GUIA DE AUDITORIA INTERNA No.

2 GUIAS PARA LA PRACTICA PROFESIONAL DE LA AUDITORIA INTERNA

INDICE

INTRODUCCION GUIA No. 1 "INDEPENDENCIA DE LAS ACTIVIDADES QUE SE AUDITAN" GUIA No. 2 "CONOCIMIENTO TECNICO Y CAPACIDAD PROFESIONAL" GUIA No. 3 "ALCANCE DEL TRABAJO" GUIA No. 4 "REALIZACION DEL TRABAJO DE AUDITORIA" GUIA No. 5 "ADMINISTRACION DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA"

GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 2 GUIAS PARA LA PRACTICA PROFESIONAL DE LA AUDITORIA INTERNA

INTRODUCCION El INSTITUTO GUATEMALTECO DE CONTADORES PUBLICOS Y AUDITORES, a travs de la comisin de Auditora Interna, consider conveniente presentar en la Gua No. 2 las "GUIAS PARA LA PRACTICA PROFESIONAL DE LA AUDITORIA INTERNA", a efecto de orientar al Auditor Interno para realizar su trabajo con libertad, independencia y objetividad, sin restricciones que desarrolla la organizacin. Asi mismo, debe considerarse que el objetivo que persigue la Auditora Interna, se basa en las polticas establecidas por la administracin de la entidad y que consiste en apoyar a los miembros directivos de la empresa en el desempeo de sus responsabilidades, desarrollando anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin, relacionada sobre los registros que se auditen, proporcionando informacin a cerca de la adecuacin y efectividad del sistema

de control interno de la empresa y la calidad de su gestin operativa, sealando que auditora interna no tendr autoridad y/o responsabilidad sobre las actividades auditadas. Las guas establecen la responsabilidad que tiene el departamento de Auditora Interna, dentro de la organizacin y comprenden: 1. 2. 3. 4. 5. Independencia de las actividades que se auditan. Conocimiento tcnico y capacidad profesional. Alcance del trabajo. Realizacin del trabajo de Auditora. Administracin del departamento de Auditora Interna.

GUIA No. 1 INDEPENDENCIA DE LAS ACTIVIDADES QUE SE AUDITAN

NIVEL ORGANIZACIONAL El departamento de Auditora Interna debe estar ubicado adecuadamente para que le permita el cumplimiento de sus responsabilidades y as lograr sus objetivos. Los auditores internos deben reportar al Consejo de Administracin, Junta Directiva o Administrador Unico y contar con su apoyo para obtener la colaboracin del personal. Dentro del Consejo de Administracin o Junta Directiva se debe asignar a una persona que tenga comunicacin y autoridad dentro de la entidad, y que fomente la independencia del Auditor Interno, para lograr una adecuada cobertura de la Auditora Interna y que en base a los informes del Auditor tome las acciones convenientes. La independencia se ver incrementada cuando el Consejo de Administracin, Junta Directiva o Administrador Unico, participe en la contratacin como en la remocin del Auditor Interno. El objetivo, autoridad y responsabilidad del departamento de auditora interna deber estar por escrito y debe ser autorizado por el Consejo de Administracin, buscando la aceptacin de la gerencia general, para obtener mayor colaboracin.

El documento debe establecer la posicin jerrquica del departamento, as como la autorizacin para el acceso a los registros, personas, propiedades fsicas y definir el alcance del trabajo. Anualmente el auditor interno debe presentar el plan de trabajo de auditora interna, presupuesto de gastos y plan de reclutamiento para su autorizacin y/o modificacin por parte del Consejo de Administracin, Junta Directiva o Administrador Unico. Adicionalmente debe buscar la aceptacin de la gerencia general. Al concluir cada trabajo el auditor interno debe discutir el borrador de su informe con el gerente y el personal auditado. Posteriormente el informe final debe ser analizado con el delegado de Junta Directiva y comunicado a dicha Junta. El Auditor Interno debe informar a Junta Directiva las desviaciones al plan de trabajo, planes de reclutamiento y presupuesto de gastos del departamento. El informe debe incluir los hallazgos detectados as como sus recomendaciones. Adicionalmente, debe segregar los puntos relevantes y cuando por el grado de importancia lo ameriten, el auditor interno debe informarlo oportunamente a Junta Directiva. El auditor interno debe informar a Junta Directiva las desviaciones al plan de trabajo, planes de reclutamiento y el presupuesto financiero.

OBJETIVIDAD El trabajo de Auditora Interna debe efectuarse con objetividad. Al realizar cada trabajo de auditora los auditores internos deben mantener una actitud mental positiva y objetiva y no permitir incluencias por juicios de otras personas. Los auditores internos no deben colocarse en situaciones que los imposibiliten de emitir juicios objetivos. Las asignaciones de trabajo al personal de auditora interna deben realizarse de tal forma que no cree conflicto de intereses y de haberlo el personal involucrado debe hacerlo del conocimiento del auditor interno para que se eliminen o reasignen los trabajos. Las asignaciones deben ser rotadas peridicamente entre los asistentes. Los auditores internos no deben efectuar trabajos operativos, ya que al hacerlo debe quedar claro que no actan como Auditores Internos. Adicionalmente, en las reas operativas en las que hayan tenido autoridad o responsabilidad, es recomendable que no realicen auditoras, y de hacerlo deben informar el grado de responsabilidad con que actuaron.

Las personas que dentro de la entidad son trasladadas para laborar en el departamento de auditora interna, no deben ser asignadas para revisar reas donde ellos participaron, para evitar la falta de objetividad. En cada etapa de trabajo debe existir una supervisin adecuada que permita tener una seguridad razonable de la objetividad del trabajo. Cuando el auditor interno revisa procedimientos antes de ser implantados y efecta recomendaciones para su fortalecimiento, la objetividad no se afecta. El diseo, de instalacin y operacin de sistemas y procedimientos no son funciones de auditora interna. Cuando el auditor interno realiza dichas actividades, la objetividad si se ve afectada.

GUIA No. 2 CONOCIMIENTO TECNICO Y CAPACIDAD PROFESIONAL El auditor interno es responsable que el personal de auditora interna cuente con conocimientos tcnicos y capacidad profesional y deber asignar a cada trabajo, personal con experiencia y disciplinas necesarias, para realizar el mismo. EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA Reclutamiento del Personal El auditor interno al reclutar personal subordinado debe obtener una seguridad razonable de las capacidades y habilidades de cada auditor con el objeto de realizar adecuadamente las auditoras. Conocimientos, Experiencias y Disciplinas El personal de auditora interna debe poseer conocimientos, experiencias y disciplinas para realizar el trabajo y habilidad para aplicar los procedimientos y tcnicas de auditora. De acuerdo al alcance del trabajo, el auditor puede emplear consultores especializados en las disciplinas necesarias para cumplir con las responsabilidades de auditora. Supervision

El auditor interno es responsable de las asignaciones de auditora interna, por lo tanto, debe ejercer una adecuada supervisin desde la planeacin hasta la realizacin del trabajo de auditora. La supervisin incluye: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Dar instrucciones al personal de auditora interna desde el inicio hasta el final de la revisin. Verificar el cumplimiento del programa general de auditora previamente aprobado, adicionalmente si existiera una desviacin debe ser justificada y aprobada. Elaborar un programa de revisin y velar por su cumplimiento. Verificar que los papeles de trabajo soporten adecuadamente la evidencia comprobatoria de los hallazgos de auditora, los procedimientos y las conclusiones. Determinar que los informes de auditora sean objetivos, comprensibles, oportunos y que contengan recomendaciones pertinentes. Debe incluirse dentro de los papeles de trabajo, la evidencia que soporta la revisin.

Todas las asignaciones realizadas por personal de auditora interna o para ste, conservan la responsabilidad del Auditor Interno.

EL AUDITOR INTERNO: Cumplimiento de las Normas de Conducta Los auditores internos deben cumplir con las normas generales personales de conducta y apegarse a las normas de tica para graduados de contadura pblica y auditora.

Conocimientos y experiencias Los auditores internos deben tener conocimientos y experiencias como sigue: 1. Habilidades para la aplicacin de normas, tcnicas y procedimientos de auditora al desarrollar su trabajo. 2. Habilidad en la aplicacin de principios y tcnicas contables al manejar registros e informes financieros. 3. Experiencias en procedimientos administrativos para identificar y evaluar la importancia y efecto de las desviaciones en la estructura de control interno. 4. Preparacin suficiente en las reas de contabilidad, economa, leyes, impuestos, finanzas, procesamiento electrnico de datos y administracin, para detectar problemas y recomendar soluciones.

Relaciones humanas y comunicacin Los auditores internos deben mantener relaciones satisfactorias con los auditados. Los auditores internos deben tener habilidad para comunicarse tanto oral como por escrito y transmitir clara y efectivamente los objetivos de auditora, evaluaciones, conclusiones y recomendaciones. Adicionalmente debe hacer conciencia en los dems departamentos, sobre la importancia y bondades que ofrece la Auditora Interna.

Desarrollo profesional continuo. Los auditores internos son responsables de continuar su desarrollo profesional.

Debido cuidado profesional. Los auditores internos al efectuar sus auditoras, deben contar con el debido cuidado profesional, que requiere el empleo de sus conocimientos y experiencias en forma objetiva. Adicionalmente, deben estar alertas ante posibles errores intencionales, omisiones, desperdicios inefectividad y conflicto de intereses. Los auditores internos deben identificar controles inadecuados y hacer las recomendaciones para promover el cumplimiento de procedimientos y prcticas generalmente aceptadas. Los auditores internos deben realizar la planeacin de auditora, tratando de cubrir aquellos aspectos relevantes en forma razonable. Esto no implica que su revisin sea detallada en todos los casos, por consiguiente no pueda dar una absoluta seguridad de que no existan errores e irregularidades. En caso de errores e irregularidades deben reportar en forma oportuna a la autoridad competente, as como efectuar las recomendaciones pertinentes y darles seguimiento. En el ejercicio del debido cuidado profesional se deber considerar el alcance del trabajo para lograr los objetivos de auditora, la importancia relativa de los asuntos a los que se aplican procedimientos de auditora, la adecuacin y efectividad de los controles internos y el costo de la auditora en relacin a sus beneficios. Los auditores internos deben evaluar los estndares establecidos, auxilindose de expertos (cuando sea necesario), adicionalmente debe establecer si son adecuados y verificar su cumplimiento y en caso necesario buscar el consenso con los auditados para determinar los estndares necesarios para medir las operaciones realizadas.

GUIA No. 3 ALCANCE DEL TRABAJO

El alcance de la auditora interna debe incluir la revisin y la evaluacin de la estructura del control interno, para determinar si el mismo es efectivo y eficiente. El alcance del trabajo de auditora interna abarca la ejecucin del plan de trabajo. Sin embargo la Gerencia y el Consejo de Administracin proporcionan una direccin sobre el alcance del mismo. El propsito de la revisin de la estructura del control interno, es determinar si se cumplen los objetivos elementales del mismo. Dichos objetivos son los siguientes: Garantizar informacin Financiera confiable y oportuna. Salvaguarda de los activos. Promover la eficiencia operativa de la entidad. Cumplimiento de objetivos, polticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos. El logro de los objetivos y metas establecidas para las operaciones o programas.

Confiabilidad e integridad de la informacin. El sistema de informacin proporciona datos que sirven para la toma de decisiones y para medir el control de la operaciones. Por ello los auditores deben examinar los sistemas de informacin y verificar la confiabilidad e integridad de la informacin financiera y operacional y que esta sea oportuna.

Cumplimiento con polticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos. La Gerencia es responsable del establecimiento de los sistemas diseados para asegurar el cumplimiento de polticas, planes, procedimientos y leyes y reglamentos aplicables. Y es responsabilidad de los auditores internos revisar y determinar, si los sistemas son adecuados y efectivos y si las reas auditadas estn cumpliendo con los requerimientos apropiados a fin de prevenir impactos negativos en las operaciones.

Salvaguarda de los Activos Los auditores internos deben revisar la existencia y propiedad de los activos fijos utilizando los procedimientos ms adecuados, as mismo deben revisar los mtodos yde salvaguarda para estos, y si dichos mtodos son apropiados para proteger o contrarrestar cualquier tipo de riesgo.

Uso Econmico y Eficiente de Recursos Los auditores internos deben evaluar si el empleo de los recursos mediante estndares de operacin establecidos por la administracin, se realizan en forma econmica y eficiente siendo responsables de determinar lo siguiente: Si han sido establecidos los estndares y si son adecuados para medir la economa y eficiencia en el uso de los recursos, si han sido establecidos los standares de operacin y si fueron entendidos por el personal y se cumplen, o bien determinar si en el caso de existir desviaciones a dichos estndares, estas se analizan y comunican a los responsables para que se tomen las medidas correctivas. Las auditoras relacionadas con el uso econmico y eficiente de los recursos debern identificar situaciones tales como: Sub-utilizacin de instalaciones. Trabajo no productivo. Segregacin de funciones. Procedimientos que no justifican el costo conforme estndares establecidos. Sub-utilizacin de Activos. Logro de los objetivos y metas establecidas para las operaciones o programas. La administracin es responsable de fijar objetivos, polticas, planes y procedimientos y el logro de los resultados de operacin. A los auditores internos les corresponde verificar el cumplimiento de lo establecido por la administracin y de ser necesario proporcionar apoyo en el diseo y desarrollo, previo a su implementacin.

GUIA No. 4 REALIZACION DEL TRABAJO DE AUDITORIA El trabajo de auditora deber incluir: La planeacin de la auditora, el examen y evaluacin de la informacin, comunicacin de los resultados y seguimiento. PLANEACION DE LA AUDITORIA El Auditor Interno es responsable de planear y realizar cada una de las auditoras. La planeacin deber ser documentada e incluir: Determinacin de los objetivos y alcance del trabajo. La obtencin de informacin relativa a las actividades a auditar. Determinar los recursos necesarios. Establecer comunicacin con el personal a cargo de las operaciones a auditar. Realizar inspeccin fsica sobre las actividades y controles a auditar, identificando las reas en las que se debe hacer nfasis y obtener comentarios y sugerencias de los auditados. Preparar por escrito el programa de auditora. Determinar cmo, cuando y a quin se le comunicarn los resultados de la auditora.

EXAMEN Y EVALUACION DE LA INFORMACION El auditor interno debe obtener, analizar, interpretar y documentar la informacin para apoyar los resultados de la auditora. Obtener informacin de todos los asuntos relacionados con los objetivos y alcance de la auditora. La informacin debe ser suficiente, competente, relevante y til para que proporcione bases slidas sobre los hallazgos y recomendaciones de la auditora. La informacin suficiente, significa que est basada en hechos, es adecuada y convincente. La informacin competente, significa que es confiable. La informacin relevante, apoya los hallazgos y recomendaciones de auditora. La informacin til, ayuda a la administracin a lograr sus objetivos.

Las tcnicas y procedimientos de auditora, debern ser elegidas con anterioridad, las que se deben ampliar y modificar cuando las circunstancias lo requieran. El proceso de obtener, analizar, interpretar y documentar la informacin, debe supervisarse adecuadamente. Los papeles de trabajo que documentan la auditora, deben registrar la informacin obtenida y el anlisis realizado, debiendo apoyar los hallazgos de auditora y las recomendaciones. Adicionalmente deben servir de gua y fuente de consulta en auditoras recurrentes.

COMUNICACION DE LOS RESULTADOS Se debe informar los resultados del trabajo de auditora. Emitir un informe por escrito y firmado al terminar la auditora. Se pueden emitir parcialmente informes por escrito o verbales, tanto formal como informalmente. Discutir las conclusiones y recomendaciones con la admnistracin antes de emitir su informe final. Los informes presentaran el propsito, alcance y resultados de la auditora y cuando se considere apropiado, contendrn la opinin del Auditor. Los informes deben incluir recomendaciones para mejoras, reconocer el trabajo satisfactorio y las medias correctivas. Los puntos de vista de los auditados respecto a las conclusiones y recomendaciones pueden ser incluidas en el informe de auditora.

SEGUIMIENTO Se debe hacer el seguimiento, para cerciorarse de que se tomarn las medidas apropiadas sobre los hallazgos reportados. La Auditora Interna, debe determinar si la medida correctiva tomada logra los resultados deseados, o si la Gerencia o el Consejo de Administracin asumieron la responsabilidad de no tomar ninguna medida correctiva sobre los hallazgos reportados.

GUIA No. 5 ADMINISTRACION DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

EL AUDITOR INTERNO DEBERA ADMINISTRAR APROPIADAMENTE EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA El Auditor Interno es responsable que el departamento est apropiadamente administrado, a efecto de que: El trabajo de auditora cumpla con los propsitos generales y las responsabilidades aprobadas por la Gerencia y aceptadas por el Consejo de Administracin. Los recursos del departamento de auditora interna sean empleados eficiente y eficazmente. El trabajo de auditora se realice de acuerdo a las guas para la prctica profesional de la auditora interna.

PROPOSITO, AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD El Auditor Interno deber elaborar una declaracin de propsitos, autoridad y responsabilidad del departamento de Auditora Interna. El auditor interno es responsable de obtener la aprobacin de la gerencia y la aceptacin del Consejo de Administracin del documento formal escrito (manual de organizacin), del departamento de auditora interna.

PLANEACION El Auditor Interno deber establecer los planes correspondientes para cumplir con las responsabilidad del departamento de auditora interna. Estos planes debern ser consistentes con la organizacin del departamento de auditora interna y con las metas de la organizacin. El proceso de planeacin comprende el establecer: 1. 2. 3. 4. Metas Programa de trabajo de auditora Planes de contratacin de personal y presupuesto financiero Informes de actividades

Las metas del departamento de auditora se debern establecer de tal manera que se pueda lograr su cumplimiento, en base a los planes especficos operacin y a los presupuestos y hasta

donde sea posible debern ser cuantificables. Debern acompaarse de los criterios para medirlas y de fechas lmite para su logro.

Los programas de trabajo de auditora debern incluir: a). Las actividades que se van a auditar; b). Cundo sern auditadas; c). El tiempo estimado requerido, tomando en consideracin el alcance del trabajo de auditora realizado por otros. Los asuntos a considerarse al establecer las prioridades del trabajo de auditora debern incluir; a). La fecha y resultado de la ltima auditora; b). Revelacin financiera; c). Prdidas y riesgos potenciales; d). Solicitudes de la gerencia; e). Cambios importantes en las operaciones, programas y controles; f). Oportunidades para lograr beneficios operacionales; y g). Cambios y capacidades del personal de auditora. Los programas de trabajo debern ser lo suficientemente flexibles para cubrir demandas imprevistas.

Los planes de contratacin de empleados, los presupuestos financieros, incluyendo el nmero de disciplinas requeridas para realizar su trabajo, debern contemplarse a elaborar los programas de trabajo de auditora; as como las actitivadades administrativas, la escolaridad y el adiestramiento requeridos, las investigaciones sobre auditora y los esfuerzos de desarrollo.

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS El Auditor Interno deber proporcionar por escrito polticas y procedimientos necesarios para guiar al personal de auditora. La forma y contenido de las polticas y procedimientos debern ser apropiados al tamao y estructura del departamento de auditora interna y a la complejidad de su trabajo. Los manuales de administracin y de auditora tcnica formales, pueden no ser necesarios para todos los departamentos de auditora interna. Un departamento de auditora interna pequeo puede ser administrado informalmente. Su personal de auditora puede ser dirigido y controlado diariamente, con una estrecha supervisin y a travs de memoranda. Es un departamento de auditora interna de gran magnitud, son esenciales polticas y procedimientos mas formales e integrales, para guiar al personal de auditora a que cumpla en forma consistente con las normas del departamento. ADMINISTRACION Y DESARROLLO DE PERSONAL El Auditor Interno deber establecer un programa para seleccin y desarrollo de los recursos humanos el departamento de auditora interna. El Programa deber contemplar:

1. Descripciones de puestos por cada nivel del departamento de auditora interna. 2. Seleccin de individuos calificados y competentes. 3. Entrenamiento y oportunidad de capacitacin profesional continua para todos y cada uno de los auditores internos. 4. Evaluacin del trabajo de cada uno de los auditores internos por lo menos una vez al ao. 5. Asesora de los auditores internos en lo referente a su trabajo y a su desarrollo profesional.

AUDITORES EXTERNOS El Auditor Interno deber coordinar los esfuerzos de auditora interna y externa. El trabajo de auditora interna y externa deber coordinarse para asegurar la adecuada cobertura y para minimizar duplicidad de esfuerzos. La coordinacin de los esfuerzos de auditora interna y externa incluye: 1. 2. 3. 4. Reuniones peridicas para discutir asuntos de inters mutuo. Acceso mutuo a los programas y papeles de trabajo de auditora. Intercambio de informes de auditora y cartas de observaciones. Comn entendimiento respecto a tcnicas, mtodos y terminologa de auditora.

CONTROL DE CALIDAD El Auditor Interno deber establecer y mantener un programa de control de calidad que permita evaluar las operaciones del departamento de auditora interna. El propsito de este programa es proporcionar seguridad razonable de que el trabajo de auditora est de acuerdo con las guas de Auditora Interna y con otras normas aplicables. Un programa de control de calidad deber incluir los siguientes elementos: 1. Supervisin 2. Revisiones Internas 3. Revisiones Externas La supervisin del trabajo de los auditores internos deber llevarse a cabo continuamente para asegurar que estn trabajando de acuerdo con las guas, polticas y programas de auditora interna. Las revisiones internas debern realizarse peridicamente por el personal miembro del departamento de auditora interna, para evaluar la calidad del trabajo de auditora realizado.

Estas revisiones debern llevarse a cabo de la misma manera que cualquier otra auditora interna. Para evaluar la calidad del trabajo del departamento de auditora interna, debern practicarse revisiones externas. Estas revisiones debern llevarse a cabo por personas calificadas e independientes de la organizacin y que no tengan conflicto de inters real o aparente. Estas revisiones debern realizarse por lo menos una vez cada tres aos. Al concluir la revisin deber emitirse un informe escrito. El informe expresar la opinin sobre el cumplimiento del departamento en relacin a la guas para la prctica profesional de la auditora interna y cuando se considere conveniente incluir recomendaciones para un mejor desempeo.