POLITICA Y GESTION PARA EL MANEJO DE

ACTIVOS FIJOS EN LA U.S.C / ao 2006

CONTENIDO GENERAL DE LA PROPUESTA

1. Responsabilidades para el manejo y control general de Activos Fijos
2. Adquisicin de Activos
3. Categorizacin de Activos Fijos
4. Plaqueteo
5. Ingreso y registro de Activos al sistema AFUNO
6. Control fsico de Activos Fijos
7. Utilizacin y manejo en departamentos usuarios
8. Inventarios peridicos de control por parte de auditora Interna
9. Depreciaciones
10. Adiciones, retiros y valorizaciones
11. Poltica de capitalizacin
12. Ajustes por inflacin
13. Transferencia de Activos entre departamentos
14. Activos para mantenimiento o reparacin (Al interior de la USC)

15. Activos para mantenimiento o reparacin (fuera de la USC)

16. Prstamo de Activos (Al interior de la USC)
17. Prstamo de Activos (fuera de la USC)
18. Inventario fsico anual
19. Control fsico permanente por dependencias
20. Tramite de ajustes por: Bajas y Desuso de los Activos
21. Ventas de materiales, Activos usados y equipos en general
22. Donaciones de Activos de la USC
23. Donaciones Realizadas a la USC
24. Trmite a seguir con Elementos que ingresan y no son propiedad de la
Institucin
25. Trmite a seguir con Elementos de propiedad de contratistas, arrendatarios y
dems.
26. Sistematizacin del proceso
27. Formatos de soporte
28. Diagrama de responsabilidades
29. Disposiciones finales
30. Glosario

1. RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO Y CONTROL GENERAL DE

ACTIVOS FIJOS
La propiedad planta y equipo como componente de la posicin financiera reflejada en
los Estados Financieros requiere un manejo y control riguroso en forma permanente
ya que constituye el principal activo de la Institucin y componente bsico del
patrimonio que peridicamente dado su materialidad debe estar sujeto de evaluacin
de los entes que dictaminan dichos estados.
El enfoque de control debe estar orientado a:
1. Que los inventarios fsicos estn correctamente valorizados.
2. Que la informacin contable en pesos sea equivalente al inventario fsico.
3. Que los activos asignados a cada dependencia queden bajo la responsabilidad
de los empleados (Jefes del rea) no solamente en cuanto a su custodia sino
tambin en cuanto al manejo y conservacin; que a su vez puede ser delegado
a sus subalternos sin perder el sentido de la responsabilidad principal.
4. Que los aplicativos CGUNO y AFUNO permanezcan conciliados mes a mes
entre si, y con las existencias fsicas.
5. Que la codificacin de control fsico est
permanentemente y debidamente sistematizada.

unificada,

controlada

6. Que exista un control riguroso en cuanto a transferencias y movimientos de

activos dentro y fuera del Alma Mater, en todas las sedes que se encuentren
en funcionamiento.
7. Que las responsables del manejo y control acten coordinadamente en cuanto
a las funciones que les compete para el manejo de los activos fijos.
Lo anterior implica que la informacin de activos fijos debe mantener actualizada

donde se pueda presentar una relacin valorizada de los activos fijos muebles e
inmuebles de todas las sedes de la Universidad o lugares en donde presta sus
servicios, as mismo, de todos los elementos de laboratorios, bodegas, bibliotecas,
almacenes, gimnasio, apartahotel, centro recreacional, y de todas aquellas reas que
manejan elementos o mercancas de propiedad de la Universidad , facilitando de esta
manera los controles de auditora interna en la verificacin selectiva peridica. As
mismo a travs del aplicativo de control se debe mantener actualizada la ubicacin y
responsable por reas, dependencias u oficinas.
Los conteos peridicos programados y realizados por la Gerencia Administrativa en
coordinacin con las reas responsables deben reportarse oportunamente a
contabilidad con el propsito de actualizar permanentemente los registros contables
en el aplicativo CGUNO.
ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO DE ACTIVOS
FIJOS (Ver cuadro 1 adjunto)
Se propone que la responsabilidad del manejo fsico de activos fijos est centralizada
en la Gerencia Administrativa a travs de un Coordinador de Activos Fijos, que
responda por la ejecucin y coordinacin de todas las actividades referentes a la
operacin de las polticas que se proponen en este manual y aplicativo de control con
que actualmente se manejan los activos de La Universidad.
As mismo, las reas deben asumir la responsabilidad directa del manejo y control
fsico para apoyar los requerimientos de control exigidos por la Gerencia
Administrativa en cuanto a movimientos, transferencias, salidas y reingresos por
reparaciones, mantenimiento y dems situaciones que se puedan presentar.

2. ADQUISICION DE ACTIVOS
Esta funcin debe estar centralizada en la Unidad de Compras y Suministros quien
debe cumplir con los requisitos y niveles de autorizacin establecidos en el
reglamento y ser responsable de hacer cumplir la poltica institucional de adquisicin
de bienes acorde a las polticas de calidad, servicio al cliente por parte del proveedor,
y condiciones econmicas de pago. Igualmente, esta rea tendr la responsabilidad

de recepcionar el(los) bien(es), del cual deber enviar un documento con las
caractersticas del mismo a la Gerencia Administrativa quien en conjunto con el
responsable de ingreso de datos en el AFUNO (contabilidad) se encarguen del
respectivo ingreso de la informacin al sistema.
Compras y suministros participar en los inventarios que programe la Gerencia
Administrativa con el apoyo de Auditoria Interna y las reas con activos a cargo.

3. CATEGORIZACIN DE ACTIVOS FIJOS

Se debe realizar una categorizacin de activos debido a que sera improcedente
asignar a un solo departamento la responsabilidad de todos los Activos de la
Universidad, por lo tanto se tomarn las diferentes reas que se responsabilizarn de
sus activos y desde ellos se iniciar el proceso para cualquier movimiento.
Este proceso de categorizacin as mismo ser el inicio del historial de un Activo
dentro de la Organizacin donde desde el momento mismo que se recibe el activo
por parte de la Unidad de Suministros se categorizar, plaquetear y se enviar el
documento Formato nico para el movimiento de Activos de la USC (Con descripcin,
categorizacin y datos del Activo) a la Gerencia Administrativa quien se encargar de
verificar, dar el visto bueno e informar al Departamento de Contabilidad para que
realice el ingreso de los datos al sistema AFUNO.
Posteriormente se retornar el documento a la Unidad de Suministros y ah se
realizar la entregar formalmente al Usuario Inicial del Activo y as mismo
Suministros deber enviar copia del formato a la Gerencia Administrativa.
Por ningn motivo los funcionarios de la Universidad debern recibir activos que no
estn acompaados del Formato nico para el movimiento de Activos de la USC
totalmente diligenciado y con las firmas y sellos respectivos.

4. PLAQUETEO
Ser un proceso exclusivo del La Unidad de Suministros y se realizar al recibir el
Activo. Este proceso deber realizarse antes de entregar cualquier activo a las reas

responsables.
Todos los activos que ingresan deben tener su registro de inventario (plaqueta) en un
lugar visible. Se considera procedente a partir de un inventario fsico total plaquetear
todos los activos, sistematizar el control numrico y as unificar las numeraciones
existentes.

5. INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS AL SISTEMA AFUNO

Ser un proceso coordinado entre La Gerencia Administrativa y Contabilidad. Tal
como est establecido, todos los activos adquiridos se ingresarn al sistema AFUNO
con las especificaciones requeridas por el aplicativo en forma individual. Los activos
de menor cuanta cuyo valor sea inferior a 1 SMMLV deben ingresarse al sistema para
el control fsico y contablemente se cargarn como gasto pagado por anticipado cuya
amortizacin proceder en un trmino de doce meses (poltica de capitalizacin).

6. CONTROL FISICO DE ACTIVOS FIJOS

El control fsico parte desde el ingreso del activo con el respectivo registro y
plaqueteo en la Unidad de Compras y Suministros. La Gerencia Administrativa
programar un inventario total con la identificacin numrica como punto de partida
debidamente conciliado en los registros, en unidades AFUNO y pesos CGUNO. Una
vez determinado el ajuste en pesos se debe seguir un control riguroso de cada uno
de los movimientos de activos (Entradas, salidas, prestamos, reubicaciones,
movimientos por mantenimiento o reparacin, baja por obsolescencia o desuso, etc.)

7. UTILIZACION Y MANEJO DE LOS ACTIVOS EN DEPARTAMENTOS

USUARIOS
El adecuado manejo de todos los activos en cada una de las dependencias
corresponder a respectivo usuario. El jefe de oficina o departamento responder por
perdidas, daos o deterioro por mal uso. Una vez establecida la responsabilidad se
proceder a descontar por nmina el valor que se determine para el activo afectado.

Cada dependencia tendr la relacin de activos a cargo debidamente registrada ante

la Gerencia Administrativa (segn datos entregados por el departamento de
Contabilidad y que son arrojados por el AFUNO) y debern contar con la firma de
aceptacin del Jefe principal del Departamento quien recibir por parte de La
Gerencia Administrativa un Acta donde se relacionan todos los activos que a partir de
la fecha quedan a su cargo.
Cabe anotar que el empleado quien tendr a cargo X cantidad de activos asume la
responsabilidad de su cuidado y por ello se obliga a entregar su inventario completo
al finalizar el contrato laboral con la Institucin, de lo contrario podr dejar de recibir
sus prestaciones sociales y dems pagos legales hasta tanto no deje solucionada esta
situacin con la Institucin. Esto est comprendido dentro de los contratos laborales
que los empleados firmarn al inicio de cada ao y por lo tanto ser de su
conocimiento previo.
Cada funcionario al tomar posesin de su cargo, recibir de su jefe de rea el
inventario correspondiente de su dependencia. Igualmente al hacer entrega del
cargo se verificar el estado del inventario y el jefe est en la obligacin de entregar
al funcionario su paz y salvo administrativo, as como la Gerencia Administrativa
revisar y confrontar los inventarios de Activos de los Jefes (incluyendo los de sus
colaboradores de la dependencia) para poder expedir el paz y salvo administrativo a
los directivos.

8. INVENTARIOS PERIODICOS DE CONTROL POR PARTE DE AUDITORIA

INTERNA
La Gerencia Administrativa solicitar peridicamente al Departamento de Auditora
Interna para que conjuntamente con las reas responsables de los Activos elaboren
un plan de inventarios rotativos que permita mediante muestreos aleatorios detectar
el comportamiento de los Activos, sus asignaciones y se establezca si est operando
adecuadamente la poltica y gestin de los mismos al interior de la Universidad.

9. DEPRECIACIONES
La Gerencia Financiera a travs de su departamento de contabilidad har
depreciaciones de los activos de acuerdo
al mtodo contable tcnicamente
reconocido y designado por la Direccin central de la Universidad en forma coherente
al uso o deterioro del activo pero de manera uniforme y teniendo en cuenta la vida
til de cada lnea de activos tal como lo establecen las normas contables.

10. ADICIONES, RETIROS Y VALORIZACIONES

Slo se debe considerar adicin desde el punto de vista contable aquellas
erogaciones que aumenten el valor comercial del activo, su vida til, capacidad y
eficiencia.
Todo retiro de activos de la operacin normal tiene que estar plenamente justificado
y verificado por La Gerencia Administrativa y deber contar con el concepto de los
dems entes de control que lo revisen adems del rea responsable segn los
siguientes conceptos:
MAL ESTADO
DESUSO (REEMPLAZO)
OBSOLESCENCIA
PERDIDA
Contablemente los retiros deben estar plenamente justificados, soportados (con el
acta respectiva, verificada por parte de Auditoria Interna, soportes tcnicos del
estado del Activo y con el visto bueno de la Gerencia Administrativa, para lo cual se
definir el procedimiento correspondiente.
Las valorizaciones o desvalorizaciones se harn de acuerdo a las normas legales
vigentes (avaluos tcnicos).

11. POLITICA DE CAPITALIZACION

Todas erogaciones que sean inferiores a 1 SMMLV tal como se indic en el punto 5
que no afecten el activo, se considerarn gastos amortizables o de mantenimiento.
Contabilidad debe evaluar cada caso especifico y determinar en que condiciones la
erogacin es capitalizable o no.

12. AJUSTES POR INFLACION

Mensualmente el Departamento de Contabilidad antes del cierre contable har los
ajustes por Inflacin de los rubros que le apliquen coherentemente con las
disposiciones tributarias vigentes, reflejando el efecto neto de la inflacin en el
estado de resultados.

13. TRANSFERENCIA DE ACTIVOS ENTRE DEPARTAMENTOS

Todos los movimientos de activos entre las dependencias u oficinas sern controlados
por la Gerencia Administrativa, ningn activo asignado contablemente a una
dependencia puede cambiar fsicamente de ubicacin sin antes diligenciarse los
siguientes requisitos:
a. Formato nico para el movimiento de Activos de la USC el cual ser autorizado
por el rea responsable despus que quienes entregan y reciben lo hayan
firmado en seal de aceptacin.
b. Este formato de transferencia de activos igualmente deber contar con el visto
bueno de la Gerencia Administrativa. A partir de este momento se podr realizar
el movimiento del Activo.

c. Posterior a estos trmites la Gerencia Administrativa enviar la documentacin al

Departamento de Contabilidad para que se realice el respectivo registro o
modificacin en el AFUNO y ah se completar el movimiento. Esto permitir

mantener contablemente actualizado el aplicativo de control fsico y

conciliaciones de los inventarios fsicos que se programen por la

Gerencia Administrativa.
d. La Gerencia Administrativa coordinar posteriormente con el rea a la cual se
transfiri el activo la inclusin del mismo en el listado que inicialmente
recibi.

14. ACTIVOS PARA MANTENIMIENTO O REPARACION (Al interior de la USC)

Los Activos de La Universidad Santiago de Cali pueden presentar daos leves, fallas,
desgaste por el uso u otras situaciones que ameriten el retiro del equipo para una
revisin ms detallada y una reparacin, por lo tanto en caso de suceder esto el
responsable del Activo deber diligenciar el Formato nico para el movimiento de
Activos de la USC y hacerlo firmar solamente por el responsable de la reparacin o
mantenimiento del Activo, quedando cada uno con un documento de modo que el
activo se pueda movilizar por la Universidad con este formato.
Es deber del responsable del activo coordinar el retorno del mismo a la dependencia
(ya reparado). Al realizarse esta devolucin el reparador del activo har firmar la
devolucin de este y quedar con el documento para su record y control.
No ser valida ninguna excusa para el no asumir la responsabilidad de activos en
reparacin, si por algn motivo el encargado del mantenimiento del elemento no
devuelve el mismo a pesar de las solicitudes entonces deber informarse a la
Gerencia Administrativa mediante oficio radicado con copia a Auditora Interna y se
deber tener el documento de soporte de que el activo sali para mantenimiento.

15. ACTIVOS PARA MANTENIMIENTO O REPARACION (Fuera de la USC)

Algunos de los activos sufren desgastes y daos mas severos que requieren de la
intervencin de personal especializado para su mantenimiento y/o reparacin. Ningn
activo de propiedad de la USC podr salir de las instalaciones de la Universidad sin la
respectiva autorizacin y trmite correspondiente ante Gerencia Administrativa,
Suministros y la dependencia que tiene asignada el activo. Se deben cumplir los
siguientes requisitos:

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a. Trmite inicial de la dependencia responsable del Activo con la Unidad de

Suministros, para que se cotice el mantenimiento o reparacin (segn el caso).
b. La Unidad de Suministros agotar el procedimiento acostumbrado (3
cotizaciones) y elevar la solicitud ante la Gerencia Administrativa para la
respectiva autorizacin del gasto.
c. La Gerencia Administrativa responder a la solicitud (segn criterio y concepto
del Gerente) y enviar la respuesta a La Unidad de Suministros; donde de ser
positivo informarn al rea responsable.
d. El rea diligenciar el Formato nico para el movimiento de Activos de la USC
en todas sus partes donde se autoriza la salida o retiro temporal del activo
para reparacin o mantenimiento y este se llevar a la Unidad de Suministros
para su respectivo despacho. En cada dependencia debe quedar copia de este
formato para justificar el faltante, en caso de conteos fsicos con la respectiva
firma de entregado del Departamento u oficina usuaria responsable del activo.
e. Como esta salida es temporal, se optar como poltica que los activos que
hayan sido retirados deber enviarse copias a la Gerencia Administrativa (para
control) y al Departamento de Contabilidad para el respectivo registro en el
aplicativo AFUNO.
f. Al retornar el activo a la institucin la Unidad de Suministros se encargar de
tramitar la devolucin del equipo al rea responsable y a su vez informar a la
Gerencia Administrativa (para el control) y a Contabilidad para el respectivo
registro en el aplicativo AFUNO.

IMPORTANTE: La empresa de seguridad tiene instrucciones precisas de no

permitir la salida de ningn elemento propiedad de la USC que no est
acompaado del formato de movimientos totalmente diligenciado y con
todas las firmas y sellos respectivos.

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16. PRESTAMO DE ACTIVOS (Al interior de la Universidad)

Si en casos espordicos alguna dependencia desea colaborar en una eventualidad
prestando un activo a su cargo entonces se deber diligenciar el Formato nico para
el movimiento de Activos de la USC y este deber estar firmado por el responsable
del Activo ante la Universidad y el responsable del evento donde se utilizar el activo.
Al devolver el mismo se entregarn los formatos y se firmarn nuevamente por las
partes en seal de conformidad.
De presentarse alguna anomala sobre esta situacin deber informarse por escrito a
la Gerencia Administrativa con copia al Departamento de Auditora Interna con copia
del respectivo soporte y estas dependencias se encargarn de dirimir esta situacin.

17. PRESTAMO DE ACTIVOS (fuera de la Universidad)

Ningn activo de la USC saldr de las instalaciones de la USC bajo esta modalidad
sin que est diligenciado el Formato nico para el movimiento de Activos de la USC y
este a su vez est debidamente autorizado por la Gerencia Administrativa y el rea
responsable y con una justificacin apoyada en un contrato, carta de autorizacin
de Rectora o Gerencia Administrativa o convenio avalado Institucionalmente. Se
firmar un pagar (en la Gerencia Administrativa) para garantizar la devolucin y su
reintegro o reingreso no deber ser superior a 30 das.
La Gerencia Administrativa enviar posteriormente el documento de soporte al
Departamento de Contabilidad para que se actualice el sistema AFUNO.

NOTA IMPORTANTE: Cualquier activo que se encuentre en la situacin de

los numerales 14, 15, 16 y 17 ser responsabilidad de quien lo manipule en
el momento o de quien est haciendo uso de l, y los formatos de
movimientos de activos sern las pruebas de esta responsabilidad, por ello
la importancia de diligenciarlos completamente y no extraviarlos.

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18. INVENTARIO FISICO ANUAL

La Gerencia Administrativa programar junto con La Unidad de Suministros, El
Departamento de Contabilidad y Auditora interna la ejecucin de un inventario
anual con la participacin del personal el cual tendr como prioridad conciliar no
solamente el aplicativo de control sino el aplicativo contable, que es la base para la
presentacin de los Estados Financieros a diciembre 31 de cada ao.

19. CONTROL FISICO PERMANENTE POR DEPENDENCIAS:

El Departamento de Contabilidad que opera el aplicativo de control, conjuntamente
con cada rea y La Gerencia Administrativa, programarn por dependencias, oficinas
o bloques, las verificaciones selectivas que permitirn confirmar si los activos estn
correctamente ubicados y completos. Para este control se enviar el listado con los
activos asignados a la dependencia responsable y esta lo devolver debidamente
firmado en seal de aceptacin y confirmacin de que los activos estn en buen
estado. Los inventarios confirmados se enviarn tanto al rea como a La Gerencia
Administrativa, para su verificacin fsica en forma posterior y selectiva.

20. TRAMITE DE AJUSTES POR BAJAS O DESUSO DE LOS ACTIVOS

Las bajas o retiros por cualquier concepto deben ser verificadas por Auditora Interna
y el rea en cuestin previo Vo.Bo del Gerente Administrativo de acuerdo con la
siguiente metodologa:
a. Determinacin tcnica del estado del activo por parte del Responsable del
rea, tcnico de la institucin o tcnico externo.
b. Si es un equipo que va a ser reemplazado pero se encuentra en buenas
condiciones debe custodiarse a cargo de Auditora Interna hasta que se
determine su reubicacin.
c. Si es un equipo que va a ser reemplazado debido a su mal funcionamiento y
deficientes condiciones y no amerita su reparacin El rea debe proponer la

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baja del activo tramitando el Formato nico para el movimiento de Activos de

la USC autorizado por quien dio el dictamen tcnico, El rea responsable,
Auditora Interna y la Gerencia Administrativa (generalmente con la firma
nica del seor gerente). Se enviar a contabilidad la informacin de soporte
para la respectiva actualizacin del AFUNO y CGUNO en pesos.

21. VENTAS DE MATERIALES, ACTIVOS USADOS Y EQUIPOS EN GENERAL

La Gerencia Administrativa ser la nica dependencia que autorizar ventas y decidir
precios y condiciones de pago, previo concepto del rea tcnica y la verificacin del
Departamento de Auditora Interna. Como poltica se dar prioridad en la seleccin
del comprador quienes integren en forma directa la comunidad universitaria
(Directivos Empleados, docentes, estudiantes) en las mejores condiciones de
negociacin y aprovechamiento para la institucin generando otros ingresos.
Una vez efectuado el trmite anterior se proceder a tramitar el Formato nico para
el movimiento de Activos de la USC para dar de baja los activos con el visto de las
personas indicadas en el punto anterior y enviar al Departamento de Contabilidad
para los registros en AFUNO y CGUNO.

En estos casos se continuar con el procedimiento actual, se reciben

ofertas por un tiempo limitado, se evalan y se vender al mejor postor de
modo que sea lo mejor para la Institucin. Se informar al ofertante
ganador y este deber consignar en la cuenta de la Universidad y deber
presentarse con el recibo de consignacin al Departamento de Auditora
interna para coordinar la entrega de los elementos comprados. Se
levantar un acta del proceso.
22. DONACIONES DE ACTIVOS DE LA USC
La Universidad Santiago de Cali como institucin prestadora de servicios de
Educacin es objeto constante de solicitudes de diferentes organismos No
gubernamentales e instituciones de escasos recursos para la donacin de artculos
dados de baja. Estos procesos sern del resorte nico del seor Rector y del Gerente

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Administrativo siempre y cuando se confronte con la disponibilidad de contar con

activos dados de baja o estimados para No USO posterior por parte de la Institucin.
No ser necesario para la Institucin solicitar el certificado de donacin debido a que
la institucin es declarante no contribuyente.
Cuando se presenten este tipo de situaciones, sern supervisadas por el
Departamento de Auditora Interna.

23. DONACIONES REALIZADAS A LA USC

La Universidad Santiago de Cali como institucin prestadora de servicios de
Educacin tambin puede recibir donaciones de diferentes instituciones o Empresas
que a bien lo consideren. Para tal efecto se establece que toda donacin realizada a
la Universidad Santiago de Cali deber ser tramitada con el procedimiento descrito en
los numerales 2, 3, 4 y 5 de la presente poltica, sin perjuicio de lo establecido en los
estatutos generales de la USC.
El Contador general de la Institucin deber expedir el respectivo certificado de
donacin para los efectos legales; en caso de ser solicitado por la organizacin que
realiza la donacin.
Cuando se presenten este tipo de situaciones, sern supervisadas por el
Departamento de Auditora Interna.

24. TRAMITE A SEGUIR CON ELEMENTOS QUE INGRESAN Y NO SON

PROPIEDAD DE LA INSTITUCIN
Dentro de este documento deben quedar consignadas las acciones a seguir para con
los elementos que provienen de fuera de la Institucin (que no son de su propiedad)
pero que se movilizan y utilizan dentro de sus instalaciones por parte de cualquier
miembro de la comunidad Universitaria.
Cualquier aparato elctrico, electrnico, mquina o dispositivo de cualquier tipo

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deber presentarse ante los guardas de seguridad de las puertas de acceso principal
con quienes se encargarn de diligenciar la minuta de control y el Formato nico para
el ingreso y/o salida de elementos no propiedad de la USC que comprende la
informacin del equipo y su propietario y el cual servir para que el mismo pueda
movilizar dicho elemento al interior de la Universidad sin ningn problema. Cabe
anotar que dicho documento ser de obligatoria devolucin para poder retirar
nuevamente el elemento, de lo contrario el usuario deber presentarse ante el
Departamento de Auditora interna quien se encargar de evaluar la situacin y
generar un documento especial para retirar el elemento.
Por ningn motivo la Institucin se responsabilizar del uso o acontecimientos que
sucedan con dicho elemento al interior de la Universidad, quedando as en entera
responsabilidad de su propietario.

25.

TRAMITE A SEGUIR CON ELEMENTOS DE

CONTRATISTAS, ARRENDATARIOS Y DEMS

PROPIEDAD

DE

Los contratistas poseen sus equipos, insumos y dems los cuales estn bajo su
absoluta responsabilidad y por ello al momento de retirar cualquiera de estos
elementos debern diligenciar el Formato nico para el ingreso y/o salida de
elementos no propiedad de la USC que deber contar con la aprobacin del
Administrador de Locales Comerciales y/o del Jefe de Servicios Generales previa
tramitacin del Paz y salvo ante el Departamento de Contabilidad.
Posteriormente si el bien mueble o equipo ingresado por el arrendatario o contratista
va a permanecer dentro de las instalaciones para el funcionamiento del local
comercial correspondiente, deber incluirse en el inventario de bienes del
arrendatario, para que despus no tenga inconvenientes para retirarlo.

26. SISTEMATIZACION DEL PROCESO

Todas las polticas consignadas en este documento proceden, teniendo como soporte
los aplicativos actuales pero se considera de gran importancia para la institucin que
en el nuevo diseo de los aplicativos para el rea financiera y administrativa se
involucre como prioridad el control fsico de los activos e integrada totalmente con la
informacin financiera y contable.

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27. FORMATOS DE SOPORTE

Se proponen varios formatos que modifican los actuales por ello una vez evaluados y
aprobado este instructivo, se implementarn y se socializarn con todo el personal
para su manejo, estos son:
Formato nico para el movimiento de Activos de la USC FAF 01GA.
Formato para entrega de Activos a empleados de la USC FEA 02GA.
Acta de entrega de Activos a Directivos de la USC AEA 03GA
Formato nico para el ingreso y/o salida de elementos no propiedad de la USC
FENP 04GA
Paz y salvo Administrativo PYZA 05GA

28. DIAGRAMA DE RESPONSABILIDADES

(Ver anexo)
29. DISPOSICIONES FINALES
Esta poltica de gestin y manejo de los Activos de la Universidad Santiago de Cali
comenzar a regir a partir de Enero 1 de 2006 y deber ser presentada y socializada
a la comunidad administrativa de la USC mediante visitas programadas a cada una de
las dependencias y mediante la adopcin de una campaa seria que instruya y
genere conciencia de la importancia del manejo adecuado de los Activos Fijos.
Todos los trmites aqu consignados que requieran la intervencin de la Gerencia
Administrativa podrn ser autorizados con la firma del Asistente de la Gerencia
Administrativa.
Solamente en los casos de bajas, donaciones y cualquier tipo de ventas se requerir
la firma del Gerente Administrativo de manera obligatoria.

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29. GLOSARIO
Para efecto de interpretacin del siguiente documento se utilizarn las siguientes
definiciones:

Activo fijo: Es un bien mueble o inmueble que se usa en las actividades diarias de
una dependencia, oficina o centro de costos y no esta disponible para la venta.

Registro: inclusin en el aplicativo contable AF-1 para el control fsico y en el

aplicativo CG-1 con su respectivo valor en pesos.

Sistema AFUNO: Aplicativo contable que registra los activos fijos en forma
individual desde su valor de costo, sus adiciones, su ubicacin, sus depreciaciones,
sus valorizaciones y las bajas por desuso, venta, transferencia etc.

Sistema CGUNO: Aplicativo contable que registra los activos fijos a nivel de grupos
de activos como terrenos, propiedad raz, construcciones, maquinaria y equipo en
montaje, maquinaria y equipo, vehculos, muebles y enseres, equipos de computo,
sus respectivos movimientos en cuanto a adiciones, retiros, depreciaciones,
valorizaciones y dems conceptos propios de la contabilidad.

Plaqueta o sticker: Rotulo de identificacin que puede ser metlico, acrlico o de

algn material adherible a la superficie del articulo y el cual denota que este articulo
ha sido registrado.

Conteo fsico selectivo: Inventario por oficinas, dependencias o centros de costos

en el cual se relacionan los activos existentes para luego efectuar la comparacin con
los registros contables.

Uso o manejo de los activos: es la utilizacin de los activos en las actividades

propias de la institucin, dependencia o centros de costos.

Conciliar el aplicativo AFUNO: Es la verificacin de los activos inventariados con

los activos registrados en el sistema y poder identificar activos sobrantes y faltantes.

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Estado de los activos: Es el nivel de eficiencia con que operan los activos o la
situacin en que se encuentran para prestar un adecuado servicio.

Inventario: Conteo fsico de los activos

Activos en desuso: Aquellos activos que pueden encontrarse en buen estado pero
que ya fueron reemplazados por otros y que en el momento del inventario no estn
siendo utilizados.

Activos obsoletos: Aquellos activos que sin encontrarse en estado deficiente no

tienen una eficiencia acorde con la necesidad de la oficina y que ameritan su cambio.
Poltica de capitalizacin: Determinacin de un valor mnimo que se adiciona a un
activo fijo y que incrementa su vida til, su eficiencia y su valor comercial. Las
erogaciones inferiores a este valor mnimo se pueden considerar como cargo diferido,
como gasto o elemento devolutivo.

Elementos devolutivos: Activos de menor cuanta (pueden ser inferiores a 1

SMMLV) que se han registrado como gastos o cargos diferidos.

Gasto capitalizable: Erogacin que aumenta el valor del activo y que esta sujeta al
calculo de depreciacin.

Transferencias: Reubicacin de un activo o cambio de centro de costos.

Depreciacin: Es la estimacin en pesos por el desgaste o uso de un activo dentro
de su vida til.

Avalos tcnicos: Es la determinacin del valor de un activo y su estado por una

persona especializada y autorizada para esta funcin.
Valorizacin: Es el aumento de valor de un activo, entre su valor comercial y el
valor registrado o valor de costo.
Desvalorizacin: Es la disminucin de valor entre el valor comercial y su costo.

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Mantenimiento: Gastos en que se incurre en un activo para mantener su eficiencia

operativa en forma normal.

Reparacin: Gastos relacionados con el reemplazo o correccin de partes del activo

para su normal funcionamiento.

Recuperacin: Valor de venta de un bien menos el costo en libros.

Aprovechamiento: Ingresos diferentes no provenientes de la actividad misional de
la institucin relacionadas con la venta de un activo ya depreciado o sin valor
contable para la institucin.

Otros ingresos: Valores generados por actividades diferentes al giro principal de la

institucin.

HEBERT CELN NAVAS

Rector

ALEXANDER CIFUENTES ALARCN

Gerente Administrativo

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