UNIDAD III.

GESTIN DE LA INFORMACIN EN
LAS ORGANIZACIONES

3.1 Conceptualizacin de Gestin de Informacin (GI)

La gestin es un proceso, por lo que se definira la gestin de la informacin como el
proceso mediante el cual se obtiene, despliega o utilizan recursos bsicos
(econmicos, fsicos, humanos, materiales) para manejar informacin dentro y para la
sociedad a la que sirve. Tiene como elemento bsico la gestin del ciclo de vida de
este recurso y ocurre en cualquier organizacin. Es propia tambin de unidades
especializadas que manejan este recurso en forma intensiva, llamadas unidades de
informacin. El proceso de informacin debe ser valorado sistemticamente en
diferentes dimensiones y el dominio de sus esencias permite su aplicacin en
cualquier organizacin. (Pg. 19, (Ponjun Dante, 2004)

El objetivo fundamental de la GI consiste en aprovechar la informacin de los recursos

y capacidades de informacin de la organizacin con el fin de permitir a la
organizacin adaptarse a su entorno cambiante. Conceptualmente, la GI puede ser
pensada como un conjunto de procesos que apoyan y son simtricos a las actividades
de aprendizaje de la organizacin, estos procesos son: la identificacin de las
necesidades de informacin, la adquisicin de informacin, la organizacin y
almacenamiento de la informacin, el desarrollo de productos y servicios de
informacin, la difusin de informacin, y el uso de la informacin(Choo, 1995); en el
manejo de GI es necesario contar con polticas que siten y precisen los espacios,
responsabilidades, alcance y otros elementos regulatorios indispensables para una
normalizacin de las actividades; en palabras de Choo, el modelo de GI basado en
procesos, debe transitar toda la cadena de valor, comenzar con la identificacin de
necesidades de informacin, continuar con la adquisicin, organizacin,
almacenamiento, elaboracin de productos y prestacin de servicios, y distribucin,
para concluir el ciclo con el uso de la informacin. (Pg 11, (Gauchi Risso, 2012))

Figura 1 Ciclo de la gestin de la informacin (Pg 11, (Gauchi Risso, 2012))

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La gestin de la informacin se rige fundamentalmente por dos principios: la teora de

sistemas y la teora del ciclo de vida (de la informacin). (Ponjun Dante, 2004, pg. 21)
En las organizaciones se identifican mltiples tipos de informaciones, fuentes,
servicios o sistemas asociados, la gestin de informacin de esta manera las
categoriza. (Ponjun Dante, 2004, pgs. 22-28)
Con respecto a la primera categora, la fuente, este ya fue descrito en el punto 2.3 de
la segunda Unidad; en cuanto a la segunda categora, los servicios, son los recursos
de informacin que se emplean en las organizaciones. Es decir, constituyen una de las
salidas de las organizaciones..., y son tiles para adquirir, procesar, transmitir o
distribuir informacin.
Una categora ms, y ltima, como parte de la informacin en las organizaciones, son
los sistemas, los cuales constituyen configuraciones bien definidas que agrupan
procesos sistemticos para el manejo de datos e informaciones. Son estructuras,
procesos y tecnologas que se emplean para generar y transmitir mensajes formales o
apoyar servicios. (Ponjun Dante, 2004, pg. 28).

Ejemplos:

De registros administrativos
Para la gestin bibliotecaria
De informacin para la direccin
De inteligencia organizativa
De recuperacin de informacin
Para el procesamiento de textos
Para el anlisis y procesamiento de datos

Recordemos sobre los ejemplos indicados en la primera unidad, como parte de los
tipos de sistemas de informacin, la interdependencia, as como los niveles en donde
implica su apoyo para el tratamiento de la informacin.
El xito de las organizaciones actuales y futuras depende de su capacidad de operar a
escala global. Actualmente, los sistemas de informacin proporcionan la facultad de
comunicacin y anlisis que requieren las organizaciones para dirigir y administrar a
escala global. (Laudon & Laudon, 2004) p.5

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3.2 Los procesos y la gestin de informacin.

Asimismo, en la primera Unidad se analizo la teora de sistemas, en el cual integran
como parte de dichos sistemas, los procesos, que es un sistema y entidad.
Todo proceso presenta interfaces donde involucra partes o unidades de la
organizacin. Para ello, es importante identificar los tipos de procesos en una
organizacin.
Los procesos hacen uso de los recursos en las organizaciones dando apoyo a las
distintas tareas que implican los sistemas dentro de la organizacin y que dan como
resultado el obtener los objetivos para una gestin de informacin.
Earl 1998 identifica cuatro tipos de procesos: (Ponjun Dante, 2004, pg. 48).

Procesos principales
Procesos de apoyo
Procesos de la red de negocios
Procesos de gestin

Los procesos estn asociados a un buen nmero de factores crticos de xito en las
organizaciones, contribuyen a crear compromisos, generan recursos, proyectan una
situacin, solucionan conflictos y facilitan el logro de objetivos y metas. (Ponjun
Dante, 2004, pg. 49).
Ante ello, la informacin tiene un papel importante en el diseo y mejoramiento de los
procesos.
Davenport 1993, identifica la relacin informacin-proceso vinculada a cuatro
funciones: (Ponjun Dante, 2004, pgs. 49-50)

Como apoyo para la innovacin de los procesos

Como elemento de los procesos operacionales
Como elemento de los procesos gerenciales
En trminos de aproximaciones a su gestin dentro de los procesos

Los procesos sin informacin resultaran imposibles de identificar y mucho menos

apoyar. Cualquier sistema depende principalmente de la recogida de datos e
informacin (gestin de informacin) que reflejen el comportamiento de algunos
indicadores. Cuando la informacin se almacena se pueden monitorear los procesos
en ayuda a la identificacin de patrones y su posible optimizacin de indicadores.
(Ponjun Dante, 2004, pg. 50)

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Fuente: Ponjun Dante, G. (2007).p:50

Los procesos operacionales son aquellos que generan y transforman informacin.

Ejemplo: operaciones legales, bancarias, las campaas promocionales, las emisiones
de noticias, etc.
Los orientados hacia las transacciones, hacia objetivos particulares como lo
financiero y jurdico.
Los no estructurados, carecen de regularidades y de una cierta armona, como la
informacin relativa al desarrollo profesional.
La gestin de informacin debe abarcar toda la cadena de valor de la
informacinhasta el uso de la misma, esta ultima parte, muy importante.
(Ponjun Dante, 2004, pgs. 50-52)

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3.3 Instrumentos para la recopilacin de informacin.

3.3.1. Observacin.
1. La simple observacin de hechos naturales.
2. Observacin experimental
3. Observacin a travs de registros

Es un hecho ordinario y emprico de nuestra vida diaria, es esencial en toda

investigacin. Por ello, toda tcnica comienza con la observacin, y termina con ella.
Aun cuando las ciencias hayan alcanzado considerable desarrollo, la simple forma de
ver y or, dice un conocido autor, no ha podido ser reemplazada, sino slo
complementada y ayudada, la observacin podemos hacerla en:

Hechos
Experimentos
Registros
(Reyes Ponce, 1987) p:123

1.- La simple Observacin de hechos actuales.

La observacin de participantes tiene la ventaja de que los datos obtenidos

corresponden a una actuacin espontanea del grupo observado, que no cambia su
conducta, ni en un sentido en otro.
Se mencionan algunas recomendaciones como auxiliar:
a) La determinacin precisa, de los hechos que nos interesan.
b) El hecho de tomar notas, a fin de no olvidar datos importantes.
c) El pasar en limpio las notas lo ms pronto posible, esto ayuda a complementar
posibles frases incompletas, tambin como recordatorio en una revisin
inmediata.
d) Distinguir los hechos observados, de la interpretacin o comentario que nos
sugieren.

(Reyes Ponce, 1987) p:124

2.- Observacin experimental.

Esta se distingue de la anterior, por tener control sobre los elementos del problema, en
forma de poder variarlos a voluntad, para recoger sistemticamente las observaciones.

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Los problemas del costo de una experimentacin de esta naturaleza, las dificultades
para variar todos los factores del problema.
(Reyes Ponce, 1987) p:124,125

3.- Observacin a travs de registros.

Todo registro, sistemticamente llevado, sea contable, estadstico o de otra

naturaleza, es un medio de control. Por lo mismo, este tipo de observaciones se
clasifica segn que se trate de:
a) Registros contables
b) Registros estadsticos
c) Registros administrativos

La observacin que se realiza a travs de sistemas de esta naturaleza, es una de las

ms valiosas, siempre que se tenga el cuidado de distinguir la mera operacin del
sistema respectivo.
(Reyes Ponce, 1987) p:124,125

3.3.2. La Encuesta.
1. Por cuestionario
2. En una Entrevista
3. En una Entrevista espontanea y dirigida

Si la observacin consiste en obtener datos por la directa e inmediata aplicacin de

nuestros sentidos a los fenmenos que influirn, por las encuestas obtenemos
dichos datos de lo que afirman otras personas.
Se presentan dos instrumentos de los ms usados para preguntar a los dems los
datos que nos interesan:
1. La encuesta por cuestionario. Suele comprender estos pasos:
a) Determinacin de su universo o mbito
b) Muestreo
c) Formulacin del cuestionario
a. Preguntas cerradas

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b. Preguntas abiertas
d) Recoleccin de datos
e) Tabulacin de los mismos
f) Interpretacin de los resultados

(Reyes Ponce, 1987) p:126,127,128

Informacin complementaria para la realizacin, conformacin y estructuracin
de un cuestionario.
(Hernndez Sampieri, Fernndez Collado, & Baptista Lucio, 2010, pgs. 217-275)
(Benjamn Franklin, 2007, pgs. 215-437)

2. La entrevista. Su importancia y sus fines

Constituye uno de los instrumentos ms sencillos, pero a la vez ms valiosos.
Su importancia, validez y frutos, dependen de la habilidad de quien la emplea.
La entrevista puede usarse para muy diversos fines:
o
o
o
o

Para admisin de personal

Para examinar las razones que ocasionan la salida de mismo.
Para obtener informacin de los trabajadores sobre problemas
Problemas de conducta, descontentos.

Los fines que se persigue en la entrevista son:

Obtener informacin
Proporcionar informacin
Influir sobre ciertos aspectos de la conducta del entrevistado.

La informacin que debe buscarse en la entrevista son casos en que nos

interesa conocer opiniones, interpretaciones, actitudes, posicin frente a un
problema y otra serie de factores de ndole preferentemente subjetiva.
(Reyes Ponce, 1987) p:130,131

3. Entrevista espontanea y dirigida

Aunque en toda entrevista se supone cierta direccin por parte del
entrevistador, se desarrollara mejor cuando menos pueda apreciarse tal
direccin.

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En el caso de entrevistas de investigacin, suele predominar la dirigida. Ahora
la tcnica de la entrevista se desarrollara en tres puntos:

Cmo se prepara
Cmo se desarrolla
Cmo se sumariza

Preparacin de la entrevista.

Precisarse con toda exactitud lo que se desea obtener.

Comprobar sino existen otros medios de investigacin ms tiles para el caso.
Debe prepararse una gua muy breve para la conduccin de la entrevista
Preparacin del local y del ambiente, casi siempre no depende de nosotros,
pero debemos considerar.
Anuncio de la entrevista, puede ser contraproducente, esto quita
espontaneidad. Claro, puede ser que para la obtencin de los datos convenga
pues permite al entrevistado recabar informacin para la consulta.

(Reyes Ponce, 1987) p:132,133

Cmo de desarrolla.

Debe comenzar por explicar el objeto de la entrevista y los beneficios

Tratar de crear un ambiente de plena confianza entre entrevistador y
entrevistado.
Deben lanzarse primero las preguntas ms sencillas.
Debemos permitir que el entrevistado exponga los hechos a su modo, y luego
ayudarlo a llenar las lagunas u omisiones.
Debe formularse una pregunta cada vez, por razones obvias de claridad
Debe anotarse todo dato u observacin que facilite las observaciones.
Debemos escuchar con atencin e inters: solo interrumpir para ampliaciones o
aclaraciones.
No dar sensacin que tenemos prisa, por que ello limitar la informacin
Nunca debemos implicar juicios sobre lo afirmado por el entrevistado
Deben evitarse las preguntas capciosas
Al terminar, debemos hacer un breve resumen
(Reyes Ponce, 1987) p:133,134,135

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Cmo se sumariza.

Inmediatamente despus de terminada la entrevista, con el fin de que no se

nos escapan datos de observacin, trataremos de hacer el resumen de nuestra
impresiones personales.
Deben distinguirse cuidadosamente los hechos, de las interpretaciones del
entrevistado y del entrevistador.
Debemos tratar de comprobar las respuestas, siempre que sea posible, y no se
trate de datos objetivos tomados de registros.
Debemos procurar tabular las opiniones recogidas, tratando de observar cules
son las tendencias que pueden deducirse.
(Reyes Ponce, 1987) p:136

3.4 Tcnicas para la recopilacin de informacin y aplicaciones.

3.4.1 Revisin Documental.
Es una herramienta de las ms utilizadas para el anlisis de registros de operaciones,
ventas, financieros, educativos, controles y todo los relacionado a los datos que fluyen
en las organizaciones.
La observacin como su mxima arma, por lo que esta tcnica tiene alcances
importantes para la gestin de informacin, inclusive, en los sistemas de informacin.
La tcnica, se logra a travs de documentos, ya sean, manuales, instructivos,
flujogramas, procedimientos, presupuestos, estadsticas, registros contables,
inventarios, bases de datos, portales en internet, encuestas de mercadeo, mapas,
actas de distintos tipos, cartas topogrficas, registros escolares, etc. (Muoz Razo, C.
(2002).p:430-435)

3.4.2. Comparacin.
Esta tcnica su finalidad es comparar datos que obtengan bajo diversos recursos de
una o varias organizaciones, o datos que puedan ofrecer cierta informacin a las
organizaciones para una buena toma de decisiones o una posible planeacin de la
misma organizacin.
La tcnica de comparacin se lleva a cabo bajo el procedimiento de cotejar datos
similares o iguales a fin de estructurar un anlisis que nos permita deducir
desviaciones o alteraciones sobre algn suceso o fenmeno. (Muoz Razo, C.
(2002)p.428-230)
En la mayora de los casos, esta tcnica es muy utilizada en la comparacin de datos
estadsticos, presupuestos, ventas, etc. Todo, con el fin de observar ciertas anomalas
o comportamientos sobre el particular (es).

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3.4.3. Lista de Verificacin
Es tipo de tcnica, puede funcionar como un primer paso en apoyo a otro tipo de
tcnica con la finalidad de hacer un acercamiento sobre puntos especficos del
particular. Inclusive puede integrar parte de una entrevista.
Pero tambin, la lista nos permite hacer observaciones determinadas con respecto al
particular a indicar, su facilidad y comodidad nos permite encontrar desviaciones,
adems de ser una herramienta confiable.
Este tipo de instrumento es muy utilizado por auditores de cualquier rea, se puede
categorizar los aspectos o puntos a gestionar.
Se pueden realizar listas de verificacin para: seguimiento de proyectos, auditorias,
aspectos presupuestales, para normas de calidad, precios, servicios, en si en muchas
ms.
La lista de verificacin puede formar parte de una evidencia documental para posibles
gestiones con mayor profundidad.
Muoz Razo, C. (2002). Pag:535-536

3.4.4. Acceso a redes de informacin.

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3.5 La Tecnologa y la gestin de informacin.

Es indudable que las tecnologas van a formar parte importante sobre las tendencias a
la forma y las posibles especificaciones a la gestin de informacin. En la actualidad
el soporte tecnolgico es base para llevar a cabo la gestin de informacin.
Ante ello, las tecnologas ofrecen variantes sobre los medio que ayudan a recuperar y
dar tratamiento a la informacin, el hecho de que la informacin sea obtenida mediante
bases de datos internas de la organizacin, donde el poder recuperar las
transacciones de todo un periodo con diversas especificaciones que nos ayudaran a
conocer de manera ms rpida y confiable cierta informacin.
Por mencionar ejemplos: Ventas mensuales, bimestrales, de determinada regin, con
especificaciones de un producto o un grupo de productos; esta informacin, una vez
analizada nos puede ofrecer una serie de especificaciones para la estrategia sobre
como poder tener ventajas competitivas o informacin sobre su mejora.

Un ejemplo ms, obtener informacin de organizaciones e instituciones donde de

acuerdo a cierto particular se pueda ofrecer algunas estrategias en seguimiento sobre
aspectos de salud, deportes o preferencias de entretenimiento, inclusive, en sucesos
de aspectos sociales o de seguridad, las tecnologas mediante la utilizacin de varios
recursos, como consultas a sistemas de informacin.
Ponjun Dante, G. (2007). P:78

3.6 Gestin de proyectos y su informacin.

Los proyectos atraviesan diferentes segmentos de la organizacin formando aspectos
tcticos y estratgicos. Los proyectos, toman a la informacin como agente principal,
adems de herramientas tecnolgicas para su gestin. Ponjun Dante, G. (2004).
P:78-80
La gestin incluye todos aquellos procesos conformados en la estructura de las
organizaciones, como los recursos, coordinaciones, planes, presupuestos, etc.
Un proyecto es un elemento complejo, es un tipo de actividad con la que en algn
momento, se encuentra cualquier empresa u organizacin, en el que intervienen una

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gran cantidad de factores, y estos factores actan, todos ellos, de forma
interrelacionada. (Cano Fernndez, 2006)
En las organizaciones para poder emprender un proyecto, la informacin y la gestin
forman parte de las estrategias en su planeacin, para ello, las organizaciones
consideran muy importante la cadena de valor, una poderosa herramienta para
identificar los recursos a travs de cuales las organizaciones construyen sus productos
y servicios. (M Appelegate, D Austin, & Warren Mcfarlan, 2004, pgs. 29-31)
En las organizaciones los datos toman la necesidad bsica que con la ayuda de
sistemas de informacin se puede lograr su integracin y valor, los cuales una vez
procesados, su gestin puede ayudar a construir de manera ordenada el proyecto que
la organizacin tenga en mente, es por ello que la gestin de los datos y su integracin
en sistemas de informacin forman parte de las estrategias de toda organizacin. (M
Appelegate, D Austin, & Warren Mcfarlan, 2004, pgs. 90-91)
Cuando una organizacin se enfrenta al desarrollo lo primero que debe cuidar los
directivos es no perder la capacidad de gestionar y controlar el flujo de los datos en la
estructura de la organizacin. (M Appelegate, D Austin, & Warren Mcfarlan, 2004, pg.
250)

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Normas ISO 10006; 9004