Sistemas y Registros Contables 1.

La cuenta Contable 0011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 Ahora que hemos recorrido los conceptos y convenciones usados en los Estados Financieros, analizaremos la forma en que estos son aplicados para preparar el Balance. El0Objetivo es desarrollar la1comprensin suficiente de estos procedimientos que permite analizar e interpretar los estados financieros. El concepto ms importante para poder comenzar a preparar un balance es el sentido dual de las transacciones o lo que se llama partida doble. Esto se desprende de nuestra ecuacin vista anteriormente que expresa:

ACTIVOS

PASIVOS

PATRIMONIO

Bsicamente el sistema contable debe reflejar permanentemente esta ecuacin en sus registros. Para esto, el registro de cada transaccin debe necesariamente considerar cada uno de los efectos que ella genera en la empresa. En trminos generales, frente a toda transaccin tendremos bsicamente los siguientes efectos: a) Incremento simultneo de un activo y un pasivo (y/o patrimonio). 0010 1010 1101 0001 0100 1011

b) Disminucin simultnea de un activo y un pasivo (y/o patrimonio). c) Aumento de un activo y disminucin de otro activo. d) Incremento de un pasivo y/o patrimonio y disminucin de otro pasivo y/o patrimonio.

ACTIVOS

PASIVOS

PATRIMONIO

e) El manejo de la ecuacin contable y los procedimientos que se empleen, deben ser un fiel reflejo del concepto de empresa analizado anteriormente, es decir, todo los recursos de la empresa(activos) los debe a alguien (pasivo y/ patrimonio), siendo ella un mero intermediario entre los factores de produccin y los beneficios obtenidos. 2. Uso de cuentas, Libro Mayor y Libro Diario 0011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 Todas las transacciones de una empresa implican ciertos movimientos repetitivos de algunos activos, pasivos y/o patrimonio que en un sistema general como el descrito seran difciles de1controlar0en forma0individual. De ah nace la necesidad de ordenar los movimientos de un mismo tem bajo un solo nombre en una cuenta individual. As llamaremos cuenta al registro en que se acumularn todos los movimientos referidos a un mismo tem financiero de la empresa. Habr tantas cuentas contables como tems

tengamos en la contabilidad de nuestra empresa. Estas cuentas se registrarn en un libro independiente llamada Libro Mayor. Por ejemplo a lo largo de un periodo contable existen muchos movimientos en la cuenta llamada Caja o Efectivo, y para no ir creando diferentes cuentas se crea una nica cuenta Caja en la cual se apuntan todos los movimientos respectivos. Cada cuenta tendr aumentos y disminuciones. As, la mejor forma de representar una cuenta es una T, en la cual se registrarn los movimientos a cada lado, dependiendo del tipo de cuenta que se trate (activo, pasivo o patrimonio) y si se trata de aumentos o disminuciones. En trminos generales una cuenta T se puede representar del siguiente modo

Debe
- Aumento de Activos - Disminucin de Pasivos y/o Patrimonio

Haber
- Disminuciones de Activos - Aumento de Pasivos y/o Patrimonio

Al lado izquierdo de la cuenta T se le ha identificado con la palabra DEBE y con la palabra HABER a su lado derecho. El registro o anotacin que se hace el lado izquierdo de la cuenta T se llamar Cargo o Dbito. El registro o anotacin que se hace al lado derecho de la cuenta T se llamar Abono o Crdito. La accin de registrar un cargo o dbito en una cuenta se conoce como Cargar o Debitar la cuenta.

 A la accin de registrar un abono o crdito se le conoce como Abonar o Acreditar la cuenta. Por lo tanto, el que un cargo o un dbito represente un aumento o una disminucin del saldo de la cuenta en que se est registrando, depender del tipo de cuenta de que se trate. - Un0cargo o1dbito0puede0representar: Un aumento de un activo Una disminucin de un pasivo o Una disminucin de algn tem o cuenta de patrimonio. - Un abono o crdito puede representar: Una disminucin de un activo Un aumento de un pasivo o Un aumento de algn tem o cuenta de patrimonio.

El saldo de una cuenta en un momento del tiempo, ser la diferencia entre la suma de todos los cargos y todos los abonos registrados en la cuenta en un periodo de tiempo. Saldo deudor: cuando la suma de sus cargos (dbitos) en un periodo, sea mayor que la suma de sus abonos (crditos) en el mismo periodo (incluido su saldo inicial). Saldo acreedor: cuando la suma de sus cargos (dbitos) en un periodo, sea menor que la suma de sus abonos (crditos) en el mismo periodo (incluido su saldo inicial). El1saldo final1de0una1cuenta0del Balance (Activo, Pasivo o Patrimonio) al trmino de un periodo, constituye lo que debe registrarse como su saldo inicial para el periodo siguiente. Al comenzar un periodo, por lo tanto, podemos decir que el primer cargo o abono que tiene una cuenta corresponde al saldo final del periodo anterior.

 Este primer registro para anotar el saldo inicial de la cuenta, ser un cargo si el periodo anterior la cuenta termin con saldo Deudor y ser un abono si termino con saldo Acreedor. Por lo tanto, el que un cargo o un dbito represente un aumento o una disminucin del saldo de la cuenta en que se esta registrando, depender del tipo de cuenta de que se trate. El registro de las transacciones resultara largo y tedioso si se hiciera a travs de las cuentas T y no entregara informacin de la secuencia cronolgica en que ocurrieron las transacciones. El Libro Diario es un libro de registro que proporciona un anlisis cronolgico de las transacciones. Est compuesto por asientos contables en los cuales se detallan las cuentas afectadas por la transaccin, la fecha y la cantidad monetaria. Para poder entender mejor, miremos el siguiente ejemplo de la empresa X. N Fecha 1 3/03 Cuentas Dbito Crdito

Caja (activo) $5.000 Equipo (activo) $5.000 Capital (patrimonio) Existencias (activo) Caja (activo) $800

$10.000

4/03

$800

9/03

Equipo (activo) $200 Cuentas por Pagar (pasivo) Edificios (activo) $2.000 Caja (activo) Cuentas por Pagar (pasivo)

$200

15/03

$1.000 $1.000

 Cada nmero representa un asiento y una transaccin, en donde muestra el movimiento de cada cuenta. El asiento N1 muestra la primera transaccin en donde los socios fundadores de la empresa X, en donde abonan al Capital un monto de $10.000, cuenta perteneciente al Patrimonio. Dicho aporte se materializa en un cargo de efectivo a Caja de $5.000 y un cargo a Equipos valorizados en $5.000, ambos Activos. Si nos fijamos en cada asiento y la variacin de cada cuenta contable, esta mantiene la ecuacin contable totalmente equilibrada: Activos = Pasivos + Patrimonio

3. Proceso Contable El proceso contable es extenso y se divide en diferente procesos o pautas a seguir que se grafican a continuacin en un pequeo esquema y es en lo que se basa este curso.

Transacciones Libro Diario Libro Mayor

Balance Saldos sin Ajustes Ajustes

Traspaso de Ajustes al Mayor Balance Saldos Ajustados Proceso de Cierre Traspaso de Cierre al Diario Balance general Clasificado