Manual de Microsoft Excel. 1. Distribucin de la pantalla. 2. Conceptos de libro, fila, columna, celda, hoja y rango. . !ormatos de celda. ".

!ormatos num#ricos. $. %ombres de rango. &. !rmulas y funciones. '. (ellenar en serie. ). (eferencias relati*as y absolutas. +. !unciones de uso m,s frecuentes. 1-. !unciones de bases de datos. 11. .roteccin de celdas. 12. /rdenamientos. 1 . 0eclas de lectura de 1a2s m,s utili3adas en Excel. 1". Macros. Distribucin de la pantalla. 4a pantalla est, distribuida de la siguiente manera5 6 la barra de t7tulo, esta contiene el t7tulo de la planilla 8ue estamos usando. 6 4a barra de men9, esta posee los men9s de :(C;<=/, =E(, ED<C<>%, etc. 6 4as barras de herramientas, por defecto *ienen las barras de dise?o y la de gr,ficos. 6 El ,rea de trabajo, 8ue est, conformada por filas @numeradas del 1 al &$$ &A y columnas @numeradas por letras desde la : hasta la <=A. 4a unin de una fila con una columna se denomina CE4D:. 6 Existen, por defecto 6 4a barra de estado. 6 4a barra de inicio, donde se encuentran las *entanas acti*as. hojas en cada libro de Excel, 8ue se muestra como pesta?as.

Conceptos de libro, fila, columna, celda, hoja y rango. 6 4<B(/5 es el conjunto de hojas, 8ue por defecto son , 8ue forman el archi*o de Excel, 8ue al guardarlo en el espacio f7sico me lo coloca con extensin C4D. 6 !<4:5 est,n dispuestas en forma *ertical, y *an numeradas desde el n9mero 1 hasta el n9mero &$$ &. 6 C/4EM%:D5 est,n dispuestas en forma hori3ontal, y se numeran con letras 8ue *an desde la : hasta la combinacin <=, por ejemplo *an desde la : hasta la F y cuando llega a la F empie3a con la combinacin :: hasta :F y as7 sucesi*amente hasta <=. 6 CE4D:5 se llama celda a la interseccin de una fila con una columna, a esta se le puede aplicar cual8uier formato. 6 ;/1:5 una hoja es un conjunto de filas y columnas, numeradas desde el 1 al &$$ & y desde la : hasta <=, respecti*amente. 6 (:%G/5 un rango es una serie de celdas seleccionadas a *oluntad, por ejemplo desde :1 hasta :$ o desde :1 hasta B'. !ormatos de celda. : una celda se le puede aplicar formato de n9mero, alineacin, fuente, bordes, trama y proteccin. .ara ajustar el ancho de una celda o de lahoja, se procede de la siguiente manera5 6 De selecciona el rango de celdas a la 8ue le 8ueremos aplicar, y abrimos la barra de men9 con :40 i38uierdo. =amos al men9 formato y bajamos hasta C/4EM%:D..., y presionamos E%0E(, bajamos hasta :1ED0:( : 4: DE4ECC<>% y presionamos E%0E(. 6 .ara cambiar el formato de la fuente, seleccionamos las celdas a la 8ue le *amos a aplicar el cambio y abrimos la barra de men9 y *amos al men9 !/(M:0/ y bajamos hasta CE4D:D... y presionamos E%0E(. :ll7 *amos a la pesta?a !EE%0E, con la tecla 0:B y el uso de las flechas, le podemos cambiar el tipo de letra, el estilo, el tama?o, el color, etc., esto dentro del men9 !EE%0E. Ena *e3 aplicado todos los cambios, *amos hasta :CE.0:( y presionamos E%0E(.

6 .ara aplicar bordes a un rango de celdas, primero las selecciono, luego abro la barra de men9, *oy al men9 !/(M:0/, o presiono :40 m,s la letra !, bajo hasta CE4D:D... y presiono E%0E(. Con C/%0(/4 m,s 0:B *oy hasta la pesta?a B/(DED, y con 0:B me mue*o entre las diferentes opciones, la primera es el cuadro para elegir el tipo de l7nea, tabulo una *e3 y elijo el color de la l7nea, tabulo nue*amente y elijo el tipo de forma de relleno de borde, me deja en ninguno, y con las flechas elijo alguno y presiono E%0E(, hay 8ue tener en cuenta 8ue al aplicar bordes, las opciones son %<%GE%/, C/%0/(%/ E <%0E(</(, a partir del 1a2s &.2- tambi#n me lee contorno y no me lee interior, solo dice botn, este es interior, tabulo hasta :CE.0:( y listo. .uedo elejir m,s de un tipo de relleno de borde. %ota5 el rden correcto de apliccacin es, formato de fuente, alineacin de las celdas, borde de las columnas y por 9ltimo el ancho de columnas. dentro de la solapa :4<%E:C</%ED, tengo tres casillas de *erificacin5 ajustar texto, reducir hasta ajustar y combinar celdas, para ello debemos seleccionar el rango a dar el formato, y seleccionar alguna, se recomienda usar solo C/MB<%:( CE4D:D. 6 :justar texto5 me ajusta la celda al tama?o del texto. 6 (educir hasta ajustar5 me reduce el texto para 8ue entre dentro de la celda, si no funcion la casilla ajustar texto. 6 Combinar celdas5 me transforma un grupo de celdas en una sola y puedo manejar el texto dentro de ella. !ormatos num#ricos. De pueden aplicar formatos tales como moneda, hora, fecha, etc. .ara ello, si se lo 8ueremos aplicar a un rango lo debemos seleccionar pre*iamente, presionamos la tecla :40 i38uierda, para abrir la barra de men9, *amos hasta el men9 !/(M:0/, o presionamos :40 m,s la letra !, y bajando con las flechas del cursor bajamos hasta CE4D:... , y presionamos E%0E(. Esto nos deja en la pesta?a de n9meros, tabulamos una *e3 para elegir la categor7a @general, n9mero, moneda, contabilidad, fecha, hora porcentaje, fraccin,

cient7fica, texto, cdigo postal o personali3adaA, elegimos una con las flechas y tabulamos una *e3 para elegir las diferentes opciones de esa categor7a, se tabula nue*amente para elegir m,s opciones y por 9ltimo se tabula hasta :CE.0:( y se presiona E%0E(. %ombres de rango. .ara nombrar un rango de celdas, se debe colocar al principio el signo de apertura de par#ntesis, seguido *a la celda inicial, luego 5 @D;<!0 m,s la tecla 8ue tiene el signo de punto finalA, despu#s la celda final y por 9ltimo el signo de cerrar par#ntesis. Como ejemplo podemos poner5 @:15:)A @: 5C12A etc. Mo*erse entre las hojas y darle nombre. .ara mo*erse entre las hojas de un libro existen dos formas5 1.. presionando C/%0(/4 m,s (E0(/CED/ .HG<%:, tecla + del teclado num#ricoA para ir a la hoja anterior, o presionando C/%0(/4 m,s :=:%CE .HG<%: @n9mero del teclado num#ricoA para ir a la hoja siguiente del libro 2.. .resionamos C/%0(/4 m,s D;<!0 m,s la letra D, y nos ofrecer, una lista de hojas a las 8ue podemos ir, seleccionamos una y presionamos E%0E(. .ara darle nombre a una hoja, estando posicionados en ella, abrimos el men9 !/(M:0/, con :40 i38uierdo m,s la letra !, bajamos hasta ;/1:... y presionamos E%0E(, nos pedir, 8ue le pongamos un nombre, lo ponemos y presionamos E%0E(, y ya est, nombrada. :hora al mo*ernos entre las hojas, no *a a decir m,s hoja1, hoja2...sino el nombre 8ue le pusimos a la hoja. !rmulas y funciones. !uncin5 es una expresin matem,tica predise?ada de Excel. !rmula5 es una expresin matem,tica creada por el usuario. .ara colocar funciones o frmulas se escribe en la celda la funcin o frmula a utili3ar5

(ellenar en serie. .ara rellenar en serie, me debo posicionar el la celda 8ue 8uiero copiar, y con D;<!0 m,s las flechas, selecciono el rango a rellenar, abro el men9 de ED<C<>%, con :40 m,s la letra E, y bajo hasta (E44E%:( submen9 y presiono E%0E(, me *a a ofrecer las opciones de ;:C<: :B:1/, ;:C<: 4: DE(EC;:, ;:C<: 4: <FIE<E(D:, ;:C<: :((<B: o DE(<ED, elegimos la 8ue 8ueremos usar y presionamos E%0E(, y rellena la seleccin. .ara elaborar una lista de d7as de la semana o meses del a?o, por ejemplo, se coloca el primer nombre del d7a o mes, se selecciona el rango a aplicar, se abre la barra de men9, *amos al men9 ED<C<>%, bajamos hasta (E44E%:(... y presionamos E%0E(. Bajamos hasta DE(<E... y presionamos E%0E(, bajamos hasta 8ue nos diga tipo de relleno y seleccionamos :E0/((E44E%:( y tabulamos hasta :CE.0:( y listo. .ara crear una lista personali3ada, abro la barra de men9, men9 ;E((:M<E%0:D, *oy hasta /.C</%ED y presiono E%0E(, *oy a la pesta?a 4<D0:D .E(D/%:4<F:D:D y tabulo hasta 8ue me diga %EE=: 4<D0:, tabulo una *e3 para entrar al cuadro de edicin , escribo la lista, separada por comas y espacios, y una *e3 completada la lista, tabulo hasta :G(EG:( y presiono E%0E(, tabulo hasta :CE.0:( y presiono E%0E( y listo. .ara rellenar una serie de n9meros, coloco en la celda inicial el primer *alor, selecciono el rango, barra de men9, men9 ED<C<>%, bajo hasta (E44E%:( submen9, presiono E%0E( y busco DE(<ED... y presiono E%0E(, coloco el incremento 8ue deseo, tabulo una *e3 y le puedo colocar el n9mero l7mite hasta el 8ue debe incrementar, si lo deseo, y tabulo hasta :CE.0:( y presiono E%0E(. (eferencias relati*as y absolutas. (eferencia relati*a5 es la referencia de celda 8ue *a cambiando al copiar o rellenar en un rango determinado. (eferencia absoluta5 es la referencia 8ue no cambia al copiar o rellenar dentro de un rango, esta puede mantener absoluta la fila, la columna o ambas. .ara hacer absoluta la fila y la columna me debo parar entre la letra de la columna y el n9mero de la fila, edit,ndola con !2, y presionar !"

.ara hacer absoluta, solamente la fila o la columna, me debo parar delante de la letra de la columna o el n9mero de la columna, editando la celda antes con !2, y colocar el signo J delante de lo 8ue desee. !unciones de uso m,s frecuentes. (ango5 celda inicial5celda final. Criterio5 condicin a buscar. (ango de *erificacin5 es el rango 8ue ser, e*aluado. (ango a sumar5 es el rango 8ue sumaremos. 6 Duma5 Ksuma@rangoA 6 .romedio5 Kpromedio@rangoA 6 Buscar m,ximo *alor5 Kmax@rangoA 6 Buscar m7nimo *alor5 Kmin@rangoA 6 Contar espacios en blanco5 Kcontar.blanco@rangoA 6 Contar palabras5 Kcontara@rangoA 6 Contar n9meros5 Kcontar@rangoA 6 Contar por condicin5 Kcontar.si@rangoLcriterioA 6 Dumar por condicin5 Kcontar.si@rango de *erificacinLcriterioLrango a sumarA 6 C,lculo de edad5 Kentero@@hoy @A6celda fecha de nacimientoAM &$A, esta funcin me permite tener actuali3ada la edad a la fecha de la .C. 6 !echa actual5 Khoy@A 6 C,lculo de antigNedad5 Ka?o@celda fecha actual o egreso6fecha de ingresoA61+-%ota5 si me aparece una cantidad en formato fecha, y no tendr7a 8ue ser as7, debo colocar la celda, o rango de celdas, en formato GE%E(:4. 6 Buscar un dato dentro de la hoja5 Kbuscar*@celda en la 8ue boy a escribir la b9s8uedaLrango a buscarLn9mero de columna en el 8ue debe buscarL*erdadero @si la tabla est, ordenadaA o falso @si la tabla no est, ordenadaAA, el n9mero de la columna *ar7a seg9n el dato a buscar, y se numeran 1, 2, , etc..

6 Condicional D<5 KD<@condicinLaccin por s7Laccin por noA, tambi#n se le puede poner una celda como condicin por si o por no. !unciones de base de datos. Esstas funciones denominadas BD @base de datosA, usan nombre de campo y criterios. argumentos, base de datos,

6 bdpromedio5 de*uel*e el promedio de las entradas seleccionadas de la base de datos. 6 bdcontar5 cuenta las celdas 8ue contienen n9meros de la base de datos. 6 bdcontara5 cuenta las celdas 8ue no est,n en blanco. 6 bdmax y bdmin5 de*uel*e el *alor m,ximo y m7nimo de una tabla, respecti*amente. 6 bdsuma5 suma los n9meros de las columnas del campo de los registros de la base de datos 8ue coincidan con los registros especificados. 4os argumentos a colocar en las funciones de base de datos son, separadas por punto y coma5 Base de datos5 es el rango de celdas 8ue componen la base de datos %ombre de campo5 <ndica el campo 8ue se utili3a en esta funcin. .uede ser texto con el rtulo encerrado entre comillas @por ejemplo, OedadOA. Criterios5 es el rango de celdas 8ue contienen los criterios de la base de datos. .uede utili3ar cual8uier rango en el argumento criterios mientras este incluya, por lo menos, un rtulo de columna 8ue especifi8ue una condicin de columna. El criterio lo debo escribir yo, y se escriben uno debajo del otro. .roteccin de celdas, libro y hoja, *alidacin de datos. .ara proteger una hoja o un libro se debe ir a la barra de men9, men9 ;E((:M<E%0:D bajar hasta .(/0EGE( y presionar E%0E(. %os deja para elegir libro hoja o proteger libro y compartir, seleccionamos lo 8ue 8ueremos y presionamos E%0E( y all7 nos pide una cla*e opcional, la colocamos si 8ueremos, y con el tabulador *amos *erificando las casillas 8ue nos ofrece. .ara desproteger lo protegido, reali3amos el mismo proceso 8ue para proteger, pero elegimos la opcin DED.(/0EGE(..., y si le pusimos una cla*e, se la ponemos y desprotege lo protegido. .ara *alidar datos se debe reali3ar el siguiente proceso5

1.. De debe seleccionar el rango al 8ue le *oy a aplicar la *alidacin. 2.. :bro la barra de men9, con la tecla :40 i38uierda, y *oy hasta el men9 D:0/D, o presiono :40 m,s la letra 0, y bajo hasta =:4<D:C<>%... y presiono E%0E(. .. :ll7 me aparecen pesta?as5 C/%!<GE(:C<>%, ME%D:1E E%0(:%0E P ME%D:1E DE E((/(, me posiciono en la pesta?a C/%!<GE(:C<>% y presiono 0:B para ingresar en ella. ".. :lentrar a la pesta?a, me permite seleccionar el tipo de dato a *alidar @cual8uier *alor, entero, lista, fecha, etc.A, seleccionamos uno y presionamos E%0E(. $.. Dependiendo del tipo de dato 8ue elija 8ue *alide, me *a a ofrecer una serie de opciones, elijo una y presiono E%0E(, y all7 me *a a ofrecer la posibilidad de colocarle los l7mites 8ue deseo para la *alidacin. &.. Con C/%0(/4 y la tecla 0:B, me posiciono en la pesta?a ME%D:1E DE E%0(:D: y tabulo una *e3 para ingresar a ella. '.. 0abulo dos *eces para colocar el t7tulo del mensaje, y luego tabulo otra *e3 para colocar el mensaje de entrada. ).. Con C/%0(/4 m,s la tecla 0:B, me posiciono en la pesta?a ME%D:1E DE E((/(, y tabulo una *e3 para ingresar a ella, tabulo una *e3 y me permite seleccionar el estilo de a*iso @l7mite, ad*ertencia, informacinA, selecciono uno y tabulo una *e3 para colocarle el t7tulo al mensaje. +.. 0abulo una *e3 para colocar el mensaje y para finali3ar tabulo hasta :CE.0:( y listo. ordenamientos. .ara ordenar una tabla se debe seleccionar el rango a ordenar, ir al men9 D:0/D, bajar hasta /(DE%:(... y presionar E%0E(, all7 nos *a a ofrecer las columnas, en un cuadro de di,logo, para seleccionar por cual *amos a ordenar, si tenemos encabe3ados nos los *a a ofrecer, tabulamos una *e3 para elegir si 8ueremos ordenarla en forma ascendente o descendente, y *amos tabulando para elegir las dem,s columnas y tipo de rden hasta llegar al botn :CE.0:( ypresionamos

E%0E( y listo. ;ay 8ue tener en cuenta 8ue la primera columna 8ue nos deja elegir es la primera prioridad para ordenar y *a bajando de ni*el sucesi*amente. Combinaciones de teclas m,s utili3adas en .lanilla de c,lculos Excel. 0eclas b,sicas de edicin y mo*imiento 0eclas de Mo*imiento5 .rimera celda de la planilla5 Control <nicio. Qltima celda utili3ada de la planilla5 Control !in. .rxima ;oja5 Control :*ance de .,gina :nterior ;oja5 Control (etroceso de .,gina. .rimera celda de la fila5 <nicio. <r a una celda en particular5 !$ :*an3ar una pantalla a la derecha5 :lt :*ance de .,gina (etroceder una pantalla a la i38uierda5 :lt (etroceso de .,gina. (otar entre los archi*os abiertos5 Control !& Deleccin de celdas5 4a combinacin de la tecla Dhift m,s las teclas de mo*imiento 8ue usamos habitualmente seleccionar, las celdas por las 8ue se desplace el cursor. Deleccionar Columna5 Control Espacio. Deleccionar !ila5 Dhift Espacio. Deleccionar regin actual5 Control Dhift asterisco. Deleccionar toda la hoja5 Control !in, luego Control Dhift <nicio. 0eclas de edicin5 Editar una celda5 !2 Cancelar el dato 8ue estamos ingresando5 Escape. :plicar referencia absoluta a una celda5 Mientras estamos editando una celda, !". Duprimir el contenido de una celda5 Duprimir.

(ellenar hacia abajo5 Control 1. (ellenar hacia la derecha5 Control D. Crear nombre de rango5 Control ! Deleccionar un rango con nombre5 !$, luego escribir el nombre de rango. :cceder al cuadro de di,logo de formato de celdas5 Control 1 alfa. Modificar tama?o de fuente5 Control 0. Modificar fuente5 Control !. 0eclas de lectura de 1a2s m,s utili3adas en Excel. 0eclas b,sicas5 4eer coordenadas de la celda acti*a5 - C. 4eer *alor mostrado en la celda actual5 - $. 4eer frmula de la celda acti*a5 Control !2. Describir bordes de la celda5 :lt Dhift B. Comandos de <nformacin sobre Columnas 4eer primera celda de la columna5 :lt 1 4eer segunda celda de la columna5 :lt 2 4eer tercera celda de la columna5 :lt 4eer cuarta celda de la columna5 :lt " 4ista de celdas utili3adas de columna actual5 Control Dhift C 4eer total de columna - Enter @num#ricoA. Comandos de informacin sobre !ilas 4eer primera celda de fila5 :lt Control 1 4eer segunda fila de celda5 :lt Control 2 4eer tercera celda de fila5 :lt Control 4eer cuarta celda de fila5 :lt Control "

4ista de celdas utili3adas de la fila actual5 Control Dhift ! 4eer total de fila5 - .unto @num#ricoA. Macros. .ara reali3ar una macro se siguen los siguientes pasos5 se abre la barra de men9, men9 ;E((:M<E%0:D, se baja hasta M:C(/ submen9 y se presiona E%0E(, se busca G(:B:( %EE=: M:C(/ y se presiona E%0E(, le colocamos un nombre a la macro, tabulamos una *e3 y le colocamos las teclas de m#todo abre*iado, y tabulamos hasta :CE.0:( y presionamos E%0E(, nos deja en la hoja de Excel para 8ue colo8uemos lo 8ue 8ueremos 8ue haga la macro, *ol*emos al men9 ;E((:M<E%0:D, M:C(/ submen9, y ahora *amos a DE0E%E( G(:B:C<>% y presionamos E%0E(. :hora cada *e3 8ue presionemos C/%0(/4 m,s la letra 8ue le pusimos como tecla r,pida, *a a reali3ar lo 8ue le pusimos a esa macro. .ara eliminar una macro5 barra de men9, men9 ;E((:M<E%0:D, M:C(/ submen9, M:C(/D... y presiono E%0E(, selecciono el nombre de la macro, tabulo hasta E4<M<%:( y presiono E%0E(. Espero 8ue le hayan gustado, cu7dense mucho.