UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Facultad de Ingeniera Industrial y de Sistemas CURSO: Organizacin y Mtodos Profesora: Ing.

Doris Rojas

FLUJOGRAMAS
ANTECEDENTES En 1942 se form un comit de la ASME (American Society of Mechanical Engineer), cuyo objetivo era preparar normas referentes a los diagramas de proceso. Abarc estudios de operaciones y recorridos en aspectos manufactureros. En la actualidad, se utilizan distintos sistemas para graficar procedimientos administrativos, an en casos que stos posean caractersticas similares y respondan a la misma finalidad. Muchas veces, el mismo tipo de flujogramas presenta no slo sistemas distintos, sino simbologa diferente de acuerdo a la empresa que los emplea y an dentro de cada organizacin, segn el especialista. Causa sorpresa que este hecho acontezca en el campo de los analistas de informacin y que no se hallan unificado criterios o pautas en cuanto a la diagramacin de flujogramas. DEFINICIN Los flujogramas, llamados tambin cursogramas, circuitos administrativos o "flowcharts", son la representacin grfica de un procedimiento o rutina. Ilustra la trayectoria de la transmisin de informacin y de todos los documentos que participan en la operacin, con cada uno de sus correspondientes ejemplares. Los flujogramas se utilizan para efectos de: Confeccionar el recorrido de rutinas Preparar las normas de los circuitos que se graficarn Analizar peridicamente los procedimientos en curso. Observar la posibilidad de reemplazar procesos por otros que posean ms ventajas. Representar grficamente un proceso y tener una visin de conjunto del mismo. Un Flujograma es una herramienta para el sector administrativo de la empresa, vale decir que constituye un medio para un determinado fin y no es un fin en si mismo. UTILIDAD DE LOS FLUJOGRAMAS A travs de las diversas fases del anlisis de problemas organizacionales, el flujograma se constituye como una herramienta de gran utilidad: En el ordenamiento de la informacin relevada, con la finalidad de destacar las secuencias de los procedimientos y evitar que la informacin este incompleta, sea incoherente o innecesaria. Para el anlisis de los problemas relevados y una visin en conjunto de las causas y efectos de los mismos.

Para llevar a grfica los procedimientos ya estandarizados, con la finalidad de tener una forma ms sencilla y rpida de apreciar un proceso, antes de leer toda la norma. Por poseer un poder de sntesis que ubica a cualquier lector en el tema en estudio, sin mayor dificultad.

CLASIFICACION DE LOS FLUJOGRAMAS Analticos: Considera todos los detalles especficos del proceso descrito, con la finalidad de que el analista pueda desarrollar su estudio sin limitaciones de informacin. Generales: Dirigidos al usuario final del proceso, considera elementos bsicos (no complejos), de tal forma que sea factible su comprensin inmediata por personas no relacionadas con este tipo de herramientas. Para manuales de sistemas, en el cual se puede aplicar simbologa ms especializada en este campo.

CONSIDERACIONES GENERALES PARA DIAGRAMACION DE FLUJOGRAMAS 1. El grfico se divide en columnas, representando cada una de ellas una unidad funcional dentro del proceso. Esta unidad funcional puede identificar a un sector o a una persona (personaje). Las columnas a su vez, se conectarn con las columnas restantes por medio de flechas, las cuales simbolizan transmisin de informacin o, simplemente, direccin y sentido del circuito administrativo. Determinar los lmites inicial y final del circuito administrativo a analizar. El dibujo del proceso deber efectuarse en sentido descendente y se emplear en sentido lateral (horizontal) cuando se produzca un cambio de sector. Se podr utilizar el sentido ascendente para retrasos en el proceso o bien cuando se produce un cambio de sector, siempre que est motivado por economa de espacio en el diseo. No es recomendable. El traslado puede significar la unin entre los smbolos y adems el movimiento fsico de un documento. Se lo emplea adems para representar comunicaciones verbales entre sectores. Se puede usar lnea llena para traslado y cortada para la toma de informacin. Referente al tipo de trazo: . . Preferible que la lnea de los smbolos sean de trazo ms grueso que el de las columnas. Para las uniones se podrn utilizar uniones que formen ngulo recto (a) y trazos curvos de 1/4 de circunferencia (b).

2. 3.

4.

5.

6.

(a)

(b)

En lo posible se deben evitar cruce de lneas. Caso contrario se utilizar un puente de media circunferencia. El sentido de la concavidad debe coincidir con la orientacin de la lnea que se est cortando.

. . 7.

Debe existir una distancia mnima de 5 mm. entre smbolos y entre stos y las lneas. No es recomendable el empleo de sombreados y colores.

Datos que deben ir en el encabezamiento:

Nombre de la entidad Nombre del Flujograma Fecha:

8.

Cdigo Realizado por:

Los formularios se deben identificar con un cdigo para cada ejemplar. Para su distribucin, las lneas parten de cada ejemplar (a). Para la distribucin en forma conjunta se unen los vrtices con barras oblicuas y la lnea de salida se dibuja a partir del punto intermedio (b).

F01 (a)

F02 (b)
o

9.

Identificar claramente los archivos que se utilizan en el procedimiento e indicar: a) Si es transitorio o definitivo. b) Si es transitorio, forma de clasificacin de su contenido, para luego compararla con la forma de acceso y determinar si la recuperacin de la informacin es suficientemente gil.

Ejemplo:

Indica que los documentos se guardan clasificados por orden numrico

10. El uso de alternativa o condicional indica una decisin o control. Este rombo tiene siempre una entrada y dos salidas. La entrada al control trae los elementos de juicio que intervienen en la decisin. El contenido de ese control es generalmente una pregunta: Hay?, Coincide?, Corresponde?

Si

No

En todos los casos de controles hay dos respuestas opuestas y debe estar previsto un curso de accin para cada alternativa. Si falta alguno de los dos, ello indica una falla de relevamiento o una falla de procedimiento. 11. Ejemplo del uso de alternativa: Cuando se presenta ms de una alternativa en un paso determinado del circuito, en el seguimiento de cada copia de los formularios utilizados se desechan las variantes que pueden provocar una interrupcin - momentnea o no - de la operacin. As por ejemplo, tratndose del caso de una venta, si las normas establecen que el sector de almacenes es consultado sobre la posibilidad de hacer frente al pedido del cliente, podran presentarse dos alternativas: a) Que pueda satisfacer el pedido y b) Que no pueda cumplirlo. La segunda alternativa se desecha en este seguimiento de los ejemplares, a pesar de que en la norma, se indique posiblemente, que el sector de almacenes procurar la obtencin de los bienes mediante la emisin de la solicitud de compra que remitir al sector de compras para que gestione la reposicin de stock. Vale decir, lo que se presenta en este recorrido de las copias es la continuidad de la operacin. 12. Observar que todo flujograma debe finalizar, en cada funcin (o columna) con alguno de los siguientes elementos: Destruccin de formulario, archivo definitivo, rutina no relevada. De no ser as el flujograma no ha llegado a un lmite final razonable, o existe falla de relevamiento.

SIMBOLOGA

Operacin o actividad manual

Alternativa / Decisin

Traslado formal Traslado en bloque

Traslado no formal

Destruccin

Archivo definitivo

Archivo temporal

Procedimiento no relevante

Proceso
(cuando se hace referencia a otro proceso o procedimiento del flujo)

Conector misma pgina

Conector otra pgina

Operacin automtica

Formulario

Inicio / Fin del procedimiento

Comentario

CASO ESTUDIO: VENTAS CON ANALISIS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

La empresa "NN S. A." es una organizacin que se dedica a la comercializacin de electrodomsticos. Los adquiere en el mercado local a fabricantes y ltimamente ha incorporado una lnea de televisores y radios importados de Japn. Las ventas se realizan a comerciantes minoristas de la ciudad y sus alrededores. El manual de procedimientos del circuito administrativo de ventas es el siguiente: Vendedor: 1) 2) 3) 4) Recoge personalmente o telefnicamente los pedidos de los clientes. Emite la nota de ventas en original y tres copias. Coloca el precio pactado con el cliente. Entrega original y copias 1 y 2 al Jefe de Ventas. Archiva copia 3 por orden numrico.

Jefe de Ventas: 5) 6) Firma original y ambas copias de la nota de venta en seal de conformidad con el precio pactado. Enva los tres ejemplares al almacn

Almacn: 7) 8) Recibe original y dos copias de nota de venta del Jefe de Ventas. Consulta existencias. Si hay pasar al punto 9. Si no hay, sellar los tres ejemplares con "FALTAN EXISTENCIAS" y enviarlas al vendedor que emiti la nota de venta y pasar al punto 42. 9) Prepara la mercadera y emite "Vale de salida" en original y seis copias. 10) Enva la mercadera y los siete ejemplares del vale a Despacho. 11) Archiva por orden numrico los tres ejemplares de la nota de venta Despacho: 12) Recibe vale (7 ejemplares) de almacn, con la mercadera. 13) Avisa telefnicamente al cliente la disponibilidad de la mercadera. 14) Archiva transitoriamente la documentacin por orden alfabtico del cliente, a la espera de que ste retire la mercadera. 15) Cuando llega el cliente, le entrega la mercadera, juntamente con original y copias 1, 2 y 3 "vale de salida". 16) Recibe firmado por el cliente las copias 2 y 3 del vale. 17) Archiva copias 4, 5 y 6 del vale como prueba de la entrega de las mercaderas. 18) Enva copia 2 del vale a Almacn. 19) Enva copia 3 del vale a Facturacin. Almacn: 20) Recibe copia 2 del vale enviada por Despacho. 21) Descarga del fichero de existencias la mercadera entregada. 22) Enva copia 2 del vale a Contabilidad de Almacn Facturacin:

23) Recibe copia 3 del vale. 24) Emite factura en original y dos copias. Coloca el precio de los artculos en base a la lista de precios. 25) Enva original de la factura al cliente 26) Enva copia 1 de la factura a Cuentas Corrientes. 27) Archiva copia 3 del vale juntamente con copia 2 de la factura, en forma definitiva. Contabilidad de Almacn 28) Recibe copia 2 del vale enviado por Almacn 29) Valoriza el vale con el costo (mtodo PEPS) de las mercaderas vendidas, en base a su archivo. 30) En base al "vale de salida" valorizado, emite minuta contable con el crdito correspondiente. 31) Archiva copia 2 del vale definitivamente. 32) Enva Minuta Contable a Contadura. Cuentas Corrientes: 33) 34) 35) 36) 37) Recibe copia 1 de la factura del Sector Facturacin. Asienta el dbito en la cuenta del cliente. Emite Minuta Contable por este dbito. Archiva copia 1 de la factura definitivamente. Enva Minuta Contable a Contadura.

Contadura: 38) 39) 40) 41) Recibe Minuta Contable de Contabilidad de Almacn. Recibe Minuta de Cuentas Corrientes. Registra la venta en libros contables. Archiva Minuta definitivamente.

Vendedor: 42) Recibe nota de venta (3 ejemplares) rechazada por falta de existencias de almacn. 43) Comunica al cliente la no realizacin de la operacin. 44) Archiva los tres ejemplares con la copia 3 en forma definitiva. El Gerente General ha planteado ciertos elementos de juicio, como por ejemplo: a) Los clientes se quejan de que pactan un precio con el vendedor pero en la factura aparece un precio distinto (mayor). b) Existe un alto ndice de incobrabilidad. c) Elevados costos administrativos d) Confusin acerca de las reales existencias de mercaderas. Todo ello le hace suponer que se necesita una revisin de los procedimientos administrativos. Al respecto: Diagramar un flujograma con la informacin relevada. Determinar las causas de los problemas descritos y proponer alternativas de solucin.