Administración Del Tiempo

Administracin del
tiempo
Por:
MBA. Randall Hidalgo
Diagnstico de
necesidades:
Cuestionario de Administraci
Administracin
Efectiva del Tiempo
Elaborado por M.B.A.

M.B.A. Randall Hidalgo. Marzo 2.004.
Instrucciones para el Cuestionario de

Administraci
Administracin Efectiva del Tiempo
A continuaci
continuacin, se presenta un listado de 48 afirmaciones, que le ayudar
ayudarn
a determinar como administra su tiempo.
Tenga presente que este cuestionario no es un examen. Lea con atenci
n
atenci
cada una de las afirmaciones y marque la opci
opcin que usted considera,
identifica mejor su propia experiencia personal.
Marque nunca
nunca, A veces
veces, A menudo
menudo o Siempre
Siempre dependiendo de la
frecuencia con la cual usted realiza cada una de las acciones que
que se
enlistan.
Marque solo una opci
opcin por item.
item.
Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006
Elaborado por MBA. Randall Hidalgo
Cuestionario de Administracin
Efectiva del Tiempo
Nunca
1.
Especifico claramente mis metas
2.
Hago una lista de las cosas que tengo que

hacer en el da
3.
Tengo claras cuales son mis prioridades
4.
Puedo terminar tareas sin que me

interrumpan
5.
Doy la bienvenida a las nuevas

responsabilidades pero soy cuidadoso de no
asumir demasiados compromisos
6.
Estimo adecuadamente el tiempo que requiero

para cada actividad
7.
Mantengo en orden mi lugar de trabajo
8.
Me aseguro de no realizar trabajos que otro ya

est ejecutando
9.
Clarifico cuales son mis responsabilidades y

las de mis colegas
A veces
A menudo
Siempre
10. Tengo claro a quien le debo rendir cuentas y

sobre que asuntos.
Efectiva del Tiempo
Nunca
A veces
A menudo
Siempre
11. Evito que mi bandeja de pendientes se

desborde
12. Compruebo y ordeno los archivos del
computador
13. Delego tareas en mis colegas que podra hacer
yo mismo.
14. Participo lo menos posible en aspectos de
carcter rutinario.
15. Hago un seguimiento del trabajo delegado
16. Cuando delego, asigno proyectos y tareas
interesantes y no slo el trabajo pesado
17. Resuelvo conflictos de manera oportuna y
eficiente
18. Cuando las condiciones cambian, me adapto y
ajusto rpidamente
19. Cuento con la cantidad de personal de apoyo
que requiero para ejecutar oportunamente las
tareas
Efectiva del Tiempo
Nunca
A veces
A menudo
Siempre
20. Donde me desenvuelvo, a las personas se les

incentiva y motiva con base en criterios
objetivos de desempeo
21. Cuento con apoyo secretarial diligente
22. Mis colegas tienen los suficientes
conocimientos y competencias para asegurar
el adecuado desarrollo de las actividades
23. Las personas con que trabajo son puntuales y
responsables con su trabajo
24. Mis colaboradores toman la iniciativa para
ejecutar tareas y resolver problemas
25. Decido cuntas llamadas puedo atender
personalmente por da
26. Reservo ciertas horas para atender a otras
personas
27. Desarrollo hbitos con facilidad y soy
disciplinado para cumplir con mis
responsabilidades
Efectiva del Tiempo
Nunca
A veces
A menudo
Siempre
28. Digo que no, cuando considero que una tarea

no me compete o no tengo la capacidad o
posibilidad de acometerla oportunamente.
29. Promuevo la prctica de rendir informes de
avance de manera clara y concisa.
30. Solo trabajo un cierto nmero de horas al da,
no ms.
31. Trato de resolver los asuntos mediante
llamadas telefnicas a menos que se requiera
una comunicacin escrita.
32. Trato de mantener un contacto personal con
mis colaboradores
33. Escucho atentamente a los dems y me
aseguro que comprendo lo que me quieren
decir.
34. Las reuniones que organizo terminan
puntualmente y cumplen con sus objetivos
Efectiva del Tiempo
Nunca
A veces
A menudo
Siempre
35. Me aseguro de que las otras personas entiendan

exactamente lo que les quiero decir.
36. Llego puntualmente y preparado a las reuniones
37. Logro un equilibrio entre el tiempo dedicado a
reflexionar y el dedicado a actuar.
38. Me aseguro de contar con la informacin necesaria
para resolver mis asuntos.
39. Discrimino entre las decisiones que debo tomar
individualmente y las que requieren de un esfuerzo
colectivo para lograr consenso.
40. No postergo decisiones, en su lugar trato de resolver el
asunto o realizar alguna accin tendiente a su
solucin.
41. Analizo cuidadosamente las decisiones ms complejas
o cuyas consecuencias positivas o negativas son ms
crticas.
Efectiva del Tiempo
Nunca
A veces
A menudo
Siempre
42. Trato de mantener la atencin sobre el tema

principal que se debe resolver.
43. Diariamente paso tiempo individual con cada
uno de los miembros de mi familia
44. Duermo lo suficiente
45. Realizo ejercicios de manera rutinaria
46. Colaboro con las tareas y quehaceres
domsticos.
47. Mantengo una vida social activa fuera del
trabajo y la familia.
48. Reflexiono sobre mi pasado, mi presente y mi
futuro.
Subtotales por columna
Total General
Efectiva del Tiempo
Siga cada uno de los siguientes pasos, a fin de evaluar los
resultados obtenidos en el Cuestionario de Administraci
Administracin Efectiva
del Tiempo.
1. Transforme en puntajes sus respuestas al cuestionario, de acuerdo
acuerdo a la
siguiente tabla:
Puntaje
Nunca
A veces
A menudo
Siempre
0 puntos
1 punto
2 puntos
3 puntos
2. Obtenga su puntaje final sumando todos los puntajes por columna.

columna.
10
Efectiva del Tiempo
3. Interprete su puntaje final:
0 48
LUZ ROJA
49 96
LUZ AMARILLA Tiene una aptitud razonable para administrar el tiempo,

pero podr
podra mejorar.
96 144 LUZ VERDE
Se recomienda que use el tiempo con eficacia y reduzca

reduzca
el tiempo dedicado a trabajar de un modo improductivo.
Emplea el tiempo con eficacia, siga buscando nuevas

maneras de racionalizar su trabajo.
11
Efectiva del Tiempo
4. Calcule los siguientes puntajes parciales:
Sume los puntajes de los
Items
Total
Dimensi
Dimensin
Del
al
Del
al
12
Organizaci
Organizacin
Del
13
al
18
Direcci
Direccin
Del
19
al
24
Gesti
Gestin del Personal
Del
25
al
30
Control
Del
31
al
36
Comunicaci
Comunicacin
Del
37
al
42
Toma de Decisiones
Del
43
al
48
Equilibrio Personal
Planeaci
Planeacin
12
Efectiva del Tiempo
5. Interprete sus puntajes parciales:
0 06
LUZ ROJA
Requiere de una intervenci

intervencin inmediata para resolver
problemas de administraci
administracin de su tiempo en esta
dimensi
dimensin.
07 12
LUZ AMARILLA Administra razonablemente bien su tiempo en esta

dimensi
dimensin, sin embargo a
an puede mejorar.
13 18
LUZ VERDE
En esta dimensi
dimensin administra muy bien su tiempo, siga
buscando nuevas maneras de racionalizar su trabajo.
13
Efectiva del Tiempo
6. Analice los resultados:
a.
Qu
Qu aspectos o reas considera que son mejorables?
b.
Cmo piensa que puede mejorarlos?
c.
A qu
qu puede comprometerse para superar estos aspectos?
14
Generalidades sobre la
administracin del
tiempo
Administracin del Tiempo
Personal
Personal
Largo Plazo
Trabajo
Trabajo
Corto Plazo
16
Los 15 principales
desperdiciadores de tiempo
Interrupciones telef
telefnicas
Visitas sin citas
Reuniones repentinas
Las crisis - emergencias
La falta de objetivos, prioridades y fechas llmite.
El escritorio amontonado y desorganizaci

desorganizacin personal
Delegaci
Delegacin inefectiva e involucramiento en el detalle y la rutina
Clculos irreales de tiempo e intentar mucho a la vez
Responsabilidad y autoridad confusa
Informaci
Informacin inadecuada, inexacta o tard
tarda
Indecisi
Indecisin y postergamiento
Falta de comunicaci
comunicacin e instrucciones confusas
Incapacidad para decir NO
Falta de controles, normas y reportes de progreso
Fatiga y falta de autodiciplina
17
Descripcin del trabajo

administrativo
Estatus y Autoridad
Formal
DIRECCI
DIRECCIN
COMUNICACI
COMUNICACIN
DECISI
DECISIN
Cabeza y Gu
Gua
Lder
Enlace
PLANIFICACI
PLANIFICACIN
Monitor
Diseminador
Interlocutor
Emprendedor
Manejador de conflictos
Asignador de recursos
ORGANIZACI
ORGANIZACIN
CONTROL
18
Desperdiciadores de tiempo
por funcin
Planificaci
Planificacin
Actividades externas
Actuar sin pensar
Falta de prioridades y metas
Hacer primero lo menos importante
Organizaci
Organizacin
Desorganizaci
Desorganizacin personal
Duplicidades de esfuerzos
Falta de claridad de responsabilidades
Burocracia
Direcci
Direccin
Control
Resistencia al cambio
Ineficiente resoluci
resolucin de conflictos
Problemas de delegaci
delegacin
Realizaci
Realizacin de actividades rutinarias
Interrupciones
Falta de disciplina
Incapacidad de decir no
Malos h
hbitos
19
Desperdiciadores de tiempo
por funcin
Comunicaci
Comunicacin
Reuninitis
Comunicaci
Comunicacin ineficiente
Habladur
Habladuras, rumores, especulaci
especulacin
Informaci
Informacin inexacta
Toma de
Decisiones
Indecisi
Indecisin y postergaci
postergacin
Perfeccionismo
Apresurar decisiones
Prdida de enfoque o atenci
atencin
Gesti
Gestin de
Personal
Ausentismo y rotaci
rotacin de personal
Personal no calificado
Exceso o falta de personal
Sistemas de motivaci
motivacin y recompensas subjetivos
20
10
Dinmica de aprendizaje:
Planificacin del Tiempo
Elaborado por el MBA. Randall Hidalgo para servir como base de discusi
n y no como ilustraci
discusi
ilustracin de la gesti
gestin
eficaz o ineficaz de alg
algn asunto administrativo.
San Jos
Jos, Costa Rica. Diciembre 2.005.
Plan de trabajo
Usted es Gerente General de la empresa y se encuentra en el ltimo d
da de
trabajo en el a
ao, puesto que pronto cerrar
cerrarn por vacaciones.
Esta es la lista de asuntos pendientes, por favor se
seale el orden en que
usted realizara las siguientes tareas.
___ Revisar el informe financiero, el cual discutir en la Junta Directiva a las 4:00 p.m.
___ Firmar los cheques que sern entregados por la caja entre las 10 a.m. y 12 m.d.
___ Atender a su principal cliente, cuya cita es para las 2:00 p.m.
___ Asistir a la entrevista en que se decidir sobre su crdito de vivienda
___ Recoger a sus hijos en la escuela a las 12 m.d. y llevarlos donde su madre
___ Comprar el obsequio para su secretaria lo que estima le tomar unos 30 minutos
___ Revisar y responder su correspondencia y correo electrnico
___ Gestionar la reparacin del sistema de seguridad de la empresa
___ Aprobar el plan de compras anual y remitirlo para ejecutar las primeras solicitudes
___ Visitar a uno de sus proveedores para la negociacin de condiciones del prximo pedido
22
11
Plan de trabajo
Recuerde que:
Su jornada laboral inicia a las 8:00 a.m.
El banco atiende jornada continua de 9:00 a.m. a 3:00 p.m.
Su oficina se encuentra a 10 minutos en carro de la escuela y a 20 minutos m
ms est
est
la casa de su madre.
Su proveedor solo puede atender de 8:00 a.m. a 10:00 a.m. o de 3:00
3:00 p.m. a 6:00 p.m.
Las sesiones de Junta Directiva duran aproximadamente una hora.
La fiesta de la empresa es a las 6:00 p.m. hora en que debe haber
haber concluido con sus
tareas.
23
Administracin del
tiempo gerencial
12
Tiempo Gerencial
Tiempo impuesto por el Jefe
Tiempo impuesto por el Sistema

Tiempo autoimpuesto
Tiempo impuesto por los subalternos
Tiempo discrecional
25
Quin tiene el mono?
26
13
Tiempo Gerencial:
Grados de iniciativa
n Esperar: Hasta que le digan

o Preguntar: que hacer
p Recomendar: y luego tomar acci
accin
q Actuar: pero comunicar de inmediato
r Actuar por s
s mismo: y reportar rutinariamente
27
Deshacindose de los monos

En ning
ningn momento su problema ser
ser m problema
Juntos definiremos el siguiente movimiento.
Yo no voy a hacer ning
ningn movimiento por m
m mismo.
Se prohiben las iniciativas 1 y 2
A cada problema se le asignar
asignar una
iniciativa y una cita de control.
28
14
Cuidando y alimentando monos
n Los monos deben ser alimentados o

matados
o Mantenga bajo control la poblaci

poblacin.
Mximo los que pueda alimentar
p Alimentar solo con cita. No cazar monos.

q Alimentar cara a cara o por tel
telfono, nunca por escrito.
r Asignar la pr
prxima hora de alimentaci
alimentacin y el grado
de iniciativa
29
Expansin del tiempo discrecional

Elimine identificando las cosas que no debe hacer.
importante/urgente, Principio de Paretto 80/20.
Matriz de
Delegue no imponga
Aislarse creando barreras para protegerse de las exigencias
empresariales durante per
perodos limitados de tiempo
Retirarse o separarse del sitio habitual de
trabajo
Reservaci
Reservacin de espacios de tiempo,
establecimiento de horas silenciosas
silenciosas
Desarrollar la concentraci
concentracin simultanea
ms que la sucesiva. Contar con la
capacidad para abordar varios temas de
manera simultanea (el poder de tres), sin
inquietarse en el proceso.
30
15
Expansin del tiempo discrecional

Identificar y proteger el tiempo ptimo, momentos del d
da o de la
semana cuando la persona puede desarrollar su m
mxima concentraci
concentracin
y creatividad
Aprovechar los trocitos de tiempo que sobran de manera
inesperada.
Llevar consigo tres carpetas:
Carpeta verde: contiene asuntos pendientes
que requieren una respuesta, criterio o
aprobaci
aprobacin
Carpeta roja: contiene proyectos discrecionales
en v
va de elaboraci
elaboracin
Carpeta azul: contiene los sue
sueos dorados
dorados
para el futuro; siempre que tenga una idea
Ministerio
de Salud-Universidad
Costa Rica. Derechos Reservados-2006
luminosa
debede anotarla.
31
Planificacin y priorizacin de
actividades
16
Manejo del tiempo

Palo de Hockey
Trabajo o
esfuerzo
Para superarlo
Fije plazos para empezar
Genere impulsos
Recompense el progreso
Incluya a otros en la recompensa
Anticipe los hechos
Tiempo
33
Matriz de administracin
del tiempo
NO IMPORTANTE
IMPORTANTE
URGENTE
Actividades:
NO URGENTE
Actividades:
Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas vencen
Prevenci
Prevencin, actividades de CP
Construir relaciones
Reconocer nuevas oportunidades
Planificaci
Planificacin, recreaci
recreacin
Actividades:
Actividades:
Interrupciones, algunas llamadas

Correo, algunos informes
Algunas reuniones
Cuestiones inmediatas
Actividades populares
Trivialidades, ajetreo in
intil
Algunas cartas
Algunas llamadas
Actividades agradables
Prdida de tiempo
34
17
del tiempo
NO URGENTE
Resultados:
Estr
Estrs
Agotamiento
Administraci
Administracin de Crisis
Siempre apagando incendios
NO
IMPORTANTE
IMPORTANTE
URGENTE
35
del tiempo
NO URGENTE
IMPORTANTE
URGENTE
NO IMPORTANTE
Resultados:
Concentraci
Concentracin en plazos cortos
Administraci
Administracin de crisis
Car
Carcter de Camale
Camalen, atento a la reputaci
reputacin
Considera que las metas y planes no valen la pena
Siempre impotente, excluido del control
Relaciones muy fr
frgiles o rotas
36
18
del tiempo
NO URGENTE
IMPORTANTE
URGENTE
NO IMPORTANTE
Resultados:
Total irresponsabilidad
Despido de los empleos
Dependiendo de otros
Gobernado por apremios b
bsicos
37
del tiempo
URGENTE
NO URGENTE
Visi
Visin, Perspectiva
Equilibrio
Disciplina
Control
Pocas Crisis
NO
IMPORTANTE
IMPORTANTE
Resultados:
38
19
Muchas Gracias
20

Administración Del Tiempo

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Instrucciones para el Cuestionario de

Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006

Elaborado por MBA. Randall Hidalgo

Especifico claramente mis metas

Hago una lista de las cosas que tengo que

Tengo claras cuales son mis prioridades

Puedo terminar tareas sin que me

Doy la bienvenida a las nuevas

Estimo adecuadamente el tiempo que requiero

Mantengo en orden mi lugar de trabajo

Me aseguro de no realizar trabajos que otro ya

Clarifico cuales son mis responsabilidades y

10. Tengo claro a quien le debo rendir cuentas y

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11. Evito que mi bandeja de pendientes se

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20. Donde me desenvuelvo, a las personas se les

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28. Digo que no, cuando considero que una tarea

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35. Me aseguro de que las otras personas entiendan

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42. Trato de mantener la atencin sobre el tema

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2. Obtenga su puntaje final sumando todos los puntajes por columna.

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3. Interprete su puntaje final:

LUZ AMARILLA Tiene una aptitud razonable para administrar el tiempo,

96 144 LUZ VERDE

Se recomienda que use el tiempo con eficacia y reduzca

Emplea el tiempo con eficacia, siga buscando nuevas

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Requiere de una intervenci

LUZ AMARILLA Administra razonablemente bien su tiempo en esta

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Cmo piensa que puede mejorarlos?

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Administracin del Tiempo

El escritorio amontonado y desorganizaci

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Descripcin del trabajo

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Elaborado por MBA. Randall Hidalgo

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Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006

Elaborado por MBA. Randall Hidalgo

Tiempo impuesto por el Jefe