ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Administracin de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administracin

Documental, con referencia a la generacin de informacin y produccin de documentos.
AREAS DE GESTION EN LA ACTIVIDAD PRIVADA Y EN LA ACTIVIDAD
PBLICA
Actividad Privada.
Segn el autor Nicks la oficina o la U. A. D. puede consebirse como aquellas actividades y
tareas que se realizan a travs del soporte papel aunque actualmente se complementan con
los soportes electrnicos (Disquetes). De acuerdo a esto considera a la oficina como un
proceso de informacin, en una lnea de actividades en el rea de los seguros, en los bancos
u otros tipos de servicios, donde le producto puede estar representado por una pliza o por
un cheque. A nivel de las plantas operativas de una fbrica, la mayor aportacin es
proporcionar informacin entre la direccin. Podemos decir que la informacin se registra,
se procesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficina
y permite la planificacin, organizacin y control de las actividades. Se debe reconocer a la
oficina como una reserva de memoria para la organizacin o la empresa. La
correspondencia, los registros de produccin, los inventarios de existencias, la toma de
decisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organizacin.
La oficina como funcin.
Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contadura,
ventas, compras, en todos ellos se maneja informacin, la cual, luego de ser registrada, se
archiva y tambin se comunica.
FUNCIONES

Preparacin de registros e informes.

Archivo de los registros y dems documentacin.
Procesamiento de la informacin para su utilizacin y comunicacin.

La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una funcin que abarca todos
los niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la informacin esta ser utilizada
a nivel jerrquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y como fuente
de informacin para la toma de decisiones.
LARDENT
La oficina es una funcin y para este caso especfico es la de ofrecer servicios de
organizacin de personas, de gestiones y de cosas. En las oficinas se desarrollan actividades
que se refieren a recibir informacin, procesarla y utilizarla. Tambin para decidir y
organizar la accin siguiente.

FUNCIONES
Estas se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la informacin
disponible y de la cual resulta una nueva informacin que permite ordenar el proceso de
decisiones. Especficamente las funciones en la oficina es la de recoger informacin,
procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas operaciones dependern
del grado de automatizacin alcanzado. Se plantea el problema de el almacenamiento y
sobredimensin de informacin. Para solucionar este problema se deber administrar los
recursos financieros, humanos y materiales.
SISTEMA DE INFORMACION
Es un conjunto de elementos relacionados entre s que interactan en forma permanente con
el propsito de alcanzar el objetivo de proporcionar datos e informacin. Pueden ser
generales cuando se proporciona informacin en forma sistemtica a quienes tienen la
responsabilidad de tomar decisiones y tambin permiten tener una visin global de la
situacin de la empresa en la cual funciona el sistema.
ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN
Estos elementos son funcionales y a travs de los cuales se pueden alcanzar los objetivos
establecidos. Los elementos son: Insumos, Unidad de procesamiento, Productos, Control,
Retroalimentacin.
1. Insumos:

Recursos Humanos.
Recursos Materiales.
Recursos Financieros.
Informacin.

En el marco de la teora de sistemas los insumos o recursos son la materia prima de la

unidad de procesamiento.

Recursos Humanos: Constituyen un insumo bsico de un sistema de informacin,

porque permite adecuar el diseo de un sistema de informacin a las necesidades o
carencias de informacin que puedan detectarse. Permite programar y poner en
ejecucin el sistema diseado, adems de permitir un seguimiento de la
implantacin del mismo. Permite controlar el producto real del sistema. Adems
permite realizar los ajustes necesarios que permiten alcanzar los objetivos
esperados.
Recursos Materiales: Estn representados por bienes de carcter material, a travs
de los cuales se disea y pone en prctica el sistema. Esto se refiere a la instalacin,
los equipos y el local.

Recursos Financieros: Son los medios que posibilitan contar con los dems
elementos para poder disear, hacer la implantacin del sistema y controlar los
Recursos Humanos.
Informacin: De acuerdo al momento en que se encuentre dentro del proceso de
elavoracin puede ser un insumo o entrada, o puede ser un producto o salida. Como
insumo llega en forma de datos primarios que aun no estn elaborados y ah se
transforman en materia prima. Con esta informacin previamente detectada como
necesaria se pueden realizar informes de las ventas totales del mes basndose en
datos primarios, sobre ventas mensuales en el interior y en la capital. La
informacin como producto puede salir en forma de informe especial de unidades
vendidas, producidas, o tambin informes sobre las actividades cumplidas (Boletn
estadstico o Balance anual). Los canales y portadores de informacin, son los que
ponen en comunicacin a las distintas unidades administrativas y all es donde se
manifiestan los distintos niveles y relaciones jerrquicas dentro de la empresa. Los
portadores de esa comunicacin son los distintos tipos documentales, por ejemplo
los informes, balances, y los soportes son variados (Disquete o papel).

UNIDAD DE PROCESAMIENTO
Es un elemento que recibe los insumos en su estado original y los procesa para obtener el
producto esperado. La estructura administrativa est formada por las unidades primarias
(Oficinas) en segundo nivel estaran las unidades de administracin intermedias y luego las
unidades jerrquicas.
Estas unidades en las distintos niveles tienen asignadas funciones especficas, y para poder
cumplirlas desarrolla tareas como la recoleccin de datos, la clasificacin , anlisis,
sistematizacin y elaboracin y distribucin de la informacin. Teniendo siempre presente
los requerimientos o necesidades de la institucin. Es decir, esta unidad en el nivel primario
procesa datos, luego se elabora una informacin primaria con los datos obtenidos (Unidad
intermedia) y luego estara la informacin consolidada que se llega a partir de
informaciones parciales.
PRODUCTOS
Estos representan el resultado final del tratamiento que se dio de la informacin como
insumo o entrada y tambin representa la conversin que estos reciben en la unidad de
procesamiento. Se constituye as la expresin material son los productos que se dan a corto
o largo plazo. La informacin a corto plazo se alcanza en forma inmediata, luego que se
realiz en la unidad de procesamiento (Ej. Boletines mensuales, resoluciones, etc.) Los
productos mediatos son otros tipos documentales: Las memorias anuales, Presupuestos para
Inversiones.
CONTROL
Este elemento del sistema permite comparar lo realizado, con lo que inicialmente se haba
previsto. Para verificar el funcionamiento del control puede realizarse por ejemplo sobre los

insumos en forma previa, antes de ingresar a la unidad de procesamiento (Control

antecedente o precedente). Otro tipo de control se puede establecer sobre las actividades
durante el tratamiento que reciben los insumos (Control Concomitante). El ltimo control
es cuando los productos salen de la unidad de procesamiento (Control subsiguiente). Para
poder aplicar esos controles deben existir criterios o normas las cuales quieren determinar
los requisitos que deben reunir los insumos (Calidad y cantidad esperada de los productos).
RETROALIMENTACIN
Esto se representa por canales de comunicacin que brindan informacin sobre los
resultados del proceso del control. Luego de comprobar los hechos reales de los previstos,
entonces van a existir dos tipos de retroalimentacin, la negativa y la positiva.
La negativa se refiere al flujo de informacin sobre errores en la informacin los aciertos
alcanzados, las acciones desarrolladas de acuerdo a los estndares o normas establecidas de
antemano. Cualquiera de los dos tipos de retroalimentacin es importante. La negativa sirve
para proyectar el mejoramiento del sistema y adems exigiendo la retroalimentacin
canales externos para permitir un flujo de informacin dinmica y ptima.
REQUISITOS DE LA INFORMACION
Su objetivo primero es proporcionar datos e informacin para satisfacer las necesidades de
la empresa o la institucin. Para que la informacin pueda constituirse efectivamente en un
instrumento de anlisis para la formulacin de polticas, la planificacin, la ejecucin y el
control de las actividades de una organizacin debe de reunir determinados requisitos.

La oportunidad: La informacin debe proporcionarse a los usuarios en tiempo y

forma (lugar oportuno y conveniente), de lo contrario pierde valor como
instrumento a la hora de la toma de decisiones.
La claridad: Para que sea de esa forma se debe utilizar un lenguaje concreto o
especfico, presentando los informes o resmenes que permitan una rpida
interpretacin de la informacin.
La Uniformidad: Est relacionado con los criterios tcnicos que deben ser
uniformes dentro de las unidades de procesamiento, ya sea para la registracin, las
cifras o los cdigos a ser utilizados.
La periodicidad: Se refiere a que la informacin debe proporcionarse en forma
sistemtica y peridica de acuerdo a las necesidades del usuario.
La confiabilidad: Se debe reflejar exactamente tanto los aspectos o las operaciones
que se quieren comunicar.
La selectividad: Es proporcionar informacin especfica y adecuada es decir, que
debe ser dosificada en cantidad y en calidad.

FUENTES DE INFORMACION EN RELACION A SU UBICACION:

Sistema centralizado o descentralizado:

La centralizacin de la informacin permite una mayor capacidad de tratamiento y

utilizacin de la informacin, por lo tanto una mejor administracin de los Recursos
Humanos y materiales conque cuenta la unidad administrativa. Si la organizacin es de
cierta envergadura, la complejidad en el funcionamiento del sistema, puede ocasionar
demoras en la entrega de la informacin, lo que le resta utilidad a la misma.
La descentralizacin tiene un mayor beneficio por la posibilidad de asegurar la oportunidad
de la informacin, pues se origina cerca de la oficina y permite brindar una informacin en
forma autnoma, pero hay una desventaja y es que multiplica y almacena la informacin en
las distintas unidades administrativas lo que incide en los costos de un sistema de
informacin. Esto se debe a que cada unidad tiende a fotocopiar lo que se hizo en otra
oficina, multiplicando la informacin y los materiales utilizados.
Centralizacin y descentralizacin de la oficina o Unidad de Administracin
Documental.
Se puede hablar de centralizacin fsica o funcional. Es fsica cuando el trabajo de oficina
se realiza en un solo lugar , y es funcional cuando las actividades tienen lugar en la oficina
de origen y la planificacin, la coordinacin y el control dependen de un departamento
administrativo o de un director.
Se habla de descentralizacin cuando cada unidad o departamento administrativo realiza
sus actividades en forma independiente no existiendo la planificacin ni la coordinacin a
nivel general de la empresa.
Lo importante es adoptar un sistema de administracin de documentos en base a la
estructura orgnica y a la cantidad de unidades administrativas que conforman una
estructura orgnica y a las caractersticas o necesidades de cada empresa o institucin.
Desde el punto de vista empresarial la descentralizacin, tiene como objetivo el control
porque es un medio que permite mantener a los funcionarios responsables cerca de las
tareas operativas , posibilitando la aceleracin de toma de decisiones, simplificando la
comunicacin, reduciendo a un mnimo los trmites y en definitiva permitiendo dirigir a los
responsables de los departamentos lo que permite delegar cierta autoridad y tambin
responsabilidades.
Unidad de Administracin documental en el Area pblica.
Antiguamente la actividad de administracin documental se llamaba mesa de entrada y
salida, o registro trmite y archivo.
Actualmente podemos definir que la unidad de administracin documental es un conjunto
de tcnicas, normas y principios que se relacionan con el tratamiento de los documentos
que se procesan en cualquier organizacin.
Objetivos de la Unidad de Administracin documental.

Es un sistema de apoyo a la organizacin y tiene como objetivos:

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rpidamente los trmites de los
documentos que se procesan.
2. Proporcionar informacin cierta y rpida de los documentos que tramitan.
3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
1. Recepcin y Orientacin.
2. Registro y Distribucin.
3. Archivo.
El nivel jerrquico de la Unidad de Administracin Documental va a estar dado de acuerdo
al volumen o complejidad de los asuntos que procesa. Como vemos en el cuadro la
estructura tiene dos niveles que pueden darse de la siguiente forma: Divisin y
departamentos, o departamentos y secciones. Esta estructura es para manejar alrededor de
100 documentos diarios. Tambin puede dividirse en secciones y reas de trabajo o ser
pequeas unidades, por ejemplo en el interior de la repblica lo hace solo una persona. Esta
estructura se puede usar tanto para un sistema manual y/o un sistema computarizado.
La unidad de administracin documental tiene a su cargo la recepcin externa, la
numeracin, la regulacin del trmite interno, despacho interno y archivo de los
documentos ya sea recibidos o emitidos por el organismo.
Funciones de la Unidad de Administracin documental.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Orientar a los usuarios sobre el encausamiento de sus funciones,

Numerar y registrar los documentos recibidos o emitidos.
Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos.
Registrar el movimiento de los documentos.
Suministrar informacin sobre la ubicacin de los documentos.
Expedir a su destino externo los documentos cuando ello corresponda.
Archivar los documentos de los cuales se haya dispuesto su archivo.
Efectuar recomendaciones referentes a criterios para la conservacin y distribucin
de los documentos.
9. Depuracin de archivos.
10. Transferencia de documentos.
11. Implantacin de sistemas de microfilmacin o computacin para los archivos.
Unidad de administracin documental. (Segundo Nivel).
En un sistema manual est compuesta por 8 reas. La primera unidad es de recepcin y
orientacin.
rea de recepcin y orientacin. Funciones. (rea 1 Unidad I)
1. Orientar a los interesados sobre la forma de presentar sus escritos.

2. Sealar las dificultades sustanciales, formales o fiscales de los escritos que son
presentados por particulares y admitirlos aunque merezcan observaciones de forma
o contenido.
3. Recibir documentos de usuarios del correo y de otros organismos pblicos o
privados.
4. Foliar y dejar constancia de la fecha, hora de presentacin, nmero de hojas,
mencin de los documentos que acompaan al escrito.
5. Agregar cartula y hoja de tramitacin.
6. Numerar correlativamente y en forma conjunta con los documentos que no se
hubieran registrado. Se debe de entregar al interesado una tarjeta de identificacin
donde constan los datos que identifican al documento para futuras consultas.
7. Informar al jefe de la unidad sobre aquellos documentos que por su trascendencia o
urgencia dejan de ser conocidos en forma inmediata por los jerarcas.
8. Determinar los escritos.
Area 2 Unidad I.
Extractos: En esta unidad se redacta y dactilografa los extractos de los documentos.
Area 3 Unidad I.
Clasificacin y trmite: Clasificar el documento ingresado indicando las secuencias de las
unidades administrativas donde se substanciara el documento en la hoja de tramitacin. El
primer paso de un documento se va a hacer a travs de un sello.
Area 4 Unidad I.
Relacin de asuntos entrados: Se confecciona diariamente con los nmeros de expedientes
u otros documentos, el origen y extracto del asunto.
Registro y distribucin. (Area 5 Unidad II)
Funciones:

Confeccionar fichas temticas, patronmicas, numricas o de trmite con documento

ingresado.
Mantener al da los ficheros en orden alfabtico ya sea temtico o patronmico y
ficheros por el nmero del documento o el trmite.

Area 6 Unidad II.

Se deben de centralizar las fichas numricas o de trmite de acuerdo a las secuencias en las
U.A.D. de los documentos registrados y adems informar la ubicacin del documento.

Area 7 Unidad II Distribucin.

Funciones:

Hacer la relacin de los expedientes remitidos a las dependencias que deban tomar
actuacin en los mismos.
Organizar el reparto de los documentos.
Archivar la relacin de expedientes remitidos debidamente formada y en forma
cronolgica.

Area 8 Unidad III Archivo.

Funciones:

Guardar los documentos que deban archivarse por nmero y por ao.
Entregar los documentos archivados bajo recibo y por decisin superior.
Dar vista autorizada de documentos archivados.
Desglosar previa autorizacin los documentos agregados a expedientes ya
archivados.
Mantener los archivos actualizados y ordenados.
Efectuar depuraciones peridicas de acuerdo a los criterios impartidos.

Unidad I (Sistema computarizado).

Recepcin y orientacin.
Cambia con respecto al sistema manual en que se agrega cartula y hoja de tramitacin en
forma unificada.
Clasificacin y trmite.
Es igual al sistema manual. (Area 2). Esta unidad tiene tres reas menos con respecto a la
manual.
Area 3. Registro y reguladora de trmite.
Pasa a ser el rea principal porque aqu se pasa toda la informacin necesaria para formar
una base de datos. Es un rea clave y centralizadora de toda la tarea de la unidad.
Funciones:

Ingresar al computador los datos de cada documento (Ao, unidad ejecutora, o

cdigo de identificacin del organismo si no pertenece a la administracin pblica).
Tipo de documento.

Nmero de expediente.
Anexos, fecha.
Organismo o usuario solicitante.
Asunto.
Indicacin de la unidad hacia dnde va a ser remitido.
Imprimir la cartula con los datos ya ingresados y agregarlos al documento.
Imprimir la relacin de expedientes remitidos indicando el destino de los mismos
Actualizar los movimientos de los expedientes en base a la relacin de los asuntos
remitidos de la seccin.
Informar sobre la ubicacin del documento.

Area IV. Unidad 2.

Distribucin.
Idem sistema manual.
Area V. Unidad 3.
Archivo.
Idem sistema manual.
El sistema computarizado implica la impresin de cartulas, relacin de expedientes
remitidos en forma interna, relacin de asuntos entrados, movimiento de los expedientes y
dar informacin a los usuarios y a la propia organizacin.
En la hoja de tramitacin se indica la secuencia de las unidades administrativas que
participan en la substanciacin del documento permitiendo remitir el mismo de una unidad
a otra sin pasar por la Unidad de Administracin Documental.
Las unidades administrativas van enviando la relacin de expedientes remitidos a la U.A.D.
Esta es la forma de comunicacin que permite actualizar el destino del documento en la
base de datos y es en esta instancia que acta como reguladora de trmite.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Comprende la concepcin, gestacin, el nacimiento, la vida, la destruccin o la

transferencia a un archivo para su conservacin permanente. Cul es el objetivo? Dar el
tratamiento adecuado a cada documento dentro de las distintas fases, para el uso que van a
requerir de l.

Tres fases:

Pre - Archivstica.
Administra.
Histrica.

Fase Pre - Archivstica

Se llama as porque el documento est dentro de las oficinas y es donde los papeles se van
acumulando para formar una pieza documental.
- Gestacin: Se refiere al futuro documento, por ejemplo un formulario. Cualquier
documento deber pasar por un momento en que es planificado en su diagramacin para su
utilizacin en el proceso del trmite. Se debe sealar que es donde se hace imprescindible la
normalizacin de los formularios para lograr economa y eficiencia en las distintas unidades
administrativas.
- Momento de Trmite: Es cuando se inicia una accin administrativa o judicial. Comienza
con la firma del solicitante y termina con la firma del otorgante. La tramitacin se inicia
con la primera gestin o trmite. Dura todo el tiempo en el que se van acumulando los
datos, testimonios, o antecedentes y concluye con la firma que da inicio a la vigencia. Todo
documento pasa por distintas etapas que deben ser cumplidas en la administracin y
tambin por parte del interesado para poder llegar a un negocio administrativo.
Fase Administrativa
Es la que comprende todo el tiempo en que el documento completo y formal interesa a la
administracin de la institucin que lo cre, y tambin al iniciador. Los documentos se
crean para que sirvan a la institucin y al interesado. Desde este punto de vista esta es la
fase ms importante del documento.
- Vigencia: abarca todo el tiempo en que el documento acta cumpliendo lo que expresa su
texto. Es capaz de obligar, de intimar, de certificar, comunicar o defender derechos.
Comienza con la firma del otorgante y es cuando el documento sirve para el fin para el que
fue creado. Concluye cuando el documento perdi su capacidad de certificar, de intimar o
de obligar.
- Formas de concluir la vigencia: La variedad de los tipos documentales implica que se den
distintos motivos para que finalice la vigencia. Una forma es cuando en los documentos se
indica en su texto el trmino de la vigencia. Ejemplo: Contratos. Concluyen su vigencia por
la creacin de otro documento (Contradocumento).
- Precautoria: Este es un tiempo durante el cual se concede al otorgante y al peticionario o
al destinatario la posibilidad de rever algn aspecto o parte del documento sirviendo
tambin como un antecedente directo de otro documento. Es el tiempo en el que se pueden
detectar posibles fraudes o se puede consultar al documento para saber los asuntos que

contiene. Sirve este plazo para posibles reclamos. Este plazo procede a la prescripcin del
documento. La prescripcin es el agotamiento o termino del derecho a reclamo,
reivindicacin o accin administrativa o judicial. Es el tiempo por el cual en ciertas
condiciones se puede adquirir o modificar sustancialmente un derecho. Luego de la
prescripcin el documento no permite reclamo por parte de nadie. Deja de interesar al
iniciador, por lo tanto la institucin lo desafecta o lo retira pero no implica la destruccin
del documento.
Fase Histrica
Se inicia cuando se decide conservar en forma permanente un documento luego de
finalizado el plazo precautorio. Los otros documentos que no fueron seleccionados, no
llegan a esta fase y son eliminados. La guarda permanente no tiene plazo de finalizacin.
Ejemplos
- Cheque: Se diagrama el formulario donde se incorporan normas de seguridad.(Gestacin)
- Trmite: Cuando se distribuyen y se usan las chequeras.
- Vigencia: Se inicia con la firma del titular de la cuenta y se cierra con el cobro del cheque.
- Plazo precautorio: Sirve para salvar eventuales reclamos o para detectar fraudes.
- Planos de una casa: El arquitecto es el que hace los clculos y la Intendencia los aprueba.
(Gestacin)
- Vigencia: Cuando se comienza a construir la casa y mientras est en pie.
- Plazo precautorio: Hasta que la casa quede en ruinas.
- Documentos sobre lmites de estados: Tramitacin extensa. (Gestacin)
- Vigencia: Mientras no se modifiquen los lmites.
- Plazo precautorio.
- Fase Histrica: Todos los documentos sobre lmites de estados pasa por la fase histrica;
son parte del patrimonio de la humanidad.
CARACTERSTICAS FASES

Documentos corrientes o activos. Fase Pre - Archivstica. (1)

Documentos semiactivos o semicorrientes. Fase Administrativa. (2)
Documentos no corrientes. Fase Histrica. (3)

LUGAR DE CUSTODIA
1. Oficina o archivo de gestin.
2. Archivo administrativo.
3. Archivo histrico o gral.
FUNCIONES

Documentos corrientes o activos.

1. Documentacin en trmite, producto de las actividades de la institucin.

2. Utilizacin documental constante.
3. Seleccin documental espordica.

Documentos semiactivos o semicorrientes.

1. Es el tiempo en que el documento permite actuar cumpliendo con lo que el texto o

sub texto expresa, ya sea para obligar, certificar, intimar, etc.
2. El tiempo durante el cual el otorgante y el destinatario tienen la posibilidad de
volver a ver algn aspecto del documento.
3. El momento que precede a la prescripcin misma.

Documentos no corrientes.

1. Se custodian los documentos de valor permanente. (Area cientfica, cultural,

histrica, etc.)

COMUNICACIN - INFORMACIN - DOCUMENTO.

La comunicacin y la informacin concreta porque toda relacin humana junto con sus
actividades supone una forma de comunicacin.
El conocimiento comienza con una informacin sobre lo que se piensa y se hace, permite
que ella sea comunicada y utilizada en el futuro, si esa informacin se registra en un
soporte material. (Ejemplo: Papel, disquetes, adquiriendo as el carcter de documento).
Las actas documentales estan referidas a como crear, registrar, seleccionar y conservar la
informacin que contienen los documentos.
Hay diversas formas de comunicacin, pero en todas ellas se encuentran partes:

- Emisor o fuente: Puede ser una persona, una institucin, un grupo de trabajo. Es el
trasmite el mensaje.
- Receptor: Recibe el mensaje.
- Canal: El mensaje es trasmitido a travs de este. Es el medio o soporte.
- Cdigo: Conjunto de signos a travs del cual el emisor y receptor lo conocen y utilizan el
mismo lenguaje.
Las comunicaciones escritas poseen mtodos de transmisin que posibilitan llevar ideas,
informes, datos que permiten ser entendidos por las personas que reciben la comunicacin.
Se da a nivel de toda organizacin, o grupo de trabajo.
La comunicacin escrita posee informacin que facilita las soluciones sobre distintos
aspectos de la institucin, as como la toma de decisiones a nivel gerencia o presidencial de
las organizaciones.
CONCEPTO ETIMOLGICO DE DOCUMENTO
Proviene del latn documentum, significa ensear o enseanza, leccin. Deriva de Docere
(Verbo).
El sentido actual de la palabra, aparece en castellano por primera vez en 1786. Significa
escrito que contiene informacin fehaciente (Verdica o testimonial).
CESAR GUTIERREZ MUOZ
De la definicin o concepto etimolgica podemos rescatar que el documento ensea. En el
sentido ms amplio es cualquier cosa que sirva para ilustrar y comprobar algo. Puede ser el
mundo, naturaleza de la cultura. por este modo o acepcin las palabras se consideran
documentos, todos los minerales, los vegetales y lo creado por el hombre.
FIN Y HOURCADE
Documento es todo aquello que bajo la forma relativa de permanencia, puede servir para
conservar o suministrar informacin. El documento como objeto de estudio, es compartido
por varias reas del conocimiento como la archivstica, la historia, la paleografa
diplomtica (Autenticidad de documentos), antropologa, etc.

DIFERENTES CONCEPTOS DE DOCUMENTO

AURELIO TANODI (Argentino).

Vida comn: Documento personal, que acredita la autenticidad de la persona.

Pagar: Garantiza que se debe pagar la obligacin contrada.
Archivo: Soporte que contiene un texto que el responsable de una actividad
administrativa de una entidad, y efectuada en cumplimiento de sus objetivos y
finalidades de la actividad administrativa.

Este autor toma documentos en un sentido extenso, estn referidos a opiniones internas y
externas de la institucin y que pueden ser de carcter contable, financiero o jurdico y que
dan prueba sobre derechos y sobre obligaciones.
NURIA AMAT HOGUERAL
Lo considera, al proceso de reunir documentacin sobre un tema determinado y al
tratamiento de esos documentos que pueden ser para la difusin o para la informacin
inmediata y que se denominan documentos cientficos.
- Documentacin: Ciencia que estudia el proceso de comunicacin de las fuentes
documentales con objetivo de obtener nuevos conocimientos.
Esta autora nos dice que un documento es todo conocimiento fijado materialmente sobre un
soporte y que puede ser utilizado para estudio, consulta o trabajo.
Lo considera como una herramienta indispensable para dar conocimiento de hechos y
trasmitir ideas, conocimientos o testimonio de los hechos. Tambin permite la
comunicacin humana y puede materializar los conocimientos humanos posibilitando crear
memoria colectiva. Si no existiera documentacin no existira la historia.

PUNTO DE VISTA ARCHIVISTA

VICENTA ALONSA CORTS
Documento es un escrito que ilustra acerca de algn hecho. Es un testimonio de la actividad
del hombre fijado en un soporte perdurable. Los lmites en cuanto a soporte se entiende, si
constituyen un testimonio.
Comit de la terminologa archivstica de la asociacin de archivistas brasileos y
comisin de archivologa de la asociacin brasilea de normas tcnicas
Documento es un registro de una informacin independientemente de la naturaleza del
soporte que la contiene.
UNESCO
- Programa gestin de documentos:

Documento como informacin registrada, cualquiera sea la forma o el medio que haya sido
creada, recibida y conservada; por un organismo, institucin o individuo en cumplimiento
de sus obligaciones, en virtud de una transaccin de negocios de cualquier ndole.
EDUARDO COUTURE (Definicin Jurdica)
- Definicin jurdica:
Es un objeto normalmente escrito en cuyo texto se consigna o representa alguna cosa apta
para esclarecer en hecho, o donde se deja constancia de la manifestacin (Humana) de la
voluntad que produce efectos jurdicos.
CODIGO CIVIL - ARTCULO 1574.
- Documento pblico:
Instrumento pblico revestido de carcter oficial, redactado, expedido por un funcionario
competente segn formas requeridas dentro del lmite de sus obligaciones.
- Documento privado:
Se manejan dentro de actividades de particulares sin intervencin del estado.
- Documento Administrativo:
Conjunto de operaciones documentarias. Informa a los agentes de la administracin
pblica. Permite tomar decisiones con conocimiento de causa, sirve de vehculo para dar
cuenta de sus servicios a las colectividades y divulgar recientes conquistas del
conocimiento humano.
ANTONIA EREDIA
Es un registro de informacin independiente del soporte fsico, abarca todo. Puede trasmitir
el conocimiento humano, todo lo que este sometido a la intervencin de una inteligencia
ordenadora.
Testimonio de la actividad del hombre, fijado en un soporte perdurable, que contiene
informacin, por eso nos sirve para dar noticia de un hecho.
Elementos para que sea un documento:
- Soporte material.
- Un medio: Forma de trasmitir.
- Contenido: La informacin.

PUNTO DE VISTA DEL CONOCIMIENTO

Documento es la formalizacin del conocimiento, da origen a diferentes tipos de
documentos mentales.
Es un saber fijado por la escritura, un saber con intencionalidad para su uso y
aprovechamiento.

CONCLUSIN
Es un medio de la fijacin de la cultura de los pueblos, es fuente de informacin
consolidada, un instrumento de comunicacin. Es la representacin ordenada del
conocimiento que puede ser usado rpidamente. Es un objeto fsico de carcter probatorio,
con una finalidad informativa que permite la proyeccin histrica, el patrimonio
documental nacional. El origen est dado por los hechos, el conocimiento, las ideas,
actividades o datos.