Benchmarking

Plataforma de comparacin o benchmarking es un modelo de administracin, algunos de sus pasos pueden identificarse tanto con la generacin de cartas compromiso, como con otros sistemas de calidad, aun la metodologa de transparencia, la aportacin est en los renglones planeacin y anlisis.

Planeacin
Identificar qu se va a someter a Benchmarking Identificar organizaciones Comparables Determinar el mtodo de Recopilacin de datos

Anlisis
Describir la discrepancia Con el desempeo actual Describir los niveles de Desempeo futuro (superior o igual al rival)

Integracin
Comunicar y obtener Colaboracin Instalar metas operativas

Accin
Ejecutar los planes Supervisin Calibrar el Benchmarking

Madurez
Prcticas integradas a A los procesos.

Elaborado a partir del texto:Camp, Robert C. Benchmarking.Ed. Panorama Editorial. 1993. Mxico

CONTENIDO
I.

Presentacin.

Objetivo Objetivos especficos

II.

Antecedentes.

Qu es Benchmarking? Orgenes del Benchmarking Por qu Benchmarking? Ventajas

III. Pasos de Benchmarking.

Planeacin Anlisis Integracin Accin Madurez

IV. Conclusiones.

PRESENTACIN Objetivo

Adquirir los elementos necesarios para la aplicacin de Benchmarking en su organizacin

PRESENTACIN Objetivos especficos

Reconocer la importancia del Benchmarking como herramienta de mejora continua en una organizacin que de manera permanente busca mejorar el desempeo. Identificar los pasos del Benchmarking para su adecuada aplicacin. Emplear la herramienta de Benchmarking utilizando casos prcticos.

ANTECEDENTES Qu es Benchmarking?
Es el proceso de identificar, comprender y adaptar las prcticas y procesos sobresalientes de organizaciones de todo el mundo, para ayudar a nuestra organizacin a mejorar su desempeo.

Robert C. Camp Pionero en Benchmarking

ANTECEDENTES

Si usted conoce a su enemigo y se conoce a s mismo no tiene por qu temer el resultado de mil batallas

Sun Tzu, General Chino 500 A.C. A.C

ANTECEDENTES Orgenes del Benchmarking

En 1979 XEROX inici un proceso denominado Benchmarking competitivo para combatir la competencia. Primera etapa: se realizaron comparaciones de la calidad y caractersticas de los productos de XEROX con los de otras empresas similares.

ANTECEDENTES Orgenes del Benchmarking

Segunda etapa: se realizaron comparaciones de costos de produccin.

Los competidores vendan mquinas por lo mismo que le costaba a XEROX hacerlas

ANTECEDENTES Orgenes del Benchmarking

Gracias al Benchmarking XEROX pudo identificar los nuevos procesos, los nuevos componentes de fabricacin y los costos de produccin de los competidores. XEROX cambi su forma de produccin adoptando estndares de la industria.

ANTECEDENTES Orgenes del Benchmarking

La alta direccin orden que en todas las unidades de negocios y centros de costos se usara Benchmarking.

El Benchmarking y los empleados se definieron como elementos fundamentales para lograr la calidad en todos los productos y procesos.

ANTECEDENTES Por qu Benchmarking?

Permite incorporar las mejores prcticas de cualquier organizacin a los procesos internos.

ANTECEDENTES Por qu Benchmarking?

Supera la renuencia al cambio arraigada en las organizaciones.

ANTECEDENTES Por qu Benchmarking?

Practicas ptimas funcionales: clase mundial Practicas ptimas funcionales: cualquier organismo Practicas ptimas del sector Practicas ptimas internas por funcin

El Benchmarking permite a los funcionarios pensar fuera de la caja.

ANTECEDENTES Por qu Benchmarking?

El Benchmarking es parte de la mejora continua en una organizacin que de manera permanente busca mejorar el desempeo.

ANTECEDENTES Por qu Benchmarking?

El Benchmarking acelera la innovacin y el cambio Mejora Mejora continua continua

Nivel de desempeo

Mejora Mejora trascendental trascendental

Mejora Mejora continua continua

Tiempo

ANTECEDENTES Ventajas
1. 2. 3. 4. Contribuye a satisfacer en forma ms adecuada las necesidades de los clientes internos y ciudadanos. Ayuda a determinar mediciones pertinentes de productividad. Coadyuva a lograr una posicin competitiva. Permite tener conciencia y buscar las mejores prcticas de las organizaciones, sectores y gobiernos en todo el mundo.

PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking

Planeacin

2. Identificar organismos comparables 3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos 4. Determinar la brecha del desempeo actual 5. Proyectar los niveles de desempeo futuros 6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin 7. Establecer metas funcionales 8. Desarrollar planes de accin

Anlisis

Integracin

Accin

9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso 10. Recalibrar los benchmarks Lograda una posicin de liderazgo Practicas completamente integradas a los procesos

Madurez

PLANEACIN
1. Identificar qu se va a someter a Benchmarking

La clave para determinar a qu se le debe aplicar Benchmarking es identificar el producto o servicio sustantivo de la organizacin.

PLANEACIN

Tambin

se

puede

someter a Benchmarking las reas con problemas de la organizacin

PLANEACIN
La formulacin de preguntas es una herramienta para definir a qu aplicar Benchmarking

Qu es ms critico para el xito de la organizacin?

El ahorro del presupuesto Mayor cobertura en los servicios brindados a los ciudadanos

Qu reas estn ocasionando los mayores problemas?

PLANEACIN

Qu productos se proporcionan a los clientes internos/ciudadanos?

Qu problemas se han identificado en la operacin? Qu mediciones de desempeo estn siendo

atendidas?

PLANEACIN

Otra herramienta para definir a qu aplicar Benchmarking son las mediciones desempeo. Es si son amplias actuales necesario de ver

los suficientemente y si no estn orientadas hacia el rea especifica, ejemplo: recursos humanos, administrativa

PLANEACIN
Se deben tomar en cuenta para la seleccin de lo que se va someter a Benchmarking: Las razones de existencia de los procesos Su importancia organizacin para la

PLANEACIN

Qu tan importante es el objeto para de la Benchmarking cadena interna

proveedor-cliente o para la satisfaccin de los usuarios finales ciudadanos?

PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking

Planeacin

2. Identificar organismos comparables 3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos 4. Determinar la brecha del desempeo actual 5. Proyectar los niveles de desempeo futuros 6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin 7. Establecer metas funcionales 8. Desarrollar planes de accin

Anlisis

Integracin

Accin

9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso 10. Recalibrar los benchmarks Lograda una posicin de liderazgo Practicas completamente integradas a los procesos

Madurez

PLANEACIN
2. Identificar organismos comparables

Las investigaciones de Benchmarking deben comparar cosas comparables. Tambin deben descubrir las mejores prcticas donde quiera que existan, aunque sea en otros sectores u otros pases.

PLANEACIN
a) Considerar competidor en los trminos ms amplios

Identificar operaciones comparables en el sector, donde se usan las mejores prcticas, procesos. mtodos o

PLANEACIN
b) Asegurar la comparabilidad

Las organizaciones con alta satisfaccin del cliente se deben medir contra organizaciones con alta satisfaccin del cliente.

Las caractersticas de los productos deben ser genricas.

PLANEACIN
Tipos de Benchmarking 1. Benchmarking interno Comparacin de las operaciones internas, de funciones similares en diferentes unidades de operacin.
Ventaja: facilidad para obtener datos e informacin, no existen Ventaja: facilidad para obtener datos e informacin, no existen problemas de confidencialidad. problemas de confidencialidad.

PLANEACIN
2. Benchmarking competitivo Comparacin contra las organizaciones que ofrecen los mismos servicios.

Muestra ventajas y desventajas comparativas entre Muestra ventajas y desventajas comparativas entre organizaciones similares. organizaciones similares.

PLANEACIN
3. Benchmarking funcional Comparacin contra organizaciones lderes aun cuando se encuentren en sectores dismiles al de la propia organizacin.

Ventaja: Aceptacin ms fcil de las prcticas Ventaja: Aceptacin ms fcil de las prcticas encontradas en sectores dismiles que de aquellas del encontradas en sectores dismiles que de aquellas del mismo sector. Se enfoca sobre una base ms objetiva. mismo sector. Se enfoca sobre una base ms objetiva.

PLANEACIN
4. Benchmarking genrico Comparacin de funciones o procesos similares no importando que el producto, servicio o sector sea distinto.

Ventaja: Descubrimiento de una tecnologa fcilmente Ventaja: Descubrimiento de una tecnologa fcilmente transferible, de resultados ya probados, replicable con slo transferible, de resultados ya probados, replicable con slo pequeos ajustes. pequeos ajustes.

PLANEACIN
Una vez que se ha logrado comprender a qu se va a aplicar Benchmarking y el tipo deseado de Benchmarking (o la combinacin) se tiene que identificar las mejores organizaciones, las cuales las podemos encontrar en:

Publicaciones de las cmaras industriales Bases pblicas de datos Asociaciones profesionales Embajadas

PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking

Planeacin

2. Identificar organismos comparables 3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos 4. Determinar la brecha del desempeo actual 5. Proyectar los niveles de desempeo futuros 6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin 7. Establecer metas funcionales 8. Desarrollar planes de accin

Anlisis

Integracin

Accin

9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso 10. Recalibrar los benchmarks Lograda una posicin de liderazgo Practicas completamente integradas a los procesos

Madurez

PLANEACIN
3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar datos Fuentes internas

Base de datos de bibliotecas Revisiones internas Publicaciones internas

PLANEACIN
Fuentes Externas

Asociaciones profesionales Publicaciones sobre el sector Informes especiales del sector Publicaciones funcionales del giro Peridicos funcionales Seminarios

PLANEACIN

Expertos Fuentes universitarias Observadores de organizaciones Anuncios Boletines

PLANEACIN
Investigacin Original Retroalimentacin de los ciudadanos

Encuestas telefnicas Servicio de preguntas Redes Firmas de consultores

PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking

Planeacin

2. Identificar organismos comparables 3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos 4. Determinar la brecha del desempeo actual 5. Proyectar los niveles de desempeo futuros 6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin 7. Establecer metas funcionales 8. Desarrollar planes de accin

Anlisis

Integracin

Accin

9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso 10. Recalibrar los benchmarks Lograda una posicin de liderazgo Practicas completamente integradas a los procesos

Madurez

ANLISIS
4. Determinar la brecha de desempeo actual Una vez que tengamos los datos de las mejores prcticas, el siguiente paso es compararlos con las operaciones internas y encontrar la brecha comparativa: medida de diferencia entre el desempeo interno de la organizacin y el de la organizacin con quien nos estamos comparando.

ANLISIS Tipos de brecha

Negativa Las prcticas externas son superiores No hay diferencias importantes entre las prcticas Las prcticas internas son superiores

Paridad

Positiva

ANLISIS
Existen dos pasos para analizar las diferencias entre las prcticas y evaluarlas: 1. Cualitativa: mediante el anlisis descriptivo de la
OBJETIVOS ESTRTGICOS OBJETIVOS ESTRTGICOS

MISIN MISIN

VISIN VISIN INDICADORES INDICADORES

IMPACTO IMPACTO COBERTURA COBERTURA EFICIENCIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD SATISFACCIN SERVICIO

oportunidad operacional. La descripcin tiene que desglosar pequeo. el proceso hasta el componente ms
INSUMOS INSUMOS

PROYECTOS PROYECTOS

PROCESOS PROCESOS

RESULTADOS RESULTADOS
PRODUCTOS PRODUCTOS SERVICIOS SERVICIOS

NECESIDADES NECESIDADES RETROALIMENTACIN DE LA POBLACIN DE LA POBLACIN

ANLISIS

2. Cuantitativa:

mediante

la

cuantificacin analtica del tamao de la oportunidad. Determina y mide la dimensin de la brecha.

PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking

Planeacin

2. Identificar organismos comparables 3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos 4. Determinar la brecha del desempeo actual 5. Proyectar los niveles de desempeo futuros 6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin 7. Establecer metas funcionales 8. Desarrollar planes de accin

Anlisis

Integracin

Accin

9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso 10. Recalibrar los benchmarks Lograda una posicin de liderazgo Practicas completamente integradas a los procesos

Madurez

ANLISIS
5. Determinar los niveles de desempeo futuros Una vez definidas las brechas de desempeo actual ser necesaria la proyeccin de los niveles del desempeo futuro.

ANLISIS

Medicin Cuantitativa (p.e. % del gasto)

Mejores Mejores prcticas prcticas

Desempeo Desempeo excelente excelente

Brecha de Brecha de benchmark benchmark Nuestra organizacin Nuestra organizacin Situacin actual Situacin futura

Tiempo

ANLISIS
Benchmarking busca constantemente el cambio, la actualizacin y mantenimiento de las mejores practicas, con el objetivo de cerrar completamente la brecha y lograr un desempeo excelente.

ANLISIS
Benchmarking, mediante la adems cual la

de ser una herramienta organizacin adopta las mejores prcticas, es un proceso de fijacin de metas en trminos operacionales.

PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking

Planeacin

2. Identificar organismos comparables 3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos 4. Determinar la brecha del desempeo actual 5. Proyectar los niveles de desempeo futuros 6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin 7. Establecer metas funcionales 8. Desarrollar planes de accin

Anlisis

Integracin

Accin

9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso 10. Recalibrar los benchmarks Lograda una posicin de liderazgo Practicas completamente integradas a los procesos

Madurez

INTEGRACIN
6. Comunicar los hallazgos de Benchmarking y obtener aceptacin
Hay tres pasos para comunicar los hallazgos de Benchmarking a las personas y organizaciones involucradas:

Determinar los Determinar los dueos de los dueos de los procesos y sus procesos y sus necesidades necesidades

Seleccionar Seleccionar el mtodo de el mtodo de comunicacin comunicacin (informes, (informes, boletn de boletn de noticias, etc.) noticias, etc.)

Organizar los Organizar los hallazgos de hallazgos de Benchmarking Benchmarking para su mejor para su mejor presentacin y presentacin y comprensin comprensin

PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking

Planeacin

2. Identificar organismos comparables 3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos 4. Determinar la brecha del desempeo actual 5. Proyectar los niveles de desempeo futuros 6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin 7. Establecer metas funcionales 8. Desarrollar planes de accin

Anlisis

Integracin

Accin

9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso 10. Recalibrar los benchmarks Lograda una posicin de liderazgo Practicas completamente integradas a los procesos

Madurez

INTEGRACIN
7. Establecer metas funcionales Como un resultado de los esfuerzos de Benchmarking es necesario examinar las metas actuales de nuestra organizacin para alinearlas con los resultados encontrados en la bsqueda de mejores prcticas: Impulsar un cambio en las metas. Ejemplo: priorizacin, incluir, excluir

INTEGRACIN
Proceso de fijacin de metas
Misin
Benchmarking debe respaldar la misin La planeacin es el momento para incorporar las prcticas de Benchmarking Las metas de desempeo son declaraciones cuantitativas de las brechas

n in aci zac niz ani rga org la o e la de sd des ade ida cid pac pa Ca Ca

Hallazgos de prcticas de Benchmarking incluidos

Planeacin Metas de desempeo

Proyectos de Benchmarking implementados

Estrategias

Tcticas

Las estrategias y las tcticas incluyen las mejores prcticas

PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking

Planeacin

2. Identificar organismos comparables 3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos 4. Determinar la brecha del desempeo actual 5. Proyectar los niveles de desempeo futuros 6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin 7. Establecer metas funcionales 8. Desarrollar planes de accin

Anlisis

Integracin

Accin

9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso 10. Recalibrar los benchmarks Lograda una posicin de liderazgo Practicas completamente integradas a los procesos

Madurez

ACCIN
8. Desarrollar planes de accin Se debe tomar en cuenta dos pasos que forman parte del proceso de la planeacin de la accin: 1. Definicin de la actividad o tarea que se quiere realizar: definir quin, qu cuando, cmo e impedimentos que se tengan que superar.

ACCIN

2. Considerar el respaldo de la organizacin para la puesta en prctica de las mejores prcticas.

ACCIN

Toda organizacin realiza dos niveles de planeacin: la presupuestal anual y la planeacin a largo plazo.

Benchmarking determina las prcticas que se tiene que cambiar con el transcurso del tiempo para hacerse ms competitivos. Benchmarking es la base para los cambios o solicitudes de recursos.

PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking

Planeacin

2. Identificar organismos comparables 3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos 4. Determinar la brecha del desempeo actual 5. Proyectar los niveles de desempeo futuros 6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin 7. Establecer metas funcionales 8. Desarrollar planes de accin

Anlisis

Integracin

Accin

9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso 10. Recalibrar los benchmarks Lograda una posicin de liderazgo Practicas completamente integradas a los procesos

Madurez

ACCIN
9. Implementar acciones especficas y supervisar el progreso El valor del Benchmarking se manifiesta cuando la organizacin acta para implantar las mejores prcticas encontradas. Las mejores prcticas deben ser implantadas dentro de la estructura funcional ya existente.

ACCIN
Mtodos 1. Implantacin por la administracin en lnea: Los dueos de los procesos son los responsables de la implantacin, mayor probabilidad de xito, compromiso y oportuna implantacin.

ACCIN
2. Implantacin de la administracin del proyecto: Se conforma un equipo de trabajo aparte de los dueos de los procesos, quien ser el encargado de la implantacin. Se utiliza para grandes proyectos. 3. Uso de un zar del proceso: La direccin nombra a una persona quien adquirir y administrar los recursos funcionales para asegurarse de que se implanten las mejores prcticas.

ACCIN
4. Equipo de desempeo: Se conforma un equipo de trabajo, que tambin se conoce como crculo de calidad, quien participar directamente en el proceso de implantacin.

ACCIN
Supervisin del progreso Se debe supervisar peridicamente los procesos en los cuales fueron implantadas las mejores prcticas, con el objetivo de medir los resultados obtenidos y detectar las desviaciones.

PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking

Planeacin

2. Identificar organismos comparables 3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos 4. Determinar la brecha del desempeo actual 5. Proyectar los niveles de desempeo futuros 6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin 7. Establecer metas funcionales 8. Desarrollar planes de accin

Anlisis

Integracin

Accin

9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso 10. Recalibrar los benchmarks Lograda una posicin de liderazgo Practicas completamente integradas a los procesos

Madurez

ACCIN
10. Recalibrar los benchmarks Recalibrar es buscar permanente mejores prcticas que permitan a la organizacin permanecer actualizada, ya que las prcticas de la industria estn cambiando constantemente.

ACCIN
Se debe estimular la iniciativa de todas las personas de la organizacin para que lleven a cabo Benchmarkig en forma proactiva y permanente, buscando mejores prcticas que sustenten sus planes y objetivos.

ACCIN
Es necesario hacer una evaluacin de recalibracin: Aplicar un cuestionario interno para obtener informacin: De quienes participan en Benchmarking y resultan afectados por el mismo. Las reas de comprensin del Benchmarking. Actitud hacia el proceso de Benchmarking hasta ese momento.

ACCIN
Los resultados de sta evaluacin deben:
Guiar el proceso donde pasos se si de debe es

1. Identificar qu se va a someter a benchmarking

Planeacin

2. Identificar organismos comparables 3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos 4. Determinar la brecha del desempeo actual 5. Proyectar los niveles de desempeo futuros 6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin 7. Establecer metas funcionales 8. Desarrollar planes de accin

recalibracin.

Anlisis

Integracin

Determinar Aclarar los

Accin

9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso 10. Recalibrar los benchmarks Lograda una posicin de liderazgo Practicas completamente integradas a los procesos

insistir en pasos especficos.

Madurez

necesario.

ACCIN
Los resultados de sta evaluacin deben:

1. Identificar qu se va a someter a benchmarking

Planeacin

2. Identificar organismos comparables 3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos 4. Determinar la brecha del desempeo actual 5. Proyectar los niveles de desempeo futuros 6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin 7. Establecer metas funcionales 8. Desarrollar planes de accin

Aplicarles

Benchmarking

de

Anlisis

nuevo como parte del proceso de recalibracin para superar los conceptos errneos y obtener aceptacin.

Integracin

Accin

9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso 10. Recalibrar los benchmarks Lograda una posicin de liderazgo Practicas completamente integradas a los procesos

Madurez

PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking

Planeacin

2. Identificar organismos comparables 3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos 4. Determinar la brecha del desempeo actual 5. Proyectar los niveles de desempeo futuros 6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin 7. Establecer metas funcionales 8. Desarrollar planes de accin

Anlisis

Integracin

Accin

9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso 10. Recalibrar los benchmarks Lograda una posicin de liderazgo Practicas completamente integradas a los procesos

Madurez

MADUREZ
El paso de madurez ocurre cuando el Benchmarking abarca a toda la organizacin, las mejores prcticas estn completamente integradas a los procesos. Se logra la simplificacin de la organizacin: identificacin de las actividades que satisface las necesidades de los ciudadanos y las que no son necesarias se eliminan.

CONCLUSIONES
Benchmarking es la bsqueda de las mejores prcticas que llevan a una organizacin a lograr un desempeo superior. Benchmarking debe aplicarse a los procesos sustantivos de la organizacin. Benchmarking debe ser parte integral del proceso de planeacin y fijacin de metas de la organizacin.