2009

Manual de ZIMBRA

IEFPS Elorrieta Erreka Mari Dinamizador TIC 02/05/2009

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Manual del usuario de ZIMBRA

Dinamizacin TIC

ZIMBRA
MANUAL USUARIO

DINAMIZACIN TIC
Contenido
1. INTRODUCCIN A ZIMBRA ................................................................................. 3 2. CORREO ELECTRNICO...................................................................................... 2 2.1. Redactar un correo electrnico ......................................................... 2 2.2. Nuevo correo 2.3. Barra de men para el Nuevo correo 2.4. Recibir un correo. 2.5. Gestin de carpetas. 3. INTRODUCCIN AL CALENDARIO .................................................................... 2 4. GESTION DE CALENDARIOS ................................................................................ 2 4.1. Crear calendario ................................................................................... 2 4.2. Compartir calendario ........................................................................... 3 4.3. Dar/revocar permisos............................................................................ 6 4.4. Aceptar/rechazar una invitacin a compartir un calendario....... 6 4.5. Sincronizar citas desde otro calendario............................................. 7 4.6. Vistas ........................................................................................................ 7 4.7. Cambiar configuracin del calendario............................................. 8 4.8. Borrar calendario ................................................................................... 10 4.9. Imprimir calendario ............................................................................... 11

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1. INTRODUCCIN A ZIMBRA
Zimbra es un programa que permite la gestin de correo electrnico, calendario, notas, etc. El Instituto Elorrieta Erreka Mari ha adoptado este programa de software libre como herramienta de comunicacin, tanto interna como externa.

2. CORREO ELECTRNICO
Zimbra es un programa que permite la gestin de correo electrnico, calendario, notas, etc. El Instituto Elorrieta Erreka Mari ha adoptado este programa de software libre como herramienta de comunicacin, tanto interna como externa.

2.1. Redactar un correo electrnico

Para acceder al correo electrnico hay que pinchar sobre la pestaa Correo. Al hacer clic sobre la flecha que aparece junto a Nuevo, se despliega un men con los siguientes subapartados: Nuevo correo. Nuevo contacto. Nuevo grupo de contactos. El resto (Nueva cita, Nueva tarea, Nueva pgina, etc.), no est relacionado con el correo electrnico. Su desarrollo se ver ms adelante.

2.2. Nuevo correo

Tras pinchar en Nuevo correo se despliega la pantalla para redactar el correo.

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Para: Se pone la direccin de la persona o personas a quien vamos a mandar el correo. Posee autorellenado y las direcciones del personal del Instituto estn organizadas por departamento (fm corresponde a Fabricacin Mecnica, si queremos mandar un correo a algn profesor de este departamento empezamos poniendo fm y se despliega todo el personal del departamento, elegimos el/los que recibirn el correo). De esta forma es sencillo el envo de correos electrnicos.

Autorellenado del departamento de fm. Habr que elegir a quien enviaremos el correo.

CC: Si queremos enviar un correo a una persona y una copia a otra para que quede constancia de que se ha enviado el correo, se utilizar esta opcin. En Para: se pondr la direccin principal y en CC: se pondr la direccin que recibir la copia. CCO: Si la necesidad es mandar un correo electrnico a varias personas y no queremos que sepan que se les ha enviado el mismo correo a todos ellos utilizaremos la opcin CCO:

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Asunto: Aunque se puede enviar correos sin Asunto es conveniente ponerlo ya que el que recibe el correo no sabe de qu se trata, y debemos favorecer que lo lea y que lo entienda. Conviene que sea aclaratorio de lo que contiene el correo. Redaccin: Bajo la casilla de Asunto est el espacio para la redaccin. Podemos optar por una redaccin sin formato (Texto sin formato, opcin por defecto) o bien por otra que tenga formato. Para habilitar la opcin de formato habr que pinchar sobre opciones y elegir Formato en HTML.

NOTA: Todas las direcciones a las que enviemos algn correo, entrarn a formar parte de nuestra lista de contactos y, en lo sucesivo, tendrn autorrellenado.

2.3. Barra de men para el Nuevo correo

Tras pinchar en Nuevo correo aparece una barra-men destinada a la ayuda de la confeccin del correo. Sus apartados son:

Enviar. Despus de redactado el correo, habr que pinchar en enviar. Cancelar. Si se opta por desechar el correo redactado, se pinchar sobre cancelar. Guardar borrador. En el caso de que no podamos acabar la redaccin del correo y lo queramos hacer ms tarde, lo guardaremos como borrador, pudiendo retomar el trabajo posteriormente. Aadir archivo adjunto. Para adjuntar uno o varios archivos. Comprobar ortografa. Comprueba la ortografa. Firma. Podemos poner una firma (texto cualquiera) que aparecer siempre en la parte inferior del correo, por ejemplo, en el caso del Jefe de Departamento, se podra poner datos identificativos: Jefe de Departamento de Elorrieta Erreka Mari, telfono etc. Opciones. Explicado anteriormente, es para elegir un texto con o sin formato.

2.4. Recibir un correo.

Si pinchamos sobre Correo aparece el espacio para la recepcin de correos.

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Los apartados son: Ver correo. Si no hay correos nuevos, se deber pinchar en este botn para compruebe la entrada de correos. Eliminar. Para eliminar los correos seleccionados. Mover elementos seleccionados. Para mover los correos seleccionados a una carpeta determinada. Imprimir elementos seleccionados. Para imprimir los correos seleccionados. Responder. Se responde a un correo recibido. Responder a todos. Este apartado responde a todos los usuarios que han recibido el mismo correo. Reenviar. Me permite enviar un correo determinado a otra persona distinta. Span. Cuando reciba un correo basura se marcar con este botn. El propio sistema aprender y todos los correos que vuelvan a entrar con las mismas condiciones, los entender como correo basura y los enviar a una carpeta especial. Cada cierto tiempo habr que vaciar la carpeta de los Span.

2.5. Gestin de carpetas.

Las carpetas (aparecen a la izquierda de la pantalla) sirven para guardar los correos que queramos conservar. Se pueden crear ms carpetas y gestionar (eliminar, cambiar de nombre, mover, etc.) las carpetas creadas. Para crear una carpeta nueva, habr que pinchar sobre Nueva carpeta y rellenar el cuadro de dialogo que aparece: Definir: Nombre de la carpeta y la carpeta de donde queremos que cuelgue.

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Por ejemplo si queremos que la carpeta se llame Berriak y que cuelgue de Guardados.

. Quedara como en la imagen de al lado. La carpeta Guardados tiene una flecha hacia abajo que indica que la estructura interna (en este caso solamente una carpeta llamada Berriak) est desplegada. En el caso de Correo de Centro tiene una flecha hacia la derecha que indica que tiene una estructura sin desplegar, es decir, cuelgan de ella otras carpetas, pero habr que desplegar para verlas. Si quisiramos editar las carpetas (eliminar, cambiar de nombre, mover, etc), nos tendremos que poner sobre la carpeta que queremos actuar y pinchar con el botn derecho del ratn, aparecer un men con los siguientes apartados: Nueva carpeta: Se puede crear una carpeta nueva desde este men. Se realizara igual que lo explicado anteriormente. Marcar todos como ledos: Para una carpeta de correos que no han sido ledos, se puede utilizar esta accin para que aparezcan como ledos. Eliminar: Elimina una carpeta y su contenido. No queda eliminada del todo ya que la lleva

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a la Papelera, para borrarla definitivamente habr que ir a la Papelera y eliminarla. Cambiar de nombre: Puedo cambiar el nombre de una carpeta por otro ms apropiado. Mover: Se pueden mover de sitio las carpetas creadas para crear una estructura de rbol distinta. Compartir carpeta: Las carpetas se podran compartir con otros usuarios, de esta forma si ponemos una carpeta con correos de departamento y la compartimos con el resto de los miembros del departamento, stos podrn acceder a los correos guardados en esa carpeta. Se explicar ms adelante. Editar propiedades, Ampliar todo, Carpeta vaca: Se explicar ms adelante.

NOTA: Todos los correos, carpetas y otros elementos de Zimbra que se vayan eliminando, sern enviados a la Papelera, por lo que de vez en cuando, habr que pasar por la Papelera y eliminar todos los elementos que hay en ella.

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3. INTRODUCCIN AL CALENDARIO
El calendario (Agenda) de Zimbra permite gestionar las citas, eventos y reuniones: Permite mostrar calendarios con diferentes vistas, incluyendo da, das laborables, 7 das y mensual. Crear citas y calendario de reuniones y utilizar una ventana de dilogo para crear citas rpidas Crear citas recurrentes Crear eventos diarios Crear diferentes calendarios personales Sincronizar citas desde un calendario remoto Compartir tu calendario con otros Aceptar/rechazar una invitacin para compartir otros calendarios personales haciendo un clic Imprime tu calendarios

4. GESTION DE CALENDARIOS (Agenda)

4.1. Crear Calendario

Para crear un nuevo calendario, seleccionar la opcin Agenda (trmino utilizado para el Calendario) de la barra principal de Zimbra. En el panel de la izquierda, se elegir la opcin de Nueva Agenda

Se indicar el nombre y el color del calendario.

Excluir esta agenda cuando se informe de tiempo libre/ocupado Dar opcin a

incluir o excluir este calendario cuando se realizan informes de tiempos libres/ocupados.

Sincronizar citas desde la agenda remota. Permite

sincronizar citas desde un calendario remoto indicando la URL.

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A partir de las operaciones anteriores, encontramos nuestra nueva agenda llamada Exmenes y de color verde como habamos seleccionado.

4.2. Compartir Calendario

Para compartir un calendario con otros usuarios habr que seguir los siguientes pasos: 1. Pulsar sobre el botn Agenda (si no estamos en este apartado), en el panel de la izquierda aparecer una lista de los calendarios, hacer clic con el botn derecho sobre el calendario que se desea compartir. 2. Aparecer una ventana como la que se muestra en la imagen. Para indicar cmo se desea compartir el calendario pulsar sobre la opcin Compartir Agenda Aparece la ventana Propiedades de compartir El calendario se puede compartir con: 1. Usuarios o grupos internos 2. Invitados externos (slo pueden ver el calendario) 3. Pblico (slo se puede ver el calendario, sin necesidad de introducir contrasea) Para cada uno de los casos anteriores, las opciones a rellenar son: 1. Usuarios y grupos internos Se indicar la direccin de correo del usuario o del grupo con el que se desea compartir el calendario y se definirn los roles:

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ROL: Ninguno. No se establecer ningn rol. Slo lectura. nicamente tendr acceso a consultar el calendario. Controlador. Tendr todos los permisos ver, editar, aadir, eliminar, aceptar o rechazar una invitacin Administrador. Tendr todos los permisos ver, editar, aadir, eliminar, aceptar o rechazar y administrar una invitacin Habr que elegir si deseamos Permitir a los usuarios ver mis citas privadas.
El siguiente apartado est destinado para decidir si queremos enviar un mensaje a nuestro invitado de la comparticin del calendario y en caso de enviarlo, la informacin que contendr:

No enviar mensaje sobre este elemento compartido. No enviar mensaje Enviar el mensaje estndar. Este mensaje mostrar tu nombre, el nombre del calendario compartido, los permisos asignados sobre el calendario y si es necesario la informacin para loguearse. Aadir una nota al mensaje estndar Redactar mensaje en nueva ventana. Crear un mensaje de correo en una nueva ventana

2. Invitados externos (slo pueden ver el calendario) Se indicar el correo electrnico y la contrasea para tener acceso al calendario.

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3. Pblico Para permitir el acceso pblico al calendario se deber enviar la direccin URL que aparece en la zona inferior de la ventana propiedades de compartir

4.3. Dar/revocar permisos

Para quitar o dar permisos sobre un calendario, hacer clic con el botn derecho sobre el calendario, en el men que aparece, seleccionar la opcin Editar propiedades.

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Si el calendario se ha compartido aparecer una seccin como la que se muestra seleccionada en la imagen de abajo: Compartir esta carpeta, en esta seccin se mostrarn las direcciones con las que se comparte el calendario.

A la derecha del usuario, aparecen opciones para editar, revocar o reenviar mensaje para compartir calendario. En la zona inferior izquierda de la ventana de dilogo aparece el botn Aadir usuario, que nos permitir aadir grupos o usuarios para compartir el calendario

4.4. Aceptar/rechazar una invitacin a compartir un Calendario

Cuando un usuario comparte un calendario se introducir una direccin de correo a la que se enva la invitacin. El usuario que recibe la invitacin puede aceptarla o revocarla.

4.5. Sincronizar citas desde otro Calendario

Al crear un nuevo calendario, se podr indicar la URL del calendario con el que se desea Sincronizar

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4.6. Vistas
Para abrir el calendario, seleccionar el botn Agenda y aparecer la vista semanal, que es la opcin por defecto que se muestra al abrir el calendario.

La agenda (calendario) se puede mostrar de varias formas: Da. Se muestra un da en cada pgina Semana laboral. Se muestra los das de la semana laboral Semana. Opcin por defecto. Se muestran todos los das de la semana Mes. Se muestran todos los das del mes Hoy. Muestra la fecha actual aunque est en un mes distinto.

4.7. Cambiar configuracin del Calendario

Pulsar en la pestaa Preferencias y luego en la pestaa Agenta como se muestra en la imagen de abajo.

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GENERAL: Vista predeterminada. Se puede elegir la vista inicial del calendario, por defecto aparece la vista de semana. Empezar la semana el. Permite seleccionar el da de inicio de la semana, en los pases anglosajones utilizan el domingo. Ofrece la opcin de mostrar una imagen del calendario en miniatura, a la izquierda de la pantalla. Despus de responder a una invitacin. Mostrar recordatorios: permite crear unos recordatorios, por defecto est en 5 minutos (nmero de minutos antes de mostrar el recordatorio de una cita), pero se pueden elegir otras opciones. Los elementos que utilizaremos para el recordatorio ser: Reproducir un sonido (requiere complemento QuickTime o WindowsMedia) Ttulo del navegador intermitente CREAR CITAS: Permite mostrar/ocultar la lista de zona horaria a la hora de introducir una cita Usar el Aadido Rpido al crear nuevas citas. Utilizar la ventana de dilogo rpida al crear una cita. Mostrar la lista de zonas horarias en la vista de citas. Mostrar la lista de zona horaria a la hora de introducir una cita PERMISOS: Nota: Los usuarios indicados a continuacin deben estar en este sistema de correo (ZIMBRA). Puedes utilizar la direccin de correo completa, o simplemente el nombre de usuario. Libre/Ocupado: o Permitir a TODOS los usuarios ver mi informacin de estado libre/ocupado. o Permitir a ESTOS usuarios ver mi informacin de estado libre/ocupado. Invitaciones: o Permitir a TODOS los usuarios invitarme a reuniones. o Permitir a ESTOS usuarios invitarme a reuniones.

Recuerda que siempre que se realizan modificaciones hay que guardarlas pulsando sobre el botn GUARDAR, mientras que si se quiere rechazar los cambios introducidos, se pulsar CANCELAR.

4.8. Borrar calendario

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Para borrar un calendario se proceder de la siguiente forma: Pulsar la pestaa Agenda en la zona izquierda, aparecer la lista de calendarios disponibles Hacer clic con el botn derecho sobre el calendario que se desea eliminar Pulsar la opcin Eliminar. Aparecer una ventana de dilogo pidiendo confirmacin y confirmaremos

4.9. Imprimir calendario

Hacer clic sobre la pestaa Agenda. Seleccionar el calendario que se desea imprimir. Seleccionar la vista que se desea mostrar a la hora de imprimir. Pulsar sobre el icono de la impresora. Seleccionar impresora y Aceptar.