MATERIAL

COMPLEMENTARIO N° 2

Descripción breve
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de
realizar el análisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas
en base al valor de otra celda. Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente específico o
un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así
poder identificarlas fácilmente en pantalla. Esta es una serie de artículos que te ayudará
a comprender mejor este concepto.
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis de
datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto te
permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan
con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla. Esta es una serie de artículos que te ayudará
a comprender mejor este concepto.
Fundamentos de formato condicional
El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato especial para
aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar el formato condicional para
cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo.

Razón para utilizar el formato condicional

Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que cumplen con una
condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo, especialmente si tienes una tabla de
datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer más fácil la
tarea de cambiar automáticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.

Ejemplos de formato condicional

Ejemplo 1:

Formato especial para todos los empleados cuyas edades se encuentran entre 18 y 25:

Página 1 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Procedimiento:
✓ Seleccionar todas las edades.
✓ Clic en la ficha Inicio / Formato Condicional / Reglas para resaltar celdas / Entre

✓ Se visualiza la siguiente ventana:

Página 2 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Ejemplo 2:
Resaltar los Promedios por debajo de 13.
Procedimiento:
✓ Seleccionar todos los promedios
✓ Clic en la ficha Inicio / Formato Condicional / Reglas para resaltar celdas / Es menor que

✓ Se visualiza la siguiente ventana:

Página 3 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Como ya mencioné previamente, al seleccionar alguna de las opciones del menú, el formato se aplicará para
aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla. Un formato condicional en Excel está siempre basado
en una regla que posteriormente se podrá editar si así lo deseas. Las reglas que se crean para los formatos
condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:

✓ Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda (Mayor que,
Menor que, Igual a, Entre, etc.).
✓ Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes aplicar un formato
especial utilizando una fórmula donde podrás aplicar una lógica más compleja. Por lo mismo es un
pocomás complicado de aprender, pero una vez que lo hagas seré muy intuitivo de utilizar.

Por ahora, estudia estos conceptos básicos y en los siguientes días analizaremos algunas de las opciones que
tenemos para aplicar el formato condicional.

Resaltar celdas con formato condicional

En el artículo fundamentos de formato condicional hemos aprendido las bases sobre este tema y en esta
publicación aprenderemos sobre la primera de las opciones de menú de formato condicional: Resaltar reglas de
celdas.

Página 4 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Esta opción de menú nos dará la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de formato
condicional especificada. Cada opción muestra su propio cuadro de diálogo solicitando los argumentos
necesarios para crear la regla.

Reglas de formato condicional

La opción Es mayor que muestra el siguiente cuadro de diálogo:

En el primer cuadro de texto deberás colocar un número a partir del cual se aplicará el formato especificado.
Para este ejemplo coloque el número 50 en la caja de texto, dejé el formato predeterminado y el resultado fue el
siguiente:

Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un solo valor con el cual
comparar las celdas a las que se aplicará el formato. La opción Entre muestra un cuadro de diálogo diferente
porque solicita 2 valores que delimitarán el rango de valores a buscar:

Página 5 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

La opción Una fecha muestra una lista de opciones donde podrás seleccionar la que mejor se adapte a tus
necesidades.

Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta regla de formato
condicional pueda encontrar valores coincidentes.

Finalmente, la opción Duplicar valores te permitirá resaltar ya sea los valore únicos o los valores duplicados dentro
de tus datos:

Solamente debes elegir la opción adecuada de la lista de selección y se aplicará la regla de formato
condicional adecuada.

Página 6 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Ejemplos:

1. Mostrar todos los empleados cuyo mes de nacimientos sea Agosto.

Procedimiento:
✓ Seleccionar todos los meses
✓ Clic en la ficha Inicio / Formato Condicional / Reglas para resaltar celdas / Es igual a

Página 7 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores únicos

En esta ocasión te mostraré cómo aplicar formato condicional a aquellas celdas que contienen valores únicos
dentro de una lista de datos o, por el contrario, cómo aplicar formato condicional a valores duplicados en
Excel. Formato condicional a valores duplicados
Comenzaremos nuestro ejercicio seleccionando el rango de celdas que contiene los datos a los que aplicaremos
el formato condicional y que en este caso es el rango A2:A26.

Después de haber realizado la selección, debemos ir a la ficha Inicio, y dentro del grupo Estilos, hacer clic
sobre Formato Condicional y al desplegarse el menú emergente deberás hacer clic en Resaltar reglas de
celdas y posteriormente elegir la opción Duplicar valores tal como se muestra en la siguiente imagen.

Página 8 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Al seleccionar esta opción se mostrará el cuadro de diálogo Duplicar Valores el cual contiene dos listas de
selección y deberás asegurarte de que la primera lista tiene la selección Duplicados. Para la segunda lista podrás
elegir cualquiera de las opciones disponibles y para nuestro ejemplo dejaré seleccionada la opción de relleno
rojo con texto rojo oscuro.

Al hacer clic en el botón Aceptar, la mayoría de las celdas de nuestros datos serán resaltadas en color rojo porque
contienen un valor que se repite al menos dos veces. La única celda que no será resaltada en rojo será las celdas
A5 porque es la única que contiene un valor que no se repite.

Página 9 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

De esta manera podrás resaltar valores duplicados en Excel utilizando el formato condicional de manera que sea
fácil detectar visualmente aquellas celdas que contienen datos duplicados.
En la segunda parte de nuestro ejercicio modificaremos la regla de formato condicional recién creada de manera
que se aplique el formato condicional a los valores únicos de nuestro listado.

Formato condicional a valores únicos

Para invertir el funcionamiento de nuestra regla de formato condicional de manera que el formato se aplique a
los valores únicos de nuestros datos haremos una pequeña modificación. Pero antes, debemos seleccionar de
nueva cuenta el rango de celdas con los datos y hacer clic en la ficha Inicio > Formato condicional y
seleccionaremos la opción Administrar reglas.

Página 10 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Esto mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales donde podrás observar la
regla que acabamos de crear en la sección anterior.

Para editar la regla de formato condicional debemos seleccionarla y posteriormente hacer clic en el botón Editar
regla lo cual mostrará el cuadro de diálogo Editar regla de formato. En este nuevo cuadro de diálogo debemos
seleccionar la opción “único” dentro de la lista desplegable tal como se muestra en la siguiente imagen.

Página 11 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Para finalizar deberás hacer clic en el botón Aceptar y de nuevo haz clic en Aceptar para cerrar el Administrador
de reglas de formato condicional. Como resultado tendremos una regla que resaltará solamente la celda A5 con
un formato especial por ser el único valor que no se repite.

Página 12 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Es así como el Formato condicional en Excel puede ser utilizado para resaltar valores únicos o valores
duplicados. Aunque en este ejercicio he utilizado una misma regla de formato condicional para demostrar ambas
tareas, es totalmente factible crear reglas independientes que resalten valores duplicados o valores únicos.
Ambos tipos de reglas se crean de la misma manera, es decir, desde Inicio > Formato condicional > Resaltar
reglas de celdas > Duplicar valores y al abrirse el cuadro de diálogo deberás elegir la opción “duplicado” o “único”
en base al tipo de datos que deseas resaltar.

Reglas superiores e inferiores para analizar datos

Después de haber introducido los conceptos fundamentales de formato condicional, ahora analizaremos con un
poco más de detenimiento algunos tipos de reglas de formato condicional especiales. Estas reglas se muestran
dentro del menú Formato condicional y dentro de la opción Reglas superiores e inferiores.

Reglas superiores e inferiores de formato condicional

La regla 10 superiores te permitirá resaltar de manera inmediata las celdas que contengan los 10 valores con
mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de diálogo de esta regla es el siguiente:

Página 13 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Observa que puedes cambiar el número de elementos a seleccionar, por lo que en lugar de los 10 superiores
podrías seleccionar los 20 superiores si así lo deseas. La regla 10 inferiores funciona de manera similar, solo
que Excel obtendrá las celdas con menor valor dentro del rango.

La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de indicar un número
específico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo, dentro de un rango que
contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato condicional se aplicará a las 2 celdas con mayor
valor porque el 10% de 20 celdas son 2 celdas. El cuadro de diálogo es el siguiente:

De la misma manera puedes aumentar o disminuir el porcentaje. Si especificas un 20% para un rango de 20
celdas, entonces el formato condicional se aplicará a 4 celdas. La regla 10% de valores inferiores selecciona el
10% de celdas del rango que tenga el menor valor.

Finalmente, la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En primer lugar, calcula el valor promedio de las
celdas del rango seleccionado y posteriormente, aplica el formato condicional a todas aquellas celdas que
tienen un valor por encima del promedio recién calculado. Al no tener ningún argumento, el cuadro de diálogo
de esta regla solamente solicita el formato a aplicar:

Página 14 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

La regla Por debajo del promedio seleccionará todas las celdas que tengan un valor inferior al promedio.

Resaltar fines de semana con formato condicional

Cuando tienes un listado de fechas en Excel a veces es de utilidad resaltar los días que pertenecen al fin de
semana, ya sea porque estás creando un calendario laboral o simplemente porque necesitas conocer las fechas
de los sábados y domingos.
Esta tarea la puedes lograr fácilmente aplicando una regla de formato condicional sobre el listado de fechas.
Para nuestro ejercicio supondremos una lista de fechas como la siguiente:

Página 15 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

El primer paso será seleccionar todo el rango de fechas y posteriormente, ir a la ficha Inicio y hacer clic sobre
Formato condicional para seleccionar la opción Nueva regla:

Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato y deberás elegir la opción Utilice una fórmula que
determine las celdas para aplicar formato tal como lo muestra la siguiente imagen:

Página 16 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

En el cuadro de fórmula deberás colocar lo siguiente:

=DIASEM(A1, 2) > 5

Ahora solo falta indicar el color del fondo de las celdas de fin de semana. Haz clic en el botón Formato y elige la
pestaña Relleno donde podrás seleccionar el color de tu preferencia para resaltar las fechas que cumplan con la
fórmula que acabamos de ingresar.

La configuración de la nueva regla de formato condicional quedará de la siguiente manera:

Página 17 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Al hacer clic sobre Aceptar, las celdas que contengas una fecha de fin se semana se resaltarán con el color
previamente definido:

Página 18 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Explicación de la fórmula
En primer lugar, debemos recordar que la regla condicional que acabamos de crear aplicará el formato cuando
elresultado de la fórmula sea verdadero así que conviene analizar detenidamente dicha fórmula.

De manera predeterminada la función DIASEM devuelve un número del 1 al 7 para cada día de la semana
comenzando por el día domingo, pero si queremos que el día lunes sea considerado como el primer día de la
semana, entonces debemos colocar el número 2 como el segundo argumento de la función:

=DIASEM(A1, 2)

De esta manera, el valor numérico devuelto por la función corresponderá a los días de la semana de la siguiente
manera:
1. Lunes
2. Martes
3. Miércoles
4. Jueves
5. Viernes
6. Sábado
7. Domingo
Es por eso que la fórmula de la regla de formato condicional que acabamos de crear, compara el valor devuelto
de la función DIASEM con el valor 5. Si el valor devuelto es mayor a 5, querrá decir que tenemos el día sábado
o domingo y deberá aplicar el formato condicional.
Si quisieras resaltar solamente el día domingo, podrías modificar la fórmula de la regla de formato condicional de
la siguiente manera:

=DIASEM(A1, 2) = 7

Realiza este ejercicio con tu propia lista de fechas y comprueba lo fácil que es resaltar cualquier día de la semana
en Excel con una regla de formato condicional.

Página 19 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Resaltar filas alternas

El primer paso es seleccionar los datos a los que aplicaremos la regla de formato condicional.

En seguida debemos ir a la ficha Inicio y dentro de Formato condicional deberás seleccionar la opción Nueva
regla lo cual mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Página 20 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Fórmula para resaltar filas alternas

Dentro del cuadro de diálogo deberás seleccionar la opción Utilizar una fórmula que determine las celdas para
aplicar formato y en el cuadro Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera coloca la siguiente
fórmula:

=RESIDUO(FILA(),2)=0

Solo en caso de que tengas Excel 2010 y aún no hayas aplicado el Service Pack para Office 2010, deberás
utilizar la función RESTO en lugar de la función RESIDUO. Las funciones son exactamente las mismas y solo se
debe a un cambio “temporal” en el nombre de la función en Excel 2010 el cual se corregirá al instalar el Service
Pack.

Página 21 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

La fórmula que acabamos de introducir hace que cualquier fila que sea par, dentro del rango de celdas
seleccionado, se le aplicará el formato que elijamos.

En caso de que quieras que sean las filas impares las que tengan el formato especial entonces deberás modificar
la fórmula de la siguiente manera:

=RESIDUO(FILA(),2)=1

Página 22 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Por otro lado, si lo que quieres es resaltar las columnas alternas dentro del rango, entonces puedes reemplazar
la función FILA por la función COLUMNA:

=RESIDUO(COLUMNA(),2)=0

Página 23 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

La fórmula que acabamos de introducir hace que cualquier COLUMNA que sea par, dentro del rango de celdas
seleccionado, se le aplicará el formato que elijamos

Una ventaja de este método es que puedes elegir la cantidad de filas que habrá entre cada cambio de formato.
Por ejemplo, si deseamos resaltar cada 3 filas, podemos utilizar la siguiente fórmula:

=RESIDUO(FILA(),3)=0

Página 24 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

La fórmula que acabamos de introducir hace que cualquier COLUMNA que sea par, dentro del rango de celdas
seleccionado, se le aplicará el formato que elijamos.

Página 25 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Buscar valores usando formato condicional

Seguramente utilizas las hojas de Excel para almacenar grandes cantidades de datos, como el catálogo de
clientes de la empresa, el registro de las ventas de productos, etc. Con esa gran cantidad de información es
indispensable encontrar los datos precisos en todo momento.

Buscar en Excel con formato condicional

En esta ocasión te mostraré cómo utilizar el formato condicional para buscar dentro de una hoja de Excel y
resaltar las celdas coincidentes. Observa la siguiente imagen:

Página 26 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Para este ejemplo utilizaré los datos de la columna D y utilizaré la celda D2 como el cuadro de búsqueda, es
decir, la celda donde colocaré el término/texto que deseo encontrar en los datos. Ahora debemos crear la
regla que aplique el formato condicional y para eso se deben seleccionar las celdas con los datos (D5:J24)
e ir al comando Formato condicional y seleccionar la opción Nueva regla:

Página 27 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato:

Página 28 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Fórmula para encontrar valores

Selecciona la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. En la caja de texto coloca
la siguiente fórmula, que explicaré en un instante:

=Y($B$2<>"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4)))

También haz clic en el botón Formato… para seleccionar el formato que se aplicará a las celdas que cumplan la
regla.

Página 29 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

La fórmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de búsqueda ($D$2) con las celdas que contienen
los datos. La comparación se hace a través de la función ENCONTRAR que compara ambos valores. Puedes
observar también que para ambos valores utilicé la función MINUSC que los convierte en minúsculas antes de
hacer la comparación de manera que la búsqueda no sea sensible a mayúsculas y minúsculas. Finalmente, la
intención de la función Y es evitar que el formato se aplique a todas las celdas cuando la celda $D$2 esté vacía.
Ahora haz clic en el botón Aceptar y podrás comenzar a encontrar los valores que introduzcas en la celda de
búsqueda:

Página 30 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Borrar reglas de formato condicional

Una vez que hayas analizado la información y aplicado algún formato condicional es probable que desees retornar
al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier formato condicional aplicado a los datos.
Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas
Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el formato que deseas
eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y seleccionar la opción Borrar reglas y posteriormente, Borrar
reglas de las celdas seleccionadas.

Excel quitará de inmediato cualquier formato condicional que esté aplicado sobre las celdas seleccionadas.
Eliminar formato condicional de todas las celdas
El segundo método para remover los formatos es seleccionar la segunda opción del menú previamente
mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opción debes estar seguro de que no necesitas
ningún formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se borrarán todos y cada uno de ellos.
Eliminar algunas reglas de formato condicional
El último método que te mostraré se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato y solamente querer
remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas que tienen el formato y hacer clic
en Formato condicional y posteriormente en la opción Administrar reglas, lo cual mostrará el siguiente cuadro de
diálogo:

Página 31 de 32
 Material Complementario N° 2 Formato Condicional

Este cuadro de diálogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la regla que
deseas borrar y haz clic en el botón Eliminar regla y posteriormente, en el botón Aceptar. Excel removerá la
reglaseleccionada y dejará el resto de las reglas tal como estaban siendo aplicadas sobre los datos.

Página 32 de 32