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Excel Intermedio
Excel Intermedio
Formatos Condicionales
El objetivo de esta sesin es aplicar formatos
condicionales a nuestros datos, para resaltar de
forma grfica y de una manera rpida aquellos
valores que cumplen con los criterios deseados.
Grficos Estadsticos
El objetivo de esta sesin de aprendizaje es el de
explicar los diferentes Tipos de Grficos, la creacin
de Grficos as como la edicin de estos a travs de
casos tipos. Esta sesin se complementa con
aplicaciones que muestran el uso de los Minigrficos
o Sparklines
Competencias a desarrollar:
Formatos Condicionales
FORMATO CONDICIONAL
Excel nos ofrece la posibilidad de cambiar el color, estilo, subrayado y tamao de fuente, as como los
bordes de una celda cuando el valor que aparece cumple unas determinadas condiciones.
El formato condicional es la manera de decirle a Excel que aplique formato a todas las celdas que
respondan a uno o ms criterios.
Por qu utilizar el formato condicional?
Se puede cambiar manualmente el formato de las celdas que cumplan un criterio, pero esto sera un
proceso engorroso y repetitivo, especialmente si tienes un gran conjunto de valores o sus valores
cambian con frecuencia. Es por ello que debes utilizar el formato condicional, para cambiar el
formato de forma automtica cuando una celda cumpla con ciertos criterios.
Por ejemplo, puede utilizar el formato condicional para mostrar automticamente los saldos
vencidos en 30 das en texto rojo, en cursiva, o que nos resalte con color azul las ventas superiores a
10,000 y con color rojo las ventas menores a 10,000. As, podremos identificar fcilmente las celdas
que cumplan con cualquiera de las condiciones. Si nos toc trabajar con una lista de 3,000 datos, es
indudable la utilidad que pueden tener los formatos condicionales.
Procedimiento:
Seleccione la ficha Inicio/grupo Estilos/botn Formato Condicional
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Formatos Condicionales
Solucin:
1. Seleccione el rango B3:B12
2. Seleccionar Formato condicional de la ficha Inicio en la Cinta de opciones
3. Seleccionar el tipo: Resaltar Reglas de Celdas
4. Luego el operador de comparacin: Es Mayor que
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Formatos Condicionales
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Formatos Condicionales
3. BARRAS DE DATOS
Ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La longitud de la barra de datos
representa el valor de la celda. Una barra ms grande representa un valor ms alto y una barra
ms corta representa un valor ms bajo. Las barras de datos son tiles para encontrar nmeros
ms altos y ms bajos especialmente con grandes cantidades de datos.
Ejercicio: Aplicar Formato condicional Barra de Datos a la columna Aporte Oblig.
Solucin:
1. Seleccione el rango C3:C12
2. Seleccionar Formato condicional de la ficha Inicio en la Cinta de opciones
3. Seleccionar el tipo: Barras de datos y elija su relleno.
4. ESCALAS DE COLOR
Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin
de datos.
Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradacin de dos
o tres colores. El tono de color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en
una escala de colores verde y rojo, puede especificar que las celdas con el
valor
tengan un color ms verde y las celdas de valor inferior tengan un color ms rojo.
Ejercicio:
Aplicar Formato Escala de color a la columna Prima de Seguro.
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superior
Formatos Condicionales
Solucin:
1. Seleccione el rango D3:D12
2. Seleccionar Formato condicional de la ficha Inicio en la Cinta de opciones
3. Seleccionar el tipo: Escalas de color y elija su relleno.
5. CONJUNTO DE ICONOS
Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar datos de tres a cinco categoras
separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. As tenemos que
la flecha verde hacia arriba representa valores ms altos, la flecha hacia el lado amarilla
representa valores medios y la flecha hacia abajo rojo representa valores ms bajos.
Ejercicio:
Aplicar Formato condicional Conjunto de conos de Flecha a la columna Total Dsctos.
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Formatos Condicionales
3. Excel de manera determinada establece intervalos para valores altos, medios y bajos,
pero puede personalizar los valores:
Definir los siguientes nuevos intervalos:
Valores altos
mayor o igual a 90
Valores medios :
entre 70 y 90
Valores bajos :
menores que 90
Clic
Al hacer clic en el botn Editar Regla, se abre la siguiente ventana, donde tiene que Editar una
descripcin de regla.
2. Ingresar valores
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1. Cambiar
Formatos Condicionales
Formato
Utilice formula que determine
Rango
A3: A8
Datos:
Ir a Formato Condicional:
Formatos Condicionales
Frmula
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Formatos Condicionales
Ejercicio 02
En la siguiente lista de alumnos, aplicar formato condicional para resaltar el nombre del alumno
que tiene el promedio unidad ms alto.
Solucin:
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Formatos Condicionales
Formatos Condicionales
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Formatos Condicionales
PRACTICA DE REFORZAMIENTO N 07 - 1
Ejercicio 01:
Encontrar las ventas superiores a S/. 3,000.00
Solucin:
Regla de Formato Condicional
Es mayor que 3,000
Formato
Formato Personalizado
Rango
D5:D15
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Formatos Condicionales
5. Seleccionamos la ficha Relleno: Efectos de relleno y aplicar los formatos que se muestran.
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Formatos Condicionales
Ejercicio 02
Aplicar formato a la columna Ventas
Las dos ventas ms altas deben de decir Excelente
Las dos ventas ms bajas deben de decir Psimo
Las ventas que estn entre 5000 y 10000 deben de decir Regular
Aplicar formato Condicional Barra de datos, para la columna Porcentaje de ventas.
Aplicar Formato Condicional Conjunto de conos, para la columna Porcentaje de Ventas.
Solucin:
Regla de Formato Condicional
Formato
Rango
10 mejores
10 inferiores
entre
Barra de datos amarillo
3 smbolos flechas de color
B4 : B15
B4 : B15
B4 : B15
C4 : C15
C4 : C15
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Reglas superiores e
Formatos Condicionales
ACEPTAR
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Formatos Condicionales
2.
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Formatos Condicionales
Se mostrar de
esta manera:
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Formatos Condicionales
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Formatos Condicionales
Seleccionar
rango de
datos
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Formatos Condicionales
Ir a Formato Condicional
Los valores ms
altos, tienen la
Barra ms grande
Ir a Formato Condicional
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Formatos Condicionales
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Grficos Estadsticos
GRFICOS ESTADISTICOS
Los cuadros y grficos son una excelente manera de representar los datos. Microsoft Excel
2010 ofrece casi todos los tipos de grfico y hace ms fcil para su elaboracin a fin de que sus
datos se puedan entenderse rpidamente en un formato grfico.
Un grfico es una representacin visual de los datos de una hoja de clculo a travs de figuras
o lneas que permiten un anlisis e interpretacin ms sencilla e inmediata.
TIPOS DE GRFICOS
El tipo de grfico o un grfico depender de los datos para el que se va a trazar el grfico. Los
tipos ms utilizados son el grfico de columnas, grficos de lneas, grfico circular, grfico de
barras, rea de grfico, los grficos de dispersin, Grfico de Valores, y el grfico de superficie,
entre muchos otros. Vamos a hablar de algunos de estos tipos de grficos, y las situaciones en
las que se utiliza un tipo de grfico especfico.
1. GRFICO DE COLUMNAS
El grfico de columnas es uno de los tipos de grficos utilizados ms comnmente y se
utiliza para mostrar el resultado de los cambios en los datos durante un perodo de tiempo
o para ilustrar comparaciones entre elementos.
2. GRFICO CIRCULAR
El grfico circular es muy til cuando se desea hacer hincapi en un elemento significativo
en los datos. Representa los datos en forma de un pastel.
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Grficos Estadsticos
3. GRFICO DE BARRAS
Un grfico de barras ilustra comparaciones entre elementos individuales.
4. GRFICOS DE DISPERSIN
El grfico de dispersin y grfico de lneas son casi similares, pero el grfico de dispersin
se muestra con una lnea de puntos mientras que el grfico de lneas utiliza vinculando
lneas para mostrar los datos.
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Grficos Estadsticos
ELEMENTOS DE LOS GRFICOS
Un grfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma
predeterminada y otros se pueden agregar segn las necesidades. Para cambiar la
presentacin de los elementos del grfico puede moverlos a otras ubicaciones dentro del
grfico o cambiar su tamao o su formato. Tambin puede eliminar los elementos del grfico
que no desee mostrar.
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Grficos Estadsticos
CREACIN DE GRFICOS:
1. En primer lugar debemos asegurarnos que hay datos en la hoja de clculo y esta no
contiene celdas en blanco entre las distintas columnas.
Ejercicio 01:
Se desea crear un grfico que represente la comparacin entre las ventas realizadas por 6
vendedores en los primeros 3 meses del ao.
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Grficos Estadsticos
Solucin:
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Grficos Estadsticos
5. Haga clic en el ttulo del grfico y cambie el Titulo grfico por el de VENTAS.
6. Aplicaremos un estilo al grfico, aplicar el estilo 42.
7. Observe el resultado:
9. Observemos el resultado:
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Grficos Estadsticos
Ejercicio 02:
Una empresa de produccin posee el volumen de ventas producidas en toneladas y el importe
en dlares que devenga de las mismas en el primer semestre del ao 2010, tal y como se
muestra a continuacin:
Se desea graficar estos valores para cada periodo. Debido a que estos son muy diferentes
conviene usar grfico de lneas (en ejes separados).
Solucin:
4. Una vez terminado el grfico, seleccionar la curva cercana al eje X y con la tecla
derecha del mouse activar la opcin Dar Formato a serie de datos... y en las
opciones de serie activar Eje secundario.
5. Observa el resultado.
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Grficos Estadsticos
Ejercicio 03:
Una empresa posee el detalle de los importes que va a tener como gastos en diferentes
rubros, como se muestra a continuacin:
Se desea tener una representacin grfica que nos muestre los rubros y los porcentajes que
sus importes representan.
Solucin:
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Grficos Estadsticos
4. Te quedar como se muestra a continuacin:
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Grficos Estadsticos
EDICIN DE GRFICOS:
En ocasiones se nos pide personalizar ms nuestros grficos, si queremos cambiar el
tipo de grfico actual o queremos mostrar los datos en el mismo grfico o colocar una
imagen de fondo en nuestro grfico (como el logo de la empresa) entre otras
configuraciones.
Todas estas opciones las podemos desarrollar sin ningn contratiempo, ahora ms que
nunca en Excel 2010 tenemos las personalizaciones ms a la mano de tal manera que
para el usuario sea ms fcil y practico la edicin de grficos.
Para poder editar nuestros grficos tendremos que hacer uso de las fichas
contextuales (Diseo, Presentacin y Formato) para Herramientas de grficos.
HERRAMIENTAS DE GRFICOS:
Para evitar tener que aplicar formato manualmente, Excel proporciona diversos diseos y
estilos rpidos predefinidos que resultan muy tiles para aplicar a los grficos. Puede cambiar
manualmente el diseo y el estilo de formato de cada uno de sus elementos para personalizar
el grfico an ms.
Diseo: Aqu podremos encontrar diversos botones que nos ayudaran a cambiar el
estilo de nuestro grfico. Encontraras diseos de grficos predefinidos, estilos de
grficos para presentaciones ms profesionales, podrs cambiar de tipo y/o subtipo de
grfico si lo deseas o hasta mover grficos de una hoja a otra.
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Grficos Estadsticos
Presentacin: Aqu en esta ficha podremos encontrar diversos botones que nos
ayudaran a insertar formas a mostrar los datos de las etiquetas, a manipular las
diferentes opciones de los ejes.
Formato: Aqu en esta ficha podremos encontrar diversos botones que nos ayudaran
mejorar los estilos de las formas que nosotros empleemos en nuestros grficos, se
podrn colocar efectos, estilos, alineaciones.
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Grficos Estadsticos
Ejercicio 01:
La empresa MEDASA S.A.C, empresa dedicada a la venta de productos para sala de
operaciones de una Institucin de Salud, tiene proyectado las ventas de los 2
primeros semestres del ao 2010 as como el margen de estos.
Se
pide
crear
un
grfico que compare los mrgenes de ventas de los semestres mencionados, as como
aplicar personalizacin al grfico.
Procedimiento
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Grficos Estadsticos
5. Presione el botn Cambiar fila/columna, te quedar de la siguiente manera:
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Grficos Estadsticos
13. Ahora cambiemos el formato al ttulo: En la ficha Formato de Herramientas de
Grficos, haga clic en Efectos de Texto del grupo Estilos de WordArt y seleccione
la opcin Iluminado /Rojo, 8 ptos iluminado, color de nfasis 2.
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Grficos Estadsticos
16. Tambin haga clic en el rea de trazado del grafico (espaldar de las columnas) y
aplicarle un Relleno de forma: Amarillo.
17. Inserte ahora rtulos a los ejes del grfico: Elija la ficha Presentacin de
Herramientas de grfico y elija Rotulo del eje del grupo Etiquetas.
Elija Titulo de eje horizontal primario/Titulo bajo el eje.
Escriba el ttulo del eje: SEMANA
Elija Titulo de eje vertical primario/Titulo horizontal.
Escriba el ttulo: %
18. Ubique la leyenda en la parte inferior del grfico: Elija la ficha Presentacin de
Herramientas de grfico y elija Leyenda del grupo Etiquetas.
Seleccione: Mostrar leyenda en la parte inferior.
19. Mostrar los valore de cada categora (columna) en la parte superior: Elija la ficha
Presentacin de Herramientas de grfico y elija Etiquetas de datos del grupo
Etiquetas.
Seleccione: Extremo externo.
20. Modifique la Escala de valores, considerando: Elija la ficha Formato
de
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Grficos Estadsticos
Solucin:
1. Seleccionar la celda en donde queremos incluir el grfico. Por ejemplo: G12
2. Hacer clic en la Ficha Insertar y en el grupo Minigrficos, seleccione el tipo de
grfico que queremos insertar:
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Grficos Estadsticos
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Grficos Estadsticos
Solucin:
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Grficos Estadsticos
Debido a que la primera columna contiene valores aos en que se realizaron los censos,
conviene usar un grfico tipo XY de dispersin.
Solucin:
con
lneas
suavizadas.
4. Una vez terminado el grfico hacer clic derecho sobre la curva y dar clic sobre
la opcin Agregar lnea de
tendencia en la opcin tipo de
tendencia Lineal.
5. Observe el resultado:
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Grficos Estadsticos
Ejercicio 02:
Se tiene una lista de Abogados y
los casos judiciales que estos han
llevado o estn llevando, como se
detalla a continuacin:
Se desea tener grficos para cada abogado y ver cmo van los casos judiciales.
Solucin:
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