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Guia Actuakizacion Entidades Publicas
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nosotros te servimos a ti
REDISEO
INSTITUCIONAL DE
ENTIDADES PBLICAS
Orden Nacional
L ibertad
O rd e n
L ib ertad
O rd e n
Coordinacin Editorial
Adriana Bermdez Silva
Redaccin y Edicin
Diseo y Diagramacin
INDICE
Pgina
Cmo interpretar esta gua?
L ib erta
y O rd e n
Canales de atencon
10
11
12
Cmo es el proceso?
Equipo de Trabajo
Diagnstico Organizacional
15
El Estudio Tcnico:
17
18
19
21
22
INDICE
INDICE
Pgina
25
Anexos
26
16
27
19
Anlisis de procesos
28
23
29
36
30
39
32
41
33
41
36
41
38
Anexo 9. Gua 17
43
40
Pgina
43
#YO
#YO
#YO
#YO
#YO
Importante
Se refiere a informacin de gran importancia para el proceso.
Estos cuadros recalcan sobre ideas fundamentales del
desarrollo de la gua.
Tareas
Las tareas son acciones concretas que hay que desarrollar
en cada captulo. Este cuadro es de gran importancia para
asegurarse de completar la gua de manera adecuada.
Anexos
El documento contiene hipervnculos a los anexos para
visualizarlos y trabajar en ellos.
Nuestras Palabras
Estos son consejos, aclaraciones y observaciones de
nuestros mejores asesores, sus palabras y consejos le
acompaarn a lo largo de la gua.
www.sirvoamipais.gov.co
Twitter: @sirvoamipais
e-mail: contactenos@sirvoamipais.gov.co
8
webmaster@dafp.gov.co
Directora
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
Presencial
Importante
Todos los procedimientos descritos
en esta gua pueden realizarse
con el personal de su entidad, en
conjunto con la asesora del DAFP.
10
11
Cmo es el proceso?
Importante
Para el rediseo
institucional de su
entidad, usted necesita:
1. VIABILIDAD POLTICA
2. REDIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO
3. VIABILIDAD TCNICA
Su Entidad
Su Entidad + DAFP
Su Entidad
Tareas
Proyectar el Oficio de Solicitud
4. VIABILIDAD PRESUPUESTAL
Cabeza de Sector
DAFP
Departamento
Administrativo
de la Funcin Pblica
MHCP
Ministerio de
Hacienda y
Crdito Pblico
DNP
Departamento
Nacional
de Planeacin
Qu necesita presentar?
Estructura general de la
propuesta y argumentacin
del rediseo institucional
Propuesta general
de rediseo
institucional
Estudio Tcnico
12
Enfoque estratgico y
modelo de operacin
Concepto sobre el
Estudio Tcnico
Tareas
Conformar equipo de trabajo Multidisciplinario.
Cuadro comparativo
planta de personal actual vs planta
propuesta
Resultado esperado
Aprueba y nombra al
Gerente de Rediseo
Secretario General
Gastos Generales
Viabilidad
presupuestal
Inversin
Concepto de
afectacin
13
Tareas
Elaborar el Cronograma.
Cmo es el proceso?
Cmo es el proceso?
Diagnstico Organizacional
Para dar solucin a un problema, es necesario partir de un
Su Entidad
Completar los componentes del estudio tcnico,
con el apoyo de su asesor. Posteriormente el
Ministro o Director de Departamento, presentar
formalmente al DAFP el estudio.
Tareas
DAFP
El DAFP formular las observaciones en caso de
ser necesario.
Anexos
Para la elaboracin del estudio tcnico dirjase
a los anexos correspondientes.
DAFP
El DAFP expedir un concepto tcnico para
que contine con su proceso en la entidad
correspondiente.
Importante
Todo estudio tcnico debe anexar
la memoria justificativa establecida
en el decreto 1345 de 2010.
14
15
Importante
Use el diagnstico para impulsar y
direccionar el cambio, la innovacin
y la gestin de conocimiento en la
entidad.
Diagnstico Organizacional
El Estudio Tcnico
Importante
ELEMENTOS A CONSIDERAR
SITUACIN ACTUAL
SITUACIN PROPUESTA
ACCIONES
Funciones
Dependencias - Estructura
Procesos
Produccin servicios /
bienes
1. Acerca de su Entidad
Planta de personal /
Perfiles de empleos
2. Marco Legal
4. Anlisis Interno
8. Planta de Personal
Otro - Cul?
16
Anexo
17
El Estudio Tcnico
2. NATURALEZA JURDICA
normograma de su entidad.
La informacin requerida
se completa suministrando:
Ejemplo
Tareas
Diligenciar el cuadro de marco legal de manera
breve y concisa con informacin relevante.
Tenga a la mano el normograma de su entidad.
Tareas
Anexos
18
Marco_Legal
19
Normas Especficas
No. Acto
Administrativo
Responsabilidad
de la Entidad
Se cumplen las
Responsabilidades
SI
PARCIALMENTE
N/A
Plan Nacional de
Desarrollo PND
Plan Sectorial de
Ddesarrollo
Estructura
Planta de Personal
Nomenclatura
Otras
20
Importante
Tareas
Llenar el documento de Anlisis de factor.
Anexo
21
4. Factor Ambiental
3. Factor Social
5. Factor Tecnolgico
Paso 3 - Anlisis de Factores Externos
4. Factor Ambiental
Su entidad debe fijar especial antencin en cmo sus
actividades impactan en el medio ambiente. Debe conocer
cmo afecta al entorno natural y las personas a travs del
ejercicio de sus actividades.
Factores Externos
Norma / Lineamiento
Incidencia
Debilidad
Oportunidad
Efectos
Propuesta
Acciones
Poltica Pblica
Sectorial
5. Factor Tecnolgico
Econmico
(presupuesto)
Social
Ambiental
3. Factor Social
Anexo
22
23
Importante
La entidad debe desarrollar su objeto social, bajo el modelo de operacin, y a partir
de ah, identificar claramente la misin y los productos y/o servicios que ofrece.
24
25
Macroproceso
El conjunto de procesos articulados que contribuyen al
cumplimiento de la misin institucional.
Proceso
Procedimiento
Es la forma especfica de llevar a cabo una actividad.
ESTRATGICOS
Importante
Actividad
Es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un
procedimiento para facilitar su gestin. La secuencia
ordenada de actividades da como resultado un subproceso
o un proceso.
26
MISIONALES
APOYO
Son aquellos que dan soporte para el buen funcionamiento y operacin de los
procesos estratgicos y misionales de la organizacin.
EVALUACIN /
CONTROL
Son aquellos que adelantan las dependencias responsables de verificar que los
resultados y acciones previstas se cumplieron de conformidad con lo planeado.
Nota
Es necesario que los proyectos
definidos por la entidad estn
armonizados con los procesos.
Importante
Para el anlisis de procesos utilice la metodologa ms adecuada a la naturaleza de
su su entidad y determine si es necesaria una accin de mejora.
27
Anlisis de Procesos
Importante
Verificar
Verificar
Concluir
Concluir
Cules objetivos, funciones y productos se siguen
desarrollando?
Cules no se requieren?
Cules se proponen?
Cules funciones deben ser llevadas a cabo por los
particulares?
Es pertinente hacer una modificacin a las normas que
rigen su funcionamiento?
Tareas
28
29
Concluir
Importante
Importante
Entre otros, considerar: Indicadores de gestin - Requisitos del cliente Requisitos de productos o de prestacin de servicios - Requisitos legales
(Ver tabla 2 Marco Legal).
30
Tareas
De acuerdo con los resultados de este anlisis,
determine cul es la accin de mejoramiento
a implementar, esto har parte del rediseo
institucional y conclusin del estudio tcnico.
31
cultura organizacional.
Mara Lorena Gutirrez Botero
Preguntas de
Orientacin:
1. Cul es el proceso de modernizacin que va a realizar?
Tareas
Conteste las preguntas orientadoras en no
ms de 1.000 palabras.
Primer Nivel
Gerencia
Macroproceso 1
Dependencia 1
Macroproceso 2
Dependencia 2
3. Com lo va a desarrollar?
Segundo Nivel
32
Importante
Use la estrategia para direccionar el
cambio, la innovacin y la gestin
de conocimiento en la entidad.
33
Dependencia 1
Proceso 1
Dependencia 2
Proceso 2
Dependencia 1
Proceso 1
Dependencia 2
Proceso 2
Dependencia 1
Subproceso 1
Dependencia 1
Subproceso 1
Dependencia 1
Subproceso 1
Dependencia 1
Subproceso 1
Dependencia 2
Subproceso 2
Dependencia 2
Subproceso 2
Dependencia 2
Subproceso 2
Dependencia 2
Subproceso 2
Tercer Nivel
Verificar
Gerente
Proceso 1
Proceso 2
Proceso 3
Actividades
Funciones
Actividades
Funciones
Actividades
Funciones
Nota
Si su entidad no tiene
macroprocesos stos deben
entenderse como procesos, y
pueden ser asociados a una
dependencia.
34
Importante
Concluir
35
DAFP
Toda modificacin de estructura de las entidades
de la Rama Ejecutiva del orden nacional deber ser
aprobada por el DAFP.
Elementos a considerar
1. Objetivos
4. Dependencias
2. Productos o Servicios
5. Funciones
3. Procesos
6. Clientes o Usuarios
2
3
Firmas
El acto administrativo deber ser aprobado por
Decreto Presidencial. Llevar las firmas del Ministro
de Hacienda y Crdito Pblico, Ministro o Director de
Departamento Administrativo y del Director del DAFP.
Importante
Tareas
Anexos
Modelo Decreto Estructura Interna
36
37
Las cargas de
trabajo permiten
desarrollan en la entidad.
dependencia.
Anexos
Matriz de perfiles y cargas de trabajo
38
39
Directivo
Asesor
Profesional
Tcnico
Asistencial
SISTEMA DE NOMENCLATURA
Y CLASIFICACIN DE EMPLEOS
Ordenacin sistemtica y codificada de
las denominaciones de empleos dentro
de cada uno de los niveles jerrquicos
determinados en las normas vigentes.
(Decreto 2489 de 2006 y
modificatorios).
Tareas
Recuerde que en el evento de supresin de
empleos el jefe de talento humano o quien
haga sus veces, debe certificar que dichos
empleos no estn inscritos en la Oferta Pblica
de Empleos de Carrera (OPEC).
Anexos
Certificacin Opec
40
Importante
Importante
La planta de personal desde el punto
de vista de su aprobacin debe
conformarse en forma global, pero
tcnicamente debe corresponder al
estudio previo de cargas de trabajo
y a la estructura u organizacin
interna determinada.
La disponibilidad presupuestal
no se requiere para el estudio
y revisin preliminar del acto
administrativo, pero es requisito
indispensable para la aprobacin
de la planta de personal y firma del
acto administrativo respectivo.
41
DAFP
Toda modificacin de planta de personal de las
entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional
deber ser aprobada por el DAFP.
Firmas
Tareas
1. Consolidar la planta de personal con
denominaciones, cdigos, grados y nmero de
empleos de cada uno.
2. Elaborar el proyecto de Acto Administrativo
de planta de personal segn corresponda a
establecerla o modificarla.
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GARANTAS ESPECIALES
Rehabilitacin profesional y tcnica
Los empleados pblicos de libre nombramiento
y remocin de los niveles jerrquicos diferentes
al directivo y las personas vinculadas por
nombramiento provisional en cargos de carrera
administrativa en los organismos y entidades de
la rama ejecutiva del orden nacional, que sean
retirados del servicio por supresin del cargo en
desarrollo del mismo programa de Renovacin
de la Administracin Pblica, recibirn un
reconocimiento econmico destinado a su
rehabilitacin laboral, profesional y tcnica,
(Artculo 8 Ley 790/2002)
Proteccin Especial
Recuerde que no podrn ser retirados del servicio
en el desarrollo del Programa de Renovacin de
la Administracin Pblica las madres cabeza de
familia sin alternativa econmica, las personas
con limitacin fsica, mental visual o auditiva,
los servidores que cumplan con requisitos de
edad y tiempo de servicio, para disfrute de
pensin de jubilacin o vejez. (Artculo 8 Ley
790/2002)
Importante
Para elaborar el Manual, debe
tomar la informacin del cuadro de
cargas de trabajo correspondiente
a identificacin del empleo,
denominacin, cdigo, grado,
requisitos de estudio, experiencia y
propsito principal.
Tareas
Elaborar el manual de funciones y competencias
laborales o modificarlo segn sea el caso.
Anexos
Para este paso, se debe consultar la cartilla No.
17 Gua para la elaboracin de Manuales de
Funciones y Competencias Laborales.
Notas y Observaciones
Preguntas y Observaciones
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45
Preguntas y Observaciones
T sirves a tu pas,
nosotros te servimos a ti
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