El Backlog o Acumulacion de Trabajo

El Backlog o Acumulacin de
Trabajo
Juan Carlos Orrego Barrera

Ingeniero Mecnico
Especialista en Finanzas Preparacin y Evaluacin de Proyectos
www.mantonline.com
Medelln - Colombia
servicio@mantonline.com
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Que es el Backlog
Es la acumulacin de trabajos o son todos los trabajos, que han sido
identificados, pero que no han sido completados, hace referencia al
trabajo incompleto o hecho a medias ( mientras tanto, mientras hay
una parada, mientras aguante) , su unidad de medida son semanas.
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Flujo de la Orden de Trabajo

AVISO
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
Falla
PRIORIZACION
PLANIFICACION
PLANIFICACION
PROGRAMACION
PROGRAMACION
EJECUCION
Problema Resuelto
PRIORIZACION
CONTROL
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EJECUCION
CONTROL
Puntos de Generacin del

Backlog
Falla
AVISO
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
PRIORIZACION
PLANIFICACION
BACKLOG
PROGRAMACION
EJECUCION
Problema Resuelto
CONTROL
Problema Resuelto
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Sntomas del Backlog

Alta accidentalidad
Ausentismo en alza
Estrs del personal
Aumento de stocks de partes
Altos costos de mantenimiento
Ordenes de trabajo Duplicadas
Disminucin o baja Disponibilidad
Aumento de pagos en horas extras
Reduccin del Tiempo medio entra Fallas
Quejas permanentes de los clientes del rea
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Nivel Optimo para el Backlog

Depende de cada empresa, mundialmente
es aceptado entre 2 y 4 semanas.
Relativo
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Anlisis
La gerencia de mantenimiento
tiene mas trabajo del que
puede manejar bajo
las condiciones actuales
Backlog Optimo 2 a 4 Semanas
No hay suficiente trabajo
disponible para elaborar una
buena programacin
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Por que?
puede manejar bajo
Poco personal
Falta de control
Presupuesto bajo
Baja capacitacin

buena programacin
Falta de programacin
Poca o nula herramienta
Desmotivacin del personal
Escasa cantidad de repuestos
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Por que?
puede manejar bajo
Falta de control
buena programacin
Baja capacitacin
Demasiado personal
Falta de programacin
Exceso de trabajo contratado
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Los mayores generadores
El jefe
El clima
El clima laboral
El jefe de mi jefe
La falta de control
El desconocimiento
Repeticin de trabajos
La falta de jerarquizacin
El trabajo de emergencias
Los repuestos poco confiables
El software usado para mantenimiento ( Si su
programacin fue inadecuada)
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Claves para el xito de la

gestin del Backlog
Establecimiento de objetivos
Configuracin de prioridades
Establecimiento de responsabilidades
Implementacin de procesos para cumplir los
objetivos
Medicin del desempeo
Revisin de la interpretacin o ejecucin
Auditora del proceso
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Gestin del Backlog

1. La gestin de las ordenes de trabajo.
2. El desarrollo de las rdenes de trabajo,
preparacin y procedimientos de
reparacin.
3. Programacin del Trabajo.
4. Seguimiento de la ejecucin de los
trabajos
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Manejo del Backlog

Organizacin de actividades
acumuladas por antigedad
Zona A
Zona C
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Zona B
Zona D
Manejo del Backlog

Priorizacin de actividades
acumuladas segn prioridad
inicial
Zona B
Prioridad 0
Prioridad 1
Prioridad 2
Prioridad 3
Prioridad 4
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Como calcularlo
Cuanto de lo programado bajo estas
caractersticas representa ese tiempo
en %
3
2
1
1
2
O.Ts = Ordenes de Trabajo

HE = Horas Estimadas para realizar el trabajo
IA = Indicador de Acumulacin ( % de Horas programadas del total de O.Ts)
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Como calcularlo
3
2
1
1
2
10 100%
2 20%
Ejemplo: de la prioridad 0 (cero) se tenan programadas 3 OT que

supuestamente tardaran 10 horas, y 3 quedaron acumuladas, es decir que
IA=.100%
Por su parte de prioridad 1 (uno) se tenan programadas 4 OT que debian de
tardar 10 horas, y las dos que quedaron pendientes se presupuesta tardaran
2 horas, entonces el IA=20%
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Como calcularlo
3 10 100%
2 2 20%
1 8
1 200
2 100
90%
80%
320
Representa el % de lo que en verdad

se puede ejecutar de lo que se encuentre
sobre esta lnea
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Como calcularlo
Si solo se cuenta con un

tcnico y este trabaja en
Colombia, es decir 48
horas a la semana,
entonces
Semanas de Acumulacin = 320/48 = 6,67 semanas
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Como calcularlo
El N Total de tcnicos para realizar el

trabajo pendiente en 6.67 semanas sera
segn la ecuacin igual a:
= 320/ (6,67 * 48) = 1 Tcnico adicional

Si deseamos que se haga en una semana,
deberamos usar 6,67 = 7 tcnicos
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Que ms podemos encontrar?
Sobrecargas de trabajo
Ajuste de tareas pendientes con recurso adicional
Costo de horas extras para atender la sobrecarga de trabajo
Costo de personal adicional para atender la sobrecarga de trabajo
Eleccin de forma de atender la sobrecarga, horas extras vrs personal
adicional
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A que nos ayuda?
Reduccin de costos de mantenimiento

Reduccin en perdidas de produccin
Aumento de la responsabilidad de los tcnicos
Fortalecimiento de la unidad de mando
log
Back
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Competitividad
Gracias
Preguntas
Juan Carlos Orrego Barrera
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Flujo de la Orden de Trabajo

Puntos de Generacin del

Sntomas del Backlog

Nivel Optimo para el Backlog

Backlog Optimo 2 a 4 Semanas

Los mayores generadores

Claves para el xito de la

Gestin del Backlog

Manejo del Backlog

Manejo del Backlog

O.Ts = Ordenes de Trabajo

Ejemplo: de la prioridad 0 (cero) se tenan programadas 3 OT que

Representa el % de lo que en verdad

Si solo se cuenta con un

Semanas de Acumulacin = 320/48 = 6,67 semanas

El N Total de tcnicos para realizar el

= 320/ (6,67 * 48) = 1 Tcnico adicional

Que ms podemos encontrar?

A que nos ayuda?

Reduccin de costos de mantenimiento

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