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ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE

CHIMBORAZO

TEMA: TABLAS DINMICAS Y GRFICOS DINMICOS, SUB


TOTALES, FORMULARIOS, FILTROS, MACROS.

DATOS:
NOMBRE: JESSICA YUNGA
CARRERA: ING. EN CONTABILIDAD Y AUDITORA
FACULTAD: ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
ESCUELA: CONTABILIDAD Y AUDITORA
SEMESTRE: SEGUNDO
PARALELO: 3
MATERIA: INFORMTICA 1
DOCENTE: ING. CARLOS EBLA
FECHA: RIOBAMBA, 14 DE JUNIO DEL 2014

TABLA DE CONTENIDO
JUSTIFICACIN.............................................................................................. I
OBJETIVOS.................................................................................................... II

GENERAL............................................................................................... II

ESPECFICO........................................................................................... II

INTRODUCCIN........................................................................................... III
CAP. I TABLAS DINMICAS Y GRAFICOS DINMICOS...........................1
1.1

Crear tablas dinmicas..........................................................................1

1.1.1 Importe para cada Referencia en cada Mes............................................3


1.1.2 Eliminar una tabla dinmica..................................................................5
1.2 Aplicar filtros a una tabla dinmica...............................................................5
1.3

Obtener promedios en una tabla dinmica................................................6

1.4 Graficas con tablas dinmicas.....................................................................7


CAP. II SUB TOTALES.................................................................................. 8
2.1 Funcin SUBTOTALES.............................................................................. 8
2.1.1 Sintaxis.............................................................................................. 9
2.1.2 Nm. funcin...................................................................................... 9
2.1.3 Observaciones.................................................................................... 9
2.2 Subtotales en Excel................................................................................. 10
2.3 El botn Subtotal en Excel........................................................................12
CAP. IIl FORMULARIOS............................................................................. 14
3.1 Formulario de datos................................................................................. 14
3.2

Modificar la estructura de la tabla...................................................16

3.3

Estilo de tabla..................................................................................... 17

3.4 Ordenar una tabla de datos......................................................................18


CAP. IV FILTROS........................................................................................ 20
4.1 Filtrar el contenido de la lista....................................................................20
4.2 Utilizar Filtros avanzados.........................................................................20
CAP. V MACROS........................................................................................ 21

5.1 Definicin de macros............................................................................... 21


5.2 Introduccin........................................................................................... 22
5.3 Crear un macro automticamente..............................................................22
5.4 Ejecutar macro....................................................................................... 24
5.5 Crear un macro manualmente...................................................................25
5.6 Guardar archivos con macro.....................................................................26
5.6.1 Dale un nombre y el archivo se almacenar..........................................27
NDICE DE PALABRAS................................................................................. 1
CONCLUSIONES........................................................................................... 2
GLOSARIO DE TRMINOS........................................................................... 3
WEB GRAFA................................................................................................. 4
BIBLIOGRAFA.............................................................................................. 4

TABLA DE IMGENES
Imagen
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Imagen
Imagen

1 tabla dinmica........................................................................................... 1
2 cuadro de dilogo......................................................................................2
3 crear tabla dinmica..................................................................................2
4 panel de la pantalla derecha.....................................................................3
5 campus de informe....................................................................................3
6 resultado de la tabla..................................................................................4
7 pestaa de opciones..................................................................................4
8 datos de Excel........................................................................................... 5
9 rotulo de columna......................................................................................6
10 configuracin de campo de valor.............................................................7
11 herramientas........................................................................................... 7
12 grafico de Excel.......................................................................................8
13 ejemplo de subtotales............................................................................10
14 ventana de filtro....................................................................................11
15 datos de Excel.......................................................................................11
16 esquema del subtotal............................................................................12
17 subtotales.............................................................................................. 12
18 insertan subtotales................................................................................12
19 datos de Excel.......................................................................................13
20 formularios de datos..............................................................................13
21 abril formularios.....................................................................................14
22 barra de acceso para formularios..........................................................14
23 estructura de la tabla............................................................................15
24 estilo de tabla........................................................................................16
25 hoja de calculo.......................................................................................17
26 ordenador..............................................................................................18
27 opcin de ordenador..............................................................................18
28 filtro avanzado.......................................................................................20
29 ventana de macros................................................................................21
30 grabar marco......................................................................................... 22
31 nombre de macro..................................................................................23
32 agregar procedimiento..........................................................................24
33 guardar todo..........................................................................................25
34 donde guardar.......................................................................................26
35 alerta de macro.....................................................................................27

JUSTIFICACIN
El inters que tenemos para investigar es no conocer ciertas palabras. Es muy
importante tener todo el conocimiento necesario para realizar un documento. El
investigar es de mucha utilidad ya que desarrolla nuestra capacidad mental
esto nos permite tener grandes conocimientos en nuestra vida.
Con el desarrollo de esta investigacin tenemos beneficios muy buenos ya que
al hacer estas investigaciones tenemos el propsito de tener muchos
conocimientos para poner en prctica todo lo aprendido o investigado 1.
Esta investigacin es factible debido a que contamos con la avanzada
tecnologa del internet, podemos averiguar muchos conceptos acerca del tema
que se necesita saber.

1 Jessica yunga
1

OBJETIVOS

GENERAL.
Se investiga para tener un conocimiento ms amplio acerca de estas
tablas dinmicas, sub totales, formularios, filtros y macros saber cmo y
cundo utilizar todo lo que posee, para poder realizar un trabajo bueno y
poner en prctica todo lo aprendido.

ESPECFICO.
Cuando haya posibilidad de hacer un trabajo apliquemos todo nuestro
conocimiento aprendido acerca de las tablas dinmicas, sub totales,
formularios, filtros y macros lo gamos con todas las bases que tenemos
y aplicaremos los pasos necesarios para realizar una buena
presentacin con Excel ya que estos temas se trabaja con este
programa.

INTRODUCCIN
El tema del trabajo a investigar es que son tablas dinmicas, sub totales,
formularios, filtros y macros. El propsito de realizar este trabajo es tener un
conocimiento sobre el tema a investigar saber para qu sirven como se realiza,
en que pasos puede ir, como aplicarlos, etc. Muchas veces se tiene el concepto
de que realizar un trabajo en Excel es la manera ms fcil pero aplicando todos
los procedimientos nos resulta complicado ya que no tenemos las bases
suficientes para realizarlo correctamente un programa en Excel.
Cuando no tenemos el conocimiento de cmo realizar un trabajo, deber, tarea,
etc. lo debemos averiguar e informarnos y encontrar la informacin necesaria
que necesitemos saber, en estos casos tenemos el internet, es ah es donde
averiguamos todas nuestras inquietudes, dudas que tenemos, muchas veces
tambin nos brindan ayuda los docentes que ponemos en prctica todo lo que
nos ensean para que as cuando nos envi un deber lo gamos correctamente
y bien presentado.

ESPOCH

INFORMTICA 1

CAP. I TABLAS DINMICAS Y GRAFICOS DINMICOS


1.1 Crear tablas dinmicas
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de
doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica
porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando
la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...
Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo ms parecido a una
consulta de referencias cruzadas, pero con ms interactividad.
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya
tenemos.
Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos
dinmicos.

Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn
con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad
comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar

mejor las ventas de cada artculo en cada mes.


Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla
dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al
pie del botn para crear un grfico dinmico).

1
Imagen 1 tabla dinmica
Fuente: Excel 2010

ESPOCH

INFORMTICA 1

Imagen 2 cuadro de
dilogo
Fuente: Excel 2010

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu


podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos
analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

Imagen 3 crear tabla dinmica


Fuente: Excel 2010

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de


celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos
desde otra fuente diferente a Excel. 2
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos
seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

2 Microsoft Excel
2

ESPOCH

INFORMTICA 1

Im
agen 4 panel de la pantalla derecha
Fuente: Excel 2010

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos
en la tabla dinmica.
Con esta herramienta podramos contruir una tabla dinmica con la siguiente
estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

- En el resto de la tabla incluiremos el total del


1.1.1 Importe para cada Referencia en cada Mes.

3
Imagen 5 campus de informe
Fuente: www.google.com

ESPOCH

INFORMTICA 1

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos
listados a su lugar correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a
MES a
y finalmente el campo
seccin
.

, el campo
IMPORTE a la

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Imagen 6 resultado de la tabla


Fuente: Excel 2010

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el


campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses
y en el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:

Imagen 7 pestaa de opciones


Fuente: Excel 2010

El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento


podremos quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y
obtener otros resultados sin casi esfuerzos. 3

3 Segn http://www.aulaclic.es
4

ESPOCH

INFORMTICA 1

Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos


la siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:

Imagen 8 datos de Excel


Fuente: Excel 2010

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios campos en


la seccin Valores el rtulo
aparecer en una las secciones de
rtulos, si te aparece en Rtulos de columna despliega la lista asociada a l y
selecciona la opcin Mover a rtulos de fila.
1.1.2 Eliminar una tabla dinmica.
Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en
su totalidad y presionar la tecla Supr.
1.2 Aplicar filtros a una tabla dinmica

ESPOCH

INFORMTICA 1

Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y
as visualizar nicamente los que nos interesen en un momento determinado.
Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn
acompaados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista
desplegable.
Imagen 9 rotulo de columna

Por ejemplo, si pulsamos


sobre la flecha del rtulo Rtulos de columna nos
Fuente: Excel 2010
aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses
disponibles en la tabla con una casilla de verificacin en cada uno de ellos para
indicar si los queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las
opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses
desaparecern de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos
visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar
todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para
cerrar y dejarlo como estaba.4
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms
complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artculos con
referencia 1236 de Abril.

1.3 Obtener promedios en una tabla dinmica

4 Segn http://www.aulaclic.es
6

ESPOCH

INFORMTICA 1

Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con
sumatorio, puede interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden

ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc.

Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que


queremos rectificar y hacer clic con el botn derecho del ratn, nos aparece un
men emergente con diferentes opciones, debemos escoger la
opcin Configuracin de campo de valor... y nos aparece un cuadro de
dilogo como el que vemos en la imagen.
En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el
resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.
Tambin
botn

podemos

abrir

el

cuadro

de

dilogo

con

el

de la pestaa Opciones.
Imagen 10 configuracin de campo de valor
Fuente: www.google.com

1.4 Graficas con tablas dinmicas


Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el
botn Grfico dinmico de la pestaa Opciones.

Imagen 11 herramientas

ESPOCH

INFORMTICA 1
Fuente: Excel 2010

Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o
nos convenga ms segn los datos que tenemos.
Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all
deberemos escoger el grfico que ms nos convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vio
en el tema de grficos.

Imagen 12 grafico de Excel


Fuente: Excel 2010

CAP. II SUB TOTALES


2.1 Funcin SUBTOTALES
Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es ms fcil
crear una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del
grupo Esquema de la ficha Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede
cambiarse modificando la frmula SUBTOTALES.5

5 Segn google.com
8

ESPOCH

INFORMTICA 1

2.1.1 Sintaxis
SUBTOTALES (nm_funcin;valor1, valor2, ...)
2.1.2 Nm. funcin
Es un nmero de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de 101 a 111 (pasa por
alto valores ocultos) que indica qu funcin debe utilizarse para calcular los
subtotales dentro de una lista.
Valor1, valor2
son de 1 a 254 rangos o referencias para los cuales desea
calcular el subtotal.
2.1.3 Observaciones

Si hay otros subtotales dentro de valor1 (o subtotales anidados), estos


subtotales anidados se pasarn por alto para no repetir los clculos.

Para las constantes nm_funcin de 1 a 11, la funcin SUBTOTALES


incluye los valores de las filas ocultas por el comando Ocultar filas, situado bajo el
submen Ocultar y mostrar del comando Formato del grupo Celdas de la
ficha Inicio. Utilice estas constantes cuando desee calcular subtotales de los
nmeros ocultos y visibles de una lista. Para las constantes nm_funcin de 101 a
111, la funcin SUBTOTALES pasa por alto los valores de filas ocultos por el
comando Ocultar filas. Utilice estas constantes cuando slo desee calcular
subtotales de los nmeros visibles de una lista.

La funcin SUBTOTALES pasa por alto las filas que no se hayan incluido
en el resultado de un filtro, independientemente del valor de nm_funcin que
utilice.

La funcin SUBTOTALES est diseada para columnas de datos o


rangos verticales. No est diseada para filas de datos ni para rangos horizontales.
Por ejemplo, cuando desea calcular el subtotal de un rango horizontal mediante un
nm_funcin de 101 o superior, como SUBTOTALES (109,B2:G2), si oculta una
columna no afecta al subtotal. Sin embargo, si oculta una fila en un subtotal de un
rango vertical, s afectar al subtotal.

Si alguna de las referencias es una referencia 3D, SUBTOTALES


devolver el valor de error #VALOR!.
Ejemplo
El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia a una hoja de clculo en
blanco.

ESPOCH

INFORMTICA 1

A
1
2
3
4
5

Datos
120
10
150
23
Frmula

Descripcin (resultado)

=SUBTOTAL(9;A2:A5)

Subtotal de la columna anterior obtenido con la funcin


SUMA (303)

=SUBTOTAL(1;A2:A5)

Subtotal de la columna anterior obtenido con la funcin


PROMEDIO (75,75)

2.2 Subtotales en Excel


Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de informacin,
los subtotales en Excel nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor
la informacin. Excel permite agregar subtotales de una manera muy sencilla.
Supongamos la siguiente tabla de datos de donde quiero obtener
los subtotales de ventas por cada mes:

10

ESPOCH

INFORMTICA 1

Imagen 13 ejemplo de subtotales


Fuente: Excel 2010

Lo primero que debo hacer es ordenar los datos por la columna sobre la cual
se obtendrn los subtotales. Para este ejemplo ordenar los datos por la
columna Mes. La columna se ordena haciendo clic en cualquier celda de la
columna y posteriormente seleccionado el comando Ordenar de ms antiguos
a ms recientes que se encuentra dentro de la ficha Inicio.6

Imagen 14 ventana de filtro


Fuente: www.google.com

6 Segn google.com
11

ESPOCH

INFORMTICA 1

La tabla quedar ordenada por mes.

Imagen 15 datos de Excel


Fuente: Excel 2010

2.3 El botn Subtotal en Excel


Para realizar la insercin de los subtotales en Excel debo pulsar el comando
Subtotal que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Esquema.

Imagen 16 esquema del subtotal


Fuente: Excel 2010

Excel mostrar el cuadro de dilogo Subtotales.

12

ESPOCH

INFORMTICA 1

Imagen 17 subtotales
Fuente: Excel 2010

Me debo asegurar de que la primera lista desplegable tenga seleccionada la


opcin Mes ya que indica que para cada cambio de mes se insertar un
subtotal. Adems utilizar la funcin Suma y la columna Ventas que aparecen
seleccionadas. Al hacer clic en Aceptar se insertarn los subtotales.

Imagen 18 insertan subtotales


Fuente: aula clic.com

Observa cmo Excel ha insertado una fila nueva que contiene el subtotal para
cada mes. Adems a la izquierda de la hoja de clculo Excel coloca controles
adicionales que son tiles para ocultar o mostrar los grupos de datos de
acuerdo a los subtotales. Al hacer clic en alguno de ellos el grupo
correspondiente se expande o se contrae: 7

7 Segn http://es.thefreedictionary.com/integrados
13

ESPOCH

INFORMTICA 1

Imagen 19 datos de Excel


Fuente: Excel 2010

CAP. IIl FORMULARIOS


3.1 Formulario de datos
Es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad
una fila entera de datos (un registro).

Imagen 20 formularios de datos


Fuente: Excel 2010

14

ESPOCH

INFORMTICA 1

Imagen
21 abriltenemos
formularios
Para abrir el formulario
de datos,
que posicionarnos en la lista para
Fuente: aula clic.com

que est activa, y pulsar en el icono Formulario .


Como esta opcin no est directamente disponible en la Cinta de opciones,
podemos aadirla a la Barra de acceso rpido, de la forma que ya vimos.
Pulsando el Botn Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el
icono Formulario..., en la seccin de Comandos que no estn en la cinta de

opciones.

Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:


Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro que est activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.

15
Imagen 22 barra de acceso para formularios
Fuente: Excel 2010

ESPOCH

INFORMTICA 1

Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda.


Cerrar: Cierra el formulario.
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el
registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los
campos podemos utilizar las teclas de tabulacin), si nos hemos equivocado y
no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botn Restaurar, si
queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se
posicionar en un registro vaco, slo nos quedar rellenarlo y
pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente.
Despus de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si
queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic
en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los
botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro
concreto introduciendo un criterio de bsqueda. Pulsamos en el
botn Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de
bsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de
botones aparece la palabra Criterios.

Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre,


escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botn Buscar Siguiente, Excel
vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.

3.2 Modificar la estructura de la tabla

Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla, podemos seleccionar un


nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben
permanecer en la misma
posicin,
as que
Imagen
23 estructura
de slo podremos aumentar y disminuir
8
la tabla
filas.
Fuente: Excel 2010

Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o


8 Segn http://es.thefreedictionary.com/integrados
16

ESPOCH

INFORMTICA 1

encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha.


Cuando necesitemos aadir una fila al final de la tabla para continuar
introduciendo datos, slo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la ltima
celda y aparecer una fila nueva.
Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla,
nos posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos
la opcin correspondiente desde el men Insertar, en la pestaa de Inicio o
en el men contextual de la tabla.
Para eliminar filas o columnas,
deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas o Columnas de
la tabla en el men Eliminar, disponible en la pestaa de Inicio y en el men
contextual de la tabla.
Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando
la tecla SUPR, eliminamos los datos seleccionados, pero no la estructura de la
tabla.

Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR.


Si deseamos eliminar la estructura d ela tabla, pero conservar los datos en la
hoja, entonces pulsamos
tabla.

3.3

en la pestaa de Diseo de la

Estilo de tabla

Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte
elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la
Imagen 24 estilo de
pestaa Diseo tabla
de la tabla.
Fuente:
www.google.com

17

ESPOCH

INFORMTICA 1

En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros


aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o
se muestre un resaltado especial en la primera o ltima columna.
Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla.
Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo,
fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de clculo.

Imagen 25 hoja de calculo


Fuente: Excel 2010

En est tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las


opciones Primera y ltima columna.
3.4 Ordenar una tabla de datos
A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir,
ordenar por un nico campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el
primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido,
despus podemos acceder a la pestaa Datos y pulsar sobre Ordenar... y
escoger el criterio de ordenacin o bien pulsar sobre uno de los
botones
de la seccin Ordenar y filtrar para que la ordenacin sea
ascendente o descendente respectivamente. Estos botones tambin estn
disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaa junto al
encabezado de la columna.
Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo
ordenar la lista por el primer apellido ms la fecha de nacimiento, en la
pestaa Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de
dilogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que
queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para aadir un campo), si
ordenamos segn el valor de la celda, o por su color o icono 9(en Ordenar
9 Segn http://www.aulaclic.es
18

ESPOCH

INFORMTICA 1

Segn), y el Criterio de ordenacin, donde elegimos si el orden es alfabtico


(A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si
en la columna de la tabla se guardan los nombres de das de la semana o
meses, la ordenacin alfabtica no sera correcta, y podemos escoger una lista
donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que
creamos conveniente, y as el criterio de ordenacin seguir el mismo
patrn.

Imagen 26 ordenador
Fuente: Excel 2010

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,


aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos
se ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los
dems niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve
para abrir el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar
ms opciones en el criterio de la ordenacin.

Imagen 27 opcin de ordenador


Fuente: Excel 2010

19

ESPOCH

INFORMTICA 1
CAP. IV FILTROS

4.1 Filtrar el contenido de la lista


Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados
en la lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algn
criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
- Utilizando el Autofiltro.
- Utilizando filtros avanzados.
Utilizar el Autofiltro.
Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a
las cabeceras de campos (si por algn motivo no aparecieran, podemos
hacerlas aparecer con el menDatos -- Filtro --Autofiltro).
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece
un men desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para
realizar el filtro.
Por ejemplo, si seleccionamos moreno, Excel filtrar todos
los registros que tengan moreno en el 1er apellido y las
dems filas 'desaparecern' de la lista. Para indicarnos que
hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia
de color.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Todas),
reaparecern todos los registros de la lista.
4.2 Utilizar Filtros avanzados
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms compleja,
utilizaremos el cuadro de dilogo Filtro avanzado. Previamente deberemos
tener en la hoja de clculo, unas filas donde indicaremos los criterios del
filtrado.

20

ESPOCH

INFORMTICA 1

Imagen 28 filtro avanzado


Fuente: www.google.com

Para abrir el cuadro de dilogo Filtro


men Datos - Filtro - Filtro Avanzado....

avanzado,

acceder

al

Rango de la lista: Aqu especificamos los registros de la lista a los que


queremos aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aqu seleccionamos la fila donde se encuentran los
criterios de filtrado (la zona de criterios).

Tambin podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar,
seleccionando la opcin Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el
campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirn el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de registros
(filas con exactamente los mismos valores) desaparecern.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al
men Datos - Filtro - Mostrar todo.

CAP. V MACROS

21

ESPOCH

INFORMTICA 1

5.1 Definicin de macros


En qu nos pueden ayudar y cmo crear macros automticamente. 10Esta
unidad tratar de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en
profundidad con el lenguaje de programacin utilizado por MS Excel, el
Visual Basic Application (VBA), ya que esto ocupara un curso entero y se
sale del objetivo del curso.

5.2 Introduccin
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos
definido con una serie de caractersticas especficas como puedan ser el
tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los clculos y
caractersticas similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro
si disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y
fusionarlas en una sola, aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro
que al pulsar sobre l realice todas esas tareas.
5.3 Crear un macro automticamente
La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el
grabador de macros del que dispone Excel.

Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que


posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos
11
modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programacin.
Imagen 29 ventana de
macros
Fuente: Excel 2010

Para grabar una macro debemos acceder a la pestaa Vista y despliega el


submen Macros y dentro de este submen seleccionar la opcin Grabar
macro...
10 Segn http://www.aulaclic.es
11 Segn http://www.aulaclic.es
22

ESPOCH

INFORMTICA 1

Adems de esta opcin en el men podemos encontrar las siguientes


opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese
libro.
Usar referencias relativas - Con esta opcion utilizaremos referencias
relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la
celda inicial seleccionada.

Imagen 30 grabar marco


Fuente: Excel 2010

Al seleccionar la opcin Grabar macro..., lo primero que vemos es el


cuadro de dilogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la
macro (no est permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la
macro).
Podemos asignarle un Mtodo abreviado: mediante la combinacin de
las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema est en encontrar una
combinacin que no utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro
activo, en el libro de macros personal o en otro libro.
En Descripcin: podemos describir cul es el cometido de la macro o
cualquier otro dato que creamos conveniente.

Para comenzar la grabacin de la macro pulsamos el botn Aceptar y a


continuacin, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este
botn en la barra de estado
detener la grabacin.

donde tenemos la opcin de

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar,


es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya
que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la

23

ESPOCH

INFORMTICA 1

macro, la seleccin nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de


rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos
sobre el botn Detener
de la barra de estado, o accediendo al men
de Macros y haciendo clic en
.
5.4 Ejecutar macro
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que
queramos.
Antes de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de
macro que sea, ser necesario seleccionar o no las celdas que queramos

queden afectadas por las acciones de la macro.12


Por ejemplo si hemos creado una macro que automticamente da formato
a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas
previamente antes de ejecutar la macro.

Para ejecutar la macro debemos acceder al men Ver Macros..., que se


encuentra en el men Macros de la pestaa Vista, y nos aparece el cuadro
de dilogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista
con las macros creadas.
Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botn Ejecutar. Se
cerrar el cuadro y se ejecutar la macro. 13
En cuanto al resto de botones:
Imagen 31 nombre de macro

12 Segn http://www.aulaclic.es

Fuente: www.google.com

13 Segn www.fermu.com/es/articulos
24

ESPOCH

INFORMTICA 1

Cancelar - Cierra el cuadro de dilogo sin realizar ninguna accin.


Paso a paso - Ejecuta la macro instruccin por instruccin abriendo el editor
de programacin de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para
modificar el cdigo de la macro. Estos dos ltimos botones son para los
que sapan programar.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la
tecla de mtodo abreviado (combinacin de teclas que provoca la
ejecucin de la macro sin necesidad de utilizar el men) y
la descripcin de la macro.

5.5 Crear un macro manualmente


Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de
programacin en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje
de programacin en el que se basa el VBA de Excel. Si no tienes esta base
puedes saltarte este punto del tema.
Si quieres recordar los conceptos bsicos de programacin, visita nuestro
bsico
.
Primero debemos abrir el editor Visual Basic presionando la combinacin de
teclas Alt + F11.
Para ver el entorno de desarrollo de programacin del editor Visual
Basic visita nuestro bsico
.
Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un mdulo de
trabajo que es donde se almacena el cdigo de las funciones o
procedimientos de las macros. Para insertar un mdulo accedemos al
men Insertar Mdulo.
A continuacin debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una funcin
(en el caso que devuelva algn valor), o si por el contrario es un
procedimiento (si no devuelve ningn valor).
Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al
men Insertar Procedimiento...

25
Imagen 32 agregar procedimiento
Fuente: Excel 2010

ESPOCH

INFORMTICA 1

Nos aparece un cuadro de dilogo como vemos en la imagen donde le damos


el Nombre: al procedimiento/funcin sin insertar espacios en su nombre.
Tambin escogemos de qu Tipo es, si es un Procedimiento, Funcin o es
una Propiedad.
Adems podemos seleccionar el mbito de ejecucin. Si lo ponemos
como Pblico podremos utilizar el procedimiento/funcin desde cualquier otro
mdulo, pero si lo creamos como Privado solo podremos utilizarlo dentro de
ese mdulo.
Una
vez
procedimiento y el
sobre Aceptar y se
donde
escribimos
para
definir
la

seleccionado
el
tipo
de
mbito
presionamos
abre el editor de Visual Basic
las instrucciones necesarias
macro.

Imagen 33 guardar
todo
Fuente: Excel 2010

26

ESPOCH

INFORMTICA 1

5.6 Guardar archivos con macro


Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos
creado se almacenen con el resto de las hojas de clculo
deberemos utilizar un tipo de archivo diferente.
Para ello deberemos ir al Botn Office y seleccionar la opcin Guardar
como.
Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como. En el
desplegable Guardar como tipo seleccionar Libro de Excel habilitado
para macros (*.xlsm).

Imagen 34 donde guardar


Fuente: Excel 2010

.
27

ESPOCH

INFORMTICA 1

5.6.1 Dale un nombre y el archivo se almacenar.


Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrar
este anuncio bajo la banda de opciones:

Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como


estn compuestas por cdigo podran realizar acciones que fuesen
perjudiciales para nuestro equipo.
Si confas en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has
creado t pulsa el botn Opciones para activarlas.
Aparecer este cuadro de dilogo:

Imagen 35 alerta de macro


Fuente: Excel 2010

Selecciona la opcin Habilitar este contenido y pulsa Aceptar.14

14 Segn www.fermu.com/es/articulos
28

NDICE DE PALABRAS
A
alfabtica, 19
alto, 9
Application, 22
avanzado, 4, 20

L
Libro, 26

M
Macros, 27

C
O

clic, 7
comenzar, 23
Copiar, 20
Criterios, 16
cuadro, 7

ocupara, 22
Opciones, 25

P
D

Datos, 20

Paso, 24
pestaa, 18
promedios, 6

E
elegante, 17
encogiendo, 17
estructura, 16
Excel, 10

R
registros, 16, 20, 21

S
F

submen, 9

Filtro, 20, 21

tabla, 17
tareas, 22

guardamos, 26

U
I

internet, III

utilizaremos, 20

CONCLUSIONES
En conclusin podemos decir que debemos informar correctamente de
todo acerca del programa de Excel ya que no tenemos mucho
conocimiento de cmo trabajar con este programa. Al saber utilizar este
programa es de mucha ayuda para poder realizar nuestros proyectos a
futuro y tener un excelente trabajo segn a lo que nos pida.
Debemos dirigirnos a la persona que nos sepa brindar su conocimiento
para poder aplicar, todos los pasos de lo que contiene Excel. Todas las
personas debemos de recibir un curso esto nos ayudara a capacitarnos
acerca de la tecnologa ya que en la informtica se ven muchos
programas que cambian constantemente.
Investigar en internet nos sirve de mucha ayuda ya que ah podemos
buscar todo lo que no comprendemos por ejemplo al observar videos,
imgenes, etc. conocemos cosas de las cuales no tenemos ningn
conocimiento. Es muy importante tener el servicio de internet ya que ah
recurrimos constantemente para buscar el significado de las palabras
que no entendemos.15
Excel es un programa que nos permite crear tablas presupuestos donde
podemos trabajar magnticamente es mucho ms fcil y rpido de
realizar un trabajo.
La tecnologa avanza cada vez ms y todos debemos estar actualizados

para saber cmo utilizar cada programa donde se crean o renuevan


nuevas aplicaciones y as comprender mejor cada aplicacin que haya
pera realizar nuestro trabajo.

15 Segn Jessica Yunga

GLOSARIO DE TRMINOS
Suprimir: Hacer que desaparezca una cosa o que algo que exista deje de
existir. Ejemplo: eliminar.
Manual: Libro que recoge lo ms importante de una materia. Ejemplo: este
manual de matemticas es el recomendado por el profesor.
Galera: Habitacin larga y amplia, generalmente con muchas ventanas y
columnas.
Restablecer: Volver a establecer o a poner en un estado anterior.
Hipervnculo: es un enlace, normalmente entre dos pginas web de un mismo
sitio, pero un enlace tambin puede apuntar a una pgina de otro sitio web, a
un fichero, a una imagen, etc. Para navegar al destino al que apunta el enlace,
hemos de hacer clic sobre l. Tambin se conocen como hiperenlaces, enlaces
o links.
Automtico: Se aplica al mecanismo que funciona por s solo o que realiza,
total o parcialmente, su proceso sin ayuda de una persona. Ejemplo: las
mquinas automticas hacen posible que el hombre trabaje menos; es un reloj
automtico y no hay que darle cuerda.16
Integrado: Formar o componer un conjunto.

16 Segn http://es.thefreedictionary.com/integrados

WEB GRAFA
wikipases. (2009). Recuperado el 12 de Junio de 2014, de
http://certificacionword2010.wikispaces.com/
Aula Clic. (Septiembre de 2013). Recuperado el 12 de Junio de 2014, de
http://www.aulaclic.es/word-2013/t_17_5.htm
Diccionary. (s.f.). Recuperado el 12 de Junio de 2014, de
http://es.thefreedictionary.com/integrados.

BIBLIOGRAFA
Pascual, F. (s.f.). Informatica. En Domine Microsoft Office XP (pg. 300).
Bogota: Alfaomega Grupo Editor S.S.