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[Ao ] "Ao del Reconocimiento e Integracin

N Nacional

FACULTAD CIENCIAS DE LA EMPRESA E.A.P. ADMINISTRACIN, MARKETINGYNEGOCIOS INTERNACIONALES CURSO TEMA : Auditoria del Colegio Particular EL PACIFICO : Auditoria Administrativa

ALUMNO(A) : BELTRAN DE LA CRUZ, Rudy CONDOR PRRAGA, Stefanny HINOSTROZA ALVINO, July LOPEZ MAYTA, Kathya LOLO BALDEON, Angel

CATEDRATICO SEMESTRE

: ZAMUDIO SANTIVAES, Alberto : DECIMO

HUANCAYO - 2012

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EL PACIFICO

INTRODUCCIN El siguiente escrito contiene informacin de gran importancia de una Auditoria Administrativa realizada en el Colegio particular EL PACIFICO, con el propsito fundamental de identificar los principales problemas en el rea de Administracin Escolar, de tal forma que se realiza una evaluacin y se determinan las reas de mejora. Debido a la importancia de las funciones del rea de Administracin Escolar, que dependen en gran medida del buen funcionamiento de la logstica de los trmites que se realizan del alumnado, es necesario auditar dicha rea, puesto que no es apropiado que contine con esta problemtica de organizacin, siendo que es ilgica la existencia de la misma, puesto que la licenciatura de Administracin se encarga de la organizacin e implementacin de sistemas para facilitar el funcionamiento de las entidades, no importando que pertenezca al sector pblico o privado, adems de la implementacin de manuales de procedimientos, manuales de organizacin, la induccin de los nuevos colaboradores a las reas (en este caso, prestadores de servicio social), capacitacin para realizar las funciones cules son sus funciones y obligaciones, horarios, trato al pblico, etc. A continuacin encontrar informacin relacionada al grado de aplicacin del proceso administrativo en el rea, donde se explica ampliamente la metodologa que se utiliz para llevar a cabo la auditoria, los instrumentos utilizados, los resultados obtenidos y las recomendaciones gestionadas por el equipo auditor.

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JUSTIFICACIN Este conjunto de actividades surge como un proyecto escolar con la necesidad de realizar una auditoria en el sector publico de la materia de Auditoria Administrativa, impartida en El Colegio Particular EL PACIFICO. Por medio de las observaciones realizadas ordinariamente, el equipo auditor determina hacer la auditoria en el rea de Administracin Escolar ya que al cuestionarnos sobre la existencia de esta rea y su contraparte, la deficiente organizacin de la misma vista en las dos ultimas inscripciones a cursos ordinarios, nos fue de gran importancia saber que sucede dentro de la institucin, ya que siempre tratamos de auditar y ayudar a otras organizaciones sin embargo no ayudamos a nuestra institucin; sta es la razn por la cual se decide auditar el rea de Administracin Escolar.

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ANTECEDENTES La creacin y/o aparicin de un rea de Administracin Escolar surge de la necesidad de los directivos de llevar un registro cronolgico de los alumnos partiendo del nacimiento en 2002 de la Institucin educativa. A travs de una adecuada administracin de programas y atencin particular a los nios y jvenes en el 2002 Justo Sierra apertura la Escuela Pacfico. En el 2004, durante el periodo del C.P. Agustn Zea Arregun como director, se instal el Colegio El pacifico. Ese mismo ao el C.P. Roberto Casas Aldana sustituy al contador Zea Arregun como director; encabez las elecciones de delegados para el Consejo Estudiantil y de los acadmicos, profesores y alumnos; asimismo, fund, en 2005, el boletn educativo de la institucin. En 2007 se inaugura las instalaciones del Colegio, ubicada al sur de la capital, momento que representa una de las pginas ms brillantes en la historia de la educacin en La Molina. Durante la gestin del C.P. Wilfrido Castillo Miranda (en 2008) se cre Academia Preuniversitaria. Dos aos ms tarde, en el 2010, la Escuela el Pacfico, presidida por el C.P. Arturo Elizundia Charles, se traslada a las instalaciones ubicadas en el Colegio de educacin secundaria. En medio de un clima de cambios sociales, la Academia Preuniversitaria se traslada a fines del 2010 a las nuevas instalaciones ubicadas en el exterior del Colegio, las mismas que sigue utilizando hasta la fecha. A partir de 2011, durante la gestin del C.P. Jos Antonio Fernndez Arena, nuestra institucin adopta el nombre de Corporacin El pacifico y se implant un nuevo plan curricular que inclua cursos de formacin preuniversitaria.

Misin

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Somos una corporacin con prctica de valores humano cristianos, que educa integralmente a los nios y jvenes para que acten proactivamente ante los desafos del mundo actual, mediante propuestas pedaggicas innovadoras impulsadas hacia la educacin personalizada. Visin Al 2020 ser la Corporacin educativa lder, innovadora y prospectiva que desarrolla en forma mancomunada la calidad educativa, que busca una educacin integral con valores cristianos, vocacin de servicio y conciencia ecolgica; en concordancia con los intereses, necesidades y aspiraciones del educando, cuyas respuestas se adaptan a las exigencias de los cambios cientficos y tecnolgicos de la sociedad. Misin Ecolgica Somos una comunidad educativa con tica ambiental comprometida en sensibilizar y generar un cambio de actitud, promocionando una cultura ecolgica, a travs de los modelos vivenciales, como entes activos, responsables de la prevencin y mantenimiento del ecosistema, orientado en beneficio de los educandos, nuestra sociedad y por ende al servicio de la humanidad.

Valores.

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Organigrama

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PLANEACIN

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Para poder llevar a cabo una adecuada planeacin de la auditoria, la primera accin que se llevo a cabo fue tener una entrevista con el coordinador de administracin escolar, Lic. Jos Lus Ramrez lvarez, quien aprob nuestra solicitud y nos puso en manos del Jefe de Seccin de Sistema Escolarizado. ngel Coria, para nos apoyara y facilitara el acceso a la informacin que se pudiera requerir para efecto de realizar eficazmente la auditoria.

OBJETIVO GENERAL Evaluar los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en el rea de administracin escolar, por medio de la deteccin de problemas, irregularidades, desviaciones o anomalas que afectan el funcionamiento de la misma.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Evaluar aspectos especficos del rea de

planeacin que nos

permita entender el grado de relevancia que se le otorga analizando la misin, visin, el manual de organizacin y procedimientos, reglamentos.
Medir el grado de eficiencia de los mtodos de informacin y de

divisin del trabajo dentro de la organizacin.


Evaluar la direccin dentro del sistema administrativo de la

organizacin dando hincapi a la gestin del talento humano y la comunicacin.


Verificar la existencia de un sistema de control interno as como

tambin el funcionamiento del servicio de sugerencias o quejas del cliente, tambin es imperativo evaluar las herramientas y el espacio de trabajo. FUENTES DE ESTUDIO Internas: cuestionarios aplicados a las reas administrativas

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FACTORES La auditora se concentr en los siguientes puntos para evaluarla a partir del proceso administrativo: PLANEACION Misin Visin Objetivos Metas Estrategias Polticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles ORGANIZACIN Estructura Organizacional Divisin y Distribucin de funciones Cultura Organizacional Recursos Humanos Cambio Organizacional Estudios Administrativos Instrumentos Tcnicos de Apoyo DIRECCION Liderazgo

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Comunicacin Motivacin Grupos y Equipos de Trabajo Manejo del Estrs y Conflicto Informacin y Tecnologa CONTROL Naturaleza Sistemas reas de Aplicacin Herramientas Calidad Distribucin del espacio

RESPONSABLES: EQUIPO AUDITOR CARGO Y NOMBRE DEL RESPONSABLE Lder de proyecto Lopez Mayta Kathia Coordinador General Condor Parraga Milagros Analista de proyecto Lolo Baldeon Angel Asistentes de proyecto Beltran de la Cruz Rudy Hinostroza alvino July

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DIAGNSTICO PRELIMINAR El equipo auditor, por medio de la informacin ya obtenida, analizada y haciendo las observaciones pertinentes de las actividades realizadas en el rea de administracin escolar, considera que los puntos en que se debe enfatizar son: - Cultura organizacional. - Desarrollo de personal. - Planeacin. - Estructura organizacional. - Comunicacin. - Toma de decisin. - Creatividad e innovacin. - Manejo de la informacin. - Manejo del tiempo. - Procedimientos. - Programas. - Distribucin del espacio. - Recursos humanos. - Servicio - Divisin del trabajo.

Por lo tanto decidimos aplicar el proceso administrativo (planeacin, organizacin, direccin y control) para llevar a cabo la estimacin de cada uno de los factores que influyen en su proceso administrativo.

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INSTRUMENTACION Para recabar la informacin sobre la organizacin se utilizaron cuestionarios y cdulas que a continuacin se muestran. CUESTIONARIOS

El presente cuestionario tiene como finalidad detectar reas de mejora, por lo que es muy importante su participacin en la evaluacin:

El primer cuestionario se lo aplicamos a Jos Lus Ramrez lvarez coordinador del rea de Administracin escolar.

El segundo cuestionario se lo aplicamos a ngel Coria Torres Jefe de Seccin Escolarizado del rea de Administracin escolar.

El tercero cuestionario se lo aplicamos a Alicia Cadena Galicia Responsable de rea de sistemas de Administracin escolar.

El cuarto cuestionario se lo aplicamos a Armando Bernal Kaiser Responsable de Actas del rea de Administracin escolar.

El quinto cuestionario se lo aplicamos a Virginia Hidalgo Vaca Jefe de Seccin del SUA del rea de Administracin escolar.

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MEDICIN El grupo auditor determin agrupar los factores que estn estrechamente relacionados, para facilitar la interpretacin de los resultados. Etapa: Planeacin. FACTOR 1 Componente: Indicador cualitativo Indicador cuantitativo Misin y Visin. Nivel del logro de aspiraciones comunes Empleados que la conocen / Total de empleados

FACTOR 2 Componente: Indicador cualitativo Indicador cuantitativo Objetivos, Metas y Estrategias Medida en que imprimen direccin a los esfuerzos Nmero de factor alcanzado o implementado/ Nmero total de factores establecidos

FACTOR 3 Componente: Indicador cualitativo Indicador cuantitativo Procedimientos y Programas. De que manera dan una orientacin lgica a las acciones. Acciones realizadas/Acciones programadas

FACTOR 4 Componente: Indicador cualitativo Enfoques, niveles y horizontes Cmo jerarquizan las acciones de acuerdo al alcance

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de la organizacin Indicador cuantitativo Acciones realizadas/Total de acciones

Etapa: Organizacin. FACTOR 1 Componente: Indicador cualitativo Indicador cuantitativo Estructura organizacional Precisin con que se determinan los niveles de autoridad y responsabilidad Unidades asesoras/Total de unidades

FACTOR 2 Componente: Indicador cualitativo Indicador cuantitativo Divisin y distribucin de funciones Grado en que determina carga de trabajo Tareas realizadas/Empleados

FACTOR 1 Componente: Indicador cualitativo Indicador cuantitativo Cultura organizacional Cmo muestra el nivel de conciencia, los valores, las actitudes y los hbitos que prevalecen reas con mejoras/Total de reas

FACTOR 4 Componente: Indicador cualitativo Indicador cuantitativo Recursos Humanos Precisin con que determina el sistema formal de administracin de las personas. Personal capacitado/Cursos de capacitacin

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FACTOR 5 Componente: Indicador cualitativo Indicador cuantitativo Cambio Organizacional Como pernean a la organizacin para desarrollar cambios alternos de actuacin. Evaluacin de cambios/Total de cambios

FACTOR 6 Componente: Indicador cualitativo Indicador cuantitativo Estudios Administrativos Grado en que proporcionan elementos d juicio para mejorarla dinmica organizacional Estudios realizados/Estudios propuestos

Etapa: Direccin. FACTOR 1 Componente: Indicador cualitativo Indicador cuantitativo Liderazgo y comunicacin. En qu medida constituye un medio para transmitir informacin con un significado comprensible Canales de comunicacin/Total de reas

FACTOR 2 Componente: Motivacin, grupos y equipos de trabajo, manejo del

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estrs y conflicto Indicador cualitativo Indicador cuantitativo De qu manera integran aptitudes, habilidades, comportamiento a las acciones de la organizacin Grupos de trabajo/reas de la organizacin

FACTOR 3 Componente: Indicador cualitativo Informacin y tecnologa Nivel de racionalidad en el empleo que hace la organizacin de sus recursos de informacin, para lograr sus objetivos Indicador cuantitativo Sistemas de informacin utilizados/Sistemas externos de informacin

Etapa: Control. FACTOR 1 Componente: Indicador cualitativo Indicador cuantitativo Naturaleza : Forma en que fija los lmites de actuacin en funcin de sus objetivos Controles de retroalimentacin/Total de controles

FACTOR 2 Componente: Indicador cualitativo Indicador cuantitativo Sistemas Medida en que determina los controles necesarios en funcin de la tecnologa y cultura organizacional. Controles burocrticos/Total de controles

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FACTOR 3 Componente: Indicador cualitativo Indicador cuantitativo Distribucin del espacio Grado en que la distribucin del espacio est en funcin de lasecuencia lgica del flujo de trabajo Estudios de distribucin de espacios realizados/Estudio programados

HERRAMIENTA DE EVALUACION Los criterios de puntuacin elegidos por el grupo auditor ara efectos de evaluacin final son los siguientes: ELEMENTO ESPECIFICO PUNTO MAXIMOS
Establecidos Obtenidos

PLANEACION Misin y Visin. Objetivos, metas y estrategias Procedimientos y procesos Enfoques, niveles y horizontes ORGANIZACIN Estructura organizacional. Divisin y distribucin de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional

350 100 100 90 60

250 40 60 40 60 30

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Estudios admivos. E instrumentos tcnicos de apoyo DIRECCION Liderazgo y comunicacin Motivacin, equipos de trabajo. Manejo de estrs y conflicto. Informacin tecnolgica CONTROL Naturaleza Sistemas Distribucin del espacio TOTAL

20 200 70 70 60 200 50 50 100 1000

INSTRUMENTACION: CUESTIONARIOS El presente cuestionario tiene como finalidad detectar reas de mejora, por lo que es muy importante su participacin en la evaluacin: Objetivo: A travs de este cuestionario pretendemos identificar reas de mejora Nombre: _______________________________________________________ Cargo: ________________________________________________________ PLANEACION 1. Quin es el responsable de la planeacin del rea o departamento? 2. Qu nivel jerrquico tiene la organizacin? 3. Se brinda capacitacin permanente al personal? (SI) Con que periodicidad - Y como lo evalan _______________________

(NO) Por que: ___________________________________________________ MISION

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1. Sabe que es una misin? (SI )

(NO) Conoce la misin del rea o (NO)

departamento en el que se encuentra? (SI) 2. Qu hace para cumplir la misin? 3. Cmo lo hace? 4. La entiende y se identifica con ella? Porqu?

(SI)

(NO)

_________________________________________________________ VISION 1. Conoce la visin del rea o departamento en el que se encuentra? (SI) (NO)

2. Qu pretende hacer para alcanzar la visin? 3. La entiende y se identifica con ella? (SI) (NO) Porqu? __________________________________________________________ OBJETIVOS 1. Conoce los objetivos del rea o departamento? (SI) 2. Cules son? 3. Cumplen los objetivos? Porqu? ___________________________________________________________ A travs de que medios? Cmo lo (s) evalan? METAS 1. Cules son las metas organizacionales? 2. A travs de que medios los logra? 3. Cmo los evalan? (SI) (NO) (NO)

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Usted cree que son las adecuadas? Cmolosmejorara?

(SI) (NO)

_________________________________________________ 4. Cmo y a quien los reportan? ESTRATEGIAS 1. Cuentan con estrategias? (SI) 2. Las conoce? (SI) (NO)

(NO) Cules son?

3. Quin (es) define (n) las estrategias? 4. Cmo las formulan? 5. Se han mantenido las estrategias o ha sido necesario modificarlos? (SI) (NO) (NO)

6. Est usted de acuerdo con las estrategias establecidas? (SI) Explique porqu. POLTICAS 1. Conoce las polticas? 2. Cules son? (SI) (NO)

3. Quines participan en su elaboracin? PROCEDIMIENTOS 1. Dispone de procedimientos establecidos para realizar el trabajo? (SI) (NO) 3. Quin (es) lo elabora (n)? 4. Con que frecuencia los revisan y actualizan? PROGRAMAS 1. Conoce los programas? 2. Cules son? 3. De que forma efectan su seguimiento y evaluacin? (SI) (NO)

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ENFOQUES 1. Qu tipo de planeacin emplea la organizacin? ( ) Estratgica ( ) Operacional ( ) Normativa ( ) Otros

2. Por qu se opto por este tipo de planeacin? NIVELES Y HORIZONTES 1. Qu tipo de tcnicas se utilizan para apoyar la planeacin? ( ) APO ( ) Matriz FODA ( ) Modelos de simulacin 2. Cul y porqu? 3. Se lleva a cabo un anlisis interno de las fortalezas y debilidades? (NO) Porqu? ________________________________________________________ 4. Se lleva a cabo un anlisis externo de las oportunidades y amenazas? (SI) (NO) Porqu? ________________________________________________________ 5. Estos anlisis se traducen en estrategias? (SI ) (NO) Como cules? ( ( ) Diferenciacin ) otros. ( ) Liderazgo en costos ( ) Competitividad (SI) ( ) Escenarios ( ) Otra

ORGANIZACIN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

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1. La estructura de la organizacin se deriva de algn tipo de ordenamiento (reglamento, decreto, acuerdo, acta, etc.)? Especificar cul. 2. Considera que la estructura actual permite cumplir con el objeto de la organizacin? Porqu. 3. Las funciones asignadas a cada rea son las adecuadas para el cumplimiento de la misin? Porqu. 4. Con qu tipo de estructura organizacional se cuenta? ( ( ( ) Vertical. ) Horizontal. ) En red. ( ( ) Virtual. ) Otra (especificar).

5. Qu factores fueron tomados en cuenta para disear la estructura? ( ( ) Econmicos. ) Normativos. ( ) Necesidades del servicio.

DIVISIN Y DISTRIBUCIN DE FUNCIONES 1. En que se basaron para definir la estructura departamental? ( ( ( ) Funciones. ) Clientes. ) Procesos. ( ( ) Equipo. ) Otros (especificar).

2. Cmo definen la asignacin de personal y las funciones para cada rea y nivel jerrquico? 3. Las funciones son claras para todo el personal? Especificar cmo lo determinan. 4. Cmo se da a conocer el contenido de las funciones a toda la organizacin? 5. Se brinda capacitacin de funciones por rea y puesto? Especificar quin es el encargado y cmo lo hace.

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6. Cmo coordinan el cumplimiento de las funciones? CULTURA ORGANIZACIONAL 1. Considera que el comportamiento de los individuos dentro de la organizacin influye en la productividad? Describir porqu. RECURSOS HUMANOS 1. Se cuenta con un sistema de administracin de personal? En que consiste (si) 2. Cmo controlan los movimientos de personal? 3. Qu procedimiento utilizan para contratar y capacitar al personal? 4. Existe un programa de capacitacin y desarrollo de personal? En que consiste (si) 5. Cmo es evaluado el desempeo del personal? 6. Han contemplado la posibilidad de modificar la estructura para agilizar y simplificar las actividades? Porqu? 7. Se han llevado a cabo acciones para que el personal se motive y pueda desempear mejor su trabajo? S,cules. __________________________________________________________ No,porqu. _________________________________________________________ 8. De qu manera influye la confianza que existe entre los miembros de la organizacin en la toma de decisiones? CAMBIO ORGANIZACIONAL 1. La organizacin ha sufrido algn cambio? 2. Cmo determinan si es necesario llevar a cabo un cambio en la organizacin?

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3. Quin es el responsable de poner en marcha los cambios cuando son necesarios? ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS 1. Preparan algn programa de trabajo dentro de la organizacin para realizar los estudios de mejora a)S,culycmo. ________________________________________________ b)No,porqu. ____________________________________________________

INSTRUMENTOS TCNICOS DE APOYO 1. Qu recursos tecnolgicos utilizan para manejar la informacin dentro de la organizacin? 2. Disponen de un registro ordenado de informacin? 3. A quin se le informa sobre los resultados de los estudios y las

modificaciones sugeridas para la organizacin y cmo se dan a conocer al personal? 4. Se realiza un seguimiento y evaluacin de los estudios? S,cmo. ____________________________________________________________ No,porqu. _________________________________________________________ DIRECCION 1. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de la visin en qu forma?

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( ( (

) Excelente ) Bueno ) Regular

( (

) Malo ) Muy malo

2. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de la misin en qu forma? ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

3. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de los objetivos en qu forma? ( ( ) Excelente ) Bueno ( ( ( ) Regular ) Malo ) Muy malo

4. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de las polticas en qu forma? ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

5. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de las estrategias en qu forma? ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

6. La influencia de la organizacin del rea en la toma de decisiones es: ( ( ) Excelente ) Bueno ( ( ) Regular ) Malo

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) Muy malo

7. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en calidad de servicio: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

8. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en confiabilidad: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

9. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en informacin: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

10. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en la asesora: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

11. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en ayuda amigable: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

12. Las actividades qu realiza hace ms efectiva a la institucin: ( ) Excelente (


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) Bueno

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( (

) Regular ) Malo

) Muy malo

13. Considera qu la cultura organizacional es: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

LIDERAZGO 1. El liderazgo qu usted ejerce es: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

2. Las caractersticas de los subordinados y las condiciones de trabajo influye en la forma de dirigir, en qu medida: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

COMUNICACIN 1. La comunicacin dentro de la organizacin es: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

2. Los manejos y controles de la informacin: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

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MOTIVACIN 1. Considera qu la motivacin en el rea es: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

2. Considera qu el ambiente laboral es:por qu? ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO 1. Considera qu los grupos y equipos de trabajo incrementan la efectividad de la institucin en qu medida: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

2. Cmo es la relacin laboral:porqu la considera as: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

MANEJO DEL ESTRS Y CONFLICTO 1. Cmo es el manejo del estrs y/o conflicto: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

INFORMACION Y TECNOLOGIA

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1. El manejo de redes de cmputo interno son eficientes, en qu medida: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

2. El manejo de redes de cmputo externo son eficientes, en qu medida: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

3. El manejo de la informacin en cuanto a su servicio considera qu es: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

TOMA DE DECISIN 1. La tecnologa influye en la toma de decisin, en qu medida: ( ( ( ) Excelente ) Bueno ) Regular ( ( ) Malo ) Muy malo

CONTROL 1. Existe congruencia entre los planes establecidos y el control y el ejercicio del control? 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) 2. Es coincidente tal ejercicio con los niveles de planeacin? 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) 3. Los plazos fijados en la planeacin permiten un control efectivo? 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )

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4. Es necesario el ajuste de tiempos? 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) NATURALEZA 1. Estn definidos los controles de acuerdo con el enfoque: a. preventivo (anticipa los problemas) 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) b. concurrente (resuelve los problemas cuando se presentan) 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )

c. de retroalimentacin (resuelve el problema despus de que ocurre) 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) 2. Estn bien identificados los puntos crticos que es necesario controlar? 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) 3. Se reciben reportes de seguimiento de las acciones? 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) SISTEMAS 1. Existen mecanismos para canalizar las sugerencias e inconformidades del personal? 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) 2. Las sugerencias permiten instrumentar mejoras en la organizacin? 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) 3. La resolucin de quejas influye en la previsin de conflictos? 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) AREAS DE APLICACIN 1. Se ha estudiado la alternativa de descentralizar el control?

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1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) HERRAMIENTAS 1. Se cuenta con controles financieros y presupuestales? 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) CALIDAD 1. Se cuenta con una base de informacin para la administracin y control de calidad? 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )

DISTRIBUCIN DEL ESPACIO 1. Existe algn estudio para la distribucin del espacio o disposicin fsica de los puestos? 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) 2. Hay polticas definidas para el cuidado y uso racional de instalaciones? 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) 3. Existe buena iluminacin y ventilacin en los espacios de trabajo? 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) 4. Existe un procedimiento para la evacuacin de instalaciones en caso de emergencia? 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) 5. Se siguen criterios de ergonoma para la seleccin del mobiliario y equipo? 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) 6. Los espacios y pasil os para circular permiten en libre transito? 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )

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RESULTADOS ELEMENTO ESPECIFICO PUNTO MAXIMOS


Establecidos Obtenidos 151 40 40 29 42

PLANEACION Misin y Visin. Objetivos, metas y estrategias Procedimientos y procesos Enfoques, niveles y horizontes ORGANIZACIN Estructura organizacional. Divisin y distribucin de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios admivos. E instrumentos tcnicos de apoyo DIRECCION Liderazgo y comunicacin Motivacin, equipos de trabajo. Manejo de estrs y conflicto. Informacin tecnolgica CONTROL

350 100 100 90 60

250 40 60 40 60 30 20 200 70 70 60 200

192 40 43 33 46 24 6 170 61 62 47 148

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50 Naturaleza Sistemas Distribucin del espacio TOTAL 1000 50 100 29 32 87 661

RECOMENDACIONES Al realizar las entrevistas y los cuestionarios al rea de administracin escolares. Lo gramos constatar que existen muchas fallas debidas a la falta de aplicacin del proceso administrativo. PLANEACION:
o Establecer una Misin, Visin y Objetivos que permitan encaminar todos

sus esfuerzos hacia el logro de un objetivo comn, dndolas a conocer al personal.


o Elaboracin de manual de organizacin y procedimientos para llevar a

cabo de manera ms eficiente las labores que se realizan en el rea de administracin escolar.
o Que los servidores sociales se encarguen de la elaboracin de dichos

manuales lo cual beneficiaria a ambas partes, ya que los servidores sociales pueden aplicar sus conocimientos y el rea ordenar sus actividades.
o Establecer reglamentos y polticas internos de trabajo, an siendo

sindicalizados los trabajadores. o Definir alcance, atribuciones, funciones y prohibiciones.

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ORGANIZACIN: o Es recomendable realizar un organigrama de la nueva administracin. o Elaboracin de descripcin y anlisis de puestos para realizar adecuadamente la distribucin de funciones evitando la duplicidad de estas.
o Colocar en las ventanil as los procesos que debe seguir el alumno

cuando quiera solicitar algn servicio estableciendo una estandarizacin

DIRECCION Se recomienda la publicacin del marco normativo del rea en la pgina de Internet de la FCA.
o Establecer una periodicidad para la realizacin de juntas y elaboracin

de minutas. o Establecer un sistema interno de canalizacin de recomendaciones para la mejora del rea.
o Hacer estudios de conocimientos, habilidades y destrezas con base en

esto programar cursos de capacitacin.


o Establecer un sistema de comunicacin formal que permita llegar a

todos el personal para eficientar la atencin a alumnos y profesores. o Establecer canales de comunicacin adecuados en tiempo, forma y lnea.

CONTROL:

o Crear un sistema de control interno. o Canalizar las quejas del servicio.

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EL PACIFICO o El mantenimiento a los equipos de computo debe ser preventivo y no

correctivo por la importancia que tiene la informacin que en el departamento se maneja.


o Hacer un estudio de distribucin del espacio ya que es de suma

importancia para agilizar las funciones a realizar:

INFORME GENERAL
o Responsable: Equipo auditor

o Introduccin: Debido a la importancia de las funciones del rea de Administracin Escolar, que dependen en gran medida del buen funcionamiento de la logstica de los trmites que se realizan del alumnado, es necesario auditar dicha rea, puesto que no es apropiado que contine con esta problemtica de organizacin, siendo que es ilgica la existencia de la misma, la induccin de los nuevos colaboradores a las reas (en este caso, prestadores de servicio social), capacitacin para realizar las funciones, cules son sus funciones y obligaciones, horarios, trato al pblico, etc. o Antecedentes La creacin y/o aparicin de un rea de Administracin Escolar surge de la necesidad de los directivos de llevar un registro cronolgico de los alumnos partiendo del nacimiento. Siendo director de nuestra institucin el C.P. Alfredo. Durante el periodo del C.P. Maximino Anzures P. Se reimplantan brevemente las carreras

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cortas. Con la llegada del C.P. Jos Barra Emparn como director, se aprob la creacin de planes de estudio distintos para la carrera de Contador Pblico y Auditor, as como los planes para la recin creada carrera de Contador Pblico y Actuario o Tcnicas empleadas 1. Entrevistas 2. Observacin directa 3. Cuestionarios 4. Investigacin documental 5. Acceso A redes de informacin o Diagnstico La presente auditora tiene como base la deteccin de fallas que pueden darse dentro del rea de Administracin Escolar, a partir de las cuales se pretende encontrar reas de oportunidad que nos permitan formular recomendaciones viables que, implementadas adecuadamente, puedan mejorar el funcionamiento y lograr la eficiencia en dicha rea o Propuesta Naturaleza: Especfica Alcance: rea de administracin escolar Antecedentes: no ha habido ninguna auditoria administrativa anterior a esta. Ventajas: Puesto que es un rea relativamente pequea, decidimos que es ms viable realizar una auditora de naturaleza especfica, para poder abarcar toda el rea y, puesto que no ha habido ninguna auditora anterior a esta, los resultados obtenidos pueden ser de gran valor para la institucin, adems de que es realizada por alumnos del

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mismo lugar y no representa ningn costo para el colegio. Desventajas: Dado que la auditora abarca toda el rea, no es posible profundizar demasiado en ninguna etapa, por lo cual resulta una perspectiva general. o Estrategia de implantacin 1. Solicitud de Informacin y presentacin de documentos 2. Recepcin de la informacin 3. Revisin de la informacin 4. Realizar diagnstico preliminar 5. Elaboracin de cuestionarios 6. Revisin tcnica de cuestionarios 7. Aplicacin de cuestionarios 8. Anlisis de la informacin obtenida de los cuestionarios 9. Registrar y documentar los avances 10. Derivar observaciones y recomendaciones 11. Presentacin de resultados

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SEGUIMIENTO Para realizar el seguimiento, se tom la decisin de realizar encuestas y entrevistas al personal del rea despus de 2 meses, para poder conocer el nivel de aceptacin que tendrn los cambios que sean implementados, adems de evaluar la ejecucin de los mismos y las mejoras que se vean reflejadas dentro de la institucin OBJETIVO GENERAL Verificar que el rea o departamentos auditados lleven acabo las

recomendaciones que se le dieron en el informe final, logrando que las aplique de manera correcta para que se cubran las necesidades o los errores que se detectaron dentro de la organizacin. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Evaluar aspectos especficos del rea de visin, el manual de organizacin

planeacin que nos y procedimientos,

permita entender el grado de relevancia que se le otorga analizando la misin, reglamentos.

Medir el grado de eficiencia de los mtodos de informacin y de

divisin del trabajo dentro de la organizacin.

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Evaluar la direccin dentro del sistema administrativo de la

organizacin dando hincapi a la gestin del talento humano y la comunicacin.

Verificar la existencia de un sistema de control interno as como

tambin el funcionamiento del servicio de sugerencias o quejas del cliente, tambin es imperativo evaluar las herramientas y el espacio de trabajo.

LINEAMIENTOS GENERALES o La implementacin se comprobar en todas las reas en las que la institucin acepte que se lleven a cabo las mejoras propuestas por el equipo auditor. o El equipo auditor se compromete a elaborar proyectos piloto sujetos a aprobacin para implementar las mejoras propuestas anteriormente. o Antes de formular los proyectos piloto, el equipo auditor analizar a fondo la viabilidad de los mismos. o Se establecer un plan de trabajo para el cumplimiento de las mejoras propuestas, que el equipo auditor se comprometer a realizar. o El equipo auditor se compromete a apoyar en todo lo posible al rea para implementar las mejoras. o Los resultados obtenidos con la implementacin del o los proyectos implementados sern evaluados al trmino de dos meses. o Una vez evaluado el resultado del proyecto, se proceder a adecuarlo conforme a las necesidades del rea para implementar las mejoras como tales. o Se elaborar un nuevo plan de trabajo para seguir mejorando y actualizando las recomendaciones implementadas dentro del rea. o El equipo auditor se compromete a entregar los informes que se consideren convenientes de las actividades y evaluaciones realizadas. o El equipo auditor se compromete a hacer reprogramaciones de fechas y

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actividades cuando el encargado del rea lo considere conveniente.

CONCLUSIONES La auditora administrativa es una manera eficiente de detectar problemas y reas de oportunidad para una organizacin, cualquiera que sea el giro de esta o el sector al que pertenezca. En este caso decidimos auditar el rea de administracin escolar porque consideramos que es una parte importante dentro de la Facultad de Contadura y Administracin, y resulta irnico que no lleven a cabo el proceso administrativo. Aunque sta rea tiene muchas deficiencias y carencias, consideramos importante sealar que tambin tiene un gran potencial, sobre todo en lo que respecta a recursos humanos, destacando el capital intelectual, y tambin una cultura organizacional envidiable, puesto que todo el personal coopera y los conflictos existentes son mnimos. Consideramos que este trabajo es de mucha ayuda para nuestra formacin profesional, ya que a travs de l hemos aprendido que la auditora administrativa es de gran utilidad en el mbito laboral, adems de completar la formacin de nuestro criterio, sobre todo al elegir cualitativos, que dependen mucho de la y evaluar factores del auditor, y percepcin

comprendimos que no es tan simple aplicar una evaluacin de este tipo, ya que hubo quienes no se prestaron para proporcionarnos informacin, pero

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consideramos que este aspecto puede ser superado

si

se

maneja

adecuadamente. El equipo auditor pretende implementar las mejoras en las que el rea est interesada. Aunque el curso ha terminado, nos interesa seguir aprendiendo y adquirir experiencia a partir de la aplicacin de los conocimientos que ya poseemos, para mejorar como futuros profesionistas y personas.

ANEXOS

Planeacin Organizacin Direccin Control

15,1 19,2 13 2,9 50,2

Planeacin Organizacin

15,1 19,2

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Direccin Control

13 2,9 50,2

Planeacin

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Estructura organizacional Divisin y distribucin de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Total

4 4,3 3,3 4,6 2,4 0,6 19,2

Direccin Liderazgo y comunicacin 6,1

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Motivacin y equipos de trabajo Informacin y tecnologa Total

2,2 4,7 13

Control Naturaleza 0,8

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Sistemas Distribucin del espacio Total

0,4 1,7 2,9

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