ORDENACIN DOCUMENTAL

DIVISIN DE CLASIFICACION Y DESCRIPCIN

GLADYS JIMNEZ GONZALEZ

Sistema Nacional De Archivos

BOGOT, D. C., - COLOMBIA 2003

CONTENIDO

INTRODUCCION LOS PROCESOS DE ORGANIZACIN Hasta dnde llega la clasificacin? Dnde comienza la ordenacin? EL PROCESO DE ORDENACION 1. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Los Manuales de Procedimientos 2. SISTEMAS DE ORDENACIN Sistema de ordenacin numrico Sistema de ordenacin alfabtico Sistema de ordenacin mixto o alfanumrico 3. LA SERIE DOCUMENTAL Series con unidades documentales simples Series con unidades documentales complejas El Expediente 4. FOLIACIN GLOSARIO BIBLIOGRAFIA

INTRODUCCIN

Este documento muestra la importancia del Proceso de Ordenacin Documental dentro de la Organizacin Archivstica, su relacin estrecha e inseparable con el Proceso de Clasificacin que le antecede y con el Proceso de Descripcin que le precede. El objetivo es ofrecer una herramienta de fcil acceso que oriente las labores en los archivos tanto a nivel terico como metodolgico, en instituciones pblicas y privadas, a los archivistas, funcionarios de archivo, estudiantes e interesados en el tema, que les permita establecer los sistemas de ordenacin documental ms adecuados de acuerdo con las caractersticas propias de las series documentales. El tema se aborda a travs de dos captulos; en primer lugar Los Procesos de Organizacin que permite ubicar al lector en su propia realidad, la utilizacin equivocada de trminos para las diferentes labores de la organizacin archivstica guiada por la costumbre, para concluir mostrando los lmites de cada uno de los procesos archivsticos y por ende el punto de partida de la Ordenacin. En segundo lugar se aborda El Proceso de Ordenacin que parte del concepto y sus generalidades, para ir descendiendo a lo particular, llevando a quien lo consulta a entender el Principio de Orden Original, en el cual se basa, as como los sistemas de ordenacin y su aplicacin, encontrando ejemplos e ilustraciones prcticos para su posterior aplicacin. Tambin se reflexiona acerca de la incidencia que para las instituciones, tiene la aplicacin de normas de carcter general y particular como los Manuales de procedimientos y su relacin con el tema que nos ocupa. Se hace nfasis en la definicin de Serie Documental como punto de partida del Proceso de Ordenacin, mostrando las caractersticas y diferencias propias de las unidades documentales simples y las complejas para concluir con la foliacin como elemento de control que permite asegurar la integridad de la documentacin. Finalmente, se registra la Bibliografa consultada, la cual se constituy en apoyo y fuente primaria de la informacin que el documento presenta. Incluye un glosario con la terminologa tcnica utilizada, cuyo objetivo es propender por la normalizacin del lenguaje archivstico con miras a mantener el estatus del archivo como manejador, administrador y custodio de la memoria institucional, as como para la comprensin de su contenido. Esta es una publicacin del Archivo General de la Nacin de Colombia, elaborada por Gladys Jimnez Gonzlez con el apoyo y la colaboracin de Carlos Gamboa Ruz, Maria Imelda Lpez vila, Clara Ins Casilimas Rojas, Juan Carlos Ramrez Moreno y dems compaeros y funcionarios de la Divisin de Clasificacin y Descripcin.

LOS PROCESOS DE ORGANIZACIN

Los procesos de organizacin de archivos son tres: clasificacin, ordenacin y descripcin. A pesar de la aparente claridad, la primera dificultad que se encuentra al trabajar en archivos consiste en determinar qu se entiende archivsticamente por cada uno de ellos, pues las palabras mismas requieren atencin por parte de los encargados de archivos para aclarar sus especificidades. En la vida cotidiana usamos indistintamente los trminos organizar y ordenar. As, decimos, por ejemplo, que es necesario organizar la casa o que es necesario ordenar la casa, lo cual no representa ninguna dificultad para alcanzar el logro propuesto. Si de la misma manera dijramos que es necesario organizar un archivo o que es necesario ordenar un archivo s tendramos algunas dificultades, pues tales palabras no son equivalentes cuando de archivos se trata. Otro tanto se puede decir de las definiciones ofrecidas en los diccionarios generales en los que se considera que las palabras organizar, clasificar y ordenar, son sinnimas: Organizacin: Accin y efecto de organizar. // Disposicin, orden. Organizar: Disponer, establecer, reformar, tomar forma regular. Sinnimo: ordenar. Clasificacin: Accin de clasificar. Sinnimo: reparto. Clasificar: Ordenar por clases. Sinnimo: ordenar Ordenacin: Disposicin. Sinnimo: arreglo, coordinacin, disposicin, mtodo, ordenamiento. Ordenar: Poner en orden. Sinnimo: arreglar, clasificar, disponer en series.1 De lo anterior se puede concluir que ni el uso cotidiano, ni las diferentes acepciones que se dan en los diccionarios generales a las palabras claves referidas aqu, se adecuan al trabajo en los archivos, pues tratndose de un mbito particular, denominan procesos muy especficos. Para estar de acuerdo en lo fundamental, clasificacin y ordenacin no admiten igualdad de significado. Estas dos actividades, especficas y distintas, aunque complementarias y consecutivas, constituyen lo que en archivstica se considera organizacin documental. De lo que no hay duda es que ambas van encaminadas a respetar la situacin en que se producen los documentos o a restablecerla si aquella se ha deshecho. Clasificar y Ordenar son dos operaciones dentro de una ms amplia que podemos llamar Organizacin, perfectamente diferenciadas y esenciales, en aras de la conservacin de los documentos, de una parte, e indispensables para inventariar y catalogar, de otra.2 Organizacin: Proceso que, mediante las etapas de clasificacin y ordenacin, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificacin a la estructura de un fondo3 Clasificacin: Operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las categoras o grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organizacin (...)4

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Garca-Pelayo y Gross, Ramn. Pequeo Larousse Ilustrado. Buenos Aires: Ediciones Larousse. 1994. HEREDIA Antonia: Archivstica general. Teora y prctica, pg. 54 y ss 3 Hacia un diccionario de terminologa archivstica: pg. 90 4 Idem: pg. 31

Ordenacin: Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin que consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas, dentro de las categoras o grupos definidos en la clasificacin. (...)5 De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que la organizacin es un resultado, producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificacin y, en seguida, la ordenacin. Si no se dan los procesos de manera complementaria se debe afirmar que no hay una adecuada organizacin, pues se pueden tener o custodiar archivos bien clasificados pero mal ordenados. La organizacin (clasificacin, ordenacin) no solo se comprueba examinando fsicamente los documentos, sta tambin se puede y se debe- observar o representar en instrumentos de control (Inventarios, Tablas de Retencin Documental, Tablas de Valoracin Documental) o en instrumentos de consulta (Guas, Catlogos). En tales instrumentos se puede apreciar la coherencia y confiabilidad de los procesos de organizacin. Organizacin = Clasificacin + Ordenacin + Descripcin

HASTA DNDE LLEGA LA CLASIFICACIN? La clasificacin es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Este proceso comienza determinando la agrupacin documental ms grande (fondo) y finaliza determinando las ms pequeas (series documentales con los tipos documentales que la conforman). Para lograr la conformacin de series, el proceso de clasificacin procede determinando, en primer lugar, las unidades administrativas y, en segundo lugar, las funciones que stas deben cumplir. En este orden de ideas, el final del proceso de clasificacin es la conformacin de las series (o subseries si es el caso), las cuales pertenecen a una unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional), que a su vez ejecuta funciones asignadas. La clasificacin no determina cmo deben arreglarse los documentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cules son los de cada unidad administrativa, cada funcin y cada serie. DNDE COMIENZA LA ORDENACIN? Se puede decir que la ordenacin comienza donde ha terminado la clasificacin, es decir, se aplica a las series documentales. Es cierto que se pueden tener series bien clasificadas, tambin es cierto que ellas pueden estar desorganizadas internamente, es decir, sin una secuencia determinada, sin una relacin recproca de sus partes. Es como tener todas las piezas necesarias de un mecanismo, pero sin ensamblar, sin conexiones. Si la clasificacin se puede entender como un proceso mediante el cual se establecen las diferenciaciones de las agrupaciones documentales, teniendo en cuenta el principio de procedencia, la ordenacin se puede entender como el proceso mediante el cual se establecen con claridad las relaciones entre los
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Idem: pg.89

documentos de una serie. Dicho de otra manera, la clasificacin relaciona grupos documentales entre s en tanto que la ordenacin relaciona las unidades documentales simples o complejas entre si y pertenecientes a una misma serie. Si la clasificacin hace referencia a la estructura documental, la ordenacin hace referencia a la secuencia, a las relaciones de causa-efecto, continuidad e interdependencia entre los documentos en una serie. EL PROCESO DE ORDENACION La ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenacin determina qu documento va primero y cules van despus, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tipos documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado6. Sin embargo, la ordenacin no solo es una disposicin fsica coherente de documentos, tambin es el testimonio de la gestin, de los trmites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la dinmica administrativa (movimientos en el tiempo). Con este proceso archivstico se contribuye en primer lugar, a la organizacin administrativa merced a la organizacin documental y, en segundo lugar, al conocimiento histrico institucional. La ordenacin bien hecha facilita el acceso a la informacin gracias a la pertinente ubicacin de los documentos y a su rpida localizacin posterior; facilita la comprensin documental pues el arreglo fsico es informacin contextual y, por ltimo, al disponerse todos los documentos necesarios en el orden que es debido, se facilitan el estudio y los anlisis de contenido. Es como tener las piezas necesarias de un mecanismo correctamente ensambladas o encajadas, para que funcione. 1. EL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Los documentos no se producen todos de una sola vez sino paulatinamente, segn las exigencias del asunto en cuestin o segn las etapas por las que va pasando el trmite. Para que se produzcan los documentos es necesario esperar un tiempo prudencial, recurrir a varias instancias e, incluso, recurrir a diferentes lugares. De todas maneras, los documentos se producen uno despus de otro. El Principio de Orden Original se refiere precisamente a la reflexin sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolucin de un trmite o problema, que a su vez es una reflexin sobre la secuencia en la produccin documental. Merced a esta reflexin es posible la ordenacin fsica de los documentos que componen los expedientes y las series. El Principio
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Para la Archivera Espaola Antonia Heredia Herrera, Ordenar es la operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano. En nuestro caso los elementos sern los documentos o las unidades archivsticas, dentro de las series Theodore Schellenberg, dice: Los principios archivsticos de ordenacin se refieren, en primer lugar, al arreglo de los grupos o series de documentos en relacin unos con otros; y, en segundo lugar, a la ordenacin de las piezas individuales que hay dentro de los grupos o series. Estas definiciones de solamente dos de los tericos de la archivstica, coinciden en anotar la relacin que tienen los documentos y el orden fsico que deben mantener dentro de las agrupaciones documentales, producto de una actividad determinada.

de Orden Original, tambin llamado Principio Histrico, es una herramienta metodolgica para proceder adecuadamente en la organizacin de los archivos. El respeto al Principio de Orden Original no consiste en otra cosa que en tomar en cuenta los pasos indispensables para la satisfaccin de una gestin. Es la relacin causa-efecto que se produce entre los documentos, pues, hay un documento inicial, otro u otros que le siguen y, por ltimo, uno ms que concluye. Si el Principio de Procedencia permite saber quin produce los documentos (las unidades administrativas) y por qu razones lo hace (por asignacin de funciones), el Principio de Orden Original permite saber cules son los pasos necesarios de tal produccin (los procedimientos) para determinar con qu documento se inicia, cules le siguen a ste, hasta finalizar. Se puede afirmar que el orden original nace desde el mismo momento de la produccin documental y debe verse reflejado en los archivos mediante la correcta ordenacin de las series, subseries documentales y expedientes. La experiencia permite observar que en nuestro medio no siempre se ha respetado el Orden Original en el trnsito administrativo, surgiendo de esta manera la desorganizacin, llevando consigo una fatal prdida de la razn final de ser de los archivos que no es otra que el servicio a la sociedad. Entre las causas por las cuales dicho orden se pierde, se pueden mencionar las siguientes: Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada oficina. Ausencia de manuales de procedimientos. Desconocimiento del trmite para la disposicin fsica de los documentos, pues es el trmite o gestin es el que indica (y obliga) el orden debido. Interrupcin de los trmites, lo cual no permite hacer un seguimiento puntual al asunto y mucho menos determinar si el trmite est en curso o en que momento se encuentra. Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan trmites establecidos (las que se denominan series facticias), como tambin a que se formen series con expedientes desagregados (documentos de un mismo trmite repartidos en distintas series). Agrupacin por tipos documentales: (solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia despachada, facturas, constancias). Incorrectos procesos de produccin y distribucin documentales (duplicidad de documentos, mal manejo en la remisin de copias) Falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y documentos facilitativos.

Falta de herramientas de control tales como Inventarios, Tablas de Retencin Documental (TRD), Tablas de Valoracin Documental (TVD). Uso generalizado y sin ninguna reflexin de los distintos sistemas de ordenacin. Organizacin de archivos basada en la identificacin fsica de unidades de conservacin (carpetas). Los Manuales de Procedimientos Para evitar la prdida del Orden Original o para reconstruirlo donde este se ha perdido lo ms recomendable es consultar los Manuales de Procedimientos. Estos son herramientas donde se describe paso a paso la manera correcta de cumplir una tarea o una funcin. Se denominan Manuales de Procedimientos porque los procesos all establecidos involucran una serie de actividades y pasos relacionados entre s, a travs de los cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto. Los procesos se caracterizan por tener un principio y un fin, es decir, inician con determinada accin y finalizan en otra. Las instituciones para el desarrollo de sus funciones y la planificacin del trabajo deben elaborar Manuales de Procedimientos los cuales permiten establecer reglas y mecanismos para normalizar los trmites que garanticen el control de la administracin. En el proceso de ordenacin, son precisamente los Manuales de Procedimientos los que guan o restablecen el orden de los documentos, lo cual constituye la reafirmacin del Principio de Orden Original. Las series documentales y los expedientes bien ordenados reflejan el cumplimiento de los procesos establecidos en los Manuales de Procedimientos.

Por ejemplo: CONCEPTOS JURIDICOS SERIE DOCUMENTAL: FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO CONCEPTOS JURIDICOS Solicitud concepto jurdico

Concepto emitido El Estado, mediante la legislacin, establece procedimientos de imperiosa obligatoriedad en cada sector de la administracin pblica, que le permiten controlar manejos presupustales, jurdicos, disciplinarios, legales, fiscales, etc., que las instituciones cumplen a travs de sus funciones7.
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Entre la legislacin que demanda regulacin sobre procedimientos, manuales de procedimientos y oficinas de Control Interno, podemos mencionar tambin, las siguientes: Decreto 2158 de 1948 adaptado como legislacin permanente por el Decreto 4133 de 1948, Cdigo Procesal del Trabajo. Decreto 1400 de 1970 y 2282 de 1989, Por el cual se expide el Cdigo de Procedimiento Civil. Decreto-Ley 410 de 1971, sobre el procedimiento que deben seguir los comerciantes para el debido registro de sus establecimientos lo mismo que para el registro de sus actos en los libros de comercio. Decreto 01 de 1984, Por el cual se expide el Cdigo Contencioso Administrativo, entre otros establece el procedimiento a seguir para resolver los Derechos de Peticin. Ley 42 de 1993, sobre la organizacin del Sistema de Control Fiscal Financiero y los organismos que la ejercen. Ley 87 de 1993, Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Directiva Presidencia 02 de 1994, Desarrollo de la funcin de control interno en las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Ley 190 de 1995, Estatuto Anticorrupcin. Decreto 2150 de 1995, Por la cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios, existentes en la Administracin Pblica. Directiva Presidencia 01 de 1997, Sobre el Desarrollo del Sistema de Control Interno. Ley 600 de 2000, Por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento Penal. Acuerdo 060 de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas.

Cuando no se han elaborado Manuales de Procedimientos no quiere decir que todo sea un caos. Puede ocurrir que los procedimientos se realicen de manera adecuada por costumbre, por copia de otra entidad que los realiza correctamente o por facilidad en su ejecucin. Lo que en realidad hace falta es la materializacin de esos procedimientos en los manuales, para asegurar el orden de los documentos permanentemente y garantizar su utilizacin y consulta. Si bien los documentos han sido creados respondiendo a un orden previamente acordado, dicho orden se ha perdido en las propias unidades administrativas porque no han contado con normas que regulen los procesos (Manuales de Procedimientos) o porque no se cumplen, esto ha conllevado --entre otras razones-- a crear grupos de documentos arbitrariamente ordenados, los cuales son transferidos al Archivo Central en la misma forma, muchas veces sin inventarios y sin identificacin que permita su recuperacin. El Archivo Central ubica dichos documentos junto con los dems de la entidad, sin tener en cuenta de cual oficina proceden y mucho menos su contenido, formando lo que en la actualidad se denomina Fondos Acumulados. Estos fondos, producto del desconocimiento de los procesos archivsticos deben organizarse sometindolos a rigurosos anlisis y trabajo de campo puntual, que bajo una metodologa muy precisa permitan el levantamiento o reconstruccin de los procesos, que conduzcan a la elaboracin de la Tabla de Valoracin Documental. Para la organizacin de estos fondos es necesario, en primer lugar, reconstruir las estructuras orgnico-funcionales, las funciones, la legislacin y la normatividad que incidieron en la produccin documental (evolucin de la institucin) y, en segundo lugar, reconstruir los trmites que fueron necesarios para el desarrollo de las funciones, lo cual es bastante complicado si se tiene en cuenta que no existieron Manuales de Procedimientos ni flujogramas y tampoco testigos de los procesos. Es ms difcil an porque hay que captar la secuencia no explcita pero legtima de cmo se ejecutaron las gestiones. Tal sentido reconstruido de cmo se hicieron las cosas indica el orden que se debe dar a los documentos al organizar un fondo documental. 2. SISTEMAS DE ORDENACIN Teniendo en cuenta que la ordenacin debe hacerse a partir de las series documentales, como vimos anteriormente, para efectuar tales propsitos, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenacin que materializan la idea de secuencia: Numricos (simples y cronolgicos), alfabticos (onomsticos,

Acuerdo 16 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, Por el cual se adopta la poltica archivstica y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos pblicos de las Cmaras de Comercio. Ley 734 de 2002, Por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico, tipifica las conductas constitutivas como falta disciplinaria y a su vez el procedimiento a aplicar en el evento de la infraccin. Acuerdo 42 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. En concordancia con el tema, la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos en sus artculos 25 y 34, implcitamente obliga a la ordenacin cuando se refiere a organizacin de los archivos. En estos artculos se hace clara referencia a Historias Clnicas, Historias laborales, Documentos Contables y Documentos Notariales. Los dems documentos generados por las instituciones tambin estn obligados a responder a las exigencias de esta Ley. Esta legislacin gua la ordenacin documental tanto en archivos administrativos como en histricos. De otra parte, esta misma legislacin gua a los encargados de la produccin documental.

toponmicos y temticos) y los mixtos o alfanumricos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema de ordenacin se subordina a las caractersticas de cada serie.

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CRONOLOGICOS

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MIXTOS

ALFANUMERICOS Si bien estos sistemas de ordenacin son fciles de comprender, su aplicacin no ha sido del todo adecuada, pues algunos se han aplicado indiscriminadamente a agrupaciones documentales grandes (de fondo o seccin) y no a series documentales, igualmente se ha aplicado el mismo sistema de ordenacin a todas las series sin observar las caractersticas propias de cada una de ellas. Resulta, pues, incorrecto ordenar cronolgicamente TODOS los documentos de un archivo o TODOS los documentos de una misma unidad administrativa, pues se corre el riesgo de perder no solo toda la clasificacin sino, adems, la secuencia del trmite original.

Sistemas de ordenacin numricos

Ordinal Este sistema de ordenacin -quizs el ms fcil de realizar- consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeracin que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios pblicos.

ENERGIA Cuenta Interna No. 0464304-4 Cuenta Interna No. 0464305-4 Cuenta Interna No. 0464306-4 Cronolgico

ACUEDUCTO Cuenta Interna No. 00927824 Cuenta Interna No. 00927825 Cuenta Interna No. 00927826

Este sistema de ordenacin consiste en colocar un documento detrs del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentacin ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el ao, seguido del mes y al final el da. Las unidades documentales simples con ordenacin cronolgica se presentan en las series, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenacin puede ejemplificarse as: 2002, 02, 28 2002, 03, 01 2002, 03, 02 2002, 03, 03 Como se ver ms adelante la ordenacin cronolgica es fundamental para ordenar el expediente (Vase El Expediente). Sistemas de ordenacin alfabticos Consiste en la ordenacin de los documentos por las letras del alfabeto (A Z) y puede ser: Onomstico La ordenacin alfabtica-onomstica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clnicas, los Expedientes Acadmicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestin pequeos en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta. En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo: ACOSTA LOPEZ, Andrs CASCANTE PEREZ, Jos CHAPARRO MEJIA, Mara ECHEVERRI ARANGO, Pedro LOPEZ GOMEZ, Javier MARTINEZ, Jos

VILLAMIZAR ROJAS, Manuel Toponmico (o alfabtico-geogrfico) Se ordena la serie documental alfabticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenacin puede basarse en el pas, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que ms se ajuste a la documentacin y a las necesidades administrativas. Por ejemplo: Se ordenar por nombres de los departamentos las unidades de conservacin que contienen los expedientes de la serie asistencia tcnica que presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones. Amazonas Arauca Boyac Cauca Cesar Guajira Putumayo Valle del Cauca Temtico Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido. Por ejemplo: Estadsticas Informes Informes a organismos de control Informes de gestin Informes estadsticos Ordenes de Pago

Sistemas de ordenacin mixtos

Alfanumrico Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabtico y numrico cronolgico. En este sistema de ordenacin, los datos que se cruzan no sern separables, siempre estarn asociados. Por ejemplo los Contratos de Prestacin de servicios cuya ordenacin se basa en el ao de celebracin del contrato y el nombre del contratista, as: 2000 MARTINEZ DURAN, Jorge 2001 MONROY LOPEZ, Susana

2001 TORRES GODOY, Guillermo Tambin se puede ordenar de forma mixta (numrica por documento de identificacin y alfabtica por el nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en entidades con un nmero elevado de empleados o entidades que prestan servicios a nmeros elevados de usuarios, como Historias Clnicas y Expedientes Acadmicos de Alumnos. 12423345 24125767 24345678 41234098 ALVARADO PREZ, Norberto GMEZ LPEZ, Juan ACOSTA ROJAS, Luis Mario LARA ROA, Flor Alba

Este sistema se puede utilizar en la ordenacin de las series de una dependencia cuando estn representadas con las letras del alfabeto que identifican a la oficina productora, seguido de los dgitos de series y subseries. Por ejemplo: en la oficina de Secretara General: SG-01 Actas SG-01-01 Actas Consejo Directivo SG-02 Acuerdos SG-04 Informes De esta manera se evidencia la ordenacin por oficina como la propia serie, permitiendo ubicar fsicamente por procedencia y por series documentales. Ordinal Cronolgico Aplica este sistema de ordenacin tambin a series documentales cuyas unidades documentales son numricas simples y a la vez cronolgicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las cuales se controlan en primer lugar por el nmero de la unidad documental y despus por el cronolgico, as: 0001 0002 0003 0004 2002, 01, 31 2002, 01, 31 2002, 02, 02 2002, 03, 04

El sistema de ordenacin elegido o adoptado debe proporcionar seguridad y oportunidad en la localizacin de la informacin, en todo caso, dicha eleccin depender de las caractersticas y el volumen de la serie.

3. LA SERIE DOCUMENTAL El documento de archivo nace como producto del desarrollo de actividades o funciones llevadas a cabo por personas naturales o por personas jurdicas, es decir, que son el testimonio material de las funciones que lleva a cabo su productor. El conjunto de actividades de un archivo refleja siempre el contexto en el que se desarrollaron las actividades de las diferentes oficinas o unidades administrativas, que al interior del fondo documental son las secciones y las subsecciones. Estas estn integradas por documentos agrupados en series, en las cuales, en razn de sus funciones las instituciones reflejan documentalmente la continuidad de las actividades que sistemticamente desarrolla. La serie documental est integrada por documentos resultado de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o tcnicos en las oficinas, generalmente estn formados por el mismo tipo documental (unidades documentales) que tambin responden a unos asuntos similares, generando como resultado una informacin seriada. Por ejemplo: la Oficina de Tesorera tendr como series propias del desarrollo de sus funciones: Ordenes de pago Boletines diarios de caja y bancos Cuentas corrientes Libros de Tesorera Declaraciones tributarias La Personera del orden municipal o distrital, tendr la serie Procesos Disciplinarios pues por funcin realiza investigaciones disciplinarias en contra de funcionarios, por la comisin de conductas violatorias de la ley disciplinaria. Existen dos clases de series: las formadas por unidades documentales simples (Ordenanzas, Decretos, Resoluciones, etc.) y las formadas por unidades documentales complejas (Procesos Judiciales, Licencias de Construccin, Licencias Ambientales, Contratos de Obra, etc.). Series con unidades documentales simples Son series conformadas por unidades documentales simples (tipos documentales), donde cada una es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie. Estas son suficientes en s mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entre s los mismos rasgos estructurales o formales. Los tipos documentales que integran las series documentales simples son similares y se colocan sistemticamente unos a continuacin de otros, pero ningn documento tiene relacin con el anterior ni con el siguiente; el contenido de cada uno es particular y la informacin es diversa. Su ordenacin permite controlar su produccin. Son series documentales simples por ejemplo: Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, las actas de juntas, asambleas, comits, comisiones, etc., o las circulares administrativas o reglamentarias.

Pasos metodolgicos para su ordenacin: Anlisis de las caractersticas formales de las unidades documentales para comprobar su pertenencia a la serie documental. Seleccin del sistema de ordenacin: numrico simple o numrico-cronolgico que convenga de acuerdo con las caractersticas de la serie. Aplicacin del sistema de ordenacin acordado. Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de conservacin. Foliacin de los documentos en cada unidad de conservacin. Identificacin de cada una de las unidades de conservacin. Ejemplo: SERIE: RESOLUCIONES
Resolucin 04/1999 Resolucin 03/1999 Resolucin 02/1999 Resolucin 01/1999

ordenacin consecutiva numrica (foliacin de 1 a n)

Se ordenan por un sistema numrico - cronolgico Al revisar la unidad de conservacin el primer documento debe registrar la fecha ms antigua y el ltimo la fecha ms reciente. Ejemplos: Decretos, Ordenanzas, Circulares, etc.

Nota: Existen series documentales simples con ordenacin numrica simple como: Registros Civiles, Nmero de Identificacin Tributaria (NIT).

Series con unidades documentales complejas Son series conformadas por unidades documentales complejas comnmente llamadas expedientes. Cada uno est compuesto por varios tipos documentales diferentes entre s pero relacionados en razn de un trmite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservacin (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que existen expedientes de gran volumen que se deben dividir ubicndolos en diferentes unidades de conservacin. Pasos metodolgicos para su ordenacin: Anlisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trmite o proceso ya sea administrativo o tcnico. Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original del trmite. Seleccin del sistema de ordenacin de acuerdo con las caractersticas de la serie. Aplicacin del sistema de ordenacin de la serie. Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservacin de acuerdo con el sistema de ordenacin seleccionado. Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservacin. Foliacin de todos y cada uno de documentos que conforman los expedientes. Identificacin de las diferentes unidades de conservacin. Son ejemplos de unidades documentales complejas los contratos, las ordenes de pago, las historias laborales, las historias clnicas, las investigaciones disciplinarias, los procesos jurdicos, contravenciones, licencias de trnsito, etc.

SERIE:

INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS

I.D I.D I.D Investigacin Disciplinaria

Fallo Pruebas Descargos Indagaciones Denuncia Investigacin Disciplinaria

Orden original (foliacin de 1 a n)

Ordenacin consecutiva numrica o alfabtica segn criterio establecido por la entidad

Se ordena segn el trmite que le dio origen / segn los Manuales de Procedimientos / Aunque coinciden con un orden cronolgico lo importante es no descuidar el orden original. El documento que le dio origen al trmite es el primer documento al revisar la unidad de conservacin y el que lo finiquit, el ltimo.

Subseries documentales Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo con el trmite de cada asunto.9

Mini-Manual Tablas de Retencin y Transferencias Documentales. Archivo General de la Nacin de Colombia, 2001

Ejemplos:

La ordenacin de la subserie no difiere de la ordenacin de las series; siguen los mismo lineamientos establecidos para la ordenacin de la serie. El conjunto de documentos generado o producido por una unidad administrativa, forma las series y las subseries documentales, las cuales a su vez estn integradas por tipos documentales. Unidad documental -Tipo documental La unidad documental, archivsticamente es el elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja. La simple, constituida por el mismo tipo documental (vase Series con unidades documentales simples). La compleja, con la que ms estamos familiarizados, es el expediente, est integrada por tipos documentales de diversa ndole y que responden a una secuencia dentro del trmite respectivo (vase Series con unidades documentales complejas). La unidad documental es el resultado fsico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas; sin embargo, no todas las actividades generan tipos documentales. Cada unidad documental tiene una estructura formal propia que la

diferencia de las dems y un contenido informativo homogneo. Por ejemplo un Informe, es el documento que registra los hechos o investigaciones realizadas; da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto; en su contenido se registra en primer lugar la razn social, seguido de la dependencia que lo origina, ttulo, fecha, autor o responsable, texto y firma. Los tipos documentales bsicos que conforman el expediente son los que en la mayora de los casos establecen los Manuales de Procedimientos para el trmite de un proceso determinado; por ejemplo en la serie Historias Laborales, cada expediente es una unidad documental compleja que se conforma con los documentos relativos a una persona desde que se vincula a una entidad hasta su retiro. En la organizacin documental, es necesario tener identificados cada uno de los tipos documentales que se producen o se han producido en cada una de las oficinas de acuerdo con los trmites, a fin de lograr una correcta ordenacin de las series documentales.

El Expediente El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trmites. Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabn en una cadena que est inserta en un contexto que le da un valor que no tendra el documento visto aisladamente. El expediente comporta una nocin funcional y probatoria, da fe, y debe ser conservado en su integridad. Los expedientes se forman mediante la colocacin sucesiva de cada uno de los documentos que se producen en el transcurso de los trmites y estn unidos por la relacin causa-efecto, de ah que deban ser ordenados de acuerdo con esa secuencia, es decir, respetando el orden original. En la gestin administrativa o tcnica que cotidianamente realizan las instituciones se constituye y materializa en expedientes, aun cuando dicha denominacin es usualmente utilizada para nombrar los diferentes Procesos Jurdicos que adelantan las entidades encargadas de hacer justicia llamndolos de forma genrica EXPEDIENTES, lo cierto es que el desarrollo de gran parte de los trmites generan expedientes, que como se mencion, constituyen las unidades documentales complejas. Entre dichos expedientes podemos mencionar: una Historia Laboral, una Historia Clnica, una Investigacin disciplinaria, un Derecho de Peticin, un Programa de Capacitacin, un Plan Anual de Caja, etc., entre otros. Ordenacin del expediente El expediente debe ser ordenado siguiendo los pasos que se han dado durante su trmite; el primer documento ser aquel que le ha dado origen, bien sea a travs de una solicitud o un trmite de oficio, posteriormente se irn aadiendo los documentos que segn el orden y uso se vayan produciendo hasta el que concluye el trmite, lo cual es imprescindible para que el expediente tenga una disposicin coherente, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que trata.

Para las unidades documentales complejas (expedientes), la ordenacin cronolgica se debe hacer de acuerdo con las fechas extremas (ao, mes da): en primer lugar la fecha del documento que le dio inicio al trmite y que debe corresponder a la ms antigua dentro del trmite administrativo, y la fecha del ltimo documento, es decir aquel con el que concluy dicho trmite. No nos referimos aqu y no se tendrn en cuenta las fechas de aquellos documentos anexos o soportes, que van unidos a los documentos principales; stos generalmente sirven como antecedentes o testimonios (como las pruebas, las notificaciones, normas, etc,) y, con frecuencia, forman parte integral del expediente con fechas anteriores a los de los documentos sustantivos. Por Ejemplo: FECHA INICIAL 1999, 05, 03 2000, 09, 23 2001, 01, 02 FECHA FINAL 2000, 01, 10 2001, 02, 14 2001, 12, 31

En razn de lo expuesto anteriormente, no es correcto abrir unidades de conservacin bajo el nombre de Correspondencia Recibida, ya que toda comunicacin que recibe una entidad debe relacionarse con una serie documental por las funciones que dicha entidad desarrolla a travs de sus diferentes unidades administrativas u oficinas, por lo tanto formar parte de los expedientes de acuerdo con los trmites que all se adelanten. Al separar las comunicaciones que ingresan a una dependencia, se est rompiendo el trmite y por ende se est desagregando el expediente, la informacin queda fragmentada y se rompe el orden original. Lo que se ha hecho por costumbre y podra decirse que por tradicin, pero que no debe hacerse, es abrir una unidad de conservacin con la correspondencia que llega (correspondencia recibida) y otra unidad de conservacin, con las respuestas a dicha correspondencia (correspondencia despachada).
1
2

original recibido al expediente

copia al expediente

Correspondencia recibida

Expediente

Correspondencia despachada

respuesta

solicitud

Un documento recibido no se guarda como correspondencia recibida. Se guarda en la unidad administrativa, en la serie y el expediente correspondientes, junto con los dems tipos documentales. Un documento enviado no se guarda en correspondencia despachada, es tambin parte de una unidad administrativa, una serie y un expediente correspondientes. NOTA: La serie correspondencia despachada solamente existe en las oficinas de Correspondencia bajo el nombre de Consecutivo de Correspondencia Despachada. 4. FOLIACIN Las series constituyen agrupaciones de documentos que no pueden ni deben ser separados por cuanto responden a secuencias resultado de trmites ya sean de carcter administrativo o tcnico, que deben ser respetados y controlados. Para asegurar la integridad de las series una vez almacenadas en las unidades de conservacin adecuadas se procede a la foliacin, la cual consiste en dar un nmero consecutivo desde 1 a todos los folios escritos de cada unidad de conservacin. Dicho procedimiento debe hacerse solamente cuando las unidades de conservacin que integran una serie documental, sean simples o complejas, estn perfectamente ordenadas. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que antes de foliar es necesario hacer valoracin primaria, la cual consiste en analizar si los documentos responden al trmite o a los tipos documentales de la respectiva serie documental, si existe duplicidad (documentos repetidos), si adems de los tipos documentales propios de la serie existen otros de apoyo, y si estn correctamente ordenados. Esto con el fin de proceder a depurar si fuere del caso lo cual consiste en retirar los documentos duplicados y los que no sean constitutivos de la serie. Los documentos al interior de la unidad de conservacin se ordenan cronolgicamente de manera que el primer documento sea el que registre la fecha ms antigua y el ltimo el que registre la fecha ms reciente. Cuando se est llevando a cabo la foliacin debe tenerse cuidado de no repetir nmeros o de omitirlos como tampoco dejar de numerar algn folio. Si existe otra foliacin, sta se anular con una lnea diagonal (/) y quedar como vlida la ltima realizada. Cifras como 1A, 1B, 1Bis, no deben utilizarse en la foliacin. Ahora bien, aqu han de tenerse en cuenta algunos aspectos; en el caso de expedientes contenidos en ms de una unidad de conservacin, la foliacin de la segunda ser continuacin de la primera, si por ejemplo, un Contrato de la Obra X, est contenido en dos unidades de conservacin y el ltimo folio de la primera termin en 200, la segunda carpeta iniciar con el folio 201. La foliacin con el nmero 1 en cada unidad de conservacin, rompe con el concepto de expediente y favorece el retiro o ingreso indebido de

documentos. Las respectivas unidades de conservacin se controlan tambin consecutivamente, para nuestro ejemplo, la carpeta que contiene los folios 1 a 200 ser la No. 1 del contrato de obra y la carpeta que contiene los folios del 201 en adelante ser la No. 2 del mismo contrato. Cuando los expedientes tienen anexos unidos a los documentos principales, deben numerarse consecutivamente respecto de los dems documentos que lo integran, es decir no debe hacerse ninguna diferenciacin entre unos y otros. Sin embargo cuando se registren anexos tales como planos, mapas, fotografas, impresos (peridicos, revistas), etc, stos debern foliarse en el orden consecutivo que les corresponda y separarse de la unidad de conservacin de donde proceden dejando un testigo en el lugar de origen, como referencia cruzada, en donde debe constar fondo, seccin, subseccin, serie documental, unidad de conservacin y folio al que corresponde; para efectos de recuperacin y acceso, el mismo testigo o referencia cruzada debe dejarse donde se ubique el soporte anotado (planoteca, mapoteca, fototeca, hemeroteca, etc.). Cuando existan anexos en soportes diferentes al papel como discos, cintas de audio y de video, negativos de fotografas, acetatos, disquetes, corresponde hacer la respectiva referencia cruzada y ubicacin de destino. La foliacin es parte imprescindible de los procesos de organizacin archivstica pues da fe de la responsabilidad de los productores documentales. La foliacin consolida la ordenacin. Es tambin constitutiva del Inventario nico Documental y requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestin al archivo central) como secundarias (archivo central al archivo histrico).

EJEMPLOS DE SERIES DOCUMENTALES SIMPLES Y COMPLEJAS FUNCION SERIE DOCUMENTAL TIPO DOCUMENTAL Ordenanza UNIDAD SISTEMA DE DOCUMENT ORDENACIN AL Simple Ordinal cronolgica 1 Simple Ordinal cronolgica 1 Ordinal cronolgica 1

Ejercer control de ORDENANZAS la Administracin municipal RESOLUCIONES Toma de decisiones de la Direccin ACUERDOS Toma de decisiones del Consejo Directivo Manejo contractual CONTRATOS

Resolucin

Acuerdo

Simple

Manejo de Personal HISTORIAS LABORALES

Asistir judicial y extrajudicialment e a la Entidad ante PROCESOS las demandas y JURDICOS dems procesos en su contra.
1

*Requerimiento *Trminos Referencia *Minuta Contrato *Certif. Disp. Pptal. *Pliza Cumplimiento *Public. Diario Oficial *Acta iniciacin *Informes *Acta liquidacin *Nombramiento o Contrato de trabajo *(....) *Doc. identificacin *Hoja de Vida *Certificado de Estudio *Acta de posesin (.....)2 *Denuncia *Citaciones *Indagatorias *Pruebas *Fallo *Sentencia

Compleja

Mixta

Compleja

Mixta (alfanumrica) o Alfabtica

Compleja

Mixta

Los sistemas de ordenacin numricos (simples y cronolgicos) son paralelos. Estos documentos dispositivos carecen de validez si no tienen fecha. En general se une el consecutivo numrico con la fecha de promulgacin. As por ejemplo: Ley 80/93; Acuerdo 80/99, etc.
2

Los tipos documentales de las Historias Laborales son los establecidos en la Circular No. 004 de 2003 del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y el Archivo General de la Nacin.

GLOSARIO1 ARCHIVO DE GESTIN: aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. CLASIFICACIN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin, subseccin), de acuerdo a la estructura orgnico funcional de la entidad. DOCUMENTO FACILITATIVO: es aquel de carcter administrativo comn a cualquier institucin y que cumple funciones de apoyo. DOCUMENTOS SUSTANTIVOS: son los que sirven a las funciones para las cuales existe la institucin. Por ejemplo en un teatro, los programas de funciones artsticas, en una empresa de transportes, las tarifas.1 DESCRIPCIN DOCUMENTAL: es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permiten su identificacin, localizacin y recuperacin de su informacin para la gestin y para la investigacin. EXPEDIENTE: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto. FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos pginas. Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista. FOLIACIN: (El Reglamento General de Archivos de Colombia no define este trmino). A continuacin se presentan definiciones de otros pases hispanoamericanos, registradas en Hacia un Diccionario de Terminologa Archivstica. Acto de numerar los folios por su cara recta (Mxico); indicacin numrica de las hojas del expediente en orden sucesivo (Cuba). FONDO: totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacin institucional formada por el mismo archivo, una institucin o persona. ORDENACIN DOCUMENTAL: ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

La terminologa de este glosario ha sido tomada del Reglamento General de Archivos, Mini-Manual Tablas de Retencin y Transferencias Documentales y de Hacia un diccionario de terminologa archivstica., excepto Documentos Sustantivos. 1 VSQUEZ, Manual de Seleccin Documental, , Pag. 40.

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS: conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos y funcionales para revelar su contenido. PIEZA DOCUMENTAL: unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Ej. un acta, un informe. Unidad documental simple. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece. Principio fundamental de la teora archivstica que establece que los documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros. SECCIN: es una subdivisin del fondo, integrada por un conjunto de documentos generados en razn de esa subdivisin orgnico funcional. SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. SERIE FACTICIA: coleccin documental. Reunin artificial de documentos, formada por un individuo, familia o institucin. Conjunto de documentos reunidos segn criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto no conserva una estructura orgnica ni responde al Principio de Procedencia. SUBSERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo con el trmite de cada asunto. TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple. (Vase: Pieza Documental). UNIDAD ADMINISTRATIVA: unidad tcnico-operativa de una institucin. UNIDAD ARCHIVISTICA: conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivstica entre otras: un expediente (Vase Expediente). UNIDAD DE CONSERVACIN: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivstica. Pueden ser unidades de conservacin entre otras, una caja, un libro, una carpeta. UNIDAD DOCUMENTAL: unidad de anlisis de los procesos de identificacin y caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un solo documento o compleja cuando la constituyen varios formando un expediente.

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