Auditora de Gestin Segn George R.

Terry en 1953, en el libro Principios de Administracin, seala que "La confrontacin peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin de xito, es el significado esencial de la auditora administrativa." Ms adelante, Williams P. Leonard en 1962 la Auditoria Administrativa(La Auditora de Gestin tambin se conoce con los trminos Auditora Administrativa y Auditora Operativa) se define como: "examen comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una empresa", o cualquier componente de las mismas, tales como una divisin o departamento, as como de sus planes y objetivos, sus mtodos de operacin y la utilizacin de los recursos fsicos y humanos. Mientras que Fernndez Arena J.A en 1966 con el libro "La Auditora Administrativa", sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin. Segn el decreto de la corte de Cuenta del Salvador en la legislacin del Manual de Auditora Gubernamental comenta que una auditora operativa o de gestin es un examen objetivo y sistemtico de evidencias con el fin de proporcionar una evaluacin independiente del desempeo de una organizacin, programa, actividad o funcin gubernamental que tenga por objetivo mejorar la responsabilidad ante el pblico y facilitar el proceso de toma de decisiones por parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones correctivas. Metodologa de la Auditora de Gestin Segn la ONA 1999. Exploracin Y Examen Preliminar Comprende el estudio que, previsto a la ejecucin de la auditora, se debe realizar de la entidad, para la conocer los siguientes aspectos. Estructura organizativa y funciones

Flujo del proceso productivo o del servicio que presta, para lo cual debe valerse de los correspondientes diagramas. Caractersticas de la produccin o del servicio. Capacidad de produccin o servicio instalada. Plan de produccin o servicios. Sistemas de costos, centros de costos, reas de responsabilidad, los presupuestos de gastos y su comportamiento. Fuentes de abastecimientos de las materias primas y materiales fundamentales. Destino de la produccin terminada o de los servicios prestados. Cantidad total de trabajadores, agrupados por categoras ocupacionales, con sus respectivas calificaciones. Existencia de las normas de consumo y cartas tecnolgicas, as como ficha de costo actualizada. Existencia de normas de trabajo. Revisar las informaciones que obra en el expediente nico que contiene resultados de las auditoras, inspecciones, comprobaciones, y verificaciones fiscales, anteriores. Verificacin de las fuentes de financiamiento; Evaluacin del Sistema de Control Interno Contable y Administrativo, para lo cual se tendr en cuenta Conocer los sistemas de informacin establecidos y si son oportunos y dinmicos. Comprobar el cumplimiento de los principios del Control Interno. Incluir todas las verificaciones que procedan arribar conclusiones respecto a la eficacia del Control Interno; y Verificar el comportamiento de los medios que garanticen la eficacia del Control Interno.

Examinar y evaluar los documentos, operaciones, registros y Estados Financieros, que permitan determinar si estos reflejan razonablemente su situacin financiera y los resultados de sus operaciones s como el cumplimiento de las disposiciones econmico - financieras. Evaluar la confiabilidad, suficiencia y oportunidad de los sistemas automatizados de los procesamientos de la informacin. Analizar el comportamiento de los indicadores econmicos fundamentales de la entidad Revisar Informes Econmicos y otros documentos que brinden informacin general sobre la situacin de la entidad. Realizar las entrevistas que se consideren necesarias con dirigentes, Tcnicos, y dems trabajadores vinculados con la entidad, incluido las organizaciones poltica y de masas; y Efectuar un recorrido por las reas que conformen la entidad, a fin de observar el funcionamiento en su conjunto Para conocer algunos de los aspectos antes sealados, podrn utilizarse fuentes externas si se considera necesario. Al concluir la misma el Jefe de Auditora deber evaluar la conveniencia de emitir un informe preliminar que resuma la situacin del control. Este ser aconsejable cuando se considere que la duracin de la auditora pueda prolongarse, con vista a permitir que la administracin comience a adoptar medidas, lo que al decidirse contribuir a aligerar el informe final. Planeamiento Una vez realizada la exploracin, estarn creadas las condiciones para efectuar el planeamiento de la auditora, que deber incluir, entre otro: El anlisis de los elementos obtenidos en la exploracin, que deber conducir a: Definir los aspectos que deben ser objetos de comprobacin, por las expectativas que dio la exploracin, as como determinar las reas, funciones y materias crticas;

Analizar la reiteracin de deficiencias y sus causas; y Definir las formas o medios de comprobacin que se van a utilizar Definicin de los objetivos especficos de la auditora. Estos objetivos sern presentados a la autoridad facultada, para que de su aprobacin; y determinacin de los auditores y otros especialistas que se requieran. Atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su complejidad, se determinar: Cuntos auditores son necesarios y qu calificacin deben tener; y Qu otros tcnicos son necesarios y de qu nivel de direccin. Programas flexibles confeccionados especficamente, de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobacin de las 3 "E"[ Economa, Eficiencia y Eficacia] . Estos debern confeccionarse por los auditores participantes, revisarse por el jefe de auditora y aprobarse por el supervisor, o por el jefe de rea. Determinacin del tiempo que se emplear en desarrollar la auditora, as como el presupuesto. Ejecucin En esta etapa, como indica el ttulo, de donde se ejecuta propiamente la auditora, por lo que se deber: Verifica toda la informacin obtenida verbalmente; y Obtener evidencias suficientes, competentes y relevantes. Por la importancia que tienen estos aspectos para sustentar el trabajo realizado por los auditores y especialistas debern tener en cuenta: Que las pruebas determinen las causas y condiciones que originan los incumplimientos y las desviaciones;

Que las pruebas pueden ser externas, si se considera necesaria. Cuantificar todo lo que sea posible, para determinar el precio del incumplimiento. Presentar especial atencin para que la auditora resulte econmica, eficiente y eficaz, que se cumpla dentro del marco presupuestado, as como que sirva de instrumentos para coadyuvar a la toma de decisiones a la toma de decisiones inteligentes y oportunas: El trabajo de los especialistas, que no son auditores, deben realizarse sobre la base de los objetivos definidos en el planeamiento. El trabajo debe ser supervisado adecuadamente por un especialista de la unidad de auditora debidamente facultado; y Determinar en detalle el grado de cumplimiento de las tres "E", teniendo en cuenta: Condicin, criterio, efecto y causa. Informe El contenido del Informe de Auditora de Gestin debe expresar de forma clara, concreta, y sencilla los problemas, sus causas como una herramientas de direccin. No obstante, adicionalmente, deber considerarse lo siguiente: Introduccin: Los objetivos que se expondrn en este segmento, sern los especficos que fueron definidos en la etapa "Planeamiento". Conclusiones: Se deber exponer, de forma resumida, el precio del incumplimiento, es decir el efecto econmico de las ineficiencias prcticas antieconmicas, ineficacias y deficiencias en general. Se reflejarn, tambin de forma resumida, las causas y condiciones que incidieron en el grado de cumplimiento de las 3 " " y su interrelacin. Cuerpo del Informe: Hacer una valoracin de la eficacia de las regulaciones vigentes. Todo lo que sea cuantificable, deber cuantificarse Recomendaciones: Estas deben ser generales y constructivas, no comprometindose la auditora con situaciones futuras que puedan producir en la entidad.

Anexos: Se puede mostrar de forma resumida las partidas que componen el precio del incumplimiento (daos materiales y perjuicios econmicos), as como un resumen de responsabilidades. Tambin puede utilizarse grficos para garantizar una mejor asimilacin por parte del destinatario. Sntesis: En ocasiones es necesario confeccionar un resumen, el cual debe reflejar los hallazgos ms relevante de forma amena, difana, precisa y concisa que motive su lectura. Seguimiento Resulta aconsejable, de acuerdo con el grado de deterioro de las 3 "E", realiza una comprobacin decursado entre uno y dos aos, permitiendo conocer hasta que punto la administracin fue receptiva sobre los hallazgos mostrados y las recomendaciones dadas, ello dado en cualesquiera de las circunstancias, es decir tanto si se mantuvo la administracin de la entidad en manos del mismo personal, como si ste hubiera sido sustituido por desacierto. ALCANCE DE LA AUDITORA DE GESTIN. En la Auditora de Gestin tanto en la administracin como el personal que lleva a cabo la auditora debe de estar de acuerdo en cuanto al alcance en general, si se conoce que esta auditora incluye una evaluacin detallada de cada aspecto operativo de la organizacin, es decir que el alcance de debe tener presente: Satisfaccin de los objetivos institucionales. Nivel jerrquico de la empresa. La participacin individual de los integrantes de la institucin. De la misma forma sera oportuno considerar en la Auditora de Gestin, por la amplitud del objetivo de esta revisin: Regulaciones: Evaluar el cumplimiento de la legislacin, poltica y procedimientos establecidos por los rganos y organismos estatales.

Eficiencia y Economa: Involucra la utilizacin del personal, instalaciones, suministros, tiempos y recursos financieros para obtener mximos resultados con los recursos proporcionados y utilizarlos con el menor costo posible. Eficacia: Se relaciona con el logro de las metas y los objetivos para los cuales se proporcionan los recursos. Salvaguarda de Activos: Contempla la proteccin contra sustracciones absolencia y uso indebido. Calidad de la Informacin: Abarca la exactitud, la oportunidad, lo confiable, la suficiencia y la credibilidad de la informacin, tanto operativa como financiera. Por tanto el auditor debe estar alerta ante situaciones tales como: Procedimientos que son ineficaces o ms costosos de los justificables Duplicacin de esfuerzos de empleados u organismos Oportunidades para mejorar la productividad mediante la automatizacin de procesos manuales. Exceso de personal con relacin al trabajo a efectuar Fallos en el sistema de compras y acumulacin de cantidades innecesarias o excesivas de propiedades, materiales o suministros. En la etapa de exploracin y examen preliminar, debe quedar bien definido el alcance de la auditora, y ste, en buena medida, podr delimitar el tamao de las pruebas, por tanto la seleccin de la muestra en buena medida, podr delimitar el tema que someta el auditor.

1.3.3 - APLICACIONES DE RIESGOS DE LA AUDITORA DE GESTIN.

Segn la Norma Internacional de Auditora (NIA) No.1, al introducir los conceptos de importancia relativa y riesgos en la auditora, se seala que:

... Al tomar su opinin sobre los Estados Financieros el auditor lleva a cabo una serie de pruebas diseadas para obtener una razonable seguridad de que los estados Financieros estn adecuadamente preparndose en todos sus aspectos. Dada la actuacin del auditor en base a pruebas, as como otras limitaciones de su funcin y de cualquier sistema de Control Interno, existe un riesgo inevitable de que permanezca ocultos algn error importante"...

Podemos extender esta aseveracin al trabajo que se realiza en la verificacin de la gestin por la necesidad de obtener una razonable seguridad en la medicin de la economa, la eficiencia, y la eficacia.

De la misma forma se infiere que el diseo y seleccin de muestras ser entonces extensibles a la auditora de gestin, aplicando mtodos estadsticos o no estadsticos.

Riesgo en La Auditora

La auditora de gestin al realizarse no estar exenta de errores y omisiones de suficiente significacin que influyan en la evaluacin a expresar por el auditor en su informe.

Por tanto deber planificarse la auditora de modo tal que se presente expectativas razonables de detectar aquellos errores que tengan importancias relativas; a partir de:

Criterio del personal Regulaciones legales y profesionales Identificar errores de poca cuanta con efectos significativos. En este tipo de auditora tendremos que tener en cuenta tambin los tres componentes de riesgo: Riesgo inherente: De que ocurran errores importantes generados por las caractersticas de la Empresa, o el Organismo. Riesgo de Control: De que el Sistema de Control Interno no prevenga o corrija tales errores. Riesgo de deteccin: De que los errores no detectados por deficiencias del Control Interno sean reconocido por el auditor.

Sera necesario para evaluar la existencia o no de riesgos de la auditora de gestin:

Conocer y reconocer los riesgos propios de la actividad, del entorno y de la naturaleza propia de la informacin. Considerar la adecuacin del diseo y probar la eficacia de los procedimientos de control interno. Determinar procedimientos sustantivos contenidos en el programa a aplicar, luego de haber evaluado el Sistema de Control Interno. Extensin de las pruebas sustantivas aplicables a la Empresa hacia terceros vinculados.

Adems, sera importante considerar algunos factores generalizados del riesgo de auditora que puede ser adoptados en cada caso, y que slo implican una simple gua a tener en cuenta.

1.3.4 - Metodologa de La Auditora de Gestin Segn Resolucin del MAC 2006.

PROPSITOS FUNDAMENTALES DE LA AUDITORA DE GESTIN.

Medicin y Comparacin de Logros. Medir y comparar logros alcanzados por las entidades en relacin con las metas y objetivos previstos, lo cual permitir promover la aplicacin de las recomendaciones necesarias, al amparo de los principios de Econmicos, Eficiencia y Eficacia. Control Interno Eficaz. Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el logro de los objetivos y metas de la entidad, la deteccin temprana de desviaciones o reas susceptibles de mejoras en los procesos productivos, administrativos y de servicios, y la aplicacin de las medidas que sean necesarias de manera oportuna. Cultura de la Responsabilidad.

Promover la cultura de la responsabilidad en la gestin pblica, es decir, la obligacin tica, moral y legal que tienen los funcionarios pblicos de rendir cuenta a la sociedad, sobre lo que han hecho o estn haciendo con los fondos y recursos que el estado y el Gobierno han puesto a su disposicin para su administracin, distribucin y custodia.

Mejoramiento de la Planificacin. Promover en las entidades el mejoramiento de la formulacin de sus presupuestos, con miras a lograr una mayor economa, eficiencia y eficacia en su ejecucin.

Necesidad de un Buen Sistema de Informacin Integral. Difundir la necesidad de poseer sistema integral de informacin que faciliten la medicin del desempeo de la entidad, tanto desde el punto de vista administrativo como organizacional, y sirvan de apoyo a los administradores en la toma de decisiones adecuadas.

GUA METODOLGICA.

Cuestionario No. I - Evaluacin de la Gestin.

Los propsitos especficos de este cuestionario se desglosan como sigue:

Determinar si la entidad ha cumplido en tiempo, lugar y calidad los objetivos y metas establecidos con los recursos asignados, teniendo en cuenta que:

Adquiere el tipo de recursos que requiere, con la calidad y en la cantidad apropiada, cuando se necesita y en al menor costo posible;

Aplicar polticas idneas para realizar sus adquisiciones; y

Protege y conserva adecuadamente sus recursos.

Verificar si la entidad logra la eficiencia necesaria en la asignacin y utilizacin de los recursos, de acuerdo con:

La utilizacin de procedimientos operativos eficiente; y

El empleo de la menor cantidad posible de recursos para la produccin de bienes o servicios en la cantidad, calidad u oportunidad apropiada.

Comprobar si la entidad ha establecido un sistema de gestin de la calidad que le permite:

Determinar las necesidades y expectativas de los clientes o usuarios de sus productos o servicios;

Establecer la poltica y los objetivos de la calidad de la organizacin.

Aplicar las medidas de eficiencia y eficacia de cada proceso; y

Establecer e implementar un proceso de mejora continua del sistema de gestin de la calidad.

Examinar que las expectativas, necesidades, requisitos y exigencias del cliente o beneficiario se determinan y cumplen teniendo en cuenta:

La identificacin y anlisis del comportamiento de los clientes o beneficiarios de los productos o servicios que oferta la entidad, en funcin del objeto social aprobado;

La necesaria segmentacin de los clientes o beneficiarios en determinados mbitos, que permitan una mejor atencin y satisfaccin de sus necesidades y expectativas;

Los procedimientos de informacin, diseo, revisin, verificacin y validacin especificados para los productos y servicios, incluyendo las actividades de entrega y posventa;

Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto o servicio; y

El seguimiento de la informacin relativa a la percepcin del cliente o beneficiario, con respecto a los productos o servicios ofertados.

Verificar el comportamiento tico en el ejercicio de sus funciones de los recursos humanos relacionado con la administracin, control y custodia de los recursos pblicos, sobre la base de:

Salvaguardar los intereses generales del estado;

Preservar el patrimonio pblico;

Rehusar toda relacin con interese, personas u organizaciones que sean incompatibles con las funciones pblicas que ejercen;

Denunciar y rechazar toda actividad contraria al manejo correcto de los fondos y del inters pblico; y

Tratar al ciudadano con respeto, presentndole los servicios que sean necesarios de manera eficiente, puntual y pertinente.

Para una mejor comprensin y facilitar el diseo de los programas especficos, el cuestionario se sobdivide en los epgrafes siguientes:

Estructura Organizacional: Verificacin de la manera en que las actividades de la organizacin se dividen, organizan y coordinan, en funcin del cumplimiento del objeto social aprobado. Polticas y Metas: Verificacin de los procesos relacionados con la toma de decisiones vinculadas al establecimiento de objetivos, polticas y metas en cualquier organizacin perteneciente al sector pblico y a la evaluacin de su cumplimiento. Gestin de los Recursos Humanos: Verificacin de la funcin administrativa que se encarga del reclutamiento, la seleccin, la contratacin, evaluacin del desempeo, capacitacin y desarrollo de los recursos humanos de la organizacin. Gestin de Recursos Energticos: Verificacin de los procesos vinculados la planificacin conservacin y utilizacin de los recursos energticos y el cumplimiento de las polticas de ahorro implementadas en la organizacin. Gestin de Calidad: Verificacin de las poltica adoptadas en la organizacin con el propsito de identificar y satisfacer las necesidades de los clientes o usuarios, a partir de la obtencin, mantenimiento y mejora continua del desempeo global y de las capacidades de cualquier organizacin. Gestin de Logstica: Verificacin de los procesos asociados al aseguramiento material oportuno y al menor costo posible de los recursos para el cumplimiento de las misiones

asignadas a la organizacin, as como la identificacin, segmentacin y anlisis de los clientes o beneficiarios.

Cuestionario No. II - Marco para un Sistema de Indicadores de Rendimiento y la Evaluacin del Precio de Incumplimiento.

Para este cuestionario se definen los propsitos especficos siguientes:

Proponer un Marco General para el sistema de Indicadores de Rendimiento que permita:

Su utilizacin como herramienta de trabajo del auditor gubernamental, durante cualquiera de las etapas de la auditora; y La identificacin de las reas problemticas o crticas. Facilitar la determinacin del precio del Incumplimiento, visto ste como la combinacin de los efectos producidos por los incumplimientos y prcticas inadecuadas que se comprueban en la aplicacin de los principios de la Auditora de Gestin Pblica, que repercute de manera negativa en la obtencin de los objetivos y metas previstos en la entidad, objeto de la auditora de gestin. Aplicar el Sistema de Indicadores que sean aplicables expuestos en esta Gua, as como analizar y utilizar los propios de la entidad auditada, vinculados a las cuatros perspectivas siguientes:

Financiera: los indicadores financieros permiten medir las consecuencias econmicas de las acciones y decisiones tomadas en la entidad. Las medidas de actuacin financiera indican s la estrategia de la entidad, su puesta en prctica y ejecucin, estn contribuyendo realmente a

su gestin. Se propone se utilicen los indicadores incluidos en la Gua Metodologa para las auditoras Financieras o de Estados Financieros.

Clientes o Beneficiarios: Identifican los segmentos de clientes o beneficiarios y las medidas de actuacin de la entidad en los segmentos seleccionados o por los que le corresponden por ley. Procesos Internos: Las medidas se centran en los procesos internos vinculados con la innovacin, operativos y de entrega o servicios posventa, que tienen mayor imparto en la satisfaccin del cliente o beneficiarios y en la consecucin de los objetivos y metas de la entidad. Formacin y Crecimiento: Proceden por tres fuentes principales: las personas, los sistemas y los procedimientos de la organizacin.

Las medidas basadas en los empleados incluyen indicadores de satisfaccin, retencin, entrenamiento y habilidades de los recursos humanos.

Las capacidades de los sistemas de informacin pueden medirse a travs de la disponibilidad de la informacin fiable e importante sobre os clientes o usuarios y los proceso internos, que se facilitan a los empleados que se encuentran en la lnea de tomas de decisiones y actuacin.

Los procedimientos de la organizacin examinan la coherencia de los incentivos a empleados con los factores de xito general de la organizacin.

El modelo propuesto para el diseo de un Sistema de Indicadores de Rendimiento parte de la interrelacin de tres principios fundamentales:

Las Relaciones de Causa Efecto: El sistema de indicadores debe hacer que las relaciones (Hiptesis) entre los resultados claves en las diversas perspectivas sean explcitas, a fin de que puedan ser verificadas y convalidadas por el auditor. Permite identificar la secuencia causa efecto entre las medidas de los resultados de la entidad y los inductores de la actuacin de esos resultados. Cada una de las medidas seleccionadas debe ser un elemento en una cadena de relacin causa efecto que demuestre la necesaria integracin de las cuatro perspectivas previstas en el diseo del Sistema de Indicadores de Rendimiento. Los Resultados y los Inductores de Actuacin: Los resultados claves se refieren a indicadores genricos o generales, que pueden ser financieros o no, que reflejen de manera sinttica los efectos del cumplimiento de la misin de las organizaciones, en un perodo determinado. Los inductores de actuacin deben ser ms especficos y reflejan la singularidad del resultado clave con el que se relacionan; por lo que representa las causas que favorecen o no el comportamiento del resultado clave. Debe lograrse una combinacin armnica de los indicadores de los resultados claves y los inductores de actuacin. De ah que sea tan importante para el auditor definir los indicadores de resultados claves y los inductores de actuacin que mejor expresen el cumplimiento de los objetivos de la auditora en funcin de las caractersticas de la entidad objeto de auditora y a travs de la utilizacin racional y creativa del arsenal de indicadores existentes. Vinculacin con las Finanzas: Los Estados Financieros y los Indicadores financieros asociados mantienen su papel primordial y esencial toda vez que stos siguen siendo la fuente primaria en cualquier evaluacin y anlisis del comportamiento de una organizacin y en la verificacin del cumplimento de la misin, en este caso pblica, asignada a la entidad objeto de la auditora.

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