CAPACITACIN Y DESARROLLO PROFESIONAL

Cuando hablamos de capacitacin y desarrollo profesional nos referimos a la

educacin que recibe una persona con el fin de estimular su efectividad en la
posicin que desempea dentro de la compaa. Normalmente la capacitacin
tiene objetivos a corto o mediano plazo y busca desarrollar una capacidad
especfica, como por ejemplo: un curso de Excel. En contraste, el desarrollo
profesional busca formar a mediano o largo plazo, lderes y ejecutivos con
conocimientos y talentos especficos, por ejemplo: un postgrado en Finanzas.

Para tomar las decisiones correctas en cuanto a que programas de capacitacin

requieren los colaboradores, y con la finalidad de no convertir la capacitacin en
un gasto sino en una inversin, es importante realizar previamente las siguientes
actividades:

Elaborar una descripcin de todos los puestos de su compaa

Realizar una Deteccin de Necesidades de Capacitacin

Observar como se desempean sus empleados, como tratan a los clientes

Contestar lo siguiente: Qu tendra que tener esta persona para poder ser
gerente del rea?

A travs de la observacin, realizando cuestionarios a los empleados sobre

sus intereses y evaluando su desempeo, podemos formarnos una idea sobre
las necesidades de capacitacin

Determinar cul o cules cursos entrenamientos son necesarios para

mejorar el desempeo de su empresa en general y seleccionar que
empleados son los adecuados para adquirir esa capacitacin.

Establecer los objetivos que quiere alcanzar con la capacitacin.

Determinar de qu forma recuperar el dinero que invierta (retorno sobre

inversin).

Por ejemplo, si contrata un curso profesional de ventas para todos sus

vendedores, y si despus de tomar este curso los vendedores incrementan sus
ventas en un 30%, esto generara utilidades por X cantidad y por lo tanto se
recuperara la inversin en Y meses.
Efectividad de la capacitacin:
Una vez que los conceptos aprendidos fueron puestos en prctica y la medicin de
los avances reflejan resultados positivos, podemos determinar que tan efectiva fue
la capacitacin impartida.
Cuando un curso no tuvo el impacto esperado, puede deberse a que este no fue
bien canalizado o no se detectaron adecuadamente las necesidades de
capacitacin.
Si la capacitacin fue efectiva, se podr observar:
Cambio de conducta en el personal
Impacto positivo en la productividad de la empresa
Mejora en el desempeo despus de la capacitacin.

Las actividades de capacitacin que realice en su compaa tienen el efecto de

hacer que el empleado se sienta ms agradecido y comprometido con la empresa,
con lo que se logra una mayor permanencia del empleado y se reduce la rotacin
de personal.
Los administradores deben considerar a los empleados como el recurso ms
valioso del programa e invertir en ellos, proporcionndoles continuamente
oportunidades para mejorar sus habilidades. Esto se conoce como desarrollo de
personal e incluye aquellas actividades designadas a capacitar y motivar al
empleado para ampliar sus responsabilidades dentro de la organizacin.
Desarrollar las capacidades del trabajador, proporciona beneficios para los
empleados y para la organizacin. Ayuda a los trabajadores aumentando sus
habilidades y cualidades y beneficia a la organizacin incrementando las
habilidades del personal de una manera costo-efectiva. La capacitacin har que
el trabajador sea ms competente y hbil. Generalmente, es ms costoso
contratar y capacitar nuevo personal, aun cuando ste tenga los requisitos para la
nueva posicin, que desarrollar las habilidades del personal existente. Adems, al
utilizar y desarrollar las habilidades del trabajador, la organizacin entera se
vuelve ms fuerte, productiva y rentable.
Los administradores deben considerar que el personal talentoso puede abandonar
la organizacin aunque su salario sea adecuado. El trabajador generalmente
necesita nuevos desafos que lo estimulen y mantengan satisfecho con su trabajo.
Es responsabilidad del administrador reconocer el potencial de los trabajadores y
ofrecerles nuevas oportunidades.
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La creacin de un ambiente para el desarrollo del personal.

El desarrollo del personal es el resultado acumulado de las interacciones diarias
entre el administrador y el trabajador. Es un proceso continuo que se realiza
durante un largo perodo de tiempo. Se requiere paciencia y una perspectiva
amplia de parte del administrador. El factor ms importante en desarrollar la
capacidad del personal es crear un entorno en el que se logre la cooperacin,
comunicacin y un intercambio abierto de ideas.
Es evidente que la estructura de la organizacin es responsable en alguna medida
de las mayores o menores posibilidades para llevar a cabo diferentes tcnicas de
desarrollo de personal. A las organizaciones que estn estructuradas rgidamente,
les es ms difcil incorporar programas creativos de desarrollo de personal;
tambin, las que estn estructuradas dbilmente, quiz no tengan el enfoque y
propsitos necesarios para la coordinacin interna y motivacin del personal. Las
tcnicas enumeradas anteriormente son tiles al proporcionar algunas ideas para
un desarrollo efectivo del personal; de stas se pueden derivar una seleccin de
actividades que encajan en cada programa especfico.
Utilizar las tcnicas por separado, no asegura que el personal est motivado para
participar en actividades para su propio desarrollo. Una organizacin debe dar
entonces incentivos a los empleados ofreciendo oportunidades de promocin y
transferencias para complementar las habilidades del empleado en el trabajo y
utilizarlas en su mximo potencial.

Cmo desarrollar las habilidades del personal

Tcnicas para el desarrollo del personal
Los administradores tienen un gran nmero de oportunidades para mejorar el
desempeo, motivacin y habilidad del personal mediante tcnicas de desarrollo
dentro y fuera del trabajo.
Estas tcnicas incluyen:

Ampliar las responsabilidades del personal mediante una delegacin y

supervisin efectivas.

Incrementar la participacin de los empleados en la toma de decisiones en

reas que afecten su trabajo y dar el reconocimiento apropiado a su
contribucin.

Alentar las iniciativas y sugerencias individuales para mejorar el desempeo

del programa.

Proporcionar retroalimentacin frecuente y positiva para desempear

nuevas responsabilidades.

Establecer un programa para la promocin de los empleados como parte

del paquete de beneficios de la organizacin. (Esto ayuda a retener a
personal valioso que de otra manera se cambiara a otra organizacin.)

Utilizar la interaccin diaria con el personal y reuniones para impartir y

compartir nuevos conocimientos y experiencias. Permitir a los empleados
asistir a cursos, seminarios, congresos y conferencias.

Dar oportunidad para asistir a cursos o becas de estudio en otros

programas de planificacin familiar dentro y fuera del pas (esto puede
requerir una propuesta para obtener financiamiento).

Organizar

intercambios internos o

con una

agencia

colaboradora

(gubernamental o no gubernamental), lo cual tambin ayuda a promover la

coordinacin.

Proporcionar materiales de lectura para estudio.

Dar capacitacin bsica y de apoyo regularmente, as como capacitacin

especializada en respuesta a las necesidades comunicadas por el personal.

Apoyar las visitas de intercambio entre diferentes reas funcionales dentro

de la organizacin, tales como: poner a trabajar juntos a un asistente de
programa y un asistente financiero para que el primero aprenda ms sobre
las funciones del departamento de finanzas.

Desarrollar un programa de rotacin de trabajo que permita que unos

aprendan de otros dentro de la organizacin.

Varias de las tcnicas anteriormente mencionadas, requieren que el personal

reciba algn tipo de capacitacin ya sea formal o en servicio. Existen ciertos tipos
de capacitacin que siempre son importantes. Por ejemplo, el personal nuevo
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siempre necesita orientacin en las habilidades bsicas que se requieren para su

puesto. Cambiar o ampliar un programa generalmente significa que se precisa
capacitacin adicional para proporcionar a los trabajadores las habilidades que
requieren. Como regla general, un miembro del personal necesita capacitacin
cuando desconoce una actividad que es importante para realizar su trabajo. Sin
embargo, la capacitacin formal es una solucin cara. Los administradores no
deben considerar a la capacitacin como la solucin para todos los problemas de
desempeo. Es slo una de varias opciones para resolver esos problemas y han
de utilizarse slo cuando sea realmente necesario.
Tipos de capacitacin y cundo son necesarios
La capacitacin puede efectuarse de manera informal o formal. La informal consta
de un conjunto de instrucciones que se dan sobre la marcha, por ejemplo: un
supervisor indica a un empleado la utilizacin correcta de los archivos o ensea a
una recepcionista cmo llevar el libro de registro de usuarios. Muchas de las
funciones

de

un

supervisor

incluyen

algn

tipo

de

capacitacin.

Una

retroalimentacin constructiva puede mejorar el desempeo de un empleado de

una manera ms efectiva que la capacitacin formal. El administrador debe decidir
el tiempo de duracin del curso despus de determinar que un trabajador necesita
capacitacin formal. Los cursos de capacitacin formal pueden durar desde un da
hasta varios meses, segn la complejidad de la tarea que se ensea.

Capacitar para actualizarse trae muchos beneficios

Los administradores deben tener en cuenta la importancia de la capacitacin para
la actualizacin a fin de reforzar las habilidades que tienen los trabajadores y
ponerlos al da en los avances de su campo. Adems, reunir al personal les
permite intercambiar ideas y escuchar sugerencias y ello puede representar una
experiencia que fortalezca al equipo. En general, los trabajadores disfrutan cuando
reciben capacitacin adicional, ya que es una forma de lograr su desarrollo y de
motivarlos.
Este trabajo se discute si un problema puede resolverse mediante la capacitacin
o si requiere una solucin diferente. Tambin presentar los pasos necesarios
para preparar y efectuar un programa formal de capacitacin.
Cmo determinar si la capacitacin es necesaria
Cuando en una evaluacin del desempeo laboral las observaciones del
administrador revelan un desempeo no satisfactorio del trabajo o un problema de
desempeo, se tiende a considerar la capacitacin como la manera de resolver el
problema. Mientras que la capacitacin puede resolver de una manera apropiada
muchos problemas de desempeo, hay tantos otros que no se solucionan con la
capacitacin y ms bien pueden tratarse con una mejor supervisin. Por ejemplo,
los problemas de desempeo que surgen por cuestiones personales de un
empleado, por un conflicto de personalidad con los clientes u otros compaeros o
por la falta de entendimiento de lo que realmente se espera de l, son asuntos que
puede resolver el supervisor y que no necesitan de capacitacin posterior. Como
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sta puede ser costosa, los administradores deben considerar seriamente otras
opciones antes de decidir la capacitacin de alguien.
An si el problema es causado por un conocimiento insuficiente o por la falta de
destrezas, la capacitacin no siempre es la solucin. Como lo demuestra la
secuencia izquierda del rbol, el empleado puede tener el conocimiento pero
necesita ms prctica para desempearse de manera efectiva, o el desempeo
puede corregirse mediante retroalimentacin del supervisor. Por ejemplo, aunque
una auxiliar de enfermera sepa tomar la presin arterial, lo cual aprendi como
parte de su capacitacin global, pas los primeros tres meses de trabajo en la
comunidad y recin regres a la clnica. No ha tomado la presin arterial desde su
capacitacin y necesita practicar, pero no volver a capacitarse. En otro caso, una
enfermera que ha trabajado en clnicas del Ministerio de Salud durante diez aos,
hace poco consigui un empleo en una clnica privada. El supervisor de la
enfermera not durante una insercin de DIU, que la tcnica de la enfermera es
diferente a la que establecen las normas de la institucin. La enfermera lo ha
realizado con regularidad y no necesita ms capacitacin. Despus de recibir
retroalimentacin de su supervisor, ser capaz de seguir las normas sin ningn
problema.
Pueden usarse diferentes tipos de capacitacin
El administrador debe recordar que an cuando la capacitacin sea necesaria, la
capacitacin formal puede no ser apropiada. Es posible que la deficiencia de
habilidad, pueda resolverse mediante la instruccin durante el desempeo del

trabajo. Analizando la situacin, el administrador debe considerar si el empleado

realmente est calificado para el trabajo y puede capacitarse o si el trabajo debe
realizarlo otra persona.
Cmo disear y planear un programa de capacitacin
Se necesitan diferentes tipos de capacitacin conforme se desarrolla el
programa
Un programa de certificacin tendr diferentes necesidades de personal y por
consiguiente distintos requerimientos de capacitacin, dentro de sus niveles. A
medida que el programa se ampla e incorpora nuevo personal y reas, se
requerir capacitacin adicional. La administracin tendr que ser ms eficiente y
el personal necesitar formarse para desarrollar y manejar programas ms
sofisticados mientras la organizacin madura y enfrenta temas ms complejos
tales como: la capacidad financiera, mayor dificultad para atraer nuevos clientes,
mejora en la calidad de los servicios, etc.
Muchas instituciones certificadas tienen una unidad de capacitacin. En otras,
puede no existir un departamento dedicado a esta actividad, ni los recursos
humanos con experiencia en capacitacin. En este caso se podra contratar uno o
varios especialistas para hacer el diseo, la planeacin y la capacitacin
propiamente dicha. Aunque el director ejecutivo no est comprometido
directamente en su preparacin, quiz sea el responsable de asegurar que la
instruccin brinde los resultados deseados y est bien organizada. El director
ejecutivo debe tener un conocimiento adecuado para:
10

 Determinar la necesidad de capacitacin de un empleado;

Establecer los requerimientos de la capacitacin;
Preparar un programa de capacitacin;
Escribir una propuesta para solicitar fondos para capacitacin del personal;
Apoyar la logstica de la capacitacin;
Evaluar un programa de capacitacin;
Hacer seguimiento cuando termine el programa de capacitacin.

Aunque el director ejecutivo no participe en el proceso de capacitacin, debe

apoyar las distintas actividades que ocurren durante cada paso del proceso,
asegurarse que la capacitacin de su personal sea lo ms efectiva posible. Estos
pasos se explicarn en detalle.

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Evaluacin de necesidades de capacitacin

Como ya se mencion, la capacitacin es necesaria slo cuando un empleado
carece del conocimiento que se requiere para que realice su trabajo actual o uno
nuevo como consecuencia de un ascenso o transferencia. El administrador notar
estas deficiencias durante el transcurso de su rutina de supervisin o durante la
evaluacin del desempeo, si se tiene un proceso regular de evaluacin. Como
siempre, debe tenerse en cuenta el hecho que la capacitacin puede no resolver
el problema. Por ejemplo, un empleado puede recibir capacitacin pero el
desempeo del programa puede no mejorar, porque el problema real es la falta de
recursos, o porque hay una estructura organizativa muy rgida que evita una
buena comunicacin entre departamentos o por una supervisin inadecuada.
Tambin hay que considerar que el problema puede ser que el trabajador no tenga
aptitudes para el empleo, y es mejor drselo a otro empleado que gastar recursos
en su capacitacin.
Preparar un programa de capacitacin
Etapas en la preparacin de un programa de capacitacin
La direccin puede participar activamente en la planeacin del programa de
capacitacin. Esta comprende componentes educativos, administrativos y clnicos:
Establecer objetivos generales del curso;
Desarrollar un plan general de capacitacin;
Delimitar objetivos especficos para cada sesin de capacitacin;
Determinar la metodologa, tcnicas y enfoque de la capacitacin;
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 Desarrollar planes de sesiones de capacitacin;

Determinar los requerimientos de recursos;
Definicin de cada uno de las fases, antes mencionadas:

Establecer objetivos generales del curso

El primer paso consiste en formular objetivos generales de capacitacin, que se

determinan en la evaluacin de necesidades. Es conveniente que los objetivos
resalten las habilidades que los empleados deben adquirir al final del programa.
Estos pueden incluir la concientizacin de los participantes sobre la importancia
del trabajo en equipo y de la prestacin de servicios de alta calidad que respondan
a las necesidades de los clientes. Estos objetivos orientan en la seleccin de:

El contenido de la capacitacin (los temas que cubrir la capacitacin);

El enfoque de la capacitacin (cmo se desarrollarn los temas, mediante

clases o mediante ejercicios de participacin, etc.);

Los mtodos de evaluacin que se utilizarn durante o al final de la

capacitacin.
Cmo desarrollar un plan general para la capacitacin

Planeacin del tipo de sesiones de capacitacin

Un anlisis breve de los objetivos generales del programa de capacitacin revela
los temas y las reas que se deben tratar. La instruccin en diferentes temas
requiere distintos enfoques. La capacitacin para el desarrollo del personal debe
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organizarse en sesiones, cada una cubriendo una materia diferente. En temas

clnicos, la formacin comienza con las tareas bsicas y va aumentando en
complejidad. Para la capacitacin clnica y administrativa, las sesiones deben
seguir una secuencia lgica, y el final de una debe conducir al comienzo de la
siguiente.
Para organizar la capacitacin en sesiones, resulta til una educacin en etapas.
El programa de capacitacin se divide en perodos alternados de capacitacin
formal y experiencias en el campo o en el cargo. Esta capacitacin es
particularmente apropiada cuando se desea adiestrar supervisores regionales o
trabajadores comunitarios que son responsables de una variedad de tareas tales
como ofrecer servicios e IEC (informacin, educacin, comunicacin), y
administrar el programa y desarrollo de la comunidad. Tambin es adecuada
cuando se forman personas que no pueden ausentarse de su casa o trabajo por
un largo tiempo.
Cmo delimitar objetivos para cada sesin de capacitacin
Decisin sobre habilidades que deben aprender los empleados
Mientras se planea el programa de capacitacin, debe hacerse una lista de los
objetivos especficos para cada sesin. Estos han de derivarse de los objetivos
generales de la capacitacin definidos por la institucin. Un ejemplo de un objetivo
general puede ser: "Al final del programa de capacitacin, los empleados son
capaces de organizar un sistema de contabilidad para un nuevo proyecto". Los
objetivos especficos se establecen para que el empleado demuestre el nuevo
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conocimiento, habilidad o actitud que acaba de aprender. Por ejemplo: "Al final de
la sesin, el empleado es capaz de explicar la diferencia entre contabilidad de caja
y contabilidad de causacin". Cada sesin de capacitacin cumplir por lo menos
uno de los objetivos especficos.
Toda capacitacin debera conciliar de alguna forma las expectativas de la
institucin a tener un empleado mejor preparado para el cargo que desempea y
los objetivos del empleado a corto, mediano y largo plazo. Lo ideal sera que cada
empleado fije sus propios objetivos de aprendizaje. Esto tiene que hacerse
durante la planeacin de la capacitacin o al interior del grupo durante el primer
da del curso.
Es posible que se quiera discutir cmo las actitudes de las personas que prestan
los servicios y su valoracin sobre la certificacin, los clientes y el equipo de
trabajo, afectan la calidad de los servicios ofrecidos.
Metodologa y tcnicas de capacitacin

Capacitacin basada en la competencia

Los programas de capacitacin cuyo propsito consiste en mejorar las habilidades
relacionadas con las tareas especficas de los miembros del personal, deben
basarse en la competencia. Los empleados han de participar activamente en el
proceso de formacin. En una capacitacin que se base en la competencia.
La clave del xito para una capacitacin basada en la competencia, es la
participacin activa de los empleados. Para asegurar esto, deben elegirse
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capacitadores que utilicen la demostracin y la prctica en vez de la charla o la

conferencia. Estos educadores se basan en las experiencias de trabajo de los
empleados y los comprometen activamente en el proceso de instruccin. El papel
del capacitador, en este caso, consiste en ayudar a los empleados a dominar
habilidades que les permitirn desempear sus trabajos de una manera ms
efectiva.
Mtodos tradicionales de capacitacin
Los conocimientos tambin pueden impartirse mediante mtodos tradicionales
tales como: charlas, lecturas, proyeccin de pelculas o un caso real. Con los
mtodos tradicionales la retencin de la informacin se mejora mediante ejercicios
repetitivos, ejercicios escritos y discusiones. Sin embargo, las habilidades slo
pueden transmitirse mediante la demostracin, ejercicios estructurados y la
prctica actual. Las actitudes se ensean mejor (o se crea conciencia) mediante
discusiones de grupo, ejercicios de retroalimentacin y prcticas seguidas de
retroalimentacin.
Los buenos capacitadores, seleccionan y utilizan una variedad de tcnicas
apropiadas para cada habilidad que los empleados deben dominar. Esas tcnicas
los ayudan a adquirir conocimientos, desarrollar y fortalecer nuevas habilidades y
conocimientos.

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Cmo desarrollar planes de capacitacin

Preparar un plan detallado
Cuando se planea una capacitacin basada en la competencia, debe dedicarse
ms tiempo al aprendizaje de experiencias y a la prctica que a las charlas.
Aproximadamente el 30% del tiempo debe ser para dar informacin y el 70% para
utilizar la informacin y aplicar las nuevas habilidades. Cuando se desarrolla un
plan detallado de capacitacin, los instructores deben establecer las veces que
deben practicarse las tareas claves para asegurar un nivel bsico de competencia.
Para cada sesin, un plan de capacitacin debe incluir:
1. Ttulo de la sesin;
2. Tiempo asignado;
3. Descripcin del contenido;
4. Objetivos especficos de la sesin;
5. Presentacin del contenido que se va a cubrir;
6. Materiales a utilizar;
7. Mtodos y tcnicas de capacitacin y tiempo requerido para cada uno;
8. Procedimientos de evaluacin.

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