CAP 2: Gestin de Flujos de Trabajo y Anlisis del Puesto de Trabajo

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CAP 2: GESTIN DE FLUJOS DE TRABAJO Y ANLISIS DEL PUESTO DE TRABAJO El enfoque directivo
La labor de los especialistas en recursos humanos consiste en ayudar a los directivos a hacer un seguimiento y documentar los cambios de contenido de cada puesto de trabajo definiendo un proceso denominado anlisis del puesto de trabajo (tipo y cantidad de trabajo). El trabajo puede observarse en tres niveles. La organizacin en su conjunto Los grupos de trabajo El individuo Una actividad esencial de los RRHH es estudiar la utilizacin de trabajadores temporales y la planificacin del trabajo como alternativa para crear una fuerza laborar flexible.

El trabajo desde la perspectiva de la organizacin

Estrategia y estructura de la organizacin

Los flujos de trabajo se refieren a la forma de organizar el trabajo para lograr objetivos de produccin y prestacin de servicio. Una organizacin desarrolla su estrategia empresarial estableciendo un conjunto de objetivos a largo plazo que le permitan determinar el tipo de estructura ms apropiada para ella, en base a: (1) El anlisis de las oportunidades y amenazas del entorno, y (2) Una valoracin realista de la utilizacin eficiente de los activos. Estrategia defensiva.- Cuando este compitiendo en un mercado estable y tenga un producto bien establecido (establecer jerarquas de tareas asignadas a unidades funcionales, se aplica de arriba abajo utilizando la cadena de mando, los supervisores transmiten a los trabajadores lo que tienen que hacer). Estrategia exploradora.- Cuando experimente un rpido crecimiento y/o est lanzando muchos productos nuevos a mercados dinmicos (capacidad de responder rpidamente a las necesidades de los clientes sin tener que solicitar la aprobacin de sus supervisores).

Diseo de la organizacin
El diseo de la organizacin implica elegir una estructura organizativa que ayudar a la empresa a alcanzar de forma ms efectiva sus objetivos. Organizacin burocrtica.- Esta estructura tiene forma piramidal definida por una lnea jerrquica con muchos niveles de direccin y depende de la especializacin en el trabajo. Los empleados son incentivados para realizar nicamente el trabajo que queda especificado en la descripcin de su tarea. Caractersticas: o Enfoque directivo de arriba abajo. o Muchos niveles jerrquicos. o Trayectorias de la carrera profesional dentro de una misma funcin. o Tareas muy especializadas.
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Descripcin muy detallada de las tareas. Fronteras rgidas entre tareas y unidades. Los individuos trabajan de forma independiente.

Organizacin Plana.- Esta estructura tiene solo pocos niveles de direccin y se centra en un enfoque descentralizado. El objetivo de esta estructura consiste en crear pequeos negocios independientes que pueden responder rpidamente a las necesidades y cambios de su entorno empresarial. Caractersticas: o Direccin descentralizada. o Pocos niveles jerrquicos. o Trayectoria de desarrollo profesional horizontales entre distintas funciones. o Tareas definidas en trminos generales. o Descripciones genricas de las tareas. o Fronteras flexibles entre tareas y unidades. o nfasis en los equipos. o Fuerte atencin al cliente. Organizacin sin fronteras.- Esta estructura permite a la organizacin crear relaciones con consumidores, proveedores y/o competidores, ya sea juntando recursos organizativos para obtener un beneficio mutuo. Un ejemplo de ello es cuando un experto en calidad de una empresa fabricante de automviles puede trabajar con un empleado de uno de sus proveedores de componentes para instruirlo en los procesos especficos de control de calidad. Caractersticas: o Joint ventures (compartir empleados con talento) con los consumidores, proveedores y competidores. o nfasis en los equipos, cuyos miembros pueden cambiar de lugar dentro de las fronteras de la organizacin. o Comparte muchas caractersticas con la estructura organizativa plana. o Por ejemplo, tres empresas que juntan sus recursos para producir un nuevo producto, como un microprocesador.

Anlisis del flujo del trabajo

Reingeniera del proceso empresarial.- No es un ajuste rpido, sino un replanteamiento fundamental y un nuevo diseo radical de los procesos empresariales para lograr mejoras considerables en los costos, calidad, servicio y velocidad. La Reingeniera del proceso de negocios (RPN) utiliza el anlisis de los flujos de trabajo para identificar las tareas que pueden eliminarse o combinarse con otras para mejorar el funcionamiento de la empresa.

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La RPN integr las cinco tareas en una sola, que poda ser desarrollada por un generalista denominado estructurador de acuerdos.

El trabajo desde la perspectiva en grupo

Un equipo depende de sus propios miembros en cuanto a la definicin de su liderazgo y direccin. Se define como un reducido nmero de personas con cualidades complementarias que trabajan en pro de objetivos comunes de los que son mutuamente responsables. Equipos autogestionados.- Fundamentalmente aplicados para mejorar la calidad y productividad y para reducir los costos operativos. Estos se pueden responsabilizar del proceso completo de produccin de un componente, un producto o servicio. Prcticas de gestin de RRHH Son los propios compaeros los que deben evaluar el rendimiento de cada empleado. Las prcticas remunerativas deberan pasar de una remuneracin por antigedad o por rendimiento individual a una remuneracin del rendimiento del equipo. Los miembros del equipo deberan tener un considerable poder de decisin en la contratacin de nuevos empleados, en vez de depender exclusivamente de las decisiones de los directivos y los encargados de RRHH. Surgirn lderes de equipo de una forma espontnea. Es importante para la evolucin de los equipos de trabajo desarrollar Cualidades Tcnicas (formacin cruzada), Cualidades Administrativas (formacin en actividades directivas y de gestin) y Cualidades Interpersonales (comunicacin eficaz). Otros tipos de equipos: - Equipo de resolucin de problemas (voluntarios de una unidad que se renen para discutir acciones correctivas, sobre mejora de la calidad, reduccin de costos, etc). - Equipo con un objetivo especfico (representantes de diversas reas funcionales para analizar cuestiones complejas, ej. Comisin de seguridad e higiene calidad de vida en el trabajo). - Equipo virtual (depende de la tecnologa interactiva, ej. profesores universitarios separados fsicamente que se renen de manera interactiva).

El trabajo desde la perspectiva individual

La motivacin es el deseo de una persona por hacer su trabajo lo mejor posible o por hacer el mximo esfuerzo para realizar las tareas asignadas. La teora de la motivacin intenta explicar por qu los empleados estn ms motivados y ms satisfechos con un tipo de trabajo que con otro.

Teora de los 2 factores Identifica y explica los factores que los empleados consideran satisfactorios e insatisfactorios sobre su trabajo.

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Teora del ajuste laboral Esta teora sugiere que la motivacin y la satisfaccin laboral de los empleados dependen del ajuste entre sus necesidades y cualidades y las caractersticas del puesto de trabajo y de la organizacin. La motivacin y la satisfaccin laboral pueden hacer que un empleado se vea motivado y retado, pero no conseguir los mismos efectos en otro trabajador (trabajo repetitivo trabajo de investigacin). No todos los empleados quieren verse implicados en la toma de decisiones. Teora del establecimiento de objetivos La motivacin es un comportamiento dirigido a objetivos, los objetivos claros y difciles tendrn como resultado una mayor motivacin para el empleado que aquellos objetivos fciles y ambiguos. Los empleados estarn ms motivados para rendir cuando tienen objetivos claros y especficos. Teora de las caractersticas del trabajo El trabajador estar ms satisfecho con su trabajo en tanto tenga determinadas caractersticas esenciales. - Variedad en la cualificacin (grado en que una persona realice cosas distintas y utilice diversas cualidades, habilidades y talentos) o Identidad de la tarea (grado en que una persona puede realizar el trabajo de principio a fin con un resultado visible) o Relevancia de la tarea (impacto significativo) o Autonoma (libertad, independencia y discrecin que el empleado ha de tener como por ejemplo programacin del trabajo, como realizar el trabajo) o Retroalimentacin (grado en que el trabajo ofrece al empleado una informacin clara y directa sobre su rendimiento y resultados).

El diseo del puesto de trabajo y el anlisis de la tarea

El diseo del trabajo es el proceso mediante el cual se organiza el trabajo en las tareas necesarias para realizarlo. Tiene tres influencias importantes una es el anlisis del flujo del trabajo que, como sabemos, intenta asegurar de que cada tarea de la organizacin recibe el trabajo como un input, aade valor a ese trabajo y despus lo pasa a otro trabajador. Las otras dos influencias son la estrategia empresarial y la estructura organizativa que mejor se ajusta a esa estrategia. Cinco enfoques del diseo del puesto de trabajo: Simplificacin del trabajo Ampliacin del trabajo Rotacin del trabajo Enriquecimiento del trabajo Diseo del trabajo en funcin de equipos
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Simplificacin del trabajo.- El trabajo puede definirse en tareas simples y repetitivas que maximizan la eficiencia. La simplificacin del trabajo puede utilizar la mano de obra eficazmente para producir una gran cantidad de productos estandarizados. Ampliacin y rotacin del trabajo.- Se utiliza para volver a disear los puestos de trabajo y reducir la fatiga y el aburrimiento de los trabajadores que realizan un trabajo simplificado y altamente especializado. Enriquecimiento del trabajo.- Aplica directamente la teora de las caractersticas del trabajo para hacer que los trabajos sean ms interesantes y mejorar la motivacin de los trabajadores. El enriquecimiento del trabajo une tareas especializadas de forma que una persona sea la responsable de la produccin de un servicio o producto completo. Diseo del trabajo en funcin de equipos.- Se trata de que un equipo realice una tarea completa. Los miembros del equipo tienen la capacidad de decidir entre ellos de cmo van a realizar el trabajo.

Anlisis del puesto de trabajo

Consiste en la recopilacin sistemtica y la organizacin de la informacin relativa a los trabajos. El anlisis del trabajo supone un estudio meticuloso que revela detalles importantes. Concretamente, identifica tareas, obligaciones y responsabilidades de un determinado trabajo. - Una tarea es el elemento bsico. - Una obligacin est conformada por una o ms tareas. - Una responsabilidad est definida por una o ms obligaciones. Quin realiza el anlisis del trabajo? El anlisis del trabajo lo realiza, o bien un miembro del departamento de RRHH, o bien la persona a que le incumbe. En algunas empresas el director puede llevar a cabo el anlisis del trabajo. Mtodos para recopilar informacin sobre el trabajo Entrevistas - Observacin - Diarios - Cuestionarios El anlisis del trabajo tambin resulta til para las siguientes actividades de RRHH Contratacin Seleccin Evaluacin del rendimiento Remuneracin Formacin y carrera profesional

Las tcnicas del anlisis del puesto de trabajo

Anlisis del inventario de tareas, sirve para definir los conocimientos, habilidades y aptitudes (CHAs) necesarias para realizar correctamente un trabajo. Se realiza en tres etapas 1) entrevistas 2) encuestas 3) generacin de una tarea mediante una matriz CHAs. Estas se pueden clasificar en funcin a la importancia de la tarea o el tiempo empleado en realizarla. Tcnica de los incidentes crticos, se utiliza para desarrollar descripciones del comportamiento en un trabajo. Los pasos son 1) creacin de dimensiones 2) creacin de incidentes, 3) traslado de incidentes, y 4) asignacin de valores de eficacia. El resultado es identificar los incidentes de comportamiento que son malos para un rendimiento excelente.

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Cuestionario de anlisis de posicin, es un cuestionario que consta de 194 elementos distintos, que se organizan en torno a seis apartados (por ejemplo, grado de utilizacin, importancia del trabajo). Las clasificaciones son analizadas por una computadora. Anlisis funcional del trabajo, es una tcnica utilizada en el sector pblico que puede hacerse mediante una entrevista o un cuestionario. Recopila informacin como: o Que hace el trabajador respecto a las personas, los datos y las cosas. o Los mtodos y tcnicas que utiliza el trabajador para realizar su trabajo. o Las maquinarias, herramientas y equipos que utiliza. o Los materiales, los proyectos o servicios producidos por el trabajador.

Anlisis del trabajo y entorno legal

Puesto que el anlisis del trabajo puede ser el punto de partida para que una empresa gane o pierda un juicio sobre la forma de seleccionar o evaluar a sus empleados, es importante que las organizaciones se esfuercen en documentar cuidadosamente el anlisis de los trabajos.

Descripcin del puesto del trabajo

Es un documento escrito que identifica, define y describe un trabajo a partir de sus obligaciones, responsabilidades, condiciones laborales y especificaciones. Existen dos tipos de descripciones de trabajo: i) Descripcin especifica del puesto de trabajo.- Se destacan obligaciones y responsabilidades que tienen que ver con la eficiencia, el control y la planificacin detallada del trabajo. ii) Descripcin general del puesto de trabajo.- Se asocia a estrategias del flujo de trabajo que destacan la innovacin, la flexibilidad y una planificacin amplia del trabajo. Elementos de una descripcin del puesto del trabajo Tienen cinco elementos claves: Informacin de identificacin Descripcin del trabajo (breve resumen del puesto) Obligaciones y responsabilidades del cargo (que es lo que hay que hacer en el trabajo) Especificaciones del cargo (requisitos del puesto de trabajo) Calificacin mnima (como experiencia laboral o certificaciones).

La fuerza de trabajo flexible

Trabajadores de plantillas, son los trabajadores fijos de tiempo completo de una organizacin. Trabajadores eventuales, son los trabajadores contratados para resolver una necesidad temporal de trabajo de una organizacin o para hacer trabajos que no forman parte de sus actividades centrales. Trabajadores temporales, las agencias de trabajo temporal ofrecen a las empresas trabajadores temporales para trabajos a corto a plazo. Los trabajadores temporales que trabajan para una agencia de trabajo temporal se asignan sencillamente a otro empresario cuando su cargo actual finaliza. Estos pueden aportar dos grandes ventajas: reciben un salario medio menor que los trabajadores de plantilla. Pueden ser trabajadores con una elevada motivacin puesto que los empresarios pueden decidir contratar indefinidamente a los trabajadores de mayor rendimiento. Trabajadores de tiempo parcial, los trabajadores de tiempo parcial trabajan menos tiempo que los trabajadores de plantilla a tiempo completo. Los empresarios tienen la flexibilidad de programar el trabajo de estos contratos en funcin de sus necesidades. Reciben mucho menos prestaciones que los puestos de trabajo de tiempo completo, lo que ofrece importantes ahorros a los empresarios. Contratacin externa (outsourcing/tercerizacin), es el proceso mediante el cual los empresarios transfieren trabajos rutinarios o perifricos a otra organizacin que se especializa en ese trabajo y que puede realizarlo ms eficazmente.
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Trabajadores autnomos o contratados, son empleados que desarrollan relaciones laborales directamente con el empresario, para un determinado periodo de tiempo o trabajo a realizar. Estudiantes en prctica, una de las ms nuevas facetas del rea de la mano de obra eventual es la utilizacin de estudiantes en prcticas que trabajan de tiempo completo o a tiempo parcial durante un periodo de tiempo para adquirir experiencia laboral.

Horarios de trabajo flexible

Los horarios de trabajo flexible modifican la programacin del trabajo y la relacin laboral. Los empresarios pueden utilizar los horarios de trabajo flexibles para modificar el horario tradicional y de lunes a viernes, con el fin de lograr ventajas tanto para s mismos como para sus empleados. Los tres tipos ms comunes de horarios flexibles son: Las horas de trabajo flexibles, la semana laboral comprimida y el Teletrabajo. Horas de trabajo flexibles.- Las horas de trabajo flexible permiten a los empleados controlar su hora de entrada y de salida a la empresa. Estos empleados tienen que realizar cuarenta horas semanales en su puesto de trabajo, pero pueden elegir las horas que de hecho van a trabajar. Semanas laborales comprimidas.- Alteran el nmero de das laborales por semana aumentando el nmero de horas trabajadas por da laboral, como mnimo, a diez horas. Una modalidad frecuente de horario de semanal laboral comprimida consiste dedicar al trabajo das de 10 horas. Teletrabajo.- Ofrece flexibilidad horaria y de presencia fsica en el centro de trabajo. El teletrabajo tambin permite a los empleados cultivar un estilo de vida personalizado sin renunciar a un empleo de tiempo completo.

Sistemas de informacin de recursos humanos

Son sistemas utilizados para recopilar, registrar, almacenar, analizar y recuperar datos relativos a los recursos humanos de la organizacin. Los sistemas de informacin se pueden dividir en las Aplicaciones de los SIRH y la Gestin de los aspectos de seguridad y la privacidad relacionadas con los SIRH. Las aplicaciones de los SIRH Informacin sobre los empleados Seguimiento de candidatos Inventario de cualificacin Programa de nminas (clculo de sueldos, impuestos, seguridad social, etc.) Programa de administracin de prestaciones Programa de gestin del tiempo del empleado Seguridad y confiabilidad de los SIRH El departamento de RRHH debe desarrollar polticas y lneas maestras para proteger la integridad y seguridad de los SIRH. Los usuarios no autorizados de los SIRH pueden causar estragos. Para lograr la seguridad y la confidencialidad de los registros de los SIRH, las empresas deberan plantearse las siguientes actuaciones: Limitarse el acceso a los SIRH. Permitir el acceso a distintas partes de la base de datos mediante palabras claves y cdigos especiales. Otorgar permisos para acceder a informacin sobre empleados solo cuando es necesario acceder a dicha informacin. Desarrollar polticas y lneas maestras sobre la utilizacin de la informacin de empleados y notificar a los empleados el funcionamiento de estas polticas. Permitir que los empleados examinen sus registros personales para verificar la precisin y efectuar correcciones que fueran necesarias.

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