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Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia
Fundamentos de la Ordenación
Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia
correcta ordenación de las series, subseries, unidades y tipos documentales que
las conforman.
🕘 Manuales de Procedimientos
Para evitar la pérdida del Orden Original o para reconstruirlo donde este se ha
perdido lo más recomendable es consultar los Manuales de Procedimientos y los
flujogramas, contenidos en ellos.
Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia
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Sistemas de Ordenación
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Sistemas de Ordenación Alfabéticos
🕘 Onomástico
🕘 Toponímico o Alfabético-Geográfico
🕘 Temático
🕘 Sistema Onomástico
Este sistema se utiliza para ordenar nombres, los cuales pueden ser:
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Primera regla
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Para ordenar es necesario comparar letra por letra, como se observa en el
ejemplo siguiente; esto es, siguiendo un total y correcto orden alfabético:
LOAIZA
LONDOÑO
LONGAS
LOPERA
LOPERENA
LOPEZ
LORA
LOZADA
LOZANO
Los apellidos se separan con una coma (,) de los nombres de pila.
Veamos cómo queda:
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Las guías telefónicas utilizan el siguiente criterio para ordenar los nombres
de individuos:
Palabra de orden
LOPERA, Paula
Segunda regla
Ejemplo:
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Tercera regla
Cuarta regla
Ejemplo:
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Leopoldo De la Ossa Pardo Alonso De la CUESTA – DUQUE, Carlota
Barrera Cano Leonel De León León
Belinda De Bedout Bedoya Reina De los D´ANGELO ÁNGEL, Angélica
Reyes Rey Dalia De la Rosa
D´LEÓN BRAVO, Leonela
Leonela D´León Bravo Angélica D
´Angelo Ángel Abel De la Pava Colorado DE BEDOUT BEDOYA, Belinda DE LEÓN
LEÓN, Leonel
La ordenación será:
DE LA BARRERA CANO, Alonso DE LA OSSA
PARDO, Leopoldo DE LA PAVA COLORADO, DEL CORRAL ROJO, Abelino
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Quinta regla
Ejemplo
ABADÍA, Alba (Sor)
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Reglas para Ordenar Nombres de Razones o Firmas Sociales
Según el Código Civil, “se llama persona jurídica una persona ficticia, capaz de
ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y
extrajudicialmente”.
Las reglas para razones o firmas sociales, se refieren no solo a las personas
jurídicas, sino a toda actividad económica organizada con fines de lucro o sin ellos.
Primera regla
Ejemplo:
CARNICERÍA Reina
Las empresas tienen tantas unidades como resulten, salvo el caso de los artículos,
preposiciones y conjunciones que no se consideran como unidades de
clasificación. Los artículos serán considerados únicamente cuando vayan al
comienzo de la razón social.
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Ejemplo:
EL PALACIO de los Helados
Segunda regla
En las razones o firmas sociales se debe evitar toda abreviatura que pueda inducir
a error, salvo que esté registrada en esa forma, igualmente, debe evitarse el
abuso de siglas. Cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ésta se puede
colocar al final, entre paréntesis como un dato aclaratorio.
Ejemplos:
CONFECCIONES H. J. P.
CONFECCIONES H. J. P.
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Tercera regla
Ejemplos:
Droguería 39 Notaría 14
NOTARÍA 14
Ejemplo:
Merino e Hijos Ltda. Luis Cano & MERINO e Hijos Ltda., Juan CANO
Cía. Ltda. Ana Rúa y Hermanas
& Cía. Ltda., Luis RÚA y Hermanas
Ltda.
Ltda.,Ana
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Disposición Física de los Documentos
Ejemplo:
DISCOTECA Metrópolis
Para facilitar la localización de los documentos se emplean guías y subguías, que
actúan como instrumentos de localización.
Las guías son ayudas visuales que se encargan de separar distintos grupos de
documentos dentro de las unidades de instalación. Se dividen en:
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En las unidades de instalación de visibilidad horizontal las posiciones se
determinan y se leen de izquierda a derecha.
Ejemplo:
Cuarta
Posición
Tercera Posición Portaíndice
Segunda Posición
Primera Posición
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🕘 Sistema Temático
Este sistema supone una definición exacta concisa, específica y clara de los
asuntos que se tramitan en las dependencias y la difusión de los mismos, para
que todas las dependencias conserven hasta donde les sea posible, los mismos
asuntos generales.
Ejemplo:
Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional
Las guías son ayudas visuales que se encargan de separar distintos grupos de
documentos dentro de las unidades de instalación. Se dividen en:
Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia
El empleo de guías y subguías depende del sistema de ordenamiento, no siempre
se requiere hacer uso de todas ellas.
Ejemplo:
Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia
En el sistema temático se emplean:
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Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia
🕘 Sistema Toponímico
Ejemplo:
Las guías son ayudas visuales que se encargan de separar distintos grupos de
documentos dentro de las unidades de instalación. Se dividen en:
Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia
El empleo de guías y subguías depende del sistema de ordenamiento, no siempre
se requiere hacer uso de todas ellas.
Ejemplo:
Segunda Posición
Primera Posición
Carpeta
Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia
En el sistema toponímico se emplean:
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Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia
Sistemas de Ordenación Numéricos
🕘 Sistema Ordinal
Componentes:
Cuarta
Posición
Tercera Posición Portaíndice
Segunda Posición
Primera Posición
Carpeta
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El archivo numérico principal contiene:
🕘 Registro numérico
Es una relación de los asuntos o nombres con sus respectivos números, en orden
consecutivo.
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Veamos un ejemplo de la ordenación de la serie proveedores de la empresa
Expresión Creativa S.A., según el sistema numérico ordinal
Subguía
(segunda posición)
Proveedores A- Z
111
110
110
109
108
107
106
105
Guía 100 100
(primera posición) 104
103
Carpetas
101 (tercera posición
100 - Portaíndice
En este caso, las guías se emplean cada 100 carpetas y las subguías cada 10
carpetas, cumpliendo cada una la función de auxiliar de localización.
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Expresión Creativa S.A.
Departamento de Compras
Registro Numérico
Código Nombre
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🕘 Sistema Cronológico
Métodos:
2004, 02, 28
2004, 03, 01
2004, 03, 03
2004, 03, 04
Cada mes vencido va al final de la unidad de instalación y los días vencidos pasan
al mes siguiente.
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JUNIO
MAYO
26 27 28 29 230
21 22 23 24 25
16 17 18 19 20
11 12 13 14 15
06 07 08 09 10
01 02 03 04 05
ABRIL
2004 Portaíndice
Primer Semestre
Veamos un ejemplo:
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Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia
Sistemas de Ordenación Mixtos
🕘 Alfanuméricos
En la Secretaría Ejecutiva:
SE-O1 Actas
SE-O1-O1 Actas de Junta Directiva
SE-O2 Informes
SE-O2-O1 Informes de Actividades
SE-O2-O2 Informes de Gestión
En la División Administrativa:
DA-O2 Informes
DA-O2-O1 Informes de Actividades
DA-O2-O2 Informes de Gestión
En la División Financiera:
DF-O2 Informes
DF-O2-O1 Informes de Actividades
DF-O2-O2 Informes de Gestión
DF-O2-O3 Informes a Organismos de Control.
Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia
🕘 Ordinal Cronológico
Este sistema se basa en la combinación de dos sistemas numéricos: el ordinal y el
cronológico. Puede aplicarse a series cuyas unidades documentales son
numéricas simples y a la vez cronológicas (Decretos, Acuerdos, Resoluciones), los
cuales se orden en primer lugar por el número de la unidad documental y después
por la fecha de expedición. Ejemplo:
001 2003-04-31
002 2003-07-21
003 2004-05-19
004 2004-06-16
005 2004-08-11
006 2004-08-18
Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia