Teleconferencia:

ADMINISTRACION
DEL TIEMPO

Mg. Mara Soledad Rivas Urbina

Coordinadora de la Oficina de Atencin al Asegurado de
Emergencia del Hospital Almenara

La Administracin del Tiempo

Se puede definir como
una manera de ser y
una forma de vivir.
Hoy,
se
puede
considerar al tiempo
como uno de los
recursos
ms
importantes y crticos
de
los
administradores.

La Administracin del Tiempo

Como el tiempo no existe
en s, la administracin del
tiempo es la administracin
de si mismo; el manejo
adecuado de los recursos
en todo orden, ya que no
hay una sola realidad que se
sustraiga al tiempo.

El tiempo algunos conceptos.

El tiempo:
1 da = 24 horas; 1
hora = 60 minutos; 1
minuto = 60 segundos
Se administra el
tiempo?
se compra?
se presta?,
se ahorra?
es elstico?
Si no lo usas se

Carctersticas del Tiempo

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo
logramos organizar.
Puede ser un recurso escaso, si no se controla en
funcin de las prioridades que se le asignen a las
actividades diarias de los ejecutivos.
Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los
objetivos y metas que se planteen.
No se puede comprar.
No se puede atrapar, detener o regresar.
Es lo ms valioso que tienen los individuos, por lo que
hay que utilizarlo con el mximo grado de efectividad.

Problemas mas Comunes para

Administrar el Tiempo
La escasez del tiempo resulta
generalmente de una carga
de trabajo mal planeada y
distribuida.
Es frecuente que se trate de
hacer demasiado en un
tiempo muy corto.
Dejar
para
despues,
o
esperar el ultimo momento.

La Mala Administracin
del Tiempo
1. Tiene problemas con los plazos (no
respeta las fechas lmites). No
concreta.
2. Es impuntual.
3. Cuenta con excesivas horas de trabajo.
4. Deja las cosas para despus .
5. Toma decisiones precipitadas (no

considera las consecuencias de estas).

6. Dedica poco tiempo a la familia.
7. No identifica que es importante.
8. Teme delegar.
9. Tiene el escritorio desordenado.

La Buena Administracin
del tiempo
1. Claridad en sus pensamientos.
2. Logra sus objetivos, cumple sus
tiempos.
3. Tiene buena memoria (o eso aparenta).
4. No teme en enfrentar los problemas.
5. Es metdico.
6.. Es puntual.
7. Se muestra tranquilo.
8. Es objetivo / racional.
9. Hace un buen uso de la agenda /
registra.
10.Logra equilibrar trabajo / familia.

La Matriz de Administracin
del Tiempo

URGENTE
IMPORTANTE

NO URGENTE
IMPORTANTE

URGENTE
NO URGENTE
NO IMPORTANTE NO IMPORTANTE

La Matriz de Administracin del Tiempo

-

Hacerlo Ahora

Planificar

Crisis
personal,
familiar, - Prevencin, actividades de CP
laboral.
(Capacidad de produccin)
- Problemas apremiantes.
- Preparacin,
planificacin,
- Proyectos cuyas fechas vencen.
verdadera recreacin.
- Clarificacin de valores.
- Construir relaciones.
- Reconocer nuevas oportunidades.

Dedicar poco tiempo o

delegar
- Interrupciones, algunas
llamadas.
- Correos, algunos informes.
- Actividades populares y
cotidianas.
NO IMPORTANTE

Dejar de hacerla

-Trivialidades, ajetreo.
- Algunas cartas.
- Llamadas telefnicas.
- Perdidas de tiempo.
- Actividades agradables sin
importancia.
NO IMPORTANTE
Lo que importa ms, nunca debe estar
a merced de lo que importa menos
Goethe

NO URGENTE

URGENTE

IMPORTANTE

NO URGENTE

URGENTE

IMPORTANTE

I RESULTADOS

II

IV

Estrs.
Agotamiento.
Administracin de crisis.
Siempre apagando incendios.

III
Tiene que ver con resultados significativos que reclaman
atencin inmediata.
A las actividades se le denominan crisis o problemas
Consecuentemente las personas se agotan y se consumen.
Se encuentran orientadas al problema y trabajan a plazos.
El nico alivio que tienen es huir al cuadrante IV.

II

III Resultados

IV

Concentracin en plazos cortos.

Administracin de crisis.
Carcter de camalen, atento a la
reputacin.
Considera que las metas y planes
no valen la pena.
Se siente impotente, excluido del
control.
Relaciones muy frgiles o rotas.

La percepcin de urgencia para estas

personas estn en base a prioridades y
expectativas de los otros.

I
III

II

Resultados

IV

Total

irresponsabilidad.
Despido de los empleos.
Dependiendo de otros o
gobernado por apremios bsicos.

Las personas que dedican su tiempo casi

exclusivamente a los cuadrantes III y IV
llevan vidas bsicamente irresponsables.

El cuadrante II es el corazn de la administracin personal

efectiva.

II
Resultados

Visin, perspectiva.
Equilibrio.
Disciplina.
Control.
Pocas crisis.

Para parafrasear a Peter Drucker, las personas efectivas

no se orientan hacia los problemas (I)
sino
hacia
las
oportunidades
(II)piensan
preventivamente
Tienen alto poder para generar capacidad.

Como aplicar lo aprendido

1.En qu cuadrante te sueles colocar?

2. Qu tengo que hacer (situaciones prcticas) para manejar

mejor mis tiempos?

3. En qu me va a beneficiar que yo controle mejor mis

tiempos?

Los ladrones del tiempo.

Reunionitis - Causada por

reuniones "de coordinacin"

programadas o sin programar.

Telefonitis - Excesivas llamadas

telefnicas o interminables
llamadas telefnicas.

Meilitis - Una enorme cantidad d

correos electrnicos diarios.

Otros
Interrupciones.
Papeleos.

Ejercicio: Tenemos algn ladrn?

1. En porcentaje Cunto de horas al da estoy en reuniones?

2. En porcentaje Cunto de las horas al da estoy

haciendo llamadas telefnicas?

3. En promedio Cuntos correos electrnicos recibo al da?

Por donde empezar

Planifcate!:
El tiempo que lleva planificar se ve mejorado
con creces en la ejecucin.
Se proactivo!.

Organzate!:
Establece un sistema de trabajo.
Cada cosa en su lugar.
Lo que no se usa elimnalo!
Utiliza la agenda.

Utiliza las herramientas tecnolgicas.

Distracciones e interrupciones. El
fastidio: emocional, el ambiente.

Organizacin a travs de la
programacin
El primer principio de organizacin
es la misin personal

La clave para programar

actividades del cuadrante II, es la
planeacin semanal.
La planeacin es ms efectiva
cuando nos movemos en cascada, de
lo general a lo especifico.

Paso

Desarrolle una misin personal.

Paso 2

Identifique sus roles clave

Paso 3

Identifique sus metas.

Paso 4

Planee su semana.

Paso 5

Planee su da.

CUANTO VALE TU TIEMPO?

La noche haba cado ya; sin embargo, un pequeo haca grandes
esfuerzos por no quedarse dormido. El motivo bien vala la pena; estaba
esperando a su pap. Los traviesos ojos iban cayendo pesadamente
cuando se abri la puerta.
El nio se incorpor como impulsado por un resorte y solt la pregunta
que

lo

tena

tan

inquieto:

- Pap, cunto ganas por hora?, dijo con ojos muy abiertos.
Su padre entre molesto y cansado, fue tajante en su respuesta:
- Mira hijo, eso ni siquiera tu madre lo sabe, no me molestes y vete a
dormir que ya es tarde.
- Si pap, pero por favor solo dime, a cunto te pagan por una hora de
trabajo?, reiter suplicante el nio.
Contrariado,
- Cien pesos.

el

padre

apenas

abri

la

boca

para

decir:

CUANTO VALE TU TIEMPO?

- Oye pap, me podras prestar cincuenta pesos?, pregunt el pequeo.
El padre se enfureci y tom al pequeo del brazo y en tono brusco le dijo:
- As que por eso quieres saber cuanto gano no?, vete a dormir y no sigas

fastidiando chico aprovechado.

El nio se alej tmidamente. Al meditar lo sucedido el padre comenz a sentirse
culpable. Tal vez necesita algo, pens, y queriendo descargar su conciencia se

asom

al

cuarto

de

su

hijo.

Con

voz

suave

le

pregunt:

- Duermes hijo?
- Dime pap, respondi ste entre sueos.
- Aqu tienes el dinero que me pediste.
- Gracias pap, susurr el nio mientras meta su manita debajo de la almohada
de

donde

sac

varias

monedas.

- Ya complet!!, grit jubiloso, tengo cien pesos..... Pap, me podras vender

una hora de tu tiempo?