Luis Angel Gil Gambarte

INFORME DEL ESTADO DEL PROYECTO

Vamos a crear un informe de estado que presenta los indicadores clave, como por ejemplo el
estado del presupuesto o de la programacin de las tareas, como "una luz" roja, amarilla o
verde (un smbolo de vieta), como si se tratase de un semforo, bajo un campo que vamos a
definir y a personalizar.
Tras abrir un archivo de proyecto con tareas definidas, vamos a realizar los siguientes pasos
razonadamente:
1.- Elegir Ms Vistas en la Barra de Vistas (tambin, Men de Ver - Ms vistas...).
2.- En la lista de posibles vistas que aparece, seleccionar Hoja de Tareas y pulsar el botn
Aplicar. (Siempre que aparezca una lista de elementos entre los que poder elegir uno, la lista,
suele aparecer ordenada alfabticamente y solo con pulsar la tecla de la letra inicial del
elemento deseado, el selector se ubica en el primer elemento de la lista que comience por
dicha letra. De este modo nos aproximamos rpidamente el elemento perseguido. En nuestro
caso pulsaramos la letra H porque buscamos el elemento llamado Hoja de tareas).
3.- A continuacin, seleccionar Personalizar en el Men Herramientas y elegir Campos. No
olvidemos que deseamos definir un nuevo campo para mostrar en nuestra vista.
4.- Seleccionar el botn de opcin Tarea
. En nuestro caso, deseamos
definir un campo que tiene que ver con las tareas, por eso nos hemos ubicado previamente
en la vista Hoja de Tareas. Si deseramos crear un campo referente a los recursos,
seleccionaramos la casilla de opcin en Recurso.
5.- Seleccionar Nmero en la lista desplegable del cuadro Tipo:

. En nuestro caso vamos a definir un campo de naturaleza

numrica y a l, le asociaremos una formula (que resuelva unos clculos) para que el
resultado de aplicar esa frmula se muestre en el campo.
6.- De los campos presentados, vamos a realizar la personalizacin basndonos en uno de
ellos, por ejemplo en el primero llamado, de momento, Nmero1. Nos situamos en el campo
Nmero1.
7.- Vamos a cambiarlo de nombre mediante el botn de Cambiar nombre
Lo llamaremos Sobrepresupuestado, por ejemplo.

8.- Seleccionar ahora, ese campo Sobrepresupuestado (Nmero1) en el cuadro central de

lista.
9.- Para este campo personalizado, es ahora cuando tenemos que definir la frmula que le
vamos a asociar. Para ello, pulsar el botn Frmula
en el apartado Atributos
Personalizados. Quienes hayan trabajado con Microsoft Access, el panel que aparece
recuerda al panel llamado Generador de Expresiones. El panel que aparece es el siguiente:

Luis Angel Gil Gambarte GILGAMBARTE

Luis Angel Gil Gambarte

En la frmula personalizada, vamos a evaluar la variacin de costes de cada tarea de la

siguiente manera:
- Si el costo de una tarea no supera el 30% sobre la Lnea Base (costo previsto), la
frmula asigna el nmero 30 a la tarea.
- Si est sobre un 20%, le asigna un 20.
- Y si est sobre un 10%, un valor de 10.
En este caso, la frmula va a utilizar la funcin que sirve para resolver preguntas. En Excel es
la funcin SI, en Access es la funcin SIINM y en MS Project es la funcin IIF. Nos
ayudaremos de los botones Campo y Funcin para poder desarrollar la frmula, o bien la
escribiremos sobre el panel central:

Luis Angel Gil Gambarte GILGAMBARTE

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La frmula quedar como sigue:

IIf([Costo]<>0;IIf([Costo]<[Costo previsto]*1,2;IIf([Costo]<[Costo previsto]*1,1;10;20);30);0)

10.- Pulsar el botn Aceptar para reemplazar todos

Sobrepresupuestado. (Se pide confirmacin, que aceptamos).

los

datos

del

campo

11.- Pulsar el botn Indicadores Grficos en el apartado Valores que mostrar en el cuadro
de dilogo Personalizar Campos. Con esto vamos a especificar de que forma esttica
deseamos que se muestre ese campo. En vez de los valores, desearemos visualizar un
indicador o smbolo, que mediante colores nos permita identificar de mejor manera los
diferentes estados y valores para este campo. Esto se puede hacer para cualquier otro
campo tambin. En resumen, se puede especificar un indicador grfico nico a visualizar,
dependiendo
del
valor
del
campo
para
cada
tarea.

12.- En el panel que se presenta ahora, deberemos fijar, una especie de formato condicional
para los diferentes juegos de valores del campo (recuerda a Formato condicional de Microsoft
Excel).
Si el valor es igual a 10, la imagen que se mostrar en el campo ser
.
Si el valor es igual a 20, la imagen que se mostrar en el campo ser

Si el valor es igual a 30, la imagen que se mostrar en el campo ser

El panel quedar del siguiente modo:

En la columna Imagen, existen numerosos indicadores con bolitas, banderitas, cuadraditos...

Luis Angel Gil Gambarte GILGAMBARTE

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13.- Tras Aceptar los dos paneles en los que estamos trabajando, el campo personalizado ya
est definido. Solo falta Visualizar este campo llamado Sobrepresupuestado en la Tabla
Costo. Como? Del modo en que se incorpora o inserta una columna en una tabla de MS
Project. Mediante el Men de contexto - Insertar Columna.
Se selecciona el campo que se acaba de definir (Sobrepresupuestado), se le asigna un ttulo
para que aparezca en la primera fila de cabecera...

... Y en la tabla activa (deber ser la tabla de Costo para la vista Hoja de Tareas), aparecern
los indicadores representando los diferentes estados de los costos comparados con los
presupuestados. Veamos:

Para comprobar los colores, hemos provocado una variacin de costo sobre el proyecto del
arquitecto asignando a una jornada de esa tarea un costo real de 2000, el doble (excede el
30% y por lo tanto se representar en bola de color rojo) de lo previsto que eran 1000 .
Nota: Para conocer el valor numrico (recordemos que este campo es numrico) que, por
ejemplo un indicador en color rojo, tiene debajo, basta con mantener el puntero del ratn sobre
el indicador grfico un instante y se muestra en un pequeo panel de sugerencia. En el caso de
la bola roja, el valor es 30.

Por supuesto, a medida que los valores en el proyecto varen, los indicadores podrn cambiar
de estado.

Luis Angel Gil Gambarte GILGAMBARTE