decir, si ha de realizarse por su monto total o en fracciones, las retenciones de impuestos (si proceden), el monto a pagar y anexar los documentos justificativos del gasto segn la tramitacin que corresponda. Toda solicitud de orden de pago debe estar conformada, segn el artculo 38 de la vigente Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, por la Unidad de Presupuesto y tener disponibilidad financiera para su cancelacin. Las adquisiciones de bienes o servicios deben estar amparadas por rdenes de compras, numeradas correlativamente. Dichas rdenes deben describir detalladamente: 1. Beneficiario. 2. Nombre. 3. Direccin. 4. RIF. 5. Lugar de Entrega. 6. Forma de Pago (siempre debe ser a crdito. 7. Precios Unitarios. 8. Monto total. 9. Descuentos. 10. Lugar de Compra. 11. Porcentaje (%) de la fianza de fiel cumplimiento y de anticipo, si la hubiere y dems elementos que se consideren necesarios para Obras. La factura y la nota de entrega son documentos necesarios para recibir la mercanca, las cuales deben ser presentados sin tachaduras ni enmiendas y contener la descripcin exacta de la mercanca, y en los casos que corresponda, seriales, marca, modelo, as como cualquier dato que se considere importante para evidenciar la propiedad del bien. En cuanto a la Factura debe cumplir con los siguientes requisitos: Nombre completo, domicilio fiscal y telfono del emisor, si se trata de una persona natural.
Realizado por: Unidad de Organizacin y Mtodos Revisado por: Econ. Franklin Reyes. Gte. Planificacin, Organizacin y Presupuesto Aprobado por: Ing. Nora Delgado Presidenta

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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO Si el emisor es una persona jurdica, indicar la denominacin o razn social y domicilio fiscal, comunidad, sociedad de hecho regular, consorcio u otro ente jurdico o econmico. Nmero de la factura, nmero de control y fecha. Nombre completo del adquirente del bien o receptor del servicio, nmero de inscripcin del emisor en el registro de informacin fiscal (RIF), telfono y condicin de pago. Concepto, cantidad, precio unitario y valor de la venta. Especificacin del monto del impuesto segn la alcuota aplicable, en forma separada del precio o remuneracin de la operacin. Datos del impresor del talonario de facturas, identificadas con la serie de nmero de control y detalles de su autorizacin para imprimir, segn Gaceta Oficial. LOS EXPEDIENTES DEL EQUIPO DE TRABAJO DE COMPRAS Y SERVICIOS DEBEN ESTAR CONFORMADOS POR: Solicitud de la requisicin de materiales o servicio requerido, donde se especifica los materiales detalladamente que se requieren o el tipo de servicio detallado que se solicita. Requisicin de materiales o servicio a prestar, donde tiene un detallado ms especfico de los materiales o servicios a solicitar, este mismo es consignado a los proveedores para que elaboren sus respectivas cotizaciones. Cotizaciones de las empresas que participan en el concurso, establecido por la Ley Orgnica de Contrataciones Pblicas, donde especifican cada tem solicitado con su respectivo costo de cada uno (deben participar como mnimo tres empresas). Anlisis de cotizacin, tal cual como lo establece la Ley Orgnica de Contrataciones Pblica, donde se especifica la empresa adjudicada para prestar el servicio o para vender los materiales o bienes solicitados. Punto de Cuenta, el cual se especifica la empresa adjudicada, el tipo de servicios o bien a entregar a la institucin, el monto por el cual se va a hacer la negociacin, as como tambin la firma de Presidencia donde autoriza el desembolso y aprobacin y aprobacin del punto de cuenta. Orden de Compra o Servicio, segn sea el caso donde en el mismo tiene las siguientes caractersticas: debe contener la fecha de emisin de la orden de compra o servicio, especificar el nombre del proveedor as como tambin su nmero de registro de informacin fiscal, telfonos, direccin los productos o servicios que va a consignar con sus respectivos precios, los subtotales y totales de la orden de compra o servicio y las firmas respectivas del analista que elaboro la misma, la firma del Gerente de Administracin y Finanzas y la de la Presidencia de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital.
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO Compromiso Presupuestario donde especifique claramente el monto total de la compra en las partidas presupuestaria correspondiente, tambin debe poseer la firma del analista de presupuesto que elabor el compromiso presupuestario y la firma del Gerente de Planificacin y Presupuesto. Las respectivas rdenes de entrega o carta de prestacin de servicio emitida por el proveedor al momento de entregar la mercanca o prestar el servicio, especificando as todos los tems entregados o todo el servicio prestado. Los respectivos controles perceptivos emitidos por la Corporacin de Servicios del Distrito Capital para el caso de prestacin de servicios. La factura fiscal emitida por el proveedor, esta debe estar en perfecta concordancia a las exigencias del ente regulador SENIAT. CARACTERSTICAS DE LOS RECAUDOS QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO La documentacin presentada en el expediente de adquisicin de bienes (materiales y suministros), en su totalidad debe ser presentado sin enmendadura, tachaduras o alteraciones que afecten su sinceridad.
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO 1.1 RECAUDOS QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE PARA LA ELABORACIN DE ORDEN DE PAGO DE BIENES (MATERIALES Y SUMINISTROS) 1. 2. 3. 4. SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO FIRMADA: por el Equipo de Trabajo de Tributos REQUISICIN DE COMPRAS: debidamente firmada y sellada por la unidad de origen SOLICITUD DE COTIZACIN: deben ser (3) solicitudes, debidamente firmadas y selladas por el analista que la solicit. OFERTAS RECIBIDAS: Al menos tres (3), debidamente firmadas y selladas por el contratista y el analista del Equipo de Trabajo de Compras y Servicios que la recibe. Tambin deben indicar tiempo de entrega, validez de la oferta y condicin de pago. 5. ANLISIS DE COTIZACIN: deben colocarse las observaciones pertinentes a cada oferta evaluada, debe ser firmada y sellada por el Analista del Equipo de Trabajo de Compras y Servicios y el Especialista de la Unidad. 6. PUNTO DE CUENTA: debidamente elaborado por el Analista del Equipo de Trabajo de Compras y Servicios. 7. ORDEN DE COMPRA. 8. COMPROMISO PRESUPUESTARIO: Gerencia de Planificacin y Presupuesto enva a la Gerencia de Administracin y Finanzas. 9. FACTURA ORIGINAL (SENIAT): firmada y sellada por el proveedor y por el Analista en seal de recibida. 10. CONTROL PERCEPTIVO DE BIENES, emitido por la Unidad de Centro de Control de Bienes e Inventario 11. NOTA DE ENTREGA NOTA: En caso de adquisicin de bienes relacionados con Informtica, Telecomunicaciones y Tecnologa, se debe contar con el Aval Tcnico emitido por la Gerencia de Tecnologa, Informtica y Comunicaciones.
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO 1.1: RECEPCIN DE EXPEDIENTES DE RDENES DE COMPRAS PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO DE BIENES (MATERIALES Y SUMINISTROS). RESPONSABLE EQUIPO DE TRABAJO DE COMPRAS Y SERVICIOS EQUIPO DE TRABAJO DE TRIBUTOS ACCION Entrega al Equipo de Trabajo de Tributos los recaudos obligatorios que conforman el expediente de compras.
Recibe los recaudos obligatorios que conforman el expediente de compras. Revisa que todos los recaudos obligatorios que conforman el expediente de rdenes de compras estn correctos y completos, comprobando la lista de recaudos obligatorios que debe contener el expediente de rdenes de compras para procesar el pago por adquisicin de bienes (materiales y suministros) (ver anexo 1) - Si no estn correctos y completos los recaudos obligatorios que conforman el expediente de compras para tramitar el pago de bienes (materiales y suministros), devuelve el expediente al Equipo de Trabajo de Compras y Servicios para que suministre los documentos faltantes. - Si estn correctos y completos los recaudos obligatorios que conforman el expediente de compras para tramitar el pago de bienes (materiales y suministros), coloca fecha, firma y sella el libro de entrada y salida de rdenes de compras. Anexa al expediente de compras la lista de recaudos que debe contener el expediente de rdenes de compras para procesar el pago de bienes (materiales y suministros) firmada por el Analista del Equipo de Trabajo de Tributos. Procede a elaborar la orden de pago. FIN DEL PROCESO
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO PROCEDIMIENTO N 1.2: RECEPCIN DE EXPEDIENTES DE RDENES DE SERVICIOS PARA LA ELABORACIN DE ORDEN DE PAGO POR PRESTACIN DE SERVICIOS. OBJETIVO Y ALCANCE: Describir el procedimiento a seguir por el Equipo de Trabajo de Tributos para la recepcin de expedientes de rdenes de servicios para la elaboracin de la orden de pago por prestacin de servicios en la Corporacin de Servicios del Distrito Capital. El procedimiento inicia desde el instante en que el Equipo de Trabajo de Tributos recibe el expediente de solicitud de orden de pago por prestacin de servicios, hasta que el Equipo de Trabajo de Tributos procede a elaborar la orden de pago.

Gerencia de Administracin y Finanzas Gerencia de Planificacin, Organizacin y Presupuesto Equipo de Trabajo de Tributos Equipo de Trabajo de Compras y Servicios FORMULARIO: N DE FORMULARIO F.T Y P EXPEDIENTE - 02 DESCRIPCIN LISTA DE RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE DE SERVICIOS PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO POR PRESTACIN DE SERVICIOS.
CARACTERSTICAS DE LOS RECAUDOS QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO La documentacin presentada en el expediente de rdenes de servicios en su totalidad debe ser presentado sin enmendadura, tachaduras o alteraciones que afecten su sinceridad.

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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO 1.2 RECAUDOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE PARA PROCESAR EL PAGO POR PRESTACIN DE SERVICIOS SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO FIRMADA. REQUISICIN DE SERVICIOS: debidamente firmada y sellada por la unidad de origen SOLICITUD DE COTIZACIN: deben ser (3) solicitudes, debidamente firmadas y selladas por el Equipo de Trabajo que la solicit. OFERTAS RECIBIDAS: Al menos tres (3), debidamente firmadas y selladas por el contratista y el analista del Equipo de Compras y Servicios que la recibe. Tambin deben indicar tiempo de entrega, validez de la oferta y condicin de pago. ANLISIS DE COTIZACIN: deben colocarse las observaciones pertinentes a cada oferta evaluada, debe ser firmada y sellada por el analista del Equipo de Compras y Servicios y el Especialista de la unidad. PUNTO DE CUENTA: debidamente elaborado por el analista. ORDEN DE SERVICIO. COMPROMISO PRESUPUESTARIO NOTA DE ENTREGA: Original INFORME DE ACEPTACIN DEL SERVICIO RECIBIDO: emitida por el Equipo de Trabajo de Compras y Servicios y/o por la Unidad Solicitante. FACTURA ORIGINAL (SENIAT): firmada y sellada por el proveedor y por el Equipo de Trabajo en seal de recibida.
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO 1.2: RECEPCIN DE EXPEDIENTES DE RDENES DE SERVICIOS PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO POR PRESTACIN DE SERVICIOS
RESPONSABLE EQUIPO DE TRABAJO DE COMPRAS EQUIPO DE TRABAJO DE TRIBUTOS
ACCION Entrega al Equipo de Trabajo de Tributos los recaudos obligatorios que conforman el expediente de servicios. Recibe los recaudos obligatorios que conforman el expediente de servicios. Revisa que todos los recaudos obligatorios que conforman el expediente de rdenes servicios estn correctos y completos, comprobando la lista de recaudos obligatorios que debe contener el expediente de rdenes de servicios, para la elaboracin de la orden de pago por prestacin de servicios. (ver anexo 1) - Si no estn correctos y completos los recaudos obligatorios que conforman el expediente de servicios para tramitar el pago por prestacin de servicios, devuelve el expediente al Equipo de Trabajo de Compras y Servicios para que realice las correcciones correspondientes. - Si estn correctos y completos los recaudos obligatorios que conforman el expediente de servicios para tramitar el pago por prestacin de servicios, coloca fecha, firma y sella el libro de entrada y salida de servicios Anexa al expediente de servicios la lista de recaudos obligatorios que debe contener el expediente de servicios para la elaboracin de la orden de pago por prestacin de servicios, firmada por el Analista del Equipo de Trabajo de Tributos. Procede a elaborar la orden de pago. FIN DEL PROCESO
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO PROCEDIMIENTO 2: RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE ORDEN DE PAGO DE EJECUCIN DE OBRAS OBJETIVO Y ALCANCE: Describir el procedimiento a seguir para la recepcin de expedientes de pago para la solicitud de orden pago por ejecucin de obras en la Corporacin de Servicios del Distrito Capital. El procedimiento inicia desde el instante en que el Equipo de Trabajo de Tributos recibe el expediente de solicitud de orden de pago de ejecucin de obras, hasta que el expediente es procesado para procesar la orden de pago.

Gerencia de Administracin y Finanzas Gerencia de Planificacin, Organizacin y Presupuesto Equipo de Trabajo de Tributos Equipo de Trabajo de Contrataciones de Obras Comisin de Contrataciones
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO FORMULARIOS: N DE FORMULARIO F.T Y P EXPEDIENTE -03 DESCRIPCIN LISTA DE RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE PARA PROCESAR EL PAGO POR EJECUCIN DE OBRAS (TRAMITACIN DE LA VALUACIN DE ANTICIPO) LISTA DE RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE PARA PROCESAR EL PAGO POR EJECUCIN DE OBRAS (TRAMITACIN DE LA VALUACIN DE LA VALUACIN NICA) LISTA DE RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE PARA PROCESAR EL PAGO POR EJECUCIN DE OBRAS (TRAMITACIN DE LAS VALUACIONES INTERMEDIAS (01, 02, 03) LISTA DE RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE PARA PROCESAR EL PAGO POR EJECUCIN DE OBRAS (TRAMITACIN DE LA VALUACIN DE RETENCIN) LISTA DE RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE PARA PROCESAR EL PAGO POR EJECUCIN DE OBRAS (TRAMITACIN DE LA VALUACIN DE CIERRE)
F. T Y P EXPEDIENTE - 04
NORMAS ESPECFICAS: La Unidad emisora de la solicitud de orden de pago debe ser la responsable de la veracidad en la informacin que est plasmada en el mencionado documento. Se debe indicar detalladamente el concepto que da origen al pago, el beneficiario, la forma en que ha

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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO de efectuarse, es decir, si ha de realizarse por su monto total o en fracciones, las retenciones de impuestos (si proceden), el monto a pagar y anexar los documentos justificativos del gasto segn la tramitacin que corresponda. Toda solicitud de orden de pago debe estar conformada, segn el artculo 38 de la vigente Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, por la Unidad de Presupuesto y tener disponibilidad financiera para su cancelacin. La factura y la nota de entrega son documentos necesarios para recibir la mercanca, las cuales deben ser presentados sin tachaduras ni enmiendas y contener la descripcin exacta de la mercanca , y en los casos que corresponda, seriales, marca, modelo, as como cualquier dato que se considere importante para evidenciar la propiedad del bien. En cuanto a la Factura debe cumplir con los siguientes requisitos: Nombre completo, domicilio fiscal y telfono del emisor, si se trata de una persona natural. Si el emisor es una persona jurdica, indicar la denominacin o razn social y domicilio fiscal, comunidad, sociedad de hecho regular, consorcio u otro ente jurdico o econmico. Nmero de la factura, nmero de control y fecha. Nombre completo del adquirente del bien o receptor del servicio, nmero de inscripcin del emisor en el Registro de Informacin Fiscal (RIF), telfono y condicin de pago. Concepto, cantidad, precio unitario y valor de la venta. Especificacin del monto del impuesto segn la alcuota aplicable, en forma separada del precio o remuneracin de la operacin. Datos del impresor del talonario de facturas, identificadas con la serie de nmero de control y detalles de su autorizacin para imprimir, segn Gaceta Oficial.
CARACTERSTICAS DE LOS RECAUDOS QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO La documentacin presentada en el expediente de adquisicin de bienes y servicios en su totalidad debe ser presentado sin enmendadura, tachaduras o alteraciones que afecten su sinceridad.
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO 2.1 RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE DE EJECUCIN DE OBRAS (TRAMITACIN DE LA VALUACIN DE ANTICIPO) 1. Recibo de pago con fecha, membrete y RIF de la empresa, N de contrato, nombre de la obra y monto a tramitar (en nmeros y letras). 2. Formato de valuacin de solicitud de pago a cuenta 3. Acta de inicio 4. Fianza de anticipo con la carta notariada de la aseguradora 5. Fotocopia de la cartula del contrato, incluyendo el o los anexos que contenga. 6. Copia del presupuesto general. 7. Disponibilidad Presupuestaria NOTAS: La valuacin de anticipo deber presentarse dentro del lapso de inicio de la obra, de acuerdo a lo establecido en el artculo 104 de la Ley de Contrataciones Pblicas. Todos los recaudos debern venir firmados y sellados por la empresa, incluyendo su nmero de RIF. Presentar original y dos (2) copias, ordenados segn el orden descrito y sus respectivos separadores.
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO 2.2 RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE DE EJECUCIN DE OBRAS (TRAMITACIN DE LA VALUACIN NICA) 1. Factura (Planilla seriada de control del SENIAT), segn requerimientos mnimos. 2. Formato de valuacin de solicitud de pago a cuenta. 3. Formato de valuacin de obra ejecutada en el periodo. 4. Cuadro de cierre de obra. 5. Acta de recepcin provisional con la carta de solicitud de la misma. 6. Acta de terminacin con la carta de solicitud de la misma. 7. Acta de inicio. 8. Planilla de mediciones de obra (debidamente firmadas y selladas por el Ing. Inspector y el Ing. Residente. 9. Memoria fotogrfica de los trabajos ejecutados: (foto por partida). 10. Memoria explicativa de aumentos y disminuciones, breve (firmado por el Ing. Inspector). 11. Presupuesto de aumentos (si los hubiere) 12. Presupuesto de disminuciones (si los hubiere) 13. Presupuesto modificado 14. Copia presupuesto original 15. Fotocopia de la caratula del contrato, incluyendo el o los anexos que contenga. 16. Punto de Cuenta: debidamente elaborado por el Analista. 17. Disponibilidad presupuestaria NOTAS: En el caso que la empresa contratista renuncie al anticipo, deber anexar carta de renuncia del mismo y el acta de inicio. Presentar original y dos (2) copias, ordenados segn el orden descrito y sus respectivos separadores. Planilla de clculo de acero, en caso de que se relacione acero de refuerzo (firmadas por los Ing. Inspector y Residente respectivamente). En los caso que se relacione suministro el uso de concreto premezclado, debern consignarse los vales de entrega debidamente firmadas y selladas por el Ing. Inspector, deber indicrsela temperatura del material al llegar al sitio de la obra Anexar las tarjetas de botes en la valuacin se relaciona partida referente a transporte y botes de escombro. Informe del Ingeniero Inspector avalado por el gerente.

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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO 2.3 RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE DE EJECUCIN DE OBRAS (TRAMITACIN DE LAS VALUACIONES INTERMEDIAS (01, 02, 03) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Factura (Planilla seriada de control del SENIAT), segn requerimientos mnimos. Formato de valuacin de solicitud de pago a cuenta. Formato de obra ejecutada en el periodo Planilla de mediciones de obra (debidamente firmadas y selladas por el Ing. Inspector y el Ing. Residente). Memoria fotogrfica de los trabajos ejecutados. Copia presupuesto original Fotocopia de la cartula del contrato, incluyendo el o los anexos que contenga. Punto de Cuenta: debidamente elaborado por el analista. Disponibilidad presupuestaria
NOTAS: Planilla de clculo de acero. En caso de que se relacione acero de refuerzo (Firmadas por los Ing. Inspector y Residente respectivamente). En los casos que se relacione el uso de concreto premezclado debern consignarse los vales de entrega debidamente firmadas y selladas por el Ing. Inspector, en seal de conformidad. En el caso que se relacione suministro y colocacin de asfalto, debern anexar las notas de entregas debidamente firmadas y selladas por el Ing. Inspector, deber indicarse la temperatura del material al llegar al sitio de la obra y deber anexarse un croquis de ubicacin de los sitios especficos donde se coloc el material recibido. Anexar las tarjetas de bote si en la valuacin se relaciona partida referente a transporte y botes de escombros. Informe del Ingeniero inspector avalado por el Gerente. En el caso que la empresa contratista renuncie al anticipo, deber anexar carta de renuncia del mismo y el acta de inicio. Presentar original y dos (2) copias, ordenados segn el orden descrito y sus respectivos separadores.
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO 2.4 RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE DE EJECUCIN DE OBRAS (TRAMITACIN DE LA VALUACIN DE RETENCIN) 1. Recibo de pago con fecha, membrete y RIF de la empresa, N de contrato, nombre de la obra y monto a tramitar (en nmeros y letras). 2. Formato de valuacin de solicitud de pago a cuenta. 3. Acta de recepcin definitiva y su carta de solicitud. 4. Fotocopia de la cartula del contrato, incluyendo el o los anexos que contenga. 5. Copia del presupuesto general. 6. Copia de las facturas de cada valuacin presentada. 7. Copia del comprobante de retenciones dado por la Corporacin. 8. Disponibilidad Presupuestaria NOTAS: Todos los recaudos debern venir firmados y sellados por la empresa, incluyendo su nmero de RIF. Presentar original y dos (2) copias, ordenados segn el orden descrito y sus respectivos separadores.
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO 2.5 RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE DE EJECUCIN DE OBRAS (TRAMITACIN DE LA VALUACIN DE CIERRE) 1. Factura (planilla seriad de control del SENIAT), segn requerimientos mnimos. 2. Formato de valuacin de solicitud de pago a cuentas. 3. Formato valuacin de obra ejecutada en el periodo. 4. Cuadro de cierre de obra. 5. Acta de recepcin provisional. 6. Acta de terminacin con la carta de solicitud de la misma. 7. Planilla de mediciones de obra (debidamente firmadas y selladas por el Ing. Inspector y el Ing. Residente). 8. Memoria fotogrfica de los trabajos ejecutados: (fotos por partida). 9. Memoria explicativa de aumentos y disminuciones breve (firmado por el Ing. Inspector) 10. Presupuesto de Aumentos 11. Presupuesto de disminuciones. 12. Presupuesto modificado 13. Copia presupuesto original 14. Fotocopia de la cartula del contrato, incluyendo el o los anexos que contenga. 15. Disponibilidad Presupuestaria NOTAS: En el caso que la empresa contratista renuncie al anticipo, deber anexar carta de renuncia del mismo y el acta de inicio. Presentar original y dos (2) copias, ordenados segn el orden descrito y sus respectivos separadores. Planilla de clculo de acero, en caso de que se relacione acero de refuerzo (firmadas por los Ing. Inspector y Residente respectivamente). En el caso que se relacione suministro y colocacin de asfalto, debern anexar las notas de entregas debidamente firmadas y selladas por el Ing. Inspector, deber indicarse la temperatura del material al llegar al sitio de la obra y deber anexarse un croquis de ubicacin de los sitios especficos donde se coloc el material recibido. Anexar las tarjetas de botes en la valuacin se relaciona partida referente a transporte y botes de escombros. Informe del Ingeniero Inspector avalado por el Gerente.

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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO N2: RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA TRAMITACIN DE VALUACION Y ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO POR CONCEPTO DE EJECUCIN DE OBRAS RESPONSABLE EQUIPO DE TRABAJO DE CONTRATACIONES DE OBRAS EQUIPO DE TRABAJO DE TRIBUTOS ACCION Entrega al Equipo de Trabajo de Tributos los recaudos obligatorios que conforman el expediente para la tramitacin de valuacin por concepto de ejecucin de obras. Recibe los recaudos obligatorios que conforman el expediente para la tramitacin de valuacin por concepto de ejecucin de obras. Revisa que todos los recaudos obligatorios que conforman el expediente para la tramitacin de valuacin por concepto de ejecucin de obras estn correctos y completos - Si no estn correctos y completos los recaudos obligatorios que conforman el expediente, devuelve el expediente al Equipo de Trabajo de Contrataciones de Obras para que realice las correcciones correspondientes. - Si estn correctos y completos los recaudos obligatorios que conforman el expediente, coloca fecha, firma y sella una copia del expediente de solicitud de orden de pago en seal de recibido por el Equipo de Trabajo de Tributos. Anexa al expediente la lista de chequeo de recaudos para la tramitacin de la valuacin correspondiente (ver anexo 2). Procede a elaborar la orden de pago. FIN DEL PROCESO
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO PROCEDIMIENTO 3: RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO POR HONORARIOS PROFESIONALES OBJETIVO Y ALCANCE: Describir el procedimiento a seguir para la recepcin de expedientes para la elaboracin de orden de pago por Honorarios Profesionales en la Corporacin de Servicios del Distrito Capital.

Gerencia de Administracin y Finanzas Gerencia de Planificacin, Organizacin y Presupuesto Equipo de Trabajo de Tributos Equipo de Trabajo de Elaboracin de Nminas FORMULARIO: N DE FORMULARIO F.T Y P EXPEDIENTE -08 DESCRIPCIN LISTA DE RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO POR HONORARIOS PROFESIONALES
NORMAS ESPECFICAS La Unidad emisora de la solicitud de orden de pago debe ser la responsable de la veracidad en la informacin que est plasmada en el mencionado documento. Se debe indicar detalladamente el concepto que da origen al pago, el beneficiario, la forma en que ha

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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO de efectuarse, es decir, si ha de realizarse por su monto total o en fracciones, las retenciones de impuestos (si proceden), el monto a pagar y anexar los documentos justificativos del gasto segn la tramitacin que corresponda. Toda solicitud de orden de pago debe estar conformada, segn el artculo 38 de la vigente Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, por la Unidad de Presupuesto y tener disponibilidad financiera para su cancelacin. CARACTERSTICAS DE LOS RECAUDOS QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO La documentacin presentada en el expediente de adquisicin de bienes y servicios en su totalidad debe ser presentado sin enmendadura, tachaduras o alteraciones que afecten su sinceridad. RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE DE HONORARIOS PROFESIONALES Punto de Cuenta Imputacin Presupuestaria Factura de los honorarios
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO 3: RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA SOLICITUD DE LA ORDEN DE PAGO DE HONORARIOS PROFESIONALES RESPONSABLE EQUIPO DE TRABAJO DE ELABORACIN DE NMINAS EQUIPO DE TRABAJO DE TRIBUTOS ACCION Entrega al Equipo de Trabajo de Tributos los recaudos obligatorios que conforman el expediente de honorarios profesionales. Recibe los recaudos obligatorios que conforman el expediente para elaboracin de la orden de pago de honorarios profesionales. Revisa que los recaudos obligatorios que conforman el expediente para la elaboracin de la orden de pago de honorarios profesionales estn correctos y completos - Si no estn correctos y completos los recaudos que conforman el expediente, devuelve el expediente al Equipo de Trabajo de Elaboracin de Nminas para que realice las correcciones correspondientes. - Si estn correctos los recaudos que conforman el expediente, coloca fecha, firma y sella una copia del expediente de solicitud de la orden de pago en seal de recibido por el Equipo de Trabajo de Tributos. Anexa al expediente la lista de recaudos obligatorios que debe contener el expediente para la elaboracin de la orden de pago por honorarios profesionales (ver anexo 3). Procede a elaborar la orden de pago. FIN DEL PROCESO
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ANEXO 1
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO F. T Y P EXPEDIENTE -01 LISTA DE RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE DE COMPRAS PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO DE BIENES (MATERIALES Y SUMINISTROS)
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO F. T Y P EXPEDIENTE -02 LISTA DE RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE DE SERVICIOS PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO POR PRESTACIN DE SERVICIOS
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ANEXO 2
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO F. T Y P EXPEDIENTE -03 LISTA DE RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE PARA PROCESAR EL PAGO POR EJECUCIN DE OBRAS (TRAMITACIN DE LA VALUACIN DE ANTICIPO)
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO F. T Y P EXPEDIENTE -04 LISTA DE RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE PARA PROCESAR EL PAGO POR EJECUCIN DE OBRAS (TRAMITACIN DE LA VALUACIN NICA)
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO F. T Y P EXPEDIENTE -05 LISTA DE RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE PARA PROCESAR EL PAGO POR EJECUCIN DE OBRAS (TRAMITACIN DE LAS VALUACIONES INTERMEDIAS (01, 02, 03)
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO F. T Y P EXPEDIENTE -06 LISTA DE RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE PARA PROCESAR EL PAGO POR EJECUCIN DE OBRAS (TRAMITACIN DE LA VALUACIN DE RETENCIN)
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO F. T Y P EXPEDIENTE -07 LISTA DE RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE PARA PROCESAR EL PAGO POR EJECUCIN DE OBRAS (TRAMITACIN DE LA VALUACIN DE CIERRE)
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ANEXO 3
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO F. T Y P EXPEDIENTE -08 LISTA DE RECAUDOS OBLIGATORIOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE DE COMPRAS Y SERVICIOS PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO POR HONORARIOS PROFESIONALES
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FLUJOGRAMAS
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO PROCEDIMIENTO 1.1: RECEPCIN DE EXPEDIENTES DE RDENES DE COMPRAS PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO DE BIENES (MATERIALES Y SUMINISTROS)
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO PROCEDIMIENTO 1.2: RECEPCIN DE EXPEDIENTES DE RDENES DE SERVICIOS PARA LA ELABORACIN DE ORDEN DE PAGO POR PRESTACIN DE SERVICIOS
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO PROCEDIMIENTO 2: RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE ORDEN DE PAGO DE EJECUCIN DE OBRAS
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RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO PROCEDIMIENTO 3: RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA LA ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO POR HONORARIOS PROFESIONALES
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GLOSARIO
Bienes: productos, materiales, maquinarias y equipos muebles que se adquieren para satisfacer las necesidades de la empresa y garantizar su adecuado funcionamiento. Expediente: es el conjunto ordenado de documentos generados o recibido por una unidad u oficina (productor) en la resolucin administrativa de un mismo asunto. Factura: es un documento que se expide para hacer constar una venta, en el que aparece la fecha de la operacin, los nombres del comprador y vendedor, las condiciones convenidas, la cantidad, descripcin, precio e importe total de lo vendido. Se hace constar tambin el nmero de la factura, el nombre del comisionista o agente vendedor, la forma del embarque y otros datos adicionales relativos a cada operacin. Manual: es un instrumento administrativo de informacin ordenada y sistemtica, sobre objetivos, polticas, organizacin, normas y procedimientos, entre otros. Manual de normas y procedimientos: es un instrumento administrativo en el cual se seala por escrito el funcionamiento de las operaciones de una organizacin o empresa, siendo obligatorio su cumplimiento por parte del personal. Objetivo: es un resultado establecido de antemano y que por lo general refleja el modo de pensar de la organizacin, orienta el desempeo de la institucin y permite evaluar la continuidad de los servicios. Procedimiento: descripcin detallada de las acciones secuenciales ejecutadas en el desarrollo de una actividad, adems muestra los responsables de la ejecucin de las mismas. Servicio: es toda intervencin de un sistema que garantiza la continuidad de sus condiciones originales, a travs del uso de materiales, equipos y/o mano de obra, ejemplo:(refrigerios, mantenimiento y reparacin de equipos, etc.).
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