Administración y Logística de Eventos de Carlos Larrea Naranjo

Administracin y Logstica de Eventos 2010
MBA .Carlos Larrea Naranjo
Administracin y Logstica de Eventos por Competencias
Texto de auto-aprendizaje con proyectos pedaggicos, lecturas integradoras, indicadores de evaluacin y actividades de acreditacin y promocin
Riobamba Ecuador 2010
Texto del rea Comunicacin y Relaciones Pblicas

JUSTIFICACIN DEDICATORIA
La Administracin y Logstica de Eventos es uno de los trabajos ms complicados de la organizacin, empresa o institucin, ya que es el momento en el cual no slo tenemos que asegurarnos de que todo se encuentre en orden, sino que tambin, es importante que cuidemos cada uno de los detalles que puedan llegar a fallar. La gestin de eventos se basa principalmente en la supervisin del desarrollo de los mismos, por eso decimos que se requiere prestarle atencin a ms de un solo detalle a la vez. El presente mdulo es un aporte del tutor a ese selecto grupo del Sexto semestre de la carrera de Secretariado y Relaciones Pblicas 2010-2011, para coadyuvar a su formacin integral en busca de la excelencia acadmica. Este curso les permitir dominar las tcnicas y estrategias de la Administracin y Logstica de Eventos, obviamente contribuir a que sea usted una mejor secretaria.
El Autor
.
AUTOR: Carlos Larrea Naranjo Mancero Julio Adolfo Bravo

Licenciado en Ciencias de la Comunicacin Social; (Licenciatura) Ciencias de la Comunicacin Social MBA. Master Bussines Administration; Diplomado Superior para Editores de Medios Impresos del Siglo XXI Diploma de Posgrado en Comunicacin y Relaciones Pblicas; Docente en la Universidad Nacional de Chimborazo modalidad presencial Especializado en Comunicologa y Anlisis de Audiencias; Diploma SuperiorTelfono: en Gerencia de Marketing; (mvil) 084408311 Especialista en Gerencia de Proyectos. E-mail: juliob104@gmail.com Docente en la Escuela de Comunicacin Social de la Universidad Nacional de Chimborazo
Edicin N 1, marzo de 2010 Riobamba-Ecuador E-mail: carloslarrea@unach.edu.ec Edicin N 1, octubre de 2010 Riobamba-Ecuador Reproduccin, impreso y encuadernado: Unach

PRESENTACIN
Administracin y Logstica de Eventos
Por Competencias
ELEMENTOS BSICOS

INTRODUCCIN
Quienes se dedican a la Administracin y gestin de eventos generalmente son personas con una formacin acadmica slida y que trabajan en equipos, Su grupo de trabajo se encuentra capacitado para conseguir que el evento en su planificacin, durante su transcurso y en la evaluacin posterior, haya tenido el xito deseado. La secretaria es la cabeza de esta organizacin y ejecucin de eventos por ello la necesidad de conocer, dominar y aplicar con solvencia toda la metodologa de la Administracin y Logstica de eventos. Creemos que con la propuesta de proyectos de estudio descrita ms adelante, conseguiremos los objetivos del curso.
Proyecto 1: Conociendo la administracin. Proyecto 2: Cmo organizo adecuadamente un evento? Proyecto 3: Qu requiero para ejecutar un evento?
El autor

5 SUMARIO
P R O Y E C T O S
2
Cmo organizo adecuadamente un evento?
1
CONTENIDOS
3
Qu requiero para ejecutar un evento?
Conociendo a la Administracin
LECTURA
Comunicacin y Administracin: posicionamiento

La Meta
Comunicacin y Relaciones Pblicas

Manual para organizadores de Ferias Gestin de eventos Eventos de empresa Eventos Institucionales Eventos Acadmicos Eventos sociales
Comunicacin y Relaciones Pblicas

Los eventos
EJES
La Administracin La Institucin La organizacin o empresa Cultura Organizacional Liderazgo
Actos pblicos Ceremonias y actos Protocolo y logstica Protocolo nacional Protocolo en organismos internacionales
TEMAS
APLICACIN
Foro sobre temas expuestos Ensayo sobre las definiciones Exposicin pblica
Planificacin de eventos Investigacin de locales para eventos Exposicin pblica
Ejecutar un evento empresarial, institucional o acadmico
TEMPORALIZACIN
DISTRIBUCIN DEL TIEMPO

PROYECTOS DIDCTICOS
ADMINISTRACION Y LOGISTICA DE EVENTOS
N DE HORAS
1
Conociendo la Administracin
12
18
Qu requiero para ejecutar un evento?
30
Carlos Larrea Naranjo


Texto de Administracin y Logstica de Eventos
Aprendizajes significativos por competencias a travs de proyectos pedaggicos con estandarizacin de conocimientos o contenidos mnimos e indicadores de evaluacin
Riobamba Ecuador 2010 7

NDICE DE TEMAS
INVESTIGACIN
JUSTIFICACIN-DEDICATORIA PRESENTACIN INTRODUCCIN... SUMARIO TEMPORALIZACIN PROYECTO 1
Pgina 2 3 4 5 6
Conociendo la Administracin Lectura: La Meta Cap. I
12
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12
PROYECTO 2
Tendencias Histricas Administracin antigua Administracin media Administracin moderna Administracin contempornea Qu es una organizacin? Empresa o institucin Sistema organizacional Cultura organizacional Cultura corporativa El liderazgo Trabajo en equipo
12 17 18 18 19 22 23 26 28 29 30 31
Cmo organizo adecuadamente un evento? Lectura: Manual para la organizacin de ferias
36
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9
Lo tpico Quines trabajan en la organizacin de un evento Eventos de empresa Claves para organizar la reunin de una empresa Claves para una comida de empresa Planificacin, pautas previas Organizar. Clasificacin de eventos Cmo organizar una reunin exitosa? Lineamientos para la organizacin de eventos acadmicos
38 40 41 43 45 47 49 51 54

PROYECTO 3
Qu necesito para ejecutar un evento? Lectura: Eventos
59
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10
Ha llegado el gran da Actos pblicos, clasificacin organizacin Ceremonias y actos Actos pblicos Actos oficiales Ubicacin de invitados Realimentacin proceso de planificacin Protocolo y logstica Protocolo en la OTAN Claves para eventos impactantes
61 66 67 68 69 70 73 74 88 94

Conociendo a la Administracin
DURACIN: N de semanas: 4 Fecha: desde 25 de septiembre hasta: 23 de octubre
Problema: Establecer el contexto de la Administracin de Empresas. Causas: Existen varias formas de bridar servicios o bienes La secretaria es considerada como un elemento de segunda No se valora los aportes de la secretaria Lo que el estudiante quiere o necesita saber: Qu es administracin? Qu es institucin, organizacin, empresa? Qu es la cultura organizacional? Qu es el liderazgo?
Competencias a desarrollar
Los ESTUDIANTES sern capaces de:
- Elaborar y sustentar un ensayo sobre las diferencias entre empresa, organizacin e institucin. La administracin de empresas y el rol que desempea la secretaria en esos escenarios.
OBJETIVOS: Identificar las corrientes de la Administracin Distinguir el verdadero rol de la secretaria en la organizacin
ESTRATEGIA Contextualizacin del proyecto
Las estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, reflexionarn sobre la importancia de la Administracin y el rol fundamental de la secretaria en la empresa. Posteriormente en un taller expondrn sus criterios y a travs de debate se sacarn conclusiones. Metodologa de agrupacin: Coordinador: responsable de articular las actividades de todo el equipo, gua la participacin. Redactor: recepta criterios, integra y ordena la informacin. Investigador: consulta definiciones, criterios y aclara dudas del equipo. Expositor: expone pblicamente y argumenta los criterios de su equipo de trabajo. Diseador: prepara el material que sustente la defensa pblica del trabajo en equipo.
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Demostracin de saberes
ACTIVIDADES
Control de Lectura Anlisis del documento expuesto Identificacin de las corrientes administrativas Investigacin de los roles de las secretarias en las instituciones, empresas y organizaciones, pblicas y privadas. Exposicin individual
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El estudio de la administracin no responde a una mera intencin acadmica. cln
Al trmino del Proyecto Pedaggico las estudiantes, en un crculo de rendicin de cuentas, llenarn la tabla de evaluacin, para el efecto, el coordinador, a travs de preguntas constatar la apropiacin de los aprendizajes mnimos, los ejercicios de aplicacin y el nivel de participacin.

1. LA ORGANIZACIN EN UN CONTEXTO ADMINISTRATIVO

1.1. TENDENCIAS HISTRICAS:
El pensamiento administrativo como la humanidad, ha evolucionado desde la prehistoria y los caverncolas hasta la historia moderna, los viajes a la luna, las computadoras e Internet. En administracin, como en la poltica o la poesa ha existido diferentes corrientes o enfoques, es por esto que se conoce varias concepciones acerca de la forma ms acertada en que se debe administrar una organizacin. La historia de estas tendencias administrativas se remonta al imperio chino 500 AC, sera Confucio quien sentara las bases de la administracin china. Despus de los chinos, vinieron los egipcios con un sistema administrativo organizado en agricultura, pastoreo y comercio, que Weber calific como Burcrata. Ms adelante los romanos desarrollan un excelente sistema tanto en la agricultura, la minera y el comercio adems de la guerra, lo cual los lleva a la prosperidad durante varios siglos, el espritu de orden administrativo que tuvo el Imperio Romano hizo que se lograra, a la par de las guerras y conquistas, la organizacin de las instituciones de manera satisfactoria. Estas primeras experiencias de sistemas administrativos, constituyen lo que podran llamar Prehistoria del pensamiento administrativo. En la edad media europea se desarroll un sistema poltico nico: el feudalismo. El seor feudal viva en su castillo, administraba la justicia, diriga la polica, recaudaba los impuestos y acuaba la moneda. Esta es, en cierta manera, la apareciendo del descentralismo ya que existan las monarquas que gobernaban los territorios, pero eras los seores feudales los que constituan pequeos estados y mantenan las monarquas. Tambin en esta poca, floreci y se consolido la iglesia catlica. El estudio de su organizacin ha de interesar a quien se inicia en las disciplinas administrativas, para conocer la importancia que tiene en administracin el adoctrinamiento para la consecucin de un objetivo. Despus de la organizacin feudalista viene el perodo de las revoluciones, entre ellas, la Revolucin Industrial y con ella nacen tambin formas de administracin no muy ortodoxas. Ya entrando en lo que se llama la administracin moderna (a partir del siglo XIX) tenemos varias escuelas, iniciada por la Administracin Cientfica que su responsabilidad radica en los concepciones vertidas por Taylor y Fayol; as mimos, se tiene otra corriente como es la del comportamiento, la emprica Pero sin duda los grandes pioneros del pensamiento administrativo moderno son atribuibles a Frederich Taylor y Henry Fayol, padres de la Administracin como ciencia.
1 Administracin Organizacional
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La propuesta de Taylor tiene 6 elementos fundamentales Estudio del trabajo (organizacin y programacin del trabajo) desarrollo de una ciencia y distribucin equitativa del trabajo. Seleccin tcnica e instruccin del trabajador. Seleccin y desarrollo cientfico del obrero. Control (por parte de los administradores) del trabajo (ejecutado por el obrero) Cooperacin cordial entre administracin y obreros. Fayol promulg varios elementos claves: Agrupacin del conjunto de actividades que realiza la organizacin. Operaciones que realizan las empresas Definicin de las funciones que debe desarrollar un administrador. Elementos de la administracin. Formulacin de criterios que deben orientar la actividad administrativa. Principios generales de la Administracin. La principal contribucin de estos pioneros fue demostrar que la Administracin Cientfica no es un grupo de tcnicas de eficiencia o incentivos sino una filosofa en virtud de la cual la gerencia reconoce que su objetivo es buscar cientficamente los mejores mtodos de trabajo. Especficamente Fayol expuso su teora de la administracin en su famoso libro Administration Industrielle el Generale, publicado en Pars en 1916. Siempre tuvo un enfoque de gerente general y se preocup por la eficiencia; con nfasis en la Direccin y la Administracin de la empresa y toda su vida afirm que su xito se deba no slo a sus cualidades personales, sino tambin a los mtodos que empleaba. Del mismo modo que Taylor, Fayol emple sus ltimos aos en la tarea de demostrar que con una visin cientfica y con mtodos adecuados de gerencia los resultados satisfactorios eras inevitables. Fayol consideraba que en la teora de la administracin deba procederse como en las ciencias exactas, es decir, a travs de un sistema de experimentacin real para convalidad la doctrina. Se trata en realidad del primer intento de formular una teora general de la administracin. A diferencia de Taylor, los estudios de Fayol se referan a la administracin clsica, el foco era la empresa como un todo, no slo un segmento de ella. Consider que la administracin estaba compuesta de funciones y basa su teora en cuatro (4) principios bsicos: Descomposicin de las actividades administrativas en cuatro elementos.
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Divisin de las actividades de la empresa. Considera esencial el desarrollo de actividades tcnicas del trabajador y que stas deberan desarrollarse por escala jerrquica. La aparicin del pensamiento moderno. Antes de Fayol, en general, se pensaba que los gerentes nacen, pero no se hacen. No obstante, Fayol insista en que la administracin era como cualquier otra habilidad, que se podra ensear una vez que se entendieran sus principios fundamentales, que se explican a continuacin; a. Divisin del trabajo: cuanto ms se especialicen las personas, tanto mayor ser la eficiencia para realizar el trabajo. El eptome de este principio es la lnea de montaje moderna. b. Autoridad: los gerentes deben girar rdenes para que se hagan las cosas. Aunque su autoridad formal les otorgue el derecho a mandar, los gerentes no siempre lograran la obediencia, a no ser que tambin tengan autoridad personal. c. Disciplina: los miembros de una organizacin tienen que respetar las reglas y los acuerdos que rigen a la organizacin. Segn Fayol, la disciplina es el resultado de lderes buenos en todos los estratos de la organizacin, acuerdos justos y sanciones impuestas, con buen juicio, a las infracciones. d. Unidad de mando: cada empleado debe recibir instrucciones de una sola persona. Fayol pensaba que si un empleado dependa de ms de un gerente, habra conflictos en las instrucciones y confusin con la autoridad. e. Unidad de direccin: las operaciones de la organizacin con el mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente y con un solo plan. f. Subordinacin del inters individual al bien comn: en cualquier empresa, los intereses de los empleados no deben tener ms peso que los intereses de la organizacin entera. g. Remuneracin: la retribucin del trabajo realizado debe ser justa para empleados y empleadores. h. Centralizacin: al reducir la participacin de los subordinados en la toma de decisiones se centraliza; al aumentar su papel en ella se descentraliza. Fayol pensaba que los gerentes deban cargar con la responsabilidad ltima, pero al mismo tiempo deban otorgar a su subalterna autoridad suficiente para realizar su trabajo debidamente. El problema radica en encontrar el grado de centralizacin adecuado a cada caso.
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i. Jerarqua: la lnea de autoridad de una organizacin, en la actualidad representada por casillas y lneas definidas del organigrama, sigue un orden de rangos, de la alta gerencia al nivel ms bajo de la empresa. j. Orden: los materiales y las personas deben estar en un lugar adecuado en el momento indicado. Las personas, sobre todo, deben realizar los trabajos ocupando los puestos mas adecuados para ellas. k. Equidad: los administradores deben ser amables y justos con sus subordinados. l. Estabilidad del personal: las tasas elevadas de rotacin de empleados socavan el buen funcionamiento de la organizacin. m. Iniciativa: los subordinados deben tener libertad para concebir y realizar sus planes, aun cuando se puedan presentar algunos errores. n. Espritu de grupo: cuando existe el espritu de grupo la organizacin tendr una sensacin de unin. Segn Fayol, incluso los pequeos detalles podran alentar el espritu. Fayol consideraba que la organizacin ideal era una burocracia con actividades y objetivos establecidos mediante un razonamiento profundo y con una divisin del trabajo detallada explcitamente; demuestra una importante sensibilidad para captar, interpretar y desarrollar las necesidades de esa poca, donde fundara la Escuela de la Administracin Industrial y general. Esta escuela est formada principalmente por ejecutivos de las empresas de la poca. Algunos de ellos: Henri Fayol (1841 -1925), James D. Mooney, Lyundall Fa. Urwich. (N. 1891) Luter Gulick, entre otros. Esta corriente, cuya preocupacin bsica era aumentar la eficiencia de la empresa, a travs de la forma y disposicin de los rganos componentes de la organizacin, esto es los departamentos, y de sus interrelaciones estructurales. De all el nfasis de anatoma (estructura) y en la fisiologa (funcionamiento) de la organizacin. En este sentido, la corriente anatmica y fisiolgica desarrolla un enfoque inverso al de la administracin cientfica: de arriba hacia abajo (de la direccin hacia la ejecucin) del todo hacia sus partes competentes. La atencin se fija en la estructura organizacional, en los elementos de la administracin, es decir en los principios generales de la administracin, en la Departamentalizacin. Ese cuidado en la sntesis y en la visin global permite una mejor manera de subdividir la empresa, centralizando la direccin en un jefe principal. Fue una corriente eminentemente terica y administrativamente orientada. Su principal caracterstica es el nfasis en la estructura. As mismo, en este tipo de estructura se considera dos tipos de comunicacin dentro de la organizacin: las descendentes, mediante las cuales el superior da rdenes a sus subordinados y la ascendente por medio de las cuales el subordinado eleve informacin para la continuacin del proceso de toma de decisiones.
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Ms adelante es Max Weber quien promulga la burocracia como el mtodo ms efectivo para administrar las organizaciones. La burocracia es un tipo ideal de organizacin delimitada por una estructura de denominacin legal que se ejerce por medio de un cuadro administrativo aplicable a grandes organizaciones tanto del Estado como del sector privado. Luego aparece Elton Mayo, quien hace parte de la escuela del comportamiento humano o behaviorismo. Sus estudios buscaban analizar los efectos que ejercan las condiciones, fsicas sobre los trabajadores y sobre la produccin. El resultado ms importante de sus anlisis es que los factores psicosociales, como el reconocimiento y la conciencia de pertenecer a un grupo, son ms importantes para el nivel de produccin que las condiciones de trabajo y los incentivos salariales. Tambin, de la escuela behaviorista. Lewin propuso los grupos de trabajo como factor clave para mejorar la productividad. Otro exponente de esta escuela es Maslow quien observ que la motivacin es muy importante para mejorar la productividad de los individuos, quienes se mueven siempre en busca de satisfacer necesidades que se encuentran jerarquizadas. Otro behaviorista es Herzberg quien enunci que la manera de motivar al empleado debe ser a travs del enriquecimiento de la tarea asignando tareas que constituyen un desafo a los empleados para que asuman una mayor responsabilidad. Otra escuela es la japonesa, el justo a tiempo, el Kaizen, la teora Z y el Kaanban son algunos otros aportes al desarrollo del pensamiento administrativo contemporneo. Uno de los representantes ms importantes de esta escuela es Ouchi quien propuso que no hay cabida en las organizaciones para el egocentrismo ni para los individuos demasiado sensibles (el inters general prima sobre el particular) y que la intimidad y la confianza son las piedras angulares de la cultura organizacional dentro y fuera del mbito que circunda a la empresa. Dentro de la escuela americana se tienen representantes como McGregor y Drucker. El primero promovi la teora Y como respuesta a la administracin tradicional teora X, esta teora reza que la motivacin, el potencial para el desarrollo, la capacidad para asumir responsabilidad, la disposicin para encaminar la conducta hacia metas organizativas, se hallan, todas presentes en las personas. La administracin no las coloca all. Es de la responsabilidad de la administracin el hacer posible que los individuos reconozcan y desarrollen por si mismos estas caractersticas humanas. El segundo, aun vigente, abog por la administracin por objetivos que es una respuesta generalizada en el medio empresarial para resolver de una manara participativa el problema de establecer objetivos, y un procedimiento para la correlacin y reformulacin de la estrategia. Finalmente aparece la planeacin estratgica que consiste bsicamente en el proceso de desarrollar y mantener una adecuada estrategia entre metas y capacidades de una organizacin y los cambios en sus oportunidades de mercado. Buscando, de esta manera, lograr una ventaja competitiva sostenible en el largo plazo. Para establecer una estrategia a seguir se debe conocer a fondo, no slo la organizacin a su interior (estrategia de adentro hacia fuera), sino el entorno en el que se desempea (de afuera hacia adentro), sus debilidades y fortalezas, sus oportunidades y amenazas. Adems de
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estudiar las estrategias de los competidores en el rea y los resultados que han obtenido. Este anlisis, es apenas una aproximacin a las teoras y los pensamientos administrativos ya que hay muchas ms prcticas administrativas, entre ellas se tiene: la reingeniera de procesos, la calidad total, crculos de calidad, benchmarking, outsourcing, la gerencia basada en valor, las cuadrillas organizacionales, etc. Y aunque varias de ellas han sido pasajeras, han aportado para enriquecer la teora administrativa. Los tiempos han cambiado, los mercados y las empresas tambin y como en la teora de la evolucin de las especies de Darwin, slo sobreviraran los ms fuertes y las empresas ms fuertes sern las que desarrollen estrategias flexibles que le permitan adecuarse a los fuertes cambios tecnolgicos, econmicos y de mercado, de corto y largo plazo para crear y mantener ventajas competitivas que les permitan triunfar en el mercado. En este sentido, el estudio histrico de esta evolucin administrativa muestra los enfoques que tuvo esta ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma, y la influencia que tuvieron ciertos procedimientos utilizados en esos lugares sobre algunas prcticas actuales en el campo, entre ellas de la organizacin funcional de los poderes del Estado.
1.2.
ADMINISTRACIN ANTIGUA.
A pesar de que la administracin como disciplina es relativamente nueva, la historia del pensamiento administrativo es muy antigua, ya que nace con el hombre mismo, puesto que en todo tiempo ha habido necesidad de coordinar actividades, de tomar decisiones y de ejecutar, de ah que en la administracin antigua se encuentran muchos de los fundamentos administrativos de la actualidad y que pueden observarse en el cdigo Hammurabi, en el nuevo testamento, as como en la forma de conducir los asuntos en la antigua Grecia, Egipto, Roma y China, en donde se encuentran vestigios del proceso administrativo. Descentralizacin de la organizacin Reconocimiento de las rdenes escritas Concepto de organizacin Principio escalar Control escrito y testimonial, establece el salario mnimo, plantea que
2600 a.C. 2000 a.C
Egipcios
1941 a.C
Hebreos Hammurabi (Babilonia)
1800 a.C
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la responsabilidad no puede transferirse 600 a.C 500 a.C Nabucodonosor (Babilonia) Mencius (China) Scrates (Grecia) Ciro (Persia) Platn (Grecia) Control de la produccin e incentivos salariales Reconocimiento de los estndares Reconocimiento de las relaciones humanas, estudio de movimientos, manejo de materiales Principio de la especializacin
400 a.C
1.3.
ADMINISTRACIN EDAD MEDIA
Durante los ltimos aos del Imperio Romano el centralismo administrativo se fue debilitando considerablemente y la autoridad real paso al terrateniente, alrededor del cual se agrupaban muchas personas, es decir, que en la Edad Media hubo una descentralizacin del gobierno, con lo que se diferenci de las formas administrativas que haban existido anteriormente. Hubo una notable evolucin de las ideas administrativas y se consolidaron instituciones como la iglesia catlica que tuvo mucho inters para los estudios de administracin, debido a su peculiar forma de organizar y de funcionamiento. Establece el mtodo de contabilidad de la partida doble Utilizan prcticas de contabilidad denost Hacen uso del libro diario y el mayor Contabilidad de costos, inventarios y control
1340 1395 1418 1410 1496 1.4.
Lucas Paciolo Francisco Di Marco Barbariego Hermanos Soranzo Arsenal de Venecia ADMINISTRACIN EDAD MODERNA
Al inicio de esta poca surge en Prusia, Austria un movimiento administrativo conocido como cameralista que alcanz su mayor esplendor en 1560 y trat de mejorar los sistemas administrativos usados en esa poca. Pusieron nfasis en el desarrollo de algunos principios administrativos, como fueron, el de seleccin y adiestramiento de personal, especializacin de funciones y establecimiento de controles administrativos.
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1767
Sir James Stuart (Inglaterra)
Teora de la fuente de autoridad Impacto de la automatizacin Principio de especializacin de los trabajadores Concepto de control Mtodo cientfico, contabilidad de costos y control de calidad Reconocimiento y aplicacin de prcticas de personal Planes de vivienda para obreros como incentivo Organigramas para mostrar estructura Organizacional
1776
Adam Smith (Inglaterra)
1799
Eli Whitney (E.E.U.U)
1832
Charles Babbage (Inglaterra)
1856 1.5.
Daniel McCallum
ADMINISTRACIN EDAD CONTEMPORNEA
Los historiadores estn de acuerdo con que hubo una segunda revolucin industrial de 1860 a 1914, llamada tambin revolucin del acero y la electricidad, que sustituy el hierro por el acero como material bsico para la industria en el campo de la energa. La administracin cientfica de Taylor surgida en esa poca cumpli a cabalidad con esa funcin, suministrndole herramientas, tcnicas necesarias para su expansin y desarrollo. A pesar de todo este progreso no fue sino hasta principios del siglo XX que la llamada ciencia de la administracin surgi. Son diversos los enfoques de la administracin, algunos de mbito amplio, otros ms especializados, de modo que existen varias concepciones de la forma ms acertada en que se debe administrar una organizacin lo que ha ocasionado que hasta la fecha no haya una sola teora administrativa que sea de carcter universal. Observemos las teoras siguientes desde 1903 y sus principales pioneros: 1903 Administracin Cientfica de Taylor, Gantt, Gilbreth 1909 Teora Burocrtica Max Weber 1916 Teora Clsica Fayol, Gulik, Urwick 1932 Teora Relaciones Humanas Elton Mayo
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1947 Teora Estructuralista Weber, Etzioni 1951 Teora de Sistemas Ludwing Von Bertalanffy 1954 Teora Neoclsica Drucker, O` Donnel 1957 Teora del Comportamiento Hebert Alexander Simon 1962 Desarrollo Organizacional McGregor, Argyris 1972 Teora Contingencial Chandler, Skinner, Burns Sin embargo, se puede inducir que nos encontramos con ciertas dificultades para plantear una direccin eficaz de una organizacin educativa, al considerar histricamente varias tendencias a partir de las cuales se ha intentado interpretar y explicar. De un modo sinttico se podra decir que ha habido tres tendencias en los ltimos aos. Desde 1910 a 1934 se desarrolla en modelo clsico burocrtico, de 1934 a 1960 se centra la atencin en las relaciones humanas y es a partir de 1960 se pasa a un enfoque ms unitario del tema aprovechan la teora de sistemas, es en donde se emplean los nuevos modelos orientales que se propone en la aplicacin del mundo occidental. Uno de los exponentes ms conocidos de la primera tendencia es Max Weber. Su manera de entender cmo habra que plantear los elementos de la organizacin y las relaciones entre s suponen en sntesis: a. La divisin del trabajo de acuerdo con la especializacin funcional. b. Un sistema de jerarqua bien definido. c. Un sistema de reglas que recogen los derechos y deberes de los trabajadores. d. Un sistema de procedimientos para resolver cualquier situacin problemtica. e. Relaciones interpersonales impersonales. f. Seleccin y promocin basada en la competencia tcnica. Si se aceptan estas caractersticas como premisa para lograr una organizacin eficaz, es evidente que se tratar de planificar todo lo que se pueda, harn falta de objetivos concretos y se tratar de definir las tareas y funciones de cada colaborador con todo detalle. En la escuela de relaciones humanas (representada por Eltn Mayo, Roethilisberger y Dickson) sigue existiendo la alta preocupacin por la productividad y la eficacia. Sin embargo, ahora se entiende que la definicin de funciones y la planificacin no son
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suficientes. Hace falta, adems tener en cuenta la motivacin y las actitudes de los colaboradores. Algunos supuestos fundamentales de esta escuela son: a. No slo hay que cuidar de las metas institucionales sino tambin de las aspiraciones personales. b. Hace falta considerar a cada colaborador no slo como un individuo, sino tambin como miembro de un grupo. c. Por tanto hace falta distinguir entre la estructura formal y posibles estructuras informales entre los colaboradores. d. Se trata de asegurar el cumplimiento de las tareas por va de la coordinacin y del control realizado por mandos intermedios. Conviene no perder de vista que este planteamiento se hace con el fin de lograr la eficacia y la productividad de la organizacin. Por tanto, se cuidad de las relaciones humanas en algn grado con el fin de asegurar los objetivos planteados, y no tanto para que cada persona pueda alcanzar una mayor madurez personal en su trabajo. En este sentido, pasando por alto algunos enfoques interesantes respecto al concepto de organizacin en relacin con la eficacia, se puede pasar a considerar la organizacin entendida como sistema1. Un sistema puede entenderse como un grupo de elementos interdependientes que actan juntos para cumplir un fin predeterminado. Se puede destacar algunas caractersticas de un sistema. Por ejemplo: Todo sistema tiene un sentido especfico al cual todos los componentes contribuyen a travs de sus interrelaciones. Las partes forman una unidad o un todo, ya se a porque estn sujetas a un plan comn o porque sirvan a un propsito comn. Un sistema es complejo en el sentido de que los cambios en cualquiera de las partes afectan al resto de los componentes. Cada sistema es parte de un sistema mayor, pero as como es posible ampliar un sistema para abarcar una perspectiva de mayor alcance, tambin es factible simplificarlo y reducirlo a una versin ms pequea.2 Para las personas que siguen este planteamiento, la organizacin es una realidad demasiado completa como para que puedan aplicarse esquemas tan simples como el clsico esquema fines-medios, autoridad-obediencia, estructura vertical-divisin especializada de tares como hace la escuela de relaciones humanas. Aqu se pretende el registro de sistemas de comunicacin y de influencias recprocas entre los distintos rganos y con el medio. No se pretende directamente lograr una mayor eficacia en la organizacin, sino comprender mejor los complejos procesos que influyen en la toma de decisiones.
1 2
Cfr. March. Jo. Y Simon. H. TEORIA DE LA ORGANIZACIN. Ed. Ariel. Barcelona. 1991. Crf. JOHNSON, Kastrozenwig, TEORA, INTEGRACIN Y ADMINISTRACIN DE SISTEMAS, Limusa. Mxico. 182 21 Texto del rea Comunicacin y Relaciones Pblicas

Sin embargo, por las mismas bases que se apuntado anteriormente, es evidente que si, al modificar cualquiera de los componentes de un sistema, quedan automticamente modificados todos los dems, en algn grado estos cambios pueden ser previstos y, por tanto, la planificacin es un elemento fundamental para lograr que se cumpla bien con sus fines.
1.6.
QU ES UNA ORGANIZACIN:
Quiz la manera ms adecuada de contestar a esta pregunta sea la de exponer algunas de las opiniones de los investigadores sobre el tema, y partiendo de que la sociedad humana realiza la gran mayora de sus labores por medio de estructuras llamadas organizaciones. Estas constituyen sistemas socio tcnico, porque ordinariamente deben llevar a cabo una tarea tcnica que requiere de la participacin de seres humanos dentro de un esquema organizacional, el cual por ende puede ser caracterizado como tcnico y social. Cabe hacer notar que nos referimos a organizaciones en un sentido macro, dejando de lado las micro-organizaciones, como por ejemplo la familia, dentro de la cual se realiza mucha actividad esencial, como la crianza y educacin informal de los nios. Sin embargo, las micro-organizaciones tambin estn sujetas a las mismas reglas e influencias descritas ms adelante. Una organizacin es una estructura dinmica; toda organizacin est en un estado de flujo continuo. Debido a las tensiones internas y externas a las instituciones, tanto el desarrollo como la sobrevivencia organizacional son procesos orgnicos. Richard Hall, en Organizaciones: Estructura y Proceso, 1993, considera a una organizacin como una colectividad con lmites relativamente identificables, con un orden normativo, con escalas de autoridad, con sistemas de comunicacin. Esta colectividad existe sobre una base relativamente continua en un medio y se ocupa de actividades que, por lo general, se relacionan con una meta o con un conjunto de fines3 Un concepto como el de Organizacin, que abarca formaciones sociales tan heterogneas como un partido poltico, una prisin, un hospital, una escuela, una empresa sea esta comercial, industrial, de servicios o una comunidad religiosa, etc. Resulta difcil de definir a no ser que se haga en trminos mnimos, es decir, por los pocos rasgos comunes que estas formaciones sociales efectivamente tienen; en este sentido es posible determinar una serie de notas mnimas que caracterizan a las
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Hall, E. Organizaciones: Estructura y procesos. Prentice- Hall. Englewood Cliffs 1993. 22 Texto del rea Comunicacin y Relaciones Pblicas

organizaciones, diferencindolas de otras formaciones sociales, como los grupos tnico o las familias, y de otros conceptos sociales, como el de clase, el de personal o el de masa amorfa (Mayntz, 1972). Una definicin clsica de organizacin es la ofrecida por Barnard en su conocida obra THE FUNCTIONS OF THE EXECUTIVE. 1938). La organizacin es un sistema de actividades o fuerzas de dos o ms personas conscientemente coordinadas. Otro autor Schein (1978) explica indicando que La organizacin es la coordinacin racional de las actividades de un cierto nmero de personas que intentan conseguir una finalidad y objetivo comn y explcito mediante la divisin de funciones y del trabajo a travs de una jerarquizacin de la autoridad y la responsabilidad. De esta manera se han desarrollado muchas otras definiciones, lo que ha permitido para que estudiosos actuales como Port, Lawler, etc. Establecer cinco caractersticas de tipo general en lo que respecta a las organizaciones: Las organizaciones estn compuestas por individuos y grupos de individuos, aunque stos slo estn parcialmente implicados y pueden pertenecer, por tanto, a varias de ellas. Las organizaciones se constituyen en vistas a conseguir ciertos fines especficos. Utilizan para ella la diferenciacin de funciones y la divisin de trabajo. Las organizaciones tienden a estar coordinadas y dirigidas racionalmente Las organizaciones presentan cierta permanencia a travs del tiempo y cierta delimitacin espacial, tecnolgica e instrumental. En suma, estas formaciones sociales estn compuestas de personas, pero en cuanto son capaces de realizar determinadas actividades pautadas en vista a la consecucin de los objetivos establecidos; no se reducen a una mera suma o agregado de individuos. Hay mucho ms, existe una relacin determinada entre ellos y con el contexto ambiental, existe una estructura material y humana y existen tambin unas determinadas funciones y procesos delimitados. Por esta razn es el concepto de sistema el que ha permitido una clarificacin de todos estos aspectos.
1.7 LA EMPRESA Y/O INSTITUCIN

Aunque la administracin es aplicable a cualquier grupo social (educativo, militar, comercial, industrial, etc.) su campo de accin ms representativo es la empresa. La empresa nace para atender las necesidades de la sociedad y crea satisfactores a cambio de una retribucin que compense el riesgo de los inversionistas. En la empresa el factor humano es decisivo y la administracin establece los fundamentos para lograr
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armonizar los numerosos intereses de los accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores. Para Anthony Jay, la Empresa constituyen instituciones para el empleo eficaz de los recursos mediante un gobierno (junta directiva), para mantener y aumenta la riqueza de los accionistas y proporcionarles seguridad y prosperidad a los empleados. En esta misma lnea Isaac Guzmn Valdivia, considera como una unidad econmicosocial en la que el capital, el trabajo y la direccin se coordinan para lograr una produccin que responsa a los requerimientos del medio humano en el que la propia empresa acta. Por otro lado, si se considera desde el aspecto social, se puede indicar que la Empresa, es una entidad social con capacidad jurdica para realizar fines especficos, estables y estructurados formalmente de tal manera que permita la eficiencia del trabajo grupal en la consecucin de sus objetivos como institucin, empresa y organizacin. Bajo estas consideraciones, en la empresa existe un elemento muy importante que debe ser incluido, este es la sinergia, que es un efecto multiplicador de beneficios, cuando se da la unin e dos o ms elementos. 1.7.1. CARACTERSTICAS DE UNA EMPRESA Persigue retribucin por los bienes o servicios que presta Es una unidad jurdica Opera conforme a leyes vigentes (fiscales, laborales, ecolgicas, de salud, etc.) Se fija objetivos Es una unidad econmica La negociacin es la base de su vida, compra y vende Integra y organiza recursos ya sean propios o ajenos Se vale de la administracin para operar un sistema propio Corre riesgos Investiga el mejoramiento de sus productos, sus procesos y sus servicios. 1.7.2 OBJETIVOS DE LA EMPRESA Econmico-Empresariales: Retribuir el riesgo que corre el capital invertido por los accionistas Mantener el capital a valor presente Obtener beneficios arriba de los intereses bancarios para repartir utilidades a los inversionistas.
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De operacin: Investigar las necesidades del mercado para crear productos y servicios competitivos Mantener sus procesos con mejora continua Pagar y desarrollar empresas proveedoras Pagar a los empleados los servicios prestados Investigar y desarrollar nuevas tecnologas Desarrollar habilidades de trabajo en su personal Crecimiento moral e interno de sus empleados.
Sociales: Satisfacer las necesidades de los consumidores del mercado Sustituir importaciones y, en algunos casos, generar divisas y tecnologa Proporcionar empleo Pagar impuestos Cubrir, mediante organismos pblicos o privados, la seguridad social Proteger la ecologa.
1.7.3. REAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA La administracin es un proceso dinmico y evolutivo, que se adapta e influye continuamente a las condiciones sociales, polticas, tecnolgicas y hace uso de ellas para lograr en la forma ms satisfactoria posible los objetivos que persigue cualquier organizacin. El hombre investiga, prev y planifica constantemente todos los acatos de su vida, muchas veces sin percatarse de ello; las actividades de observacin e investigacin nos sirven para conocer la situacin actual y basada en ella prever las consecuencias de la accin individual y planificar la accin futura. Las funciones de investigacin, previsin y planificacin siempre estn sujetas a las cambiantes condiciones ambientales, que tambin so dinmicas. No bien se ha adoptado un plan, cuando ya han surgido nuevos elementos que hacen variar las previsiones, por tanto aparecen nuevos elementos que debern ser considerados e el plan general. El objetivo de la Administracin como ciencia, es estudiar y analizar los elementos que integran el proceso administrativo, ms como la Administracin es aplicada como arte, busca la forma de coordinarlos y controlarlos, a fin de obtener el mximo provecho de ellos en el logro del fin propuesto.
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La tarea de conducir las diversas funciones de la administracin, no es cosa fcil, es propsito de quien dirige es hacer que las actividades se realicen de la manera ms eficiente posible y para lograrlo, el administrador se vale del proceso administrativo, por esta razn se puede decir que: el proceso administrativo constituye la administracin en accin, donde las principales etapas y elementos bsicos son: Planificacin, Organizacin, Direccin, Ejecucin y control.
1.8 SISTEMA ORGANIZACIONAL A travs del tiempo el concepto y tratamiento de la organizacin ha ido complementndose especialmente como respuesta a la dinmica que independientemente del tamao, naturaleza, complejidad y fines a todas caracteriza. De este modo, la visin simplista formada sobre la base de una connotacin nicamente estructural fue modificada en reconocimiento a la importancia del comportamiento humano, como condicionalmente permanente y final del funcionamiento de toda organizacin social, dando paso a una dimensin ms completa que permiti garantizar mejores y mayores logros, produccin de la accin participativa. En la actualidad derivado de las consideraciones expuestas, el vocablo Organizacin se ha vuelto merecedor del calificativo Sistema dando lugar a la dimensin de sistema organizacional para significar que lo ms importante en las organizaciones no son los elementos que lo integran sino sus relaciones e interacciones, as como el intercambio y transacciones que las organizaciones realizan con el medio ambiente dentro del cual se desenvuelven. Esta nueva ptica exige otra clase de orientaciones y preocupaciones, lo que a su vez demanda otra naturaleza e capacidades que rebasan el mbito de a eficiencia en trminos de rendimiento para inscribirse en el mbito de la generacin de respuestas efectivas que garanticen su sobrevivencia y desarrollo dentro de una sociedad de organizaciones cambiantes. En este sentido, la Administracin es importante porque se refiere a la bsqueda y logro de los objetivos, todos somos administradores en nuestra propia vida y la prctica de la administracin se encuentra en cada una de las facetas de la actividad humana. Ejemplo: escuelas, negocios, iglesia, gobiernos, sindicatos, fuerzas armadas y familia. Tambin es importante porque:
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Se aplica a todo tipo de empresa, aunque lgicamente sea ms necesaria en la de mayor envergadura. El xito de una empresa depende de una buena administracin. La adecuada administracin eleva la productividad y as cada elemento de esa empresa es eficiente y productiva. La sociedad misma por ella tendr que serlo. La eficiencia tcnica administrativa promueve y orienta hacia el desarrollo, crea capitalizacin, mejora la calidad de empleados y trabajadores. En la pequea y mediana empresa la nica posibilidad de competir con otras similares es mejorar su administracin. En este contexto cambiante, donde las personas son el elemento ms valiosos de las empresas destaca la importancia del lugar de trabajo, la oficina, como factor de motivacin. Por eso, las compaas, tanto las grandes como las pequeas, estn introduciendo cambios en la decoracin y en su estructura organizativa. Para los autores, cada vez en ms compaas se observa una tendencia a la simplificacin y descentralizacin de la estructura organizativa. De este modo se consigue una organizacin ms dinmica y flexible. Las empresas estn reduciendo los niveles jerrquicos y hay una mayor descentralizacin a la hora de tomar decisiones, potenciando as el trabajo en equipo y la autonoma de las personas en cuanto a como, cuando y donde realizar el trabajo. Todo esto necesita un nuevo estilo de direccin y liderazgo ms participativo, donde los objetivos y la evaluacin del rendimiento, tanto a nivel individual como colectivo, se revisen peridicamente. Para conseguir esto, el libro editado por Ofita, destaca la importancia de habilitar en el lugar de trabajo dos tipos de zonas comunes: Espacios de trabajo en grupo. Espacios flexibles y adaptables a las necesidades de cada momento, que favorezcan la creacin y desarrollo de nuevas ideas. Espacios de comunicacin informal. Espacios de interaccin, intercambio informal de conocimiento, diversin en el trabajo, cuya finalidad es fomentar la comunicacin entre empleados y aumentar su calidad de vida. No cabe duda de que la columna vertebral de estos cambios es la tecnologa, y la forma en que los directivos la han utilizado y utiliza ha sido fundamental para el xito o fracaso de estas empresas. Dirigir en la era de los cyber negocios es una labor de sntesis y de carcter, de inteligencia y voluntad. El desarrollo de la sociedad del conocimiento se caracteriza por su fugacidad. Saber orientarse con rapidez y flexibilidad es tan difcil como indispensable. La actual dinmica empresarial necesita dirigentes que sepa hacer frente a los continuos cambios y aprovechen y rentabilicen las nuevas oportunidades. Los directivos tienen que promover las transformaciones y abrirse a nuevas alternativas de gestin fuera de la compaa.
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1.9
CULTURA ORGANIZACIONAL
En cuanto a la cultura dentro de las organizaciones, Munich (1996), refiere: "al conjunto de valores, necesidades, expectativas, creencias, polticas y normas aceptadas y practicadas por sus miembros" (p. 188). Por lo tanto la cultura, equivale al modo de vida de la organizacin en todos sus aspectos. Robbins (1999), define la cultura organizacional como la: "percepcin comn mantenida por los miembros de la organizacin; sistema de significado compartido entre sus miembros que distingue a una organizacin de las otras" Posteriormente seala que la cultura organizacional se ocupa de la forma como los empleados perciben las caractersticas de la cultura de una organizacin, entendiendo la cultura como un trmino descriptivo, admite adems que las grandes organizaciones tienen una cultura dominante y grupos de subculturas. El mismo autor especifica que la cultura dominante, expresa los valores centrales que son compartidos por la mayora de los miembros de la organizacin, definindose sta como la cultura organizacional; las subculturas se desarrollan en las grandes organizaciones donde repercuten los problemas que los miembros de la organizacin enfrentan. As mismo, pueden derivarse por designaciones departamentales y por separaciones geogrficas. Esto implica que los valores centrales se mantienen en esencia, pero se modifican para reflejar la situacin diferente de la unidad que est separada. Es importante sealar, que la cultura organizacional es un patrn general de conducta y valores compartidos por sus integrantes que provienen de las creencias organizacionales. Una cultura fuerte es casi siempre el resultado de la atencin ejecutiva a una serie de valores organizacionales firmes. Por otra parte Gibson y Donneli (1996), plantean que la cultura de una organizacin es una forma de contemplar y pensar sobre el comportamiento que se da en la organizacin y dentro de la misma, una perspectiva que se adopta para comprender lo que sucede en ella, incluye toda una serie de aspectos que tratan de explicar y predecir la forma en que la organizacin y los que trabajan en ella se comportan en las distintas circunstancias. En este sentido, la cultura organizacional se asume como el proceso que orienta y encamina la conducta diaria y la toma de decisiones de los integrantes de una organizacin en la bsqueda de las metas institucionales. As mismo, Stonner y otros (1996), plantean la existencia de aspectos evidentes y menos visibles; entre los evidentes y abiertos estn las metas de la organizacin expresadas de manera formal, la tecnologa, estructura, polticas y procedimientos, recursos financieros, bajo esta superficie estn los aspectos cubiertos u ocultos; los informales incluyen percepciones, actitudes, sentimientos y valores compartidos sobre la naturaleza humana.
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En la cultura organizacional, existen tres elementos bsicos ellos son: artefactos, valores adoptados y supuestos bsicos, al respecto Schein (1992) dice: Que los artefactos son procesos y estructuras visibles de la organizacin (difciles de descifrar), valores adoptados son las estrategias, metas, filosofas (justificaciones adoptadas) y los supuestos bsicos fundamentales, representadas por las creencias, percepciones, pensamientos y sentimientos inconscientes, que se dan por sentado A tal efecto, los artefactos incluyen productos, servicios e incluso conductas de los miembros del grupo; en cuanto a los valores adoptados, son las razones que se esgrimen para explicar lo que se hace generalmente en la cultura de las organizaciones. Estos valores se adoptan de los fundadores de la cultura y los nuevos miembros aprenden los valores adoptados y su significado. Por ltimo los supuestos bsicos, son las ideas que toman por sentado los miembros de la organizacin. En una organizacin la cultura dicta la manera indicada de hacer las cosas, muchas veces por medio de supuestos implcitos. Estos tres elementos son fundamentales para entender la cultura organizacional, la cual est compuesta por la forma acostumbrada o tradicional de pensar y hacer las cosas, que comparten, en mayor o menor medida todos los miembros de la organizacin y que los nuevos integrantes deben aprender, cuando menos aceptar en parte, para que la prestacin de sus servicios sea asumida por la organizacin. En general, la cultura es el conjunto de valores, creencias y comportamientos que caracterizan a una organizacin. Dicha cultura es la integracin de la historia que comparte la institucin, las expectativas, las reglas tcitas y explcitas y las costumbres sociales que se reflejan en el comportamiento de todos sus miembros. 1.10 CULTURA CORPORATIVA.
Stoner y otros (1996), al referirse a la cultura corporativa como fundamento del desempeo de las organizaciones concluyen que: (a) La cultura corporativa puede tener un impacto significativo en el desempeo econmico de la empresa, a largo plazo. (b) La cultura corporativa, quiz, ser un factor an ms importante que determine el xito o fracaso de las empresas en la prxima dcada. (c) No son raras las culturas corporativas que inhiben el desempeo financiero slido, a largo plazo; stas se desarrollan con gran facilidad, incluso en empresas que estn llenas de personas razonables e inteligentes. (d) S se puede lograr que las culturas corporativas, aunque sean difciles de cambiar, refuercen ms el desempeo. La cultura corporativa est estrechamente concertada con el compromiso y los valores compartidos de la organizacin, teniendo que ver con el comportamiento colectivo que potencia el trabajo en equipo, la toma de decisiones, trabajos estables, satisfaccin de clientes y usuarios, trasmitir confianza, flexibilidad de ideas y adaptacin a las circunstancias, utilizacin eficiente de los recursos, mejora continua de los procesos, lealtad y compromiso, calidad de los productos y servicios entre otros. La misin es la imagen que la organizacin tiene de s misma, es un conjunto de ideas generalizadas que direccionan el marco de referencia de lo que la institucin quiere y
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espera ser en el futuro. Serna (1997), especifica que "la visin seala rumbo, da direccin. Es la cadena o el lazo que une, en las empresas, al presente con el futuro" La visin es la gua que permite a la alta gerencia establecer el camino para el logro prospectivo de los objetivos de la organizacin, es decir, se orienta hacia lo que la institucin pretende ser en el futuro. Por lo antes descrito, la visin se constituye en el elemento que logra la cohesin y coherencia, garantizando la consonancia y consistencia de todos los miembros de la organizacin, en el trabajo mancomunado hacia el logro de la visin compartida. Senge, (1999), afirma que: "cuando la gente comparte una visin est conectada, vinculada por una aspiracin comn. Una visin compartida despierta el compromiso de mucha gente, porque ella, refleja la visin personal de esa gente" (p. 261). Por consiguiente, para la gerencia del conocimiento las organizaciones deben compartir la visin. 1.11 LIDERAZGO
La visin que tienen en general los trabajadores de su jefe es que ordenan, mandan, deciden, dicen lo que se debe hacer, imponen criterios, distribuyen el trabajo, controlan y supervisan las tareas. La preocupacin de los directivos y mando debera estar centrada en crear una imagen tal, que sus subordinados lo catalogaran como un colaborador ms, orientador, escucha de su gente, generador de confianza; aceptado naturalmente por el grupo, buen comunicador persona que apoye y ayude, que transmite seguridad. El mando que es lder trabaja para ser aceptado por su carisma y su servicio a un equipo que compra ayuda y orientacin para cumplir con las metas prefijadas que se han negociado previamente. El lder es el respaldo del equipo, el que potencia a las personas para que se desarrollen sus inquietudes, iniciativas y creatividad. Fomenta la responsabilidad, el espritu de equipo, el desarrollo personal, y, especialmente, es el artesano de la creacin de un espritu de pertenencia que une a los colaboradores para decidir las medidas a tomar. Realmente es fcil comprender las ventajas del liderazgo y cmo invirtiendo la pirmide como dice K. Placard (1991): "Se logra mayor rentabilidad, productividad, calidad y clima de equipo, es suficiente para un mando leer estas lneas o un libro sobre liderazgo para, automticamente ser un lder de equipo?." Lamentablemente la respuesta es no. Hay un doble problema insalvable pero s indispensable de tomar en cuenta:
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El primero es cultural y puede solventarse con un entrenamiento adecuado, no piensen los directivos que con un seminario de 15 o 20 horas sus mandos se convertirn en lderes pero al igual que cualquier estudio o carrera con mtodo, sistema, entrenamiento y tiempo, las personas pueden aprender y poner en prctica con eficacia los principios del liderazgo. El segundo es actitudinal, un poco ms complicado pero no de imposible solucin. Muchos seminarios deberan contemplar el cambio de aptitudes dentro de sus objetivos, permitir a las personas conocerse, analizar el origen de su carcter, temperamento y relaciones, para poder tomar decisiones de cambio que le ayuden a una convivencia ms armoniosa, satisfactoria para as, sana en lo personal y en las relaciones. Hay lderes naturales; las personas buscan lderes que lo representen, que orienten y apoyen; tambin es posible aprender hacerlo. Le gustara a Ud. Ser reconocido como un lder de su equipo? 1.11.1 IMPORTANCIA DEL LIDERAZGO Es importante por ser la capacidad de un jefe para guiar y dirigir. Una organizacin puede tener una planeacin adecuada, control y procedimiento de organizacin y no sobrevivir a la falta de un lder apropiado. Es vital para la supervivencia de cualquier negocio u organizacin. Por lo contrario, muchas organizaciones con una planeacin deficiente y malas tcnicas de organizacin y control han sobrevivido debido a la presencia de un liderazgo dinmico.
LIDER
SER
HACER VER DECIR
1.12
TRABAJO EN EQUIPO
Muchas organizaciones estn descubriendo que su futuro esta en el TRABAJO EN EQUIPO, con su respectiva evaluacin. Por ejemplo podemos empezar por el grupo natural de trabajo, o por un grupo de trabajo por proyecto, mientras el equipo va madurando y as poder evolucionar a equipos de mejora continua y seguir el camino hasta poder desarrollar equipos autodirigidos para llegar finalmente a los equipos de alto desempeo.
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Al final de cuentas se debe buscar que los miembros de la organizacin entren en una interdependencia y se apoyen unos co otros. Slo as se podrn forman verdaderos equipos de trabajo. Cuando los integrantes de una organizacin llegan a una madurez considerable, el establecimiento de una MISIN, de un PROPSITO, y VISIN compartidos, as como la negacin de las metas de los resultados esperados, los VALORES entendidos y compartidos, sern suficientes para enfocar los esfuerzos del personal a las metas comunes de la empresa, y o entidad sea sta de cualquier origen. 1.12.1 FUNDAMENTOS PARA LOS EQUIPOS DE TRABAJO Necesidades del equipo: Metas comunes Ejercicio del liderazgo situacional Interaccin e involucramiento de todos los miembros del equipo Mantenimiento de a autoestima individual Comunicaciones abiertas Otorgar poder al equipo para que pueda tomar decisiones Atencin al proceso y al contenido Observar y cuidar la confianza mutua Respeto por las diferencias Negociacin y resolucin constructiva de los conflictos.
BIBLIOGRAFA. ARGYRIS, C (1993): Cmo vencer las barreras organizativas. Madrid: Daz de Santos. Editor. GAIRN, J. y ARMENGOL, C. (Eds.) (2003): Estrategias de formacin para el cambio organizacional. Barcelona : Ciss Praxis. FAINSTEIN,H "La Gestin de Equipos Eficaces", Organizaciones del Siglo XXI Ediciones Macchi 1997 Buenos Aires - Argentina DYER, William "Formacin de equipos Problemas y alternativas" Addison/ Wesley Iberoamericana 1988 Wilmington, Delaware, EEUU. LEVY, LEVOYER, . C. GESTIN POR COMPETENCIAS. Ed. Gestin 2000. Barcelona. PFIFFNER Y SHERWOOD. ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA, Herrero hermanos, Mxico. 1997. GUIZAR M. DESARROLLO ORGANIZACIONAL PRINCIPIOS Y APLICACIONES. Editorial McGrawHill. Colombia. 2000 HALLER, R. LA TOMA DE DECISIONES. Biblioteca esencial del ejecutivo. Editorial Grijalbo. 2002.
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CONTENIDO LECTURA
La Meta
Best Seller, Es una novela sui generis que fantasiosamente nos lleva a conocer los procesos administrativos y de produccin de una empresa. Con un leguaje coloquial y entendible nos ubica en situaciones que obligan al lector a pensar y repensar en soluciones para los problemas presentados. Es un ejercicio dinmico que a travs de la lectura, nos proporciona elementos cognitivos que sern aplicados en nuestro ejercicio profesional.
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Cunto podemos producir?

(Evidencia de desempeo)
PROYECTO N 1 EQUIPO DE TRABAJO: 1. 2. 3. 4. 5..
Construya un organizador grfico con los conceptos aprehendidos en el Proyecto 1
Construya un ensayo sobre la Administracin y el rol de la secretaria en la empresa, organizacin o institucin.
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ACREDITACIN Y PROMOCIN: (Evidencia de desempeo y conocimiento)

Proponga un resumen e identifique los temas ms relevantes que encontr en el Proyecto 1
Extracto: ............................................................................................................................................................ ........... ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ .................................................................................................................................................................. ...... ........................................................................................................................................................................ ....................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ EVALUACIN FORMATIVA Puntualidad Presentacin Apropiacin Creatividad Ensayo Sustentacin Ex CE S CE MB CE B CE EVALUACIN SUMATIVA
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PROMEDIO GENERAL: ESTUDIANTE: INDICADORES Ex S MB B
DOCENTE:
MBA. Carlos Larrea Naranjo
Puntualidad Presentacin Apropiacin Creatividad Ensayo Sustentacin
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REFERENCIAS


DURACIN: N de semanas: 6 Fecha: desde 30 de octubre hasta: 4 de diciembre Problema: Establecer el contexto de la organizacin de eventos. Causas: Los eventos se realizan sin planificar El personal de las empresas no estn formados acadmicamente para planificar eventos.
- Disear y planificar un evento empresarial, acadmico o social.
Lo que el estudiante quiere o necesita saber: Cmo se planifica un evento? Qu tipos de evento se pueden realizar? Qu condiciones se necesitan para organizar un evento?
OBJETIVOS: Identificar la metodologa de la organizacin de eventos Proponer una planificacin de organizacin de eventos
Los estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, reflexionarn sobre la importancia de la Organizacin de eventos y su repercusin en la imagen corporativa. La lectura seleccionada, es una propuesta, para la comprensin de la temtica planteada. Todas las actividades estarn encaminadas a que el estudiante encuentre respuestas a las preguntas planteadas. Metodologa de agrupacin: 2 3 4 5
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1 Coordinador: responsable de articular las actividades de todo el equipo, gua la participacin. Redactor: recepta criterios, integra y ordena la informacin. Investigador: consulta definiciones, criterios y aclara dudas del equipo. Expositor: expone pblicamente y argumenta los criterios de su equipo de trabajo. Diseador: prepara el material que sustente la defensa pblica del trabajo en equipo.

ACTIVIDADES
Control de Lectura Anlisis del documento expuesto Identificacin de la metodologa de organizacin de eventos Investigacin sobre eventos realizados en empresas, instituciones u organizaciones de Riobamba. (Ensayo) Exposicin individual
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Los eventos que realiza la empresa, son el fiel reflejo de su administracin. cln
Al trmino del Proyecto Pedaggico los estudiantes, en un crculo de rendicin de cuentas, llenarn la tabla de evaluacin, para el efecto, el coordinador, a travs de preguntas constatar la apropiacin de los aprendizajes mnimos, los ejercicios de aplicacin y el nivel de participacin.

2.- GESTION DE EVENTOS 2.1 Lo tpico Es habitual que las entidades pblicas o privadas requieran de apoyo tcnico para la organizacin de actos o eventos relacionados con El mbito de su accin, 2 como conferencias formativas o Cmo organizo celebraciones enmarcadas en el contexto adecuadamente empresarial. No siempre el personal de un evento dichas instituciones es suficiente para asumir por completo el conjunto de tareas necesarias y requiere de especialistas en diferentes materias, as como de personal auxiliar para las tareas de apoyo. A veces, es tambin necesario poner a disposicin del cliente los medios tcnicos necesarios (ordenadores, proyectores multimedia y de transparencias), etc.) y asumir la ejecucin del material de apoyo necesario (impresos, CD-Rom o DVD interactivos, etc.). A quin le compete asumir estas responsabilidades? la respuesta es simple: LA SECRETARIA Esta profesional del secretariado debe estar en condiciones de ofrecer un servicio integral en este sentido, tanto al nivel de la organizacin de dichos eventos, como en la ejecucin del conjunto de tareas necesarias. Para ello, es necesario incorporar su experiencia y sus medios tcnicos en las actividades requeridas. La gestin de eventos es uno de los trabajos ms complicados de la organizacin ya que es el momento en el cual no solo tenemos que asegurarnos de que todo se encuentre en orden, sino que tambin es importante que cuidemos cada uno de los detalles que pueda llegar a fallar para evitar que perjudique el evento, por eso diremos que la gestin de eventos se basa principalmente en la supervisin del desarrollo de los mismos, por eso decimos que se requiere prestarle atencin a ms de un solo detalle a la vez. Generalmente quienes llevan a cabo este trabajo son los mismos organizadores teniendo en cuenta que despus de todos son ellos quienes estn detrs de la planificacin desde un principio. Por esta razn es importante que nosotros como anfitriones demos completa libertad a los organizadores para que puedan realizar su trabajo sin ningn tipo de problema. La coordinacin o gestin de eventos: "Atencin, servicio y protocolo" son sus tres principales propsitos: a) Primero que tipo de evento es: social, acadmico... etc.)
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b) Segundo debes organizar, recursos materiales, financieros y humanos, tomando como base los siguientes factores: 1. Lugar, decidir el lugar donde se llevar a cabo el evento. 2. Ambientacin. 3. Organizacin de mobiliario y equipo, 4. Tipo de montajes (segn el tipo de evento), existen diversos: Si es social.- gourmet, ruso, coctel, etc. Si es acadmico.- "herradura", en "E", en "U", de "Auditorio", etc. Banquetes, (este vara considerablemente dependiendo del tipo de evento) ya que algunos llevaran algn men, otros un simple ambig, talvs un coffe breack, o simplemente una distincin. Ambientacin,(debes evaluar iluminacin, decoracin, distribucin, accesos, cantidad de invitados o comensales). Entretenimiento. Cada evento, debe decidirse por un entretenimiento que contribuya al objetivo de la reunin o evento.
Por otro lado tambin debemos tener en cuenta el hecho de que por nuestra parte tambin podemos colaborar supervisando algunas reas de las cuales ellos no puedan estar pendientes, ya que le trabajar en equipo puede resultar una gran idea. Para que podamos entender un poco ms acerca de la gestin de eventos, podemos decir que por ejemplo, en una conferencia, los organizadores deben asegurarse que todos los equipos se encuentren correctamente conectados y en funcionamiento, que la persona que sea la encargada de dar dicha conferencia cuente con todos los recursos necesarios para hacer su trabajo
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Y tambin es fundamental que nos aseguremos de que las personas que participan como espectadores de la misma se encuentren cmodos y a gusto en el lugar. Todos estos factores sumados correctamente suelen darnos resultados exitosos ya que debemos tener en cuenta que es muy importante que los eventos de este tipo tengan cierta repercusin entre la gente, por eso es que una buena gestin de eventos en este caso es algo fundamental. Dicho esto podemos decir que bsicamente la idea de la gestin de eventos es lograr que todo salga a la perfeccin y en el caso de que surja algn inconveniente intentar solucionarlo ya que es fundamental que todo salga a la perfeccin especialmente si se trata de un evento con alguna finalidad relevante, tal y como sucede con los congresos de medicina en donde se discuten y exponen nuevos mtodos para tratamientos o procedimientos quirrgicos teniendo en cuenta la importancia de estos temas. Adems en este caso particular debemos decir que el funcionamiento de los equipos de audio, o pantallas que se utilicen es fundamental, y justamente por esta razn es que en la gestin de eventos de este tipo tambin trabajan en equipo, varios tcnicos especializados en instalaciones electrnicas como las que se utilizan. 2.2 Quines trabajan en la organizacin de un evento?
Como bien sealamos quienes se dedican a la gestin de eventos generalmente son personas que trabajan en equipos, siendo los organizadores la cabeza de dicho grupo y justamente teniendo esto en cuenta debemos saber que es probable que los organizadores y su grupo de trabajo se encuentren supervisando todo el evento durante su transcurso, y si bien esto puede sonarnos un tanto incomodo debemos decir que la mayora de las veces, al tratarse de profesionales, suelen guardar una discrecin verdaderamente impresionante al punto que apenas notaremos su presencia. De todas maneras debemos comprender que la gestin de eventos es muy importante y por eso ese grupo de trabajo debe encontrarse all, ya que por ejemplo, si durante una charla alguno de los micrfonos comienza a fallar, debe ser reemplazado inmediatamente, de la misma manera que si una pantalla se avera, deber ser reparada en el menor tiempo posible, por eso es que los tcnicos que asisten como refuerzo para la gestin de eventos siempre se encuentran dispuestos y preparados para enfrentar
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cualquiera de estos inconvenientes. En el caso de los organizadores, ellos deben supervisar todos los pequeos detalles, adems de que debe asegurarse de que la gente este correctamente ubicada, se sienta cmoda y que todo el ambiente del evento. En nuestro caso particular la cabeza visible de la organizacin del evento, es usted, Secretaria de la empresa. Y obviamente debe manejar el conocimiento requerido para que las cosas salgan perfectamente bien. 2.3 Eventos de empresa Motivacin outdoor para empleados Est demostrado que realizar actividades en grupo fuera ambiente distendido mejora las relaciones de los comunicacin y permiten desarrollar habilidades que desapercibidas. Ahora que llega el buen tiempo es el del mbito laboral y en un empleados. Potencian la en otro contexto pasaran momento de organizarlas.
Un equipo motivado mejora su rendimiento laboral. Por eso, cada vez ms empresas organizan actividades al aire libre para sus empleados en las que la competitividad es slo un juego. As fomentan la comunicacin y el trabajo en equipo. Estas experiencias estn siendo tan positivas que se utilizan incluso entre departamentos del mismo sector pero de diferentes empresas. 2.3.1 Qu tipo de eventos?
Actividades outdoor colectivas como el karting, paintball, circuitos de 4x4 o piragismo en aguas abiertas fomentan la comunicacin, la creatividad prctica, el liderazgo, la capacidad de negociacin y el pensamiento estratgico. Existen otras ms
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arriesgadas como vuelo sin motor, o pilotaje de monoplazas en circuitos. Y otras ms costosas como navegacin en veleros de poca a mar abierto. El piragismo est de moda y se encuentra entre las ms demandadas. El empleado, adems de divertirse, comparte y conoce mejor a sus compaeros, desarrollar capacidades que luego podr poner en prctica en su vida diaria. Los directivos premian as al trabajador, con experiencias en lugar de dinero, y obtienen ms ventajas. 2.3.2 Por qu organizar eventos de motivacin?
Es la primera pregunta que debemos plantearnos antes de organizar un evento de estas caractersticas. Aqu presentamos varias razones: La motivacin de los empleados. Conocer al grupo de asistentes y sus impresiones sobre su trabajo o comunicar a los empleados nuevos retos de la empresa. Mejorar la comunicacin entre departamentos. Incluso en la PYMES la nica relacin que tienen algunas personas entre s es a travs del telfono o del e mail. Premiar a los empleados por la consecucin de unos objetivos. Que los empleados se involucren ms en la empresa. Lo que se pretende en muchos casos es fidelizar al trabajador para que se sienta a gusto y entienda que es una pieza importante en la estructura. Estrechar lazos con otros departamentos de la empresa.
2.3.3 Qu tipo de actividades outdoor son las ms demandadas?

Los eventos pueden ser muy diversos: desde los ya nombrados karting, circuitos 4x4, piragismo en aguas abiertas o embalses, equitacin o quads a gymkhanas urbanas, patines a motor, paintball, vuelos en globo, pilotaje de monoplazas en circuitos privados, parapente, montar a caballo por valles, vuelos en veleros con vistas areas de ciudades, regatas en veleros de poca, bautismo de buceo en arrecifes de coral. Como se puede ver, hay un sinfn de actividades que se pueden realizan en grupo y que se producen en un ambiente distendido.
2.3.4 Cmo organizar eventos outdoor?

Antes de elegir la actividad que se desea organizar hay que tener en cuenta los siguientes factores; Qu es lo que queremos conseguir. Cuntas personas van a participar. El perfil de esas personas. La poca del ao.
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El tiempo disponible. El presupuesto. a. Nmero de personas Para que este tipo de actividades sean un xito debe contar con un nmero mnimo de participantes que los expertos estiman en cuatro. b. Perfil En funcin de cmo son las personas, si son aventureras, deportistas o ms tranquilas tendr que decidir qu evento se ajusta ms a sus caractersticas. Tambin tienes que recabar informacin sobre edades y sexo de los participantes. Por ejemplo si es gente joven querrn actividades de ocio y entretenidas. c. poca del ao La primavera es una estacin perfecta para organizar una partida de paintball, una excursin en quads, en 4x4 o una gymkhana humana. Y las altas temperaturas del verano convierten en idneo un descenso en kayak. Para el invierno, un da en la nieve o excursiones a casas rurales sera perfecto. Y en un da otoal, una capea o un vuelo sin motor son planes perfectos. d. Tiempo disponible Mira el calendario y escoge una fecha con antelacin en la que todos puedan acudir sin problemas. Los fines de semana puede ser un buen momento y la duracin normal es de un da, aunque tambin se organizan programas ms largos. Cortos, pero intensos. e. Presupuesto A tener muy en cuenta ya que en funcin del mismo, podrs organizar eventos muy econmicos u otros ms caros y sofisticados que incluyan todo un programa completo de restauracin, alojamiento y actividades. f. Si piensas en organizar un evento de motivacin aprovecha los meses de poca lluvia ya que la mayora se realizan al aire libre.
2.4. CLAVES PARA ORGANIZAR UNA REUNION DE EMPRESA
Objetivo de la reunin. Resulta imprescindible conocer qu objetivo perseguimos con su celebracin, ya que no requiere igual preparacin ni organizacin una reunin de departamento que una en la que intervenga la Direccin General de la empresa. De la clara definicin del objetivo dependern tambin el lugar elegido para celebrarla, el nmero y rango de asistentes, etc.
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Identificar si es una reunin preestablecida, por ejemplo las que se programan peridicamente en el tiempo, o bien se trata de una reunin extraordinaria. Son reuniones ocasionales y requerirn normalmente un mayor grado de control por no estar previamente previstas. Determinar los asistentes. En funcin del objetivo y de los temas a tratar en la reunin, se determinar la lista definitiva de asistentes, que puede contar con personal interno o externo de la empresa (asesores, clientes). En este caso, debern tenerse en cuenta cuestiones adicionales, como por ejemplo la necesidad de intrpretes. En funcin del tipo de reunin, los asistentes se distribuirn en funcin de su categora y precedencia. Convocatoria. Una vez determinados los asistentes, debe realizarse la convocatoria de la reunin. Orden del da. Deben fijarse de antemano los temas a tratar, con una estimacin del tiempo dedicado a cada uno de ellos. Se enviar a cada asistente una copia del orden del da con antelacin a la reunin. Como mnimo debern figurar: da, hora, lugar, temas a tratar, participantes, sustitutos en caso de ausencia... Documentacin. Es necesario prever el tipo de documentacin que ser necesario preparar para la reunin, as como el nmero de copias necesarias de cada documento. Preparar el marco donde va a realizarse la reunin. En funcin del objetivo y del tipo de reunin de que se trate se elegir la sede donde se celebrar, adems de prever el resto de servicios auxiliares que puedan ser necesarios (medios audiovisuales para presentaciones, catering, grabacin, videoconferencia). Asimismo, deber preverse cmo se realizar la recepcin de los asistentes externos a la empresa. Acta. En el caso de reuniones donde intervengan rganos o personal directivo, es recomendable cuando no obligatorio levantar acta de la reunin, donde se consignen las distintas intervenciones y las decisiones acordadas en la misma. Preparacin de la sala. El mismo da de la reunin es imprescindible inspeccionar la sala donde va a celebrarse y elaborar un check list de los conceptos y materiales que deben tenerse en cuenta para que todo est listo: elementos decorativos, temperatura y ambientacin de la sala, documentacin necesaria, proyectores, pizarras, material para tomar notas, mobiliario adecuado... Gestin de interrupciones. La persona que organiza la reunin, normalmente la Secretaria, debe establecer con su superior la forma en que se gestionarn imprevistos y posibles interrupciones en la reunin, teniendo en cuenta que debe minimizarse el impacto de aqullos sobre sta y que en la medida de lo posible nunca deber interrumpirse una reunin salvo por circunstancias excepcionales, y en todo caso, siguiendo un protocolo concreto de interrupcin.
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2.5 CLAVES PARA UNA COMIDA DE EMPRESA COMPLETA
Eleccin de la fecha.- La fecha de cualquier evento debe ser pensada con sumo cuidado, para evitar que coincida con eventos de gran relevancia en la ciudad, en el pas, etc. Este criterio depende de la importancia del evento y de sus invitados. Asimismo, semanas con das festivos - principalmente la vspera de los mismos -, proximidad de inicio o de fin del perodo habitual de fiestas no son fechas aconsejables. Seleccin del local.- La seleccin del local debe estar relacionada con la tipologa del evento que se pretende promover y con la poca del ao en que se enmarca, sin descuidar los accesos y las posibilidades de aparcamiento. Cuando se piensa en una solucin al aire libre es necesario manejar siempre un plan B que de respuesta a las hipotticas condiciones climatolgicas menos favorables. La empresa de catering debe ser informada del local con suficiente antelacin para garantizar la posibilidad de ejecucin del servicio mediante las condiciones tcnicas y logsticas previstas. En el caso de que la empresa de catering no haya trabajado anteriormente en ese local deber ser promovida una visita tcnica al espacio antes del evento. El horario.- El horario de un evento ayuda a definir la tipologa del servicio. Por ejemplo, si el objetivo pasa por crear un pequeo momento de convivencia informal al final del da -con duracin aproximada de una hora u hora y media-, entonces debe tratarse necesariamente de un cocktail. Durante un evento, es necesario percibir las necesidades de los invitados. Una vez definido el formato del servicio adecuado, es necesario evitar que se aproxime la hora de comer, para que los invitados no estn a la espera de algo ms como, por ejemplo, un plato caliente.
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El nmero de invitados.- El nmero mximo y mnimo de invitados que pueden participar en un evento es una nocin que debe estar siempre presente. De ese factor dependen variables importantes como el local/espacio, la respectiva capacidad y la tipologa del servicio. Un espacio puede ser excelente para un cocktail de 20 personas, pero desaconsejable para una comida de 15.
La tipologa del servicio.- Despus de definidos los puntos anteriores, estn reunidas las condiciones para decidir con claridad la tipologa del servicio: welcome coffee o coffee break; almuerzo de pie o buffet sentado; cocktail o men Esta eleccin se realiza en concordancia con las caractersticas del evento que se est organizando.
Solicitudes de propuestas.- La forma ideal para articular todas las partes armoniosamente pasa por definir los puntos anteriores antes de solicitar propuestas para la realizacin del evento. En lo que concierne al espacio, si no tiene fechas disponibles o si hubiera alguna indefinicin, no se puede hacer reserva o bloqueo de fecha. En lo relativo al catering, para que el cliente pueda beneficiarse de una propuesta personalizada y hecha a medida de su evento, tendr de facilitar los detalles concretos que permitan adecuar los servicios propuestos.
Seleccin y composicin del men.- El anlisis de las propuestas debe ser hecho con rigor. A veces se comparan composiciones distintas de forma similar, pero es necesario considerar la cantidad y la variedad de los platos contemplados. De igual modo, los platos o productos ms sujetos a variaciones de temperatura tienen la ventaja de adaptarse a los condicionantes logsticos. Actualmente, la cuestin de las alergias e intolerancias a algunos alimentos tambin es muy frecuente, por lo que el promotor del evento debe siempre averiguar qu riesgos pueden existir entre sus invitados. Esta cuestin se aplica principalmente en mens con opciones nicas.
El precio.- A la hora de comparar propuestas deben considerarse algunos factores de forma imprescindible: la composicin, la calidad del servicio, los medios humanos y materiales contemplados, la logstica inherente al servicio/evento, etc.
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La logstica del evento.- Los montajes, la ejecucin y los desmontajes del servicio debern ser coordinadas en sintona con diferentes actores del evento: el promotor del evento, los responsables del espacio donde se realiza y los proveedores de servicios. Muchas veces, el plan de montaje est sujeto a varios ajustes por no ser posible conciliar la intervencin simultnea de los diferentes actores. El mismo plan sirve de gua para definir la intervencin de cada actor.
El acompaamiento.- Es muy importante saber quines son los responsables de la empresa que asisten al evento y sus respectivos contactos. En el da del evento, en caso de que sea necesario dar alguna informacin adicional, deben ser creados canales rpidos y eficaces de comunicacin.
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PLANIFICACIN PAUTAS PREVIAS -
2.6.1. Planificacin: Planificar es organizar en forma terica (tctica), determinando las distintas etapas del plan y las funciones que se realizarn en cada una de las etapas. Es importante conocer la finalidad del evento: homenajear, conmemorar, celebrar o atraer. Hay que establecer un proyecto preliminar y definir tiempos y asistencia. Debemos contar con por lo menos tres presupuestos para poder comparar. Tener en cuenta la administracin del evento en cuanto a papelera, promocin/prensa, funciones de cada uno del personal, derecho de admisin, permisos, convenios. Eleccin del mbito donde se desarrollar de acuerdo a la magnitud y al carcter de la reunin. Financiamiento propio, sponsors, subsidios, auspicio, apoyo, etc. Staff organizativo: delimitacin de responsabilidades y estructura jerrquica. Declaraciones oficiales: si el evento es de inters nacional, provincial, municipal, turstico, auspicio, fiesta La lista de invitados, que pueden ser naturales, ocasionales, generales. Es importante establecer qu tipo de pblico y el nivel de asistencia. Confeccionar y enviar las invitaciones con el tiempo prudencial de anticipacin. Planificacin del men, lista de compras que ser guardada para prximas reuniones, pero tendremos en cuenta las compras de productos, produccin y presentacin. Ambientacin: privilegiar el mayor espacio posible, y eliminar cualquier objeto que conforme un riesgo para los invitados y anfitriones. Tomar en cuenta la iluminacin. Instalaciones especiales. Ornamentacin. Seguridad. Estacionamiento.
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2.6.2 Pautas - Los tiempos: En sta etapa nos referimos a determinar con la debida anticipacin toda la organizacin es decir: Pre-evento: tiempo necesario antes, Lugar: primer plano, gestin de permisos, personal de seguridad. Estacionamientos, seguros, limpieza. Organizacin de transporte, hospedajes y de prensa. Gastronoma, concurso de proveedores. Elementos promocionales, presentes.Vestimenta, por sector y funcin. Papelera e impresos. Capacitacin de personal, asignacin de tareas. Lista de potenciales invitados. contratacin de audio e imagen Reconfirmacin de potenciales invitados. Reconfirmacin de gastronoma. Ajuste de informacin de transporte y hospedaje si fuera necesario. Cierre de permisos. Definicin de fecha y hora. Capacitacin definitiva del personal interviniente. Revisin general del evento ltimos ajustes. Definicin y confirmacin de invitados.
Actividades durante y posteriores a la reunin: 2.6.3 Durante la reunin: Esta etapa se basa en el manejo de tiempos y espacios que ya fueron predeterminados y deben ser respetados, salvo caso de fuerza mayor. 2.6.3.2 La operatoria de este proceso es: 48-24 horas antes: armado de estructura fijas (mesas, tarimas etc.) pruebas de sonido e imagen. Revisin de planos. Chequeo de servicios Recepcin de mercadera. Lista definitiva de invitados. 12 horas antes. Chequeo general de actividades en tiempo y forma. Comienzo del evento y anlisis de primeros movimientos. Activacin y solucin de posibles inconvenientes.
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2.6.4- Inicio y cierre del evento: En sta etapa la reunin ya est en pleno funcionamiento slo se chequear lo programado y que cada funcin se este cumpliendo como lo previsto. Se recorrer cada mesa, fila o stand. Se chequear iluminacin, audio y su nivel de llegada. Mercadera en estado y tiempo. Indumentaria, imagen y uso. Seguridad, limpieza, asistencia y movimiento de presentes. Cierre del evento, despedida de participantes. Entrega de presentes o recuerdos. Desarmado de distintos mbitos. Sumario de actividades y resultados. 2.6.5 Post-evento Es importante tener una base de datos con los siguientes puntos: Evaluacin: comercial. Aceptacin operativa, criticas, quejas y sugerencias. Anlisis y correcciones del evento. Seguimiento del evento, base de datos de participantes. Programa anual de contactos., anlisis y contactos con potenciales mercados.
2.7 ORGANIZAR CLASIFICACIN DE EVENTOS. 2.7.1 Organizar: Llamamos a organizar cuando de eventos se trata, al procedimiento intelectual, cuyo objetivo es contestar las siguientes preguntas: Qu hay que hacer? Cul es la tarea? Qu medios necesito para realizar sa tarea? En qu lugar debe realizar esa tarea? Considerando particularmente: Plan completo del lugar Plan para organizacin del trabajo Lista completa de materiales Desarrollo del evento ( tiempos) 2.7.2 Clasificacin de eventos: Para aplicar el punto anterior es necesario tener en cuenta la clasificacin del evento que se va a organizar, a saber:
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Sociales: su razn puede ser religiosa, familiar o vinculada a una persona. Bodas, bautismos, recepciones, aniversarios Empresariales: aniversarios, lanzamientos de productos, inauguracin, capacitacin. Culturales o artsticos: recitales, muestras de arte. Deportivos: competencias, entrega de premios, torneos. Polticos: convenciones, campaas, visitas. 2.7.2.1 Sociales: Los eventos sociales son aquellos con los cuales nos encontramos asiduamente. Hay que tener en cuenta siempre las preguntas a formular: si el evento es religioso es fundamental conocer a qu tipo de religin se refiere para no pasar papelones. En cambio si no interviene la iglesia y es netamente social, lo importante a tener en cuenta es el agasajado, porque debemos lograr que a la fecha programada para el evento, no ocurran imprevistos y que el agasajado concurra a su fiesta lo ms distendido posible y hacerlo brillar. Para eso estamos los organizadores, a los efectos que todo ocurra con dinamismo y sin complicaciones. 2.7.2.2 Empresariales: Los eventos empresariales son de carcter corporativo, organizados por una o varias empresas y su fin es conmemorar acontecimientos institucionales y/o presentar nuevas tendencias comerciales. En la Argentina al igual que otras partes del mundo, los eventos se dividen primordialmente en tres tipos: Externos: Son aquellos que no estn ntimamente ligados con los objetivos de la empresa. Cada uno es individual y tienen diferentes necesidades. La asistencia es voluntaria y proporcional a la importancia del contenido y el costo de matrcula. Se financian con publicidad, patrocinio, etc. Y en la mayora de los casos se realizan una vez al ao. Ferias: cuyo fin es la venta/compra de artculos. Exposicin: promocin, informacin o mixta y no hay venta directa. Presentacin: de producto o de colecciones. Internos: Son los que estn ntimamente ligados con los objetivos de la empresa y organizacin. No debe tener conflictos (imprevistos). La asistencia es obligatoria y total. Es financiado con recursos de la empresa que se tienen en cuenta en el presupuesto anual. En el transcurso del ao se celebran varios eventos y tambin a diferentes niveles en algunos casos. Capacitar al personal operativo. Lanzamientos de productos Convenciones de empresas Ciclos de investigacin, capacitacin y de arraigo. Reuniones programticas o extra programticas.
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Fiestas. Por gnero.( cctel, almuerzos o desayunos) o por motivo( fecha especial, personal, empresa, vino de honor). Capacitaciones: pasatista o actualizacin. Mixtos: Podemos decir que stos eventos tienen una asistencia voluntaria, son de costo muy bajo o por invitacin dando posibilidades de asistencia, otorgando alta asistencia pero baja calidad. Es financiado por una empresa como si se tratara de un evento interno y en el ao suelen celebrarse varios de estos eventos pero de diferente gnero.( cursos, jornadas, conferencias). 2.8 CMO ORGANIZAR UNA REUNIN EXITOSA? Contamos con herramientas que integran el tablero de comando para la toma de decisiones, permitiendo incrementar la certidumbre y de esta manera permiten flexibilizar y corregir la organizacin de una reunin. Si se practican de manera habitual y permanente, se convertirn en un beneficio, con satisfaccin en lo personal o de una rentabilidad adicional si se realiza en el campo empresarial. En sntesis, si se desea una celebracin exitosa, donde se podr transmitir la idea fuerza que origin esta reunin, sugiero tener estos elementos en mente y llevarlos a la prctica cuantas veces sea necesario hasta lograr un mecanismo de respuesta inmediata. Recordemos: Planeamiento: proceso tcnico administrativo donde se determina el futuro deseado. Programacin: la base es un cronograma de tiempo y tarea por ejecutar. Presupuestar: antecedentes sobre la comparacin de precios y las alternativas de acuerdo al planeamiento establecido. Anteproyecto. documento donde se materializa inicialmente las ideas sobre la reunin por realizarse. Proyecto: documento formal, autorizado por autoridades competentes donde se establecen las acciones el objetivo primordial de la reunin. Tiempo de preparacin: perodo que transcurre entre la decisin de realizar una reunin hasta el inicio. Tiempo de ejecucin: es aqul que transcurre durante el propio acto segn el plan aprobado. Tiempo de finalizacin: perodo posterior a la reunin, donde se recolecta la informacin para posterior anlisis.Informe de resultados: Informe que se confecciona al final de la reunin donde se indica expresamente los resultados para mejorarlos y/o perfeccionarlos para el prximo evento.
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Anfitrin Dnde recibimos - Modales. 2.8.1. Anfitrin. Como hemos ledo en las clases anteriores, contamos con todos los medios para organizar una reunin, pero tambin es importante comportarse como un buen anfitrin, ya sea que nosotros organicemos o que contratemos a alguien para hacerlo, que en este caso podremos supervisar.Basndonos en reglas simples de cortesa a la hora de recibir, presentar, abrir una conversacin e incluso ofrecer una bebida. En reuniones pequeas es normal que los anfitriones se encarguen de multitud de detalles, desde recoger los abrigos hasta servir una copa. El anfitrin es aquella persona que tiene invitados a su cargo, el que recibe y se encarga de atender a los mismo. Saber atenderlos es la clave de xito en cualquier mbito de nuestra vida social, laboral e incluso familiar. Tanto si celebramos la cena en casa como en un restaurante, hay que esperar por todos los invitados para empezar a pedir o a cenar. Se puede esperar un tiempo de cortesa por los invitados, que no debe ser ms de 30 minutos. Esperar ms sera una falta de cortesa para el resto de invitados 2.8.2. Dnde recibimos? Al aire libre Es comn con los tiempos que corren que las viviendas sean pequeas y se cuente con un espacio en el exterior para tener en cuenta, de esa manera se puede organizar un asado, merienda, e incluso una cena a la luz de luna. Eso s es importante tomar en cuenta a los vecinos para evitar inconvenientes. Debemos poner el jardn a punto , aunque contemos slo con algunas especies en macetas, eso s retirar cualquier objeto que pudiera molestar ( bicicletas, juguetes , cortadora de csped, etc) Si no son muchos los invitados, podemos organizar la mesa con todos los detalle como si el encuentro fuera en el interior. En cambio si son muchos la mejor opcin es organizar tipo buffet, es decir colocar todo sobre la mesa y cada cual se sirve. Tener en cuenta Aunque estn permitidos elementos descartables, sugiero la vajilla y cristalera, causan mejor efecto entre los invitados. No hace falta que sea de calidad, sino que podemos utilizar esa vajilla de diario, que puede ser con dibujos o motivos coloristas que nos vas estupenda para este tipo de reuniones. Si optamos por asado o paella, podemos servir unos aperitivos y canaps para hacer tiempo.
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Si la reunin es de da y muy soleado, podemos optar por algn tipo de sombrilla o carpa que nos evite los rayos directos del sol. Si tenemos un porche tambin es un buen lugar. Sea cual sea la reunin, hay que crear una mesa con los detalles fundamentales que son bsicos en cualquier mesa, como colocar mantel, cubiertos, vajilla y cristalera. Bajo mantel un protector que amortigua los golpes y evita que cualquier percance estropee la mesa. Los cubiertos recordemos que el tenedor va a la izquierda y la cuchara y cuchillo a la derecha. Se colocan en orden inverso al uso, es decir los primeros a utilizar en la parte exterior as sucesivamente. Colocar dos copas una de agua a la izquierda y una de vino a la derecha de sta. Todos los platos que se van a servir, deben hacerse a la temperatura adecuada. No hay nada ms desagradable que tomar un plato fro; tampoco es muy agradable tomar platos recalentados. 2.8.3 Los modales en la mesa De nada vale predicar a nuestros menores si no damos un buen ejemplo. Por ello es importante ensear que no se debe chupar el cuchillo, que no se debe hacer bolitas de pan con la miga, que la servilleta se utiliza sobre el regazo desdoblada, se apoya sobre la mesa en forma informal slo cuando nos retiramos de manera ocasional, y que adems la funcin de la misma es para limpiarse la boca despus de cada sorbo de bebida, en el caso de la seoras que tengan los labios pintados debern utilizar el interior de la misma. Es fundamental pedir por favor y dar las gracias, as como tambin tratar de usted a los mayores. La regla general para el uso de los cubiertos es: la comida se lleva la boca y no la boca a la comida. En el caso de comida blanda (canelones, crepes y otras.) se debe utilizar el tenedor si se necesita cortar. Ningn cubierto se limpia con la servilleta. Cuando estamos en la mesa y queremos hacer una pausa los cubiertos deben reposar en el plato a 45 ; el tenedor con los dientes hacia abajo y el cuchillo con el filo hacia adentro. Si por el contrario terminamos de comer, los mismos deben quedar apoyados de forma paralela, en similitud a las agujas del reloj. La comida no debe trozarse para comer, debe ir cortndose a medida que se ingiere. La nica excepcin es con nios y con personas discapacitadas adultas
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2.9. LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIN EVENTOS ACADMICOS

2.9.1. ESTRUCTURA DEL COMIT ORGANIZADOR:
2.9.2 . FUNCIONES DEL COMIT ORGANIZADOR:

a)
Organizar, coordinar y evaluar eventos b) Planear, elaborar y ejecutar las polticas y acciones; c) Promover la vida empresarial; d) Establecer programas de financiamiento para las actividades de relaciones pblicas; e) Proponer directrices en materia de relaciones pblicas; f) Fomentar y coordinar las relaciones empresariales con el estado, municipios y con instituciones pblicas y privadas locales, nacionales e Internacionales; g) Promover los eventos en la radio, televisin, medios impresos y medios electrnicos; h) Crear las comisiones y comits que sean necesarios para el cumplimiento de sus tareas y responsabilidades; i) Supervisar que los eventos programados sean de calidad.
2.9.3. FUNCIONES DEL ENCARGADO DEL REA DE LOGSTICA: Coordinar en cada evento el rea tcnica (sonido, escenografa, mobiliarios, etc.) Llevar a cabo la organizacin de reservaciones en hoteles, salones, etc. Realizar las compras necesarias para los recesos que se realizarn dentro de cada evento. Cotizar, en su caso, los artculos que se entregarn a los asistentes al congreso. Organizar comidas y/o cenas en el hotel o restaurante solicitado.
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Transferencia de conocimientos
Investigue sobre la conformacin de los comits organizadores de eventos del Municipio de Riobamba entre los aos 2000 al 2010, y qu actividades realizaron.
La organizacin adecuada de un evento es un valor agregado intangible, que se traduce en el prestigio y permanencia de la empresa.
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CONTENIDO LECTURA
Manual para organizadores de ferias

El manual tiene como objetivo ser una gua que permita a los actores pblicos y privados contar con una gua de ferias que facilite: planificar, ejecutar y evaluar este tipo de herramientas. Adems, pretende poner a su alcance una metodologa a ser utilizada, al momento en que decidan llevar a cabo ferias para la promocin comercial de diversos productos y/o servicios. Este instrumento puede ser muy til; para todos los sectores empresariales, pero especialmente para los gobiernos locales, gremios empresariales, asesores e instituciones que desean apoyar la comercializacin de las PyMes, que se encuentran en la encrucijada de cmo dar a conocer sus productos
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Construya un organizador grfico con los elementos propuestos en el Proyecto 2
Construya un ensayo sobre el Manual para organizadores de ferias (Lectura)
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Extracto: ....................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ....................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................... .....................................
EVALUACIN FORMATIVA Puntualidad Presentacin Apropiacin Creatividad Ensayo Sustentacin
AE
Ex CE
HE
AE
S CE
HE
AE
MB CE
HE
AE
B CE
HE
EVALUACIN SUMATIVA
ESTUDIANTE:
PROMEDIO GENERAL: INDICADORES Ex S MB B
1REFERENCIAS
DOCENTE:
10 10 10 10 10 10
10 10 10 10 10 10
10 10 10 10 10 10
10 10 10 10 10 10
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Qu necesito para ejecutar un evento?

DURACIN: N de semanas: 10 Fecha: desde 11 de diciembre 2010 hasta: 26 de febrero 2011 Problema: Qu recursos necesito para realizar un evento. Causas: Sin recurso humano no hay evento Sin logstica no hay evento Sin dinero no hay evento
- Realizar cualquier evento de carcter empresarial, institucional, acadmico o social.
Lo que el estudiante quiere o necesita saber: Qu es logstica? Cmo conformo el equipo de trabajo? Cmo determino el lugar para realizar el evento?
OBJETIVO: Ejecutar un evento empresarial, institucional, o acadmico
Los estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, aplicarn sus conocimientos para organizar un evento ya sea empresarial, institucional o acadmico. Metodologa de agrupacin 1. 2. 3. 4. 5. Coordinador: responsable de articular las actividades de todo el equipo, gua la participacin. Redactor: recepta criterios, integra y ordena la informacin. Investigador: consulta definiciones, criterios y aclara dudas del equipo. Expositor: expone pblicamente y argumenta los criterios de su equipo de trabajo. Diseador: prepara el material que sustente la defensa pblica del trabajo en equipo.
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ACTIVIDADES
Control de Lectura Anlisis del documento expuesto Aplicacin de los conocimientos, por grupos
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Si no dominas el evento, Fracasars en el, intento, Lucio
Al trmino del Proyecto Pedaggico los estudiantes, en un crculo de rendicin de cuentas, llenarn la tabla de evaluacin, para el efecto, el coordinador, a travs de preguntas constatar la apropiacin de los aprendizajes mnimos, los ejercicios de aplicacin y el nivel de participacin.

3. Logstica necesaria para el evento
3.1 Ha llegado el gran da! Los nervios estn a flor de piel y las dudas acechan. Vendrn? Les gustar? Ser un xito? Depende de ti y tu equipo. Si has vendido bien el evento, tendrs pblico (siempre fallarn algunos). Ahora ha llegado la hora de cumplir y superar lo prometido. A continuacin veremos los pasos necesarios para ejecutar perfectamente el plan:
3 Qu requiero para ejecutar el evento?
Seguramente todos nosotros hayamos organizado un evento de ms o menos envergadura en algn momento; al menos uno relacionado con nuestra vida personal, ya sea una cena con amigos o la celebracin de una boda. Pero qu es lo que hace que ese acontecimiento sea inolvidable? Por qu nos sentimos tan afortunados por haber tenido la oportunidad estar presentes en algunos o tenemos la molesta sensacin de que nos han hecho perder el tiempo en otros? En mi opinin, la organizacin de un evento es una de las herramientas de Relaciones Pblicas ms delicadas que existen y, digo esto porque, en un evento absolutamente todo comunica: estamos expuestos, nuestro pblico nos ve, nos escucha, est presente fsicamente. Por este motivo, hemos de cuidar la imagen que transmitimos durante ste, siendo meticulosos en todos los detalles. De ah, nos ganaremos una u otra reputacin aunque, an hay muchas empresas que ponen en marcha un evento simplemente porque as est especificado en su plan de marketing, dejando muchos aspectos al azar en el transcurso de ste. Si tuvisemos que elegir las claves para que un acto de cualquier ndole tenga xito, dira que son bsicamente las 5 siguientes: 1. Tener una razn de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha un evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrs. Quienes hayamos asistido a alguno como invitados, habremos experimentado la satisfaccin de haber sido convocados para presenciar y formar parte de un acontecimiento de inters y memorable o hemos sufrido el vernos obligados a perder nuestro tiempo y habernos desplazado para no ver nuestras expectativas cumplidas. Un evento slo tiene sentido si est justificado su objetivo nicamente puede alcanzarse mediante la presencia fsica de nuestros invitados? No sirve una llamada telefnica, el correo tradicional o electrnico o cualquier otro medio? Debe ser realmente necesario que nuestro pblico se desplace para asistir al lugar convocado,
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sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusin quedar incompleto, sin aprovechar el amplio abanico de posibilidades que nos ofrece un evento. 2. Un concepto adecuado que envuelva el evento. El concepto elegido ser la tarjeta de presentacin de nuestra empresa u organizacin. Nuestro concepto es el cuadro en el que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos que, en definitiva, queremos transmitir de nuestra compaa. Queremos presentarnos como una empresa formal o informal? Accesible o sofisticada? Tradicional y rstica o vanguardista e innovadora? Debemos asegurarnos de que nuestro evento transmite los valores que queremos asociar a nuestra marca. Pensemos en la ceremonia de entrega de los Oscar, por ejemplo. El evento en el que se entregan cada ao los premios de la Academia de Hollywood, de los cuales todos hemos odo hablar en alguna ocasin, destilan glamour. Seguramente, este glamour sea en lo primero que pensamos cuando Hollywood nos viene a la cabeza. La presencia de estrellas internacionales, la alfombra roja, los flashes de las cmaras, exclusivos vestidos de gala un sin fin de detalles estudiados y ensayados a la perfeccin en torno a un mismo concepto. No se deja nada al azar porque la reputacin se va construyendo en cada gesto de la empresa que se observa durante el evento. Si alguno de stos gestos no est en lnea, no comunicaremos con claridad y perjudicaremos nuestro posicionamiento en la mente de nuestros clientes actuales y potenciales. 3. Una mentalidad de anfitrin de primera clase. En realidad, todo en un evento depende del anfitrin. ste es quien tiene la sartn por el mango, quien hace y deshace, quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los recursos. Un evento empresarial, en este sentido, no es muy diferente a un evento organizado en nuestra vida privada (invitar a unos amigos a cenar, por ejemplo). Se ha escrito largo y tendido sobre protocolo, buenas maneras y, en general, todo gira alrededor de la empata. La pregunta es: si estuvisemos en la piel de nuestro pblico qu veramos o cmo nos gustara ser tratados?, es decir, qu experiencia nos gustara llevarnos de este evento? Debemos orientar nuestro trabajo y recursos a cubrir las necesidades y expectativas de nuestros clientes compatibilizndolo con los objetivos de la compaa. Un anfitrin comunica tanto como el mismo evento, es la personificacin de nuestro concepto, quien transmite ste en palabras y maneras. Pero, siempre, sin descuidar a los invitados presentes aunque, despus el evento tenga repercusin meditica y llegue a otros pblicos potenciales. 4. Invitados s pero, personas ante todo. Se supone que elegimos cuidadosamente a nuestros invitados porque, en este caso concreto, son nuestro pblico ms valioso. Si no asiste quien nos interesa que asista, el evento no habr tenido sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, hasta puede que hayamos actuado en contra de nuestros intereses. Como el anfitrin es quien lleva el control, es el responsable del bienestar de los invitados. Son clientes actuales o en potencia, s pero, ante todo son personas. Con esto, detalles que pueden parecer a priori insignificantes como elegir la hora adecuada, la temperatura en el local, disponer bebida y comida suficiente, no alargar la duracin
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innecesariamente, asegurar el entretenimiento, habilitar la zona para que puedan elegir estar sentados o de pie, se convierten en fundamentales ya que conseguirn que los invitados se queden o provocar que se marchen. Del primero al ltimo de nuestros invitados son importantes y cuanto ms conozcamos el perfil de cada uno de ellos, mejor podremos ofrecerlos un trato personalizado. 5. Un espacio en comn. Al final necesitamos elegir el lugar donde encontrarnos con nuestros invitados pero, un espacio no es slo esto. Tiene que adecuarse al concepto elegido: ser emblemtico o underground, imponente o enfocado al entretenimiento. Tiene que permitirnos una perfecta habilitacin de la zona para que sea posible cubrir todas y cada una de las necesidades de los invitados. Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrin y permitirle desenvolverse con soltura. Y, sobre todo, tiene que disponer de soluciones para todo lo que pueda salir mal. Si no est disponible, el lugar que se adecua a estos requisitos, es preferible esperar a bajar el listn en este, as como en cualquiera de los dems aspectos. Consigamos que nuestro evento sea el tema de conversacin durante un tiempo, que se convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar quines somos para rentabilizar nuestro trabajo, inversin y, por encima de todo, imagen. Adems de pasar un buen rato, podemos tener la oportunidad de hacer historia. 3.1.1 Recepcin y entrega de credenciales A todo el mundo nos gusta sentir especiales. Si se hace con gracia, el hecho de que nuestro nombre est en una lista y que nos estn esperando puede ser el primer toque del evento. Debes tener alguien asignado a recibir a los invitados, entregarles los materiales que necesitarn durante la duracin del evento y saludarles por nombre. Cuando la persona se identifica, la persona encargada de la recepcin tiene que tratar de hacerles sentir importantes y en casa. Si esperas ms de 30 invitados, ten preparados unas tarjetas con sus nombres que pueden enganchar a la chaqueta o a la camisa. En estas chapitas incluye debajo de cada nombre una cita interesante diferente. Esto facilitar el establecimiento de conversaciones y contactos durante los descansos. Adems crea tema de conversacin mientras se espera el inicio de la jornada. 3.1.2 Control de Asistencia La segunda misin de la persona encargada de la recepcin es controlar quienes han venido. As nada ms empezar tendrs claro el nivel de asistencia que has conseguido. Si hay personas VIP en tu lista esta persona debe presentarle personalmente a su amigo. Esto es una persona de tu equipo, previamente asignado, para atender de cerca un invitado especial. Si no hay personas destacables en la lista, mira a ver de cuantos amigos puedes disponer y escoge al azar este nmero de VIPs. El amigo, debe confesar a su
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encargo, me pidi (tu nombre) que me encargar de asegurar que estuvieses bien atendido. Para cualquier necesidad no dudes en decrmelo. No sabes lo bien que funciona este truco. 3.1.3 Entrega de Materiales Ya hemos comentado que la persona en recepcin entregar inicialmente los materiales que estimes necesarios para que tengan durante el evento. En ellos normalmente hay una copia de la agenda, una libreta para tomar notas, un bolgrafo y poco ms. Si lo tienes preparado puedes incluir en este primer lote una hoja promocional con una oferta exclusiva para los asistentes de hoy. Los invitados van a tener un ratito mientras esperan para revisar estas cosas, pero si incluyas un montn de folletos y documentos acabarn no viendo nada. El objetivo es dirigir en cada momento su atencin. Por eso, dosifica y pon en sus manos lo mnimo justo. As sabrs que vern tu promocin. 3.1.4 El Maestro de Ceremonias Tu evento debe contar con una persona que actuar como organizador de la jornada. Esta persona ser el responsable de presentar los ponientes y explicar la logstica de los descansos, cafs, comidas Yo recomiendo que no seas tu quien ocupe este papel. Tu misin es velar por la transmisin global del mensaje y estar pendientes de los invitados. Elige algn miembro de tu equipo con labia y encargarle de este papel. Debe tratar de mantener un tono ameno y distendido. Debe tener preparado una introduccin para cada poniente explicando las cualidades que hagan importante su presentacin. Aunque quien vaya a hablar sea la persona ms novata de tu organizacin, eso no quiere decir que hay que decirlo. Explica sus cualidades y logros y dars peso a sus palabras. 3.1.5 Las Ponencias y los Tiempos Si has seguido mis consejos habrs ensayado EL evento al menos una vez. Esto te habr dado una idea aproximado de los tiempos y los ritmos de los ponientes. Piensa que tu evento es como una sinfona que debe fluir con precisin. Por eso, alguien debe controlar discretamente el reloj. Que est sentado detrs de todo el mundo y que est preparado para dar seales al poniente. No se trata de parecer el interventor de un tren, sino una gua para mantener todo en su sitio. A veces, hay muchas preguntas y las cosas se retrasan. Intenta evitarlo y si ocurre procura ajustar en los descansos y las transiciones entre ponencias. Tienes que estar preparado por si a contrario, ves que vas adelantado sobre lo previsto en la agenda. Si es un desfase pequeo, no importa. Dile al Maestro de Ceremonias que se explaye un poco ms en las presentaciones o que cuente un chiste. Si el desfase es importante, est preparado para aadir una breve exposicin no prevista en la agenda. Si lo haces, debe parecer totalmente espontneo. Por eso, debes tenerlo muy preparado.
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3.1.6 Clausura del Evento.- Los eventos hay que terminarlos bien. La gente ya es ansiosa para irse (a comer o a su casa) y no quieren tonteras. Por ello, tienes que tener la clausura bien preparada. Si es necesario dar las gracias o explicar algn detalle logstico, el Maestro de Ceremonias debe hacer ANTES de la ltima ponencia, no despus. Al terminar, debe resumir en 5 frases el mensaje principal del da. A continuacin debe agradecer su asistencia e informarles que tienes preparados unos paquetes informativos juntos a la puerta. Tambin ten preparado una especie de urna para que cualquier persona que quiere ms informacin pueda echar una tarjeta suya y tendrs listo un mecanismo de seguimiento. Tambin debes tener preparado algn mecanismo para evaluar la opinin de tus invitados. Esta pequea encuesta debe pasarse antes de la ltima ponencia. Por experiencia propia, sabes que cuando haya terminado lo que quieres es irte. No trates de imponrselo a tus invitados. Con suerte ha ido todo como un reloj y la gente est encantada. Disfruta del momento y recuerda agradecer personalmente a cada miembro de tu equipo por su colaboracin. Si ha sido un esfuerzo grande para ti, igualmente lo ha sido para ellos. Cuidado. An no has terminado! Las tareas que vienen despus son tan importantes como los preparatorios. Ahora, en los 3 o 4 das posteriores es cuando puedas asegurar unos resultados espectaculares. Para ello, hay que cumplir los siguientes pasos: Comprobar la lista de asistentes. Es importante revisar y estar seguro de cuales han sido los invitados que finalmente han venido. Mientras est fresco en la memoria, haz que tu equipo repase la lista para corregir errores. Esto es importante para los siguientes dos pasos. Agradecer la asistencia. A los asistentes que hayan venido debes enviarle en seguida un email de agradecimiento. En ello, pregntales que impresin se han llevado y si volveran a venir a otro evento parecido. Ofrzcales un link para descargar las presentaciones, si quieren. Contactar con los no-shows. Tambin debes enviar un email a los invitados que no pudieron venir. Cuntales lo bien que sali y lo ameno que result. Del mismo modo, ponte a su disposicin para contarles personalmente un resumen del evento y ofrzcales tambin el link para bajar las presentaciones. Sacar un control sobre los costes. Debes hacer una relacin de todos los costes asociados al evento para poder luego medir la efectividad del retorno. Esto es un paso crtico para poder estimar los beneficios reales del evento y planificar la conveniencia de hacer futuros eventos. Hacer seguimiento. Ya que facilitaste un mtodo de recoger tarjetas de personas interesados en profundizar, no dejes escapar esta oportunidad.
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Durante la primera semana posterior del evento, alguien tiene que establecer contacto con ellos. Es fundamental no demorar. Las personas somos criaturas emocionales y si dejamos pasar el momento el trabajo de seguimiento ser mucho menos fructuoso. Identificar oportunidades generados por el evento. Por un lado tienes claro los costes del evento. Ahora corresponde llevar un control sobre las oportunidades que haya producido tu evento. Conforme pasan las semanas y estas vayan concretndose, podrs atribuir las ventas generados gracias al evento. Control de efectividad. Despus de haber pasado 3 o 4 semanas, es conveniente tratar de medir la efectividad real del evento. Se trata de hacer 3 o 4 preguntas con el objetivo de calibrar si realmente el evento ha sido beneficioso para el invitado. Tambin esa una gran oportunidad para retomar el contacto y recabar sugerencias de mejora. Hacer una reflexin final Tu evento ha costado dinero y esfuerzo a todo tu organizacin. Por esa sencilla razn, debes parar un momento, unas semanas ms tarde para hacer una reflexin honesta y sosegada. A final ha sido un xito? Ha producido beneficios? Es una herramienta que debas volver a emplear? Estas son las preguntas ms importantes.
3.2 ACTOS PRIVADOS. CLASIFICACIN. ORGANIZACIN. ASISTENTES Los actos privados son aquellos que se desarrollan en un entorno ntimo y podamos decir que familiar, sin excesiva ceremonia ni formalidad. Una persona se enfrenta a lo largo de su vida al "reto" de cumplir con todo tipo de compromisos tanto sociales como familiares y laborales. En este caso vamos a tratar en este artculo sobre los compromisos ms ntimos que se suelen dar en el entorno familiar, los actos privados. 3.2.1 Actos privados. Tal y como hemos visto en el captulo anterior, queda claro que los actos privados son aquellos que se desarrollan en un entorno ntimo y podamos decir que familiar, sin excesiva ceremonia ni formalidad, si atendemos a como est organizado. Si nos atenemos a quien es el organizador del acto, podemos decir que los actos son privados si estn organizados por entidades o instituciones de carcter privado, e incluso pueden estar organizados por una persona o un grupo de personas, por un determinado motivo. 3.2.2 Clasificacin. Clasificar los actos, como pblicos o privados, es, en determinados casos, una tarea bastante difcil. Hay actos organizados por Entidades pblicas, cuya catalogacin como pblicos es bastante dudosa (por ejemplo la visita a empresas privadas o acudir a una conferencia organizada por un peridico econmico). Tambin el motivo del acto nos puede dar una clasificacin ms del mismo pudiendo ser un acto cultural, humanitario, poltico, social, etc. Aunque podramos hacer muchas clasificaciones y
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subclasificaciones por el motivo del acto, las iremos desarrollando a lo largo de estos captulos. Ahora bien, no podemos considerar actos privados, algunos de tan poca entidad, que se realizan en el entorno familiar o de amistades cercanas, como puede ser una cena en casa con familiares y amigos. Recibimos muchas consultas sobre el protocolo o etiqueta a seguir para ellos, y como se puede suponer, este tipo de encuentros no requiere de ninguna formalidad especial, nada ms que la educacin mnima exigida para cualquier actividad de nuestra vida diaria. 3.2.3 Organizacin. Las reglas de Protocolo estn presentes en la mayora de los actos que vemos a diario en los distintos medios de comunicacin. Aunque son reglas que estn poco cercanas a los ciudadanos, cada da se nota un creciente inters por el conocimiento, aunque sea bsico, acerca de las mismas. Muchas de estas reglas son aplicables en los actos privados, donde habremos de mantener una mnima cortesa con independencia de que el acto tenga un carcter ntimo o familiar. Como se organiza cualquier acto, nos da una imagen de la entidad, institucin, organismo o personas que lo llevan a cabo. Por eso es muy importante hacer un desarrollo correcto, para dar buena imagen. 3.3 Ceremonias y actos. Clasificacin de las ceremonias. Los actos y ceremonias requieren estar dotados de uniformidad y revestidos de la solemnidad correspondiente a su prestigio e imagen institucional. 3.3.1 Ceremonias y Actos. Con el objetivo de mantener y fortalecer la imagen e identidad corporativa la Institucin se relaciona tanto con la comunidad interna como externa, para lo cual realiza acciones como la organizacin de diversas actividades acadmicas, culturales y de extensin. En este mismo orden, reconoce, destaca y conmemora fechas, ocasiones especiales y a personas, a travs de ceremonias y actos. 3.3.1.1 Clasificacin de las Ceremonias. 3.3.1.1.1 Ceremonias Solemnes: Son aquellas que se celebran en un contexto de gran formalidad y con una rigurosa planificacin. Son ceremonias solemnes: Ceremonia de Titulacin. Ceremonia de Inauguracin Ao Acadmico. Asuncin del Rector.
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3.3.1.1.2 Ceremonias Institucionales: Son aquellas que, sin ser solemnes, involucran a toda la Comunidad Universitaria, o a uno o ms de sus Departamentos. Las ceremonias institucionales sern organizadas por la Unidad que corresponda, con apoyo de la Direccin General de Comunicaciones, y las invitaciones sern suscritas por el Rector, quien podr delegar en un Vicerrector o Director esta responsabilidad. Son ceremonias institucionales: Entrega Becas Federico Santa Mara. Ceremonia Aos de Servicio. Distinciones Acadmicas. Reconocimientos y Homenajes. Inauguracin de obras de carcter institucional. 3.3.1.1.3 Ceremonias Interinstitucionales: Son aquellas que involucran a dos o ms instituciones con el propsito de crear, mantener o estrechar vnculos entre s. Estas ceremonias sern responsabilidad de la Unidad directamente beneficiada con la vinculacin, y las invitaciones sern cursadas por las mximas autoridades de las entidades involucradas. Son ceremonias interinstitucionales: Firma de convenios o acuerdos. Entrega de donaciones. Visitas protocolares. Lanzamiento/presentacin de proyectos, concursos, licitaciones y otras iniciativas. Charlas de empresas.
3.3.1.1.4 Actos Simples: Son todos aquellos actos y eventos de carcter acadmico y no acadmico, interno o externo. Son organizados y coordinados por la unidad gestora de los mismos. En estos actos, quienes estn a cargo podrn solicitar la asesora de Relaciones Pblicas, como asimismo la revisin previa de invitaciones, publicaciones, impresos, libretos y otros, con el propsito de guardar las normativas vigentes relacionadas con la imagen corporativa. Son actos simples: Presentacin (lanzamiento) de libros. Eventos artsticos. Inauguracin o clausura de actividades de extensin acadmica (congresos, seminarios, workshop, ferias, etc.). Premiaciones y entrega de certificados.
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3.3.1.1.5 Aniversarios: Son todas aquellas conmemoraciones de carcter interno Son aniversarios: Aos Casa Central. Aos de una Sede. Aos de un Campus. Aos de un Departamento. Aos de una Carrera. Aos de un Sindicato. 3.4 Actos Pblicos Tambin llamados actos pblicos, y suelen ser los que se organizan con la presencia de autoridades de en los ms diversos mbitos A diario se suceden decenas de actos en cualquier ciudad o poblacin, donde acuden autoridades y personas de los ms diversos mbitos y que dan a lugar al desarrollo de una serie de acontecimientos que deben estar perfectamente organizados, coordinados y llevados a cabo de la forma ms correcta posible, dentro de las normas y reglas que hay establecidas para ello. En este artculo hablaremos de los actos oficiales. 3.5 Actos oficiales. Tambin llamados actos pblicos, y suelen ser los que se organizan con la presencia de autoridades de los ms diversos mbitos (civiles, eclesisticas, militares ...). Hay una identificacin entre acto pblico y acto oficial, aunque no siempre tienen porqu coincidir. Un acto organizado por una Entidad pblica, suele ser un acto oficial en la mayora de los casos, pero no siempre tiene que ser as. En determinadas ocasiones puede organizarse un acto de tipo ms ntimo sin ningn tipo de formalidad, quedando en el mbito de lo estrictamente privado. 3.5.1 Quien asiste. Para generalizar, y establecer una base sobre la que movernos, podemos decir que un acto es pblico cuando se organiza para un amplio nmero de personas, de forma independiente a quien lo organice. Y un acto es privado, cuando se realiza para un mbito muy reducido y cercano (pocas personas) y carente de excesiva ceremonia y formalidad. Respecto de la oficialidad de los actos los podemos dividir en: oficiales si los desarrollan entidades pblicas y no oficiales si son desarrollados por instituciones de carcter privado (del sector no pblico).
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3.5.2 Clasificacin. Los actos pblicos pueden ser nicos o complejos. Los nicos son aquellos que se celebran de forma exclusiva (solo hay un acto general). Y los complejos son aquellos en los que se dan ms de un acto dentro del general (una recepcin, un vino espaol y una cena). Si atendemos al mbito de celebracin del mismo podemos decir que acto es internacional, nacional, autonmico, regional, provincial, municipal y local. Las personas que acudan al acto (de fuera de su lugar de residencia habitual), dan al mismo el mbito por el que puede ser clasificado el acto. 3.5.3 Complejidad. Como ya comentamos al principio de estos captulos de ceremonial, el Protocolo Ceremonial es un tema complejo; nos podemos encontrar con diferentes tipos de actos cuya clasificacin no sea nada fcil de determinar. No obstante, no es un problema ya que el trabajo a desarrollar y la organizacin del mismo no presenta significativas diferencias a la hora de establecer un plan bsico de trabajo. No vamos a tratar a las personas de forma diferente o a obviar cuestiones de seguridad por que sea un acto de un tipo u otro, aunque si puede afectar a otras cuestiones que veremos
3.6 Ubicacin de invitados en ceremonias y actos.
Todos los invitados a un acto o ceremonia deben tener un lugar determinado donde colocarse. La ubicacin de las autoridades ser de acuerdo a su categora, segn el orden de precedencia. Para la firma de convenios o entrega de donaciones, los mximos representantes de las instituciones sern ubicados protocolarmente en testera, quedando el invitado principal a la derecha del Rector. Si fueran tres los firmantes, el Rector se ubicar al centro. (Mesas o testeras: Deben ser equilibradas, con un mnimo de tres personas).
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Ubicacin de invitados en mesa Testera:
Ubicacin invitados. A. Institucional.
Ubicacin de invitados. B. Convenios - 2 personas.
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Ubicacin de invitados. C. Convenios - 3 personas.
Ubicacin de invitados. D. Almuerzos. Siendo "0" el Principal de la empresa o institucin. Luego, los nmeros se organizan segn el orden de precedencias, ya internos o externos.
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3.7 REALIMENTACIN DEL PROCESO DE PLANIFICACIN 3.7.1 Cheklists de planificacin. Comit de planificacin y el papel del coordinador Constituye un comit de planificacin, que debe incluir al patrocinador o a su representante, adems de representantes de todos los implicados (entidades, instituciones, pblico beneficiario, etc.). Nombra como miembros del comit a personas que estn acostumbradas al trabajo en equipo y autorizadas para tomar decisiones; y recuerda: "cuanto ms, mejor" no es cierto en cuanto a comits de planificacin. Nombra un coordinador que, si procede, est autorizado para tomar decisiones. A fin de controlar gastos, el coordinador debe ser la nica persona autorizada para ordenar pagos. Pblico beneficiario Determina con precisin cul es tu pblico beneficiario y, si desconoces sus necesidades reales, identifcalas mediante una encuesta. Investiga lo que estn haciendo tus competidores directos o asociaciones similares para identificar las tendencias actuales y, consiguientemente, cualquier desequilibrio en la demanda. Si es importante llegar a un pblico lo ms amplio posible, estudia la posibilidad de organizar un evento multidisciplinario, incluir vdeo conferencias o utilizar la difusin por Internet. Presupuesto Basa tu presupuesto en las estadsticas de experiencias anteriores, de ser posible. Fija un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos. Esto es crucial porque los recursos financieros disponibles influirn directamente en las otras decisiones que habrs que tomar. Determina quines entre el patrocinador y los participantes van a asumir cada captulo de gastos Si se prevn beneficios o cubrir los gastos, identifica todas las fuentes de ingresos. Estudia todos los riesgos potenciales antes de decidir qu tipo de cobertura del seguro vas a necesitar, adems de responsabilidad civil, que es imprescindible. Formato y duracin Decide qu formato se adapta mejor al pblico beneficiario. Al establecer la duracin del evento, s realista. Asistencia prevista Al calcular la asistencia prevista, no te dejes llevar por el optimismo. Si no hay estadsticas disponibles de experiencias anteriores, realiza investigaciones sobre el mercado o una encuesta (a pesar de ser caro y laborioso, puede ahorrarte mucho dinero y estrs a la larga). Decide si vas a invitar a conferenciantes y/o personalidades, y comprueba si van a necesitar un intrprete. Calcula la cantidad de personal que vas a necesitar durante el evento y si vas a utilizar a tu propia plantilla o a trabajadores ocasionales.
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Ten en cuenta que los eventos de envergadura, o aqullos en los que participan personalidades, exigirn medidas de seguridad. Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad. Programacin Si el evento es de envergadura, organzalo con al menos 12 meses de antelacin. S flexible en cuanto a las fechas de celebracin; si el presupuesto es ajustado, tendrs que negociar las tarifas ms econmicas para el alojamiento, billetes de avin (en su caso), comidas, y salas de reunin o lugares de celebracin. Ten en cuenta las fiestas nacionales, regionales y locales, las vacaciones escolares, otros eventos similares que se celebran al mismo tiempo y las condiciones meteorolgicas previstas, puesto que todos estos factores pueden influir negativamente en la asistencia. Contrata a los conferenciantes con mucha antelacin. Destino y lugar de celebracin Decide dnde vas a celebrar el evento y en qu tipo de lugar de celebracin (que desde luego debe adaptarse bien al formato). Si ests organizando un evento corto o de un slo da, elige un lugar de celebracin accesible, cerca de donde vive o trabaja la mayora de los asistentes. (Con el auge de los vuelos de bajo coste, y mejores enlaces por carretera y ferrocarril, en algunos casos se puede pasar por alto esta recomendacin.) Haz una seleccin de lugares de celebracin potenciales, subrayando las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Al igual que antes, s realista: no es tan sencillo transportar a 100 personas de diferentes pases a un retiro en las montaas que a un centro de convenciones rural a media hora por carretera de un aeropuerto internacional. Si vas a contratar, parcial o totalmente, una agencia de organizacin o a un experto externo, prepara una peticin de presupuesto detallada. Haz una seleccin rigurosa de agencias o expertos cualificados que puedan proporcionarte cartas de recomendacin o que te hayan sido expresamente recomendados. Ten siempre un plan para situaciones improvistas. Aunque la rpida expansin del Internet lo hace innecesario, en el caso de eventos de envergadura sigue siendo una buena idea hacer al menos una visita de inspeccin al lugar de celebracin. 3.8 PROTOCOLO Y LOGISTICA Si hay dos palabras de tengan una importancia tan grande en el mundo del protocolo y de la etiqueta son las palabras "PRECEDENCIA y PRESIDENCIA". Y nos hemos permitido poner estas palabras en letras maysculas, porque son tan importantes que incluso ha llegado a ser motivo de enfados, e incluso podramos decir disputas a lo largo de nuestra historia. Colocar en un orden correcto (o dar la presidencia de un acto) a personas de distintos mbitos, culturas, mritos, cargos, etc. no es una tarea nada sencilla. La precedencia no marca solamente el orden de colocacin sino que a partir
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de ese orden se establecen otros muchos (orden de intervencin en un acto, orden de entrada a un lugar, etc.). Las normas de protocolo sirven para evitar que cada vez que se rene un grupo de cargos pblicos estalle una trifulca. Sirve para refrenar egos y envidias, sealando a cada uno la silla que debe ocupar. Aunque no siempre lo consigue. A veces, el malestar emerge porque alguien no considera adecuada a su dignidad el sitio reservado. No hay experto en protocolo que se precie que no guarde una antologa de ancdotas sobre las veces que ha tenido que aplacar 3.8.1 El protocolo en las organizaciones internacionales. Panorama general de las prcticas protocolarias en las organizaciones internacionales de carcter gubernamental. En las actividades de la sociedad internacional se generan numerosos contactos, que deben presentar una serie de caractersticas para propiciar un clima de entendimiento y buena voluntad, destacando la necesidad de cortesa y buenas maneras en el trato entre los participantes. Corresponde al protocolo regular tales situaciones y dictar las conductas a seguir en cada caso. En este artculo se presenta un panorama general de las prcticas protocolarias en las organizaciones internacionales de carcter gubernamental, y se enfatiza la importancia de su aplicacin como coadyuvante de las buenas relaciones entre los sujetos que participan de los trabajos de dichas organizaciones. A guisa de ejemplo, se hacen referencias particulares a prcticas protocolarias en la Organizacin de Naciones Unidas y en la Organizacin del Tratado del Atlntico Norte. El objetivo del artculo es doble: dar una visin general de las prcticas protocolarias en las organizaciones internacionales y dotar de un material informativo de apoyo en el estudio del ejercicio diplomtico. El objetivo de este trabajo es doble; por una parte, dar una visin general de una temtica poco conocida, como son las prcticas protocolarias en las organizaciones internacionales, y por otra, dotar a los estudiantes y profesores de la carrera de Relaciones Internacionales y disciplinas afines de un material informativo que les sirva de apoyo en el estudio del ejercicio diplomtico en esas instancias. Las actividades pacficas de la sociedad internacional y sus actores principales se desenvuelven en numerosos escenarios y por diversos motivos, provocando contactos frecuentes de personalidades y otros individuos de importancia relativa a todos los niveles. Dichas actividades, independientemente de su origen y naturaleza, deben presentar determinado orden y tener caractersticas especiales para propiciar un clima de entendimiento y buena voluntad, destacando la necesidad de cortesa y buenas maneras en el trato entre los participantes. Corresponde al protocolo regular tales situaciones y dictar las conductas a seguir en cada caso. Al hablar de protocolo, debemos estar conscientes de que estas prcticas han sido parte de la vida humana por miles de aos. De manera paralela a los cambios de los tiempos, las formas de comportamiento de las personas se han ido modificando tambin. Esto
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abarca tanto los campos gubernamentales como los comerciales y los sociales. El protocolo debe cambiar y desarrollarse a la par del desenvolvimiento de la vida de relacin (1) para adaptarse a las evoluciones que el devenir histrico va exigiendo a la comunidad internacional. Esta exigencia, aplicable en primer lugar al protocolo de Estado, se extiende a los dems mbitos de actividad en la sociedad. Por protocolo debemos entender la serie de reglas de cortesa establecidas para el desarrollo de actos o ceremonias formales. De acuerdo con Vilarrubias, (2) "es la traduccin escrita de los usos, costumbres y tradiciones de un determinado pas o territorio, contenidas en frmulas reglamentadas". (3) Esta reglamentacin de costumbres de convivencia, nacida hace siglos en apoyo a los actos gubernamentales y diplomticos, (4) se ha convertido en prctica comn para el buen manejo de las relaciones entre todos los integrantes de la sociedad internacional, y hoy debe seguirse con esmero en toda actividad humana, ya sea pblica o privada. En todos los casos se debe seguir el protocolo y su respectivo ceremonial. Es importante aclarar que el protocolo est constituido por las reglas o normas que rigen la actividad y el ceremonial por las formas de aplicacin de dichas reglas. El significado del protocolo, a travs del tiempo, ha ido adquiriendo de manera gradual connotaciones ms amplias de las que tena originalmente; en la actualidad, la expresin "protocolo" nos hace pensar en algo ms que en los procedimientos de cortesa y de ceremonial seguidos en los actos oficiales, y aun cuando es en este tipo de actividades donde el estricto seguimiento del protocolo es indispensable para imprimir a dichos actos la dignidad y el respeto de los que son merecedores y que los debe caracterizar, (5) su seguimiento se ha proyectado a otros campos del quehacer humano. En todos los casos son las prcticas protocolarias y de ceremonial las que propician el reconocimiento del valor del acto mismo y de cada uno de sus participantes. As, sobre el protocolo ... se puede afirmar que es el ordenamiento reglado y jerarquizado de los concurrentes a un acto pblico o privado, segn la naturaleza y los fines del mismo, en razn del cargo que ostenten los invitados y de la causa de su presencia en torno al anfitrin. (6) El protocolo y el ceremonial son prcticas actuales, necesarias y que facilitan el desarrollo de la vida oficial, a cuya aplicacin, cada vez en ms casos, deben recurrir igualmente las empresas y otras instituciones privadas, ya que en la mayora de las situaciones que se dan con motivo de la actividad comercial y social de las corporaciones, se requiere de herramientas de representatividad para proyectar una imagen que logre imprimir a la institucin la credibilidad suficiente para su eficaz funcionamiento. (7) Como hemos apuntado, el protocolo en la actualidad abarca diversos campos de actividad humana, y as podemos identificar varias manifestaciones de protocolo con su respectivo ceremonial. Las principales, de acuerdo con Labariega, (8) son: protocolo de Estado; protocolo vexilolgico o de banderas, pendones y estandartes; protocolo diplomtico; protocolo de cancillera; protocolo militar, naval y areo; protocolo universitario; protocolo religioso, protocolo empresarial y protocolo
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deportivo. Nosotros agregamos el protocolo social, que se complementa en buena parte por los usos y las costumbres de la cortesa y la etiqueta. Al abordar el estudio del protocolo y del ceremonial en las organizaciones internacionales de carcter gubernamental como sujetos del derecho internacional importantes de la comunidad mundial, es necesario sealar que uno de los campos de su actividad es el ejercicio de la diplomacia. sta se ejerce por un derecho inherente a la calidad jurdica que ostentan dichas organizaciones al ser conformadas por Estados; dentro de las prcticas de esa diplomacia se encuentra el protocolo y el ceremonial en sus vertientes de protocolo de Estado, protocolo diplomtico y protocolo vexilolgico. El inters de este trabajo es hacer referencia especfica a estas formas. Como en la mayora de las instituciones donde se desarrolla el quehacer humano, en las organizaciones mencionadas la aplicacin del protocolo es importante para garantizar la convivencia corts y la buena comunicacin, tanto entre los delegados ah acreditados por los Estados como entre ellos y los funcionarios y empleados que prestan sus servicios en la propia organizacin. Los cambios mundiales generados despus de la Segunda Guerra propician el nacimiento de una nueva forma de relacin entre los Estados: la diplomacia multilateral en el seno de organizaciones internacionales gubernamentales y en conferencias preparadas por ellas. Esta prctica que se desarrolla de manera paralela a los tradicionales contactos diplomticos favorece la comunicacin mediante negociaciones de todo tipo, llevadas a cabo por representantes de los Estados en esos foros. El creciente desarrollo y la proliferacin de organizaciones internacionales tanto mundiales como regionales, ha dado como resultado una importante expansin de las actividades multilaterales de los integrantes de la sociedad mundial. Como consecuencia, este aumento de actividades ha tenido dos efectos: a) la multiplicacin de conferencias diplomticas, tanto regulares como peridicas, para llevar a buen trmino las responsabilidades, por una parte, de los rganos de Naciones Unidas, y por otra, las de sus organismos especializados; y b) el aumento en las relaciones de las organizaciones internacionales con los Estados y de las relaciones de dichas organizaciones entre s. (9) Estas situaciones han exigido tanto la extensin de las prcticas protocolarias y ceremoniales tradicionales hacia esos mbitos, como el establecimiento de nuevas acciones que respondan a las realidades del contexto en que se desarrollan. Al ser creada una organizacin internacional de tipo gubernamental, el primer acto protocolario es la elaboracin y aprobacin del texto de su documento constitutivo. Este instrumento jurdico tradicionalmente reviste la forma de tratado que, una vez suscrito, est sujeto a la ratificacin de los Estados que son signatarios; en l se plasman las estipulaciones generales aplicables al funcionamiento de la organizacin. Por su naturaleza especfica, estos actores internacionales no tienen territorio propio, y sus actividades, por fuerza, deben desarrollarse en la jurisdiccin de un Estado que las alberga, ya sea con carcter permanente o por una situacin especfica de naturaleza
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temporal. De esta situacin se deriva que sus instalaciones ostenten diversas categoras y varen en tamao, duracin y cometido. De acuerdo con Silva, (10) se pueden encontrar cuatro categoras de representacin, como se seala a continuacin: a) la sede poltica y social u oficina permanente de la organizacin; b) una misin oficial en un territorio de un Estado miembro de la organizacin; c) una misin oficial en un territorio de un Estado no miembro de la organizacin; y d) una misin temporal con atribuciones muy especficas. En todos los casos, el establecimiento fsico de una instancia de la organizacin nace al concertar, por medio de un acuerdo, las condiciones de relacin entre sta y las autoridades del lugar donde se pretende trabajar. En el primer caso, o sea, el del asentamiento de la oficina ms importante, que es la sede poltica y social de la organizacin, se celebra un acuerdo bilateral donde se determinan en definitiva las condiciones bajo las cuales dicha oficina puede ejercitar sus labores de representacin y cumplimiento del cometido de la organizacin; los derechos y las obligaciones de cada Parte, dentro de lo cual entra, por un lado, el trato especial que recibirn, es decir, las inmunidades, los privilegios, las facilidades y las garantas que el Estado territorial otorgar a los funcionarios de la organizacin, as como la concesin de esas prerrogativas a los representantes de otros Estados o de otras organizaciones, que para participar en las labores de la misma deban entrar y permanecer en el territorio de la sede, y por otro, las limitaciones que por la misma calidad de representantes extranjeros tendrn las personalidades de referencia. El documento que se suscribe entre ambas partes se denomina "acuerdo de sede". El formato de este acuerdo depende de varios factores, como pueden ser el tipo de organizacin, su cometido, su tamao y la especificidad de su personal. (11) En el segundo caso, o sea, el establecimiento de oficinas o misiones oficiales, el acuerdo es ms sencillo, pero igual establece las condiciones de funcionamiento y las inmunidades y privilegios que el Estado conceder para garantizar dichas situaciones. (12) Adems de los documentos mencionados, sustentan la relacin entre el Estado territorial y la organizacin de que se trate, tratados multilaterales sobre la situacin de las representaciones, sus derechos, sus obligaciones, as como las inmunidades y los privilegios que debern concederse en el territorio donde realizan su labor. Estos documentos de carcter general debern ser suscritos por los Estados al ingresar a una organizacin. Son de ndole diversa: pueden ser los constitutivos de la organizacin o bien los referentes a las prerrogativas que, de acuerdo a su naturaleza jurdica, le concede en general el derecho internacional a las organizaciones de ese tipo. (13) Hasta aqu hemos presentado un panorama general de la situacin de las organizaciones internacionales y sus relaciones con los Estados. En adelante veremos temas determinados.
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3.8.2 Normas de protocolo en las organizaciones internacionales. Para iniciar el anlisis del ejercicio protocolario en las relaciones entre Estados y organizaciones, hemos hecho referencia a algunas de las bases jurdicas que sustentan dichas relaciones; enseguida nos ocuparemos de los aspectos de protocolo y ceremonial, motivo de este trabajo. En los instrumentos jurdicos que hemos mencionado, se contienen la mayora de las normas protocolarias que rigen la actividad de las organizaciones. Podemos encontrar normas generales y normas particulares de cada organizacin que respondan a las necesidades especficas de su naturaleza y de su encargo. Entre las normas generales podemos mencionar las siguientes. Toda organizacin: a) tiene derecho a que se le reconozca personalidad y capacidad jurdicas: b) est facultada para dotarse de las normas de protocolo que considere conveniente, bajo la sola limitacin de respetar las costumbres internacionales y locales: c) puede darse smbolos distintivos y manejarlos con autonoma. Dichos smbolos (escudos, banderas, estandartes, logotipos, etctera) deben ser respetados por los integrantes de la comunidad internacional, y no podrn ser objeto de ninguna injuria: d) tendr libertad para dictar las normas que rijan la celebracin de sus actos, respetando las reglas generales de solemnidad, ya admitidas por todos; e) puede establecer, en sus documentos internos, el orden de precedencia de las personas que participen en sus reuniones: y f) determinar en sus reglamentos internos la forma de colocar las banderas en las ceremonias y otros eventos organizados por ella. (14) Las normas particulares estn representadas por los reglamentos internos o los manuales de protocolo especfico de cada organizacin. En pginas posteriores, haremos alusin a ellos al tocar los tpicos determinados que vayamos estudiando. 3.8.3 La precedencia de las organizaciones internacionales entre s. En el ejercicio de toda actividad, diplomtica o de Estado, seguir el debido orden de colocacin de las personas o de los objetos es primordial por representar un reconocimiento a las jerarquas oficiales y la demostracin de respeto que debe prevalecer en dichos actos. Este orden est regulado por la "precedencia". La precedencia, del verbo latino praecedere (ir delante, preceder), significa la preferencia o anterioridad que una persona o un objeto tiene con respecto a otra: "Es la plasmacin real que personas, banderas e himnos ocupan en la escala valorativa de las instituciones". (15) Es decir, constituye el orden jerrquico entre iguales y est regulada por el derecho y por la costumbre, de acuerdo al lugar, al momento y a las circunstancias en que deba aplicarse. Para fijar la precedencia en las organizaciones
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internacionales debe tomarse en consideracin la complejidad del asunto en cuestin, ya que el orden est determinado por la naturaleza de su constitucin, su calidad poltica o militar, su condicin universal o regional, el nmero de sus miembros constitutivos o su sistema de financiamiento. (16) De acuerdo con la prctica, el orden de precedencia de las organizaciones entre s es como se detalla a continuacin: 1) la Organizacin de Naciones Unidas (ONU), por constituir la de ms importante cometido y la que aglutina a mayor nmero de integrantes de la comunidad internacional; 2) las organizaciones regionales, que se ocupan de asuntos de grupos de pases unidos por su distribucin geogrfica; 3) las uniones y las organizaciones administrativas intergubernamentales autnomas con intereses comunes; y 4) las organizaciones internacionales no gubernamentales. (17) La diversidad que se presenta en la naturaleza y en los cometidos de las organizaciones existentes en la comunidad mundial provoca que cada una de ellas, de acuerdo a las normas generales de protocolo que apuntamos antes, siga sus propios procesos de determinacin de la precedencia en los actos que realiza. Para determinar la precedencia interna en cada organizacin, encontramos dos elementos diferentes, seala Berisso. El primer elemento lo constituyen las autoridades que representan a los Estados miembros; y el segundo, la administracin permanente que se ocupa del apoyo logstico. En la prctica, los directivos ocupan un lugar preponderante en relacin con los de la administracin permanente. (18) En estas pginas no es posible sealar las prcticas de cada organizacin ni todos los aspectos, por lo que anotaremos slo lo ms significativo. La ONU, por su origen y naturaleza, ha sido la instancia en la que se ha desarrollado de manera ms amplia la reglamentacin del protocolo aplicable a los diversos casos, y dado que sus estipulaciones han servido de base para otras organizaciones que con frecuencia adoptan los documentos emanados de aqulla para regular las actividades de sus propios rganos, tomaremos sus prcticas de ejemplo para ilustrar nuestro tema. 3.8.3.1 Prcticas protocolarias en la ONU. En 1945, una vez que las potencias llegaron al acuerdo de crear la ONU, el Congreso estadounidense hizo una invitacin para que se estableciera la sede en su territorio. El sitio seleccionado fue Lake Success, en Nueva York, concretando entre las autoridades locales y las de la naciente organizacin, el acuerdo que lleva el nombre de ese lugar y donde aparecen las condiciones del establecimiento de la sede principal. De inmediato se iniciaron los trabajos de construccin de varios edificios. En 1952 se termin el complejo que comprende espacios para la Asamblea General, la Secretara, las Conferencias y la Biblioteca ahora llamada "Dag Hammarkjold".
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Poco tiempo despus de su fundacin, en 1948 se estableci en la ONU la Oficina de Protocolo y Servicios de Enlace, dependiente de la Secretara General; cuenta con 12 funcionarios adscritos a dicha oficina que laboran de planta; en ocasiones especiales de cargas importantes de trabajo, la Secretara puede hacer contrataciones temporales de hasta 15 elementos de su propio personal para auxiliar a la Oficina de Protocolo, si las circunstancias lo ameritan. (19) En esta instancia se generan los procedimientos protocolarios aplicables a cada caso concreto y se vigila el cumplimiento de la reglamentacin correspondiente. El protocolo en la ONU se ha basado ms en la costumbre que en normas escritas, ya que es escasa la existencia de las mismas: as, podemos afirmar que existe y se aplica un derecho consuetudinario que es respetado por todos, ya que se identifican una serie de costumbres rigurosamente seguidas por los integrantes otorgando a las actividades un pragmatismo sustentado por tradiciones comunes del protocolo diplomtico internacional. (20) Veremos algunas de las prcticas comunes. Para fijar el orden de precedencia dentro de la organizacin, y por la conformacin de la misma, se consideran tres aspectos: 1) la precedencia entre los Estados miembros; 2) la precedencia entre los diferentes rganos de la propia organizacin; y 3) la precedencia interna dentro de cada rgano, tanto de funcionarios como de otros participantes. Las reglas a seguir son: a) la precedencia entre los Estados miembros, ya sea que sus representantes participen en sesiones plenarias o en sesiones de algn rgano, se establece de acuerdo al orden alfabtico de los nombres de los Estados tal como es usual en la organizacin; b) la precedencia entre los observadores permanentes se determinar igualmente por el orden alfabtico de los nombres de los Estados utilizado en la organizacin; (21) y c) la precedencia especfica de los integrantes de los distintos rganos y los representantes que participan en ellos, sigue el orden que a continuacin se seala: 1) presidente de la Asamblea General; 2) secretario general de la organizacin; 3) primeros ministros; 4) vicepresidentes de la Asamblea General, por orden alfabtico del nombre de su pas en ingls. 5) presidente del Consejo de Seguridad: 6) presidente del Tribunal Internacional de Justicia;
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7) primeros ministros adjuntos o vicepresidentes del Consejo de Seguridad; 8) ministros de Asuntos Exteriores; 9) presidente del Consejo Econmico y Social y representantes de los cinco miembros permanentes del Consejo de Seguridad; 10) presidente del Consejo Fiduciario; 11) vicepresidentes de la Asamblea General, con rango de embajador, por orden alfabtico del nombre de su pas en ingls. 12) ministros en ejercicio (por orden alfabtico del nombre de su pas en ingls) y jueces del Tribunal Internacional de Justicia; 13) presidentes de las Comisiones de la Asamblea General, por orden numrico de su respectiva comisin. 14) presidentes de las Delegaciones en la Asamblea General, por orden alfabtico del nombre de su pas en ingls. 15) ministros adjuntos de Asuntos Exteriores y vicepresidentes de las Delegaciones; 16) representantes permanentes ante la organizacin, por orden alfabtico del nombre de su pas en ingls. 17) presidentes de Comits consultivos; 18) representantes de las Asambleas con rango de Embajador; 19) subsecretarios de la organizacin; 20) representantes de las Asambleas sin rango de Embajador; 21) directores de la ONU; y 22) representantes adjuntos que no tengan rango de Embajador; d) la precedencia interna guarda distintos rdenes segn el caso, pero siempre se basa en ordenamientos particulares o en las reglas generales del derecho internacional, as: 1) en el Consejo de Seguridad se ejerce por turno, de acuerdo al orden alfabtico en ingls. Los jefes de delegaciones se colocan de acuerdo al orden alfabtico a partir del Estado que preside; 2) al presidente de la Asamblea se le reconoce rango de jefe de Estado; 3) al secretario general se le reconoce rango de jefe de gobierno;
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4) en actos oficiales el secretario general precede a los jefes de delegaciones; 5) cuando viaja el secretario general, precede a los embajadores acreditados ante los Estados que visita; y 6) el secretario general, en cualquier pas, tiene la calidad de husped de honor y el lugar que ocupa en los actos es de precedencia de proximidad cerca de los jefes de Estado y los jefes de gobierno. El orden de precedencia de los organismos especializados y con estatuto especial que estn vinculados a la Organizacin, es el siguiente: 1) Organizacin Internacional del Trabajo (OIT); 2) Organizacin para la Alimentacin y la Agricultura (FAO); 3) Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura (UNESCO); 4) Organizacin de Aviacin Civil Internacional (OACI); 5) Banco Internacional para la Reconstruccin y Fomento (BIRF); 6) Fondo Monetario Internacional (FMI); 7) Corporacin Financiera Internacional (CFI); 8) Asociacin Internacional de Desarrollo (AID); 9) Unin Postal Universal (UPU); 10) Organizacin Mundial de la Salud (OMS); 11) Unin Internacional de Telecomunicaciones (UIT); 12) Organizacin Meteorolgica Mundial (OMM); 13) Organizacin Consultiva Martima Internacional (OCMI); 14) Organizacin Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI); 15) Fondo Internacional para el Desarrollo Agrcola (FIDA); y 16) Organizacin de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial (ONUDI). El orden de precedencia en otros organismos que no son especializados, pero de algn modo dependen de la organizacin, es como sigue:
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1) Organismo Internacional para la Energa Atmica (OIEA); 2) Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo (UNCTAD); 3) Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA); 4) Fondo Especial de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF); y 5) Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). (22) En cuanto a las precedencias individuales, el orden de precedencia para la colocacin de los delegados en recepciones privadas y en otros actos sociales donde se deban sentar a la mesa, se basa en el rango de la persona de acuerdo al cargo que desempea en su pas. Cuando los rangos sean iguales, la antigedad en el puesto poltico servir para fijar la precedencia. De igual manera se proceder con los funcionarios, pero stos siempre sern colocados despus de los integrantes de las delegaciones. Espordicamente, cuando se trate de encontrar el sitio idneo para personalidades muy connotadas, se podr tomar en consideracin un ttulo nobiliario o una distincin honorfica. (23) 3.8.4 Protocolo referente a las delegaciones. Para que los integrantes de una delegacin puedan participar en las actividades de la organizacin se deber, como primer acto despus de su llegada o por lo menos una semana antes del inicio de los trabajos, hacer llegar al secretario general la lista de sus nombres. La comunicacin de la lista de nombres de representantes no reviste ningn protocolo; se trata de un simple acto informativo, ya que los Estados miembros tienen como prerrogativa nombrar a quienes consideren idneos para el desempeo del cometido, sin que el secretario o la Asamblea tengan capacidad para rechazar a ninguna persona por ella misma. Los representantes tambin deben ser acreditados por su gobierno mediante un documento protocolario denominado carta credencial, expedida por la autoridad competente. Cuando se requiera, o previo al inicio de las sesiones de algn rgano, la Secretara General celebra ceremonias de recepcin de dichos documentos, en las que es costumbre recibir de 10 a 12 representantes al mismo tiempo, dado el elevado nmero de participantes. Estas acreditaciones se pueden dirigir a la atencin del presidente en funciones del rgano correspondiente, o a la del secretario general. (24) En la ceremonia cada delegado le entrega su carta credencial al secretario general, quien las har llegar a la Comisin de Credenciales que sea nombrado, para que las revise y determine si se encuentran "en debida forma". (25) Junto con las credenciales, se entregan los respectivos plenos poderes para que la Secretara los haga llegar a la Comisin de Verificacin, instancia que como la antes mencionada, determina si los documentos estn "en debida forma". En caso de que dichos escritos presentaran alguna anomala, las Comisiones deben informar a la Asamblea General o al rgano interesado. Este rgano negar al miembro o a los miembros de la delegacin su participacin en sus sesiones. Ante esta situacin, el
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Estado que enva a la delegacin no tiene ningn recurso para exigir que sus delegados sean aceptados y deber elaborar de manera correcta nuevos documentos para que puedan cumplir su funcin. 3.8.4.1 Protocolo aplicable a las actividades de la organizacin. Para tener una visin general, analizaremos algunas prcticas establecidas por las normas de protocolo o por la costumbre en la ONU. Primero haremos referencia a las sesiones ordinarias del rgano supremo, la Asamblea General, que usualmente tienen lugar una vez al ao, en Nueva York, en una sala especial. Los procedimientos protocolarios de preparacin se inician horas antes de que d principio la sesin. Se considera la participacin de todos los miembros de la organizacin, por lo que, en el vestbulo de esa sala, se colocan las banderas de interior de todos los miembros ordenadas por alfabeto, tomando el nombre del pas en ingls. En estas sesiones no se utilizan banderas de mesa ni de interior, por lo que en el recinto no se encuentra ninguna ensea. Cada Estado miembro podr participar con una delegacin; el nmero de integrantes de esas delegaciones no exceder de cinco representantes y cinco suplentes. "Esta limitacin no se aplica a los consejeros, asesores, tcnicos, expertos y personas de categora similar que la delegacin lleve consigo". (26) Las normas protocolarias para el trabajo de la Asamblea se encuentran contenidas en su Reglamento. Es por todos sabido que este rgano se auxilia en su trabajo por comisiones, (27) en las que cada miembro est representado por un delegado ms los consejeros, los asesores, los expertos u otras personas con calidad similar; cada delegacin tiene un voto. Las comisiones se pueden agrupar en cuatro tipos: principales, de procedimiento, permanentes y especiales. Para efectos de este artculo, nos interesan en especial las comisiones de procedimiento, que son: a) la Comisin General o Mesa de la Asamblea, que se ocupa precisamente de las cuestiones de procedimiento. Est integrada por el presidente de la Asamblea General, los vicepresidentes y los presidentes de las comisiones principales, quienes siempre deben pertenecer a delegaciones distintas. Se permite la participacin, con voz pero sin voto, de los presidentes de otras comisiones en las que se encuentren representados todos los miembros, y b) la Comisin de Verificacin de Poderes, que est compuesta por nueve miembros designados por la Asamblea General con base en la propuesta que hace el presidente. Al inicio de cada periodo de sesiones se integra una nueva Comisin de Verificacin de Poderes que acta slo durante ese periodo. (28) Sus responsabilidades son revisar los documentos presentados por los delegados y constatar que estn elaborados de acuerdo a las normas protocolarias establecidas que hayan emanado de las autoridades competentes (29) y que las firmas sean autnticas, (30) que coincidan exactamente los nombres y los cargos de los delegados que las portan y que no presenten ninguna alteracin. Esta Comisin deber presentar siempre a la Asamblea un informe del resultado de su verificacin. (31)
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Todas las sesiones de la Asamblea General estn presididas por un representante de algn Estado miembro. Este presidente es elegido anualmente para el periodo de sesiones que corresponda, rotando cada ao entre integrantes de cinco grupos de Estados pertenecientes a una misma regin. Los grupos son: frica, Asia, Europa Occidental, Europa Oriental y Latinoamrica y el Caribe. El grupo al que corresponde la presidencia entrega, con anticipacin al secretario general la propuesta sobre el candidato o candidatos. Si es uno, el secretario general lo informa a la Asamblea y se nombra por aclamacin si son varios se lleva a cabo una votacin secreta. El podium es ocupado por tres personas: al centro el presidente de la Asamblea General que est en funciones; (32) a su derecha el secretario general y a su izquierda el asistente del secretario general en asuntos polticos. El orden de colocacin de los delegados se modifica cada periodo de sesiones; para esto, el secretario general escoge al azar a uno de entre todos los Estados miembros; a la delegacin de ese Estado corresponde el primer lugar de la derecha de la sala, o sea, el sitio con mayor precedencia. A partir de ah se irn colocando las delegaciones de los dems en orden alfabtico, considerando el nombre del Estado en ingls. El inicio de la sesin sigue ciertas reglas protocolarias. Una vez que han tomado asiento todos en sus respectivos sitios, el presidente en funciones abre la sesin con un golpe de mazo. Al captar la atencin de todos pide a las delegaciones que verifiquen la fecha (tercer martes de septiembre). (33) Enseguida los invita a guardar silencio por un minuto para orar o para meditar sobre los trabajos que se iniciarn. Pasado el momento, el presidente informa a la Asamblea los nombres de quienes propone para integrar la "Comisin de Verificacin". (34) Tiempo antes del inicio del periodo de sesiones lleva a cabo consultas entre los delegados y selecciona nueve pases para conformar esa comisin. Se pasa a la eleccin del presidente de ese periodo de sesiones. El hasta entonces presidente de la Asamblea anuncia el o los nombres de los candidatos; si es uno se le nombra; si son varios, como se dijo, se procede a la votacin. Terminado el procedimiento correspondiente, el presidente en funciones notifica de manera oficial el nombre del nuevo presidente de la Asamblea, quien desde su asiento seala si acepta o no. (35) En caso de que acepte, el jefe de protocolo va por l para acompaarlo hasta el podium. El presidente saliente lo recibe estrechando su mano encima del mazo, lo felicita y le cede su lugar. El jefe de protocolo acompaa al presidente saliente hasta su lugar en la sala, que es donde se encuentra su delegacin. Ya bajo la nueva presidencia, se llevan a cabo elecciones de jefes de mesa, comits especiales y vicepresidentes, y dan inicio los trabajos de la primera sesin de ese periodo. Hay ocasiones en que en las sesiones de la Asamblea General participan altas autoridades de los pases miembros. stas pueden ser jefes de Estado, jefes de gobierno, ministros de Asuntos Externos u otros ministros, as como personalidades de reconocida notoriedad. (36) El desarrollo de sesiones en las que participan jefes de Estado y de gobierno reviste gran solemnidad; al reconocer su investidura, estos personajes son motivo de trato excepcional y deferencias especiales de acuerdo a su
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rango. Su llegada al recinto debe tener lugar una vez que la Asamblea haya sido instalada. Para su entrada, asistentes de protocolo les guan a una puerta del fondo de la sala, donde la personalidad en cuestin es esperada por el jefe de Protocolo de la organizacin, quien le acompaa hasta el asiento que le ha sido reservado en una seccin especfica para jefes de Estado y de gobierno, segn el caso. En ese sitio permanece el visitante por unos minutos mientras es saludado oficialmente y presentado a los asistentes por el presidente de la Asamblea General. Es usual que la asistencia de esos personajes a la sesin se deba al deseo de expresar a la Asamblea sus puntos de vista sobre algn tpico determinado, por lo que generalmente pronuncia un discurso; si as fuera, acto seguido se le invita a pasar a la tribuna, hasta donde es acompaado por el jefe de protocolo. Terminada su intervencin este funcionario vuelve a acompaarle a su asiento desde donde el mandatario escucha el agradecimiento del presidente de la Asamblea. Enseguida debe disponerse a dejar el recinto por la misma puerta por donde entr. En ese momento, dicho presidente suspende momentneamente la sesin, baja del podium acompaado por el secretario general y ambos despiden al personaje en la salida, con las cortesas correspondientes a su alta investidura. En el caso de que participe un ministro, ste ocupa un lugar especial en el rea que corresponda a su pas, junto con los integrantes de su delegacin; tambin es usual que deseen una intervencin oral en la sesin, pero a diferencia de los anteriores personajes, cuando se le invita a pasar a la tribuna lo hace solo, y al finalizar su participacin regresa tambin solo a su sitio. Enseguida nos ocuparemos de los detalles protocolarios para las visitas oficiales que personalidades de los Estados hacen a la organizacin. Lo ms frecuente es que las autoridades de los pases miembros deseen entrevistarse con el secretario general y vayan a la sede en visita oficial. En estos casos deben hacerse ciertos preparativos que dependen de la jerarqua del personaje esperado. Dada la agenda tan saturada del secretario, a menos que se trate de una situacin de extrema urgencia, la visita debe solicitarse con un mnimo de dos meses de anticipacin, indicando si el personaje asistir solo o acompaado por su cnyuge. Los funcionarios de la Secretara General sealarn la disponibilidad del secretario y se pondrn de acuerdo con los diplomticos que gestionan la visita. Convenidos el da y la hora, se designa una entrada del edificio de Naciones Unidas para el recibimiento de la visita y se le hace saber al interesado. Con antelacin al acto se colocan, en el vestbulo de esa entrada, la bandera del pas representado y la de la organizacin. Se hacen arreglos para que en el momento de la llegada se encuentre ya colocada una guardia de honor de agentes de seguridad que forman una valla para el visitante. Llegado ste, es recibido en la puerta por el jefe de Protocolo, quien lo invita a esperar unos segundos mientras el secretario general baja a ese vestbulo para dar la bienvenida oficial al visitante. Es costumbre que inmediatamente despus del saludo de estos personajes se tome una foto de ambos; el secretario general se coloca frente a la bandera del pas y el visitante frente a la bandera de la ONU. Cumplido este ceremonial, se trasladan al despacho del secretario general para que se lleve a cabo la entrevista; al final de la misma, el propio secretario general despide al visitante a la salida del despacho y el jefe de Protocolo lo escolta hasta la puerta del edificio. En el caso de que el visitante est acompaado por su esposa, la del secretario general
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asistir al recibimiento y estar departiendo con la visitante en una sala especial, mientras los funcionarios dialogan. Otro tema de nuestro inters son los actos sociales en los que participa el secretario general de la ONU, por lo que haremos algunos comentarios al respecto. Durante el desarrollo del periodo de sesiones de la Asamblea General, es costumbre que el secretario general y su esposa inviten a los participantes a diversos convivios, que pueden ser comidas o cenas. Si se trata de un acto solemne en honor de alguna personalidad, se celebra en el edificio de la sede. Siempre se dispone una mesa de honor cuyos lugares preferentes son ocupados por el presidente de la Asamblea y por el secretario general, flanqueados por los invitados de honor colocados en precedencia lateral alternada. (37) Dentro de esta precedencia se reconoce primaca a la mxima autoridad del pas anfitrin, por lo que dicho personaje ocupar el lugar del centro de la mesa, a su derecha estar el presidente de la Asamblea y a su izquierda el secretario general de la ONU, situando a los dems invitados de acuerdo a la precedencia que corresponda a sus delegaciones en la Asamblea General de ese ao. (38) Estos convivios pueden constituir un mero acto de cortesa; en ese caso, se lleva a cabo en la residencia del secretario general, con la libertad de optar por varias frmulas de organizacin ceremonial: la invitacin puede hacerla el propio secretario o su esposa; la asistencia puede ser mixta o slo de caballeros o slo de damas. Puede darse el caso tambin de que mientras la esposa del secretario general se rene con damas acompaantes en su casa, l lo haga con delegados damas o caballeros en la sede. Para todos estos actos es indispensable la intervencin del jefe de Protocolo de la organizacin, quien debe consultar con el secretario general o con su esposa la lista de invitados, pero solo a l corresponde la determinacin, a su arbitrio, de la organizacin del evento, porque entra en sus responsabilidades. Es usual que el da de la realizacin del acto social sea el jefe de Protocolo quien reciba a los invitados a la entrada del sitio donde se realice la reunin, as sea en el domicilio del secretario general, ya que no es un acto particular, sino una reunin de cortesa ntimamente relacionada con las acciones oficiales de dicho alto funcionario. Hemos tocado los aspectos protocolarios ms relevantes en la ONU, que ha sido y sigue siendo un ejemplo para los organismos especializados, ya que las prcticas en estos presentan variantes mnimas, derivadas ms bien de la naturaleza especfica de sus labores. Ahora bien, nos parece interesante ampliar la visin de la importancia de la aplicacin del protocolo, con algunas prcticas particulares de una organizacin militar. 3.9 Protocolo en la Organizacin del Tratado del Atlntico del Norte. Para finalizar, y a manera de ejemplo, haremos breves referencias al protocolo seguido en una institucin internacional de tipo militar, como es la Organizacin del Tratado del Atlntico del Norte (OTAN). Esta organizacin cuenta con dos mandos: el Mando Aliado de Europa y el Mando Aliado para el Atlntico. El primero tiene varios cuarteles generales; en el principal existe una Oficina de Protocolo con diversas directrices publicadas por dicho cuartel general. La precedencia aplicable en esa instancia se encuentra contenida en los ordenamientos internos de la organizacin.
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Los factores que toma en consideracin para la colocacin de las personalidades son el rango, la fecha en que ste se obtuvo y la fecha de toma de posesin del cargo que ostente. En todos los casos, por la naturaleza de la institucin, los militares preceden a los civiles. Cuando se realizan actividades en las que participen oficiales de cuarteles generales de la OTAN, la precedencia es la siguiente: 1) presidente honorario del Consejo del Atlntico Norte/Comit de Planificacin de la Defensa; 2) secretario general, presidente del Consejo del Atlntico Norte/Comit de Planificacin de la Defensa. 3) ministros de Asuntos Exteriores/Defensa de los pases miembros por orden alfabtico del pas en ingls, iniciando por el pas que ostente la presidencia en ese momento; 4) representantes permanentes del Consejo del Atlntico Norte/Comit de Planificacin de la Defensa, por orden de antigedad de nombramiento. 5) secretario general adjunto; 6) presidente del Comit Militar en la Sesin de Estado Mayor; 7) presidente del Comit Militar; 8) jefes de Defensa de Estado Mayor de los pases miembros por orden alfabtico de pas en ingls, iniciando por el pas que ostente la presidencia en ese momento; 9) comandante supremo aliado en Europa y comandante supremo en el Atlntico, por orden de antigedad en el nombramiento; 10) representantes militares en el Continente Militar por orden de nombramiento en el Comit Militar; 11) almirantes y generales de cuatro estrellas por orden de antigedad de nombramiento; 12) presidente adjunto del Continente Militar; 13) secretarios generales adjuntos de la OTAN por orden de antigedad de nombramiento; 14) director del Estado Mayor Internacional; 15) representantes adjuntos permanentes;
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16) representantes de la Comandancia Suprema Aliada en Europa y representantes de la Comandancia Suprema aliada en el Atlntico, por orden de antigedad en el nombramiento; 17) almirantes y generales de tres estrellas; 18) director general de la Agencia de Sistemas de Comunicacin e Informacin de la organizacin; 19) directores adjuntos del Personal Militar de Estado Mayor Internacional; 20) oficiales con categora de salario de civiles, generales de dos estrellas y oficiales de asuntos extranjeros equiparables por orden de antigedad de nombramiento; y 21) representantes militares adjuntos colocados por orden de nombramiento. (39) En el aspecto vexilolgico, (40) es importante sealar que las banderas de los miembros se encuentran expuestas frente a los edificios de los cuarteles generales; se colocan a la misma altura y permanecen en ese sitio las 24 horas del da. La precedencia la inicia la bandera del pas anfitrin y la conserva siempre; el orden de las dems es modificado cada semana de acuerdo al resultado de una votacin llevada a cabo los domingos. Se arreglan por orden alfabtico considerando los nombres de los pases en francs. La bandera de la organizacin ondear a la misma altura en el lugar que disponga el comandante supremo aliado en Europa y no cambiar de posicin. La bandera del Cuartel General tendr un mstil ms bajo y se colocar donde ordene el comandante supremo. Cuando haya algn acto protocolario, todas las banderas, la de la OTAN y las de fuera de la organizacin, se colocan por orden alfabtico en idioma francs, dando a Blgica, como nacin anfitriona, el primer lugar. (41) Los actos oficiales de esta organizacin aplican estrictamente el protocolo mencionado para su realizacin. Entre los ms relevantes encontramos las visitas de personalidades con carcter oficial. La Oficina de Protocolo de la OTAN considera cuatro clases de visitas, de acuerdo a la categora que ostente el visitante. As, se puede sealar: 1) las visitas de personalidades de especial importancia: integrantes de las casas reales o jefes de Estado; ministros o jefes de Defensa; embajadores tanto de pases miembros como de los que no lo son; miembros de parlamentos; generales u otros militares de rango equivalente; 2) visitas relacionadas con la defensa nacional y colegios de Estado Mayor; 3) visitas de oficiales provenientes de pases de Europa Central y de Europa del Este; y 4) otras visitas. El protocolo aplicado vala de acuerdo a la categora del personaje. Los soberanos, los jefes de Estado y los jefes de gobierno, reciben los honores correspondientes a su alta investidura tanto al inicio de su visita como a la despedida. Son atendidos por el
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secretario general de la OTAN, a quien se le rinden igualmente honores. Los ministros de Defensa, los jefes de Estado Mayor conjunto, el presidente del Comit Militar y los principales comandantes de la organizacin tambin son objeto de honores segn sus categoras. Otro acto frecuente es la celebracin de conferencias con asistencia de representantes de pases miembros y no miembros. En estos casos es importante vigilar estrechamente el cumplimiento del orden de precedencia que est fijado por la reglamentacin interna. El rango de las personalidades es determinante, pero tambin se considera la fecha de obtencin del mismo y la fecha de toma de posesin. La naturaleza misma de la organizacin propicia que los militares tengan siempre mayor precedencia que los civiles. Para los representantes de los pases miembros se establece el orden alfabtico del nombre del pas en ingls, comenzando por el pas al cual corresponda ejercer la presidencia en el momento. (42) En las visitas de personalidades se les rinden a stas los honores militares correspondientes al rango que ostente cada persona. Este puede ser el caso de jefes de Estado y de jefes de gobierno, pero tambin se ofrecen en forma especial al secretario general de la organizacin, a los ministros de Defensa y a los jefes de Estado Mayor de los pases. La rendicin de esa pleitesa corre a cargo de la Guardia de Honor del Cuartel General, la cual actuar bajo los lineamientos que apuntamos enseguida: primeramente, se presentar una formacin lateral de tres miembros del personal local, portando tres banderas, bajo el siguiente orden: a la derecha la de la Organizacin, en medio la del pas del visitante a quien se rinden honores y a la izquierda la del Cuartel General. Adems, desfilarn, sin banderas frente al homenajeado, integrantes del personal de la organizacin, representando a las naciones miembros, el Comandante de la guardia de honor y el de la Brigada de Regimiento. (43) Notas: (1) Mary Jane McCaffree y Pauline Innis, Protocol, Hepburn Books, Washington, D. C., 1985. (2) Protocolista espaol muy prestigiado, autor de diversos tratados. (3) Felio A. Vilarrubias, Tratado de protocolo de Estado e internacional, Nobel, Oviedo. 2000, p. 23. (4) Mara Teresa Otero Alvarado, Teora y estructura del ceremonial y el protocolo, Mergablum, Sevilla, 2000. (5) Vase Mara Rosa Merchesi, El protocolo hoy, Aguilar, Madrid, 1997. (6) Felio A. Vilarrubias, op. cit., pp. 29-30. (7) Idem. (8) Pedro Gabriel Labariega Villanueva, Derecho diplomtico: normas, usos, costumbres y cortesas, 3a ed., Trillas, Mxico. 2002, pp. 87-88. (9) Francis Deak, "rganos del Estado en sus relaciones exteriores" en Max Sorensen (comp.), Manual de Derecho Internacional Pblico, Fondo de Cultura Econmica, Mxico, 1998, pp. 436-437. (10) Mario Silva Concha, Ceremonial y protocolo, Fondo de Cultura Econmica. Santiago de Chile, 1997, pp. 160-161.
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(11) Un ejemplo de esta situacin es el acuerdo relativo a la sede del Comit Permanente Interamericano de Seguridad Social que funciona en nuestra capital, celebrado por el gobierno de Mxico y dicho Comit, suscrito por el secretario de Relaciones Exteriores de entonces, Jorge Castaeda, y el presidente del Comit, Arsenio Farell Cubillas, el 26 de noviembre de 1981. Vase Tratados y acuerdos ejecutivos celebrados por Mxico, Senado de la Repblica, tomo correspondiente a 1981. (12) Ejemplo de ello es el convenio relativo al establecimiento en Mxico de una representacin de la oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados, celebrado por el gobierno mexicano y el dicho Comisionado suscrito por el subsecretario de Asuntos Multilaterales de la Secretara de Relaciones Exteriores, Manuel Tello, y el representante en Mxico del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados, Pierre Jambor, el 5 de octubre de 1982. Vase Tratados y acuerdos ejecutivos celebrados por Mxico, op. cit., tomo correspondiente a 1982. (13) Ejemplos de los tratados a que nos referimos son la Carta de la Organizacin de Estados Americanos, de 1948; la Convencin sobre Prerrogativas e Immunidades de las Naciones Unidas, de 1946; y la Convencin sobre Prerrogativas e Immunidades de Organismos Especializados, de 1947. (14) Vase Francisco Lpez-Nieto y Mallo. Honores y protocolo, El Consultor, Madrid, 2000, pp. 512-515. (15) Montse Sol, El protocolo y la empresa, Planeta, Barcelona, 1998, p. 22. (16) Mario Silva Concha, op. cit., p. 162. (17) Ibidem, pp. 162-163. El orden dentro de cada clase se determina por la fecha de su creacin. En cuanto a la precedencia en organizaciones no gubernamentales, en actos oficiales se aplica la misma regla que en las gubernamentales, que es el orden alfabtico en el idioma oficial, pero slo para la precedencia de su director o secretario general, ya que no se acepta la participacin de otro integrante de la misma. Por lo que respecta a la precedencia interna, puede variar muchsimo, dada la heterognea naturaleza de esas organizaciones. (18) Mara Berisso, Protocolo y ceremonial, Espasa, Buenos Aires, 1998, p. 121. (19) Datos tomados de la ponencia "El protocolo en las Naciones Unidas", presentada en el II Congreso Internacional de Protocolo, Sevilla, por Livio Muzi-Falconi. Citado en Francisco Lpez-Nieto y Mallo, op. cit., p. 515. (20) Vase Covadonga Cars Villazn, "Aspectos protocolarios en las Naciones Unidas" en Revista Internacional de Protocolo, nm. 6, p. 14. (21) Artculos 17 y 49 de la Convencin de Viena sobre la Representacin de los Estados en sus Relaciones con las Organizaciones Internacionales de Carcter Universal.
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(22) El orden sealado es el que se presenta en Modesto Seara Vzquez en la obra Derecho Internacional Pblico, Porra, Mxico, 1997. Los dems datos se han tomado de Francisco Lpez-Nieto y Mallo, op. cit., cap. II, tomo II. (23) Ibidem, pp. 122-123. (24) La forma de dirigir los documentos siempre debe ser "a la atencin de...", ya que no es posible dirigirlas a ningn funcionario directamente. pues la autoridad suprema de la organizacin es la Asamblea General como persona moral y las personas fsicas slo actan como representantes de la organizacin. No sucede lo mismo en los Estados, en que hay un mandatario ante quien acreditar a los enviados extranjeros. Para mayor abundamiento vase Luca Irene Ruiz Snchez, "La Convencin de Viena sobre Representantes ante Organizaciones Internacionales. Anlisis y comentarios" en Relaciones Internacionales, vol. IV, nm. 23, octubre-diciembre 1978, pp. 48-51. (25) Esta expresin es utilizada en los mbitos estatales y diplomticos para indicar que algn documento reviste el formato acostumbrado y comnmente aceptado y si contiene los datos necesarios para su validez. Fundamentalmente se atiende a comprobar la identidad del portador y as quien suscribe el documento es la persona autorizada para ello, pero tambin se cuida que no presente raspaduras ni enmendaduras. (26) El nmero de integrantes de las delegaciones aparece en el artculo 9-2. Sobre tal precisin vase Modesto Seara Vzquez, Tratado general de la organizacin internacional, Fondo de Cultura Econmica, Mxico, 1974, p. 130. (27) De acuerdo a la legislacin interna de la ONU, la Asamblea General, para el ejercicio de sus funciones, puede crear los organismos subsidiarios y las comisiones que estime necesarios. Vase el artculo 22 de la Carta y artculo 98 del Reglamento de la Asamblea. (28) Vase Modesto Seara Vzquez, Tratado general de la organizacin internacional, op. cit., pp. 132-133. (29) Esto significa que su origen sea el gobierno reconocido del Estado miembro o no miembro y que la autoridad que las emita sea el jefe de Estado, el jefe de gobierno o el ministro de Asuntos Exteriores, a menos que sea conocido que de acuerdo a la legislacin interna de ese pas otra autoridad es competente para acreditar delegados. (30) En la Oficina de Protocolo de la organizacin se debe contar con registro de firmas de las autoridades competentes de cada Estado que tenga relacin con la ONU. (31) En el artculo 29 del Reglamento de la Asamblea General se seala que si los documentos de alguno de los delegados fueran impugnados por algn Estado miembro, dicho representante podr participar en forma provisional en los trabajos de la Asamblea General, con iguales derechos que los dems, hasta que la Comisin de Verificacin haya presentado su informe y la propia Asamblea haya dictaminado y
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comunique su decisin. Vase Modesto Seara Vzquez, Tratado general de la organizacin internacional, op. cit., nota de la p. 133. (32) Esta personalidad es quien fue electo en la sesin del ao anterior que todava no entrega el cargo al que presidir el periodo de sesiones que se est abriendo. (33) Esta verificacin, como se comprender, es un puro acto protocolario, ya que todos los aos se abre el periodo de sesiones en este da prefijado. (34) Vase supra y nota 27. (35) En caso de no aceptar, se har la misma pregunta al que siga en nmero de votos. (36) Por ejemplo, se ha contado con la participacin de connotados jefes de Estado y en ocasiones con la del Papa. Varios mandatarios mexicanos tambin han participado en ese rgano de Naciones Unidas. (37) Este orden considera el lugar de la derecha del participante principal como el ms importante, (1) siguiendo el de la izquierda (2) y alternando en orden ascendente: derecha (3), izquierda (4) y as sucesivamente, hasta que queden colocados todos los integrantes de la mesa. (38) El jefe de Protocolo, para planear el orden de precedencia, independientemente de considerar los elementos antes mencionados, tomar en cuenta que el protocolo debe ser flexible y har los cambios pertinentes en la colocacin de personas, ya que debe tener la suficiente sensibilidad para no enfrentar enemigos, para colocar juntos a quienes hablan un mismo idioma y para lograr una distribucin geogrficamente equilibrada. (39) Heinz I. Schrumpf, "Protocolo en el cuartel general de la OTAN en Europa" en Revista Internacional de Protocolo, nm. 4, p. 23. Citado por Francisco Lpez-Nieto y Mallo, op. cit., pp. 522-524. (40) Como hemos apuntado, este aspecto del protocolo abarca todo lo referente a banderas, pendones y estandartes. (41) Heinz I. Schrumpf, op. cit., p. 22, citado en Francisco Lpez-Nieto y Mallo, op. cit., pp. 524-525. (42) Idem. (43) Idem.
3.10 Claves para la organizacin de eventos impactantes.
En mi opinin, la organizacin de un evento es una de las herramientas de Relaciones Pblicas ms delicadas que existen.
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3.10.1 Organizacin y programa bsico de algunas ceremonias. Esquemas bsicos para organizar algunos tipos de eventos o ceremonias. Programa bsico y puntos importantes a tener en cuenta.
Foto gordonflood.com Copas de cocktail. Programas bsicos para algunas ceremonias. Los eventos o ceremonias llevan un esquema para su correcto desarrollo que puede ser ms o menos extenso en funcin del programa. Aqu se dan los esquemas, muy abreviados, de los principales puntos del desarrollo de un acto o ceremonia. 3.10.1.1 Entrega de Reconocimientos: Introduccin. Palabras del Rector o su representante. Entrega de reconocimientos. Cierre. 3.10.1.2 Firma de convenios: Introduccin. Palabras del Rector o su representante. Palabras de representante de la contraparte. Firma de los documentos. Cierre. En el caso de firmas de convenios, los documentos deben ser visados y autorizados previamente por el Secretario General de la Universidad y la asesora jurdica de la contraparte. La Universidad debe quedar con a lo menos dos originales en su poder (uno para Secretara General y otro para la Unidad gestora o depositaria del convenio).
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Asimismo, si los convenios estn redactados en idioma extranjero, deben ser traducidos, de modo que se firmen las copias respectivas en espaol y en el idioma en cuestin. Los originales tambin quedan en dos copias de cada uno para la USM. 3.10.1.3 Visitas protocolares: Saludo al Rector en Rectora o Saln de Consejo Superior. Entrega de obsequio y material institucional. Recorrido por dependencias de la Universidad. Reuniones de trabajo en la Unidad correspondiente. 3.10.1.4 Presentacin de libros: Introduccin. Bienvenida . Presentacin de la obra (puede ser el maestro de ceremonias o alguien designado por el autor). Palabras del autor de la obra. Cierre. 3.10.1.5 Ccteles y recepciones: Determinar nmero y perfil de los asistentes (considerar que de preferencia no se ofrece alcohol dentro de la empresa). Determinar lugar a efectuarse, considerando categora de los invitados y carcter y naturaleza del acto; la capacidad de los espacios fsicos de cada Sede y la cercana con servicios bsicos como; agua, electricidad con la potencia adecuada en caso de uso de hornos, ventilacin ptima para no acumular olores en espacios cerrados, distancia con baos y condiciones climticas (en caso de ser al aire libre); vas de circulacin de gente ajena a la recepcin, vas de escape y zonas seguras. Tambin se debe considerar espacios para el personal de coctelera; uno para la preparacin de los alimentos y otros como guardarropa y camarines. Solicitar las autorizaciones respectivas y reservar lugar para ubicacin de coctelero. Considerar, dependiendo la hora y da de realizacin, la contratacin de personal adicional, especialmente para aseo y ornato tanto de las dependencias utilizadas, como baos y pasillos/salas. Designar a una persona encargada de entregar los espacios limpios, prolijos y dejar dependencias cerradas, luces apagadas y otros.
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3.10.1.6 Tipos de Actos, eventos Institucionales o de trabajo.
Hay multitud de actos y eventos que puede organizar la empresa o cualquier otra institucin.
Foto lilit Feria Internacional. Tipos de Actos, eventos Institucionales o de trabajo. La Empresa o cualquier otra institucin pueden organizar diversos actos o eventos, los cuales, en funcin de su estructura y organizacin pueden tener diversos nombres. Aniversario: celebracin de carcter simple de un acontecimiento interno importante para la unidad organizadora. Charla: Consiste en una exposicin de carcter simple, generalmente con propsitos de divulgacin o informacin, sobre diferentes tpicos tratados sin mayor profundizacin. No se precisa de requisitos previos para asistir a ella. Conferencia: Exposicin sobre un tema doctrinal o especfico que reviste grados de complejidad y profundidad. Est dirigida a un auditorio que posee conocimientos previos sobre el tema y su objetivo es la difusin cultural en reas determinadas o la profundizacin en temas especializados. Disertacin: Exposicin metdica de carcter acadmico a un trabajo de investigacin realizado por el expositor y que lleva implcita la defensa de una tesis o la refutacin de otra. Est dirigida a un pblico de pares. Cursillo: Breve serie de charlas o conferencias, enmarcadas en una temtica central, cuyos contenidos pueden ser independientes los unos de los otros, o bien estructurarse en forma secuencial. Curso: Conjunto de sesiones pedaggicas destinadas a desarrollar varios temas sobre una materia especfica, durante un periodo determinado, que se estructura en torno a objetivos de enseanza-aprendizaje definidos o implcitos. Para su
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realizacin, se pueden utilizar materiales de apoyo, incluir instancias de evaluacin y exigir un mnimo de asistencia. El curso tiene como propsito ampliar la formacin general, profesional o acadmica del pblico al cual est dirigido; por lo tanto, puede tener diversos niveles de profundidad o complejidad. Taller (Workshop): Actividad prctica realizada en conjunto por un grupo de personas con experiencia profesional en la materia, orientadas por especialistas competentes. Su propsito es estudiar o buscar soluciones a problemas concretos del rea respectiva y posibilitar el intercambio de experiencias mediante el trabajo en pequeos grupos. Seminario: Actividad acadmica de carcter terico que se realiza a travs de sesiones de trabajo colectivo de un grupo de especialistas para estudiar, analizar o enriquecer un tema previamente determinado. Est programado y dirigido por un acadmico experto en la materia, tiene un mnimo de sesiones y concluye con la elaboracin de un informe final expuesto por un relator. Coloquio: Reunin de especialistas en la cual no hay pblico ni expositor central. Todos los asistentes tienen idntico derecho a participar en un trabajo comn, sobre un tema de su inters. Mesa Redonda: Reunin en la cual un grupo pequeo de personas versadas en un tema, generalmente polmico, participa en igualdad de condiciones y bajo la direccin de un moderador, exponiendo sus puntos de vista ante un pblico heterogneo. Su propsito es dar a conocer diversos enfoques sobre el mismo problema. Panel: Modalidad de presentacin de un tema ante una audiencia por un equipo de diversos especialistas, quienes lo abordan desde diferentes ngulos, con el fin de proporcionar amplia informacin sobre l. Una vez expuesto el tema, el pblico participa formulando preguntas, presentando ideas o experiencias que aclaren puntos de vistas, sin que se produzca debate. Foro: Reunin en la que uno o ms especialistas exponen ante un pblico heterogneo un tema previamente determinado, generalmente controvertido, seguido de una discusin en la cual participa el pblico asistente. Encuentro: Reunin formal de especialistas, en la cual uno o ms expositores abordan temas inherentes a su rea, con el propsito de conocer e intercambiar trabajos y experiencias realizados en sus respectivos campos disciplinarios. Simposio: Consiste en reunir a un grupo de especialistas o expertos en un tema, los cuales exponen al auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva, conformando as un panorama lo ms completo posible del tema en cuestin. Es una tcnica formal en que los especialistas exponen individualmente y en forma sucesiva, durante 15 a 20 minutos. Lo importante es que cada expositor trate un aspecto particular del tema, de tal manera que, al terminar ste, quede desarrollado integralmente y con la mayor profundidad posible. En el simposio se obtiene informacin autorizada y ordenada sobre los diversos aspectos de un mismo tema, puesto que los expositores no defienden posiciones, sino que suman informacin al aportar conocimientos propios de su especialidad. Congreso: conjunto de sesiones de trabajo sobre una temtica determinada que se realiza durante un periodo relativamente prolongado y al cual concurren especialistas invitados en calidad de exponentes u observadores. Tiene como propsito presentar tesis, investigaciones o experiencias inditas, para
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someterlas al juicio crtico de los participantes, a fin de unificar criterios, en relacin con la temtica central. Los trabajos presentados son seleccionados previamente por comisiones especiales designadas para ello por los organizadores del evento. El congreso est estructurado sobre la base de trabajo de comisiones y reuniones plenarias, en las que se analizan las ponencias presentadas y las conclusiones elaboradas por las comisiones. Culmina con una sesin en la que se exponen y someten a aprobacin las conclusiones a las que llegaron las distintas comisiones de trabajo. Un comit especialmente designado redacta las conclusiones del congreso, las que son publicadas posteriormente. Ciclo: Serie de actividades de extensin (charlas, conferencias, conciertos, etc.), cuyos contenidos obedecen a una temtica central, que se realiza tambin en forma peridica. Jornada: Periodo durante el cual se desarrolla una serie de actividades de extensin, centradas en un rea disciplinaria, cuyo propsito es difundir y actualizar los conocimientos de un grupo de personas con intereses afines. Feria: Evento social, econmico y cultural que se lleva a cabo en una sede y que llega a abarcar generalmente un tema o propsito comn. Realmente, cuando se habla del protocolo de un acto, se hace referencia a dos cuestiones esenciales: - orden del acto (contenido), - y colocacin de invitados. Ambos son temas complejos que varan segn sea la filosofa del acto y las caractersticas del local donde se celebre.
3.10.2 ORDEN DEL ACTO.
Nos referiremos en este apartado al contenido que habitualmente se sigue en los actos desde que el anfitrin e invitados de honor ocupan la presidencia hasta que la abandonan. Suele ser el acto central que motiva la invitacin y en l el anfitrin se dirige a todos para exponerles el motivo de la reunin o celebracin, al tiempo que ofrece la palabra a algunos invitados de honor o en especial a la persona a la que se dirige. De forma incorrecta, este momento se conoce como el acto institucional. Por lo general, suele poner fin a la parte formal de los programas. En actos solemnes con presencia de autoridades de alto rango suelen abrirse o cerrarse con la interpretacin de los himnos oficiales. Una vez que se ha constituido la presidencia, quien preside lee el orden del da anunciando a los presentes cada uno de los pasos a seguir o anunciando (o dando la intervencin) a los que hagan uso de la palabra. Lo ms recomendable es que el que preside disponga de un folio con el orden del da, que lee en cada momento.
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Quien lee el orden del da para conceder el uso de la palabra, debe hacerlo desde el mismo sitio donde preside, sin que para ello tenga que desplazarse en cada ocasin hasta el atril o micrfono. En estos casos, debe disponer de un micrfono fijo en su puesto, aunque los dems intervengan desde un atril. El orden del da lo lee exclusivamente quien preside. Si el anfitrin ha cedido la presidencia a una autoridad o invitado de honor, debe cederle igualmente la conduccin del acto. En todos los actos debe haber orden del da y una persona que conceda la palabra, pues no hay por qu suponer que los invitados conozcan al que habla. Debe ser presentado. Sin embargo, nadie debe presentar al que preside (que a su vez ha presentado a los dems) porque se supone que ya es conocido. Excepcionalmente la concesin o uso de la palabra puede efectuarse por megafona con voz annima, recurso muy indicado para eventos de masiva asistencia donde los discursos no constituyen por s mismos la parte central del acto o actos, o cuando la prelacin de los intervinientes fuera muy similar. Cuando el que preside el acto anuncia la intervencin de una autoridad de superior rango lo har dirigindose de la siguiente manera: "Hace uso de la palabra...". De no darse tal circunstancia "Tiene la palabra...". Hay que evitar expresiones como "Concedo la palabra...", "Puede hacer uso de la palabra...", etc. 3.10.2.1 LOS DISCURSOS Lo razonable es que en primer lugar se dirija el anfitrin principal. Por trmino general, los discursos van de menor a mayor rango. Es decir, habla primero el de menor rango y en ltimo lugar quien preside. Lo razonable es que en primer lugar se dirija el anfitrin principal, con el fin de dar la salutacin inicial, agradecer la asistencia y explicar los motivos principales del acto. Si el anfitrin presidiera el acto, la primera intervencin debe ser asumida por algn representante cualificado de la entidad anfitriona, pues lo lgico es que lo primero sea dar la bienvenida y agradecer la asistencia. Despus irn sucesivamente el resto de las intervenciones de acuerdo al rango (de menos a ms) y finalmente la de quien preside. As, en un acto relativo a la inauguracin de una empresa, cuyo acto preside el gerente, y en el que est previsto intervengan l , el presidente de la empresa, el director de la factora en cuestin, y el director general del Ministerio de Industria, el orden lgico de los parlamentos sera el siguiente: Director de la Empresa o industria Alcalde. Presidente de la empresa. Gerente de la empresa. Podran opinar algunos que el director general del ministerio debera de hablar despus del presidente de la empresa, pues tiene un rango superior. Eso con ser cierto, no debe tenerse en cuenta por cuanto que el presidente de la empresa es el anfitrin y si no
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preside es porque ha cedido tal honor al gerente (pero no olvidemos que slo ha cedido un puesto, no todos). En el caso de un acto, en materia de salud, que organiza el municipio y al que asiste su alcalde, el orden de las intervenciones podra ser el siguiente: Director provincial de salud. Delegado del Gobierno. Alcalde del Municipio. Tambin puede ser correcto que el anfitrin que presida un acto, antes de conceder la palabra al primer orador, haga una salutacin y agradezca la asistencia. Pero siempre debe ceder la palabra en primer lugar a una persona de su propio equipo para que exponga en profundidad lo que motiva el mismo. Es deseable en estos supuestos, que el primer interviniente haga su exposicin desde un punto de vista tcnico, dejando el captulo de las valoraciones para su jefe superior.
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CONTENIDO LECTURA
Los eventos
La lectura que les presentamos a continuacin, es un vistazo a la forma en la que varias empresas, organizaciones o instituciones preparan, planifican, realizan y evalan sus eventos. El nivel de aprendizaje que ustedes, seoritas estudiantes, puedan alcanzar sobre este tema, es importante a la hora de organizar los eventos en sus diferentes trabajos.
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Construya un organizador grfico con los elementos propuestos en el Proyecto 3
Construya un ensayo sobre la administracin y logstica de eventos (Lectura)
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Extracto: .................................................................................................................................................................. ..... ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ....................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ EVALUACIN FORMATIVA Puntualidad Presentacin Apropiacin Creatividad Ensayo Sustentacin Ex CE S CE MB CE B CE EVALUACIN SUMATIVA
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PROMEDIO GENERAL: ESTUDIANTE: INDICADORES Ex S MB B
DOCENTE:
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Comunicacin y Administracin: posicionamiento

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La Administracin La Institucin La organizacin o empresa Cultura Organizacional Liderazgo

Planificacin de eventos Investigacin de locales para eventos Exposicin pblica

Ejecutar un evento empresarial, institucional o acadmico

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DISTRIBUCIN DEL TIEMPO

Cmo organizo adecuadamente un evento?

Qu requiero para ejecutar un evento?

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Conociendo la Administracin Lectura: La Meta Cap. I

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Hebreos Hammurabi (Babilonia)

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