Administracin de Proyectos

TIDAP Noviembre, 2003

Ana Mara Briseo

Consultor de Procesos abriseno@itera.com.mx

OBJETIVO

Conocer los conceptos de la metodologa de Administracin de Proyectos Establecer los lineamientos en el uso de la prctica de Administracin de Proyectos Identificar las actividades crticas de la Administracin de Proyectos Establecer el primer nivel de competencias en Administracin de Proyectos

ANA MARIA BRISEO GARCIA

Egresada de la carrera de Ingeniero en Computacin por la Universidad Nacional Autnoma de Mxico en 1989. Diplomado en Mercadotecnia que ofrece el Instituto Tecnolgico Autnomo de Mxico (ITAM) y Maestra en Tecnologas de Informacin y Administracin en esta misma institucin en 1998. En 1997, obtuvo un doble grado de maestra con la Mastre Spcialis en Rseaux et Systmes dInformation pour les Entreprises que ofrece la Ecole Nationale Suprieure des Tlcommunications de Bretagne, en Rennes Francia. Experiencia en desarrollo de sistemas de aproximadamente 15 aos Experiencia en utilizacin e implementacin de metodologas de Administracin de Proyectos, Administracin de Requerimientos, Ciclos de Vida del Software, Cambio Organizacional y de Modelos de Calidad como ISO9000, SW-CMM y SW/SE-CMMI, en diferentes organizaciones como Banco Nacional de Mxico, IBM de Mxico, Andersen Consulting, EDS Mxico, Motorola SDC. Actualmente, Consultor de Procesos en Itera-Rational, con soporte en la implementacin de procesos de mejora para el desarrollo de software.

CONTENIDO

INTRODUCCION - Situacin Actual del Entorno - Fundamentos - Etapas de la Administracin de Proyectos - Metodologa de Administracin de Proyectos

COMPONENTES - Administracin del Alcance - Administracin de la Calidad - Administracin de los Recursos - Administracin del Tiempo - Administracin de los Riesgos - Administracin de la Comunicacin - Administracin del Adquisiciones (Contrato) - Administracin de las Finanzas - Administracin de la Integracin - Relacin con el Cliente

CONCLUSIONES - Elaboracin del Plan del Proyecto - Responsabilidades de los Lderes - Beneficios y Desventajas - Consecuencias - Web Sites

SITUACIN ACTUAL DEL ENTORNO

Por cada

6 nuevos sistemas de software de gran escala que son puestos en operacin, otros 2 son cancelados.

75% de los sistemas grandes tienen fallas de operacin, o no funcionan como se esperaba o no se usan.

50% de los proyectos de desarrollo de software sobrepasan su calendario en ms de la mitad del tiempo.
El
Softwares Chronic Crisis W. Wayt Gibbs Scientific American, Sept. 94

SITUACIN ACTUAL DEL ENTORNO

Las compaas y las agencias de gobierno de Estados

gastan $81 mil millones en proyectos de software cancelados.

Unidos

52.7% de los proyectos sobrepasan su costo inicial estimado en 189%. 31.1% de los proyectos son cancelados antes de que sean terminados.
Creating CHAOS Jim Johnson American Programmer, July 95

FUNDAMENTOS DE LA METODOLOGIA
Funciones del PMI
Alcance Recursos Riesgos Adquisiciones Integracin Calidad Calendario Comunicacin Finanzas

Modelo de Madurez (CMM)

N1 - Inicial N2 - Repetible N3 - Definido N4 - Administrable N5 - Optimizado

Experiencia

METODOLOGA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Planeacin Inicio Ejecucin Cierre

MODELO DE MADUREZ

La aplicacin de conceptos de administracin de procesos y mejora de calidad para el desarrollo y mantenimiento de sistemas
Control del proceso

Optimizado Administrable Definido

(5)

Medicin del Proceso Definicin De Proceso

(4)

(3)

Repetible
Administracin Bsica de Control

(2)

Inicial

(1)

CONCEPTOS

Proyecto

Cualquier esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio nico que tiene un plan y productos a entregar, que tiene restricciones de compromisos de tiempo, requerimientos de recursos y limitaciones de presupuesto y que puede ser definido por una serie de actividades concurrentes.

Administracin Aplicacin de conocimientos, habilidades, de Proyectos herramientas y tcnicas a las actividades del
proyecto para cumplir con los requerimientos del proyecto.

METODOLOGA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

nt e e ar: istr Clie lcancdad os in A Cali ecurs po Adm nes R Tiem gos icacio s Rie omuntrato s a C Coninanz F S

Inicio Planeacin Ejecucin Cierre

N FU

N IO

ET

AP

AS

Terminar a Tiempo Dentro del Presupuesto Cumplir con Requerimientos Exceder Expectativas

O B J E T I V O S

UN PROYECTO BALANCEADO

Tiempo

Costo

Alcance

Calidad

PROCESO DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Definir Alcance & Compromiso Organizacin

Inicio y Arranque

Planeacin y Formacin del Equipo

Ejecutar Plan

Desarrollar Plan

Ejecucin del Proyecto Entrega, Cierre y Soporte

Entrega del Producto y Cierre del Proyecto

Seguimiento y Control

CONCEPTUALIZACIN DE LAS ETAPAS DE ADM. PROYECTOS

INICIO PLANEACION
570 m 70 m

700 m

EJECUCION

CIERRE

NIVEL DE ACTIVIDAD DE LOS PROCESOS DURANTE UNA FASE

Procesos de Ejecucin Procesos de Planeacin Procesos de Iniciacin Procesos de Cierre Procesos de Control

Nivel de actividad

Inicio de la fase

Tiempo

Final de la fase

ETAPAS DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

INICIO Objetivo y Objetivo y Alcance del Alcance del Proyecto Proyecto Identificar Identificar Riesgos Riesgos
Anlisis de Anlisis de Participantes Participantes
QU?

PLANEACIN

EJECUCIN
Administracin Administracin del Riesgo del Riesgo Administracin Administracin de Expectativas de Expectativas del Cliente del Cliente Administracin Administracin del Alcance del Alcance

CIERRE

WBS WBS
QUIN?

Organigrama Organigrama

CMO? CUNDO?

Calendario RECURSOS? Calendario

Estimaciones Estimaciones

CUNTO?

Costo Costo
MEDICIN?

TIEMPO

Revisin y Revisin y Aprobacin Aprobacin del Plan del Plan

Seguimiento Seguimiento del Proyecto del Proyecto

Cierre y Cierre y Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas

COMPONENTES : reas de Conocimiento

6. Tiempo 5. Alcance

7. Costo

8. Calidad 9. Recursos Humanos 10. Comunicaciones 11. Riesgo 12. Adquisiciones 4. Integracin

ADMINISTRACIN DEL ALCANCE

Proceso de definicin para estructurar y subdividir el trabajo en tareas manejables. La definicin del alcance se utiliza para seleccionar el enfoque ms adecuado y estimar el costo y fecha de terminacin, evaluando el impacto de cambios potenciales del alcance en el calendario, presupuesto, requerimientos y satisfaccin del cliente.
Oportunidad de Negocio Resumen del Proyecto Definicin del Alcance Documentacin de Requerimientos WBS Solicitud de Cambio Bitcora de Cambios Forma de Pendientes Bitcora de Pendientes

Delimitar el alcance del proyecto Desarrollar el Diagrama de Descomposicin Funcional (WBS) Administrar los cambios Resolver los pendientes Identificar requerimientos especficos

WBS, Diagrama de Descomposicin

Nivel 1 Proyecto

Nivel 2 Subproyecto Nivel 3 Procesos de Alto Nivel Nivel 4 Fases Nivel 5 Resumen de Elementos de Trabajo Nivel 6 Elementos de Trabajo

ADMINISTRACIN DEL TIEMPO (CALENDARIO)

Proceso para el desarrollo de fechas meta de inicio yyterminacin para los Proceso para el desarrollo de fechas meta de inicio terminacin para los elementos identificados en la administracin de alcance. Estas fechas estn elementos identificados en la administracin de alcance. Estas fechas estn basadas en el esfuerzo requerido para completar las tareas, las relaciones basadas en el esfuerzo requerido para completar las tareas, las relaciones entre ellas yyla disponibilidad de los recursos para ejecutarlas. El calendario se entre ellas la disponibilidad de los recursos para ejecutarlas. El calendario se utiliza para comunicar a los miembros del equipo yyal cliente cuando se utiliza para comunicar a los miembros del equipo al cliente cuando se realizarn las tareas yycuando estarn disponibles los entregables. realizarn las tareas cuando estarn disponibles los entregables.

Desarrollar el Calendario del Proyecto

Definicin de actividades Secuenciacin Estimacin

Calendario Baseline del Proyecto Calendario Real del Proyecto

Monitorear el estatus del Calendario

PLAN DE TRABAJO
WBS 1.2.1 1.2.1.DF 1.2.1.AN 1.2.1.DS 1.2.1.DSPP 1.2.1.DSPP01 1.2.1.DSPP02 1.2.1.DSPP03 1.2.1.DSPP04 1.2.1.DST A 1.2.1.DST A01 1.2.1.DST A02 1.2.1.DST A03 1.2.1.DST A04 1.2.1.DST A05 1.2.1.DSAP01 1.2.1.DSAP01 1.2.1.DSAP02 1.2.1.DSAP03 1.2.1.DSAP04 1.2.1.DSAP05 1.2.1.DSAP06 1.2.1.DSAP07 Title Upper Air Meteorology Define Analyze Design Plan/Prepare to Design Develop/Update W ork Plan Early Finish 10/27/98 4/25/97 5/23/97 1/23/98 1/22/98 1/22/98 6/10/97 6/10/97 12/30/97 8/13/97 6/9/97 6/17/97 6/25/97 8/5/97 8/13/97 1/23/98 Architecture 10/2/97 12/19/97 9/1/97 12/18/97 1/9/98 1/9/98 1/23/98 Qtr 1
1997 Qtr 2 Qtr 3

Qtr 4

Qtr 1

1998 Qtr 2 Qtr 3

Qtr 4

Qtr 1

1999 Qtr 2 Qtr 3

Acquire Project Resources Prepare Participants for Participation Establish Environment Design T echnical Architecture Define Impact on Current Environment Define Hardware/Software Selection Criteria Evaluate Hardware/Software Alternatives

Specify Environment Selections/Configurations Commit Technical Architecture Design Application Design Application

Design Data Storage/Management Design User Interface Design Application Logic Design Application Interfaces Design Environ Interfaces & Support Functions Commit Application Designs

ADMINISTRACIN DE LAS FINANZAS

La infraestructura financiera es establecida para dar soporte a la estimacin, pronsticos, presupuestos y monitoreo monetario del proyecto, asegurando que el proyecto es terminado dentro del presupuesto aprobado.

Revisin de la propuesta Implantacin del Sistema de Control Financiero Establecer el presupuesto baseline

Estrategia Financiera Sistema de Control Financiero Presupuesto Baseline

ADMINISTRACIN DE LA CALIDAD Proceso de definicin de las inspecciones y revisiones para asegurar que el proyecto est aplicando efectivamente las prcticas de administracin de proyectos, para satisfacer las necesidades para las cuales el proyecto es llevado a cabo. Proporciona los puntos de control y resultados que direccionan el enfoque continuo de despliegue y mejora de los procesos de administracin.

Planeacin de la Calidad Definir los procesos de mejora y aseguramiento de calidad Desarrollar y ejecutar los planes de prueba para el control de la calidad

Plan de Aseguramiento de Calidad Diagnstico del Proyecto Criterios de Aceptacin Criterios de Auditora de QA por fase Lista de Identificacin de Defectos del Proceso Plan de Mejora del Proceso Plan y Casos de Pruebas Reporte de Seguimiento del Plan de Pruebas

Mtricas Pruebas Auditoras

ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Describe los procesos necesarios para asegurar que se realiza el uso ms efectivo del personal involucrado en el proyecto. Los miembros del equipo son entrenados, motivados y dirigidos para desempear con xito sus labores asignadas.

Estimacin de los recursos del proyecto Planeacin de los recursos humanos Monitoreo del esfuerzo Desarrollo del equipo de personal

Registro de Estimaciones Lista de Restricciones y Consideraciones Plan de Recursos Humanos Matriz de Roles y Responsabilidades

MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES

Participantes del Proyecto
Business Custome r Project Project Project Ac count SE SE Project Re lations Team Team Team Technical Ma nager Supervisor Ma nager Owne r Specialist Me mber Le ader Me mber Le ad S R R S S S R R S S S S S S S S S S S S S A I A S S S S R R S S S S C S C A A S S S S S C S C S S S R S S S S S A S S A S S S S S

Elementos de Trabajo
Establish project team . Cre ate project workbook. De velop project plan. Establish customer relationship. Outline project scope. Set up project m anagement environment. Establish configuration ma nagement process. De term ine financial procedures. Identify project risk. Announce project. Re view project plan.

Project Ma nager R A R R R R A R R R R

Clave
R A S I C = = = = = Re spons ible for the proc ess Approv es/acc epts the deliv erables from the proc ess Supports steps in the produc tion of the deliverables Ne eds inform ation about the status and content of the deliverables Prov ides cons ultation for inputs, information, or c ontributory deliverables

ORGANIGRAMA

Organigrama de la Organizacin Gerencia Gerencia

Supervisor Asesor Consultor

Supervisor

Supervisor Consultor Consultor

Consultor Consultor Consultor

ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN

Es el proceso utilizado para determinar que tipo de informacin enviar, a quien Es el proceso utilizado para determinar que tipo de informacin enviar, a quien mandarla, cuando o que tan frecuentemente como manejarla o formatearla mandarla, cuando o que tan frecuentemente yycomo manejarla o formatearla para que sea efectiva. Se deben monitorear continuamente las actividades de para que sea efectiva. Se deben monitorear continuamente las actividades de comunicacin para asegurarse que el proceso est establecido es mantenido comunicacin para asegurarse que el proceso est establecido yyes mantenido de manera efectiva. Su foco principal es establecer mantener expectativas de manera efectiva. Su foco principal es establecer yymantener expectativas comunes de las prcticas de administracin. comunes de las prcticas de administracin.

Desarrollar planes de comunicacin Documentar las decisiones de los proyectos Reportar el estatus del proyecto Cierre del proyecto

Mapa de Comunicacin Plan de Comunicacin Boletines de Decisiones de Negocio Bitcora de Boletines de Decisiones de Negocio Agendas Minutas Reportes de Estatus

MAPA DE COMUNICACIN

A
Federal Aviation Administration
1, 14

B
Airline Pilots Association

11

1, 12 1, Project Manager for the Flight Operations System

11

Suppliers (Hardware, Database, and 3, 8, 10, 12 Software Applications)

C
Customer Project Manager

E
Resource Center

D
Systems Administrator

ELEMENTOS DE COMUNICACIN
Lista de Contactos
Name Ed Martin Role EDS Project Manager Telephone (810) 556-3333 [8-447] Pager N/A Fax VME Address 1111 Anymore Street MS 987 Utica, MI 48111 U.S.A. 1111 Anymore Street MS 677 Utica, MI 48111 U.S.A. Electronic Mail EMARTI01 @ AHIPC1J SSMITH11 @ AHIPC1J (810) (810) 556-9999 236-2222 [8-447] Box 12345 (810) N/A 556-2222 [8-447] Steven Smith Customer (810) Project 556-1234 Manager [8-447] (810) 266-5195

Mapa de Comunicacin

Plan de Comunicacin
Communication Item Project Status Meeting Minutes Description Attendees, agenda, areas/presentations, persons responsible for presentations, action items, next meeting Issues ID, creation date, description, person responsible, status, status date Purpose I n For monthly project meetings Frequency and Location f Monthly o Media r m Of fice V ision, formal review of meetings from previous meeting r Paper m Audience a Project team members, customers t Responsibility Projecti leader Distribution o Origin Date n 9/1/93 Estimated Quantity and Cost a l

Issues Documentation

I n T o track all issues related w i

f Monthly o (as required) t h during project meetings f Monthly o (as required) during project meetings f required o As

a Project team m h

t e e

Projecti leader m

o b p

n 6/9/94 e r

a r o s j

Action Items Documentation

Action ID, creation date, description, person responsible, status, status date

I n For all action items tracked by project

r m Of fice V ision

a Project team m

t e

Projecti leader m

o Project leader b

n 6/9/94 e r

a s

Project Informational Presentations

Presentations

I n All information related to the project

r Formal p

m r

a Individuals e s i n information related to the project

t te

i en

o rt

n 6/9/94 ea

a st

ADMINISTRACIN DE LOS RIESGOS

Identificacin y evaluacin sistemtica de los factores de riesgo de un proyecto y la planeacin subsecuente para mitigar, aceptar o transferir estos factores de riesgo. Los riesgos del proyecto son reducidos tomando acciones para prevenir el riesgo decrementando las incertidumbres o consecuencias relativas o por transferir el riesgo a un tercero. Reducir los riesgos incrementa la probabilidad de xito del proyecto.
acin Evalu ivel n de lto N ificaci A Ident ta de Lis cin os Riesg Administra de Plan sgos de Rie a iesgos de R

cin evalua ir una Conduc s go de ries acin ministr r la ad Planea gos los ries de

EVALUACIN DE RIESGOS

Criterio de Aseguramiento de Riesgos Atributo del Proyecto Bajo Menos de 10,000 Tamao lneas de cdigo Menos de un aoEsfuerzo hombre Menos de $100,000 Costo USD Proceso de negocio Estructura bien documentado, completo y concreto Sistemas de Tecnologa hardware/software existentes; requieren de modificaciones menores o no requieren de ellas. Poco impacto a la Impacto empresa, fuera del proyecto inmediato del cliente o la proteccin a la informacin del cliente.

Medio De 10,000 a 100,000 lneas de cdigo De uno a diez aoshombre De $100,000 a $1,000,000 USD Proceso de negocio vago, incompleto, y no documentado Modificaciones mayores son requeridas para sistemas de software o hardware o ambos El impacto afecta a varias organizacions en la empresa o la proteccin de la informacin del cliente.

Alto Ms de 100,000 lneas de cdigo Ms de diez aoshombre Ms de $1,000,000 USD Proceso de negocio no definido; informacin no disponible Software en estado de arte se requieren

Puntos escenciales del proyecto dirigidos hacia la estrategia de la compaa o alto impacto en la proteccin de la informacin

ADMINISTRACIN DE LAS ADQUISICIONES (CONTRATO) Proceso para crear y determinar los procedimientos de adquisicin, utilizacin y reubicacin efectiva de los recursos (humanos y materiales) para proporcionar un servicio de calidad a los clientes. Verifican que el proveedor del servicio se adhiera al cumplimiento de los requerimientos legales, de tal forma que se reduzca la exposicin legal.

Planificacin de las adquisiciones y propuestas de solucin Seleccin de Proveedores Elaborar Convenios de Servicios y establecer Niveles de Servicio Seguimiento al cumplimiento de requisitos legales, fiscales y normativos Verificar condiciones contractuales con usuarios y proveedores

Contrato Convenios de Servicios y Niveles de Servicio

RELACIN CON EL CLIENTE

Proceso para establecer una relacin de negocios con el cliente que resulte en una sociedad, no slo en el sentido legal. Mantener una relacin de socios mejora la interaccin con el cliente en un beneficio mutuo.

Adquirir y analizar la informacin sobre el negocio del cliente Establecer una relacin de socios con el cliente Obtener el compromiso del cliente

Informacin de la industria y del negocio del cliente Informacin del ambiente organizacional Informacin del ambiente tecnolgico Criterios de xito Metodologas del cliente

CATEGORAS DE INSATISFACCIN DEL CLIENTE

Desconocimento del Criterio de xito

Plan Inadecuado

Bajo Desempeo

Promesas Irreales

ADMINISTRACIN DE LA INTEGRACIN DEL PROYECTO

Describir los procesos necesarios para asegurar que los diversos elementos del proyectos son coordinados adecuadamente.

Desarrollo del Plan de Desarrollo del Plan de Proyecto Proyecto Ejecucin del Plan de Ejecucin del Plan de Proyecto Proyecto Control Integral de Cambios Control Integral de Cambios Plan de Proyecto Plan de Proyecto

ELABORACIN DEL PLAN DE PROYECTO

Planeacin del Proyecto

Plan de Recursos Humanos

Plan de Calidad

Plan de Plan de Comunicacin Comunicacin

Plan de Trabajo

Plan de Plan de Riesgos Riesgos

Plan de Plan de Requerimientos Requerimientos

Plan de Plan de Mtricas Mtricas

Un buen plan hoy, es mejor que un plan perfecto maana.

General George S. Patton

RESPONSABILIDADES DE LOS LDERES DE PROYECTO

Calendario Finanzas

Recursos Alcance Comunicacin Negociacin Resolucin de Problemas Hacer que sucedan las cosas Riesgos

Contrato

Calidad Liderazgo

Comunicacin

Despus de aadir

dos semanas
a la calendarizacin por retrasos inesperados, agrega otras tres semanas para inesperados retrasos inesperados.

RESUMEN del CICLO de ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Inicio

Planeacin

Revisar baseline

Cambio en el proyecto

No

Monitoreo y Control

Ejecucin

Cierre

ETAPAS DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

INICIO Objetivo y Objetivo y Alcance del Alcance del Proyecto Proyecto Identificar Identificar Riesgos Riesgos
Anlisis de Anlisis de Participantes Participantes
QU?

PLANEACIN

EJECUCIN
Administracin Administracin del Riesgo del Riesgo Administracin Administracin de Expectativas de Expectativas del Cliente del Cliente Administracin Administracin del Alcance del Alcance

CIERRE

WBS WBS
QUIN?

Organigrama Organigrama

CMO? CUNDO?

Calendario RECURSOS? Calendario

Estimaciones Estimaciones

CUNTO?

Costo Costo
MEDICIN?

TIEMPO

Revisin y Revisin y Aprobacin Aprobacin del Plan del Plan

Seguimiento Seguimiento del Proyecto del Proyecto

Cierre y Cierre y Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas

BENEFICIOS
Pocas sorpresas Roles y responsabilidades Eficiente calendarizacin de los recursos Control continuo del proyecto Temprana identificacin de los problemas Trabajo en equipo nfasis en la calidad Satisfaccin del cliente Mejores mrgenes de utilidad

DESVENTAJAS
Curva de aprendizaje - tiempo Asignacin de recursos dedicados Inversin

CONSECUENCIAS DE NO LLEVAR UNA ADMINISTRACIN DEL PROYECTO

lo que el usuario pidi

lo que la gerencia cotiz

lo que el lder dise

lo que el equipo de trabajo desarroll

lo que operaciones proces

lo que el usuario necesitaba

CONSECUENCIAS . . .

La decisin final

Software Engineering http://www.sei.cmu.edu/ Standish Group http://www.standishgroup.com/chaos.html Project Management Institute http://www.pmi.org Librera http://www.amazon.com Productos y Servicios http://www.itera.com.mx http://www.rational.com http://www.criticaltools.com http://office.microsoft.com/home

Muchas organizaciones concentran sus esfuerzos en arreglar los errores en vez de prevenirlos