Boletín Advisory*
Marzo 2005
Distribución exclusiva para
clientes y relacionados de
Espiñeira, Sheldon y Asociados
e-Factura
*connectedthinking
En este número
• Sumario
• La e-factura
• Modalidades de la facturación electrónica
• Elementos de un sistema de e-facturación
• Proceso de las facturas electrónicas
• Aspectos legales
• Beneficios derivados
• Principales riesgos asocidos
Sumario
El ahorro de los costos sobre la
forma de facturación tradicional y
una mayor flexibilidad funcional para
lo emisores y receptores de las
facturas, son las bases sobre las
cuales se apoyan las organizaciones
para fomentar el uso de las facturas
electrónicas.
Sin embargo, en Venezuela existen
aspectos legales que considerar para
que las facturas electrónicas, tanto
para su emisor como para su
receptor, cuenten con la confianza
jurídica necesaria, y así, obtener los
beneficios de su uso.
La e-factura
Una factura demuestra la tenencia de
un bien o servicio. Tradicionalmente,
es un documento físico (en papel),
que debe ser archivado por las
empresas, abarcando el periodo que
marquen las disposiciones
aplicables.
La facturación electrónica se basa en
mecanismos que permiten garantizar
los principios básicos exigibles a la
facturación: la autenticidad del
origen de las facturas electrónicas y
la integridad de su contenido. De
hecho, el ciclo completo abarca la
emisión, transmisión y
almacenamiento de las facturas en
forma electrónica.

Origen de datos Emisor
Proveedor/Prestador Proveedor/Prestador
de servicios de servicios
Proveedor/Prestador Empresa de servicio
de servicios externa
Cliente Cliente
Empresa de servicios
externa/cliente
Cliente
Figura Nº 1. Modalidades de facturación electrónica autorizada
Modalidades de la
facturación electrónica
Existen diversas modalidades de
facturación electrónica que puede
clasificarse según el origen de los
datos, el emisor, el modo de
impresión o almacenamiento y el
receptor. Todos estos elementos
configuran el tipo de operación. En la
Figura Nº 1 se presentan las
modalidades de facturación
electrónica autorizadas.
Elementos de un sistema de
e-facturación
Un sistema de facturación
electrónica requiere de varios
elementos. Además, del emisor y del
receptor de las facturas, son
necesarios unos prestadores de
servicios surgidos a partir de la
complejidad tecnológica. Tanto el
emisor como el receptor, disponen
de un prestador de servicios.
También intervienen los prestadores
de servicios de intercambio de las
facturas electrónicas y por último, la
autoridad de certificación.
2 Advisory • MARZO
Impresión y/o
almacenamiento Receptor
Cliente Cliente
Empresa de servicios Cliente
externa/cliente
Proveedor/Prestador Proveedor/Prestador
de servicios de servicios
Proveedor/Prestador
de servicios/Empresa Proveedor/Prestador
de servicios externa de servicios
A continuación se detalla el papel de
los prestadores de servicio:
• El prestador de servicios de
e-facturas, suministra al emisor
acceso al sistema de e-facturación,
así como los programas que hacen
posible que desde el sistema
integrado o ERP (Enterprise
Resource Planning) se puedan
realizar numerosas funciones.
Permite formatear las e-facturas,
firmarlas y comprobar las remesas
de facturas firmadas por el
prestador de servicios de
intercambio. Adicionalmente, emite
y cifra las remesas antes de
enviarlas al prestador de servicios
de intercambio, asimismo gestiona
las remesas de devolución.
• El prestador de servicios de
intercambio de e-facturas, gestiona
las emisiones y la entrega de las
e-facturas a los receptores, así
como las remesas de devolución.
También comprueba la integridad
de los documentos y auténtica a
los participantes en la transacción.
Por último, asegura las
transacciones y almacena las
e-facturas.
Tipo de operación
Facturación ordinaria
Subfacturación ordinaria
Autofacturación ordinaria
Subautofacturación
• El prestador de servicios de
e-factura para el receptor, sólo es
necesario si el receptor quiere
integrar las facturas en su ERP. En
ese caso, le suministrará el acceso
al servicio que hace posible la
recepción de las facturas
electrónicas. Por último, también
suministrará los programas para
que desde el ERP se puedan
integrar las facturas recibidas en el
sistema de gestión y para poder
comprobar la integridad y
autenticidad de las facturas
electrónicas.
Proceso de las facturas
electrónicas
El proceso de las facturas
electrónicas se inicia con la
generación de la e-factura, que es el
documento firmado electrónicamente
por el emisor y que contiene:
• Identificador de la factura.
• Dirección de correo electrónico
donde se envía la factura.
• Fecha de envío de la factura.
• Fecha límite de espera de
confirmación de entrega.
La factura puede adoptar el formato
que el propio emisor haya definido,
siempre y cuando incluya estos
elementos. El emisor puede decidir
cifrar el documento para que sólo
sea posible que la reciba y descifre
un cliente.
En el proceso de e-facturación, lo
que se generan son remesas, que
son los archivos que contienen un
conjunto de e-facturas bajo un
formato XML de solo lectura y con
las especificaciones que prevé el
Seniat para la emisión de facturas.
La remesa está firmada por el emisor
y cifrada para que sólo pueda
recibirla y descifrarla el prestador de
servicios de intercambio. En la Figura
Nº 2 se presenta el proceso de las
facturas electrónicas.
El envío de la remesa se produce, de
un modo automático, desde los
propios programas en que se genera
y contiene registros de
autocomprobación de las facturas
electrónicas que contiene.
Adicionalmente, puede producirse un
envío manual en el que el emisor se
conecta a un servidor web del
prestador del servicio de intercambio
y transmite el archivo de e-facturas.
Tras comprobar la remesa, obtiene
una notificación de que ésta ha sido
recibida. El receptor, por su parte,
deberá confirmar la entrega dentro
del plazo máximo de confirmación de
la misma.
Finalmente, el emisor recibirá una
remesa firmada y cifrada por el
prestador del servicio de intercambio
con el resultado de la entrega de la
e-factura. Al finalizar el proceso, el
emisor puede decidir si guardar las
facturas en uno de los almacenes
seguros de los que dispone el
servicio de intercambio.
Es importante destacar, que una
copia de la factura electrónica sería
guardada en los archivos
electrónicos de la empresa emisora,
para facilitar el pago de los tributos
en la oportunidad que corresponda,
así como también para que el ente
recaudador fiscalice el cumplimiento
de los deberes formales y el pago
oportuno de los tributos por parte del
contribuyente. En el caso del
Impuesto al Valor Agregado, el
contribuyente pagaría los impuestos
a que haya lugar a través de los

Comprobaciones Factura
Copias Firmas Identificador:
almacenadas Adecuación
E-mail:
para el SENIAT
Fecha de envío:
Proveedor/Prestador de servicios Fecha de acuse
ERP de recibo:
XML
Sólo Lectura
Para todos los Casos
Empresa de servicios externa Internet

Integridad
Autenticidad
Almacena
Procesos
Factura Manuales
Identificador:
E-mail: Empresa de servicios
Fecha de envío: externa/cliente
Fecha de acuse
de recibo: Integridad
Autenticidad
Almacena

SENIAT Cliente Comprobaciones

Firmas
Adecuación
ERP

Factura Factura
Identificador: Identificador:
E-mail: E-mail:
Fecha de envío: Fecha de envío: Cifrado y Firmado
Fecha de acuse Fecha de acuse entre emisores y
de recibo: Empresas de Figura Nº 2. El proceso de la factura
de recibo: servicios extremas
electrónica

Advisory • MARZO 3
medios tradicionales o, cuando el
Seniat así lo disponga, podrían
completarse las planillas de
impuesto y pago de los mismos
totalmente en línea.
Asimismo, los empresarios o
consumidores que requieran
conservar en papel la factura emitida
electrónicamente, lo podrán hacer
siempre que conste en la factura una
marca gráfica (código de barra) de
autenticación hecha con algunos de
los mecanismos y formatos
admitidos.
Aspectos legales
Algunas leyes venezolanas, entre las
que se encuentran el Código de
Comercio y la Ley de Protección al
Consumidor y al Usuario, hacen
referencia a las “facturas”; aunque
ninguna lo hace expresamente a la
“factura electrónica”. Asimismo, se
cuenta con una Ley de Registros y
Notarías que reconoce actos
realizados a través de internet, una
ley de delitos informáticos y una ley
de mensajes de datos y firma
electrónica. Sin embargo, cuando
hablamos de factura electrónica la
legislación que mayor impacto tiene
es la tributaria, en especial la relativa
al Impuesto al Valor Agregado.
De acuerdo con esta Ley ¿es posible
usar la factura electrónica? Si bien la
Ley de Impuesto al Valor Agregado
contiene disposiciones que prevén
tal posibilidad, la respuesta a esta
pregunta es negativa. El Artículo 54
de la Ley de Impuesto al Valor
Agregado establece que “la
administración tributaria podrá
4 Advisory • MARZO
sustituir la utilización de facturas en
los términos previsto en esta Ley,
por el uso de sistemas, máquinas o
equipos que garanticen la
inviolabilidad de los registros
fiscales... Asimismo, la
Administración Tributaria podrá
establecer regímenes simplificados
de facturación para aquellos casos
en que la emisión de facturas en los
términos de esta Ley, pueda
dificultar el desarrollo eficiente de la
actividad, en virtud del volumen de
las operaciones del contribuyente”.
Adicionalmente, se le confiere a la
Administración Tributaria la facultad
de diseñar los mecanismos para que
esto exista, cosa que hasta ahora no
ha ocurrido. Adicionalmente, el
Ministerio de Finanzas dictó una
Resolución identificada con el N° 320
en la cual dispone que las facturas,
entre otros documentos relacionados
con operaciones de venta o
prestación de servicios gravados con
el impuesto al valor agregado,
deberán ser impresas por las
imprentas autorizadas, conforme a
los requisitos y condiciones previstos
en el Reglamento de la Ley que crea
y regula dicho impuesto. Como
consecuencia de esta Resolución se
elimina la posibilidad de usar la
factura electrónica. Es decir, para
que exista una e-factura legal, la
Administración Tributaria venezolana
debe dictar una providencia que la
permita, estableciendo sus requisitos
y forma de emisión, entre otros
elementos. El freno lo pone la
legislación del Impuesto al Valor
Agregado (IVA), la cual exige la
presentación de una factura en
físico.
Por otra parte, la European Article
Numbering (EAN), se ocupa de
redactar el proyecto de ley y
eventualmente proveer el software
para registrar cada factura. El Seniat
debería recibir la propuesta de EAN,
lo que contribuirá a que la factura
electrónica tenga un respaldo legal.
De hecho, el nuevo sistema obrará
en favor del Seniat, ya que en el
momento de la transacción una
copia llegará directamente a sus
manos.
Beneficios derivados
• Reducción sustancial de los tiempos
involucrados en el proceso de
compra; importación - exportación;
movimientos portuarios aéreos y
terrestres y pagos de servicios, de
productos.
• Se operaría bajo Non Stop
Service, lo que implica que
ninguna mercancía que ingrese al
país deba ser retenida en ningún
puerto, aeropuerto o puerto seco.
• Venezuela mejoraría su ranking en
la escala de competitividad.
• Simplifica las actividades de
importación y exportación a
pequeños y medianos empresarios.
• Permite desarrollar métricas y
huellas digitales.
Principales riesgos
asociados
Todo proceso, así como la
tecnología que lo soporta poseen
riesgos asociados que deben ser
identificados oportunamente a fin de
establecer los controles necesarios
que los minimicen. En este sentido,
resulta importante resaltar los
principales riesgos del proceso de la
e-factura:

• Falta de autenticidad e integridad

de las facturas emitidas y su
pérdida de confidencialidad.

• Si el sistema de autenticación no
es suficientemente robusto
permitiría el acceso no autorizado
al sistema de e-facturación.

• Hasta el momento, las leyes

tributarias venezolanas, no hacen
mención específica sobre la
e-factura como un documento
válido y legal.

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