CURSO-TALLER FORMULACIN DE MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS (MAPRO)

Oficina de Racionalizacin
OFICINA GENERAL DE PLANIFICACIN

Contenido

1.
2.
3.
4.

Gestin por Procesos

Metodologa del Curso-Taller
Sesiones
Producto: MAPRO Modelo para Facultades (A nivel
diagnstico)

Gestin por Procesos

GESTIN

Actividades
coordinadas para
dirigir y controlar
una organizacin

POR

PROCESOS
Conjunto de actividades
mutuamente relacionadas
que interactan, las cuales
transforman los elementos
de entrada en resultados

Gestionar una
Entidad por
Procesos es
dirigir y controlar
una organizacin
mediante
conjuntos de
actividades
relacionadas que
transforman
elementos de
entrada en
resultados.

Ventajas de la Gestin por Procesos

El enfoque de gestin por procesos es defendido por modelos de calidad ya

que tiene las siguientes ventajas:

Aporta orden, claridad y estructura a la Entidad.

Genera una cultura y estilo de trabajo propio de la Entidad.
Otorga la propiedad del conocimiento a la Entidad.
Alinea todos los procesos con la Misin.
Evala los procesos y no a las personas.
Permite trabajar desde una perspectiva de cambio y mejora continua
Fomenta el trabajo en equipo y facilita la asuncin de responsabilidades.
Permite medir los resultados a travs de datos objetivos.
Orienta la actividad de la Entidad hacia la satisfaccin de los clientes.

Por qu?
Objetivos de la Optimizacin de Procesos
Eficiencia
operativa

Mejora en el
ambiente de
control

Informacin
oportuna

Autonoma

Reduccin de
costos

Diferencias entre la Gestin por

funciones y la Gestin por procesos
GESTIN FUNCIONAL O DEPARTAMENAL

GESTIN POR PROCESOS

Organizacin por departamentos o reas

especializadas.

Organizacin natural orientada a los procesos

Los departamentos condicionan las actividades.

Los procesos de valor aadido condicionan las

actividades.

Autoridad basada en jefes funcionales o

departamentales.

Autoridad basada en los responsables de proceso

Principio de jerarqua y control.

Principio de autonoma y autocontrol

Orientacin interna de las actividades hacia el

jefe o el departamento.

Orientacin externa hacia el cliente interno y

externo.

Orientacin a resultados parciales

Orientacin a resultados generales

Cada persona hace su trabajo

Cada persona ayuda a que se hagan las cosas

Cada persona comprende solo su trabajo

Cada persona sabe el lugar que ocupa en el proceso

Existen rivalidades departamentales

Todos trabajan conjuntamente

Control, evaluacin y mejora de las funciones

Control, evaluacin y mejora de los procesos

Metodologa

La formulacin del MAPRO modelo se desarroll a travs de la

conformacin de cuatro grupos de trabajo integrados cada uno por
cinco Facultades, a los cuales se les asign procedimientos
administrativos y acadmicos a fin de ser documentados en los
formatos de Descripcin, Diagrama de Bloques y Diagrama de Flujo
del Procedimiento, sealados en la Directiva N 01-OGPL-2015.
Cada sesin tuvo como producto mnimo dos (02) procedimientos
documentados, los cuales se han incluido en este MAPRO Modelo,
logrando un total de quince (15) procedimientos desarrollados y
documentados.
Los procedimientos registrados en el MAPRO Modelo se detallaron
slo a nivel interno de las Facultades. En el caso de los
procedimientos que continan en otras Unidades Orgnicas, se
indic el tiempo de espera respectivo o el fin del mismo, segn
fuera el caso.

Equipos de trabajo

GRUPO 1

Facultad de Medicina
Facultad de Ciencias
Administrativas
Facultad de Ciencias
Matemticas
Facultad de Ingeniera
Industrial
Facultad de Psicologa

GRUPO 2

Facultad de Qumica e
Ingeniera Qumica
Facultad de Odontologa
Facultad de Ciencias
Contables
Facultad de Ciencias Fsicas
Facultad de Ingeniera
Geolgica, Minera,
Metalrgica y Geogrfica

GRUPO 3
Facultad de Derecho y
Ciencia Poltica
Facultad de Medicina
Veterinaria
Facultad de Ciencias
Biolgicas
Facultad de Ciencias
Econmicas
Facultad de Ingeniera
Electrnica y Elctrica

GRUPO 4
Facultad de Letras y
Ciencias Humana
Facultad de Farmacia y
Bioqumica
Facultad de Educacin
Facultad de Ciencias
Sociales
Facultad de Ingeniera
de Sistemas e
Informtica

I Sesin

METAS
1. Hasta 9:30 Descripcin del
Procedimiento
2. Hasta 10:30 Diagrama de Bloques
3. Hasta 11:30 Diagrama de Flujo

OBJETIVOS:
Conformar equipos de trabajo para la realizacin de los talleres del Curso.
Documentar los procedimientos asignados.
Exponer el desarrollo de los procedimientos asignados.
PROCEDIMIENTOS:
N

Tipo

Procedimiento

Actores involucrados

Grupo de trabajo

Administrativo Formulacin del Tarifario Descentralizado

UPPR

G1

Administrativo Formulacin del Plan Operativo y Presupuesto Multianual

UPPR

G2

Administrativo Seleccin de docentes bajo modalidad locacin de servicios

UP

G3

Administrativo Cambio de clase docente por cargo directivo ocupado

UPPR/UP

G4

RESULTADO:
Procedimientos Formulacin del Tarifario Descentralizado, Formulacin del Plan Operativo y
Presupuesto Multianual, Seleccin de docentes bajo modalidad locacin de servicios y Cambio de clase
docente por cargo directivo ocupado, desarrollados y documentados por los grupos de trabajo.

II Sesin

METAS
1. Hasta 9:30 Descripcin del
Procedimiento
2. Hasta 10:30 Diagrama de Bloques
3. Hasta 11:30 Diagrama de Flujo

OBJETIVOS:
Conformar equipos de trabajo para la realizacin de los talleres del Curso.
Documentar los procedimientos asignados.
Exponer el desarrollo de los procedimientos asignados.
PROCEDIMIENTOS:
N

Tipo

Procedimiento

Administrativo Adquisicin directa de bienes

Administrativo

7
8

Pago de propinas para alumnos de pregrado por

labores de apoyo
Aprobacin de otorgamiento de propinas para
Administrativo
alumnos de pregrado por labores de apoyo
Administrativo Devolucin de Dinero

Actores involucrados

Grupo de trabajo

Unidad de Servicios Generales,

Operaciones y Mantenimiento

G1

Unidad con bolsista

G2

Unidad con bolsista

G3

Unidad de Economa

G4

RESULTADO:
Procedimientos Adquisicin directa de bienes, Pago de propinas para alumnos de pregrado
por labores de apoyo, Aprobacin de otorgamiento de propinas para alumnos de pregrado
por labores de apoyo, y Devolucin de Dinero, desarrollados y documentados por los grupos
de trabajo.

III Sesin

METAS
1. Hasta 9:30 Descripcin del
Procedimiento
2. Hasta 10:30 Diagrama de Bloques
3. Hasta 11:30 Diagrama de Flujo

OBJETIVOS:
Conformar equipos de trabajo para la realizacin de los talleres del Curso.
Documentar los procedimientos asignados.
Exponer el desarrollo de los procedimientos asignados.
PROCEDIMIENTOS:
N
9

Tipo

Procedimiento

Administrativo Emisin de Diplomas de especializacin del CEUPS

Actores involucrados

Grupo de
trabajo

CEUPS

G1

Unidad de Biblioteca

G2

10

Acadmico

Aprobacin de Plan curricular

11

Acadmico

Prstamo de material bibliogrfico

Unidad de Coordinacin Curricular

G2

12

Acadmico

Concurso de Ayudanta de ctedra

Escuelas Acadmico Profesionales

G3

13

Acadmico

Gestin de convenios especficos

Unidad de Prcticas PreProfesionales o su responsable

G4

RESULTADO:
Procedimientos Emisin de Diplomas de especializacin del CEUPS, Aprobacin de Plan
curricular, Prstamo de material bibliogrfico, Concurso de Ayudanta de ctedra, y Gestin de
convenios especficos, desarrollados y documentados por los grupos de trabajo.

IV Sesin

METAS
1. Hasta 9:45 Descripcin del
Procedimiento
2. Hasta 11:20 Diagrama de Bloques
3. Hasta 12:00 Diagrama de Flujo
4. A partir de 12.15 Exposicin

OBJETIVOS:
Conformar equipos de trabajo para la realizacin de los talleres del Curso.
Documentar los procedimientos asignados.
Exponer el desarrollo de los procedimientos asignados.
PROCEDIMIENTOS:
N

Tipo

Procedimiento

14

Acadmico

15

Acadmico Inscripcin y aprobacin de estudios de investigacin

Seleccin de miembros del Comit de Evaluacin de

Estudios de Investigacin de la Facultad

Actores involucrados

Grupo de
trabajo

Unidad o Instituto de Investigacin

G1 y G3

Unidad o Instituto de Investigacin

G2 y G4

RESULTADO:
Procedimientos Seleccin de miembros del Comit de Evaluacin de Estudios de Investigacin de
la Facultad e Inscripcin y aprobacin de estudios de investigacin, desarrollados y
documentados por los grupos de trabajo.

PRODUCTO
MAPRO MODELO PARA FACULTADES
(A nivel Diagnstico)

Cuadro resumen
Tipo de
N
procedimiento

Cdigo

Denominacin del procedimiento

Equipo
responsable

Nmero de Nmero de
reas
Unidades
involucradas externas*

Tiempo de duracin
del procedimiento
En Das

En
Minutos

Administrativo

FAC-AD-001 Formulacin del Tarifario Descentralizado

GRUPO 1

24 Das

11362

Administrativo FAC-AD-002 Formulacin del Plan Operativo y Presupuesto Multianual

GRUPO 2

19 Das

9005

Administrativo FAC-AD-003

8 Das

3720

4
5

Administrativo FAC-AD-004
Administrativo FAC-AD-005

7
4

1
3

14 Das
26 Das

6555
12712

Administrativo FAC-AD-006

6 Das

2690

Administrativo FAC-AD-007

11 Das

5084

5
2
5
1
5
6

1
1
2

7 Das
14 Das
25 Das
1 Da
19 Das
53 Das

3175
7045
12112
518
9005
25397

12 Das

5640

31 Das

14861

8 Administrativo FAC-AD-008
9 Administrativo FAC-AD-009
10
Acadmico
FAC-AC-010
11
Acadmico
FAC-AC-011
12
Acadmico
FAC-AC-012
13
Acadmico
FAC-AC-013

Elaboracin de contrato de docentes bajo modalidad de

GRUPO 3
locacin de servicios
Cambio de clase docente por cargo directivo ocupado
GRUPO 4
Adquisicin directa de bienes
GRUPO 1
Pago de propinas para alumnos de pregrado por labores de
GRUPO 2
apoyo
Aprobacin de otorgamiento de propinas para alumnos de
GRUPO 3
pregrado por labores de apoyo
Devolucin de Dinero
GRUPO 4
Emisin de Diplomas de especializacin del CEUPS
GRUPO 1
Aprobacin de Plan curricular
GRUPO 2
Prstamo de material bibliogrfico
GRUPO 2
Concurso de Ayudanta de ctedra
GRUPO 3
Gestin de convenios especficos
GRUPO 4
Seleccin de miembros del Comit de Evaluacin de
GRUPO 1 y 3
Estudios de Investigacin de la Facultad

14

Acadmico

FAC-AC-014

15

Acadmico

FAC-AC-015 Inscripcin y aprobacin de estudios de investigacin

GRUPO 2 y 4

Galera
SESIN 1

SESIN 2

Galera
SESIN 3

SESIN 4

DINMICA DE INTEGRACIN

Dinmica grupal
La dinmica consiste en reunirse por grupos en crculos de forma intercalada
entre gneros diferentes.

La persona le dir a la otra que se encuentre a su derecha un regalo (en el

odo y sin que otros escuchen).
La persona le dir a la otra que se encuentre a su izquierda un uso para un
regalo, sin que guarde necesariamente relacin con el regalo que le dio a
la persona de su derecha (en el odo y sin que otros escuchen).
Objetivo:
Aprender a escuchar a todas las partes, induccin al recorrido fsico de
procedimientos por consulta con actores involucrados.

Dinmica entre parejas

La dinmica consiste en reunirse por parejas de diferente
gnero, y una le contar a la otra lo siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Nombre
Estado civil REAL
Nmero de hijos/Cuntos hijos quisiera tener?
Lo ltimo que ha adquirido y que le gusta
Algo que le gusta hacer
Algo que hace muy mal
El sueo de su vida
Si pudieras despertar maana habiendo obtenido una
cualidad o habilidad, cul sera?
La mana que tiene
Lo que nunca hara (Excepto delitos)
La travesura que ms te gust hacer de nio
Qu instrumento sabe tocar?/ Cul le gustara saber
tocar?
Qu es lo que le motiva?

CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

Conclusiones
1.

2.

3.

Se logr cumplir con los objetivos planteados para el Curso-Taller Formulacin del Manual
de Procedimientos (MAPRO), entre otros, la validacin y aprobacin del MAPRO Modelo
para Facultades, con la activa participacin de los Jefes de las Unidades de Planificacin,
Presupuesto y Racionalizacin, miembros de los Equipos de Seguimiento de
Procedimientos, actores involucrados en los procedimientos a desarrollar y personal
administrativo de apoyo y analistas de las Unidades de Planificacin, Presupuesto y
Racionalizacin de las Facultades de la UNMSM.
Se propici un primer acercamiento con la problemtica de carecer de procedimientos
documentados y controlados, lo que nos sensibiliz con la importancia que esta situacin
adversa puede generar en la gestin institucional.
El Manual de Procedimientos Modelo para Facultades, es producto del consenso y trabajo
conjunto de los participantes, mediante la aplicacin de la metodologa respectiva,
habindose encontrado particularidades propias de cada una de sus Facultades en la
realizacin de los procedimientos, lo que los llev a la reflexin, anlisis y debate hasta
alcanzar dicho consenso en la formulacin del MAPRO Modelo.

Conclusiones

4.

5.

6.

Como resultado de las sesiones de anlisis y exposiciones, se identificaron vacos e

inconsistencias en el marco normativo que regula la realizacin de algunos de los
procedimientos desarrollados en los Talleres, as como situaciones de omisin y duplicidad
de funciones del personal administrativo involucrado, generando complejidades, retrasos,
uso de mayor cantidad de recursos e insatisfaccin de los usuarios, en el caso de
procedimientos por solicitud.
Se propici un primer acercamiento con la motivacin necesaria de poner en valor al
MAPRO como instrumento de gestin que coadyuve a la gestin y toma de decisiones.
Destacar el Trabajo en Equipo como una prctica necesaria que genera motivacin, empata
e intencin de mejora continua en el personal y las autoridades involucradas en los
procedimientos.

Recomendaciones
1.

2.
3.
4.

5.

Sensibilizar, y asegurar el apoyo y compromiso de la Alta Direccin en la implementacin

de las Etapas de la Gestin por Procesos en las Facultades y Dependencias de la
universidad.
Mantener el compromiso del personal docente y administrativo involucrado en la gestin
de los procedimientos.
Incluir la Gestin por Procesos en las Estrategias del Plan Estratgico Institucional en su
prxima modificacin o formulacin.
Continuar con las fases de la Etapa Preparatoria y las consiguientes etapas de este
proceso, alineado a un Plan de Trabajo elaborado de forma coordinada entre los miembros
del ESP y el Decanato en cada Facultad.
Vincular las tareas del Plan de Trabajo de la implementacin de la Gestin por Procesos al
Plan Operativo de cada Facultad, a fin de asegurar los recursos financieros para su
cumplimiento.

Recomendaciones

6.
7.
8.

Fortalecer las capacidades del recurso humano involucrado con la gestin de

procedimientos mediante capacitaciones, eventos y especializaciones sostenidas.
Empoderar a los gestores y responsables de los procedimientos en iniciativas de rediseo,
propuestas de mejoras, acciones correctivas y preventivas.
Desarrollar acciones para el mapeo y anlisis de los procedimientos realizados por
Dependencias Administrativas, de manera de propiciar los puntos de conexin con lo
trabajado por las Facultades.

GRACIAS POR TU
PARTICIPACIN!
No lo hubiramos logrado sin tu ayuda

Oficina de Racionalizacin
OFICINA GENERAL DE PLANIFICACIN
Junio 2015