Unidad 1

Tema 2. Tipos de auditora de calidad

1. Quin audita a quin?

Una auditora puede ser realizada por tres grupos de auditores y

auditados distintos: de primera, de segunda y de tercera parte.

a. Auditoras de primera parte

La auditora de primera parte es conocida como auditora interna. sta

se realiza dentro de su propia compaa, puede ser que un grupo de la
compaa central audite a una de las plantas; que se realice una
auditora dentro de la divisin, que sea una auditora local dentro de la
planta o cualquier nmero de combinaciones parecidas. Aqu no existe
una relacin de auditora externa y cliente-proveedor, slo clientes
externos y proveedores.

b. Auditoras de segunda parte

Un cliente puede realizar auditoras de segunda parte a un proveedor.

Generalmente esto se hace cuando existe un contrato entre ambas
partes y ya se estn suministrando o se proveern bienes en el futuro.
Si usted utiliza stas tcnicas de auditora en el proceso de aprobacin
de un proveedor potencial, antes de firmar el contrato, en realidad usted
est inspeccionando a dicho proveedor. Si por el contrario, se efecta
despus de que el contrato est firmado, entonces se le denomina
auditora. A las auditoras de segunda parte, tambin se les conoce
como auditoras externas, si es usted quien la realiza. Si su cliente lo
audita a usted, an se le denomina auditora de segunda parte, pero ya
que es usted quin la recibe, se le denomina auditora extrnseca (no
externa).

c. Auditoras de tercera parte

Las entidades encargadas del cumplimiento de las o los certificadores

son quienes realizan las auditoras de tercera parte. Los inspectores del
gobierno pueden inspeccionar sus operaciones para examinar si est
cumpliendo con las normas establecidas. Esto es muy comn en
industrias reguladas en los Estados Unidos, como las estaciones de
energa nuclear y las manufactureras de dispositivos mdicos. A travs

de estas auditoras gubernamentales, el pblico consumidor tiene la

confianza de que se cumplen las normas y de que los productos
cumplen los aspectos mnimos de seguridad. Las auditoras de registro
son realizadas como una condicin para pertenecer a un grupo o para
aprobar su registro. Existen agencias no gubernamentales que
acreditan que los hospitales y universidades cumplen con ciertas
normas industriales. Quiz las organizaciones de comercio podran
desear promover la seguridad y calidad de sus productos industriales o
servicios a travs de un programa de auditora y de un sello de
aprobacin. Otros pases utilizan a menudo el trmino certificacin en
lugar del de registro. Los negocios al nivel mundial estn registrando
sus instalaciones bajo la norma ISO 9001 para lograr con ello una
ventaja de mercadotecnia. Cuando el registro se realiza de manera
apropiada, ste promueve mejores prcticas empresariales y mejora la
eficiencia. (Arter, 2003)

d. Auditora de suficiencia

Permite realizar una detallada revisin de los documentos que componen un

Sistema de Gestin de la Calidad para determinar el grado de cumplimiento
con los debes de la Norma, consiste en hacer una revisin de papeles de
oficina y adems no implica visita a las instalaciones de la empresa.

Esta revisin permite asegurar que el Sistema de Gestin de la Calidad cumpla

con todos los requerimientos de la Norma sobre las cuales est basado. Se
trata de una revisin de papeles que se realiza en dos o tres das y cubre
nicamente el manual de calidad en las auditoras de certificacin. En las
auditoras internas de calidad debe incluir el manual de calidad y los
procedimientos.
Protocolo de las auditoras de calidad

Actividad

Explicacin

Despacho de
manuales

Calidad prepara unas copias controladas, que son

enviadas a la entidad certificadora para que se lleve
a cabo la auditora de suficiencia, 15 das antes de la
programacin de la auditora de calidad de
cumplimiento. (1)

Auditora

Realiza la inspeccin de los documentos comparando

lo escrito, con la Norma ISO 9001 (texto oficial).

Anlisis hallazgos

Analiza con sus

conformidades.

colegas

las

posibles

no

Clasificacin de las
no conformidades

Se clasifica dentro de un formato, buscando que se

resuelvan
los
errores,
inconsistencias,
no
conformidades y prrafos fuera de contexto.

Presentacin no
conformidades

Diligenciar el informe y entregarlo entrega al jefe de

aseguramiento de la calidad.

Correcciones

Se pacta un plazo no superior a 90 das para realizar

los ajustes del manual. No se puede realizar ms de
2 revisiones en una auditora de certificacin. (2)

Notas:
(1) La auditora de suficiencia con los auditores internos, conserva el mismo
protocolo: el rea de calidad enva a los auditores internos una copia
controlada de los documentos solicitados.
(2) En la auditora interna es posible repetir este proceso varias veces, aunque
resulta muy extenuante. Es deseable que todos los documentos se
encuentren muy revisados antes de iniciar la auditora de suficiencia.

2. Clases de auditora segn su propsito

De acuerdo con el propsito las auditoras se pueden dividir en dos categoras:
de cumplimiento y de productividad.
a. Auditora de cumplimiento
Como su nombre lo indica busca el cumplimiento de un grupo de reglas
establecidas previamente y que no pueden ser cuestionadas. Algunos ejemplos
de stas incluyen las siguientes:
Auditoras

tributarias: los agentes fiscales a nivel local, estatal y nacional

son quienes realizan stas auditoras. Ellos verifican que los impuestos sean
presentados y pagados de acuerdo con los cdigos tributarios.

Auditoras

financieras: son auditoras tradicionales utilizadas para los

controles de contabilidad como: cuentas por pagar, cuentas por cobrar y
nmina. Aseguran la precisin de los balances y estado de ingresos,
adems de que previenen despilfarros, fraudes o abusos.

Auditoras

gubernamentales: el gobierno regula la produccin de energa,

la administracin del medio ambiente, la produccin de alimentos, la
proteccin de los trabajadores y el uso de dispositivos mdicos. El auditor
verifica que se apliquen stas leyes y normas.

Auditora

de alto riesgo: para algunos eventos son inaceptables las

consecuencias de su fallo. Incluye la operacin de aviones, submarinos y
cohetes espaciales. Los auditores verifican los registros de inspeccin, de
capacidad del artefacto, de revisin del diseo y otros documentos de
prueba.

Auditoras

de registro: el programa de evaluacin de la conformidad se

desarroll hace varios aos con el propsito de promover el comercio
internacional. Cuando en 1987 se public la primera Norma ISO 9001, el
concepto de evaluacin de la conformidad era aplicado a los Sistemas de
Gestin de la Calidad.
Es cumplimiento o conformidad? Mientras que ambos trminos son
utilizados indistintamente, un purista dira que la conformidad est
asociada con algo tangible. Un artculo es conforme si cumple con la
forma, si es apto y funciona de acuerdo a las especificaciones. Por otro
lado, si pasa la inspeccin es conforme. En la industria un certificado
de conformidad declara que el producto posee las caractersticas
fsicas deseadas. Cumplir con los requisitos aade otra dimensin. Aqu

no slo el artculo posee las caractersticas fsicas deseadas, sino que

tambin indica que fue elaborado a travs de un proceso especfico. Un
certificado de cumplimiento, establece que durante la elaboracin de
un artculo o la prestacin de un servicio, se siguieron las reglas
establecidas.

Las auditoras de cumplimiento estn diseadas para asegurar que las

actividades se han realizado de una manera adecuada. Por su propia
naturaleza, son reactivas (no pro activas). Uno no cuestiona las reglas.
Uno slo verifica el cumplimiento de esas reglas. Como sucede con la
inspeccin, estas auditoras son binarias: aprueban o reprueban. Las
reglas se cumplen o no se cumplen.
Deficiencias de las auditoras de cumplimiento

Una auditora de cumplimiento

cuenta con mucha evidencia
pero con poco juicio. A menudo
los resultados son presentados
como una lista de verificacin
completa de las condiciones
observadas.

La

inspeccin

nunca es perfecta. Tampoco lo es una auditora de cumplimiento. Tal y

como una foto instantnea una auditora de cumplimiento dice: en ste
momento se cumplen esas condiciones, no se sabe si esto continuar
as. Claro, podemos incrementar la probabilidad de la certeza a travs
de un riguroso muestreo cientfico.

Las auditoras de cumplimiento no prueban que el cumplimiento de las

reglas logre los objetivos de la organizacin. El auditor supone que las
reglas sirven y deja que otros realicen el anlisis; probablemente
durante la revisin anual de la administracin o como parte de una
respuesta de accin correctiva ante una condicin insatisfactoria.
Muchas veces este acercamiento es correcto.

Este tipo de auditoras tiende a desalentar la innovacin, ya que hay

momentos en los que usted no desea realizar cambios. En ciertas
situaciones de alto riesgo y costo, se ha puesto una gran cantidad de
energa en desarrollar mtodos que funcionan y la innovacin no es
bienvenida.

Sin embargo, la gran mayora de operaciones en los negocios y el

gobierno no son de alto riesgo. La innovacin es vital para su xito.
Cualquier organizacin que continua haciendo exactamente lo mismo
que antes, muy pronto ser enterrada por la competencia. La auditora
del cumplimiento (por s misma) no servir a las necesidades de la
mayora de las empresas a menos que cuenten con un sistema de
acciones correctivas increblemente severo para corregir las deficiencias
encontradas.

b. Auditoras de productividad

Una auditora de productividad busca tres cosas:

1. Cumplimiento

de

las

reglas.
2. Saber qu tan efectiva es
la aplicacin de las reglas.
3. Qu tan adecuadas son
las reglas para alcanzar
las

metas

de

la

organizacin
El primer punto relacionado con el cumplimiento se discuti
anteriormente. Con respecto al segundo podemos decir que un control
efectivo es aquel que trabaja de acuerdo a como fue diseado. Es
tcnicamente correcto? El usuario lo entiende fcilmente? Es
accesible? El tercer y ltimo punto, la adecuacin examina la habilidad
de los controles para finalizar de manera eficiente una labor. Tiene la

amplitud y la profanidad para llevar a la organizacin desde aqu hasta

all? Las reglas son las correctas?

Una

auditora

de

productividad

busca

eficiencia

resultados

econmicos. Sin embargo, reconocemos que no todo es perfecto.

Algunas veces hacemos lo posible con resultados disponibles. En ste
tipo de auditoras se cuestionan las reglas; no obstante los principios
bsicos que las soportan son aceptados sin preguntar.

Este tipo de auditora va ms all del cumplimiento (Ver Tabla 1.1).

Primero requiere un entendimiento profundo de los controles deseados.
Luego examina los muchos mtodos que estn siendo utilizados para
lograr estos controles. Basndose en los fundamentos de la auditora
de cumplimiento, se renen datos en campo. Estos fragmentos de
datos binarios (observaciones) no estn listos an, para ser publicados
primero deben analizarse para determinar si en realidad se estn
alcanzando los resultados deseados.
Tabla 1.1. Auditoras de cumplimiento y de productividad
Auditora de cumplimiento
Los requerimientos estn
establecidos.

Auditora de productividad
Los requerimientos son
cuestionados.

Est enfocada en la
estabilidad.

Est enfocada en los resultados

de la empresa.

Realizada por auditores de

primera, segunda y tercera
parte.

Generalmente slo la realizan

auditores de primera parte.

Es muy bien conocida.

No es muy conocida.

(Arter, 2003)

Es importante aclarar que las auditoras de productividad tienen que reunir los
datos de cumplimiento. Por lo que debe contar con hechos qu analizar y
algunas veces necesitar una pequea cantidad de datos para realizar ste
tipo de auditora, pero la variedad siempre ser mejor. Necesita explorar los
patrones y las razones del por qu suceden las cosas.

3. Clases de auditora segn su mbito de accin

Las auditoras tambin pueden ser clasificadas por su mbito de accin
como auditoras de producto, de proceso y de sistema.

a.

Auditoras de producto: es muy similar a una inspeccin, en

donde se examina el producto final o la labor de acuerdo a los requisitos

establecidos. Algunas veces, el artculo terminado es destruido durante
el proceso de medicin de las caractersticas necesarias. Tambin se
revisa toda la documentacin asociada con la elaboracin de estos
artculos.

Las auditoras de producto requieren la inversin de muchos recursos,

pero a menudo la ganancia obtenida de tal inspeccin es muy baja.
stas se enfocan en qu tan completos estn los bienes terminados o
servicios ofrecidos y no requieren una gran capacitacin por parte de los
auditores, no obstante su utilidad es limitada.

b.

Auditoras de proceso: con la publicacin de las revisiones de la

familia de Normas ISO 9000, existe ms inters en el enfoque sobre el

proceso para manejar una organizacin. El principio N 4 de la gestin
de la calidad establece que un resultado deseado se logra de manera
ms eficiente cuando las actividades y los recursos necesarios son
administrados como parte de un proceso. El aumento en la atencin a
los procesos naturalmente conlleva al incremento en la atencin a las
auditoras de proceso. An as, muchos tratan a las auditoras de
proceso como si fueran un pequeo sistema de auditora. En ambas
formas de auditora existen similitudes, pero tambin existen diferencias
fundamentales.

Este tipo de auditoras pueden realizarse para verificar el cumplimiento

solamente o pueden tratar algunos asuntos de productividad.

Usted puede utilizar a las auditoras de proceso como una herramienta

para resolver problemas al examinar el producto. A menudo, su causa
es un mal proceso. Poner en marcha un programa de auditora de
proceso es una manera ideal para lograr los requisitos de mejora
continua establecidos en la Norma ISO 9001-2008.
c.
es

Auditoras de sistema: un sistema

una

agrupacin

interrelacionados,

en

de
la

procesos
que

todos

trabajan juntos para lograr una meta en

comn.

Una auditora de sistema auditar los procesos (y controles) y se

encuentra en un nivel ms elevado que las auditoras de proceso o de
producto. Estas auditoras son ms largas y cumplen muchas
aplicaciones distintas. Analiza a una empresa a un nivel marco,
mientras las auditoras de producto y de proceso hacen lo propio con las
actividades de la empresa a nivel micro.

Las auditoras de sistema por su naturaleza, a menudo cruzan los

lmites entre la organizacin, el proceso y el producto. Algunos ejemplos
incluyen uno o ms de los siguientes:
Lneas de Producto.
reas de Proceso.
Departamentos funcionales.
Sistemas de calidad.
Establecimientos de manufacturas.
Clientes.
Proyectos especficos.
Tiempo.

Una

auditora

de

sistema

puede

examinar

los

sistemas

de:

mantenimiento, capacitacin, crculos de calidad, establecimiento de

controles o de rdenes de entrada.
Una auditora horizontal revisar la aplicacin de los procesos y
controles a travs de varios grupos funcionales. Nos proporcionar un
buen entendimiento de la manera en que se aplican las reglas comunes
en toda la empresa. Este tipo de auditora sirve bien para analizar la
consistencia.
Una auditora vertical revisar la aplicacin de varios procesos y
controles dentro de una sola unidad. Los que nos permite darnos cuenta
si todas las distintas reglas trabajan en conjunto de una manera eficaz y
efectiva.

Su organizacin debe contar con una mezcla de ambos sistemas de

auditora: horizontal y vertical.

4. Los seis tipos de auditora

Al usar las categoras arriba descritas, usted obtiene los seis tipos de
auditoras mostrados en la tabla 1.2.

Para obtener mejores resultados, sus auditoras internas deben ser una
mezcla de alrededor del 75% de auditoras de proceso y 25% de
auditoras de sistema. Como usted puede imaginarse, las auditoras de
proceso casi siempre sern internas. Sin embargo, una excepcin
puede ser cuando existe una verdadera relacin de sociedad entre el
cliente y el proveedor. Estos ltimos bien podran tener problemas ms
all de su capacidad de resolucin y en el espritu de cooperacin,
pudieran pedirle que usted les realice una auditora de proceso a sus
actividades; probablemente esto sea por una sola ocasin.

Las auditoras de tercera parte (las de evaluacin de la conformidad y

las normativas) son siempre auditoras de cumplimiento del sistema.
Estas analizan los productos (tanto bienes como servicios) y procesos
(tanto de la fbrica como de la administracin). Durante su visita se
determinar el cumplimiento con los requisitos del sistema.
Tabla 1.2. Las seis categoras de la auditora

Auditora
de sistema
Auditora
de
producto

Auditora
de proceso
(Arter, 2003)

Auditora de
Cumplimiento
Instrumentacin
consistente de un
sistema definido.
Promueve estabilidad.
Habilidad de rendir de
acuerdo con la
definicin de los
procesos.
La produccin de
bienes o servicios de
acuerdo a la definicin
de los requisitos.

Auditora de
Productividad
Capacidad para lograr
las metas
organizacionales.
Promueve el cambio.
Capacidad de los
procesos para lograr
las caractersticas
deseadas.
Pertenencia de los
bienes o servicios para
usarse de acuerdo a su
intencin.

Referencias

Arter, D.R. (2003). Auditoras de calidad para mejorar la productividad.

(Tercera edicin). Wisconsin, Estados Unidos: ASQ Quality Press.

Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones. Consultado el 17 de

mayo de 2013, en http://www.freedigitalphotos.net/

Control del documento

Nombre

Cargo

Revisin

Lina Lorien
Rivera Cruces

Instructor virtual

Adaptacin

Paola Andrea
Bobadilla
Gutirrez

Guionista Lnea de
produccin

Dependencia
Centro de Gestin
Agroempresarial del
Oriente
Regional Santander
Centro Agroindustrial
Regional Quindo

Fecha
Diciembre
de 2012
Mayo de
2013