Introducción

Estimado Estudiante:

En esta Unidad aprenderá acerca del uso de los formatos condicionales, elaboración de
gráficos y configuración de la página.

El formato condicional es una de las muchas herramientas para analizar datos, que

proporciona Excel . Usamos Formato condicional para aplicar características de

formato especial a determinadas celdas de la hoja de cálculo, si se cumplen ciertas

condiciones; Excel trae por defecto tipos de formatos condicionales.

Veremos la importancia de representar los datos de la hoja de cálculo a través de gráficos

estadísticos, elaborando diferentes tipos de gráficos según la necesidad del usuario.

Finalmente, prepararemos la hoja de cálculo para su respectiva impresión, configurando su s

propiedades. Te deseo éxitos en el desarrollo de esta Unidad.
 FORMATO CONDICIONAL
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:

 ¿Quién ha vendido más de 10,000 dólares este mes? 


 ¿Qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año? 


 ¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores
resultados de una determinada clase? 

El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de

resaltar celdas o rangos de celdas, de destacar valores inusuales y de ver datos
empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato
condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (o
criterio). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha
condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha
condición.

FORMATO CONDICIONAL POR VALOR DE CELDA

Excel 2010 ofrece los siguientes tipos de formato condicional:

 Resaltar reglas de celdas 


 Reglas superiores e inferiores 

 Barras de datos 

 Escalas de color 

 Conjuntos de iconos 

RESALTAR REGLAS DE CELDAS

Para encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un rango de celdas, se les
aplica formato basándose en un operador de comparación. Por ejemplo, en una hoja de
cálculo de inventario clasificada por categorías, para resaltar los productos con menos de
10 artículos disponibles en amarillo. O bien, en una hoja de cálculo con volúmenes de
ventas menores de 100,000 dólares o la región igual a "Sur".
Ejemplo 1: Identificar fechas, texto y números específicos en una lista de productos

Se desea ver rápidamente las ventas realizadas el mes de Marzo, que productos
pertenecen al rubro de Bebidas o productos con menos de S/. 2,000 en ventas.

Regla de Form ato Rango

Formato
Condicio n al

Relleno de celda de color A3:A32

Mes de Marzo
amarillo

Valor de celda contiene Relleno de celda de color B3:B32

“Bebidas” verde

Relleno de celda de color C3:C32

Valor de celda < 2000
rojo claro
Aplicar Formato 1
1º. Selecciona el rango A3:A32

2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en la flecha junto a Formato
condicional y haz clic en Resaltar reglas de celdas.

3º. Ahora, selecciona la opción Entre…

4º. En el siguiente cuadro de diálogo, ingrese las fechas 01/03/2012 y 31/03/2012. Y en

el cuadro con, selecciona la opción formato personalizado.

5º. A continuación, se mostrará un cuadro de diálogo, haz clic en la ficha Relleno y

selecciona el color amarillo de la paleta de colores.
 Después de hacer clic en el botón Aceptar, el resultado será el siguiente:

Aplicar Formato 2

1º. Selecciona el rango B3:B32

2º. En la ficha Inic io, en el grupo

Estilo, haz clic en la flecha junto a
Formato condic ional y, a
continuación, haz clic en
Resaltar reglas de celdas.

3º. Selecciona la opción Texto que

contiene…

4º. En el siguiente cuadro de diálogo,

en el cuadro de texto de la
izquierda, escriba Bebidas
(En este caso no es necesario ya que es el primer producto de la lista)
5º. En el cuadro con, selecciona la opción formato personalizado y aplique el color
verde en la ficha Relleno.

El resultado es el siguiente:
Aplicar Formato 3

1º. Selecciona el rango C3:C32

2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en la flecha junto a Formato
condicional y, a continuación, haz clic en Resaltar reglas de celdas.

3º. Selecciona la opción Es menor que…

4º. En el siguiente cuadro de diálogo, en el cuadro de texto de la izquierda, escribe

2000 5º. En el cuadro con, selecciona la opción Relleno rojo claro.

El resultado será el
siguiente:
REGLAS SUPERIORES E INFERIORES

Para buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de
corte que especifique. Por ejemplo, buscar los 5 productos más vendidos en un informe
regional, el 15% de los productos del final de una encuesta al cliente o los 15 mejo res
sueldos de un análisis de personal de departamento.

Ejemplo 2: Determinar quiénes son los dos mejores Vendedores

Aplicar Formato
1º. Selecciona el rango F4:F15

2º. En la ficha Inicio, en el grupo

Estilo, haz clic en la flecha
junto a Formato condicional
y, a continuación, haz clic en

Reglas superiores e
inferiores

3º. Selecciona la opción 10

superiores…
4º. En el cuadro de diálogo que aparece,
escribe el valor que desees utilizar,
en este caso 2
5º. En el cuadro de lista desplegable
Con, selecciona Formato
personalizado…

6º. Haz clic en la ficha Número y aplica el

siguiente formato personalizado:

7º. Haz clic en la ficha Fuente y elije el color rojo y Negrita

8º. Haz clic en la ficha Relleno y elije el color amarillo. Finalmente, haz clic en Aceptar.

El resultado será
el siguiente:
Ejemplo 3: Determinar quiénes son los 3 peores Vendedores

Aplicar Formato
1º. Selecciona el rango F4:F15

2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz

clic en la flecha junto a Formato
condicional y, a continuación, haz clic en
Reglas superiores e inferiores

3º. Selecciona la opción 10 inferiores…

4º. En el cuadro de diálogo que se visualiza,

escribe el valor que desees utilizar, en este
caso 3.

5º. En el cuadro de lista desplegable Con,

selecciona Formato personalizado…

6º. Finalmente, haz clic en la ficha Relleno

y aplica el color naranja.

El resultado es el siguiente:
Ejemplo 4: Determinar quiénes son los 5 peores Vendedores durante las cuatro semanas.

Aplicar Formato
1º. Selecciona el rango B4:E15

2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz

clic en la flecha junto a Formato
condicional y, a continuación, haz clic en
Reglas superiores e inferiores

3º. Selecciona la opción 10 inferiores…

4º. En el cuadro de diálogo que aparece,

escribe el valor que desees utilizar, en este
caso 5.

5º. En el cuadro de lista desplegable Con,

vamos a dejar el formato predeterminado.

El resultado es el siguiente:

Como observas, aplicar los formatos condicionales es muy fácil e incluso se aplican varios
formatos condicionales a mismo rango de celdas.
BARRA DE DATOS

Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una

celda con relación a las demás. La longitud de la
barra de datos representa el valor de la celda. Una
barra más grande representa un valor más alto y
una barra más corta representa un valor más bajo.
Las barras de datos son útiles para encontrar
números más altos y más bajos especialmente con
grandes cantidades de datos, como las mayores y
menores ventas de juguetes en un informe de
ventas.

Ejemplo 5: Comparar la venta mensual de una lista de productos

Aplicar Formato

1º. Selecciona el rango C4:C18

2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz clic en la flecha junto a Formato
condicional

3º. Haz clic en Barras de datos y, a

continuación se muestran diferentes
colores de relleno: degradado y sólido, la
opción Más reglas para realizar otras
configuraciones. Selecciona un icono de
la barra de datos.
El resultado será el siguiente:
Si deseas que se visualice solo la barra, entonces en la columna D copia los datos de la
venta mensual, así:


4º. Ahora, selecciona D4:D18 y en Formato condicional Barra de datos, selecciona la
opción Más reglas…

5º. En la ventana que aparece, debes activar la casilla Mostra r sólo la ba rra, debes
seleccionar el tipo de relleno y color. Para este caso elegir un relleno sólido y un color
rojo.
El resultado se muestra a la
derecha.

Para que se aprecie mejor el

cuadro, debes eliminar el
formato condicional aplicado a
la columna C.

BORRAR FORMATOS CONDICIONALES

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Hoja de cálculo

1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz clic en

la flecha situada junto a Formato condicional y,
después, en Borrar reglas.

2. Haz clic en Borrar reglas en toda la hoja.

Rango de celdas

1. Selecciona el rango de celdas para la que desea borrar formatos condicionales.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz

clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, después, en Borrar reglas.
3. Haz clic en Borrar reglas de las celdas
seleccionadas
Borrar algunos formatos condicionales de un rango de celdas

Si un rango de celdas contiene dos o más formatos

condicionales y se desea borrar uno o algunos de ellos,
hacer lo siguiente:

1º. Selecciona el rango de celdas para la que desea

borrar formatos condicionales.

2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz clic en

la flecha situada junto a Formato condic ional y,
después, en Administrar de reglas.

3º. Selecciona la regla (formato condicional) y haz clic

en el botón Eliminar regla.

ESCALAS DE COLOR

Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la
distribución de datos.

Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación
de dos colores. El tono de color representa los valores superiores o inferiores. Por
ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, especifican que las celdas con el va lor
superior tengan un color más verde y las celdas de valor inferior tengan un color más
rojo.

Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación
de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, me dios o inferiores.
Por ejemplo, en una escala de colores verde, amarillo y rojo, especifican que las celdas
con el valor superior tengan un color verde, las celdas de valor medio tengan un color
amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color rojo.
Ejemplo 6:

Aplicar el formato Escala de color a la columna Semana 4, del cuadro de datos del
ejemplo 4.

1º. Selecciona el rango E4:E15

2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz clic en la flecha situada junto a Formato
condicional.

3º. Selecciona la opción Escalas de color y elige una escala de color de las que se
muestran, por ejemplo verde,
amarillo y rojo.

Quedando así:

La celda que tiene el valor más alto tiene el color verde más oscuro, de igual manera la
celda que contiene el valor medio, tiene el color amarillo y la celda que tiene el valor más
bajo tiene el color más oscuro. Las otras celdas muestran colores degradados.
CONJUNTO DE ICONOS

Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar datos de tres a cinco

categorías separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de
valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia
arriba representa valores más altos, la flecha hacia el lado amarilla representa
valores medios y la flecha hacia abajo rojo representa valores más bajos.

Ejemplo 7: Establecer el nivel de la Línea de Crédito de la lista de clientes.

Aplicar Formato

1º. Selecciona el rango B3:B19

2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz clic en la flecha situada junto a
Formato condicional y, después, en Conjunto de íconos y, a continuación,
selecciona un conjunto de íconos, por ejemplo tres flechas de colores.
El resultado será el siguiente:

Excel, en forma predeterminada establece intervalos para los valores altos, medios
y bajos respectivamente.

Definir los siguientes nuevos intervalos:

Valores altos : mayor o igual que 6000

Valores medios : entre 3000 y 6000

Valores bajos : menores que 3000

Si deseas cambiar los intervalos correspondientes a los valores altos, medios y bajos,
en la opción Formato condicional, selecciona Administrar reglas.
Selecciona el formato a editar y haz clic en el botón Editar regla. Finalmente, defina los
nuevos valores, como se muestra a continuación.

El resultado será el siguiente:

Ejemplo 8: Examinar las tendencias de beneficios mes a mes
En la celda C5, ingresa la fórmula =B5-B4 y cópialo hacia abajo. Aplica formato Moneda
a los datos numéricos.

A continuación, aplica Formato

condicional, Conjunto de íconos (3
flechas de color). El resultado debe
mostrarse como se muestra a la
derecha.

Luego, cambia los intervalos

correspondientes a los valores altos,
medios y bajos, en la opción Formato
condic ional, selecciona Administra r
reglas.

Edite la regla y coloca los siguientes

valores:

Recuerda:

1. C ambia el tipo a Número

2. Ingresa los valores
3. C ambia el operador de comparación (para este ejemplo)

El resultado debe quedar así:

Las flechas de color verde indican que en ese mes hubo un incremento de las
ventas en relación al mes anterior, las flechas de color amarillo indican que no
hubo variación, es decir se obtuvo la misma venta del mes anterior, y las
flechas de color rojo indican que en ese mes las ventas disminuyeron en
relación al mes anterior.