Programa Nacional en Ciencias de la Informacin

DIMENSIONES DE LA GESTION DE
INFORMACION Y SU IMPORTANCIA EN
LA ORGANZIACION

Participante:
Lara Maryelis C.I.: 19.264.325
Seccin: 4321

Barquisimeto, Octubre de 2017

 La gestin de informacin es una disciplina cuyo objetivo es asegurar que la
organizacin obtenga mayor valor de los recursos de informacin disponibles y que estos se
gestionen de una manera eficaz y eficiente. As mismo, cuando hablamos de gestin de
informacin nos referimos al proceso mediante el cual se utilizan recursos para manejar
informacin dentro y para la organizacin a la que sirve. Tiene como elemento bsico la
gestin del ciclo de vida de este recurso y ocurre en cualquier organizacin. Como es un
proceso de gestin, implcitamente siempre tiene presentes las funciones rectoras de la
gestin: planificar, organizar, dirigir y controlar.
En este sentido, los flujos de informacin responden a cada organizacin, por lo que
tienen caractersticas particulares. Por lo tanto, la gestin de informacin ocurre en un
contexto particular por lo que cada caso puede ser considerado como nico. No obstante,
por lo general pueden asociarse a segmentos tpicos de la organizacin y a una dimensin.
Por lo que se pueden identificar las siguientes dimensiones: el ambiente, los procesos, las
personas, la tecnologa, la infraestructura y los productos/servicios.
En cuanto a la gestin de informacin y el ambiente, esto es igual a la informacin
que rodea un individuo que la que rodea a la organizacin internamente, como tambin la
que se encuentra en el ambiente y es de inters, es decir, es el alcance de la gestin de
informacin. Algunos de los componentes del ambiente de gestin de informacin
organizacional, son las polticas, la cultura, la tecnologa y la comunicacin. As mismo, los
componentes del ambiente de gestin de informacin externo, son: los mercados, los
proveedores, los usuarios y los medios. En este ltimo aspecto, existen cuatro procesos
vitales aseguran la captacin de informacin que se genera en el ambiente externo. Tales
como: El examen minucioso de todo el ambiente para identificar fuentes externas que
puedan ser tiles. La vigilancia y observacin que capte de inmediato cualquier
informacin. El clculo o prediccin de los hechos que puedan ocurrir. Y la determinacin
de la importancia o la valoracin de todo indicador que oriente la atencin hacia
determinado objetivo.
Por otra parte en cuanto a la gestin de informacin y los procesos, Un proceso es
entendido como el suministro de insumos, la transformacin de stos
(agregacin de valor) y la obtencin de un producto final para el usuario/cliente. Sin
procesos no existir transformacin en un sistema.
Los procesos tienen dos caractersticas:
Tienen consumidores (internos o externos)
Cruzan fronteras organizacionales; por ejemplo, ocurren a travs o entre
subunidades de la organizacin.
Los procesos contribuyen a crear compromisos, generan recursos, proyectan una
situacin, solucionan conflictos y facilitan el logro de objetivos y metas.
La informacin juega un papel importante en el diseo y el mejoramiento de los
procesos. Asociada a la informacin, la educacin tambin juega un rol primordial. Por
tanto en cualquier proceso podemos diferenciar el subsistema relativo a la informacin
necesaria para el desempeo que facilita el aprendizaje organizacional.
La FIGURA 5 refleja la presencia del subsistema de informacin dentro de cualquier
proceso.
En los sistemas de informacin se desarrollan los llamados procesos de agregacin de
valor. Este concepto se emplea ampliamente, con diversas interpretaciones, en las
organizaciones. Taylor parte del principio que la transferencia de informacin es un
proceso intensivo, y humano, tanto en las actividades formalizadas denominadas
sistemas como en el uso y usos de informacin, que constituyen las salidas de esos
sistemas.
GESTIN DE INFORMACIN Y PERSONAS
1/11/2017 ABINIA INFORMA :::::::::::
http://www.abinia.org/boletin/3-1/temas.htm# 4/6
Las personas son las que disean y operan los sistemas de informacin. El elemento
ms importante que existe en la Sociedad es el hombre, pues tiene la capacidad de
crear y transformar.
En los sistemas de informacin algunas operaciones pueden ser efectuadas por
mquinas, pero stas han sido diseadas y se operan por personas. Son las personas
las que se responsabilizan con la calidad, las que pueden marcar las diferencias entre
procesos, organizaciones y an entre ellas mismas.
Las personas juegan roles diferentes en su trabajo con la informacin. Este rol se
asocia al vnculo entre persona y recurso, por eso con relacin a algunos recursos
somos usuarios, o gerentes, o distribuidores o procesadores de informacin.
Las organizaciones deben invertir en preparar a su personal en actividades que sean
importantes para su desempeo pero se distinguen algunos temas que no deben faltar
como son:
La recuperacin de informacin
El reordenamiento de informacin
La organizacin de informacin
La gestin
El trabajo de oficina
El mercadeo
El uso de tecnologas de informacin
La especializacin en los temas relativos al objeto de trabajo (misin) de la
organizacin.
GESTIN DE INFORMACIN Y TECNOLOGA
La arquitectura tecnolgica forma parte de la infr aestructura de la organizacin. An
as intencionalmente se intenta darle un tratamiento diferenciado por el peso
extraordinario que ejerce en el manejo de la informacin. Recurdese que todo cambio
tecnolgico conduce a un cambio metodolgico.
Coutn plantea de alguna manera la arquitectura de informacin ha estado presente
en todo intento por organizar sistemticamente determinados volmenes de
informacin que son utilizados por grandes grupos de usuarios. Tambin considera
que la tecnologa es una respuesta tcnica a la realidad mostrada en estos aos de
desarrollo de Internet e Intranets donde ha quedado evidenciado que los contenidos
son la clave del xito del servicio y no la visin aislada del diseo grfico o la eficiencia
del software.
sta ejerce influencias en las arquitecturas dedicadas a la gestin de informacin y en
la estructura de los servicios de informacin como pueden ser las pginas Web, las
Intranets, las bibliotecas digitales, las bases de datos o los productos multimediales.
GESTIN DE INFORMACIN, ESTRUCTURA Y ESTRATEGIA
Ponjun propuso una variacin del diamante de Leavitt, al que ha denominado
diamante informacional ( FIGURA 6 )
La estructura puede favorecer o limitar la gestin de informacin institucional. Se
pueden ver muchos enfoques, pero nunca debe olvidarse que la informacin es como
la sangre, llega a todos los rincones de la organizacin.
No se trata de, ni se recomienda, centralizar las funciones informacionales, eso es
imposible dado el principio recin mencionado. Se trata de organizar, coordinar,
compartir, regular, en fin, todo lo que favorezca un flujo fluido y sistemtico,
permanente y dinmico.
Todo esto se desarrolla dentro de las categoras estratgicas de mayor dimensin para
la organizacin: su misin, visin, objetivos y metas. Todo el esfuerzo organizacional
se enmarca en estas categoras. Sin esto, no podrn existir ventajas competitivas, ni
manejo efectivo y eficaz de los recursos, ni se podrn disear polticas ni arquitecturas
que soporten su actividad.
GESTIN DE INFORMACIN Y PRODUCTOS Y SERVICIOS
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Una organizacin existe para entregar un producto/servicio al ambiente, por tanto, sus
salidas constituyen elementos vitales de su supervivencia. En esta dimensin se
sintetizan todos los dems aspectos de la gestin de informacin: componentes del
ambiente, procesos, tecnologas, personasmarcados por un dominio de
regulaciones, polticas y tendencias. Competencias e informacin marcan las
diferencias.
La gestin de informacin ocurre en toda organizacin y por tanto, tambin en
bibliotecas. Las bibliotecas son sistemas de informacin especializados por lo general
en la gestin de documentos. Tienen al ciclo de vida de los documentos y de la
informacin en un primer lugar, trabajan para un ambiente y en muchos casos
dependen de l. Se rigen por procesos de agregacin de valor, usan tecnologas y
cuentan con un recurso incalculable: sus especialistas y trabajadores.
Su misin est vinculada a la prestacin de servicios y a la elaboracin de productos
para determinadas comunidades sociales o para instituciones.
Espacios y alianzas
Las unidades de informacin son insustituibles. No compiten con otras organizaciones
por ser la gestin de informacin un complemento y no un sustituto. Este principio
favorece las alianzas, favorece la comunicacin interna, en la organizacin y con el
ambiente. Depende de la voluntad de las personas para dominarla y utilizarla.