Desarrollo de Soluciones con Microsoft Excel 97/2000

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Microsoft Excel 97/2000

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1.- Hacer que el texto encaje

A veces se desea que cada columna tenga el ancho justo para el
texto más ancho de esa columna. Una manera de hacer coincidir la
anchura con el texto es seleccionar las columnas y escoger
Formato/Columna/Ajustar a la selección. Pero hay una manera
más rápida. Después de seleccionar las columnas que quiera
ajustar, colocar el puntero sobre las letras de las columnas en la
división entre dos de ellas. Cuando el puntero cambie de aspecto y
parezca un signo más con flechas que apuntan a derecha e
izquierda, hacer doble clic con el botón izquierdo del ratón para
ajustar toda la selección. Para ajustar sólo una columna, hay que
seguir el mismo método, pero sin seleccionar nada primero. Cuando
se haga doble clic cerca de la división entre dos columnas, Excel
ajusta la columna a la izquierda de la división.

2.- Evitar el libro de trabajo inicial

Si se abre Excel para trabajar con un archivo existente, tener que
cerrar el libro de trabajo vacío inicial es un engorro. Una forma de
evitar esta pérdida de tiempo es cambiar la línea de comando que
arranca Excel. Para cambiar el comando del acceso directo del
escritorio, hacer clic con el botón derecho en el acceso directo y
elegir Propiedades. Ir a la ficha Acceso directo, añadir el
parámetro /E a la línea de comandos, o sea, después de
EXCEL.EXE en el campo de texto Destino y pulsar Aceptar.

3.- Cambiar los parámetros por defecto

Cuando se abre un libro en blanco de Excel o se crea un archivo
nuevo, se tienen unos parámetros por defecto que pueden no
responder a sus necesidades. Para cambiarlos, abrir un nuevo libro
de trabajo y formatearlo en la forma que se desee, incluyendo el
número de hojas, cabeceras, pies de páginas, márgenes, y si se
muestra o no la cuadrícula. Luego, guardar el archivo como una
plantilla llamada BOOK.XLT en la carpeta Iniciar que debe haber
por debajo de \MSOFFICE\EXCEL (usual en Office 95) o bien
\MSOFFICE\OFFICE (usual en Office 97); si no existiera, habría
que crearla. Excel utilizará este archivo como el modelo por defecto
en lo sucesivo. Puede crear archivos por defecto en lo sucesivo.
Puede crear archivos por defecto similares para hojas de trabajo
individuales, utilizando el nombre de archivo SHEET.XLT.

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4.- Cambiar el texto de los botones personalizados

Cuando se añade un botón personalizado a una barra de
herramientas, en el texto explicativo de la función del botón se
puede leer Personalizado. Esto se puede cambiar (o el texto de
cualquier otro botón) con una macro. Si el botón está en la barra de
herramientas estándar, digamos, en la segunda posición por la
izquierda, y quiere que el texto que aparezca sea Hola, la macro
sería como sigue:
Sub DoIt
Toolbars ("Standard").
ToolbarButtons(2).Name="Hola"
End Sub
Para crear una macro, elegir Insertar/Macro, y seleccionar Módulo
para insertar una hoja de módulo de Visual Basic, e introducir la
macro en la hoja. Una vez que se ejecute la macro (con el nombre
adecuado de barra de herramientas, posición del botón y texto
explicativo), el cambio permanece hasta que se altere de nuevo.
También puede cambiar el texto de la línea de estado,
reemplazando el argumento .Name con el argumento .StatusBar,
que toma la forma .StatusBar="Text".

5.- Ver encabezados de columnas

Con Excel configurado para mostrar los textos explicativos, una
ventana se abre e indica la columna más a la izquierda (por
ejemplo, columna A) cuando se arrastra la barra de desplazamiento
horizontal. Si se tiene una tabla con encabezados en la primera fila,
se pueden ver los encabezados de la columna en su lugar.
Seleccionar una celda en la fila y elegir Datos/Filtros/Filtro
Automático.

6.- Ver nombres de hojas de trabajo

Si hay muchas hojas en un libro de trabajo, no se podrán ver todas
las solapas simultáneamente, pero si hace clic con el botón derecho
sobre cualquiera de ellas, se verá una lista de nombres de hojas.
Para saltar a cualquiera de ellas, hacer clic sobre su nombre o
seleccionarla con las flechas de cursor y pulsar [Intro].

7.- Contar elementos en una base de datos

Si se utiliza Excel para mantener una base de datos, se pueden
utilizar funciones para extraer datos. Una función muy útil es
CONTAR.SI(), cuya sintaxis es CONTAR.SI(rango, criterio).
Supongamos, por ejemplo, que hay una lista de clientes en las

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celdas A1:G200, con España en la columna D. Para obtener el

número total de clientes de Madrid, use la fórmula CONTAR.SI
(D1:D200, "NY"). Esto le indica a Excel que busque en las celdas
del rango D1 al D200 y cuente sólo aquellos cuyo valor sea NY
(Nueva York). El criterio en una fórmula CONTAR.SI() puede ser
texto, un número o una expresión. Si las ventas totales de cada
cliente están en la columna E, por ejemplo, la fórmula CONTAR.SI
(E1:E200), ">=100000" contará cuantos clientes tienen unas ventas
iguales o superiores a 100.000 pts.

8.- Calcular totales de valores numéricos en una base de datos

Otra útil función para extender datos es la función SUMA.SI(), que
da la suma de los elementos seleccionados en la base de datos. La
sintaxis de la función es SUMA.SI(rango, criterio, rango_suma).
Supongamos que hay una lista de clientes en las celdas A1:G200
con los estados en la columna D y las ventas totales por cliente en
la columna E. Si quiere conocer el total de todas las ventas en
California, puede usar la fórmula SUMA.SI (D1:D200, "CA",
E1:E200). Esta fórmula mirará en las celdas del rango D1 al D200
para todas aquellas que coincidan con el texto CA, y sumará las
cantidades correspondientes en el rango E1 a E200. Si se omite
rango_suma, Excel suma las celdas en el primer rango.

9.- Sumar celdas sin ratón

El botón AutoSuma calcula el total de la suma de las celdas que
tiene arriba o a la izquierda. Si se prefiere el teclado, pulsar [Alt]-
[=].

10.- Formato condicional de celdas

Cuando se trabaja con muchos datos, una buena forma de llamar la
atención es hacer que se resalten automáticamente aquellas celdas
que cumplan una determinada condición. Excel 97 dispone de una
opción al efecto muy sencilla de utilizar.
Lo primero es seleccionar el rango de celdas al que se desea
aplicar un formato diferente al resto en función del valor que tomen
en cada momento. Luego, elegir Formato/Formato condicional.
En el cuadro de diálogo nos encontramos con 4 cuadros, de los
cuales el primero permite seleccionar con qué se va a hacer la
condición (por defecto, el valor de la celda), el segundo marca qué
tipo de condición se va a efectuar (entre 2 valor, mayor que, menor
que, etc.) y el resto son los valores que deberemos determinar,
aunque si se elige una condición del tipo "mayor que" o similar, el
cuarto cuadro desaparecerá obviamente. El botón Formato permite

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definir en qué consistirá el formato condicional, pudiendo decidir

entre fuentes, estilos, tamaño, color, bordes, etc.

11.- Controlar la tecla INTRO

Por defecto, cuando se pulsa [Intro], la celda activa pasa a ser la
de abajo, o la de arriba si pulsa [Mayús]-[Intro]. Para cambiar esto,
elegir Herramientas/Opciones, y después la ficha Editar. En la
lista desplegable que está debajo de la casilla de comprobación
Mover selección después de ENTRAR, seleccionar la dirección
que desee para el cursor. Cualquiera que sea la dirección elegida,
[Mayús]-[Intro] se moverá el cursor en la dirección contraria. Si no
se desea que el cursor se mueva en absoluto, desactivar la opción.

12.- Copiar la celda de arriba en la celda activa

Para copiar un número, fórmula o texto de una celda a la que está
justo debajo, colocarse en la celda en la que se quiere copiar y
pulsar [Ctrl]-['] (apóstrofo). Esto es particularmente útil si ha
insertado una columna en blanco en medio de una base de datos y
necesita copiar una fórmula o dos de la fila de arriba. Y ya que
estamos con fórmulas, la combinación de teclas [Ctrl]-["] (abrir
comilla simple) conmuta entre mostrar los valores y las fórmulas
correspondientes.

13.- Duplicar una fórmula

Para introducir la misma fórmula en más de una celda al mismo
tiempo, seleccionar el rango de celdas, teclear la fórmula como de
costumbre y pulsar [Ctrl]-[Intro].

14.- Calcular rápidamente

Para realizar rápidos cálculos para un rango de celdas en versiones
antiguas de Excel, había que introducir la fórmula que diera el
resultado y después borrarla. Excel 7.0 añade una ventana de
cálculo automático mucho más útil, pero pobremente documentada.
La ventana de AutoCálculo está a la derecha de la barra de estado
que normalmente dice preparado. Contiene una entrada, como
Suma=0 (aunque esto depende de lo último que hizo con dicha
ventana). Para un cálculo rápido, seleccionar las celdas que quiere
calcular, hacer clic con el botón derecho en la ventana de Cálculo
automático y seleccionar el proceso del menú: Media, Contar,
Contar Números (el número de celdas con números), Max (el
número más largo en la selección), Min (el número más pequeño de
la selección) o Suma. Aún mejor, se pueden seleccionar celdas no
contiguas manteniendo pulsada la tecla Ctrl mientras se apunta y

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hace clic con el ratón.

15.- Mezclar tipos de gráficos

A veces, es útil mezclar tipos de gráficos, como poner un gráfico de
tarta para el total de ventas de un año detrás de un gráfico de
columnas para los trimestres individuales. Para hacer esto, crear el
gráfico de columnas, hacer doble clic sobre el gráfico para
seleccionarlo, después hacer clic en una serie de datos (un conjunto
de columnas). A continuación, elegir Formato/Tipo de gráfico (o
hacer clic con el botón derecho y elegir Tipo de gráfico en el menú
contextual), y finalizar escogiendo un tipo de gráfico, como un
gráfico de tarta, y después hacer clic en Aceptar. Para volver al
gráfico original, seleccionar otra vez las series de datos que se
quiere cambiar, elegir Formato/Tipo de gráfico, y redefinirlo para
que coincida con el tipo de gráfico original.

16.- Introducir la fecha y la hora

Para introducir la fecha actual en una celda, pulsar [Ctrl]-[;] (punto
y coma). Para introducir la hora actual en una celda, pulsar [Ctrl]-[:]
(dos puntos). Para introducir tanto la fecha como la hora en la
misma celda, pulsar [Ctrl]-[;] (punto y coma) y después un carácter
separador, como ; (punto y coma) o / (barra), y pulsar [Ctrl]-[:] (dos
puntos).

17.- Añadir líneas de tendencia

Para añadir una línea de tendencia o de análisis de regresión a un
gráfico, seleccionar las series de datos para los que quiere la
tendencia o análisis, elegir Insertar/Línea de tendencia (o hacer
doble clic y elegir Insertar/Líneas de tendencia del menú
contextual), ajustar el tipo de tendencia o regresión y las opciones, y
seleccionar Aceptar.
Para borrar una línea de tendencia o regresión de un gráfico,
seleccionar la línea y pulsar [Supr].

18.- Cambiar fórmulas a valores

Si alguna vez ha tenido un puñado de fórmulas en una hoja de
cálculo que necesitaba reemplazar con los valores calculados,
apreciará esta macro, que hace el trabajo por usted:
Sub Form2Val()
Fot Each c In Selection.Cells
c.Formula= c.Value
Next c
End Sub

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Para usar esta macro, colóquese en la celda o seleccionar las

celdas que quiere cambiar y ejecútela. Lo demás es automático.

19.- Controlar mayúsculas/minúsculas en las celdas

He aquí un par de macros para cambiar las entradas de celdas
entre mayúsculas y minúsculas. Para convertir el texto en
mayúsculas, usar la siguiente macro:
Sub MakeUpperCase()
For Each c In Selection.Cells
c.Value= UCase$(c.Value)
Next c
End Sub
Para cambiar el texto a minúsculas utilizar esta macro similar:
Sub MakeLowerCase()
For Each c In Selection.Cells
c.Value=LCase$(c.Value)
Next c
End Sub
Para utilizar cualquiera de estas macros, simplemente colocarse en
la celda o seleccionar las celdas que se quieran cambiar, y ejecutar
la macro.

20.- Eliminar espacios en celdas

Los espacios extra que están antes de alguna entrada de una celda
pueden crear problemas cuando intentan ordenar y filtrar tablas.
Para eliminar estos espacios, seleccionar las celdas y ejecute esta
macro:
Sub TrimIt()
For Each c In Selection.Cells
c.Value=Application.Trim(c.Value)
Next c
End Sub

21.- Documentar una formula mediante notas

El método más rápido consiste en pulsar la combinación
Mayúsculas-F2. Desde el menú se consigue el mismo efecto con el
comando Insertar/Notas. Con cualquiera de las dos acciones
abriremos el cuadro de diálogo Notas, desde donde se podrán
introducir tantos comentarios como se deseen, incluso grabando
notas sonoras con el micrófono (si el equipo es multimedia). Si se
ha insertado una nota y no es posible verla y/o oírla, ir al menú
Herramientas/Opciones y en la ficha Ver, en el recuadro Mostrar
marcar la opción Indicador de notas.

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23.- Llenar directamente un rango con un mismo dato o fórmula

Suponiendo que las columnas A, B y C contienen 12 filas de
números que deben ser sumadas en la columna D, marcamos un
rango que comience en D2 (D1 contiene un rótulo) y llegue hasta
D13, y tecleamos la fórmula =SUMA(A2:C2), terminando con Ctrl-
Intro, en lugar del habitual Intro. La fórmula aparecerá en las 12
celdas marcadas. Eso sí, en referencias relativas (como
=SUMA(A2:C2) en la celda D2, =SUMA(A3:C3) en la celda D3, y
así sucesivamente. Si se trata de un dato, se procede de igual
forma.

24.- Ensanchar rápidamente una columna

Con el puntero del ratón situado en el borde derecho del
encabezado de la columna (la fila gris inicial donde figuran las letras
que las identifican), hacer doble clic. Con ello conseguiremos que la
columna se adapte exactamente a la necesidad de espacio de la
celda más ancha contenida en la columna. En Lotus 1-2-3 este
procedimiento es válido; sin embargo, en Quattro Pro la opción es
Formato/Ajuste rápido.

25.- Pegar datos desde una tabla de Access

Si se marcan en Access unos registros de una tabla de la base de
datos con el comando Edición/Copiar, y se pegan en Excel con el
comando Edición/Pegar, nos podremos encontrar con algunas
dificultades con respecto a los campos (celdas ahora) que no
contenían valores. Si, por ejemplo, utilizamos una función
CONTARA (cuenta las celdas que tienen algún contenido dentro del
rango especificado) que tenga como argumentos las celdas de la
columna correspondiente a un campo de la base de datos original,
siempre nos encontraremos con el sorprendente resultado de que
cuenta todas las celdas del rango, aunque algunas estén
aparentemente vacías. Peor aún, puede dar problemas al ordenar la
información. Esto se debe a que durante la copia, se pasa a dichas
celdas el carácter oculto Alt+O de la tabla ASCII, en lugar de
dejarlas en blanco. Se trata de una situación complicada. Si
marcamos el rango, al elegir Edición/Ir
a/Especial/Constantes/Texto, veremos cómo quedan
seleccionadas no sólo las celdas que contiene un texto visible, sino
también aquellas que estaban teóricamente en blanco. Para nuestra
desgracia, arreglar la situación no es tan sencillo como elegir
Edición/Reemplazar dejando en blanco la línea Reemplazar con,
pues no lograremos nada. Habrá que hacerlo en dos pasos. El

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primer paso es teclear Alt+O en la línea Reemplazar y $$$$ (o

cadena absurda por el estilo que no pueda nunca confundirse con el
contenido real de cualquier registro) en la línea Reemplazar con. Y
el segundo paso es reemplazar las cadenas absurdas que habrán
quedando en las celdas aparentemente vacías con nada (dejando
vacía la línea Reemplazar con).

26.- Incluir tipos de letra variados en una sola celda

Si se desean introducir varios tipos, tamaños y colores de letra en
un rótulo que se encuentra en una sola celda, bastará con ir
marcando los bloques y formateándolos dentro de la barra de
fórmulas.
Lamentablemente, no es posible aplicar esto a las fórmulas ni a las
entradas numéricas.

27.- Ocultar fórmulas en una hoja protegida

Cuando el diseñador de una hoja desea protegerla de modo que los
futuros usuarios no sean capaces de ver el contenido de las
fórmulas que introdujo, sino sólo el resultado de las operaciones
que las fórmulas efectúan, tiene la posibilidad de, una vez marcadas
las celdas que desee ocultar, activar el atributo Oculta de la ficha
Protección, que encontrará en el menú Formato/Celda. Cuando
finalmente se active la protección con el comando
Herramientas/Proteger/Proteger Hoja, el maravilloso "saber
cómo" sobre hoja de cálculo quedará protegido, incluso con una
contraseña, si así se desea.

28.- Crear listas rápidas

Muchas veces en una empresa se utilizan listas de nombres
repetidamente, (nombres de los vendedores, filiales, listas de
artículos, etc.). Para evitar estar introduciendo una y otra vez la lista
podemos seleccionar los datos y el comando Edición/Copiar,
marcar la celda de destino y Edición/Pegar. Este procedimiento,
aunque perfectamente válido, puede ser sustituido por el más
sofisticado método de crear Listas personalizadas. Para crear una
lista personalizada, marcar en bloque las celdas que contengan
valores que quiera que formen parte de la lista. En el menú
Herramientas/Opciones elegir la ficha Listas y pulsar el botón
Importar. Ahora la lista de vendedores está incluida, y cada vez
que se necesite introducirla en una hoja, solo se necesitará
introducir en una celda el primer valor de la serie, y pinchando en la
esquina inferior derecha de la celda arrastrar hacia abajo (arriba,
izquierda o derecha) para construir la lista.

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29.- No imprimir determinadas áreas

Muchas veces al imprimir una hoja de cálculo no se desea que
determinadas filas o columnas del área de impresión aparezcan en
la misma. Para ello el método más fácil es ocultar las filas/columnas
deseadas. Esto se puede hacer de dos formas.
Primero, seleccionar las filas/columnas y en el menú Formato
seleccionar Fila o Columna y Ocultar. Para que las columnas/filas
sean visibles de nuevo hay que seleccionar las columnas/filas
contiguas y activar Formato/Fila o Columna/Mostrar.
Otro método de llevar el puntero del ratón hasta la línea divisoria del
encabezado de dos filas/columnas, el puntero cambiará y tendrá la
forma de una barra con dos flechas, y mover el ratón hasta ocultar
la fila columna. El método para volver a mostrarlas es el mismo que
antes. Y por último utilizando atajos de teclado, una vez
seleccionada la columna pulsar Ctrl-9 para ocultar y Ctrl-
Mayúsculas-9 para mostrarla. Si se trata de filas, utilizar Ctrl-8 y
Ctrl-Mayúculas-8.

30.- Crear filtros automáticos

Los filtros automáticos son una característica avanzada de Excel
que permiten seleccionar los datos relevantes de una tabla o lista
de una forma muy intuitiva. Si tenemos una tabla o lista de datos,
ponemos el cursor sobre una celda de la tabla y pulsamos
Datos/Filtro/Filtro Automático. Aparecerá en la cabecera de cada
columna de datos una tecla indicándonos los criterios de selección
para filtrar dichos datos.
Una vez escogido uno de los filtros Excel sólo mostrará los datos
que cumplan los criterios utilizados en dicho filtro. Aparte de los
filtros más utilizados se pueden incluir filtros personalizados por el
usuario.

31.- Juego de laberinto en Excel 7

En Excel 7, seleccionar Archivo/Nuevo y bajar hasta la fila 95.
Hacer clic sobre el indicador 95 para seleccionar toda al fila, luego
pulsar TAB una vez, elegir Ayuda/Acerca de y, con las teclas
CONTROL+MAYUSCULAS pulsadas, hacer clic en Soporte
Técnico. Una nueva ventana se abrirá con unos gráficos en 3D.
Ahora se puede recorrer libremente un laberinto tridimensional
llamado Hall of Tortured Souls usando las teclas de flecha. Ir
directamente al muro y teclear excelkfa. Comenzará el juego.

32.- Combinación de celdas

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Para combinar dos o más celdas hay que usar el carácter &. Así,
por ejemplo, si en A2 hubiera un nombre propio, en B2 el primer
apellido y en C2 el segundo apellido, se puede formar una
combinación de las 3 celdas en otra nueva para hacer aparecer el
nombre completo de la persona con un espacio entre cada uno de
la siguiente forma:
=A2&" "&B2&" "&C2.
También sería posible utilizar la función Concatenar. La fórmula
anterior quedaría así:
=CONCATENAR(A2;" ";B2;" ";C2).

33.- Separación de cadenas

Podemos basarnos en el ejemplo que supone trabajar con un NIF,
el cual consta siempre de un número y una letra. Lo que se
pretende es separar el número de la letra para usarlos a la hora de
hacer cálculos y, mediante la fórmula de cálculo de la letra NIF,
verificar si está correctamente introducida.
Supongamos que tenemos en la columna A los números del NIF en
el formato 1234567-L, en la columna B queremos extraer los
números para el cálculo y en la columna C la comprobación.
Para extraer los números de la celda que contiene el NIF podemos
utilizar:
En B2:
=IZQUIERDA(A2;HALLAR("-";A2)-1)
(estando en A2 el NIF 1234567-L, el resultado será 1235467)
En C2:
=DERECHA(A2;LARGO(A2)-HALLAR("-";A2))
(esto extraerá la letra L)
Estas 2 fórmulas funcionan cualquiera que sea la longitud del NIF.
Ahora podríamos comprobar si el NIF es correcto con un
condicional del tipo:
=SI(C2=AlgoritmoNIF(B2);"";"NIF no válido")
siendo AlgoritmoNIF la fórmula de cálculo del NIF.

34.- Tratamiento de fechas y el año 2000 en Excel 97

Cuando se teclean sólo dos dígitos del año, Excel 97 asume lo
siguiente:
• Si la fecha tecleada está en el rango 1/1/00 - 31/12/29,
Microsoft Excel asume que la fecha es del año 2000.
• Si la fecha tecleada está en el rango 1/1/30- 31/12/99,
Microsoft Excel asume que la fecha pertenece a los años
1900. Ejemplos:

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• Si quiere introducir en una celda la fecha 17/5/23, debería

teclear los 4 dígitos del año, por ejemplo 17/5/1923, si no lo
hace así Excel asumirá que es 17/5/2023.
• Si quiere introducir la fecha 6/9/57, pero refiriéndose al año
2057, deberá introducir los cuatro dígitos del año, esto es
6/9/2057 en otro caso Microsoft Excel asumirá 6/9/1957. Nota:
Esta información difiere del comportamiento de versiones
anteriores.

35.- Combinaciones de teclas rápidas que más comúnmente se

utilizan en Excel 97
En Excel 97, se pueden actualizar rápidamente los datos que son
devueltos por Microsoft Query. Pulsando F9 refresca la consulta en
la ventana actual. Se puede utilizar esta tecla en lugar de hacer clic
en la opción refrescar datos del menú. Excel 97 permite utilizar una
combinación de teclas para insertar rápidamente la fecha y hora
actual en una celda. Para hacerlo, utilice la siguiente combinación
de teclas:
Fecha actual: CTRL+;
Hora Actual: CTRL+MAYUSCULAS+:
La fecha y la hora se basan en el reloj interno del ordenador.
Excel 97 permite copiar y pegar texto en un solo paso. Para hacer
esto, utilice la siguiente combinación de teclas: CTRL+SHIFT+,
(coma) copia los datos de la celda superior a la celda activa y lo
pega en la celda activa. CTRL+SHIFT+" (comilla doble) copia los
datos de la celda superior a la celda activa y utilice el comando
Pegado Especial para pegar sólo valores en la celda activa. Para
obtener una lista con todas las combinaciones de teclas disponibles,
debe hacer lo siguiente:
• Clic en el asistente de Office.
• Teclear "teclas rápidas" sin comillas y clic en Buscar.
• Elegir el tema que usted desee.

36.- Combinación de teclas que rápidamente permita moverse

entre las hojas de un libro de trabajo en Excel 97
Se puede utilizar CTRL+AVPág para mover las hojas a la derecha y
CTRL+ RePág para moverse a las hojas a la izquierda.

37.- Cambiar el salto de página mientras se previsualiza un

archivo en Excel 97
Excel 97 permite hacerlo con una nueva característica: Vista Previa
de Salto de Página. Con esta característica puede ver el
documento y mover el salto de página con un simple clic sobre el

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salto de página y arrastrándolo hasta la posición deseada. Para

utilizar esta característica seguira los pasos detallados a
continuación:
1. En el menú Ver, hacer clic en Vista previa del salto de
página.
2. Hacer clic en el salto de página para seleccionar y arrastrar a
la nueva posición.

38.- Niveles de deshacer en Excel 97

Excel 97 tiene hasta 16 niveles de deshacer. Para deshacer una
acción, pulsar en el botón Deshacer. Para deshacer varias
acciones a la vez, pulsar en la flecha al lado del botón deshacer,
seleccionar más de una acción desde la lista y para realizar la
operación de deshacer, hacer clic en el último elemento
seleccionado de la lista.

39.- Vincular los cuadros de texto se pueden a celdas en una

hoja de trabajo en Excel 97
• Dibujar un cuadro de texto en su hoja de cálculo.
• Comprobar que el cuadro de texto es el objeto seleccionado
en su hoja de cálculo. Para hacer esto hacer clic sobre el
cuadro de texto una vez.
• Pulsar F2. Esto situará el cursor en la barra de fórmulas.
• Teclear =<referencia a la celda>, donde la <referencia a la
celda> es la celda a la que quiere vincular el cuadro de texto.

40.- Cambiar de mayúsculas a minúsculas una cadena de texto

en Excel 97
• Para cambiar una cadena entera a minúsculas utilizar la
función MINUSC.
• Para cambiar una cadena entera a mayúsculas utilizar la
función MAYUSC.
• Para cambiar la primera letra de cada palabra a mayúsculas
utilizar la función NOMPROPIO.
Ejemplo:
* En la celda A1, teclee su nombre y apellido todo en minúsculas.
* En la celda B1, teclee =NOMPROPIO(A1).

41.- Insertar una marca de agua o filigrana en el fondo de una

hoja de cálculo en Excel 97
• En la barra de herramientas de Dibujo, hacer clic en Insertar
WordArt.
• Seleccionar el diseño y hacer clic en Aceptar.

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• Introducir el texto y hacer clic en Aceptar.

• Cambie el tamaño del objeto al tamaño que desee.
• En la barra de herramientas de WordArt, hacer clic en
Formato de WordArt.
• Establezca el color de relleno a Sin Relleno.
• Poner el color de la línea a Gris claro y clic en Aceptar. De
esta manera ya puede introducir datos en las celdas y tener
un objeto como una marca de agua por debajo de sus datos.

42.- Copiar el formato de unas celdas a otras en Excel 97

Una manera rápida y fácil de copiar y pegar formatos de celdas es:
• Seleccionar una celda que contenga los formatos que usted
desee seleccionar.
• Hacer clic en el botón Copiar formato, con lo que el cursor se
convierte en una brocha.
• Seleccionar las celdas a las que quiere pegar el formato. Al
soltar el botón del ratón, se aplicará el formato a la selección.

43.- La función Autocompletar en Excel 97

Si los primeros caracteres que teclea en una celda coinciden con
una entrada existente en esa columna, Excel rellena los caracteres
que faltan. Excel sólo completa las entradas que están compuestas
de texto, o combinaciones de texto y números, las entradas que
contienen sólo números, fechas u horas no se completan. Para
aceptar las entradas propuestas, pulsar Aceptar.
La entrada completa coincide exactamente con el modelo en
mayúsculas y minúsculas de la entrada existente. Para reemplazar
los caracteres introducidos, continuar tecleando. Para borrar los
caracteres introducidos, pulsar Retroceso.

44.- Grado de compatibilidad soporta Excel 97 con respecto a

las otras versiones
Si se comparten archivos con personas que trabajan con otras
versiones de Excel, en Excel 97 se puede guardar los libros de
trabajo en un formato que permiten ser utilizados en una versión
anterior sin restringir al usuario las nuevas características. Cuando
se esté preparado para guardar el trabajo, seguir los siguientes
pasos:
• En el menú Archivo, elija Guardar Como.
• En la lista Guardar Como Tipo, clic en Libros de Excel 97 y
5.0/95 (*.xls).
Además se puede poner este tipo de formato por defecto de la
siguiente forma:

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• En el menú Herramientas, elegir Opciones.

• En la etiqueta de transición, en el cuadro desplegable de
Guardar Como elegir Libros de Microsoft Excel 97 y 5.0/95
(*.xls)

45.- Tratamiento de las tablas dinámicas en Excel 97

En Excel 97, ya se pueden dar formato a las celdas de una tabla
dinámica. Este formato se guardará cuando se actualice dicha tabla.
Antes de comenzar a dar formato, asegurarse de que la opción
Habilitar Selección del menú Seleccionar del menú de Tablas
dinámicas está activada. En caso de no estarlo, activarla.
Nota: Si se aplican formatos condicionales a las celdas de tablas
dinámicas, este formato no se mantendrá después de actualizar la
tabla dinámica.

46.- Publicar datos en una página Web en Excel 97

Es un proceso muy sencillo. Para hacerlo se deben seguir los
siguientes pasos:
• Seleccionar el rango de celdas que contiene los datos que
desee publicar.
• Desde el menú Archivo, hacer clic sobre Guardar como
HTML.
• Seguir las instrucciones del asistente de publicación en
Internet.

47.- Tratar los documentos HTML directamente en Excel 97

Excel 97 permite analizar los datos de sitios Web. Se pueden abrir
los documentos HTML directamente. Para ello hay que realizar los
siguientes pasos:
• Desde el menú Archivo , hacer clic en Abrir.
• Teclear la URL en el cuadro de texto Nombre de archivo.

48.- Simulador de vuelo en Excel 97

Pulsar F5 (se abre el cuadro Ir a) y teclear el rango X97:L97. Luego
pulsar el tabulador para situarse en la celda M97, pulsar
CONTROL+MAYUSCULAS mientras se pulsa sobre el icono del
Asistente para gráficos. Tras unos momentos, aparecerá una
pantalla en la que se puede volar sobre unos paisajes fractales. En
un momento determinado del vuelo se verá un sitio con
inscripciones que muestra los nombres de los creadores de Excel
97. Los controles son extremadamente sensibles; se usa el ratón
para controlar la dirección: el botón izquierdo avanza y el derecho
retrocede. Para salir basta con pulsar ESC.

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Desarrollo de Soluciones con Microsoft Excel 97/2000
Trucos Excel

49.- Insertar nuevas celdas y pegar datos en un solo paso

Cuando se vayan a copiar o mover celdas, seleccionar el rango de
celdas que se desea desplazar, apuntar con el ratón al borde de la
selección y mantener pulsada la tecla CONTROL mientras se
arrastra el rango a la nueva ubicación. Al liberar el botón del ratón,
Excel copia las celdas al destino. Para insertar los datos, mantener
pulsadas las teclas CONTROL y MAYUSCULAS durante el arrastre
y las celdas existentes serán desplazadas.

50.- Convertir una tabla de Excel en un archivo de Access

Elegir Datos/Convertir para activar un asistente que lleva el
proceso paso a paso. Si esta opción falta del menú, seleccionar
Herramientas/Complementos y asegurarse de que está
seleccionada la opción Enlaces de Access. Si la opción no
aparece, habrá que instalarla desde el programa de instalación.
Access necesita estar instalado para que el asistente funcione.

51.- Guardar formatos personalizados para diagramas para

aplicarlos rápidamente a otros
Para crear un autoformato definido por el usuario, abrir o crear un
diagrama con las opciones deseadas de formato, luego elegir
Formato/Autoformato y pulsar la opción Definido por el usuario.
Pulsar a continuación el botón Personalizar para activar el cuadro
de diálogo correspondiente, en el que hay que pulsar el botón
Añadir, escribir un nombre y una descripción para el formato y
guardarlo para posteriores usos.

52.- Fórmulas y funciones rápidas

Teclear un signo igual dentro de la celda y luego pulsar el botón en
barra de fórmulas para activar el asistente de funciones. Este
proporcionará una lista de las funciones más usadas recientemente
y define cada argumento que se necesita introducir.

53.- Números bien redondeados

Crear un formato de número personalizado que muestre valores de
moneda en miles en lugar de en millones. Elegir Formato/Celda, ir
a la pestaña Número y seleccionar Personalizado dentro de
Categoría. En el campo Tipo introducir lo siguiente: #,;(#,). Una vez
creado, Excel recordará este formato y lo mostrará en las opciones
de formato personalizado.

54.- Descartar entradas duplicadas

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Trucos Excel

Para eliminar valores duplicados de una columna de texto,

seleccionar la columna de texto a filtrar y elegir Datos/Filtro/Filtro
avanzado. En el cuadro de diálogo, marcar la casilla Sólo
registros únicos. Elegir Filtrar la lista para ocultar las filas que
contengan información duplicada, o bien elegir Copiar a otra
ubicación para crear una lista duplicada con sólamente valores
únicos. Excel pone la fila en azul para indicar que está filtrada.

55.- Seguir la pista a los datos con plantillas

Para ello probar la característica de seguir la pista a los datos en el
asistente de plantillas. Crear una hoja de cálculo como el formulario
de entrada de datos. Elegir el asistente de plantillas desde el menú
Datos. El asistente lleva paso a paso por el proceso de enlazar
campos desde el formulario a una base de datos. Una vez
finalizado, se tendrá una plantilla personalizada que cualquiera
puede abrir y rellenar, con entradas introducidas automáticamente
en la base de datos.

56.- Concatenar texto y números

Utilizando el carácter & se pueden unir en una sola celda datos
numéricos y de texto. Por ejemplo, si en la celda D10 hay un valor
500 y se quiere mostrar en otra celda el texto 500 pesetas, elegir la
nueva celda y entrar la fórmula +D10&" pesetas" y pulsar INTRO.

57.- Copiar configuraciones de página entre hojas diferentes

Activar la hoja que contiene las propiedades de la página que se
desean copiar. Elegir Archivo/Configurar página y pulsar OK en el
cuadro de diálogo. Activar luego la hoja en la que se desea aplicar
esa configuración, elegir Edición/Repetir configuración de página
o bien pulsar CONTROL+Y.

58.- Centrar en un solo paso

Si se centra texto frecuentemente a través de columnas utilizando el
cuadro de diálogo de formato de celda, colocar un botón en la barra
de herramientas para hacer esto en un solo paso. Para ello, hacer
clic con el botón derecho en cualquier barra de herramientas y
elegir Personalizar. Elegir la categoría Formato de texto y
arrastrar el botón de las columnas centradas a través hacia la barra
de herramientas.

59.- Programas complementarios de Excel

Algunos complementos para Excel (como View Manager, Reports
Manager, y Analisys ToolPak) o bien no funcionan adecuadamente

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Trucos Excel

o bien no funcionan en absoluto en un Cuaderno. La solución en la

mayoría de los casos es ver la sección Excel fuera del Cuaderno
escogiendo Sección/Ver Fuera. Después volver al Cuaderno
eligiendo Archivo/Cerrar.

60.- Añadir archivos de Excel 4.0 a un cuaderno

Si se intenta, utilizando comandos del menú, añadir archivos Excel
4.0 (o anteriores) a un Cuaderno, éste no permitirá añadir más de
uno. Para solventar esto, se puede arrastrar cada archivo Excel
desde el Explorador (o el escritorio) al panel izquierdo del
Cuaderno, o abrirlo en la versión más reciente de Excel y guardarlo
con el formato de cualquiera de las versiones 5.0 ó 7.0.

61.- Optimizar macros de Excel

El código del generador de macros de Excel graba todas las
acciones del teclado y del ratón y está usualmente lleno de
instrucciones Select, que ralentizan la macro como la que se
muestra a continuación:
Sheets("Q1 Estimates").Select Range("C9").Select ActiveCell.
FormulaR1C1="6000"
Range("C11").Select ActiveCell.FormulaR1C1="5400"

Se pueden mejorar las prestaciones de la macro reemplazando

todas las sentencias Select con referencias directas a las celdas o
rangos. Por ejemplo, se podría reemplazar todo el código anterior
con sólo dos líneas:
Sheets("Q1 Estimates").Cells(9,3).Value=6000 Sheets("Q1
Estimates").
Cells(11,3).Value=5400

62.- Ejecutar macros autoejecutables

Las macros AutoOpen y AutoClose de un libro de trabajo de Excel
se ejecutan automáticamente cuando un usuario abre o cierra el
libro de trabajo. Cuando abrir o cierre un libro de trabajo utilizando
código de macro VBA, por el contrario, Excel no ejecutará estas
macros automáticamente. Si se desea ejecutarlas hay que llamar al
método Run AutoMacros del objeto ExcelWorkbook; por ejemplo,
se puede usar el siguiente código para ejecutar una macro
AutoOpen del libro de trabajo:
Dim myWB As Workbook Set myWB=Workbooks.Open
("Financial.xls") myWB.RunAutoMacros x1AutoOpen

63.- Cómo crear plantillas

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Trucos Excel

Se puede convertir cualquier documento de Excel en una plantilla

guardándolo en la carpeta MSOFFICE\PLANTILL (o cualquiera de
las carpetas identificadas como localizaciones de plantillas de
usuario). No es necesario dotar al archivo de una extensión especial
(como .DOC, para las plantillas Word); simplemente guárdelo en el
directorio \PLANTILL, el archivo aparecerá con otras plantillas en el
cuadro de diálogo cuando se haga clic sobre Nuevo en el menú
Archivo o sobre el botón Iniciar documento nuevo de la barra de
acceso directo de Office.

64.- Añadir fragmentos a un cuaderno

Para añadir parte de un documento, en lugar del archivo completo,
a un Cuaderno, seleccionar la porción a añadir, arrastrarlo hasta el
Cuaderno, y soltarlo en la lista de Secciones y aparecerá una
nueva sección Cuaderno con esta información. También se puede
arrastrar un fragmento de documento creado arrastrando el texto o
datos seleccionados desde un documento hasta el escritorio, hasta
el Cuaderno. Cuando se hace esto, el fragmento aparece como una
nueva sección en el Cuaderno, como si se hubieran arrastrado los
datos directamente desde la aplicación Office. Para avanzar una
sección de una vez, pulsar CONTROL-ALT-MAYUSCULAS-AvPág
simultáneamente. Para retroceder una sección pulsar CONTROL-
ALT-MAYUSCULAS-RePág.

65.- Mover datos entre aplicaciones

El soporte OLE permite arrastrar datos entre dos aplicaciones que
se estén ejecutando sin más que seleccionarlos en una y
arrastrarlos hasta la otra. Pero preparar las ventanas de cada
aplicación para que aparezcan en la pantalla ha quedado anticuado.
En su lugar, seleccionar los datos en la aplicación origen; entonces,
manteniendo pulsado ya sea el botón izquierdo del ratón (para
mover) o el derecho (para copiar), arrastrar los datos hasta el icono
de la aplicación de destino en la barra de tareas de Windows 95 y
mantenerlo allí uno o dos segundos hasta que la aplicación de
destino se abra. Se puede concluir la operación seleccionando la
zona en la que se quieren depositar los datos.

66.- Deshacer arrastrar y soltar

Imaginemos que se selecciona un texto en Word y se mueve a una
hoja de Excel pulsando el botón izquierdo del ratón durante la
operación de arrastrado. Pero después de soltar el texto en Excel,
cambiamos de opinión y seleccionamos Edición/Deshacer
Arrastrar y soltar en Excel. ¿Pone esta operación cada cosa, justo

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en la forma en que estaba? Pues no. El texto desaparece de la hoja

de Excel pero no reaparece automáticamente en Word. Para
deshacer completamente la operación hay que volver a Word y
seleccionar Edición/Deshacer Mover. Sólo entonces reaparecerá
el texto que se movió a Excel.

67.- Mover plantillas con cuadernos

Macros, autotexto y otras opciones personalizables se guardan a
menudo en plantillas. Si se piensa en mover un Cuaderno a otro
ordenador pero se desea conservar el acceso a las macros, se
deben mover las copias de las plantillas que contienen dichas
características a la nueva localización del Cuaderno. Se pueden
poner los archivos de plantilla en el Cuaderno, si se desea, para
simplificar la operación de mover, pero las macros y demás
opciones no serán accesibles desde la nueva ubicación hasta que
se guarden las plantillas como archivos.

68.- Proteger celdas

La protección de celdas se emplea para que el cursor se salte las
protegidas, muy útil al rellenar formularios. Para ello hay que seguir
estos pasos:
• Seleccionar las celdas que han de rellenarse
• Elegir Formato/Celdas
• Hacer clic sobre la ficha Proteger
• Desmarcar la casilla Bloqueada
• Pulsar Aceptar
• Elegir Herramientas/Proteger/Proteger hoja
• Marcar las 3 casillas que hay en el cuadro que aparece y
escribir, si se desea, una contraseña
• Pulsar Aceptar
Ahora la tecla TAB sólo pasará el cursor por las celdas
desprotegidas.

69.- Seleccionar varias hojas a la vez

Para realizar acciones en más de una hoja a la vez se pueden
seleccionar varias manteniendo pulsada la tecla CONTROL
mientras se hace clic sobre los nombres de las etiquetas de cada
hoja.

70.- Determinar una función como el contenido de una celda

Excel tiene una gran variedad funciones como ISBLANK() y
ISERROR(), para comprobar el tipo de entrada que hay en una
celda. Sin embargo no tiene como función predeterminada una

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entrada del tipo fórmula. Para crear una función, definida por el
usuario, se debe presionar [Alt][F11] para que aparezca el editor de
Visual Basic y luego el comando Insertar/ Módulo. Aparecerá una
ventana con el código para crear la acción:
Function IsFormula(c)
IsFormula = c.HasFormula
End Function
Finalmente volveremos a Excel presionando de nuevo ALT-F11.
Ahora, haremos una entrada en la celda A1. Seguidamente
entraremos la función definida por el usuario ISFORMULA(A1) en
cualquier otra celda para determinar que la celda A1 contiene una
fórmula. Si hacemos esto la función devolverá TRUE, en otro caso
devolverá FALSE.
Debemos notar, pero, que cuando se realiza una entrada de una
función definida por el usuario en un libro de trabajo puede ser que
otra celda la contenga, por lo que deberemos incluir el nombre del
libro de trabajo. Por lo tanto si, se ha creado una función definada
por el usuario en LIBRO 1.XLS, se debe entrar la función como
sigue:
='Libro 1.xls'!IsFormula(A1)

71.- Formato específico para el contenido de una celda o rango

A veces conviene asegurarse de que se introducen los datos
correctos en una hoja de cálculo. Para ello se puede especificar qué
datos son válidos para una celda o rango.
Por ejemplo, para que sólo se puedan introducir fechas posteriores
al 1 de enero de 1998 en un rango de celdas hay que seguir estos
pasos:
• Seleccionar las celdas a restringir.
• Elegir Datos/Validación. Se abrirá el cuadro de diálogo
Validación de datos con varias fichas.
• Seleccionar la ficha Configuración si no fuese la que
apareciera desplegada.
• Desplegar la lista Permitir y seleccionar Fecha. Se puede
apreciar que el cuadro cambia de aspecto para ofrecer
diversos campos de entrada de información.
• En la lista desplegable Datos seleccionar el operador Mayor
que y en la casilla Fecha inicial escribir 1/1/98 (como hemos
supuesto en el ejemplo).
• Como último detalle se puede personalizar el mensaje de
error que Excel mostrará en caso de que la fecha introducida
en alguna de las celdas restringidas no sea correcta. Para ello

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Trucos Excel

hay que seleccionar la ficha Mensaje de error, seleccionar el

tipo de mesnaje y escribir un texto para el caso.

72.- Anidar más de 7 funciones SI

Excel 97 no permite anidar más de 7 funciones SI en una misma
celda. Supongamos que se tienen ciertos valores en el rango
comprendido entre B5 y M5 y se desea que en N5 se calcule el
primer valor no nulo comprobando desde B5. En otras palabras, si
B5 es cero, entonces se comprueba C5; si éste es cero, entonces
se comprueba D5; y así sucesivamente hasta que haya un valor
distinto de cero, en cuyo caso sería el valor a tomar en N5.
Para ello, hay que uso de una celda auxiliar que no se vaya a
utilizar (por ejemplo, R5). En ella consignar esta fórmula:
=SI(B5<>0;B5;SI(C5<>0;C5;SI(D5<>0;D5;SI(E5<>0;E5;SI(F5<>0;
F5;SI(G5<>0;G5;SI(H5<>0;H5;SI(I5<>0;I5;SI(J5<>0;J5;SI(K5<>0;
K5;SI(L5<>0;L5;0))))))))))
Finalmente, en N5, consignar esta otra fórmula:
=SI(R5<>0;R5;SI(J5<>0;J5;SI(K5<>0;K5;SI(L5<>0;L5;SI(M5<>0;
M5;0)))))
Con esto se habrá conseguido dividir en dos el número de
anidamientos y el cálculo es correcto.

73.- Los problemas del siglo XXI

En Excel, en sus versiones 4, 5 y 7, los dígitos 00 a 19 son
automáticamente interpretados como los años 2000 a 2019,
mientras que el 20 es capturado como 1920. En la versión 97 de los
productos Microsoft el año de referencia se incrementa a 29, por lo
que este número se almacena como 2029 y el 30 como 1930.

74.- Evitar la ejecución de macros en documentos protegidos

por contraseña
A causa de los posibles virus que pueden albergarse en las macros
de Excel, lo que hay que hacer es mantener pulsada la tecla
MAYUSCULAS mientras se pulsa Aceptar en el cuadro de diálogo
de la contraseña.

75.- Documentos fiables

Cualquier documento guardado en el subdirectorio InicioXL (que
cuelga del subdirectorio Office) será considerado fiable y también la
Protección antivirus en macros será ignorada. Por lo tanto, no se
debe permitir guardar nada en ese subdirectorio.

76.- Cálculo automático sobre toda una hoja entera

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Supongamos que se quieren dividir todas las celdas numéricas de

una hoja de cálculo por el valor en pesetas del Euro, es decir, dividir
por 166,386.
Vamos a su poner que la hoja de cálculo tiene el nombre genérico
por defecto Hoja1. Para volcar su contenido ya convertido a euros,
abrir una nueva hoja en blanco del mismo documento (por ejemplo
en la Hoja 2 si es que no se utiliza) y en la celda A1 consignar esta
fórmula:
=SI(ESNUMERO(Hoja1!A1);Hoja1!A1/166,386;Hoja1!A1)
Luego arrastrar el controlador de relleno (el pequeño cuadradito
negro de la esquina inferior derecha de la celda activa) hacia la
derecha hasta que ocupe el mismo núumero de columnas de la hoja
original, y después arrastrar hacia abajo hasta ocupar el mismo
número de filas de la hoja original. Automáticamente se mostrarán
todos los valores convertidos.

77.- Suma acumulativa basada en fechas

Hay trabajos propios de hoja de cálculo que requieren introducir una
fecha en cada columna de datos para luego ir acumulando una
serie de valores en otra columna y sumándose fila a fila. Esto, que
parece sencillo, se complica si lo que se pretende es tener una
columna con los valores acumulados por fecha, es decir, para
varias fechas iguales, el valor se acumula hasta que se inicia una
fila con fecha posterior.
Para hacerlo más gráfico, pongamos por caso el control de ventas
de productos en un establecimiento. Lo primero que hay que hacer
es crear una columna auxiliar en una columna que no se utilice (por
ejemplo, la columna Z) basada en interruptores (flags). Este tipo de
columnas auxiliares son muy útiles pero hay que alejarlas de la vista
principal para que no estorben. Por otra parte, vamos a suponer que
los datos deseados van a ir en la columna H. Esta es la vista parcial
de la hoja:
A B CD E F G H I ... Z
1
2
3 FECH PA N BAS IVA LIQU ACUM ACUMULA IDE
A G. º E IDO ULADO DO POR M
DIA
4 02/01/ P 1 819 131 950 950 950 X
98
5 02/01/ P 2 1.29 2071.500 2.450 2.450 Y
98 3

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6 02/01/ P 3 1.37 2211.600 4.050 4.0504.05 Y

98 9 0
7 03/01/ P 4 1.89 3032.200 6.250 2.200 X
98 7
8 03/01/ P 5 5.00 8005.800 12.050 8.000 Y
98 0
9 03/01/ P 6 1.59 2551.850 13.900 9.850 Y
98 5
1 03/01/ P 7 2.25 3612.620 16.520 12.47012.4 Y
0 98 9 70
1 04/01/ P 8 1.89 3032.200 18.720 2.200 X
1 98 7
1 04/01/ P 9 1.12 1791.300 20.020 3.500 Y
2 98 1
1 04/01/ P 1 1.59 2551.850 21.870 5.3505.35 Y
3 98 0 5 0
1 05/01/ P 1 2.58 4143.000 24.870 3.000 X
4 98 1 6
1 05/01/ P 1 3.27 5243.800 28.670 6.800 Y
5 98 2 6
1 05/01/ P 1 1.12 1791.300 29.970 8.100 Y
6 98 3 1
1 05/01/ P 1 4.65 7455.400 35.370 13.500 Y
7 98 4 5
1 05/01/ P 1 560 90 650 36.020 14.150 Y
8 98 5
1 05/01/ P 1 38.9 6.23 45.20 81.220 59.350 Y
9 98 6 66 4 0
2 05/01/ P 1 13.1 2.11 15.30 96.520 74.65074.6 Y
0 98 7 90 0 0 50

Para este trabajo se utilizarán 2 fórmulas, una es la que va en la

columna Z y otra la que va en H.
En la columna Z, el primer valor es (debe ser) siempre fijo. Aquí lo
vamos a llamar X, siendo Y el otro interruptor. Pero se pueden
llamar A y B, o bien PEPE y JUAN. El funcionamiento será idéntico.
La fórmula empleada desde el 2º valor de Z en adelante es la
siguiente:
=SI(($A4<$A5);"X";"Y")
Esta fórmula permite saber en qué momento se ha producido un
cambio de fecha en la columna A.

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En la columna H van los valores a mostrar ya calculados basándose

en el contenido de la columna Z. La fórmula del primer elemento
(H4) es:
=SI($Z4="X";$F4;SI(Y($Z3="Y";$Z4="Y");$H3+$F4;$F4+$F3))
Esta fórmula comprueba el valor de su fila en Z y acumula el valor
siempre que no haya cambio de fecha. En el momento que cambie
la fecha, el valor se reinicializa a cero y comienza una nueva
acumulación. No hay que confundir el operador lógico Y con la letra
"Y" entrecomillada.
En algunos casos, es posible que se prefieran dejar en blanco
aquellas celdas de H que no totalizan. Para este propósito se
incluyen en la columna I los mismos valores que en H pero dejando
en blanco las celdas que no suman el total general. La fórmula en
este caso es:
=SI($A4=$A5;"";SI($Z4="X";"";SI(Y($Z3="Y";$Z4="Y");$H3+
$F4;$F4+$F3)))
Ahora sólo hay que decidir si trabajará con la columna H o con la I.
Si se prefiere la H, basta con borrar la I. Si se prefiere la I, basta
borrar la H y mover los valores de I hacia H.

78.- Combinar datos de celdas de texto

Para combinar dos o más celdas se utiliza el carácter &
(ampersand) así si en la celda A2 estuviese el nombre, en la celda
B2 estuviese el primer apellido y en C2 el segundo apellido, la
siguiente fórmula combinaría las tres celdas con un espacio entre
cada una:
=A2 & " " & B2 & " " & C2
También es posible utilizar la función CONCATENAR. La fórmula
anterior quedaría:
=CONCATENAR(A2;" ";B2;" ";C2)

79.- Separar la letra del número en un NIF

Supongamos que tenemos en la columna A los números de NIF en
el formato 1234567-L, en la columna B se desean extraer los
números para el cálculo y en la columna C la letra para la
comprobación. Para extraer los números de la celda que contiene el
NIF podemos utilizar en B2:
=IZQUIERDA(A2;HALLAR("- ";A2)-1)
(estando en A2 el NIF 1234567-L, el resultado será 1234567.
Para extraer la letra del NIF podemos utilizar en C2:
=DERECHA(A2;LARGO(A2)- HALLAR("-";A2))
de tal forma que extraerá la letra L.

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Estas dos fórmulas funcionan cualquiera que sea la longitud del

NIF. Se podría comprobar si el NIF es correcto con un condicional
del tipo
=SI(C2=AlgoritmoNIF(B2);"";"NIF no válido")
siendo AlgoritmoNIF la formula de cálculo del NIF.
Este sistema de extracción es útil cuando se dispone de entradas
alfanuméricas con un formato definido, por ejemplo, referencias de
productos que se componen de varios dígitos y números o letras de
control separados por un guión.

80.- Retornos de línea en el texto de una celda

Cuando se teclea texto en una celda, es posible cortarlo en
cualquier momento para pasar lo siguiente debajo de lo anterior
pulsando ALT-INTRO.

81.- Recuento rápido de valores

Se puede conseguir un recuento rápido de cuántos elementos se
tienen en una hoja utilizando la función CONTAR.SI que cuenta las
celdas, dentro de un rango, que no están en blanco y que cumplen
con un criterio concreto.
Su sintaxis es: CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango es aquél dentro del cual desea contar el número de celdas
que no están en blanco.
Criterio es la condición (en forma de número, expresión o texto) que
define las celdas a contar. Por ejemplo, puede expresarse como 32;
"32"; ">32" o "manzanas".
Ejemplo 1:

Supongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas", "naranjas",

"melocotones" y "manzanas" respectivamente.
CONTAR.SI(A3:A6;"manzanas") sería igual a 2.
Ejemplo 1:
Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32; 54; 75 y 86
respectivamente.
CONTAR.SI(B3:B6;">55") sería igual a 2.

82.- Crear una configuración por defecto

Cuando se comienza un nuevo archivo, se toman por defecto una
serie de valores que podrían no ajustarse a las necesidades de un
usuario en concreto. Para estos casos se puede generar una
configuración personalizada. Para ello, se abre un libro nuevo (o
una hoja nueva), se le da el formato requerido y se guarda el
archivo con el nombre LIBRO.XLT (en el caso de libro) o HOJA.XLT

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(en el caso de hoja) dentro de la carpeta INICIO, que cuelga de la

carpeta OFFICE. Excel lo utilizará como plantilla en los nuevos
documentos. También se pueden guardar en la carpeta de inicio
alternativo, la cual hay que configurar en la ficha General cuando se
elige Herramientas/Opciones.

83.- Colocar los cortes de página antes de imprimir

Se pueden establecer manualmente los cortes de páginas eligiendo
Archivo/Vista preliminar y pulsando el botón Saltos de página.
De esta forma aparecerá un mensaje que indicará que se pueden
arrastrar con el ratón una serie de marcas azules que separan
claramente una página de otra al imprimir. Para volver a la vista
normal, elegir de nuevo Archivo/Vista preliminar y pulsar el botón
Vista normal.

84.- Adaptar celdas para textos largos

Si se va a incluir un texto largo, se pueden combinar varias celdas
adyacentes y hacer que el texto se trunque entre ellas. Pare ello,
seleccionar varias celdas adyacentes de una misma fila y elegir
Formato/Celdas. Del cuadro que aparece, entrar en la ficha
Alineación y marcar las casillas de verificación Ajustar texto y
Combinar celdas. Una vez escrito todo el texto, colocar el puntero
del ratón sobre la marca de división de la fila actual y la siguiente y
arrastrar hacia abajo para que el texto se visualice.

85.- Suma ultrarrápida de celdas adyacentes

Esto es válido tanto para filas como para columnas. Supongamos
que tecleamos una serie de cifras numéricas que después se van a
sumar. Al pasar de la última celda, mantener pulsadas las teclas
ALT y MAYUSCULAS mientras se pulsa la tecla del signo =. Se
quedará visualizada la fórmula de la suma automáticamente y basta
pulsar INTRO para que la suma quede reflejada.

86.- Adaptar el tamaño de las celdas a su contenido

Cuando se teclean más caracteres de los que se pueden visualizar
en una celda, Excel no muestra todo el contenido. Para forzar a que
lo haga, seleccionar las celdas en las que se desee aplicar este
efecto y elegir Formato/Celdas. Del cuadro que aparece, entrar en
el ficha Alineación y marcar la casilla Reducir hasta ajustar. El
contenido de la celda se reducirá o aumentará según sea la medida
de la columna.

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87.- Introducir un mismo dato en varias celdas

simultáneamente
Seleccionar las celdas en las que se vaya a introducir el mismo
dato, teclearlo y pulsar CONTROL-INTRO.

88.- Uso de botones complementarios

Desde la versión 5.0, al pulsar la tecla MAYUSCULAS y pulsar
sobre ciertos botones, se puede apreciar que éstos cambian y
muestran un botón diferente. Si se libera la tecla MAYUSCULAS,
vuelve a aparecer el botón original. La siguiente es una muestra de
botones con complementario aunque hay algunos más:
Abrir/Guardar
Imprimir/Vista preliminar
Orden ascendente/Orden descendente
Subrayado/Doble subrayado
Alineación izquierda/Alineación derecha
Alineación central/Combinar y centrar
Aumento decimal/Reducción decimal
Reducir indentación/Aumentar indentación
Insertar filas/Eliminar filas
Insertar columnas/Eliminar columnas
Pegar formato/Pegar valores
Eliminar contenido/Eliminar formato
Debido a estos complementarios, algunos botones pueden ser
reemplazados por otros dentro de la misma barra de botones y
ganar así más espacio.

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