Admin Is Trac Ion Del Tiempo

CONFERENCIA
ADMINISTRACIN DEL TIEMPO
Jos Guillermo Rodrguez Alarcn
La administracin del tiempo se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos mas importantes y crticos de los ejecutivos.
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Algunas de las caractersticas del tiempo son:

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o regresar. Es lo mas valioso que tiene los individuos, por lo hay que utilizarlo con el mximo grado efectividad. Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, embargo todo el mundo tiene todo el tiempo hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
que de sin que
Los problemas mas comunes que tienen la mayora de los ejecutivos para administrar el tiempo son: Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo ms comunes. La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administracin o una carga de trabajo mal planeada y distribuida. Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.
Tambin sucede que algunos ejecutivos no saben decir no a las distracciones externas. Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para despus. Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.
Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del da o cuando haya un momento oportuno, lo cul no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e informacin que manejan los ejecutivos. No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.
La falta de la planeacin del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la va de accin ms efectiva Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.
En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:
Enumerar las metas diarias o los trabajos ms importantes a desempear ese da. Registrar cada actividad en perodos establecidos de tiempo. Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad. Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volver a realizar.
Principios bsicos para administrar con eficiencia el tiempo:

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El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos. Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, ms que por la pura casualidad.
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El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relacin a la importancia de sus actividades. El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisin y a la tardanza. Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.
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No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados. El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situacin en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por s mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.
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Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hbito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presin de las fechas lmite establecidas. Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible. Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repeticin de acciones y reducir las interrupciones a un mnimo como contestar o hacer llamadas telefnicas.
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El mantener a la vista la agenda del da facilita el administrar correctamente el tiempo. El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el da, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo , como confiar en la memoria o establecer metas irreales.
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aractersticas del los ejecutivos que administran eficientemente el tiempo:

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Establecen los posibles cursos de accin que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo ms corto.. Definen alternativas de accin y previenen posibles consecuencias positivas y negativas. Analizan y eligen la que parece la mejor opcin en cada caso. Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se estn logrando los resultados planeados. Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.
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Es importante recordar que la administracin del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinacin de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronizacin conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados. Administrar el tiempo eficazmente, es un Don , que se puede desarrollar por la mayora de las personas que se lo propongan.
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GRACIAS POR SU ATENCION
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