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Auditoria Administrativa para Comerciantes-John Wingate
Auditoria Administrativa para Comerciantes-John Wingate
Wingote
Audiforo
odminisirotivo
poro comerciontes
NMNNN
DIANA
TDITORIAT
MEX
ICO
Conten do
PRMERA EDICION, FEBRERO DE 1987
Ps.
Prlogo
Notadeleditor....
I.
ll
17
21
968-13_ 1049_?
29
6. Compras
Ttulo original; MANACEMENT AUDIT FOR SAMALL RETAILERS
Traductoa: Berrha D. L. de Valvetde _ DERECHO nf/illli
Edcin- original en ingls publicada p", s-uri *.r"'t jrn","j"".
a.-onr washington, D- C., U.S.A. _ Copyright @,1gg7,por Editorl
7. Precios.
43
8. Equipo e instalaciones.
AO
9. Publicidad y promocin
53
ir Mexic-
. Prohibida.h
sin autotacir.
10. Exhibicin.
59
CONTENIDO
6l
12. Crdito
65
69
7l
y finanzas
/J
79
16. Seguros
Prlogo
legales . .
8l
85
PROLOCO
'Captulo
Introduccin
a la auditora
de la administracin
En un sentido contable, auditora significa el exaren de
los asuntos financieros de una empresa. Dicha auditora qr:ierc
decir una revisin cuidadosa para asegurarse de si sc: estn
siguiendo los procedimientos normales, de que se estn egis-
trando
de quc
se
Olrjetivos
ie
la auditora
y la mala. Sin embargo, las diversas preguntas que se presentan cn las secciones subsecuentes de este folleto tienen Dor
objclo poner a las personas quc las responden en direcc-in
a un crecimiento benfico.
ADMINISTRACION
I3
t4
l. Un anlisis financiero o de mercado de su firma2. Un estudio psicolgico, fsico, cultural o social de laspersonas responsables de la opcracin y del establecimiento dc
las polticas de su firma.
3. Un estudio econmico general de su firma.
IN
15
Por otro lado, las respuestas a las preguntas le proporcionarn un mtodo para pcider medir sus tcnicas adminjstativas.
Las preguntas utilizadas en la auditora estn basadas en las
siguientes suposiciones generales :
no
monetarios.
2. Cuando muchos de tales principios no se estn siguiendo
firma.
3. Es posible identiflcar las reas dentro de una firma que no
estn siendo administradas correctamente y que, si se dejan
sin modificar, pueden perjudicar la estructura financiera dc
la misma.
tcrpretacin
lil
Capt ulo 2
Planeacin
a largo plazo
l- Durante los ltimos aos ha llevado
S/
tr
No
.Si No
tl n
near anticipadamente?
|lt
planificador como realizador. Las actividades cotidianas nueden delegarse, de manera que usted pueda llevar a cabb la
planeacin ms importante.
S/
!!
No
Sr'
-
e.
S/'
tr
..
No
le
PLAZO
rlL'be ser
el
Si
tr
No
fl
en et
COMENTAITIO: Cada comerciante debe interesarse
nleJio ambiente en el que opera Debe estar familiarizado
las instalacio.(^ n Uu.*t la mejora de asuntos tales comoleyes
de urbareglamentos,
para
estacionamiento,
nes lcales
y
debe estar
,riz,acin y reglamentos para la construccin;
de Ia comunidad
conscient de y participar en las actividades
para vlvlr y
lugar
rtn
trcjor
sea
ciudad
que
la
pra lograr
1[aba,]ar.
No
COMENTARIO: No importa cun jvenes sean los miembros de la administracin de un negocio, pueden ocurrir incapacidades imprevistas en cualquier momento. Siempre debe
haber alguna persona entrcnndose como administrador: de
otra manera, la empresa no ser tan segura como la salud de su
propietario-administrador. Adems, usted debe contar con
una reserva administrativa, en caso de que el negocio se am-
l'lANl,AClON A LARGO
Captulo 3
Control
del presupuestn
8. Expresa usfed sus plan* en ,rmit?s
de un presupuesto que cubra t,P,ntas,
exigtencias, alza de ptecios y gastos?
S IVo
C] tr
pan periodos
Sr' lvo
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largos?
icotnpa- Sr'
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22
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yecciones?
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las obligaciones d su
tlcbe sellulr ordenes de, y estar bao
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persona con objeto de
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, rl t,, ,lL lir responsabiliclad dividida Al anotat'
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los esfuerzos
de
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| \l(11) l,r\ tlnlas frecuentes y regulares le per. ,r I rr rl,,rt,, rlc srts cmpleados como equlpo para
.
,1, ,'r, rL rtlct). promocin y gastos- De la misl3
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11
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para Ios msmos
fines.
persor;:3:':::":iz:T;
g y
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usted
Ji"-
un;
y. de su_
(en contraposicin con la
eiecucin del trabaio). Las actividades
yen. planeacin, organizacin,
"d;tdt*;;;;lrcontrol. De una manera sem( "oo.inu"iOn,'"r'ui;iri?;",
"ru"tupuq.,"'."qui;,;;#iiilll';';$iL*:X,::t:il:if#;
aprender a delegar autordad en sus subordinaos.
ustd con una descripcin por
escrto de cada puesto dentro de su empresa, y se han preparado especificaciones
para cada trabaio?
16- Cuenta
Sr, No
;
;;
Ias especificaciones
urt"Jio
"iigJ.'"
que c; a,^
y:ted paga competitivas con tas de- lis
;
:_l
nrmas tocales? Estn austadas
a las di
ncubd-6 y responsabitidades
7- LSon
puesto?
de
cada
iiilili
2s
usted
Si No
tr n
COMENTARIO: Pudiera ocurrir que su tienda sea demasiado pequea y no necesite un director de personal o de
entrenamiento; sin embargo, si usted cuenta con supervlsores, cada uno de ellos debe reconocer la importancia dc scr
un buen maestro y programar su tiempo para ensear a los
nuevos empleados que les hayan sido asignados. En una tienda muy pequea, el propietario-administrador tendr quc
actuar como maestro.
19.
PLIRSONAL
COMENTARIO: Conform
.it".
sona en &t
trabao?
per- Si No
conservar
la
de Si No
cada 0 !
clase
puesto dentro de su empresa, son adecuados a las diferencias entre los puestos
de dchos empleados los sueldos y otns
compensaciones?
26
con el sueldo que ofrecen otras firmas locales similares; como incentivo, generalmente es conveniente agregarle al sue!
do base una pequea comisin. Cualquiera que sea el plan
que utilice, el empleado debe comprenderlo claramente.
21. Su poltca de tempo extra es clara
se co nt ro Ia cu dadosam ente ?
Sr'
!fl
No
Si
!
No
S,'
tr
No
t"-"ra"Ji* ,a..a
24.
si
No
D
de
Usted mismo debe fijarse objctivos snilares tratando
la
Si
mctas.
sus
para
alcanzat
evaluar su propia capacidatl.
evaluar
dcbc
socitr
cada
d.
empresa representa una socied
al otro (u otros).
Si
No
trtr
lti
Capitulo 5
llcvan.
S/, No
n !
de ellos?
COMENTARIO: En una tienda muy pequea, una declaracin que indique la poltica para el personal puede consistir
sn una o dos pginas escritas a mquina. Frecuentemente las
tiendas ms grandes cuentan con folletos impresos para informar a sus empleados sobre la poltica que gobierna la tienda.
La poltica debe estandarizar los asuntos que se mencionan
a continuacin, y stos no deben dejarse al capricho o a la decisin pemonal del supervisor: horario de trabajo y control de
asistencia; das festivos con derecho a sueldo, da libre; vacaciones, plan de revisin, transferencias; procedimientos de
separacin; liquidacin, plan de pensin y de retiro, si lo
hubiera; prestaciones de hospitalizacin y atencin mdica y
p roccd im ien tos para prcsentar quLjas.
27. ZHa introducido planes de atencin mdca y de pensiones para sus empleados?
Sr' No
| !
COMDNTARIO: El hccho de que una tientla sca muy pequea ya no constituye una barrera para introducir dichos
planes por medio de una compaa de seguros que goce de
prestigio. El establecimiento de un personal permanente por
rr:tlucido que sea, exige que se incluyan dichas prestaciones-
Control
de mercanclas
e inventarios
28. ZHa organizado su tienda en
tos
para
las
ventas?
departamen- Si
No
Si No
tr tr
sus aeoar-
Si
!
No
|i lNVlrN l
ARIOS
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Si
No
mente?
,S/'
S No
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cin?
No
32
Sr'No
tr
Si
!
No
No
D
ia.
adecuada .S/
deste- tr
No
D
mento?
S
E
nes?
mercanc as a consignacin?
produzca prdidas.
36.
]]
INVI']NTARIOS
S/
n!
No
lr() (lc inventario perpetuo que pudiera revclar culcs artcuIos no sc cstn rnovicndo. Sus re{stros dc control dcben
Captulo 6
Compras
39. Es usted membro de alguna organizacn en el mercado que le ayuda a seleccionar las fuentes de abastecimento y
las mercancas, a obtener precos bajos
y a promover la mercanca gue adquiere?
Si
No
COMINTARIO: Lrs orglnizaciones tlcl tttcrcatlo, <ttc vaan de acuerdo con sl tipo de tienda o la tLtc lo proporciona
scrvicio, son de tes tipos principalcs: nrayoristils buio contrato (sirvicndo su tienda como la unidd dc unr crdcna volunlaria), mayoristas coopcrativamente propietarios y olicinas
tle compras residcntcs. Su mcmbresa en un grupo progresi
vo dc compras, que siruc a las tiendas no competitivas, de su
tamao y dc su tipo, constituye un elemcnto esencial en su
capacidad para compctir con las cadenas de ticndas grandes.
Al misnro ticmpo, usted tienc responsabilidades para con la
organizacin dcl mercado. Debe mantener a sta ampliamenlc inforrnada accca de sus requisitos y de la situacin local,
, clebe cooperar en la cjecucin de cornpras en grupo.
40. tHa trabajado con su grupo de compras
para desarrollar y promover marcas pri
.S/ No
! fl
vadas de fbrica?
41. Para manear sus lneas de precios populares, ha introducido usted las compras
entralizadas, ya sea cuando menos experimentalmente, autorizando a su grupo de
compts a que rcalice comprcmisos en
el mercdo, nanteniendo eguilibndas
fts exisfuncias?
Si No
tr fl
COMENTARIO: Una gran falla cntre los pequcos comerciantes consiste en la certeza de que sus requerimientos especfrcos en cuanto a las mercancas son tan diferentes que
jamis podn incorporarse a una operacin de compras en
grupo- C\rando menos hasta un grado limitado, existen lneas
de precios y clasficaciones que pueden comerciarse mejor a
travs de un gmpo central de compras que por los comprado'
res individuales de las tiendas. La oficina central puede actuar
con mayor rapidez acerca de las nuevas ofertas y novedades
en el mercado; cuenta con una visin ms amplia de las lneas
que estn entrando y saliendo, y puede obtener preferencias
de estilo y de precio que no estn disponibles para la pequeii
tienda directamente.
42. Examina usted la reposicin y el alza de
prios de s,ts mercancts Inra estudiar
culs pra compnr ms provehosatente en forma directa del fabricante, y
cules de continuar comprirndo a su
mayorista loal?
S No
n tr
CoMPRAS
37
Sr' No
tr
establecidas?
COMENTARIO: En todas las lneas continuamente apaecen nuevos vendedoes y los antiguos pierden su importancia.
A las pocas compaas grandes que han sido lderes durante
muchos aos las mantienen alerta los compradores que siempre buscan algo mejor.
44,
Wn Si No
solcitan tr
por su comprador?
COMENTARIO: Dicho reglamento le asegura que no confiar demasiado en las fuentes antiguas.
Sr' No
n
Sr' No
tr
38
COMPRAS
49.
39
Si
No
un
existencia?
COMENTARIOT Si dos artculos son tan similares que pocos clientes podran distinguir entre ellos, usted est desperdiciardo su inversin si lleva los dos.
50. Tiene usted algn plan de operacin segn el cual se le reportan las mercancas
solcitadas aue no tiene en exstencia?
Si No
n tr
dores.
en
Sr' No
!
Al
Si No
n
COMENTARIO: Usted puede actualizar sus surtidos mediante el uso de una ficha de artculos solicitados (o algn
sistema similar) que pueden utilizar los vendedores para anotar
las cosas que piden los clientes y que no hay en existencia.
Es importante que los vendedores reporten los sustitutos que
se han vendido con xito, junto con la solicitud original.
51. Todos sus peddos se hacen en las
mas de pedido de su tienda?
for- Si No
tr !
Si No
tr !
40
la sus compras, prestando atencin especial al momento oportuno para hacer sus pedidos, frecuentemente puede obtener
descuentos considerables que de otra manera no podra lograr.
Al hacer
sus
cuda- S No
tr tr
Si No
n tr
('OMPRAS
4I
Captulo
Precios
55. lCalcula usted el alza de precios de
venta Si No
tr tr
precios?
o las S
No
COMENTARIO: El fijar las lneas de precios le dar a usted buenos surtidos a los niveles de precio que desee y tendr
43
44
runa inversn m
nima en el inventario. Usar las lneas de precios tarnbin le ayudar a obtene todas las categoras dc mercancas para grupos especficos de clientes. Las lneas de precios d!.ben dcrerminarsc slo llasta que usted haya esludi;du
los niveles de ingresos y lo que sus clientes desean comprar
Estos rlebcn revisarse conformc cambien dichos faclores.
57. ZDejan los precios que usted f ija un margen para elevarlos lo ms posible dentro
de los lmites de la competencia?
Si No
D
Si No
I
vos, zse deja usted guiar por lo que pensa gue el cliente tpco consderar un
buen preco
y lo pagar fclmente,
vez de guarse
por el costo?
S No
n
en
COMENTARIO: El valor constituye un concepto subjetivo, al cue deben tcnder los precios. A continuacin sc prcsenta una buena tanera para.juzgar lo razonablc quc puedr: ser
un cotizacin dc costos: Estinre ustcd cl prccio al mcnudeo
de un artculo. y de ste reste la elevacin cn cl precio que
trstcd ha fijado para articulos sinrilares; la cantidrd restante
(lebr) rcprcsentar cl costo razonablc dcl artculo.
PRr.r()os
6O. ZPractica
45
promdiar S No
en vez de tratar de obtener n tr
ustd la t&nca
la elevacin,
de
la tienda?
Si No
O n
maneo)?
Sr' No
I
sas?
COMENTARIO: Si lleva registros de rcduccioncs de precios, pucdc calcular un inventario en dlarcs en libros al mcnudco, quc puodc utilizar tanto para el control de la mcrcanca como para la rictcrminacin de laltantcs- El anlisis dc
las reducciones dc prccio segn la causa lc ayudar a climinar
o a rcduci las causas principalcs, talcs como cfectuar los nttc-
No
trtr
COMENTARIO: Generalmente, se requieren cuando menos dos o tres reducciones en el precio para disponer de todo
un lote de mercanca en liquidacin. Si usted vende todo a la
primera reduccin, es posible que haya usted aceptado una
prdida innecesariamente grande. Por otro lado, si usted utiliza una pequea reduccin, que mueve menos de la mitad de
la mercanca, es posible que arrastre dicha mercanca hasta la
prxima temporada, cuando habr poca demanda.
M.
mercan- Si
en
tr
No
COMENTARIO En las tiendas que manejan modas y articulos de temporada, uno de los coslos ms pesados lo constituye la reduccin de precios por liquidacin de las mercancas. Muchas veces, con imaginacin e ingenio es posible mover la mercanca sin reducir el precio; y si usted utiliza otros
rccursos promocionales, es. posible que tenga quc reducir
menos los precios.
Si No
n
PRIICIOS
41
eri p.ecios para incrementar las ventas y en esa forma incrern"t"t su ma.g"n en dlares. Asimismo, puede utilizar dichas
reducciones para atender a los grupos de clientes que no responden a loi precios normales. Cuando usted planee delibe-
Captulo B
Equ po
e instalaciones
66, Son adecuados y modernos su equipo
.S/
f1
e instalaciones?
No
tr
Si
- No
tr
rede
S No
D
50
ltQUtPo rt
ras?
Si No
D
tas?
5l
TNSTALACIONLjS
sus cajas
registrado- S
No
72.
espacio Si No
relacio- ! tr
Si No
tr
bur pasar por la mercancia de impulso cuando van a insrcccionar los artculos que pidieron. En las tiendas de abarrotls o miscelneas, es buena idea mezclar la mercanca de im-
Si No
Si No
f1 |
almacenar?
S/
Captulo 9
No
tr
tas?
Publicidad
y promoclon
76. lComplementa usted con frecuencia su
rutna cotidana en las operaciones de
venta con promociones especiales?
Si No
tr
COMENTARIO: Aunque sus clientes esperan que mantenun surtido completo de sus lneas regulares, tambin esperan que ofrezca especialidades oportunas, novedosas y fuera
de lo comn. El nmero y el momento oportuno de esos
eventos debe programarse para el tipo de cliente que usted est tratando de atraer.
ga
en
Si
No
adecua- tr tr
54
Si
tr
No
Si
tr.
No
artr'cu- S/ No
D n
55
que S
en tr
No
Si No
tr
COMENTARIO "Mientras ms hable, ms vender". Como pequeo comerciante, es posible que usted haya tornado
nota de las descripciones detalladas y de la lectura interesante que se encuentra en un catlogo general para hacer pedidos
por correo. Aunque es cierto que el objetivo de sus propios
anuncios no es el de generar un pedido inmediato por correo,
sino que los clientes acudan a su tienda, tambin es cierto
que es ms probable que los detalles completos atraigan ms
que unas generalidades vagas.
82
PROMOCION
83. dSon veraces sts anuncos y proporconan todos los detalles acera de la mer6nca que est usted ofreciendo?
PUBLICIDAD Y
Si No
D tr
su anunciar?
COMENTARIO: Algunos pequeos comerciantes han cmplcado esa tcnica con xito. A menudo eso llcva a la compra
t special de mercancas slo por su atractivo en los anuncios.
84. i."Vende" cada uno de sus anuncios primordialmente el negocio de usted, adems de la mercanca que anuncian?
Si No
tr fl
56
igual S/ No
puede tr tr
a la de
deo-
S/. No
- tr
COMENTARIO: Ins juntas semanales regulares constituyen una buena manera de mantener informados a todos. La
publicidad representa solamente un medio para llegar a un
lin, que son las ventas. El respaldo que sus vendedores le den
a la publicidad constituye la nica forma de que sta sea real-
mente efectiva.
Si No
E
PI.-'BLICIDAD Y PROMO('ION
I'88.
S/, No
tr I
polticas para el
que
se permiten
margen de pubtcdad
si se le
para
comprobar
proveedores,
sus
que le
descuentos
estn otorgando los
?
I
c
dad
b
co rres\onde n P o r Pu
las
Si No
tr
COMENTARIO Legalmente' se exige que los proveedores il.tcluyan a todos sus clientes competidores cuando.otorgan Cescu"ntos por publicidad Asegrese de que usted reci'
be su parte.
Captulo 10
Exh ibic in
90.
dedica
us'
Si No
tr tr
COMENTARIO: Para muchas tiendas pequeas, los aparadores son ms importantes que los anuncios. Su arreglo debe
planearse cuidadosamente y ejecutarse con habilidad e imaginacin, sin perder de vista el hecho de que el aparador constituye una herramienta importante en las ventas, y no snplemente un foro para crear efectos artsticos.
Si No
!
minucion?
(r{l
sus apara-
dores?
Si
f'
No
S/
tr
No
Captulo
Relacones con
los c lientes
Si
No
uu
Si No
tr
6]
pLrc(la
S/' No
n
Sr'
No
nn
COMIiNTARIO: Son pocas las ticntlas psqucas quc pueden igutlarsc con las granclcs cn cutnlo r surti(los, precios ba1os, espccialicladcs rliarias, y las lncilidadcs para cxhibir'. Dichas ticndas pcqLrcnas dcber derivar su fucrza tlc Ios servicios
especialcs tales conlo Io acccsible dc su ubicacin. entrcga inmediata, atencin cspecial o a la habilidad para ayudar a rcsolver los problcmas especificos dc los clientcs, por cjemplo. la
planelcin dc las cornids. cl cuiclaclo del iartln, la dccoracion irlerior. o hast cl onitrr nranchas.
98. llncrementa usted el valor de su mercanca desarrollando la confianza de los
clentes en su crtero y en su prontitud
para asegurarle al cliente que quedar ntsfecho?
No
:l
l,lL:NTl.S
Sr'
No
tantos?
COMENTARIO: Auntuc no debc descuidarse a los dolescentcs, otra seccin clavc dc nucstra poblacin la constituyc
cl gnrpo de adultos jvenes. Este grupo, quc sc encucntrl actualmente cn cl proceso tlc tbnnacin de unl nueva llmilia,
est desarrollantlo una fbrnrl de vida muy dilcrente de h de
sus padres, y dcbc sintonizarsc con cste grupo si dcsea corrsc'rvar su clicntcla cn los arios futuros.
97. ZCompite usted con las tendas ms grandes en aquellas ras en las que ellas son
Si No
nLl
Captulo 12
Crdito
j
l0l.
I
Si
No
tr
COMENTARIO, Rara vez debe usted considerar el crdisencillamente como una conveniencia para aquellos que
podran pagar al contado. En cambio, s debe considerarlo
como un medio de promocin paru atraer a aquellos clientes
que solamente pueden mantener o mejorar su nivel de vida si
pueden obtener crdito. Fije su poltica de crdito nicamente hasta despus de que haya sopesado el costo de otorgarlo
contra los beneficios que puede obtener si lo concede.
A menos que su tienda se especialice en las necesidades cotidianas, encontrar que es til ofrecer un servicio de crdito, ya sea con sus propias facilidades, o quiza a travs de alguno de los planes de tarjetas de crdito. Estos ltimos tienen
las siguientes ventajas para la tienda pequea: su dinero en
efectivo no se encuentra atado en las cuentas por cobrar; adems, usted no tiene el problema de abrir las cuentas y de cobrar las facturas pendientes de pago- Por otro lado, la lealtad
de sus clientes para con su tienda puede debilitarse cundo la
relacin respecto al crdito se convierte en algo impersonal.
to
lr
ll
tl
'l
l02.
S No
! tr
:S
dto?
COMENTARIO: Las prdidas excesivas por crdito, generalmente las ocasiona el abrir cuertas de crdito con Cescuido, y el permitir quc los clientes se excedan en su crdito. Usted siempre debe ser impersonal al conceder crdito, sin actur sobre la base de una amistad personal. Es especialmente
importante aprender a negarse a conceder crdito con cortesa, sin echarse un enemigo.
103. Cuando sus clientes no pagan de acuerdo
con lo convenido, los presona de inme-
S No
D n
diato?
COMENTARIO: Las cuentas de crdito rotativo se adaptan a Ias necesidades de muchos clientes y cstn creciendo en
popularidad. La mayora de las tiendas cobra un inters mensual de I a I I /2 por ciento sobre saldos insolutos.
Asegrese, siempre que se mencionen sus cuentas de crdito, de que est usted cumpliendo con la ley, y exprselas a
una tasa de inters anual, como por ejemplo del 12 o del 18
por ciento. Si vende en abonos, evite la prctica severa que ha
hecho que pierdan su prestigio muchas tiendas106. lSus deudores morosos se compann con
I de otras tendas smilares?
No
trD
COMENTARIO: I:s deudas incobrables rara vez deben exceder de la mitad del uno por ciento de sus ventas a crdito,
quiz un poco ms en pagos en abonos y en cuentas rotativas.
107. Revsa usted sus cuentas
peridicamen- 3
No
guar- D tr
dan?
104. Cuenta usted con un mtodo sencillo
para dentifcar a los clientes de crdto
y autorizar sus compras?
S/'
n n
No
Si
fl
No
COMENTARIO: Cuando menos dos veces al ao debe usted preparar una lista que refleje sus cuentas abiertas y las
cantidades que estn al corriente, que son las de 6O o 90 das,
etctera. En la rnisma forma, debe usted analizar sus cuentas
de crdito rotativo y las cuentas de ventas en abonos. Esta revisin le ayudar a establecer reservas para cuentas incobrables y para revisar sus prcticas de crdito y cobranzas.
S/
No
trtr
Oaptulo 13
La habil dad
persona para
vender
109, Les nforma con regularidad
ven- Si
sus
las
promo-
mercanca !
No
S No
tr
1ll.
Selecciona usted artculos de sugerencia especial pan que sus vendedores los
promuetnn cada semana?
Si No
fl
Captulo 14
Libros contables
(Ver la seccin sobre "Control del Presupuesto" para
el
uso de los datos contabls al calcular las proporciones financieras comparativas; al fijar metas en cifras para un periodo
futuro y al fijar los controles de "abierto para compras" y
"abierto para gastos")112. Lleva usted regstros de sus desembof
sos en efectvo para mercancns, materiales y servcos?
S No
tl
S/-
f1
No
D
COMENTARIO: Utilizando los regislros lriba mencionados como gua, usted puede realmente plancar sus desembolsos en efeclivo. Hacindolo, y sabiendo cuiilcs sern sus gastos de dinero en efectivo, podr operar un ncgcrcio ms ordenado con mayores u tilidades.
7l
7)
^tJllfIORlA
ADM INIS
fRATtVA t,ARA
(.OM t:R(,tAN.I.t.S
| 14. Hace que le lleven un balance de sus libros y un resumen mensual de sus cuentas
Sr
Sr
'
No
LIBROS CONI-ABLllS
No
19. Adems de los datos para los balances, para los estados de prdidas y ganancias y pa-
ra
116. No
J/
No
cos de inmediato. Sin embargo, antes de contratar estc servicio. nrida su costo y su eficiencia contra lo que est ust0d rea_
lizirnd o en la actualidad.
117. Tcne usted los datos sobre las ventas.
compras e nventaros, y sobre los gastos
Si No
a
s vu
Sr
LI
da rea de registro. De la
ctu
si No
a su contador
fa
liosus.
No
tl
COMENTARIO: Entre otras cosas, sus proporcioncs lirrancieras deben incluir las ventas por pie cuaclrado, vcrrlirs por
cada dlar de inversin en la mercanca, vcntas por cnrplcatlo,
venta promedio, operaciones por vendetlot, glstos por-cuda
operacin, reposicin de existencias, la prorolcion rlc lus utilidades con ol valor neto y la compat'aciirn (lc los n( rcnlcntos
y disminuciones en los elementos clavcs rle los cslldos dc
cuentas- Estas proporciones debcn utiliutsc c) la pllnL:icin
de las utilidades.
El espacio, cspecillmenti: rcprcscrtl tro tlc sus rcculsos
ms escasos, y debe ser ploductivo con ohicto de proporcionar una tasa alta dc ventas por pic cuacl|lrrlo.
720-
J'
No
14
I]I]I'IOR IA AIJM
IN
Captulo 15
Dinero en efectivo
y fnanzas
121. cAlguna persona que no sea el caero o
el tenedor de libros abre toda la correspondencia y prepara un registro de recibos que ser cotejado contra los depstos?
Si
!u
No
demora, Si No
du' D !
/,
S/ No
tr !
correspondencia? Si
No
trtr
sus cheques?
S/'
No
blanco?
S/, No
tr
(IOMENTARIO : El dinero representa su activo ms vulnelrrblr: y las prcticas arriba anotadas reducen su control sobre
el direro en efectivo. Los cheques deben girarse a la orden de
lrr cornrua, o de algn empleado responsable, y jams del)( n Iir rnilrsc chcqucs en blanco. Eso es una invitacin al fraude-
DINI.]RO
lZi.
T.JN
IJII;CTIVO Y
ITINANZAS
11
Si No
!
Si No
tl !
caja de segurdad?
Si No
D n
COMENTARIO: Su libro dc cuentas por pagar (lcbc brlancearse con regularidad con el libro general de control; scrnpre
deben comprobarsc los estados dc cuenta dc los vcndedorcs
contra las cuentas o los registros de comprobantcs por pagar:
la nmina debe manejarsc con el mismo cuidado tue los pagos regulares que se hacen con cheque.
COMENTARIO: Erl
Si No
D tr
/IJ
AIJDIJ ORIA
ADN,
crlucilii su lritbajo adrninistrativo considerablemente, as corrro e l tnanco tle dinero en et'ectivo en la tienda.
131
Captulo 16
s/ No
n !
Seg
132.
ros
un
.Si
conocimientos? f]
No
si No
! u
lizas y haga las recomcndaciones correspolldicntos Asegurcsc tlc tuc el cxptrto tollga todit llt illlirllttltciiln ilttc ileccsitc
pata cstLl(liar stL situlcin y cnfaticc Ir illli)()ltilnc'a (1e descLtlri
cualquier ricsgo nucvtl y cle tlctetntittar crtakltticr tlisl. inucin
cu krs ricsgos an[criorcs. Si ttstctl cotligc l situacin dc slts
ricsgos. ror c jentplo. proporcionlntlo sLl l icico tcs txtitlgLlidorcs cle incenditl o ocitlorcs. o ltltllrbrltnltl lits csclcrls o cl.l-
IJ{)
rol)os. Prc(lc
134.
s,'
No
COMENTARIO: En aos recientes, los clientes, Ios repartidores y otros, han estado presentado con mayor frecuencia
pleitos legales contra los comerciantes y por cantidades cada
vez mayotcs, y los jurados han mostrado cierta tendcncia a
incrementar las compensaciones por daos en pleitos debidos a negligencia- Para ser adecuado, su programa de se;ros
de responsabilidad civil debe tomar en cuenta las cantidades
incrementadas que actualmente se estn concediendo en los
juicios.
135. ZHa reducdo usted sus primas de
ros
utilizando
deducibles?
lmpuestos
yob
rgacrones
lega
ES
segu- Si No
n
Captulo 17
S/' No
n !
puestos que
un calendario de
im-
le ndque cundo
deben
pagarse los diversos impuestos federales,
estatales y locales?
Si
!n
No
Si No
! tr
(lOi\I FjNTAR IO: ('otr algtttra li ccLtrtrcirt octt t rctt lrotlitlcacioncs mportanlcs cn los rcglanlcnlos nlpositivos. Usted debc
lscgulrrsc dc rluc lus conoce. Tanrbit tlebe ctttnplir con la
obligacin clc prcscntar otros irf'olmes rccLtcridos por la ley.
lJl
I]]
ns de lo necesario en
sus mpuestos.
tene usted un contador dedicado a dichos pagos, para revsar sus regstros con-
,S/
No
nn
83
No
ms mmnlicadas?
COMENTARIO: Usted, o algn empleado que sea responsable ante usted, puede preparar las declaraciones de rutina;
sin embargo, debe contratar a un contador espccialista en
impuestos para que revise sus registros y prcpare las declaraciones ms complicadas.
Al estudiar su situacin impositiva, usted desear especialmente que se realice una revisin continua de lo siguiente:
cmo evala usted su inventario: cmo determina la deoreciacin. las utilidades y las perdidl: y las r,.s.'rvas puru d"rdas incobrables; crno maneja usted los saldos de crdito
para ventas en abonos y con el sistema de crdito rotativo
al final del ao fiscal; y cmo trata los factorcs de sobrantes
o de "suma y sigue".
deter- Si No
mercanca n tr
reglamen-
Captulo
1B
Participacin
con g rupos
externos
142.
Si
No
trtr
143. Ha considendo
Si No
!
II'
S/'
!
No
COMENTARIO: En caso de quo no exista ningn departamento de crdito en su loclidacl, o si l membrcsa es demasiado costosa para sus operaciones, probablemente su banquero pueda orientarlo indicndolc a quin otorgarle crdito.
145. Cuenta usted con una membresa con
otros comercantes en (1 ) un plan de beneficio para un grupo de personas incapactadas y (2) un plan de seguro de grupo para compensacin de sus empleados?
Si
!n
No
COMENTARIO: Un consejo estatal de comerciantes al menudeo, ha ahorrado a los miembros de sus planes dc incapacidad y de accidentes de trabajo hasta el 25 por ciento del costo de las primas.
146. Est suscrto y lee con regularidad
cuando menos una de las revstas comerciales sobresalientes en su campo?
si
n
No
r'\lr\ r.cvistils llcvan cabo y rcportn sobrc las investigaciorrL r L:riiz rtlus clt los cslblccinlicntos y sct'.lc lcts ccl.rsurtriclor,: l;s tLlrlcs s{)n illuy valiusas Iaru ll dtri1listrrcin tle la
( ,lr.rlr'r,rit (l( \'cnls y cl colttrol
rLc las
orcracioncs. Contbrnte
lxl I RNos
87
Si
nil
No
promocionalesT
COMENTARIO: Los servicios quc ploporcionrtn sugcl-oncias para los cncabezados, para la copill y ritrlt las ltlstlilclones pueden scr de gran valor para ustcd, rll cso cle tluc Ilo
cuente con pcrsonal para publicidad Ottos sctvtcios pftlmocionales proporcionan orientacin para la pllntlcion tte venptotas mensuales. quc incluyetl un tcsolo cle inlilttnlciiltr
mot ionll plra eittlu titnpotl,.J:t d.'l a1,'. AltLrll:r'lt'o''iu'i'rllts
prcomercialcs publican inlbrmacin de eslc tipo como una
pcridicos
te de sus scl-vicios ttofmlles I sus nlicnlbros. Y kls
cle muchas ciudades proporcionan sistcnci proitsion l tllrl
la publicidad a sus clicntcs.