Educacin de Jvenes y Adultos por Radio Inscrito y Subvencionado por el M.E.D.

Nivel: Educacin Media Profesional Especialidad: Comercio y Servicios Administrativos Mencin: Contabilidad

CONTABILIDAD
1 Semestre

PARTICIPANTE:

BIBLIOGRAFA
INSTITUTO RADIOFNICO FE Y ALEGRA - Contabilidad I. Ediciones IRFA. Caracas, Venezuela GMEZ RONDN, FRANCISCO - Contabilidad I. Ediciones Fragor. Caracas, Venezuela. LUQUE DE LZARO, ENRIQUE - Introduccin al Estudio de la Contabilidad. Editorial Grafarte. Caracas, Venezuela. RONDN, A - Curso Prctico de Contabilidad General. Centro Contable Venezolano. Caracas, Venezuela. OTRAS REFERENCIAS www.seniat.gov.ve Gaceta Oficial de la Repblica de Venezuela. Cdigo de Comercio de Venezuela. Caracas 1955

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Qu es la unidad tributaria? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

Hemos llegado al final del mdulo y estamos seguros que tienes una visin ms clara de lo que es la Contabilidad. Este contenido sigue las pautas que establece el Ministerio de Educacin y Deportes y en los mdulos siguientes ampliaremos los conocimientos vistos en esta materia. Nos despedimos deseando que hayas tenido xito en tu semestre.

Instituto Radiofnico Fe y Alegra (I.R.F.A.) Todos los derechos reservados Junio 2005 Prohibida la reproduccin total o parcial de esta obra por cualquier medio, sin permiso escrito del Instituto Radiofnico Fe y Alegra. Coordinacin Nacional de Educacin: Lic. Carlos Krisch Coordinacin Nacional de Radio: Lic. Gerardo Lombardi Coordinacin Nacional de Educacin, Oficina Nacional: Lic. Iris Mirabal Lic. Carlos Alvarez Direccin Editorial Equipo Editor Asesoria Tcnica y Revisin T.S.U. Miguel Gomes Diseo, Diagramacin y Montaje Editado, Producido y Distribudo por:

Calle 3B, Edificio Fe y Alegra C207, piso 2, La Urbina Edo. Miranda.

Actividades

Cul es el valor actual que tiene una undidad tributaria? ____________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

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Inform que harn un operativo previo con el Instituto para la Educacin y Defensa del Consumidor (Indecu) con el propsito de orientar a los consumidores en cuanto al deber de exigir su factura luego de recibir un servicio o efectuar una compra, para que sepan lo que significa la factura y cules son sus implicaciones sociales y jurdicas. Vamos a estar en la calle un grupo significativo de funcionarios y de fiscales, junto con el Indecu, primero para orientar educativamente, para que sepan que la factura tienen que exigirla y que es una responsabilidad. Posteriormente actuaremos en la calle de manera represiva, es decir, sancionando al contribuyente que no exija la factura penalizndolo con la suma de 5 a 10 Unidades Tributarias, precis. Inform que para realizar esta gran accin cuentan con un promedio de 1.300 fiscales que van a estar en las calles, sobre todo en los centros comerciales. Aunque la primera etapa ser de educacin a las personas.

Para Gonzlez la factura es un mecanismo de control social, que toda sociedad civilizada en cualquier pas del mundo exige. Puso el ejemplo de los carabineros de Italia que sancionan a aquellos compradores que tras realizar la adquisicin de bienes no exigen la factura. Cuando el vendedor le dice que no le da factura o que se la da sin contabilizar el impuesto, es una manera de estafar al fisco y cuando no le da recibo es porque se quiere quedar con el dinero que paga de tributo, para que no queden rastros que la administracin tributaria pueda detectar, indic. Si se le impone una multa al consumidor, se le hace una citacin y tiene que ir a la administracin tributaria a cancelar. En el caso de no pagarla, genera intereses moratorios y el SENIAT busca que se establezca el requisito de si se va a pedir un pasaporte y la persona est con deudas tributarias, el documento no se emita. (Caracas, 15-7-2004)

NDICE
Introduccin La contabilidad Principios e hiptesis de la ciencia contable Campos de especializacin de la contabilidad Estados financieros Transacciones comerciales Cuentas reales: Activo Cuentas reales: Pasivo y Capital Cuentas de evaluacin de activos Cuentas nominales: Ingresos y Egresos Libros de Contabilidad Registro de transacciones comerciales La necesidad de un plan de cuentas Registro de transacciones contables Bibliografia

Pg.
6 7 10 14 16 20 28 32 38 41 47 52 55 58 66

Qu es el SENIAT? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Qu principio de contabilidad es el que se estara violando si no se exige factura? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Por qu la prctica ilegal de no dar facturas en que incurren muchos vendedores? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

Actividades

Qu dicen sobre la importancia de la factura? ____________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

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3. Te presentamos el siguiente Estado de Resultados: Ventas Costo de venta Utilidad Bruta Gastos de venta Gastos de administracin Utilidad en operaciones Impuesto Utilidad neta Bs.10.000.000,00 (Bs. 5.000.000,00) Bs. 5.000.000,00 (Bs. 1.000.000,00) (Bs. 1.000.000,00) Bs. 3.000.000,00 (Bs. 500.000,00) Bs. 2.500.000,00

INTRODUCCIN
Compaero participante de IRFA: Inicias el estudio de una materia que te brindar herramientas sumamente importantes que puedes emplear en muchas situaciones econmicas en las que te veas envuelto, y que ya indirectamente has puesto en prctica en tu vida cotidiana. Si quieres emprender un negocio, por ejemplo, o si ya lo tienes, y aun si trabajas en una empresa; aunque no te hayas dado cuenta ya ests en el mundo de la contabilidad. En todas estas actividades hay un objetivo econmico que es el obtener la suficiente cantidad de dinero para cubrir tus necesidades, y que adems, te quede un excedente para ahorrar, para invertir o para darte el gusto que desees. Para llevar un control metdico, meticuloso, confiable de las entradas y salidas de dinero a tus cuentas, se cre y ha ido evolucionando con el tiempo, una disciplina llamada: Contabilidad. En la contabilidad estn los principios universalmente aceptados para llevar el control exacto de todas las transacciones comerciales habidas y por haber. Aunque nunca hayas estudiado contabilidad, ten por seguro que ya la has aplicado. Por ejemplo: cuando dispones de una cantidad de dinero, inmediatamente piensas si lo vas a gastar o lo vas a guardar, si lo tienes que gastar lo haces en la necesidad ms apremiante que debes cubrir y si lo vas a guardar lo haces en el banco que te pague mayor inters. En estas sencillas operaciones est implcita la contabilidad. Y como te dispones a emprender estudios en una especialidad llamada Comercio y servicios administrativos con la mencin Contabilidad es lgico que empieces a conocer las nociones fundamentales de esta disciplina, esperando que el contenido educativo de este mdulo sea lo ms didctico posible.

Esta empresa obtuvo una Utilidad neta de Bs. 2.500.000 que debe reflejarse en el Balance General de la empresa. La pregunta es Se refleja en el Activo o en el Pasivo? 4. Tenemos las siguientes transacciones: a) Unos socios fundan una sociedad, aportando un capital de Bs. 10.000.000. b) Un ao ms tarde, al cierre de su primer ejercicio, la empresa ha obtenido un beneficio de Bs. 5.000.000 c) Posteriormente, la empresa decide repartir el 50% de estos beneficios como dividendos y dejar el otro 50% como reservas. Registra los asientos respectivos. Demuestra los cambios en el Balance. 5. Analiza la siguiente noticia que tiene que ver con la prctica contable. ( Sacadas de la pgina web: www.seniat.gov.ve) y responde a la pregunta que se te formulan al final: Seniat multar a los consumidores que no exijan factura de compra Noel Gonzlez, intendente de Tributos Internos del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT), inform a Venpres que a partir del mes que viene el organismo saldr con sus fiscales por todo el pas, para multar a aquellas personas que no exijan su factura y no la porten luego de hacer sus compras respectivas. Adems agreg que la multa es de 5 a 10 Unidades Tributarias (UT) y aunque no es muy elevada la penalizacin lo importante para el funcionario es que se aplique. La Unidad Tributaria (UT) est actualmente (Ao 2004) en 24.700 bolvares, con lo cual 10 unidades de multa representaran unos 247 mil bolvares lo que se le cobrara a los consumidores por no tener su factura en mano. Ello si se tiene en cuenta una sancin por el orden mximo.

Actividades

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Estas son las operaciones comerciales de la empresa en el mes: 03-01/ Pag en efectivo por concepto de servicios pblicos Bs. 30.000 03/01/ Vendi al contado Bs. 230.000 en mercancas. 04-01/ Deposit Bs. 350.000 en su cuenta corriente. 07-01/ Compr artculos de oficina por Bs. 130.000 y cancel con cheque. 09-01/ Le cancel un cliente Bs. 300.000. 10-01/ Pag anuncios publicitarios por Bs. 420.000 11-01/ Compr mercancas por Bs. 1.000.000, pag el 30 % y firm letras de cambio por la diferencia. 14-01/ Vendi mercancas al contado por Bs. 3.200.000 que le depositaron en su cuenta. 15-01/ Emiti cheque por Bs. 3.200.000 por concepto de sueldos y salarios. 18-01/ Compr un local por Bs. 12.000.000, emiti un cheque por Bs. 2.000.000 de inicial y firm hipoteca por 12 aos por el resto. 21-01/ Cancel la mitad de las comisiones pendientes al inicio del ejercicio. 24-01/ Emiti cheque por Bs. 150.000 para cancelar deuda con proveedor. 28-01/ Vendi Bs. 2.700.000 al contado. 29-01/ Deposit Bs. 2.600.000 en su cuenta. 29-01/ Emiti cheques por Bs. 500.000 para cancelar sueldos y salarios. 30-01/Compr mobiliario por Bs. 330.000, que cancel con cheque. 30-01/ Pag Bs. 140.000 en efectivo por gastos de mantenimiento. 2. Supongamos que queremos montar una empresa de transporte y que para ello necesitamos un camin que cuesta 15.000.000 Bs. Para financiar este camin vamos al banco y solicitamos un crdito. Cual sera el Balance Inicial de esta empresa? Antes de emprender los estudios en Contabilidad deberamos preguntarnos: Por qu debemos hacerlo?, Qu ganamos con eso? A continuacin te daremos argumentos vlidos para estudiar Contabilidad. Importancia de la Contabilidad. Toda empresa que se forme con fines de lucro o no, debe obtener el mejor rendimiento de los recursos con los cuales trabaja, sacar el mejor provecho de sus operaciones comerciales. La contabilidad, es una herramienta que permite el registro y control sistemtico de todas las operaciones comerciales para as lograr mayor productividad y rendimiento en los negocios. Las empresas legalmente constituidas estn obligadas por la ley, mediante el Cdigo de Comercio, a llevar formalmente su contabilidad, de lo contrario pueden ser sancionadas o multadas. Todas las empresas del mundo capitalista en que vivimos deben llevar la contabilidad por estas dos poderosas razones: primero porque es obligatorio por la ley y segundo porque es imprescindible para tomar las mejores decisiones en el campo econmico. La diferencia entre un buen negocio y un mal negocio puede estar en la calidad de la contabilidad que se lleve. La contabilidad ofrece informacin sobre: Sobre la naturaleza y el valor de los bienes y derechos que posee la empresa. Sobre las obligaciones con terceros y la participacin de los dueos en la empresa. Sobre el resultado de las operaciones mercantiles habituales de la empresa.
Cualquier persona, no necesariamente tiene que ser una empresa, puede hacer uso de la contabilidad para registrar y controlar sus transacciones comerciales.

LA CONTABILIDAD

Las carreras donde se estudia la contabilidad son la Contadura y la Administracin Comercial, y los profesionales en estos campos son expertos en tomar decisiones en el mbito econmico que mejoren la situacin de la empresa para la cual prestan servicios. Tanto el administrador como el contador deben unir sus conocimientos en contabilidad y gerencia para mantener el buen funcionamiento de la empresa. La importancia del contador pblico y del administrador radica en que son los profesionales encargados de aportar credibilidad, rendir cuentas claras y corregir desviaciones dentro de una organizacin.

Actividades

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Definiciones de Contabilidad.

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Cada autor especializado en la materia ha dado una definicin personal de lo que ellos entienden como contabilidad, sin embargo siempre terminan utilizando trminos comunes. Aqu te presentamos tres de las definiciones ms aceptadas a nivel internacional: 1. Segn la Comisin de terminologa del American Institute of certified public accountants que se traduce como Instituto Americano de Contadores Pblicos: La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa y en trminos monetarios, las operaciones y los hechos que son cuando menos en parte, de carcter financiero, as como el de interpretar sus resultados 2. Otra definicin es: La Contabilidad es la ciencia que estudia las leyes que rigen la determinacin, presentacin e interpretacin de la situacin y trayectoria financiera de las organizaciones, siempre en trminos monetarios. 3. Tambin la definen como: Una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados para que los gerentes y directores tomen decisiones en las futuras operaciones a seguir. A la Contabilidad la han definido como arte, como ciencia, como tcnica y pare usted de contar. Pero no tienes por qu aprender al pie de la letra una definicin en particular, lo importante es que entiendas que adems de ser obligatorio llevar la contabilidad en una empresa, ella nos permite el control de todas y cada una de las operaciones comerciales y con el anlisis de la informacin que nos brinda, tomar decisiones ms acertadas en los negocios que manejamos. Y si quieres una definicin corta y precisa, simplemente te podemos citar la que aparece en

el texto Fundamentos de Contabilidad del autor David Himmelblau: La contabilidad es el lenguaje de los negocios. Diferencias y semejanzas entre Tenedura de libros y Contabilidad. Siguiendo lo pautado por el programa vamos a comparar estos dos trminos, aunque en verdad el proceso de tenedura de libros es una actividad ms de la contabilidad en s. El autor Hugh Jackson en su libro Principios de Contabilidad expresa lo siguiente: La contabilidad y la tenedura de libros constituyen un proceso de anlisis, registro e interpretacin del efecto de las operaciones comerciales. La tenedura de libros se ocupa del anlisis y del registro de las operaciones, y la contabilidad, en cambio, trata principalmente de la sntesis e interpretacin de la informacin aportada por la tenedura de libros. Si por Tenedura de libros se entiende al proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la informacin de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa en libros formales exigidos por la ley, llevando las anotaciones con el mayor orden y claridad posible, debemos entenderla como la primera actividad dentro de la contabilidad, cuyos encargados deben tener conocimientos acadmicos contables, y generalmente son empleados como auxiliares de contabilidad o analistas contables los que realizan estas labores. La Contabilidad en un sentido ms amplio se encarga de: analizar y valorar los resultados econmicos, agrupar y comparar resultados, planificar y sintetizar los procedimientos a seguir, controlar el cumplimiento de lo programado, con la informacin que la tenedura de libros propor

Debes seguir, con tus propios conocimientos, el registro de las siguientes operaciones, y una vez finalizados, debes hacer los pases al mayor de todas las cuentas (es necesario que uses una hoja aparte). Estamos seguros que con lo aprendido y la asesora de tu orientador los resolver correctamente. Diciembre 17. Se pagaron de contado Bs. 500.000 por concepto de seguro contra robo que cubre todo el ao 2002. Diciembre 22. Se compr mercanca por Bs. 20.000.000, pagndose 25% de contado y por el resto se firm una letra de cambio. Diciembre 31. Se acept un nuevo socio, quien aport Bs. 20.000.000 en efectivo. La empresa presentaba los siguientes saldos en sus cuentas. Efectivo: Terreno: Mobiliario y equipo: Edificio: Documento por pagar: Prstamo por pagar: Capital social: Bs. 35.000,00 Bs. 60.000,00 Bs. 70.000,00 Bs. 100.000,00 Bs. 80.000,00 Bs. 98.000,00 Bs. 87.000,00

1. Con la siguiente informacin prepara en tu cuaderno los asientos de Diario, los pases al Mayor, el Balance de Comprobacin, el Balance General y el Estado de Resultados del mes de Enero 2003, de la empresa Comercial Victoria, S.A. Para el inicio del perodo presentaba los siguientes saldos en sus cuentas: Caja Banco Cuentas por cobrar Artculos de oficina Inventario de Mercancas Mobiliario y equipo Bs. Bs. Bs. Bs. Bs Bs. 250.000,00 1.200.000,00 2.300.000,00 420.000,00 18.000.000,00 6.300.000,00 Cuentas por pagar Efectos por pagar Comisiones por pagar Capital Bs. Bs. Bs. 1.500.000,00 1.850.000,00 120.000,00

Bs. 25.000.000,00

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Computadora Debe Haber

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Alquiler pagado por adelantado Debe Bs. 150.000,00 Haber

Bs. 850.000,00

ciona. Por lo tanto son tareas que requieren un criterio ms profesional y son ejecutadas por los gerentes de contabilidad que deben ser contadores o administradores.

Siguiendo la metodologa enseada para resolver el ejercicio anterior, vamos a resolver el siguiente ejercicio: Una empresa realiz las siguientes transacciones durante el mes de Diciembre 2003: Diciembre 2. Se compraron muebles para la oficina con un costo de Bs. 1.200.000 de ese total, Bs. 400.000 se pagaron en efectivo, y el resto a crdito mediante la firma de un documento. Primer asiento: Descripcin Mobiliario Efectivo Cuentas por pagar Debe Bs. 1.200.000,00 Bs. 400.000,00 Bs. 800.000,00 Haber Hasta este punto ya debes tener una visin general de lo que es la Contabilidad. Con la finalidad de digerir poco a poco la informacin recibida, hagamos un alto aqu para reflexionar sobre una serie de planteamientos: 1. Con tus propias palabras define lo que entiendes por Contabilidad. _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 2. Quines pueden ser los interesados en la informacin que presenta la contabilidad de una empresa? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 3. Podr un banco otorgarle un crdito a una empresa sin saber cmo est su situacin econmica? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 4. Toda empresa con fines de lucro cuando obtiene ganancias en sus operaciones mercantiles est obligada a pagar impuesto al gobierno nacional Quin es el responsable de hacer y firmar la declaracin de impuesto? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 5. Menciona un caso donde hayas aplicado la contabilidad. _________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 6. Menciona un caso donde hayas pagado impuesto. _________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________
En diferentes libros exigidos por la Ley, se registra y guarda la informacin ms valiosa de una empresa: su contabilidad.

Diciembre 7. Se actualiz el equipo de computacin por lo que se compr de contado un disco duro que cost Bs. 200.000 Segundo asiento: Descripcin Gasto de mantenimiento PC Efectivo Diciembre 13. Se vendi mercanca en efectivo por Bs.45.000.000 Tercer asiento: Descripcin Banco Venta Debe Bs. 45.000.000,00 Bs. 45.000.000,00 Haber Debe Bs. 200.000,00 Bs. 200.000,00 Haber

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Tercer asiento: Fecha 12-01-04 Cdigo

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PRINCIPIOS E HIPTESIS DE LA CIENCIA CONTABLE

Descripcin Alquiler pagado por adelantado Efectivo

Debe Bs. 150.000,00

Haber

Bs. 150.000,00

La Contadura y la Administracin, como toda profesin, tiene un cdigo de tica. Cada profesional en estas reas sabe que debe respetar una serie de normas y procedimientos de contabilidad que son aceptados a nivel mundial. Entre los acuerdos contables que son unnimes entre los profesionales de la contabilidad estn: las hiptesis bsicas de la contabilidad y los principios de la contabilidad generalmente aceptados. Los autores proponen como las hiptesis bsicas de la contabilidad, las siguientes: la Hiptesis del Negocio en Marcha, la Hiptesis de la Estabilidad de la Moneda y la Hiptesis de Unidad Operativa Qu debemos interpretar con estas hiptesis?: 1. Debemos suponer que la empresa va a tener existencia y funcionamiento permanente, por lo tanto, asume que no tiene intencin ni necesidad de liquidar o reducir sustancialmente sus operaciones, y si existe esta intencin, entonces debe especificarse. Esta hiptesis se llama Hiptesis del negocio en marcha. La idea del negocio en marcha es, pues, que la empresa tiene una larga vida por delante, un tiempo de operaciones indefinido. 2. Debemos suponer un valor constante de la moneda de curso legal en el pas donde la empresa opera, en aquellos casos donde la moneda utilizada no constituya un patrn estable de valor, en razn de las fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del principio, por cuanto es factible la correccin mediante la aplicacin de mecanismos apropiados de ajuste. Esta es la

hiptesis de la Estabilidad de la moneda. 3. La empresa debe llevar registros contables independientes de los de sus propietarios. Se considera a la empresa como una entidad aparte, independiente de sus propietarios, empleados, acreedores, etc. Esto es lo que se llama la Hiptesis de la Unidad Operativa. Los principios de contabilidad generalmente aceptados son un cuerpo de doctrinas asociadas con la contabilidad, que sirven de gua en la seleccin de convencionalismos o procedimientos aplicados por los profesionales de la Contadura en el ejercicio de sus actividades, que han sido aceptados en forma general, y aprobados por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela.

Cuarto asiento: Fecha 15-01-04 Cdigo Descripcin Computadora Efectivo Cuentas por pagar Quinto asiento: Fecha 25-01-04 Cdigo Descripcin Cuentas por pagar Efectivo Pases al Libro Mayor: Efectivo Debe Bs. 1.500.000,00 Haber Bs. 150.000,00 Bs. 340.000,00 Bs. 510.000,00 Inventario Debe Bs. 2.900.000,00 Haber Compras Debe Bs. 500.000,00 Haber Debe Mobiliario y Equipo Debe Bs. 1.800.000,00 Capital Haber Bs. 6.200.000,00 Cuentas por pagar Debe Bs. 510.000,00 Bs. 510.000,00 Haber Bs. 500.000,00 Haber Debe Bs. 510.000,00 Bs. 510.000,00 Haber Debe Bs. 850.000,00 Bs. 340.000,00 Bs. 510.000,00 Haber

Se debe suponer que el valor de la moneda es constante : Hiptesis de la estabilidad de la moneda.

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REGISTRO DE TRANSACCIONES CONTABLES

(Ejercicio descriptivo) Vamos ahora a poner en prctica lo aprendido acerca del registro de transacciones y los respectivos pases al Libro Diario y al Libro Mayor, con el siguiente ejercicio: Contabiliza las siguientes operaciones comerciales en el Libro Diario y muestra los respectivos pases al mayor. 1. El 5-1-04, se constituy una empresa con los siguientes aportes: Bs. 1.500.000 en efectivo, Bs. 2.900.000 en mercancas y Bs. 1.800.000 en mobiliario y equipos. 2. El 10-1-04, se adquiri mercanca a crdito por Bs. 500.000. 3. El 12-1-04, se cancel el alquiler de un mes por Bs. 150.000 (por adelantado) de un galpn para almacenar el inventario de mercancas. 4. El 15-1-04, se adquiri una computadora por un costo de Bs.850.000, por la cual se dio el 40% de inicial y por el resto se recibi un crdito. 5. El 25-01-04, se cancel monto de crdito pendiente por pagar por la compra de la computadora. Solucin: Procedimiento para resolver el ejercicio: Primer asiento: Fecha 5-01-04 Cdigo Asientos en el Libro Diario: Descripcin Efectivo Inventario Mobiliario y Equipo Capital Segundo asiento: Fecha 10-01-04 Cdigo Descripcin Compras Cuentas por pagar Debe Bs. 500.000,00 Bs. 500.000,00 Haber Debe Bs. 1.500.000,00 Bs. 2.900.000,00 Bs. 1.800.000,00 Bs. 6.200.000,00 Haber

A continuacin se exponen los principios contables ms generales: 1. Objetividad: todas las transacciones comerciales que se registren deben ir acompaadas de los documentos legales que se originan con ellas: cheques, facturas, etc. Las partidas o elementos incorporados en los estados financieros deben poseer un costo o valor que pueda ser medido con confiabilidad y puedan ser probados mediante documentos legales. Es indispensable, para respetar este principio, que cada asiento contable tenga los anexos correspondientes de los documentos que la justifican como prueba de la legalidad de la transaccin. 2. Principio del costo histrico original: El costo es la base apropiada para registrar las transacciones econmicas que muestra la contabilidad. Los registros contables deben reflejar los costos de adquisicin, as como la transformacin y expiracin de estos costos. Este principio exige que todos los bienes y derechos se contabilicen por su precio de adquisicin. 3. El principio de conservatismo (o prudencia): este principio afirma que slo debern contabilizarse los beneficios realizados a la fecha de cierre del ejercicio; sin embargo, las prdidas posibles, an sin ser ciertas, se contabilizarn desde que se considere que se pueden producir. 4. Principio de la consistencia: las decisiones econmicas basadas en la informacin financiera requieren en la mayora de los casos la posibilidad de comparar dos situaciones econmicas de una empresa en perodos diferentes de su vida y con otras empresas, por consiguiente es necesario que las polticas contables sean aplicadas consistente y uniformemente. Se debe aplicar el mtodo que mejor se adapte a cada caso particular y es de vital importancia que el mtodo escogido se aplique conse-

cuentemente perodo tras perodo ya que es la nica forma de comparar la situacin econmica en perodos diferentes. 5. Principio de realizacin y perodo contable: la contabilidad cuantifica, preferentemente en trminos monetarios, las operaciones que una empresa efecta con otros participantes en la actividad econmica y ciertos eventos econmicos que la afectan. Dichas operaciones y eventos econmicos deben reconocerse oportunamente en el momento en que ocurran y registrarse en los libros. Las operaciones y eventos as como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el perodo en que ocurren: por lo tanto, cualquiera informacin contable debe indicar claramente el perodo al cual se refiere. Este principio tambin se le conoce como Principio de apareamiento o Principio de aplicacin en el tiempo.

Un cheque es un documento que comprueba una transaccin comercial.

6. Principio de la dualidad econmica: considera que para poder realizar sus actividades de negocios las empresas necesitan recursos, que proceden de ciertas fuentes que pueden ser de naturaleza externa o interna. A los recursos, se le designa con el nombre de Activo, a las fuentes externas se les denomina Pasivo y a las internas Capital.

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Por esto, siempre se mantendr una dualidad entre los recursos y sus fuentes; es decir, entre Activo, Pasivo y Capital. Debe indicarse que la Ley de Contadura Pblica en Venezuela otorga a la Federacin de Contadores Pblicos la facultad de dictar normas en materias contables de obligatorio cumplimiento. La profesin en Venezuela debe guiarse por lo que establece la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela en un documento llamado Declaraciones de Principios de Contabilidad-DPC o Publicaciones TcnicasPT.

rea de la Contadura tengan acceso oportuno a las nuevas herramientas de anlisis y convenciones para el tratamiento de la informacin financiera y operacional tanto en las empresas como en el sistema tributario y fiscal. Una de estas nuevas herramientas es la adopcin de las NIC's (Normas Internacionales de Contabilidad) como principios de contabilidad de aceptacin general en Venezuela. Operaciones tales como los crditos internacionales, el comercio exterior y otras fundamentales para la economa de Venezuela requieren la adopcin de normas que vayan ms all de su realidad local. Venezuela an no ha adoptado estas normas, se espera que en un futuro prximo para una mayor transparencia en el tratamiento de la informacin financiera a nivel internacional nuestro pas se gue por las NIC's.

En el captulo anterior aprendimos sobre la necesidad de cdigos para identificar las cuentas, ahora preguntamos lo siguiente: 1. Qu es un plan de cuentas? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 2. Qu es un software contable? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 3. Cmo haces el siguiente asiento?: Vendemos Bs. 1.500.000 a crdito conociendo que las ventas tienen un cdigo de:4.100.001 y las cuentas por cobrar el cdigo: 1.101.002 Fecha Cdigo Descripcin Debe Haber

Actividades

4. Cuntos grupos debe tener el Activo? __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Contabilizar todas las prdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado (Principio de Conservatismo).

La contabilidad no escapa al continuo renovar de normas, principios e interpretaciones que caracteriza al mundo moderno, de all la necesidad de que estudiantes y profesionales en el

La adopcin de normas internacionales de Contabilidad unifica criterios contables entre los pases que estn en constantes transacciones comerciales.

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5. Se identifica la subcuenta.

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Subcuenta: Caja principal Cdigo asignado: 1.111.001 Y as sucesivamente. Quedara representado as: Clase Grupo1 Mayor Cuenta Subcuenta 1000000 1100000 1110000 1111000 1111001 1111002 1111003 ACTIVO CIRCULANTE DISPONIBLE CAJA Y BANCOS Caja Caja Principal Caja Chica Bolvares Caja Chica Moneda Extranjera

Ya sabemos que la contabilidad tiene una serie de convenios que todos los contadores usan de gua en sus registros y anlisis contables llamados: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Veamos como podemos aplicar el razonamiento contable en las siguientes situaciones: 1. Este ao aplicamos un nuevo mtodo para controlar el inventario de las mercancas que vendemos, diferente al que aplicamos el ao pasado Cul principio de contabilidad no estamos respetando? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 2. Si una empresa registra una operacin de compra pero no anexa la factura u orden de compra Cul principio de contabilidad est violando? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 3. Si una empresa vende un equipo en Bs. 1.500.000,y al momento de adquirirlo le cost Bs. 2.000.000. Segn el principio del Costo histrico Qu monto debe tomar en cuenta para sacar contablemente el equipo de sus libros? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 4. La sociedad Inversiones 69, C.A contrat los servicios de un tcnico en informtica. Dichos servicios se prestaron en el mes de noviembre del ao 2003 fecha en la que emiti la correspondiente factura. El contrato suscrito entre la sociedad y el tcnico en ordenadores, estableca que el pago se efectuara a los tres meses de emisin de la factura, es decir, en el mes de febrero del ejercicio 2004. El importe de la factura fue de 500.000 Bs. Y el registro contable se produjo en el momento del pago es decir, en febrero del ao 2004. Es correcto el procedimiento? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

Con un Plan de Cuentas y un sistema mecanizado de contabilidad, lo que debe hacer el auxiliar contable, analista contable o contador es ingresar el cdigo de cada cuenta que se carga y que se abona, adems del monto exacto de la operacin, y el sistema inmediatamente la identifica y la procesa.

Actividades

5. Son insignificantes las fluctuaciones del Bolvar? Razona la respuesta. ___________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

Ejemplo de una operacin: la empresa abre la cuenta de Caja chica por Bs. 1.000.000 proveniente de su cuenta Banco. Segn su plan de cuenta: Caja chica est identificada con el cdigo: 1.111.002 y la cuenta Banco con el cdigo: 1.110.004. En este caso se carga Caja y se abona Banco. Podemos graficar este asiento as: Fecha Cdigo 1.111.002 1.110.004 Descripcin Caja Chica Banco Debe Bs.1.000.000,00 Bs. 1.000.000,00 Haber

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CAMPOS DE ESPECIALIZACIN DE LA CONTABILIDAD

LA NECESIDAD DE UN PLAN DE CUENTAS

Sigamos con el contenido de la materia: Hoy en da es muy necesaria la especializacin, todas las carreras universitarias ofrecen especialidades y la contadura tambin ofrece una gama de reas donde un contador puede ser especialista. Veamos algunas de ellas: rea de Contabilidad General: En este campo el contador est en capacidad de: disear e implantar sistemas de contabilidad, aplicar reglas de valuacin para transacciones financieras, operar sistemas de contabilidad y elaborar sistemas financieros, analizar e interpretar informacin financiera y preparar y discutir informes de finanzas. rea de Auditora: El especialista en este campo es capaz de: planear las revisiones de los estados financieros, estudiar y evaluar el control interno de las organizaciones, aplicar procedimientos adecuados de examen financiero para obtener evidencias, analizar las evidencias obtenidas y seleccionar el dictamen indicado, elaborar dictmenes. rea Fiscal: En esta especializacin puede: realizar la planeacin fiscal financiera de las empresas, aplicar el contenido de las leyes fiscales, mediante la elaboracin de las declaraciones correspondientes, proporcionar a las empresas los elementos tcnicos fiscales que soliciten. rea de Costos: El contador de costos puede: disear e interpretar procedimientos y mtodos de control de costos de produccin para las empresas fabricantes, aplicar tcnicas de valuacin de los diferentes procedimientos y mtodos de control de costos y produccin, operar procedimientos

y mtodos de control de costos de produccin y elaborar estados financieros con ellos, analizar e interpretar la informacin sobre costos de produccin. rea de Finanzas: Disear polticas y procedimientos de obtencin y aplicacin de recursos financieros para las empresas, disear portafolios de inversin, determinar valor financiero y comercial de las organizaciones, para fines de iniciacin, fusin o liquidacin, operar polticas y procedimientos de obtencin y aplicacin de recursos financieros para las organizaciones, evaluar decisiones sobre el anlisis e interpretacin de informacin financiera y aplicar decisiones de carcter financiero. rea Acadmica: El profesional en esta rea investiga los elementos de teora que alimentan la disciplina contable, proponiendo cambios o innovaciones que requiera, analiza crticamente los planes y programas de estudio en las instituciones acadmicas, proponiendo modificaciones y cambios pertinentes, transmite el conocimiento contable a travs de la ctedra, conferencias, libros o la colaboracin en revistas y boletines especializados.

Para registrar las transacciones mercantiles la contabilidad ha creado un lenguaje propio para identificar cada una de las cuentas que se mueven en una empresa. Con la finalidad de que cada cuenta tenga una identificacin nica, se invent un plan de cuentas o catlogo de cuentas que toda empresa debe tener para llevar su contabilidad. El plan de cuentas es una lista de todas las cuentas que tienen movimiento en una empresa, cada una con un cdigo numrico asignado y que todo empleado del departamento de contabilidad de la empresa debe manejar. La identificacin de cada una de las cuentas se basa en el sistema decimal por considerarse el ms idneo para el procesamiento computarizado, manual o mecnico de las operaciones. Se usan las siguientes claves en general: se asigna un primer dgito y las clases que identifican el primer dgito, son: Clase 1: Activo Clase 2: Pasivo Clase 3: Capital Clase 4: Ingresos Clase 5: Costo de Ventas Clase 6: Gastos de Operacin Clase 7: Otros Ingresos Clase 8: Otros Egresos Clase 9: Impuestos Cmo asignar el cdigo para cada cuenta? Ejemplo: 1. Se identifica la clase: Clase: Activo 2. Se identifica al grupo: Grupo. Activo Circulante disponible. 3. Se identifica la cuenta del mayor: Cuenta del Mayor: Caja y Bancos 4. Se identifica la cuenta en particular. Cdigo asignado: 1.110.000 Cdigo asignado: 1.100.000 Cdigo asignado: 1.000.000

La contabilidad es el arte de llevar las cuentas con exactitud para lo que se requiere ser disciplinado y metdico.

Cuenta: Caja

Cdigo asignado: 1.111.000

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tarizados logrando la creacin de una amplia variedad de programas que son casi perfectos para manejar la contabilidad de las empresas, por lo menos son ms eficientes y con menos posibilidad de errores. Los sistemas computarizados tienen todas las ventajas sobre los sistemas manuales, por lo que no se justifica que una empresa pequea, grande o mediana en pleno siglo XXI no haya mecanizado su contabilidad. Las poderosas razones que podemos dar a un empresario o contador para que informatice su contabilidad son las siguientes: Proporciona informacin en forma instantnea. Procesa infinidad de datos. Es casi infalible en clculos y operaciones, con un reducido margen de error. Est programado para que cada asiento que se haga en el Libro Diario pase automticamente al Libro Mayor, evitando as muchos errores en los asientos contables. Los informes contables se producen automticamente, quedan almacenados en los archivos

de la computadora (disco duro) o en discos magnticos o compactos, y se pueden imprimir cuando lo requieran los interesados. Tener un software contable es tener un activo, un bien para la empresa que genera beneficios a corto y a largo plazo. Limitaciones al Sistema Mecanizado de Contabilidad. Las enfermedades de las computadoras son los virus. Un virus informtico puede desaparecer eternamente toda clase de informacin que hayamos registrado en las computadoras. Por lo tanto, al llevar un sistema de contabilidad computarizado hay que prever este tipo de desastres. Lo aconsejable es imprimir los documentos diariamente de las transacciones y archivarlos en los libros respectivos, imprimir mensualmente los informes bsicos de la contabilidad, respaldar la informacin en discos magnticos o compactos (no slo basta con guardarla en el disco duro) y mantener una vigilancia permanente sobre los equipos de computacin en uso, para lo que se requiere un personal experto en informtica que solucione cualquier tipo de inconvenientes en este campo.

Las distintas reas de especializacin de la contabilidad nos dieron una visin ms amplia de las funciones que se pueden desempear en el campo laboral contable, ahora lo recomendable es que hagamos la siguiente actividad: 1. De acuerdo con los campos de especializacin sealados Qu rea o reas te llama la atencin en particular? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 2. De acuerdo a los criterios de especializacin En qu rea ubicas al autor de este material? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 3. El administrador de una empresa generalmente es el que toma las decisiones sobre el manejo de los recursos de una empresa. Cmo se relaciona la Administracin con la Contadura? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 4. En la actualidad la mayora de las empresas llevan una contabilidad computarizada y existen programas de computacin especialmente diseados para las distintas reas contables. Qu ventaja o ventajas ofrece la automatizacin en contabilidad? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 5. Qu entiendes por auditora? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 6. Los empleados que llevan el control del efectivo en una empresa (Tesorera) no pueden estar involucrados en las labores de contabilidad. Puedes deducir por qu? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

Ahora comprendemos mejor el registro de los asientos contables y los pasos de un proceso contable. Veamos qu cosas asimilamos en el captulo anterior. 1. Qu es el proceso contable? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 2. Cmo se optimiza el proceso contable? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 3. Cules ventajas tiene el sistema mecanizado con respecto al sistema manual? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

Actividades

4. Cules son las sugerencias para conservar la informacin contable en un sistema computarizado? __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Actividades

7. Una empresa de producin o fabricacin requiere los servicios de un profesional contable especializado en: __________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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ESTADOS FINANCIEROS

Quinto paso: Una vez realizados los ajustes anteriores, el contador pblico realiza un primer balance de comprobacin de saldos, adaptando stos a los ajustes anteriores. Sexto paso: Cuando se han actualizado todos los saldos se procede a redactar el Balance y preparar la cuenta de prdidas y ganancias.

cuyo caso sera necesario el uso de gran cantidad de personas. 2. Sistema de Contabilidad Mecanizado. La aparicin de las computadoras, el crecimiento de las empresas, el surgimiento de grandes empresas multinacionales, la necesidad de competir con las mismas herramientas de trabajo, dio un nuevo giro a la orientacin de la informacin financiera, surgiendo la necesidad de crear sistemas de contabilidad que sean ms tiles en el desenvolvimiento de la gestin contable y administrativa, y que dichas informaciones sean efectivas, confiables y oportunas; esta necesidad fue lo que impuls la creacin de los Sistemas de Contabilidad Mecanizados. Como ya sabemos, las computadoras pueden ejecutar un gran nmero de instrucciones de acuerdo a un programa, sin errores y a gran velocidad. Este hecho permite que, mediante la creacin de software o programas creados en el computador, se puedan realizar las labores hasta antes propias de los contadores. En los sistemas de contabilidad computarizados la labor del contador es prcticamente intelectual. Este deber asegurarse de que la configuracin y entrada de una transaccin sean conectadas, el sistema har el resto.

Sigamos con el contenido de la asignatura, ahora vamos a conocer cmo se presenta la informacin contable y cmo la debemos interpretar. El propsito bsico de la contabilidad es proveer informacin financiera acerca de las empresas, til para la toma de decisiones econmicas. Esta informacin se presenta en unos informes impresos llamados estados financieros. Estos estados normalmente incluyen: un Balance de Comprobacin, un Balance General y un Estado de Resultados (o Estado de Ganancias y Prdidas), siendo obligatorios presentar peridicamente o cuando los interesados los soliciten: el Balance General y el Estado de Resultados, que se obtienen de la informacin que genere el Balance de Comprobacin. Tanto el Balance General como el Estado de Resultados son como las radiografas de la empresa, a travs de ellos se van a detectar muchos aciertos o errores en las operaciones econmicas en las que la empresa se involucra.

Ya que el objetivo de los estados financieros es suministrar informacin acerca de la situacin financiera de una entidad econmica a una fecha determinada y los resultados de sus operaciones y los movimientos de sus cuentas, veamos qu informacin en particular nos presenta cada uno de ellos. Balance de Comprobacin: Es un informe donde se presentan los movimientos de todas y cada una de las cuentas que maneja una empresa, en orden y detalladamente segn los registros que en los libros de contabilidad se hicieron. Es, en otras palabras, el conjunto de todas las cuentas registradas y sus respectivos saldos. Hacer un registro de una transaccin comercial es contabilizar las cuentas que se mueven en esa transaccin. El Balance de Comprobacin nos permite verificar la exactitud de los registros y hacer correcciones en los movimientos contabilizados errneamente. Balance General: Tambin llamado Estado de situacin. Es uno de los informes obligatorios que debe presentar cada empresa peridicamente a sus interesados: accionistas, clientes, proveedores o gobierno. Constituye uno de los documentos contables ms importantes que debe elaborar la contabilidad en donde se presentan todas las cuentas que representan los bienes, derechos o propiedades de una empresa as como sus obligaciones o deudas, llamados contablemente: Activo, Pasivo y Capital.

Sptimo paso: El ltimo paso consiste en cerrar las cuentas anuales, transfirindolas a la cuenta de prdidas y ganancias de forma que, aquellas cuentas que corresponden tan slo a la actividad anual se anulan unas a otras, de forma que los crditos y dbitos del siguiente ao fiscal reflejen en exclusiva la actividad de ese ao.Para cumplir estos pasos se debe contar con un Sistema de Contabilidad que se adapte a la magnitud de la empresa, a la naturaleza de sus operaciones y a la informacin en particular que requiere para la administracin. Por ejemplo, la contabilidad de un Hotel no puede ser manejada igual que la contabilidad de una fbrica. Son empresas completamente diferentes. Pero toda empresa requiere adoptar el sistema contable ms adecuado para controlar sus operaciones. Veamos como se clasifican los sistemas contables: Podemos distinguir dos clases de Sistemas de Contabilidad: Sistema de Contabilidad Manual y Sistema de Contabilidad Mecanizado. 1. Sistema De Contabilidad Manual. Un Sistema de Contabilidad Manual es el que se desarrolla trabajando manualmente, al menos en un alto porcentaje. Aunque se utilizan algunas mquinas sumadoras o calculadoras; la mayora de los trabajos son realizados en forma manual. En estos sistemas el factor hombre es la base. Este realiza todas las tareas necesarias para la obtencin final de la informacin financiera, ya sean de ndole intelectual o de ndole aritmtica. La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar grandes volmenes de informacin, en

Un sistema computarizado de Contabilidad te ofrece la informacin al instante y con un margen de error mnimo.

Los estados financieros ofrecen la informacin necesaria para tomar decisiones y una decisin bien documentada es la mejor decisin.

Existe una amplia gama de software o paquetes de contabilidad que han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas. Desde que empez la revolucin de las computadoras, se han unido dos disciplinas: la Informtica y la Contabilidad, para desarrollar los ms ingeniosos sistemas de contabilidad compu

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REGISTRO DE TRANSACCIONES COMERCIALES

Pero Qu significan estos tres elementos?, Veamos: El Activo son todos los bienes y derechos que posee la empresa, por ejemplo: el edificio que posee para sus operaciones. En cambio, el Pasivo son todas las deudas y obligaciones que tiene con terceros, por ejemplo: un dinero que pidi prestado al banco.(Prstamo bancario). Y el Capital, llamado tambin Patrimonio, es la inversin del dueo o los dueos en la empresa ms las ganancias o menos las prdidas. Estos tres elementos son las tres grandes cuentas de las que se compone un Balance General o Estado de Situacin. El total de los bienes y derechos que posee la empresa debe ser igual al total de las obligaciones con proveedores y accionistas, por eso se llama Balance. Es decir debe haber un equilibrio entre el Activo y el Pasivo ms el Capital. Las tres cuentas que corresponden al Balance General son los componentes de lo que vamos a conocer como la Ecuacin Patrimonial Simple, que en forma matemtica se expresa que: Activo = Pasivo + Capital Ecuacin patrimonial simple: El equilibrio patrimonial: A= P+C A=P+C

El proceso de registro de las transacciones comerciales debe ser lo ms exacto, objetivo, oportuno y metdico posible ya que los datos registrados en dicho proceso constituyen la informacin que los contadores manejaran para tomar decisiones que maximicen el rendimiento econmico de las empresas que tienen a cargo.

La contabilidad consta de un ciclo de siete pasos. Los tres primeros se refieren a la tenedura de libros, es decir, a la compilacin y registro sistemticos de las transacciones financieras. Los documentos financieros constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos podemos nombrar: los cheques, las facturas, etc. La informacin contenida en estos documentos es trasladada a los libros contables: el Diario y el Mayor. Primer paso: El registro de cada transaccin en el libro diario constituye el punto de arranque del sistema contable. Segundo paso: En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los dbitos a la izquierda y los crditos a la derecha, de forma que el saldo, es decir el crdito o el dbito neto, de cada cuenta puede calcularse con facilidad. Tercer paso: Una vez reflejadas todas las transacciones en el mayor se procede a obtener el saldo (deudor o acreedor) de cada cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos deudores, pero con signo contrario, ya que cada transaccin que genera un crdito provoca, al mismo tiempo, un dbito de la misma cuanta. Este paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir el perodo econmico. Cuarto paso: Finalizadas las etapas correspondientes a la tenedura de libros, el contador pblico procede a ajustar la serie de cuentas que requieren actualizarse, entre ellas estn: ingresos cobrados por adelantado, gastos pagados por anticipado, la depreciacin, provisin para cuentas incobrables, etc.

Vamos a referirnos ahora al estado financiero llamado: Estado de Resultados, otro de los informes obligatorios que debe presentar cada empresa peridicamente, generalmente mensual. Es el informe contable de un determinado perodo donde se reflejan los ingresos y egresos de la empresa en el ejercicio econmico. Otro nombre comn que recibe es el de: Estado de Ganancias y Prdidas. Y qu son los Ingresos y los Egresos? Los Ingresos son todas las entradas de dinero que la empresa obtenga en el perodo producto de operaciones normales o extraordinarias y los Egresos son todas las salidas de dinero en que incurre, que tambin pueden ser normales o extraordinarias. Con estos dos nuevos elementos podemos ampliar la ecuacin patrimonial simple, le sumamos todos los ingresos y restamos todos los egresos resultando la Ecuacin Patrimonial Ampliada, de esta manera:
Activo = Pasivo + Capital + Ingresos Egresos.
Ecuacin Patrimonial Ampliada: A = P + C + I - E

Un sistema de Contabilidad manual requiere el uso de calculadoras, lpices y hojas de contabilidad.

Con la automatizacin que hoy en da existe en todas las organizaciones es mucho ms preciso, rpido y econmico el proceso de llevar los libros contables ya que hay programas de computacin (Software) especialmente diseados para ello. Los asientos contables se van registrando en la computadora y una vez procesados pasan automticamente del libro diario al mayor, y cuando queremos revisar la informacin registrada en los libros de Diario, Mayor o Inventario slo tenemos que imprimir los informes respectivos. Cmo se procesan los datos? Veamos paso a paso como se inicia todo el proceso contable.

Estos cinco conceptos: Activo, Pasivo, Capital, Ingreso y Egreso y sus movimientos se presentan de forma general y guardando un orden contable, en el Balance de Comprobacin, que como su nombre lo indica slo sirve de herramienta al contador para comprobar la exactitud y la congruencia de los registros. A partir de all, l va a clasificar, reclasificar y separar las cuentas que corresponden al Balance General y las que pertenecen al Estado de Resultados.

ACTIVO =

PASIVO + CAPITAL

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Ya hemos visto otra parte importante de la contabilidad, como: la Ecuacin Patrimonial, los Activos, Pasivos, Capital, Ingresos y Egresos. Son conceptos que estaremos manejando en todo los estudios de contabilidad en que estaremos involucrados. Hagamos estas actividades: 1. En la siguiente lista de elementos coloca al lado: una A si es un Activo, una "P" si es un Pasivo y una "C" si es Capital. Terreno Prstamo Bancario Acciones en la empresa Equipos de computacin ________ ________ ________ ________ Vehculo Cuentas por cobra Cuentas por pagar Derecho de autor _____________ _____________ _____________ _____________

5. Una empresa cancel una deuda pendiente con un proveedor por Bs. 600.000, e hizo el siguiente asiento errneo: Descripcin Compras Banco Debe Bs. 600.000,00 Bs. 600.000,00 Haber

6. Dnde est el error? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 7. Qu debe hacer para corregir el error? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 8. Haga el asiento de correccin: Descripcin Debe Haber

2. Segn lo ledo en que se diferencia el Balance General y el Estado de Resultados? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 3. Una cuenta por cobrar, es un activo o un ingreso? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 4. Cuando vas a solicitar un prstamo bancario, como regla general, todo banco te exige un balance personal firmado y sellado por un contador pblico colegiado Con qu finalidad? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 5. Define con tus propias palabras los conceptos de Activo y Pasivo. _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 6. Si una empresa pide un crdito a un banco para comprar un camin, a cul cuenta ir el crdito del banco y a cul cuenta el camin? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 7. Si se funda una empresa con una aportacin de Bs. 5.000.0000 cules cuentas se originan con esta operacin?

9. La misma empresa paga una factura por mantenimiento de fotocopiadora por Bs. 105.000. El asiento que se hace es el siguiente: Descripcin Cuentas por pagar Banco Debe Bs. 150.000,00 Haber Bs. 150.000,00

10. Dnde est el error? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 11. Haga el asiento de correccin: Descripcin Debe Haber

Actividades

8. Una empresa adquiere una maquinaria que paga con dinero de su cuenta corriente, ha disminuido su capital? __________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Actividades

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Artculo 44: Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez aos, a partir del ltimo asiento de cada libro "La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, sern clasificadas y conservadas durante diez aos Comentario: La obligacin de conservar la informacin contable por un plazo de 10 aos, es un requisito, que aunque ustedes no lo crean, muchas empresas en funcionamiento incumplen. Es importante cumplir con lo que pide este artculo, so pena de multas y sanciones por parte del SENIAT.

Estos, por los momentos, son los artculos de mayor inters para fines de nuestro estudio. El Cdigo de Comercio no es la nica ley por la que debe regirse la contabilidad, tambin hay otras leyes como el Cdigo Orgnico Tributario, la Ley del ejercicio de la Contadura Pblica, La Ley de Impuesto al valor agregado, La Ley de Activos empresariales, La Ley de Impuesto sobre la Renta o la Ley Orgnica del Trabajo que tienen que ver con la forma correcta de administrar una empresa. Por eso un buen contador o administrador debe estar al da con la legislacin vigente en materia contable, as le evitar a su empresa posibles multas o sanciones.

9. Si una empresa que se dedica a la compra y venta de vehculos, vende un terreno ser un ingreso normal para la empresa? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 10. Qu informe financiero debemos pedir al contador para saber si nuestra empresa tuvo ganancia o prdida este ao? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 11. El total de Activo de una empresa es Bs. 10.000.000 y el Capital invertido por los socios es de Bs. 2.700.000. cunto es el monto de su Pasivo? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 12. El resultado de la operaciones de una empresa, ya sea prdida o ganancia, modificar al capital de esa empresa? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 13. Observa el Balance de Comprobacin que presentamos a continuacin: Comercial Churum Meru, C.A Balance de Comprobacin al 31-12-2003 (Expresado en miles de Bs.)

Es necesario conocer la normativa legal en materia comercial para todos los que estamos involucrados en el estudio de la Contabilidad. Ya sabemos lo que establece el Cdigo de Comercio con respecto a los libros y los asientos contables, por lo cual estamos en capacidad de responder los planteamientos siguientes: 1. Cules son los libros obligatorios que debe llevar toda empresa en Contabilidad y en qu artculo del Cdigo de Comercio se establece este deber? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 2. Qu se registra en el Diario? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 3. Qu no debe hacerse con respecto a los asientos segn el Cdigo de Comercio? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

DEBE Banco Cuentas por cobrar Inventario mercancas Maquinarias Sueldos y salarios Gastos de alquiler Equipo de oficina Artculos de oficina Mobiliario Compras Gastos en compras Devoluciones/ ventas Comisiones de ventas Gastos varios de venta Capital Ventas Devoluciones en compras Prstamo por pagar Sueldos y salarios por pagar Total Bs. 1.600. Bs. 1.120. Bs. 14.000. Bs. 1.500. Bs. 1.430. Bs. 1.100. Bs. 2.370. Bs. 120. Bs. 1.250. Bs. 13.800. Bs. 125. Bs. 124. Bs. 173. Bs. 121.

HABER

Actividades

4. Por cunto tiempo deben conservarse los libros de contabilidad y qu artculo lo exige? ___________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

Actividades

Bs. 38.833.

Bs. 18.000. Bs. 18.540. Bs. 146. Bs. 1.950. Bs. 197. Bs. 38.833.

Ahora debes agrupar las cuentas que corresponden al Balance General y las que pertenecen al Estado de Resultados. (Usa una hoja adicional).

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TRANSACCIONES COMERCIALES

Llegamos al punto donde analizaremos las Transacciones comerciales. Las transacciones comerciales son los convenios donde se intercambian valores entre dos o ms actores, en el cual los involucrados reciben algo que necesitan y entregan algo equivalente al valor de lo que reciben. Por ejemplo: Si ests vendiendo tu casa y yo estoy interesado en comprar una, nos ponemos de acuerdo, t me dices el precio de venta y si yo dispongo del dinero que pides (y de paso me gusta la casa), yo te la compro. En este caso se da una transaccin de compra - venta. Analicemos: En esta operacin hay dos actores: vendedor y comprador, hay dos valores involucrados una casa que se vende y un dinero que compra la casa y hay un convenio entre los dos actores que aceptaron el negocio. Cada uno cree que hizo el negocio adecuado. Aqu se origina el principio conocido como Principio de partida doble que expresa que toda transaccin debe ser registrada por lo menos en dos cuentas, una que aumenta y otra que disminuye, un cargo y un abono. Todo cargo tiene por contrapartida un abono y viceversa. El importe anotado en el cargo debe ser igual al importe anotado en el abono. La contabilidad es ideal para interpretar estas transacciones y sea cual sea el tipo de transaccin se debe cumplir el equilibrio en la Ecuacin Patrimonial Simple, es decir, que: A= P + C.

Artculo 36: Se prohibe a los comerciantes: 1- Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas. 2- Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos. 3- Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaturas. 4- Borrar los asientos o partes de ellos. 5- Arrancar hojas, alterar la encuadernacin o foliatura y mutilar alguna parte de los libros". Comentario: Cada registro diario de cada transaccin tambin debe respetar las normas: de no alterar la fecha y el orden de los asientos, no dejar espacios en blanco, no borrar, no hacer correcciones sobre los mismos, no arrancar las hojas de los libros.

Artculo 39: Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por stos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto de los libros necesarios. Comentario: Los libros auxiliares que se lleven deben acogerse a las mismas condiciones que los libros obligatorios. Entre esos libros podemos encontrar un Libro diario auxiliar de Caja, un libro diario auxiliar de compras a crdito, un libro diario auxiliar de ventas a crdito, etc. Veamos la necesidad de llevar un libro auxiliar de caja, por ejemplo. Se hace con la finalidad de controlar las entradas y salidas de dinero, as se puede clasificar las entradas y salidas de dinero por su origen.

El vendedor debe registrar lo que vende y lo que recibe a cambio (Dos cuentas).

El comprador debe registrar lo que adquiere y lo que da a cambio. (Dos cuentas).

Es decir que se debe dejar el registro tal y como se hizo originalmente, no importa si est errneo, despus al darnos cuenta podemos

La cuenta y su clasificacin. Los valores involucrados en cada transaccin comercial los llamamos cuentas, y estas cuentas pueden ser Activos, Pasivos, Capital, Ingresos o Egresos. Analicemos lo siguiente: los Activos son los bienes y propiedades de una empresa, entre ellos por ejemplo, est la cuenta corriente en el banco que posee la empresa. Todas las entradas y salidas de dinero en esta cuenta corriente deben registrarse y controlarse, por lo tanto la cuenta corriente en el banco que posee la empresa, constituye nica y exclusivamente una cuenta. Los movimientos en esta cuenta deben registrarse contablemente con las pruebas de las operaciones, en lo que llamamos un asiento contable. Si sali o entr dinero a esta cuenta corriente, ya sabemos que debemos hacer

corregirlos legalmente con otro asiento, tal y como lo dice el artculo siguiente:
Artculo 37: Los errores y omisiones que se cometieren al formar un asiento se salvarn en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta". Comentario: Hay autorizacin para corregir cualquier registro errneo que se hizo anteriormente con otro asiento que se har en la misma fecha que se note el error. Estos son asientos de correcciones llamados contrapartida. Si inicialmente cargamos o acreditamos a una cuenta equivocada, al corregir lo que debemos hacer es acreditar o debitar a esa cuenta, o sea, el proceso contrario. Puede haber tambin errores en cantidades cargadas o acreditadas, las cuales es necesario ajustar.

El inventario de mercanca debe hacerse tanto al inicio como al final de un ejercicio econmico segn lo pauta el Cdigo de comercio en el articulo 35.

El origen de las entradas puede ser por: ventas de contado, cobros a clientes, prstamos obtenidos, etc. El origen de las salidas se da por: compras al contado, pago a proveedores, pago de deudas, pago de gastos, etc.

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Comentario: Es indispensable que antes de usar el Libro diario y el de inventario se registren legalmente en la jurisdiccin respectiva y ante los funcionarios autorizados. Articulo 34: En el libro Diario se asentarn, da por da, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quin es el acreedor y quin el deudor, en la negociacin a que se refiere, o se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, da por da. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente slo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirn con la obligacin que impone este artculo con slo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado; y detalladamente las que hicieren a crdito, y los pagos y cobros con motivo de stas. Comentario: De este artculo podemos definir al Libro Diario como aquel donde se anotan diariamente y en orden cronolgico todos los movimientos comerciales que la empresa realiza anexando los documentos legales que prueban esas transacciones, aqu se evidencia el respeto por el principio de la Partida Doble y la Objetividad. En el Libro Diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el Libro Mayor se reflejan las distintas partidas contables, por ejemplo, la cuenta Caja y todos sus movimientos, la cuenta Banco y todos sus cargos y abonos, y as con todas las cuentas de la empresa. Tanto el Diario como el Mayor tienen los mismos cargos y abonos, slo que el primero los agrupa por transacciones en orden cronolgico y el segundo por orden de cuentas, es decir en forma clasificada. El Diario es un libro de primera entrada y el Mayor de entrada final. Ellos estn interconectados por un nmero asignado a cada

cuenta, de tal modo que al registrar en el Diario se traslada al Mayor, siguiendo la numeracin.

un registro aumentando o disminuyendo esta cuenta. La cuenta, es pues, la unidad bsica de la contabilidad. Veamos como se clasifican las cuentas segn los criterios contables: En primer lugar estn las Cuentas Reales, a qu llamamos cuentas reales?, a las cuentas de Activos, Pasivos y Capital, las nicas que debe presentar el Balance General y que representan los bienes, derechos y obligaciones de la empresa. Las cuentas reales permanecen en el tiempo.

Los Libros obligatorios de la contabilidad reflejan la trayectoria econmica de la empresa.

Artculo 35: Todo comerciante al comenzar su giro y al fin de cada ao, har en el libro de Inventarios una descripcin estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y prdidas; sta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las prdidas sufridas. Se har mencin expresa de las fianzas otorgadas, as como de cualesquiera otras obligaciones contradas bajo condicin suspensiva con anotacin de la respectiva contrapartida. Los inventarios sern firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formacin Comentario: Del artculo 35 sacamos la definicin de Libro de Inventario, como aquel libro contable donde se registran los bienes muebles e inmuebles, y adems que el inventario debe hacerse al inicio y al final de cada ejercicio econmico. Tambin se enfatiza el Principio de la Objetividad cuando dice que debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios y las prdidas obtenidas.

En segundo lugar estn las Cuentas Nominales, las cuales son todas aquellas que representan Ingresos y Egresos para la empresa, y stas se reflejan en el Estado de Resultados o Estado de Ganancias y Prdidas. Las cuentas nominales desaparecen al final del ejercicio econmico que deben cerrarse (cancelarse) contra la ganancia o la prdida del ejercicio. Ahora bien, tanto las cuentas reales como las nominales cuando tienen movimiento, por un lado pueden aumentar su monto y por otro lado pueden disminuir, o lo que es lo mismo pueden tener un cargo o un abono. Esta variacin es lo que hay que reflejar en el asiento contable, que tcnicamente es un registro por escrito, ya sea manual o computarizado, donde se especifica la operacin en dos columnas: una llamada Debe y la otra Haber, en el lado del Debe van los cargos y en el lado del Haber van los abonos. Por ejemplo: Si abrimos una cuenta de ahorro con un dinero que tenemos en efectivo (Bs. 500.000, por ejemplo), tenemos dos cuentas, una cuenta Banco y una cuenta Efectivo.

Todas las entradas y salidas de dinero en la cuenta banco deben registrarse y controlarse

Una aumenta y la otra disminuye. Una se carga y otra se abona. Una se anota en el debe (se debita) y la otra se anota en el haber (se acredita).

Las tres expresiones significan lo mismo. Veamos que pasa: Se crea una cuenta llamada Banco con un monto de Bs. 500.000 donde antes no tenamos nada. (Aumenta la cuenta Banco) Se modifica la cuenta Efectivo que queda en cero porque transferimos la cantidad que tenamos al banco. (Disminuye la cuenta Efectivo).

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Grficamente, la anotacin de la operacin que se llama Asiento contable se representa as: Debe Banco Efectivo Bs. 500.000,00 Bs. 500.000,00
La contabilidad tiene 3 libros que son indispensables y obligatorios de llevar para toda empresa, estos son: Libro Diario, Libro Mayor y Libro de Inventario. Existen tambin los llamados Libros Auxiliares tales como, el Libro de Caja, el Diario Auxiliar de Ventas, el Diario de bancos, Documentos por Pagar, etc. Por eso a la contabilidad tambin se le conoce como Tenedura de libros y todo comienza desde el primer momento en que se forma legalmente una empresa que debe asentar por escrito los detalles pertinentes a su constitucin. El marco legal Venezolano, se considera uno de los mas amplios y exigentes de Amrica Latina, debido principalmente a la gran cantidad de regulaciones vigentes y a que no existe una ley de contabilidad propiamente dicha (Colombia o Brasil, por ejemplo poseen una Ley de Sociedades Annimas). Veamos algunos artculos del Cdigo de Comercio de gran importancia para la contabilidad en Venezuela. Artculo 32: Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprender, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podr llevar, adems, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. Comentario: De acuerdo al artculo, se deduce que es obligatorio llevar tres libros: 1. El Libro Diario. 2. El Libro Mayor. 3. El Libro de Inventario. Los libros auxiliares son complementarios y los deja a la conveniencia de la empresa.

Haber

LIBROS DE CONTABILIDAD

Y este es el asiento que debe contabilizarse. Con el anterior registro han cambiado dos cuentas: 1) Banco y 2) Efectivo. 1) Banco Debe Bs. 500.000,00 2) Efectivo Debe Bs. 500.000,00 - 0Esta forma de presentar las cuentas se llama Cuentas T.Inicialmente en la cuenta Banco no tenamos nada, ahora tenemos Bs. 500.000 y en la cuenta Efectivo tenamos Bs. 500.000 y ahora no tenemos nada. La diferencia entre el debe y el haber es el saldo de la cuenta, y en este caso es cero. Razonando podemos darnos cuenta que tanto la cuenta Banco como la cuenta Efectivo debe tener siempre saldo positivo, nadie dice Yo tengo menos Bs. 500.000 en el banco o Yo tengo (-500.000 Bs.) en efectivo. Ambas expresiones van contra toda lgica. O se tiene en estas cuentas saldo positivo o no se tiene nada (saldo cero). Por esa razn hay cuentas que tienen saldo deudor y otras que tienen saldo acreedor, tanto reales como nominales. As, todas las Cuentas Reales que representan los Activos tienen saldo deudor, y todas las Cuentas Reales que representan a los Pasivos y al Capital tienen saldo acreedor. Por el otro lado, con respecto a las Cuentas Nominales que son los Ingresos y los Egresos, el saldo deudor corresponde a los Egresos y el saldo acreedor a los Ingresos. Haber Bs. 500.000,00 Haber

En Venezuela, El Cdigo de Comercio rige las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes.

Artculo 33: El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categora en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que ste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampar en todas las dems hojas el Sello de la oficina.

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10. El siguiente depsito bancario es un comprobante de ingreso que demuestra que a la empresa Inversiones 69, C.A le abonaron a su cuenta del Banco Ital Bank , Bs. 500.000 en cheque y Bs. 400.000 en efectivo por concepto de Ingreso normales de operacin.

Con toda esta informacin que tenemos hasta el momento, podemos establecer las siguientes reglas infalibles para ejecutar correctamente la contabilidad: Cuenta Activo Pasivo Capital Ingreso Egreso Debe Aumenta Disminuye Disminuye Disminuye Aumenta Haber Disminuye Aumenta Aumenta Aumenta Disminuye

Veamos este ejemplo, donde debemos aplicar la lgica contable: Si tenemos una empresa y adquirimos un edificio para nuestras operaciones normales, quiere decir que aument nuestro Activo, ya que tenemos una nueva propiedad, la empresa adquiere un bien: Un edificio. Segn la regla debemos registrarlo en el Debe. Abrimos una cuenta llamada Edificio dentro del grupo de Activo. Pero cmo compramos el edificio? Pagamos con dinero de nuestra cuenta bancaria, por lo tanto tenemos menos dinero en el banco, disminuy nuestra cuenta bancaria que tambin es un activo. Segn la regla el Activo disminuye por el Haber, y como la cuenta Banco disminuy debemos rebajarla por el Haber. El registro que debemos hacer es: Movimiento Edificio Banco Elemental, verdad? (Monto que nos cost el edificio) (Monto que desembolsamos por el edificio) Debe Haber

11. Cmo debe contabilizar este asiento? Fecha Descripcin Debe Haber

12. Una empresa durante el mes de septiembre del 2004, present las siguientes operaciones de ingresos y egresos de caja: Ingresos: 5-9. Obtuvo un prstamo bancario por Bs. 5.000.000/10-9. Vendi mercancas de contado por Bs. 1.000.000/15-9. Un cliente cancela una deuda de Bs. 500.000 Egresos: 4-9. Compr mercancas de contado por Bs. 600.000/13-9. Paga sueldos por Bs. 700.000/ 16-9. Cancela una deuda con un proveedor por Bs. 500.000 Muestra los anteriores movimientos en el Mayor de Caja:

Una de las primeras cuentas de activo de una empresa la constituye el edificio principal de sus operaciones.

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Caja Debe Haber

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Para finalizar este tema te presentamos seguidamente una lista de trminos que se usan en el argot contable: Cargar o Debitar: Realizar una anotacin en el Debe de una cuenta. Abonar o Acreditar: Realizar una anotacin en el Haber de una cuenta. Dbito: Suma del Debe de una cuenta. Crdito: Suma del Haber de una cuenta. Saldo: Diferencia entre el dbito y el crdito. Saldo deudor: Si el dbito es mayor que el crdito. Saldo acreedor: Si el dbito es menor que el crdito. Saldo cero: Si el dbito es igual que el crdito. Saldar una cuenta: Anotar su saldo de forma

que dbito y crdito sumen lo mismo. Abrir una cuenta: Poner ttulo (nombre o nmero) a una cuenta y realizar en ella a continuacin la primera anotacin. Reabrir una cuenta: Continuarla en folio distinto al que se abri. Cuenta deudora: Aquella cuyo saldo es deudor. Cuenta acreedora: Aquella cuyo saldo es acreedor. Asiento: Cada una de las anotaciones realizadas en el Libro Diario (asiento de diario) y en el Libro Mayor (asiento de mayor). Cancelar o cerrar una cuenta: Eliminar su saldo. Cuadrar una cuenta: Buscar la igualdad de cargos y abonos en un asiento o cuenta.

8. Con la siguiente informacin prepare el Balance General (en forma de cuenta) de la empresa Seamos Amigos S.A que en la presente fecha tiene registrados en sus libros las siguientes cantidades: (Utilizar hoja aparte) Caja Cuentas por pagar Equipo Patente Prepagados Depsito en garanta Comisiones por pagar Cuentas por cobrar Luz por pagar Intereses por pagar Bs. Bs. 380.000,00 360.000,00 Mquinas Banco Efectos por pagar Impuesto Mobiliario Inventario Efectos por pagar Efectos por cobrar Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. 1.460.000,00 1.620.000,00 1.740.000,00 160.000,00 1.500.000,00 7.800.000,00 2.800.000,00 745.000,00 18.000,00

Bs. 1.200.000,00 Bs. Bs. Bs. Bs. 50.000,00 800.000,00 340.000,00 145.000,00

Bs. 1.500.000,00 Bs. Bs. 58.000,00 20.000,00

Intereses por cobrar Bs. Capital

Bs. 12.130.000,00

Poco a poco nos damos cuenta que la contabilidad es lgica y si tenemos sentido del equilibrio que debe existir en los intercambios comerciales, ser mucho ms fcil resolver cualquier problema que se nos presente. Hagamos estas actividades: 1. Si la empresa compra de contado una computadora para sus operaciones normales por Bs. 2.000.000, se hace el siguiente registro: Descripcin Computadora Debe Bs. 2.000.000,00 Haber

9. Con los datos que a continuacin se dan, prepare el Estado de Resultados de la empresa Sociedad Pacfica, C.A (Utilice hoja parte): Ventas Compras Fletes /compras Devoluciones/ventas Gastos de venta Gastos intereses Bs. 10.000.000,00 Bs. 4.000.000,00 Bs. Bs. 500.000,00 10.000,00 Inventario Inicial Inventario Final Gastos administracin Ingresos por intereses Seguro/compras Devoluciones/compras Bs. 2.000.000,00 Bs. 2.000.000,00 Bs. 1.500.000,00 Bs. Bs. Bs. 10.000,00 20.000,00 7.000,00

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3. En la anterior operacin, la computadora debe considerarse un activo o un gasto. Por qu? ___________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

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2. Es correcto o incorrecto? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

Bs. 2.000.000,00 Bs. 5.000,00

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Ya has asimilado paso a paso lo que son los dos informes financieros bsicos que toda empresa est en la obligacin de preparar y presentar: El Balance General y El Estado de Resultados. Hagamos un parntesis para realizar esta tarea: 1. Qu criterio se toma en cuenta para clasificar a los ingresos y a los egresos? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 2. Cules son las distintas Utilidades que se pueden obtener en un Estado de Resultados? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 3. Segn lo ledo Cul es la frmula del Costo de Venta? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 4. Cmo se determina la Utilidad Bruta en Venta? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 5. Qu cuenta sirve de enlace entre el Estado de Resultados y el Balance General? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 6. Cules son las llamadas Cuentas reales y Cuentas nominales? __________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

4. Si la empresa paga una deuda con un proveedor por Bs. 50.000, el pasivo aumenta o disminuye. Por qu? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 5. Analiza en cada una de las siguientes transacciones que cuenta se carga y que cuenta se abona. Cuenta cargada Compra de mercancas a crdito. Venta de mercancas de contado. Un cliente nos cancela una deuda. Pagamos a un proveedor una deuda. Compramos una maquinaria a crdito. _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ Cuenta abonada _____________ _____________ _____________ _____________ _____________

6. Memoriza las reglas infalibles de la contabilidad: Un Activo aumenta por el _________________ Un Pasivo aumenta por el ________________ Los Ingresos aumentan por el _____________ Los Egresos aumentan por el _____________ El Capital aumenta por el _______________ y disminuye por el_______________ y disminuye por el________________ y disminuyen por el________________ y disminuyen por el________________ y disminuye por el_________________

7. Si en tu negocio has cobrado Bs. 500.000 de un cliente cuya cantidad te deposit en el Banco en tu cuenta corriente, pero a su vez pagaste a un proveedor con dinero de la misma cuenta Bs. 600.000 y tu saldo inicial de Banco era Bs. 2.000.000: 8. Qu anotaciones debes hacer en el Debe y Haber de tu cuenta Banco? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 9. Qu otras cuentas se mueven con la cuenta Banco? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 10. Qu saldo debe presentar tu cuenta Banco? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 11. Si la cuenta Banco tiene las siguientes anotaciones: Debe: Bs. 500.000, Bs. 250.000, Bs. 300.000

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7. Qu se obtiene cuando a la utilidad bruta le deducimos los gastos de operacin? _________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

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Haber: Bs. 230.000, Bs. 325.000 Determina su saldo. Es deudor o acreedor? ________________________________________ _______________________________________

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12. Completa la tabla con el saldo normal (deudor o acreedor)de las siguientes cuentas, indicando por dnde aumentan y disminuyen, y a qu categora pertenecen (Activo, Pasivo, Capital, Ingreso o Egreso) Cuenta Cuentas por cobrar Marca de fbrica Gasto de publicidad Venta Inventario Terreno Prstamo por pagar Banco Intereses por pagar 13. Cmo se relaciona la cuenta Venta, que es una cuenta nominal, con la cuenta Banco que es una cuenta real? ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 14. Marca con BG las cuentas que se reflejan en el Balance General y con ER las que lo hacen en el Estado de Resultados. 1. Terreno 2. Ventas 3. Efectos por cobrar 4. Utilidad 5. Capital 6. Compras 7. Devoluciones en ventas 8. Marca de fbrica ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Inventario Caja Gastos por pagar Ingresos varios Fletes en compras Gastos de venta Gastos prepagados Intereses por cobrar _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ Saldo normal Aumenta Disminuye Categora

Veamos la forma de presentar toda la informacin en el informe conocido como Estado De Resultados, en 4 pasos: 1. El primer rengln que debe aparecer en un Estado de Resultados son los Ingresos normales de operacin, las Ventas que surgen de la actividad principal de la empresa. A estos ingresos se les deducen las erogaciones para pagar operaciones que se relacionan directamente con la produccin, llamado Costo de venta. Los Ingresos de operacin menos el Costo de venta nos da la Utilidad bruta. Ingresos Devoluciones o rebajas en ventas =Ventas Netas - Costo de Ventas = Utilidad Bruta en Ventas

2. A este resultado vamos a deducirle los Gastos de operaciones, son gastos necesarios para que la empresa opere como los Gastos de venta y los Gastos de administracin. La Utilidad bruta menos los Gastos de operacin nos da: La Utilidad en Operaciones. Utilidad Bruta Gastos de Operacin: - Gastos de venta - Gastos de administracin = Utilidad Neta en Operaciones

3. Cuando la empresa ha incurrido en otros tipos de egresos o ingresos, debe restar o sumar segn sea el caso y en consecuencia, se obtiene la Utilidad antes de impuestos. Utilidad Neta + Otros ingresos - Otros egresos = Utilidad antes de Impuestos

4. Al aplicar los impuestos se llega entonces a la Utilidad neta que es la verdadera ganancia del negocio. Utilidad antes de Impuestos - Impuestos = Utilidad Neta del Ejercido

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15. Completa los siguientes planteamientos: El Balance General est formado por las cuentas de:____________________________ ______________

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Por ejemplo: Si la empresa se dedica a la compra-venta de mercancas, primero tiene que comprar las mercancas para despus venderlas. Las compras las hace a un determinado costo y las vende a un determinado precio por encima del costo, por supuesto, para obtener ganancia. La diferencia entre el precio de venta y el precio de costo es lo que nos dar Ganancia (se supone que el precio de venta debe ser mayor que el precio de costo). La existencia de mercanca que tenemos en almacn para vender, ms los desembolsos que se hacen en compras de mercanca nueva, ms todo los que nos cobren por las compras como fletes, seguros, etc, menos todo lo que nos rebajen como descuentos en compras, devoluciones en compras, etc menos lo que nos queda en mercanca (inventario final) recibe el nombre de: Costo de Mercanca Vendida. Con estos datos podemos deducir una frmula matemtica Puedes hacerla? El costo de la Mercanca Vendida o Costo de Venta es lo que vamos a restar a los ingresos normales de operacin o Ventas para obtener una ganancia inicial que se llama: Utilidad Bruta en ventas (o Ganancia Bruta). Los otros desembolsos de efectivo que llamamos Gastos Normales de Operacin son aquellos necesarios para que la actividad de la empresa no se interrumpa, y que se consumen en el ejercicio, entre ellos estn: pago de servicios pblicos, pago de sueldos y salarios, la parte consumida de los activos que pierden valor, etc. Los gastos normales de operacin se dividen en: Gastos de Venta y Gastos de Administracin, son dos reas fundamentales en toda empresa comercial. En los gastos de venta vamos a incluir todo los gastos que tienen que ver con vender los productos que la empresa comercia. Ejemplo: gastos de publicidad, comisiones de vendedores, etc.

En los gastos de Administracin vamos incluir los pagos de servicios pblicos, los sueldos y salarios de personal que no pertenezcan a Ventas, etc. Al restar los gastos normales de operacin a la Utilidad Bruta, obtenemos un nuevo concepto que llamamos: Utilidad en Operaciones. Y por ltimo como en cualquier empresa surgen imprevistamente ingresos o egresos que no tienen nada que ver con la actividad principal de la empresa, hay que separar en grupos apartes estas categoras de entradas y salidas de dinero. As surge el grupo de: Otros ingresos y Otros egresos. A la Utilidad en Operaciones que obtuvimos anteriormente le vamos a sumar el total de Otros ingresos y vamos a restar el total de Otros egresos y obtenemos el concepto de: Utilidad del Ejercicio antes de Impuesto sobre la renta. El impuesto sobre la renta es una obligacin que tiene toda empresa de pagar al Estado un porcentaje sobre las ganancias obtenidas en sus operaciones econmicas. Una vez que se deduce el Impuesto a la Utilidad del Ejercicio se obtiene por fin, la Utilidad Neta del Ejercicio o Ganancia definitiva de la empresa. Este dato es el que va al Balance General aumentando el rengln de Capital, de manera que aunque el Estado de Resultados muestra una informacin distinta a la que presenta el Balance General se unen mediante el resultado econmico obtenido por la empresa, bien sea, ganancia o prdida que aumentar o disminuir el monto del Capital que aparece en el Balance General. A manera de conclusin, el Estado de Resultados es la parte dinmica de la empresa que abarca los movimientos de entradas y salidas de dinero durante todo un perodo, que puede ser un mes, un trimestre, un ao. En ese lapso, hubo ingresos, compras, gastos y un resultado que puede ser utilidad o prdida.

Los ingresos y los gastos son las llamadas cuentas:__________________________ El principio de la partida doble consiste en que cada cargo debe tener un:___________ Cuando el dbito de una cuenta es menor que el crdito, la cuenta tiene saldo:_________ Acreditar es realizar una anotacin en el:_______________ La expresin A= P + C recibe el nombre de:_____________________________________ Toda operacin que implique un aumento en el Pasivo, origina un __________en esta misma cuenta. Las deudas y obligaciones con terceros recibe el nombre de:_________________ Las obligaciones con los accionistas se llama:__________________ El convenio donde hay un cambio de valores entre dos o ms economas diferentes se denomina:_______ _____________________ 16. Define con tus propias palabras los siguientes conceptos: Principio de partida doble: ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ Cuentas reales: ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ Cuentas de resultados: ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ Cargo: ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Abono: ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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CUENTAS REALES: ACTIVO

CUENTAS NOMINALES: INGRESOS Y EGRESOS

Sigamos con el importante tema de la clasificacin de las cuentas:

Antes de explicar la clasificacin de las cuentas en una empresa es conveniente hablar que toda empresa tiene un perodo econmico donde tiene que presentar obligatoriamente los dos estados financieros: el Balance General y el Estado de Resultados. El perodo econmico es un lapso determinado en donde se desarrollan las actividades de la empresa. Este perodo econmico se le llama Ciclo Normal de Operaciones que generalmente es de un ao de duracin y que va a ser factor decisivo en la clasificacin de las cuentas. Como ya mencionamos las cuentas del Balance General son: Activo, Pasivo y Capital. Es el conjunto de todas las Cuentas Reales y van a aparecer ordenadas siguiendo un criterio de clasificacin contable. Ejemplo: Activo es el nombre general de una cuenta real, pero dentro del activo hay un sin nmero de cuentas que renen los requisitos para ingresar en este grupo y que deben seguir un orden de colocacin segn el criterio de disponibilidad de convertirse ms rpido en efectivo. vo. Empecemos por analizar esta cuenta: Acti-

La cuenta de Activo la vamos a encontrar dividida en cinco grandes grupos cuyas cuentas son de naturaleza y fines semejantes. Los 5 grupos del Activo son: 1. Activo Circulante. 2. Inversiones. 3. Activo Fijo (Propiedades, planta y equipo) 4. Cargos diferidos. 5. Otros activos. Si seguimos indagando en el estudio de los activos nos daremos cuenta que dentro del Activo Circulante hay 4 subgrupos: Activo disponible, Activo exigible, Activo realizable y Activo prepagado. As como dentro del Activo fijo hay dos subgrupos: Activo tangible y Activo intangible. Detalladamente veamos de qu se trata el Activo Circulante. La palabra Circulante quiere decir que va y viene, que entra y sale, que est en continuo movimiento. Y cul es el activo de ms fcil movilidad? Indudablemente que el Efectivo. As que el Efectivo y todas las cuentas que puedan convertirse en efectivo en un corto plazo, generalmente, un ao se considera Activo Circulante. En este orden de ideas, vamos a nombrarlos por su grado de convertibilidad en efectivo.

Las cuentas nominales son todos los ingresos y los egresos de una determinada empresa y se presentan en el informe financiero bsico que se llama: Estado de Resultados o Estado de Ganancias y Prdidas. Como ya mencionamos en un captulo posterior, los ingresos son todas las entradas de dinero que la empresa recibe, bien sea por producto de las operaciones normales o por conceptos extraordinarios. Tambin se dijo que los egresos son todas las salidas de dinero que la empresa hace para cumplir con su actividad econmica, y que tambin pueden ser normales o extraordinarias. La diferencia entre los ingresos y los egresos es lo que nos va a resultar una Ganancia o una Prdida. Por eso el informe que nos presenta estos dos renglones de la contabilidad se llama Estado de Resultados o Estado de Ganancias y Prdidas. Claro que el resultado ideal debe ser que los ingresos sean mayores que los egresos, as de esta manera obtenemos utilidad, beneficio o ganancia, como t la quieras llamar. Los ingresos principales de una empresa deben originarse por las ventas normales de los productos o servicios que ofrece y para la cual se constituy. Se llaman Ingresos Normales de Operacin o Ingresos Operacionales y estn representados por las ventas a contado y a crdito que la empresa hizo durante el ejercicio econmico. Las ventas se pueden hacer con descuentos o rebajas y tambin pueden haber devoluciones en las ventas, por lo cual, estos conceptos se deducen de las ingresos operacionales para obtener las Ventas Netas.

A los ingresos normales de operacin hay que deducirles los egresos normales de operacin. Los Egresos normales de operacin estn representados por los Costos y los Gastos normales de la empresa.

Los ingresos deben ser mayores que los egresos para que la empresa tenga utilidad.

Costos y Gastos normales de operacin son los desembolsos de efectivo que debe hacer la empresa para cumplir con sus actividades normales de operacin, es decir, para poder funcionar necesita comprar mercancas, pagar a empleados, pagar servicios pblicos, etc, todo ello representa salida de dinero necesaria para generar ingresos. Los costos son desembolsos que rinden sus beneficios en el futuro y se convertirn en gastos en el futuro, no se han consumido todava, los gastos son desembolsos que se consumen corrientemente, son costos que ya han rendido su beneficio.

El Activo es el conjunto de bienes y derechos que son propiedades de la empresa (terrenos, inmuebles, muebles, inventarios, etc.) y de los derechos que tiene a su favor (cuentas por cobrar, efectos a cobrar, etc.).

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Ahora preguntmonos lo siguiente con respecto a las cuentas del activo y las cuentas de valuacin: 1. Por qu son necesarias las cuentas de valuacin? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 2. En base a qu principio contable se crea una Provisin para cuentas por cobrar: _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 3. En base a cul principio contable se debe llevar la Depreciacin y la Amortizacin: _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 4. Cules requisitos debe llenar un activo para catalogarse Activo fijo? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 5. Si una empresa tiene acciones en otra empresa, cmo clasificamos esta categora de cuentas? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 6. Cul es la razn para considerar a los gastos pagados por adelantado un activo circulante? ________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

Qu es lo ms disponible que tenemos para comprar, para invertir o para pagar deudas? S, as como lo pensaste es: El Efectivo. El dinero que disponemos de inmediato, guardado en Caja o en Banco, bien sea en cuenta corriente o cuenta de ahorro. Seguimos con lo que llamamos Activo Exigible: Es aquel que debemos convertir en efectivo en corto plazo. En el transcurso del ciclo normal de operaciones, que generalmente es menor de un ao. Entre ellas tenemos: Las Inversiones a Corto Plazo, denominadas tambin transitorias o temporales, son las realizadas con carcter eventual en valores de gran seguridad y de fcil convertibilidad en efectivo, se pueden considerar como efectivo disponible a corto plazo. Tambin en este grupo estn los Efectos por cobrar, Cuentas por cobrar, Intereses por cobrar. Todo lo que sea por cobrar y que en el corto plazo debe hacerse efectivo ya que nuestros deudores estn obligados a pagarnos y nosotros podemos exigirles legalmente ese pago. El tercer grupo del Activo Circulante es el que llamamos Activo Realizable. Representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprndolos y vendindolos tal cual o procesndolos primero antes de venderlos, en un perodo econmico determinado. Se pueden transformar en Efectivo mediante las ventas normales, por eso se llama Realizable. Y por supuesto que nos referimos a los Inventarios o existencias de mercancas para la venta. Viene un cuarto grupo cuya inclusin en el Activo Circulante debemos explicar un poco. Se trata de los Gastos pagados por adelantado (Gastos prepagados). Son gastos que se pagan por anticipado con la finalidad de garantizarnos algunos servicios en el futuro, pero que deben convertirse en gastos causados en el corto

plazo, en ese perodo econmico en que se incurren. Si no nos prestan el servicio tenemos el derecho de que nos reembolsen lo que pagamos por anticipado. Por qu deben considerarse dentro del grupo de los Activos Circulantes? Debido al principio de Realizacin y Perodo Contable que dice que los egresos e ingresos deben reconocerse en el perodo en que ocurren y registrarse en los libros, y ya que esos gastos garantizan la prestacin de un servicio que beneficia a la empresa, entonces deben considerarse un Activo.

Actividades

El primer activo circulante de que dispone una empresa es: el Efectivo en Caja y Banco.

7. Qu criterio se toma en cuenta para clasificar al Activo? __________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Para incluir los Gastos pagados por anticipado dentro del Activo Circulante deben convertirse en gastos causados en el ciclo normal de operaciones, de lo contrario no se debe. Inmediatamente despus del grupo del Activo Circulante debe seguir en orden, Las Inversiones a Largo Plazo o Inversiones Permanentes. Las cuentas por cobrar a largo plazo, comerciales o no; las inversiones en ttulos valores u otros bienes, hipotecas, terrenos, edificios, etc., realizadas para obtener beneficios, no usados en las operaciones, adquiridas con la intencin de no desprenderse de ellas, deben considerarse como Inversiones a largo plazo.

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El tercer gran grupo de Activo lo constituye el que llamamos Activo Fijo, tambin conocidos como Propiedades, Planta y Equipo. Son ciertos bienes de naturaleza permanente necesarios para desarrollar las funciones de una empresa. En este grupo encontramos dos subgrupos: Activos Tangibles y Activos Intangibles. Los Activos Fijos Tangibles representan la inversin de la empresa en bienes y propiedades que tienen existencia fsica, que son de naturaleza permanente, que se usan en las operaciones normales de la empresa y que no estn destinados a la venta. Deben reunir estas tres condiciones para llamarse Activo Fijo. El primer activo fijo tangible por excelencia es el Terreno donde opera la fbrica o la empresa. Le siguen: Edificios, equipos, maquinarias, muebles, vehculos, etc. Los Activos Fijos Intangibles representan bienes y derechos jurdicos, es decir, su valor est expresado en documentos legales, suelen tener un carcter de inversin permanente y ser necesarios para la obtencin de los objetivos principales de la empresa. Las cuentas principales que representan este grupo del activo suelen ser: patentes, marcas de fbrica, concesiones, franquicias o derechos de explotaciones, fondo de comercio, etc. El cuarto grupo de Activo se refiere a los Cargos Diferidos. Son gastos que deben ser cargados a perodos econmicos futuros y que el beneficio que se espera obtener de ellos ser en el futuro, ms all del ciclo normal de operaciones. Entre los principales gastos diferidos tenemos: los Gastos de Constitucin de la empresa, los Gastos de Organizacin, los Gastos de Investigacin, los Gastos de Explotacin, los Gastos de mejoramiento de inmuebles, etc. Todos estos gastos se hacen en un perodo y se obtendrn beneficios en varios perodos futuros. Algunos contadores consideran un quinto y ltimo grupo del Activo que llaman en forma genrica: Otros Activos. Aqu se deben incluir

aquellos activos que no renen las caractersticas como para incluirlos en los grupos ya definidos. Por ejemplo: fondos especiales.
2) 1) 3)

Ms adelante nos daremos cuenta, que hay muchas cuentas que necesitan ajustarse y que se requiere un mtodo constante de clculo para respetar el Principio contable de la consistencia, y que todos esos ajustes obedecen al razonamiento de que hay una parte que se consume y otra que permanece. Por el momento te podemos explicar lo siguiente: En el supuesto de que la empresa compre un lote de computadoras para sus operaciones normales, ese activo va a tener una vida limitada, el uso, el tiempo y la obsolescencia le va restando valor, la estimacin que se hace del valor perdido (depreciacin) es un monto que debe rebajar ao tras ao el valor original de las computadoras. Reflejar el verdadero valor de las cuentas en Contabilidad es hacer continuos ajustes, que son registros contables donde se actualizan dichas cuentas. Las formas de calcular las cuentas de valuacin son diversas y sern objeto de estudio en una futura oportunidad. Hay otra categora de cuentas llamadas Cuentas de orden. A qu se refieren estas cuentas? Son cuentas que reflejan operaciones que aunque interviene la empresa, no alteran ni modifican su Capital. Las cuentas de orden, al no afectar directamente la situacin financiera y resultados de una empresa, no sern cuentas de Balance o de Resultados, por tanto no pueden clasificarse dentro del grupo de cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos u Egresos. Para registrar la existencia de alguna de las situaciones para las que fueron creadas las cuentas de orden, se cargar a una cuenta de orden y se abonar a otra cuenta de orden, por una razn: Para conservar el equilibrio de la ecuacin del balance general. Ya que si registra contra una cuenta de Activo, Pasivo, Capital o Ingreso y Egreso, se

rompe el equilibrio de la ecuacin patrimonial (A= P + C). Cuales cuentas podemos considerar dentro de este grupo? Puede darse el caso de operaciones donde una empresa recibe mercancas de otra empresa, para vender ganando una comisin por la venta. Esta cuenta podemos llamarla: Mercancas en comisin. Cuando una empresa transfiere a un banco los derechos sobre el cobro de documentos como letras o pagars, el banco hace la gestin de cobro pero la cuenta Efectos por cobrar no se altera. Transferir a una institucin bancaria los derechos sobre el cobro de sus documentos con vencimiento en fechas posteriores, a cambio de recibir el valor de ellos, menos una comisin cobrada por el banco por prestar el servicio de cobrar anticipadamente el importe de los documentos recibidos, se llama Efectos por cobrar descontados. Puede existir la situacin donde una tercera persona se compromete a pagar la deuda contrada por el deudor principal, sta se conoce como Aval otorgado. Una situacin que se da ms frecuente de lo que imaginamos es cuando un empleado exige una demanda a la empresa, mientras se hacen los trmites para decidir si procede o no la demanda, la contabilidad debe indicar esta cuenta. Podemos llamarla: Juicio Pendiente. Pero Dnde debemos ubicar a las cuentas de orden sin afectar al Activo, Pasivo, Capital ni a los Ingresos y Egresos? Las cuentas de orden no afectan de momento ni la situacin financiera ni los resultados de la empresa, en el futuro puede que s, y se deben presentar al pie del balance general, en su parte inferior, con su explicacin debida

Aqu observamos 3 clases de Activos para una empresa: 1-Inventario (Activo circulante). 2- Maquinaria (Activo fijo). 3- Edificio y vehculo (Activo fijo).

Por ejemplo, estos logotipos son de uso exclusivo de la institucin Fe y Alegra como empresa y es un Activo intangible para la misma.

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CUENTAS DE VALUACIN DE ACTIVOS

En vista de que el anlisis del Activo como primera cuenta del Balance General result un poco extenso, vamos a parar aqu para realizar una serie de actividades y as ejercitar lo ledo. 1. En la siguiente lista de activos, escribe a cada uno en la lnea de al lado, su clasificacin respectiva:

Hay una especial categora de cuentas que vamos a llamar Cuentas de Valuacin o Cuentas de Valoracin. Qu papel juegan estas cuentas? Estas cuentas tienen por finalidad mostrar el valor real que tienen en los libros de contabilidad determinados valores que requieren modificarse peridicamente. T te preguntars: Pero el valor real no es el precio por el que adquirimos un bien? No, el precio por el que adquirimos un bien es el costo histrico original pero hay bienes como el Edificio, la maquinaria, los vehculos, etc. que con el transcurso del tiempo, y a consecuencia del uso van perdiendo valor monetario, y esa prdida de valor hay que reflejarla contablemente de alguna manera. Por eso surgen las cuentas de Valuacin que reflejan el verdadero valor del bien en cuestin. Si es un Activo Fijo Tangible como por ejemplo, el Edificio o las mquinas para producir, la cuenta de valuacin que va a ajustar peridicamente el valor del Activo se llama Depreciacin, y debe fijarse una cuota anual de depreciacin que rebajar el valor del activo fijo ao tras ao hasta que deje de usarse, o se venda. Cabe mencionar que el nico activo fijo que no tiene depreciacin, es decir que no va a perder valor con el tiempo, es el Terreno, por lo que no necesita una cuenta de valuacin. El terreno con el correr del tiempo se revaloriza ms. Hay activos fijos tangibles especiales como los yacimientos minerales o de petrleo que son recursos naturales que se agotan irremediablemente despus de un tiempo de extraccin, para estos activos existe una cuenta de valuacin llamada Agotamiento. El agotamiento es tratado en forma similar a la depreciacin.

Los Activos Intangibles, los documentos legales que nos dan derecho de propiedad sobre algo que nos genera beneficios, tambin tienen un lmite de vida que est enmarcado dentro de las leyes, por lo tanto tambin disminuyen su valor original con el tiempo y uso, y esa prdida de valor tambin hay que reflejarla en una cuenta de valuacin que se llama "Amortizacin". Y al igual que la depreciacin, ao tras ao y aplicando el mismo mtodo que se adopte (Ya que que hay que respetar el "Principio de consistencia") hay que registrar esa disminucin del activo hasta que se venda o deje de usarse.

Equipos de computacin _________________ Derechos de autor ______________ _________________ Terreno ______________________ Cuentas por cobrar Alquiler pagado por Anticipado ___________ Caja chica ____________________ Acciones en otra empresa _________________ Gastos de organizacin _________ 2. Si la empresa tiene un terreno que no usa en sus operaciones normales, que se estima para futura expansin de la fbrica, Puede considerarse un Activo Fijo? Por qu? _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 3. Si la empresa tiene una Cuenta por Cobrar, la cual se har efectiva en el prximo ejercicio econmico Se clasificar como Activo Circulante? Por qu? _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 4. La plusvala es un valor adicional, una revalorizacin que tiene un negocio por factores externos como la ubicacin, la clientela, la tradicin. Dentro de qu grupo de activo se puede clasificar la Plusvala?. _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________

Un vehculo viejo ha perdido valor por el uso y por el tiempo, lo que quiere decir que se ha depreciado.

Otra cuenta de valuacin aceptada por regla general en contabilidad por el Principio de conservatismo que dice que Hay que prever las posibles prdidas y no anticipar ganancias, es asignarle a las cuentas por cobrar, que son del grupo de Activo, una cuenta de valuacin que se llama Provisin para cuentas incobrables y como su nombre lo indica es una reserva que crea la empresa para subsanar las posibles prdidas que puede tener por clientes que no pagarn sus deudas con la empresa. Esta provisin ir rebajando ao tras ao el monto de las cuentas por cobrar.

Actividades

5. Por qu los gastos prepagados deben considerarse dentro del grupo de activos circulantes? _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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CUENTAS REALES: PASIVO Y CAPITAL

8. Ordena numricamente las siguientes cuentas reales (utiliza el parntesis), en la secuencia que deben llevar en el Balance General segn los criterios aceptados en contabilidad: Caja Cuentas por pagar ( ( ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) ) ) Utilidad Intereses por pagar Inventario Gastos prepagados Ingresos cobrados por adelantado Derechos de autor Gastos de Constitucin ( ( ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) ) )

Ya analizados uno por uno los Activos, corresponde el turno a los Pasivos. Recordemos que el Pasivo es el conjunto de deudas y obligaciones con terceros y tambin desde el punto de vista de su plazo de vencimiento va a derivarse una clasificacin. El Pasivo se clasifica de acuerdo a su fecha de vencimiento, segn su exigibilidad, en corto plazo y largo plazo, tomando en cuenta el ciclo normal de operaciones. El Pasivo Circulante o Pasivo a Corto Plazo est representado por las deudas cuya cancelacin se debe realizar en el transcurso del ciclo normal de operaciones con los recursos del Activo Circulante o con la creacin de otro Pasivo a Corto Plazo. As que todo lo que sea por pagar a corto plazo es Pasivo Circulante: Efectos por pagar, Cuentas por pagar, Intereses por pagar, Comisiones por pagar, etc. Tambin debemos incluir en este grupo a los Ingresos cobrados por anticipado: Son cuentas representativas de cobros efectuados por adelantado, por conceptos de servicios a prestarse en el futuro, y es lgico clasificarle como pasivo ya que mientras no se otorgue la contraprestacin del servicio, estos cobros no pueden registrarse como verdaderos ingresos. Representan una obligacin de prestar un servicio y si no la cumplimos estamos en la obligacin de devolver lo cobrado. Los Pasivos a largo plazo estn representados por las obligaciones cuyo vencimiento sea mayor a un (1) ao, o al ciclo normal de las operaciones. Se originan de la necesidad de financiamiento de la empresa ya sea, para la

adquisicin de activos fijos, cancelacin de bonos, etc. Los pasivos a largo plazo dentro de las empresas ms comunes son: los Prstamos hipotecarios y los Bonos u Obligaciones por pagar. Estos pasivos generan intereses y gastos, por lo tanto, se necesita llevar un control de lo que se va amortizando (pagando o gastando de la deuda), lo que lgicamente va dividiendo la deuda en una parte a corto plazo y otra a largo plazo.

Edificio Terreno Efectos por pagar Prstamo Bancario Capital

9. En qu orden deben aparecer en un Balance General las siguientes cuentas: Terreno, cuentas por cobrar, caja chica, inventario, banco, edificio. 1__________ 2__________ 3__________ 4__________ 5__________ 6__________

La obligacin de pagar una deuda es lo que llamamos: Pasivo.

10. Qu entendemos por Supervit por revaluacin? ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ 11. Por qu es importante el Balance General de una empresa para el Gobierno? ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________

Por ltimo hay un rengln que llamaremos Otros Pasivos para incluir todos aquellos que no pueden incluirse en las categoras anteriores. Por ejemplo: Obligaciones con sucursales o depsitos en efectivo recibidos de clientes. La tercera cuenta del Balance General y tercer elemento de la Ecuacin Patrimonial Simple es: El Capital o Patrimonio. Todo negocio, para empezar, requiere de recursos materiales o en dinero los cuales constituyen el Capital o Patrimonio con el que la empresa arrancar. Este capital habr de moverse, con el transcurso de las operaciones, algunas veces bajar (por compras o prdidas), y otras veces podr subir por efecto de las ganancias.

Actividades

12. Cul es la importancia del Balance General de una empresa para los proveedores de la misma? ____________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

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Ya tenemos informacin detallada sobre lo que es un Balance General y las respectivas cuentas que lo conforman. De tal manera que ya podemos plantearte las siguientes preguntas: 1. Qu criterio utilizan los contadores para clasificar al Activo y al Pasivo? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 2. Por qu los Ingresos cobrados por adelantado se consideran un Pasivo circulante? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 3. Si la empresa adquiere un prstamo de Bs. 10.000.000, pagadero a 5 aos, pero tiene que pagar intereses anuales al 30 % de la deuda Qu cantidad debe colocar en el pasivo a corto plazo? Con qu nombre se le designa? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 4. Si la empresa tiene una deuda de un prstamo hipotecario a un plazo de 36 meses con pagos iguales, Cuntas mensualidades se consideraran como Pasivo Circulante? Cuntas como Pasivo a largo plazo? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 5. El Estado de Resultados refleja la Utilidad o Prdida de la empresa en el ejercicio econmico A qu cuenta del Balance General afectar ese resultado? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

En s, el Capital es la participacin de los dueos o accionistas en la empresa y representa adems de la inversin inicial que hicieron los dueos, las ganancias o prdidas que hayan surgido en las operaciones que aumentan o disminuyen el capital segn sea el caso, as como otros tipos de incrementos o disminuciones que afecten a los accionistas. El Capital podemos dividirlo de la siguiente manera: Capital Social Supervit o Utilidades. Dficit. Este rengln representa el total aportado por los socios o accionistas, a la fecha del Balance: el aporte inicial cuando se form la empresa, aportes posteriores ms utilidades capitalizadas, es decir, ganancias que se convirtieron en acciones. La parte llamada Supervit significa exceso, abundancia, por lo tanto todo lo que incremente al capital es un supervit. De acuerdo con sto, puede haber varios tipos de Supervit. El aumento de capital por las ganancias obtenidas en las operaciones normales de la empresa y que se retienen por reservas legales o decisin de los accionistas se llama Supervit Ganado o Utilidades no distribuidas. Tambin puede haber un incremento de capital por los fondos provistos por los accionistas o socios de la empresa, que tienen un origen diferente de las utilidades ganadas por su actividad normal. Pueden ser acciones vendidas en exceso de su valor nominal o donaciones de accionistas o terceros. Podemos llamarlos Supervit pagado o donado, segn sea el caso. Y en las situaciones en que se revalan los activos resultando en un incremento de su valor con relacin a los costos originales se origina un supervit llamado Supervit por Revaluacin.

Se puede dar el caso en que la empresa en vez de ganancias, lo que obtiene son prdidas. (sto es ms comn de lo que imaginamos). En este caso la prdida disminuye al Capital. Hay un dficit de capital. Estos datos en cuanto al supervit o la prdida los proporciona el Estado de Resultados. Hasta este punto llegamos a explicar las tres cuentas imprescindibles del Balance General que son: Activo, Pasivo y Capital que tambin son los tres elementos de la ecuacin Patrimonial Simple: A= P + C. Es el grupo de las cuentas reales. Estos tres elementos constituyen el Balance General que, con mayor grado de ampliacin y de detalle, siempre se presentar como la relacin entre los tres componentes: lo que se tiene, lo que se debe y el patrimonio. La presentacin de este informe financiero suele ser peridica, una vez al mes, cada trimestre o anual, pero es una toma esttica (como una fotografa) de cmo se encontraba el negocio en la fecha en que se hizo el balance. El Balance General permite conocer la situacin financiera de un negocio que es importante para las siguientes personas y organismos: 1. Para los dueos, socios, o accionistas: ya que les informa si el capital invertido est bien administrado y se estn logrando los resultados esperados. 2. Para el Gobierno: mediante el Balance se informa si las obligaciones de impuestos son pagadas en forma correcta y oportuna. 3. Para los Proveedores: les informa sobre la liquidez de la empresa para cancelar las deudas con las compras a crdito. 4. Para los Organismos bancarios: mediante el anlisis del Balance deciden si pueden otorgar crdito o no a la empresa que lo soliciten. Todo Balance General no importa la forma en que se presente debe llevar la siguiente informacin:

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7. Mencione quienes son las personas interesadas en conocer la informacin que presente el Balance General __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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1. Encabezado. Nombre o razn social

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3. Firmas.

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Del contador que lo elabor Del propietario o representante legal Existen dos formas de presentar el Balance General: En forma de cuenta. En forma de reporte. La presentacin en forma de cuenta se presenta dividida en dos partes: a la derecha la seccin de Activo y a la izquierda la seccin de Pasivo ms Capital.

La presentacin en forma de reporte es vertical, en una sola hilera se presenta las tres cuentas: Activo, Pasivo y Capital, en ese orden. Estructura de un Balance General en forma de reporte: Nombre de la empresa Balance General (expresado en miles de Bs.) Periodo del:______al_______ 1. Activo 1.1. Activo Circulante 1.2. Inversiones 1.3. Activo Fijo 1.4. Cargos Diferidos

Mencionar que se trata de un Balance General Fecha de elaboracin 2. Cuerpo. Nombre e importe de las cuentas del Activo Nombre e importe de las cuentas del Pasivo Valor del Capital contable

Estructura de un Balance General en forma de cuenta: Nombre de la empresa Balance General (Expresado en miles de Bs.) Ejercicio del______al______ 1. Activo: 1.1. Activo Circulante. 1.2. Inversiones. 1.3. Activo fijo 1.4. Cargos Diferidos 1.5. Otros Activos 2. Pasivo: 2.1. Pasivo Circulante 2.2. Pasivo a Largo Plazo 2.3. Otros pasivos 3. Capital 3.1. Capital 3.2. Utilidad ACTIVO ______________________ Firma del Contador = PASIVO + CAPITAL __________________________ Firma del Representante Legal

1.5. Oros activos Total Activos 2. Pasivo 2.1. Pasivo Circulante 2.2. Pasivo a largo plazo 2.3. Otros pasivos 3. Capital 3.1. Capital 3.2. Utilidad Total Pasivo + Capital ___________________ Firma del Contador _____________________ Firma del Representante Legal

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