DESMATERIALIZACION DE DOCUMENTOS

Qu

es desmaterializar?

Es la transferencia de una informacin (textos, sonidos, imgenes) almacenada en un soporte analgico (como el papel) a una informacin almacenada en un soporte digital (como una llave USB). Pero la desmaterializacin es algo ms que la digitalizacin, hablamos tambin de:

Desmaterializacin de los intercambios; Desmaterializacin de los procesos o las actividades.

Adems, hablamos de desmaterializacin nativa cuando se crea directamente una informacin, un intercambio o un proceso con un soporte digital. Por qu desmaterializar? La desmaterializacin ofrece beneficios inmediatos y permite a las empresas liberar a sus colaboradores de tareas que requieren tiempo y recursos para redistribuirlas en tareas con un mayor valor aadido. Del 5 al 15% del volumen de negocios de una empresa se dedica a la gestin de sus documentos en papel. nicamente la impresin de pginas puede representar hasta el 3% del volumen de negocios de la empresa. As pues, los beneficios de la desmaterializacin son de tipo econmico. Un estudio realizado por el gabinete Arthur D. Little estima que el coste global de una factura en papel emitida es de 8 a 9,50 euros, y el de una factura electrnica de 3 euros. Es an ms cara para quien la recibe: casi 14 euros en papel y alrededor de 4 euros en versin electrnica. Qu desmaterializar? La desmaterializacin de los documentos en papel recibidos o existentes afecta directamente a los flujos entrantes en la empresa (correos, BC) y/o los documentos ya existentes (traspaso de archivos). La desmaterializacin en el origen consiste en no producir nunca documentos en papel. Estos dos tipos de desmaterializacin permiten, esencialmente, acelerar los procesos y ganar tiempo limitando al mximo la manipulacin del soporte papel interno PERO no siempre dispensa de la conservacin o del envo del documento

en papel como por ejemplo la factura, la nica prueba exigible con respecto al fisco y que da derecho a la recuperacin del IVA. La desmaterializacin con valor probatorio garantiza un mismo nivel probatorio entre el papel y los documentos electrnicos. Por lo tanto, no es necesario conservar un duplicado en papel a condicin de garantizar la autorizacin y la perennidad mediante la aplicacin de procesos tcnicos especficos (firma electrnica, fechado, archivo electrnico con valor probatorio). Con qu desmaterializar? Ejemplo de firma electrnica La directiva europea 2001/115/CE, asumida en Francia en la ley de julio de 2003, establece que Las facturas pueden, a condicin de la aceptacin del destinatario, transmitirse por va electrnica siempre que la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido se garanticen por medio de una firma electrnica. La firma electrnica requiere la utilizacin de un certificado electrnico que permitir establecer el enlace entre el documento firmado y la identidad del signatario. Cmo desmaterializar? El paso a una desmaterializacin masiva casi nunca es pertinente. Es mejor concentrarse en un primer tiempo en los flujos ms crticos en cuanto a:

Tiempo de tratamiento (manipulacin, clasificacin, bsqueda) Costes de tratamiento (impresin, introduccin en sobres) Problemticas especficas del oficio (expediente de clientes, respuestas a las licitaciones)