CUESTIONARIO DE ARCHIVONOMIA

1. Conque nombre se designa el trabajo de oficina, en las

instituciones modernas?
R=sistema nervioso
2. Qu objeto tiene el trabajo de la oficina?
R=principalmente el registro de la informacin
3. De que naturaleza son las labores de la oficina?
R=actividades primordiales , fundamentales o primarias y las
representadas por la administracin
4. Qu clase de medidas puede tomar la direccin, cuando cuenta
con la informacin necesaria? Enumera algunas.
R=incrementar la produccin, reducir costos, estimular al personal
,adquirir las materias primas, despachar los pedidos , etc
5. En donde sern manejados ordenadamente los mltiples
documentos que se elaboran en una oficina?
R=en los archivos
6. Qu funciones tiene la documentacin de los archivos?
R=en su aspecto informativo tiene una mltiple funcin : histrica,
analtica, previsora y supervisora
7. Que similitud existe entre el archivo y la memoria?
R=el archivo es a las instituciones, lo que la memoria a la
inteligencia humana
8. Qu elementos requiere el ordenado manejo de los documentos?
R=requieren la presencia de personal tcnicamente preparado en
distintos grados , para resolver acertadamente los complicados e
ignorados problemas de la administracin de los archivos
9. Qu finalidades persigue la enseanza de la archivonomia?
R=la adquisicin de los conocimientos sobre ella misma y la
uniformizacin de los sistemas y mtodos que deben introducirse y
ejecutarse en los archivos
10. De que se ocupa la archivonomia?

R=se ocupa de la administracin de los archivos, que comprenden la

planeacin, la organizacin, la integracin, la ejecucin y el control
de los mismos
11. Qu significa cada uno de los siguientes aspectos que
comprende la administracin de los archivos?
R=a) planeacin: la constituyen las metas o finalidades, los planes y
normas generales.
b)organizacin: es representada por los programas de trabajo y los
procedimientos de ejecucin para la conexin y coordinacin
sistemtica y metdica de los elementos que constituyen los
archivos para satisfacer sus fines eficientemente
c)integracin : pone en armnica cooperacin a aquellos elementos
representados por los factores materiales y humanos para su mejor
aprovechamiento
d)control: es un instrumento de medicin y correccin de lo
planeado, de lo organizado, de las tareas y su ejecucin.
12. Cmo se ha formado el termino archivonomia?
R=es un neologismo formado con la palabra archivo y la palabra no
me que significa regla
13.Que significado tienen los siguientes terminos ?
R=A) Archivar: La accion de guardar ordenadamente los
documentos, de acuerdo con los procedimientos que sealan los
sistemas y los mtodos.
B) Archivista: El que tiene a su cargo un archivo o que como, tcnico
en la materia, trabaja en los archivos .
C) Archivero: Mueble archivador seccional destinado a contener los
documentos.
14. Que es un archivo central?
R=Son unidades de servicio que, concentrando toda la
documentacin de una institucin, atiende alos referidos servicios
para todo y cada uno de las distintas dependencias;
15.Cuales son las caractersticas del archivo local?
R=son contrarios a los anteriores; el servicio se localiza en cada
dependencia de la institucin y , por consecuencia , se forman tantos

expedientes, como intervenciones hagan aquellas en la tramitacin

de un asunto o negocio.

16. Cul es el archivo que contiene toda clase de documentos?

R=archivo generales
17.Cual es el que contiene documentos de una misma especie o
similares?
R=Los archivos parciales
18.Cuales son las divisiones de los archivos por su destino?
R=Archivos pblicos, privados y secretos
19.Que es un archivo directo?
R=son los que no requieren catlogos en la localizacin y consulta de
expedientes.
20. Que es un archivo indirecto?
R: Contrario a los anteriores, y requieren del auxilio y precisin de los
catlogos para la localizacin y consulta de expedientes.
21. Cual es la divisin de los archivos por el mtodo empleado por su
manejo?
R: directos e indirectos
22.Como se denomina a un archivo cualitativo?
R:son de gran calidad en su documentacin y por consecuencia
requieren de la aplicacin mxima de las tcnicas de archivo.
23. Como se denomina a un archivo cuantitativo?
R=son de gran volumen en su documentacin
24.Como se divide el archivo , atendiendo a los signos empleados ?
R=numricos y alfabticos
25.Cuales son los elementos con que se integran los archivos?
R=local, mobiliario y equipo, documentacin y personal.
26.Cual es el mas importante de los elementos que integran un
archivo y porque?
R=La documentacin: porque son el objetivo primordial de los
archivos

27.Cual es el principio que rige la seleccion de local para un archivo?

R= El archivista debe buscar la funcionalidad del local a las

necesidades propias de la oficina y no la oficina
28.Cuales son las caractersticas que debe reunir el local destinado a
los archivos con referencia a los siguientes puntos:
AREA: principales enemigos de los documentos
A)ORIENTACION: adecuada es hacia el sur y la mas inconveniente al
norte
B)ILUMINACION: la natural es la mejor , en el caso de emplear la
artificial ,esta debe de ser en cantidad suficiente sin reflejos , sin
sombras y con buena difusin de la luz
C) TEMPERATURA Y VENTILACION: influyen grandemente en la
conservacin de los documentos.
D) DECORACION: debe evitar que favorezca la acumulacin de
E) INSTALACCIONES ACCESORIAS: los ruidos son un problema en la
oficina de archivo; los provocan, principalmente, las mquinas y el
crecimiento de las poblaciones
30. MOBILIARIOS Y EQUIPOS
a) ARCHIVERO: es un mueble seccional de uno a 6 gavetas.
La eleccin depende de las necesidades requeridas por el manejo de
la documentacin
b)GAVETA: tiene en la parte superior izquierda un porta marbete
destinado a la colocacin de la inscripcin, alfabtica o numrica, en
su interior el compresor que es una lmina mvil que permite dar la
conveniente posicin de inclinacin a los expedientes
c)ESTANTE: es un mueble de estructura metlica esta compuesto de
una serie de pies derechos y entre paos, est destinado a la
colocacin de las cajas archivadoras
d)TARJETERO : llamado tambin caja clasificadora para tarjetas de
los catlogos
31. Cul es el objeto primordial de los archivos?

R=los documentos
32.Cules son las grandes ramas en que se divide la
documentacin?
R=bibliografa, biblioteconoma, enciclopedia, archivstica y
museografa
33. Cmo se generan u originan los documentos?
R=por una parte en lo que llamamos correspondencia y por otra en
una multiplicidad de documentos muy diversos que se generan en
las propias oficinas
34.Cuales son los requisitos que debe reunir un archivista?
R=debe ser tcnico en la materia, debe tener dominio completo de
lo referente a la clasificacin, catalogacin, formacin de
expedientes, manejo y control de documentos
35.Cules deben ser las principales cualidades de un archivista?
R=integridad, solvencia moral, reconocida honradez y discrecin
absoluta
36.Cuales son las reglas de higiene que deben observarse en los
archivos?
R=los documentos muebles y locales deben de tener constante
limpieza para evitar el polvo y sus consecuencias; hay que
someterlos a peridicas fumigaciones y abolir la practica viciosa de
humedecer con saliva los documentos.es obligatorio el uso de
dedales de goma.
37.Que elementos se utilizan como ayuda para la clasificacin
documentaria?
R=las carpetas, las gua principales y auxiliares o sub-guas, los
marbetes y los jinetes
38.Que entiende usted por una carpeta?
R=entra en la formacin del expediente, recoge en su interior los
documentos que lo forman
39. Que son las guas?
R=son de material muy resistente cartn, en tamaos carta u
oficio, tienen en su borde superior una pestaa o apndice, las
cuales en conjunto tienen la funcin de guiar en la distribucin ,

colocacin y localizacin de los expedientes

40. Cules son las guas ms generalmente usadas?
R= las guas principales y auxiliares
41. Qu caractersticas tienen las guas?
R=estn hechas de material resistente, tienen en su borde superior
una pestaa .existen de uno ,dos o mas cortes y estn destinadas a
contener la inscripcin alfabtica , numrica o combinadas
42.Qu tipo de archivo debe adoptarse en la organizacin
centralizada?
R=el ms conveniente en concordancia con la organizacin general
de la institucin, atendiendo su necesidades y requisitos
43. Cual es la organizacin ideal del archivo?
R=es la unidad centralizada de servicio
44. Que ocurre en la practica en cuanto a los tipos de organizacin?
R=los tipos de organizacin suelen combinarse buscando siempre el
mejor funcionamiento
45. Como se forma con los siguientes descritos el archivo y que
procedimiento se siguen?
R= Procediendo de las partes al todo: De un documento a su
conjunto, los expedientes; de estos a la gaveta; de la gaveta al
archivero y de los archiveros al archivo.
46. Que finalidad tiene la oficina llamada informtica?
R= Agrupar las informaciones del archivo, computadoras y microfilm.
47. Que objeto tiene poner los documentos en condicin dinmica?
R= Para que el archivo preste el servicio de informacin que tiene
asignado dentro de las oficinas.

48. Que informacin revela el anlisis de un documento?

R= La existencia de una serie de datos: una numeracin; un lugar;
una fecha; dia, mes y ao; un nombre o nombres de personas fsicas
o morales, u otro dato importante.
49. Que es lo que determina el sistema de archivo adecuado?
R= Descansa en el principio de ser adaptable a la documentacin y

responder a las tareas de la institucin.

50. Como se dividen los sistemas de archivo atendiendo a la
necesidad o no necesidad de registros para la localizacin de los
documentos?
R=Se dividen en dos grupos los que no requieren del empleo de
catlogos, registros o ndices par su localizacin y consulta: son los
DIRECTOS; el otro, lo constituyen los que requieren necesariamente
de aquellos catlogos, ndices o registros, para su localizacin y
consulta: son los INDIRECTOS.

CUALES SON LOS SISTEMAS QUE CORRESPONDEN A UNO OTRO GRUPO?

CUL ES EXPRESADA EN SU MAYOR SIMPLEZA, LA REGLA GENERAL DE

ALFABETIZACIN? Consiste en clasificar documentos, tomando como base el
nombre de las personas fsicas o morales involucradas en los asuntos

QUE SE ENTIENDE PARA NUESTRAS FINALIDADES DE ARCHIVO COMO

SISTEMA Y QUE COMO

MTODO?

QUIN IDEO EL SISTEMA DE CLASIFICACIN DECIMAL? Melvil Dewey

CUL ES LA TEORA DE LA CLASIFICACIN DECIMAL? Compuesto por

categoras y subcategoras que se organizan en forma de rbol, formndose

divisiones y subdivisiones que dependen unas de otras

QUE ES LA CLASE, LA DIVISIN Y SUBDIVISIN?

CMO SE REPRESENTAN LOS ASUNTOS EN LA CLASIFICACIN DECIMAL, Y

QUE SON ESTOS

CLASIFICADORES?

CMO SE LLAMA A LA DESCRIPCIN Y ESTUDIO DE LOS CATLOGOS?

Catalografia

CMO SE DENOMINA AL REGISTRO O LISTA ORDENADA CONFORME A UN

SISTEMA, Y QUE CONTIENE LOS PRINCIPALES DATOS DOCUMENTARIOS QUE
SIRVEN PARA RPIDA CONSULTA Y LOCALIZACIN DE LOS ASUNTOS DE UN
ARCHIVO? Catlogo

QUE SIGNIFICA LA PALABRA CATALOGACIN? Es el proceso de describir los

elemento informativos que permiten identificar un documento

QUE ASIENTOS DEBEN HACERSE EN LOS CATLOGOS? Principales y

Secundarios

CUALES SON LOS DOS GRANDES GRUPOS EN QUE SE DIVIDEN LOS

CATLOGOS? Generales y especiales

A QUE GRUPO PERTENECE L CATALOGO SISTEMTICO O METDICO Y L

CATALOGO
DICCIONARIO? Generales

COMO SE LLAMA EL REGISTRO POR EL CUAL SE DESCRIBE UN ASUNTO,

DOCUMENTO, EXPEDIENTE, ETC. EN UN ANOTANDO SUS PRINCIPALES
DATOS? Asiento

DE QUE SE HACE USO PARA LA DISTRIBUCIN DE LAS CEDULAS? Para

localizar mejor los documentos en catlogos

EL ORDENAMIENTO DE LAS CDULAS DE CATALOGACIN SE BASA EN LAS

LETRAS O EN LAS PALABRAS? Letras

CMO SE FORMA UN EXPEDIENTE? Mediante el conjunto de documentos que

forman un solo asunto

CMO SE DIVIDEN LOS EXPEDIENTES CUANDO SON VOLUMINOSOS? En

Legajos

CMO SE ORDENAN LOS EXPEDIENTES DENTRO DE LAS GAVETAS? Mediante

marbetes o guas
LA FUNCIN PRINCIPAL DE UN ARCHIVO ES:
b) Tener la documentacin perfectamente clasificada para su consulta en el momento
que sea requerida

74.- POR LA FORMA EN QUE ESTN ORGANIZADOS LOS ARCHIVOS SE DIVIDEN

EN:

Centrales y Locales

75.- POR EL MTODO QUE SE EMPLEA PARA EL MANEJO DE LOS ARCHIVOS,

STOS SE DIVIDEN EN:
b) Pblicos, Privados y Secretos

76.- POR LA DOCUMENTACIN QUE CONTIENE LOS ARCHIVOS SE DIVIDEN EN:

Oficiales, Especiales y Particulares

.- UN DOCUMENTO ES:
Un escrito clasificado y redactado perfectamente

- CUANDO SE ARCHIVAN DOCUMENTOS DE ACUERDO AL NOMBRE DE

PERSONAS FSICAS O MORALES, SE UTILIZA EL SISTEMA DE ARCHIVO:
e) Alfabtico

.- PARA ARCHIVAR DOCUMENTOS DE ACUERDO A LA FECHA DE ORIGEN O

TRMITE, EMPLEAMOS EL SISTEMA:
b) Cronolgico

- CUANDO SE ARCHIVA EN BASE A LA NUMERACIN DECIMAL EMPLEAMOS EL

SISTEMA:
c) Numrico

.- DE ACUERDO AL LUGAR DE ORIGEN, SE ARCHIVA UTILIZANDO EL SISTEMA:

c) Geogrfico

.- EN EL SISTEMA CRONOLGICO DE ARCHIVO, EL ORDENAMIENTO DE LAS

FECHAS ES EL SIGUIENTE:
Mes-Da Ao

- UN CATLOGO ES:

Un registro de todos los expedientes del archivo

- LOS CATLOGOS SE DIVIDEN EN:

Catlogos Generales y Catlogos Especiales

UN ASIENTO CATALOGRFICO ES:

b) Conjunto de datos que llevan las cdulas de catalogacin

- UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS QUE SE REFIEREN A UN MISMO ASUNTO Y

QUE SE GUARDAN

CRONOLGICAMENTE EN UNA CARPETA ES UN:

Carpeta cronolgica

CUANDO UN EXPEDIENTE ALCANZA UN GROSOR DE 2.5 CM., SE ACUMULA EN

OTRAS CARPETAS QUE VAN TRAMITANDO EL MISMO ASUNTO. ESTE CONJUNTO
DE CARPETAS SE DENOMINA

Legajo

LOS ARCHIVOS QUE CONTIENEN TODA LA INFORMACIN DE UNA EMPRESA EN

UN SOLO

DEPARTAMENTO SON:

Centrales

LOS ARCHIVOS QUE CONTIENEN DOCUMENTOS QUE HAN CONCLUIDO SU

TRAMITACIN SON:

Generales

LOS ARCHIVOS QUE PUEDEN SER CONSULTADOS NICAMENTE POR

FUNCIONARIOS O EMPLEADOS DE UNA INSTITUCIN SON LOS:

Especiales

LOS ARCHIVOS QUE SOLAMENTE PUEDEN CONSULTAR PERSONAS

AUTORIZADAS SE DENOMINAN:
Privados

MENCIONA EL MOBILIARIO PRINCIPAL QUE SE UTILIZA EN UN ARCHIVO:

Archivero

ANOTA CULES SON LOS PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS ARCHIVOS:

El incendio y la humedad de tal manera que garantizan a los

documentos de correr estos peligros y sus condiciones de
instalaciones, construccin y situacin.

QU ES LA DOCUMENTACIN? Es la ciencia que estudia los documentos