Universidad Complutense de Madrid

CURSOS DE FORMACIN EN INFORMTICA

Bases de datos en Excel

Hojas de clculo

CFI
UCM

Tema 5

Bases de datos en Excel

Hasta ahora hemos usado Excel bsicamente para realizar
clculos con datos numricos mantenidos en celdas de las hojas.
En Excel tambin podemos trabajar con bases de datos.
Las bases de datos contienen tablas; las filas son los registros;
las columnas se corresponden con los campos de los registros.
Las capacidades de Excel para el manejo de bases de datos
son mucho ms limitadas que las de Microsoft Access, ya que
Access es una aplicacin diseada especficamente para gestionar
bases de datos.
Sin embargo, si las necesidades de gestin de la base de datos
son sencillas, a menudo Excel puede servir perfectamente.
Si las posibilidades de Excel se quedan cortas, entonces habr
que recurrir a Access u otro sistema de gestin de bases de datos.
Dentro del programa de cursos CFI tambin se imparte un curso de
"Introduccin a las bases de datos" en el que se cubre Microsoft Access.

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Tema 5 Pg. 1

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Conceptos bsicos de bases de datos

Las tablas normalmente se interpretan como listas.
Las filas de la tabla se corresponden con los elementos de la lista.
La lista tiene tantos elementos como filas tenga la tabla (sin
contar la fila superior de ttulos). Cada elemento de la lista
se denomina registro.

2 registro

Campos; con nombres (ttulos) distintos

Todos los registros tienen la misma estructura. La estructura

viene dada por un conjunto de campos, las columnas de la tabla.
Cada campo es un dato del registro. Cada registro est compuesto
por los datos de los campos que tiene definidos.
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Una base de datos

Trabajaremos con una lista de ventas de consumibles informticos:

Los nombres de campos
ocupando una sola celda.

Sin filas en blanco.

La primera fila en blanco

indica el final de la lista.

Se debe dejar una fila

en blanco antes de los
totales, promedios, ...
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Una base de datos

Esta base de datos es muy sencilla. Tan slo contiene una tabla.
Las bases de datos a menudo contienen varias tablas, con la
informacin distribuida entre esas tablas.
La informacin de las tablas puede estar relacionada. Las bases
de datos relacionales, como Access, son muy eficientes y permiten
manejar cmodamente grandes listas de registros.
Excel slo permite trabajar con bases de datos muy simples.
Para muchas ocasiones ser suficiente, pero para bases de datos
ms completas, complejas y profesionales no resultar adecuado.
La tabla de la base de datos de ejemplo establece seis campos:
Fecha, Nombre (del cliente), Apellidos (del cliente), Artculo,
Precio y Unidades.
Hay 25 registros.

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Operaciones sobre la base de datos

Dos son las operaciones bsicas que debemos poder realizar
con la base de datos:
9 Organizar (ordenar) los registros con un orden determinado.
9 Separar (filtrar) los registros con el fin de localizar cierta
informacin fcilmente.
Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor
de celda en cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la opcin
Ordenar del men Datos. Excel selecciona automticamente todos
los registros de la base de datos.
Si quisiramos ordenar slo un grupo de registros tendramos
que seleccionar el grupo antes de elegir la opcin del men.

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Ordenacin de la base de datos

Aparece el cuadro de dilogo Ordenar. Excel detecta la fila de
encabezamiento (nombres de los campos) y permite entonces
seleccionar las columnas por los nombres de los campos.

De menor a mayor
o de mayor a menor

Como se ve, se puede ordenar por hasta tres campos.

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Tema 5 Pg. 6

Ordenacin de la base de datos

Ordenado por apellidos

(de la Z a la A).
Para iguales apellidos,
por nombres de artculos.
Para iguales artculos,
por fechas.

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Ordenacin de la base de datos

Ordenado por artculos.

Para iguales artculos,
por fechas.
Para iguales fechas,
por apellidos.

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Ejercicio
Crea una base de datos de facturas para una tienda
de electrodomsticos. Cada registro corresponder a un
electrodomstico comprado por un cliente un determinado da.
Como un cliente puede comprar varios electrodomsticos ese da,
a cada factura le pueden corresponder varios registros.
Los campos sern los siguientes:
9 Nmero (de factura): ao seguido de un guin y de un entero.
9 Fecha.
9 Cliente: nombre y apellidos del cliente.
9 Artculo.
9 Precio.
9 Unidades.
9 Subtotal, IVA (16%) y Total (campos calculados).

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Ejercicio
Introduce estos datos en la base de datos:

Campos calculados

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Ejercicio
Una vez creada la base de datos, ordnala de las siguientes
formas:
9 Por cliente y para cada cliente por artculo
(en ambos casos de menor a mayor).
9 Por artculo, por cliente y por fecha
(de ms reciente a ms antiguo).
9 Por nmero (de mayor a menor), por cliente y por artculo.
9 Por total, por artculo y por fecha.

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Filtrado de la base de datos

Siempre es ms sencillo localizar un dato en un pequeo grupo
de registros que en una interminable lista.
Los filtros permiten seleccionar los registros de la lista que
satisfagan ciertas condiciones. Cuando el filtro est aplicado
slo se vern en la lista esos registros. (Por supuesto, el resto
de registros siguen estando ah, aunque ocultos.)
Los filtros nos permiten centrarnos tan slo en esos registros
que cumplen las condiciones, por ejemplo para buscar un dato.
Autofiltro
Los filtros se aplican mediante la opcin Autofiltro del men Datos
(o el botn correspondiente de la barra de herramientas).
Excel lee el contenido de todos los registros y crea una lista para
cada campo con los distintos valores encontrados. Al mismo
tiempo utiliza el contenido de la celda actual para filtrar por su
valor, de forma que slo se vean los registros con ese valor.

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Autofiltro

Los registros con esos apellidos

En azul indican
filtrado

La flecha en azul indica

que la columna est filtrada

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Autofiltro
Las listas permiten aplicar rpidamente otros filtros:
Quitar filtro

Valores encontrados en los registros

Filtro actual

Los filtros se acumulan, de forma que si estando aplicado el filtro

de Apellidos seleccionamos algn Artculo, slo se vern los
registros con esos apellidos y ese artculo.

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Autofiltro
(Las 10 ms...)
Para Precio:
Mayores o menores

Valores o porcentajes

Los 10 mayores precios

(ordenado por precio despus de aplicar el filtro)

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Autofiltro
(Personalizar...)
Para Artculo:
Hasta dos
condiciones
necesarias (Y)
o alternativas (O).

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Ejercicio
Para la base de datos de la tienda de electrodomsticos crea
los filtros para obtener la siguiente informacin:
9 Facturas en las que se vendi un "Frigorfico Ser H17".
9 La factura 2003-13 (lo que se vendi).
9 Las ventas individuales del "Calefactor porttil MX112"
(ventas de slo una unidad).
9 Las cinco ventas de mayor precio.
9 Las ventas de octubre de artculos de la marca OPS.
9 Las ventas de septiembre de artculos que no sean de OPS.
9 Las ventas de la segunda quincena de septiembre de artculos
de la marca OPS.
9 Las ventas en septiembre de microondas o frigorficos
de ms de 100 euros.

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Tema 5 Pg. 17

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Filtros
Para quitar todos los filtros de una vez se puede usar la opcin
Mostrar todo del men Datos.
Con la base de datos filtrada se puede trabajar de la misma forma
que con la base de datos al completo. Se imprimir slo el grupo
de registros que se ven, se crearn grficos slo teniendo en
cuenta esos registros, se ordenarn slo ellos, etctera.
El filtrado tambin sirve para extraer subconjuntos de registros
de la base de datos, bien para proporcionar a otro slo esos datos
o bien para crear otra base de datos con slo esos registros.
Aunque el subconjunto se puede obtener con Autofiltro, para esta
tarea Excel proporciona un Filtro avanzado (men Datos).

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Tema 5 Pg. 18

Filtro avanzado
El Filtro avanzado de Excel permite seleccionar registros
por medio de condiciones ms complejas.
Las condiciones se colocan en otras celdas de la hoja de clculo,
de forma que tenemos mucha ms flexibilidad.
Para crear las condiciones primero copiamos la fila de nombres de
campos en otro lugar de la hoja:

En las filas siguientes se escribirn las condiciones. En cada fila

una condicin alternativa (O). Dentro de la fila se pueden incluir
varias condiciones necesarias (Y); basta con poner algo en varios
campos.

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Tema 5 Pg. 19

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Filtro avanzado

Registros con Apellidos = Hernndez Prez Y Precio < 50

O con Artculo comenzando por CD Y Unidades > 30
Para aplicar el filtro avanzado se elige la opcin en el men Datos:

Por defecto, la lista entera

Sin duplicados?

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Celdas que contienen

las condiciones

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Filtro avanzado

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Tema 5 Pg. 21

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Ejercicio
Repite los filtros anteriores de la base de datos de la tienda de
electrodomsticos pero con filtros avanzados:
9 Facturas en las que se vendi un "Frigorfico Ser H17".
9 La factura 2003-13 (lo que se vendi).
9 Las ventas individuales del "Calefactor porttil MX112"
(ventas de slo una unidad).
9 Las cinco ventas de mayor precio.
9 Las ventas de octubre de artculos de la marca OPS.
9 Las ventas de septiembre de artculos que no sean de OPS.
9 Las ventas de la segunda quincena de septiembre de artculos
de la marca OPS.
9 Las ventas en septiembre de microondas o frigorficos
de ms de 100 .

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Tema 5 Pg. 22

Ejercicio
Crea estos filtros avanzados en la base de datos de la tienda de
electrodomsticos:
9 Compras de Hernndez Prez superiores a 100 y
compras de ms de una unidad con un total mayor de 150 .
9 Ventas de electrodomsticos de la marca OPS de septiembre
con un importe total superior a 300 y ventas de
electrodomsticos de la marca Ser de octubre.
9 Facturas del 15 de septiembre, del 2 de octubre o del 15 de
octubre, de frigorficos o de microondas. (Tendrs que aplicar
dos filtros avanzados consecutivos, copiando primero los
registros filtrados por fechas en otra hoja.)
9 Ventas con artculos que contengan la letra M, de menos de
100 , una sola unidad y de alguna Ana o de algn Carlos.
Cules de estos filtros se pueden crear con Autofiltro? Intntalo!

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Ejercicio
Extrae (y copia en otra hoja) las facturas en septiembre
de cada cliente por orden alfabtico de clientes y de artculos
que han comprado. De esta forma:

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Tema 5 Pg. 24

Subtotales
Se pueden crear subtotales (sumas, cuentas, promedios, ...)
para los campos de la base de datos. Primero ordenamos por el
campo sobre el que queramos obtener los totales (la fecha aqu).
Men
Datos

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Subtotales

Ocultar
(o mostrar)
los detalles

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Tema 5 Pg. 26

Subtotales anidados

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Tema 5 Pg. 27

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Subtotales anidados

click

click

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Tema 5 Pg. 28

Ejercicio
Para la base de datos de la papelera La Econmica
crea los siguientes listados:
9 Ventas por cliente y por fecha para cada cliente (apellidos),
con subtotales por cliente y por fecha.
9 Ventas de cada artculo (orden alfabtico) y para cada artculo
de cada cliente, con subtotales por artculo y por cliente.
9 Ventas por cliente y por fecha para cada cliente,
con subtotales por cliente y por fecha. Slo de septiembre.
9 Ventas de cada artculo (orden alfabtico) y para cada artculo
de cada cliente, con subtotales por artculo y por cliente.
Slo ventas de octubre con un total inferior a 100 .
Los subtotales slo para el total de la venta.

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Tema 5 Pg. 29

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Ejercicio
Para la base de datos de la tienda de electrodomsticos
crea los siguientes listados:
9 Ventas por fecha y por cliente para cada fecha,
con subtotales por fecha y por cliente.
9 Ventas por cliente y por fecha para cada cliente,
con subtotales por cliente y por fecha.
9 Ventas de cada artculo (orden alfabtico) y para cada artculo
de cada fecha, con subtotales por artculo y por fecha.
9 Ventas de cada factura con subtotales.
9 Ventas de cada artculo (orden alfabtico) y para cada artculo
de cada cliente, con subtotales por artculo y por cliente.
Slo ventas de septiembre con un total mayor de 100 .
Los subtotales para los campos Subtotal, IVA y Total.

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Tema 5 Pg. 30

Formularios de datos
Para aadir nuevos registros o modificar los existentes de forma
ms cmoda. Tambin para buscar registros fcilmente.
Datos Formulario
Registro anterior

Campo calculado

Bsquedas

Siguiente registro

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Tema 5 Pg. 31

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Tablas dinmicas
Para analizar los datos de la base de datos por dos campos a
la vez. La tabla dinmica se construye con un campo para las filas
y otro campo para las columnas. En la interseccin el valor de
otro campo numrico, el correspondiente a los otros dos.
Datos Informe de tablas y grficos dinmicos

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Tema 5 Pg. 32

Tablas dinmicas
Toda la base de datos (tabla)

Antes de finalizar hay que establecer el diseo

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Tema 5 Pg. 33

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Diseo de la tabla dinmica

Arrastrar
los campos
elegidos

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Tema 5 Pg. 34

La tabla dinmica
Total vendido cada da de cada artculo

rea de datos
(centro)

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Tema 5 Pg. 35

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La tabla dinmica
Se puede complicar ms la tabla, aadiendo ms campos. Los
podemos encontrar en la barra de herramientas Tabla dinmica:
Ver o no los campos
Campos

Si se arrastra un campo a una fila o una columna, se agrupan los

datos por el campo existente y el nuevo arrastrado:
Se ha arrastrado
Apellidos arriba

El orden en el que se agrupen depender de cmo hayan quedado

al arrastrar (en el ejemplo, 1 apellidos y luego artculo).
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Tema 5 Pg. 36

La tabla dinmica
Si se arrastra el campo al centro, se mostrar el total, el promedio,
etctera, de ese campo para los valores de fila y columna.
En el ejemplo se ha arrastrado el campo Unidades al centro:

Total vendido y total de unidades cada da para cada artculo

comprado por cada cliente (con totales para cada cliente)

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Tema 5 Pg. 37

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La barra de herramientas Tabla dinmica

Autoformato Asistente

Actualizar tabla

Ocultar o mostrar detalle. Si se quita detalle estando seleccionado

el nombre del campo, se quita para todos los registros. Si est
seleccionado un valor del campo slo se quita detalle a ese registro.

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Tema 5 Pg. 38

Propiedades de la tabla dinmica

En el paso 3 del asistente o en el men de la barra de
herramientas.

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Tema 5 Pg. 39

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Propiedades de los campos

Campos de datos

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Campos de fila o columna

Tema 5 Pg. 40

Ejercicios
Juega con la tabla dinmica de la base de datos de la papelera
La Econmica, cambiando y aadiendo campos en la fila, en la
columna y en el rea de datos (centro). Juega tambin con las
opciones.
Crea una tabla dinmica para la base de datos de la tienda de
electrodomsticos. Juega con ella cambiando y aadiendo campos
en la fila, en la columna y en el centro. Juega tambin con las
opciones.

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Tema 5 Pg. 41

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Grficos dinmicos
Para crear un grfico dinmico a partir de la tabla dinmica
utilizamos el correspondiente botn de la barra de herramientas.

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Tema 5 Pg. 42

Grficos dinmicos
Igual que con la tabla dinmica, se pueden cambiar los campos
que usa el grfico dinmico arrastrando hacia o desde la barra de
herramientas Tabla dinmica.
Y se pueden establecer todas las caractersticas del grfico de
la misma forma que con cualquier otro grfico. Al pulsar otra vez
el botn del Asistente para grficos, aparece ste:

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Tema 5 Pg. 43