Google Drive:

accede a tus archivos y organzalos

Utiliza Google Drive para almacenar y acceder a tus archivos, carpetas y documentos, hojas de clculo y
presentaciones de Google en cualquier lugar. Cambia un archivo en la Web, el ordenador, el tablet o el
dispositivo mvil, y se actualiza en cada dispositivo en el que hayas instalado Google Drive. Siempre tendrs a la
mano la ltima versin de tus archivos y documentos de Google. Lee, edita, comparte y colabora all donde
ests.

Configura Google Drive

1.

En tu navegador, ve a
drive.google.com
.
Cuando accedas a Google Drive por primera vez en la Web, se mostrar una pgina de bienvenida. Si has
utilizado anteriormente Documentos de Google, Google Drive en la Web tendr un formato similar
al siguiente:

2.

Descarga e
instala
Google Drive para tu Mac/PC. (O tu administrador podra hacerlo por ti.) Esto te
permite sincronizar archivos de tu ordenador a Google Drive en la Web, lo que te permite acceder a tus
archivos en cualquier dispositivo y momento. La sincronizacin est integrada. No tienes que hacer nada
para configurarla, solo estar conectado a Internet.

1
11/27/2013

DN:GA-GSGD_103.00

Nota:
El enlace para descargar e instalar Google Drive para tu Mac/PC podra estar inhabilitado
en tu organizacin. Si no est disponible o si decides no instalarlo, Google Drive en la Web seguir
proporcionando acceso a todos tus documentos, hojas de clculo y presentaciones de Google, as
como a cualquier archivo que subas manualmente.
Una vez instalado, puedes encontrar Google Drive para tu Mac/PC en tu bandeja del sistema de Windows
o en la barra de men de Mac. A continuacin se indica cmo se muestra en la bandeja del sistema
de Windows:

Haz clic en el icono para ver el estado de sincronizacin, acceder a tu carpeta de Google Drive en tu
ordenador o en la Web, detener la sincronizacin, configurar las preferencias, etc. As se muestra en un
Mac:

Tambin puedes acceder a los archivos de Google Drive en tu dispositivo Android o iOS.
Consulta
Google Drive en un dispositivo mvil
para descubrir cmo.

Conoce tu Drive
Hay muchas formas de ver los archivos, carpetas y documentos de Google en Google Drive en la Web. Echemos
un vistazo rpido.

2
11/27/2013

DN:GA-GSGD_103.00


Ests actualizando a Google Drive desde la lista de documentos de Google? Consulta
este
vdeo
para descubrir lo que ha cambiado o ver
una comparativa de Google Drive y la lista

de documentos
.

Mi unidad
Cuando accedas por primera vez a Google Drive en la Web, todos los archivos y carpetas que hayas subido
y los documentos de Google que tengas, se mostrarn en la seccin denominada
Mi unidad
:

Haz clic en el botn rojo

Subir
(junto a
Crear
) si quieres subir ms archivos y carpetas
a
Mi unidad.

Si t o tu administrador habis instalado

Google Drive para tu Mac/PC, el contenido de
Mi unidad
se
sincronizar con el contenido de una carpeta denominada
Google Drive
en tu ordenador. Solo se sincroniza el
contenido de
Mi unidad
.

Puedes mover los archivos que se han compartido contigo a

Mi unidad
si quieres que se sincronicen con tu
ordenador y dispositivos mviles. Tambin puedes aadir nuevos archivos a
Mi unidad
. Para ello, mueve o
guarda los archivos en la carpeta
Google Drive
de tu ordenador. En resumen, todo lo que pongas en
Google
Drive
en tu ordenador tambin lo encontrars en
Mi unidad
en los dispositivos web y mviles, y viceversa.
Haremos una pequea demostracin.

Compartido conmigo
Compartido conmigo
es donde encontrars los archivos, carpetas y documentos de Google que se han
compartido contigo:

3
11/27/2013

DN:GA-GSGD_103.00

Compartido conmigo
solo muestra elementos que se compartieron contigo de forma explcita. No encontrars
elementos que se compartieran con Pblico o Cualquier usuario que reciba el enlace. (Encontrars esos
elementos buscando en la vista
Todos los elementos
). Si vas a consultar a menudo un documento compartido,
puedes arrastrarlo a
Mi unidad
para que tambin se muestre ah.

Ests buscando una carpeta que se haya compartido contigo? Haz clic en
Ordenar > Ttulo
en la vista
Compartido conmigo
para ver todas las carpetas compartidas contigo en primer

lugar.

Vistas destacadas y recientes

Haz clic en
Destacados
para ver todos los elementos que has marcado con una estrella. Solo tienes que hacer
clic en la estrella que aparece a la izquierda de un elemento para marcarlo. Las estrellas son como marcadores
o favoritos de un navegador que marcan sitios web a los que quieres acceder frecuentemente.

Utiliza la vista
Reciente
para ver todos los
archivos privados y compartidos que has abierto en orden
cronolgico inverso. Es una forma estupenda de encontrar rpidamente tu material ms actual.

Actividad y todos los elementos

Haz clic en
Ms
en la columna de la izquierda para ver algunas vistas adicionales:

4
11/27/2013

DN:GA-GSGD_103.00


Las vistas
Actividad
y
Todos los elementos
son similares. Ambas incluyen contenido que se ha compartido
contigo en la organizacin (no solo contigo de forma explcita), por lo que probablemente encontrars contenido
que an no conocas.

En
Actividad
se muestra todo lo que se ha editado recientemente.
Hay mucho contenido en tu lista de actividad? Marca los elementos que no quieres que aparezcan ah y,
a continuacin, haz clic en
Eliminar de Actividad
:

Nota:
Este botn solo se muestra en la vista Actividad. En otras vistas, haz clic en
Ms > No mostrar
en la lista Actividad
.

Todos los elementos

muestra
todo lo que hay en Google Drive, excepto los elementos que se
encuentran en la papelera. No puedes quitar los elementos de ah (excepto si los eliminas), por lo que
este es el mejor lugar para buscar si tienes problemas para encontrar algo.

Vista de la papelera
Papelera
contiene todo lo que has eliminado. Para eliminar un elemento, mrcalo y haz clic en el icono de la
papelera que se muestra:

Nota:
Solo puedes enviar a la papelera elementos de los que eres propietario. Para los elementos que no son de
tu propiedad, haz clic en
Ms > Eliminar
para quitarlos de tu cuenta de Google Drive, aunque no se eliminarn
de la cuenta de los dems.

Tu papelera no se vaca de forma automtica, por lo que probablemente sea conveniente que la vaces cada
cierto tiempo. Los elementos de la papelera siguen afectando tu espacio de almacenamiento, por lo que esto te
ayudar a liberar algo de espacio. Para limpiarla:

5
11/27/2013

DN:GA-GSGD_103.00

En la vista
Papelera
, haz clic en
Vaciar papelera
para eliminar definitivamente todo el contenido:

O bien, marca elementos individuales y haz clic en

Eliminar definitivamente
:

Sugerencia:
Ten en cuenta que una vez que hayas seleccionado elementos en la papelera, tambin
puedes optar por restaurarlos en el men
Ms
.

Aadir archivos y carpetas a Drive

Cuando ests preparado para crear nuevos documentos, hojas de clculo, presentaciones, etc., solo tienes que
hacer clic en el botn rojo
Crear
y seleccionar una aplicacin de la lista para empezar.

Consulta
Utilizar Documentos, Hojas de clculo y Presentaciones de Google
para obtener ms informacin sobre
cmo utilizar estas productivas aplicaciones de Google.
Tienes archivos y carpetas que quieras aadir a Google Drive? Puedes sincronizar o subir fcilmente estos
archivos para aadirlos a Google Drive en la Web y en tus dispositivos mviles. A continuacin explicamos cmo
funciona:

6
11/27/2013

DN:GA-GSGD_103.00

Aade archivos a Google Drive con la sincronizacin

Si t o tu administrador habis instalado Google Drive para Mac/PC, todo lo que aadis a la carpeta
Google
Drive
de tu ordenador se sincronizar automticamente con
Mi unidad
en la Web y en los dispositivos mviles.
As que lo nico que necesitas es mover o guardar archivos en la carpeta
Google Drive
. Por ejemplo:

1. En Microsoft Word, guarda el documento en la carpeta de

Google Drive
:

Ya est! Ahora puedes acceder a tu documento de Word en Google Drive en la Web

y en tus dispositivos mviles:

Sube archivos y carpetas a Google Drive

Tambin es fcil subir archivos y carpetas a Google Drive en la Web. A continuacin se indica cmo subir un
archivo (las carpetas funcionan de la misma forma):

7
11/27/2013

DN:GA-GSGD_103.00


1.

En Google Drive en la Web, haz clic en el botn rojo

Subir
y, a continuacin, selecciona
Archivos
:

2.

Selecciona el archivo o archivos que quieres subir y haz clic en

Abrir
. A continuacin se muestra
qu aspecto podra tener en Windows:

No tienes que hacer nada ms. Cuando la subida se haya completado, el archivo se mostrar en
Mi
unidad
:

8
11/27/2013

DN:GA-GSGD_103.00

Obtn una vista previa o ms informacin sobre un archivo

Hasta el momento hemos visto cmo se muestran los archivos en Google Drive con el modo de lista
predeterminado. Se trata de la forma ms compacta de ver los archivos. Si prefieres ver una vista previa de cada
archivo en Google Drive, haz clic en el icono
Cambiar a cuadrcula
en la parte superior de Google Drive en la
Web:

Ahora tus archivos se muestra en una cuadrcula de vistas previas de miniaturas. Esto te ayuda a encontrar
un archivo sin tener que ir abrindolos uno por uno. Asimismo, puedes seleccionar archivos y carpetas para
realizar cambios.

Para volver al modo Lista, haz clic en el icono

Cambiar a lista
:

9
11/27/2013

DN:GA-GSGD_103.00


No obstante, si quieres trabajar en el modo Lista y obtener una vista previa de un archivo, tambin puedes
hacerlo.

1. En el modo Lista, selecciona un nico archivo, carpeta o documento de Google.

2. Haz clic en el icono
Vista previa
que se muestra cuando solo se selecciona un elemento:

Tu archivo o documento se muestra como una superposicin:

3.

En el modo Vista previa, puedes:

a. Desplazarte al documento que se muestra.
b.
c.

Obtener una vista previa del documento anterior

o siguiente
de tu cuenta de Google Drive.
Seleccionar otro documento de tu cuenta de Google Drive. Para ello, haz clic en
Ver todo.

10
11/27/2013

DN:GA-GSGD_103.00


d.
e.
f.
g.

Compartir tu documento con los dems.

Imprimir tu documento.
Abrir el documento para editarlo.
Salir de la vista previa haciendo clic en
X.

Ordena tus archivos

Si tienes muchos archivos, puede resultar ms difcil llevar a cabo un seguimiento de todos. Una forma de
encontrar tus archivos con ms facilidad es ordenndolos. Haz clic en el men
Ordenar
para ver tus opciones:

Las opciones para ordenar estn disponibles en la mayora de las vistas de Google Drive. No obstante, la vista
Actividad
se ordena automticamente en el orden en que los elementos se modificaron por ltima vez, por lo
que no vers el men
Ordenar
ah. En la vista
Reciente
puedes ordenar elementos segn cuando los abriste o
editaste por ltima vez.

A continuacin se indican algunos consejos para ordenar:

Ordena por
ltima modificacin
para ver los elementos que se modificaron recientemente (no solo los
modificados por ti). Esta clasificacin te puede ayudar a realizar un seguimiento de los elementos que
han cambiado recientemente tus colaboradores.

Utiliza
ltimos abiertos por m
para encontrar los elementos que has abierto recientemente, tanto
si los has editado como si no. Se trata de una solucin estupenda para volver a los elementos que has
consultado recientemente si cerraste por error una pestaa en tu navegador o no aadiste algo
a marcadores.

Ordena por
Ttulo
si conoces el nombre del elemento y quieres escanear una lista en orden alfabtico
para encontrarlo. De este modo, todas las carpetas se colocan en primer lugar en
Mi unidad
y
Compartido conmigo
, por lo que es tambin una forma estupenda de encontrar carpetas.

Ordena por
Espacio utilizado
para ver los archivos que estn ocupando la mayor parte del espacio. Para
liberar espacio de almacenamiento, puedes eliminar archivos. Para ello, muvelos a la
Papelera
, pero no
olvides eliminarlos definitivamente de la vista de la papelera si necesitas ms espacio de
almacenamiento.

11
11/27/2013

DN:GA-GSGD_103.00


Ten en cuenta que solo los archivos sincronizados o subidos ocupan espacio de almacenamiento. Los
archivos compartidos contigo y los documentos de Google (como Documentos, Hojas de clculo y
Presentaciones) no afectan a tu espacio de almacenamiento. Los elementos que no afectan a tu
almacenamiento se mostrarn como "---" en Google Drive:

Necesitas almacenamiento adicional? Puedes

adquirir almacenamiento adicional
, pero
consltalo primero con tu administrador del sistema. Tu organizacin podra hacerlo por ti.

Busca un archivo
Escribe una palabra o una frase en el cuadro de bsqueda de Drive para encontrar un archivo o carpeta
especfico, o un documento de Google. A medida que escribas, Drive intentar predecir lo que ests buscando y
te ofrecer una lista de documentos entre los que elegir.

Restringe tus resultados de bsqueda

1.

En el cuadro de bsqueda, haz clic en la flecha descendente para ver las opciones de bsqueda
avanzada:

12
11/27/2013

DN:GA-GSGD_103.00

2.

Haz clic en cualquier opcin de bsqueda para restringir tu bsqueda.

Puedes repetir los pasos 1 y 2 varias veces para seguir filtrando tus resultados. Por ejemplo, quizs
sepas que el archivo que quieres es una hoja de clculo que no es de tu propiedad. Si haces clic en estas
opciones, tu cuadro de bsqueda tendr este aspecto:

Haz clic en
x
en una opcin para eliminar ese filtro o en la
X
grande que se muestra a la
derecha para borrar toda la bsqueda.

3.

Puede que, llegados a este punto, ya hayas visto lo que buscabas. En caso contrario, escribe una
consulta de bsqueda y haz clic en el botn de bsqueda azul.

Si quieres buscar artculos que se han compartido con tu dominio, haz clic en
Buscar
en <tu dominio>
en lugar de en el botn azul
Buscar
. Es una buena forma de buscar

un documento pblico para tu organizacin, pero que no se ha compartido

directamente contigo.

13
11/27/2013

DN:GA-GSGD_103.00

Organiza tus archivos

Probablemente tengas muchos archivos en
Mi unidad
, o los tendrs en breve. Utiliza carpetas para organizar
el contenido, de la misma forma que lo haces en tu ordenador.

Crea una carpeta en Google Drive en la Web

1.

Haz clic en el botn rojo

Crear
y, a continuacin, selecciona
Carpeta
:

2.

Escribe un nombre para la carpeta y haz clic en

Crear
. Tu nueva carpeta se crea en
Mi unidad
:

Si tienes abierta
Mi unidad
(o una carpeta en
Mi unidad
), tambin puedes hacer clic en el
icono
Carpeta nueva
para crear una carpeta en tu ubicacin actual:

Mueve los archivos a una carpeta

1.
2.

Marca la casilla por elemento (o elementos) que quieras mover.

Haz clic en el icono con forma de carpeta:

14
11/27/2013

DN:GA-GSGD_103.00

3.

En el cuadro de dilogo
Mover a
, selecciona la carpeta a la que quieres mover tus elementos o crea una
carpeta nueva para estos.

Quieres guardar tu archivo (o archivos) en varias carpetas? Utiliza la tecla

Ctrl
o
Comando
para consultar todos los lugares en los que quieres encontrar tus elementos.

4.

Haz clic en
Mover
.

Comparte una carpeta

Puedes compartir una carpeta con la misma facilidad con la que compartes tus documentos de Google.

1. Marca la casilla junto al archivo o carpeta que quieres compartir.

2.

Haz clic en Compartir

la carpeta.

y aade a las personas o grupos con los que te gustara compartir

Una vez que se haya compartido la carpeta con los dems, se mostrar un icono de persona
encima.

5. Consulta
Compartir y colaborar
para
obtener
informacin
sobre tus opciones para compartir.

15
11/27/2013

DN:GA-GSGD_103.00