Guia de Gestion Documental Ponal 050609 0 PDF

POLICA NACIONAL
DE COLOMBIA
Direccin General
GUA DE GESTIN
DOCUMENTAL
DE LA POLICA NACIONAL
Gua de Gestin Documental

para la Polica Nacional
Publicacin de la Polica Nacional de Colombia

Direccin General
Oficina de Planeacin
Presidente de la Repblica
Doctor LVARO URIBE VLEZ
Ministro de Defensa Nacional
Doctor JUAN MANUEL SANTOS CALDERN
Director General Polica Nacional

Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO
Subdirector General
Brigadier General RAFAEL PARRA GARZN
Director de Seguridad Ciudadana
Brigadier General ORLANDO PEZ BARN
Contenido
Presentacin .....................................................................................................................5
1. Generalidades................................................................................................................7
1.1
Objeto.............................................................................................................................................7
1.2. Normatividad..................................................................................................................................7
1.3. Jerarqua documental......................................................................................................................7
1.4. Metodologa general.......................................................................................................................8
1.4.1. Codificacin de los documentos............................................................................................9
1.5. Responsabilidad en la estructura documental.................................................................................11
2. Tipos documentales.....................................................................................................13
2.1. Resolucin.....................................................................................................................................13
2.2. Reglamento . ................................................................................................................................14
2.3. Manual ........................................................................................................................................14
2.4. Directiva........................................................................................................................................14
2.5. Circular.........................................................................................................................................16
2.6. Instructivo ....................................................................................................................................16
2.7. Mapa de procesos.........................................................................................................................17
2.8. Caracterizacin de procesos .........................................................................................................17
2.9. Documentacin de la descripcin de los procedimientos................................................................18
2.9.1 Elaboracin de los flujogramas.............................................................................................21
2.10. Gua..............................................................................................................................................21
2.11. Orden de servicios ........................................................................................................................21
2.12. Memoria local y topogrfica .......................................................................................................23
2.13. Estudios de planeacin..................................................................................................................26
2.14. Concepto de planeacin . .............................................................................................................28
2.15. Comunicacin oficial.....................................................................................................................29
2.16. Poligrama......................................................................................................................................31
2.17. Memorando................................................................................................................................ 32
2.18. Acta
................................................................................................................................... 32
2.19. Registro ................................................................................................................................... 32

2.20. Formato ................................................................................................................................... 34
3. Glosario ................................................................................................................. 35
4. Anexos
Anexo 1. Resolucin No. 2764 del 26 de junio de 2008......................................................................... 36
Anexo 2. Proceso gestin documental.................................................................................................... 44
Bibliografa
................................................................................................................................... 51
Presentacin
EE

l direccionamiento estratgico ha recorrido un proceso dinmico

dentro del cual se han construido diferentes enfoques que van
desde modelos de intervencin sobre la realidad, hasta enfoques complejos
de interaccin, relacionados con la construccin y reconocimiento de
estrategias que contribuyen a la supervivencia de las organizaciones. Las
corrientes conceptuales tienden a ofrecer diversos grados de respuesta a las
necesidades particulares de sectores productivos y a los problemas especficos de toma de decisiones.
La gestin eficiente de la informacin es un rea crtica para cualquier organizacin, tanto en el sector pblico como en el privado, en las administraciones y en el mbito empresarial. Como consecuencia, en las ltimas
dcadas se han desarrollado numerosas iniciativas la mayora de ellas de
carcter tecnolgico para mejorar la gestin de la informacin en las organizaciones.
La mayor parte de los esfuerzos de adopcin de tecnologas de la informacin se han orientado a la utilizacin de bases de datos estructuradas,
y se ha prestado menos atencin a la gestin documental (es decir, informacin no estructurada). Sin embargo, la mayor parte de la informacin
que gestionamos se encuentra registrada en documentos.
Con base en lo anterior, se debe implementar la gestin documental en
unas prcticas operativas, que se puedan optimizar y llevar ms fcilmente
a su utilizacin con el apoyo de soluciones informticas, las cuales permitirn reducir problemas, aprender a optimizar el uso de los programas de
gestin, organizar los asuntos de los diferentes clientes que maneja la Institucin y facilitar el desempeo de las actividades propias de cada dependencia o rea, entre otras.
La Polica Nacional, en desarrollo del proyecto Fortalecimiento del Sistema
de Gestin Integral, dise los instrumentos requeridos para dar cumplimiento a los sistemas de Gestin de la Calidad y Control Interno en
sus estndares Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP
1000:2004 y el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 en
virtud de lo anterior, la Institucin implement un sistema de gestin documental que facilita el control de los documentos y registros requeridos en la
gestin de la organizacin.
El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y
uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creacin hasta su eliminacin o conservacin definitiva, se convierte as en un factor clave para
la optimizacin de los procesos en el seno de la organizacin. Como parte
de los documentos de este sistema, la Gua de Gestin Documental
es el documento que define la estructura documental, las caractersticas y
componentes necesarios para evidenciar la operacionalizacin del Sistema
de Gestin Integral.
El presente documento es una herramienta que ofrece al funcionario de
Polica un conocimiento detallado sobre las tcnicas organizativas, y normas
que se aplican institucionalmente para gestionar los documentos, con un
enfoque eminentemente prctico y sencillo a travs de la aplicacin de los
procedimientos de control de documentos y de registros.
Esta gua se apoya en lo dispuesto en la Resolucin nmero 2764 del 28 de
2008, por medio de la cual se adopta el programa de gestin documental
de la Polica Nacional y sus polticas de operacin.
De otra parte, en la elaboracin de esta gua se tuvieron en cuenta los
aspectos legales definidos por el Gobierno Nacional en el manual de correspondencia y comunicaciones oficiales del Ministerio de Defensa Nacional.
Adems, su diseo obedece a una metodologa de construccin participativa por parte de los representantes de las direcciones y oficinas asesoras
bajo la orientacin de la Oficina de Planeacin.
Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO

Director General de la Polica Nacional de Colombia
Generalidades de la Gua de Gestin Documental
1. GENERALIDADES
1.1. Objeto
Esta gua es una herramienta organizacional que permite mejorar las prcticas en la gestin
documental, a travs de la estandarizacin de los documentos del Sistema de Gestin
Integral de la Polica Nacional.
1.2. Normatividad
Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organizacin y
funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios
y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del
artculo 189 de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad
en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras del servicios.
Decreto No. 4110 del 9 de diciembre de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de
2003 y se adopta la norma tcnica de calidad en la Gestin Pblica.
Decreto No. 1599 del 20 de mayo de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de
Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005.
Resolucin No. 02764 del 26 de junio de 2008, por medio de la cual se adopta el Programa
de Gestin Documental de la Polica Nacional y sus polticas de operacin.
Resolucin No. 5237 del 02 de diciembre de 2008, por el cual se establece el Manual de
Correspondencia y Comunicaciones Oficiales del Ministerio de Defensa Nacional.
1.3. Jerarqua documental

Establece los niveles de importancia de cada uno de los documentos definidos en el Sistema
de Gestin Integral de la Polica Nacional.
Los documentos que se encuentran en la parte superior de la pirmide son de mayor
importancia por su impacto en la Institucin. As mismo, estos prevalecen sobre los tipos
7
documentales de menor nivel. Los documentos que se encuentran en la base de la pirmide impactan
de manera especfica en las actividades. (Ver figura 1).
Jerarqua
Const.
Poltica
Leyes
Decretos
Resoluciones
Reglamentos
Manuales
Circulares
Directivas
Instructivos, mapa de
procesos. Caracterizaciones
de procesos
Documentacin de procedimiento,
gua, memoria local y topogrfica,
estudios y conceptos de planeacin,
orden de servicios
Comunicacin oficial, acta, memorando,

poligrama, formato, registro
Cantidad
Figura 1. Jerarqua
1.4. Metodologa general

Para la elaboracin de las directivas, circulares,
instructivos, rdenes de servicios, memorias locales
Membrete
Ejemplo:
Primera lnea:
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Segunda lnea: POLICA NACIONAL
Tercera lnea: ESCUDO POLICA NACIONAL
dimensiones 2.0 cm por 2.0 cm
Cuarta lnea: UNIDAD QUE ORIGINA
Letra: Arial 10

POLICA NACIONAL
Fecha: se escribe el nombre de la ciudad de
Mrgenes: el texto se debe escribir con los

siguientes mrgenes:
origen, seguida de la fecha de elaboracin, da en

nmero, mes en minscula y ao en nmero sin
separarlo con punto.
Bogot, D. C., 16 de marzo de 2009
8
y topogrficas, estudios de planeacin, conceptos

de planeacin, comunicacin oficial y memorandos se deben observar las siguientes normas:
OFICINA DE PLANEACIN
Superior: 3 cm
Izquierdo: 3 cm
Inferior: 3 cm
Derecho: 2 cm
Despedida breve seguida de coma (,):
1.4.1.
Atentamente,
Cordialmente,
Para la Codificacin de los documentos que hacen

parte del Sistema de Gestin Integral de la Polica
Nacional se deben realizar los siguientes pasos:
Remitente: el grado se escribe en mayscula inicial

y el nombre completo en mayscula sostenida y
negrilla. El cargo se registra en la lnea siguiente,
con mayscula inicial.
Cuando quien firma el documento lo hace en
calidad de encargado por acto administrativo, a
continuacin de la lnea del cargo debe colocarse
una (E), que indica encargado.
Con el objeto de seguir la historia, aplicacin o
la localizacin, todo documento debe contener en
la parte inferior de la hoja despus de la firma y
posfirma, en letra Arial nmero 5 y mayscula los
siguientes aspectos:
Elaborado por: Grado, Apellidos y Nombre.
Revisado por: Grado, Apellidos y Nombre.
Fecha de elaboracin: dd-mm-aaaa.
Archivo: ubicacin magntica del documento.
Codificacin de los documentos
Identificar el proceso y escribir el cdigo de

acuerdo con la columna de codificacin del
proceso, ubicada en la Tabla 1 Criterios de
codificacin al proceso y el tipo de Documento.
Identificar el tipo de documento y escribir el

cdigo de acuerdo con la columna de codificacin del tipo de documento, ubicada en la
Tabla 1 Criterios de codificacin al proceso y el
tipo de Documento.
Indicar el nmero consecutivo (cuatro dgitos)

de acuerdo con la cantidad de documentos
generados por el Sistema de Gestin Integral
y relacionado con el proceso y el tipo documental, es generado automticamente por la
Suite Visin Empresarial.
Todo documento debe contener en la parte inferior

de la hoja despus de la firma y posfirma, el correo
electrnico, la direccin y el nmero telefnico de
la unidad que elabora el documento.
La codificacin de los documentos del Sistema de

Gestin Integral estar a cargo del Administrador
Funcional de la Suite Visin Empresarial.
En la parte inferior izquierda se debe colocar el

cdigo del documento, en la parte inferior central
de la hoja se ubica el nmero de la pgina del
documento. Ejemplo: 1 de 3.
Nota: Para los dems documentos que se

produzcan, se sigue la codificacin y parmetros
establecidos en la Tabla de Retencin Documental
vigente para la Polica Nacional.
EJEMPLO DE CODIFICACIN
Un dgito y dos
caracteres
alfabticos
corresponden al
nivel e
identificacin de
proceso
#DE
Cuatro dgitos
corresponden al
consecutivo
relacionado con el
proceso y tipo de
documento
Dos caracteres
alfabticos
corresponden al
tipo de
documento
PR
####
Tabla 1. Criterios de codificacin al proceso y tipo documental

CD.
10
PROCESO
CD.
TIPO DOCUMENTAL
1AJ
ACTUACIN JURDICA
RS
1AR
ADMINISTRACIN DE RECURSOS FINANCIEROS
RG
Reglamento
1CI
CONTROL INTERNO
1CP
COMUNICACIN PBLICA
1CS
CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
1DE
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
MA
DI
MP
CP
MR
Manual
Directiva
Mapa de Procesos
Caracterizacin Proceso
Mapa de Riesgos
1DH
DIRECCIONAMIENTO DEL TALENTO HUMANO
PR
Procedimiento
1DS
DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
GU
IN
MT
CO
PA
FR
OS
DE
CI
EP
OF
PO
ME
AC
Gua
Instructivo
Memoria local y Topogrfica
Conceptos
Plan
Formato
Orden de Servicio
Documento Externo
Circular
Estudio de Planeacin
Comunicacin Oficial
Poligrama
Memorando
Acta
1DT
DIRECCIONAMIENTO TECNOLGICO
1GD
GESTIN DOCUMENTAL
1IC
INVESTIGACIN CRIMINAL
1IN
INTELIGENCIA
1IP
INTEGRIDAD POLICIAL
1LA
LOGSTICA Y ABASTECIMIENTO
1MC
MEJORA CONTINUA
1PR
PREVENCIN
1RI
RELACIONES INTERNACIONALES
2AI
ADMINISTRAR INFORMACIN CRIMINAL
2AO
APOYO Y SOPORTE OPERACIONAL A LA DIRECCIN DE IMPUESTOS

Y ADUANAS NACIONALES
2AR
ADMINISTRACIN DE LA RED DE SERVICIOS
2AS
ASISTENCIA SOCIAL
2AT
APLICACIN DE LAS NORMAS DE TRNSITO Y TRANSPORTE
2CA
CAPACITACIN
2CD
CONTROL DE DELITOS Y CONTRAVENCIONES
2DC
DESARROLLAR INVESTIGACIN CRIMINALSTICA
2DD
DISUASIN DE DELITOS Y CONTRAVENCIONES
Resolucin
CD.
PROCESO
2DH
DESARROLLO HUMANO
2DI
DESARROLLAR INVESTIGACIN CRIMINOLGICA
2EC
EDUCACIN CIUDADANA EN CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
2ED
EDUCACIN
2EI
ERRADICACIN DE CULTIVOS ILCITOS
2FA
FORMACIN, ACTUALIZACIN Y ENTRENAMIENTO
2IC
INVESTIGACIN CIENTFICA
2IE
INVESTIGAR EXTORSIN
2IJ
REALIZAR INVESTIGACIN JUDICIAL
2IN
ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN
2IS
INVESTIGAR SECUESTRO
2IT
INTERDICCIN
2ML
CALIFICACIN DE LA CAPACIDAD MDICO - LABORAL
2MO
MOVILIDAD
2NA
NMINA DE ACTIVOS
2PA
PREVENCIN DE LA ACCIDENTALIDAD
2PD
PREVENCIN DE DELITOS Y CONTRAVENCIONES
2PI
PROYECCIN E IMPLEMENTACIN
2PP
PROCEDIMIENTOS DE PERSONAL
2RD
RECREACIN, DEPORTE Y CULTURA
2SA
SOPORTE AREO POLICIAL
2SE
PREVENCIN DEL SECUESTRO Y LA EXTORSIN
2SP
SELECCIONAR E INCORPORAR OFICIALES, PATRULLEROS, AUXILIARES DE POLICA, ESPECIALIDADES DEL

SERVICIO POLICIAL Y NO UNIFORMADOS
2SS
PRESTACIN DE SERVICIOS DE SALUD
2SV
SEGURIDAD VIAL
2TI
ADMINISTRAR TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN
2VI
VIVIENDA FISCAL
1.5. Responsabilidad en la estructura documental

La estructura documental pretende unificar los criterios para la elaboracin, revisin, aprobacin y
difusin de los tipos documentales del Sistema de Gestin Integral.
Tabla 2. Estructura documental
DOCUMENTO
ELABORACIN
REVISIN
APROBACIN
DIFUSIN
Resolucin
Direcciones y oficinas asesoras
SEGEN
DIPON
SEGEN
Reglamento
OFPLA
DIPON
Manual
OFPLA
DIPON
Directiva
OFPLA
DIPON/SUDIR
OFPLA
Circular
OFPLA
DIPON
OFPLA
11
DOCUMENTO
12
ELABORACIN
REVISIN
Instructivo
Direcciones, oficinas asesoras

y unidades desconcentradas.
Direcciones, oficinas
asesoras y unidades
desconcentradas.
Mapa de procesos
APROBACIN
DIFUSIN
Dipon, sudir,
direcciones, oficinas
asesoras y unidades
desconcentradas.
Dipon, sudir, direcciones, oficinas

asesoras y unidades desconcentradas.
Direcciones y oficinas asesoras OFPLA
DIPON
OFPLA
Caracterizacin de
procesos
DIPON
Direcciones y oficinas asesoras.
Procedimiento
DIPON
Direcciones y oficinas asesoras.
Gua

asesoras y unidades
desconcentradas.
asesoras y unidades
desconcentradas.
Direcciones, oficinas asesoras y

unidades desconcentradas.
Poligrama

asesoras y unidades
desconcentradas.
asesoras y unidades
desconcentradas.

Orden de servicios

asesoras y unidades
desconcentradas.
asesoras y unidades
desconcentradas.

Memoria local y
topogrfica
Comandantes de regin,
Polica metropolitana,
Departamentos de Polica,
Distritos, Estaciones,
Subestaciones, cai.
Comandantes
de regin, Polica
metropolitana,
Departamentos de
Polica, Distritos,
Estaciones,
Subestaciones, cai.
Comandantes
de regin, Polica
metropolitana,
Departamentos de
Polica, Distritos,
Estaciones,
Subestaciones, cai.
Comandantes de regin, Polica

metropolitana, Departamentos
de Polica, Distritos, Estaciones,
Subestaciones, cai.
Estudios de
planeacin

asesoras y unidades
desconcentradas.
asesoras y unidades
desconcentradas.

Concepto

Segen, OFPLA
SEGEN, OFPLA
Para conceptos jurdicos SEGEN.

Para conceptos de planeacin no
aplica.
Comunicacin oficial

asesoras y unidades
desconcentradas.
asesoras y unidades
desconcentradas.

Memorando

asesoras y unidades
desconcentradas.
asesoras y unidades
desconcentradas.

Formato

OFPLA
OFPLA

Acta

asesoras y unidades
desconcentradas.
asesoras y unidades
desconcentradas.

Gua de Gestin Documental Tipos documentales
2. TIPOS DOCUMENTALES
POLICA NACIONAL
2.1. Resolucin
Acto administrativo que se expide de conformidad
con unas competencias que seala la Ley, con el
fin de adoptar decisiones de carcter especfico,
general o fijar procedimientos que deben ser
cumplidos por los funcionarios de la Institucin.
Es el producto de un procedimiento administrativo
que debe cumplir con los parmetros y principios
contenidos en la Constitucin Poltica, Cdigo
Contencioso Administrativo y normas especiales
que regulan el procedimiento, enmarcados dentro
del debido proceso.
Formas de comunicar el acto administrativo.
Comunquese y cmplase: Es el modo de
comunicar, colectivamente, la existencia del acto
administrativo, lo que constituye un requisito
fundamental para la seguridad jurdica y una
condicin legal de la que depende la eficacia del
acto administrativo.
Publquese y cmplase: Trata temas generales,
se utiliza cuando es necesario enterar a la colectividad de su contenido.
DIRECCIN GENERAL
RESOLUCIN NMERO... DE ...
(...)
Por la cual se otorga el Distintivo Especial
JUAN MARA MARCELINO GILIBERT LAFARGUE
EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICA NACIONAL
En uso de sus facultades legales, y
CONSIDERANDO:
Que mediante Resolucin No. 10451 del 5 de octubre
de 1990, se cre el Distintivo Especial JUAN MARA

MARCELINO GILIBERT LAFARGUE, se otorgar por una
vez a los Oficiales Superiores en actividad y a los oficiales en
uso de buen retiro, que hubieren cumplido 30 y 50 aos,
respectivamente, de haber egresado de la Escuela Nacional
de Cadetes de Polica General Santander;
Que es oportuno reconocer los mritos y virtudes de
quienes cumplen 30 y 50 aos de haber egresado de la
Escuela de Cadetes de Polica General Santander, integrante de los cursos XXXIII Rafael Reyes, XXXV Eduardo
Santos Montejo y XI Marco Fidel Surez, acto propicio para
hacer imposicin del distintivo a un personal de oficiales
superiores activos y en uso de buen retiro.
RESUELVE:
Notifquese y cmplase: Comunica la existencia

de un acto administrativo cuyo contenido es de
carcter particular y concreto. Permite el ejercicio
del derecho de defensa, condicin legal de la que
depende su eficacia.
Artculo 1. Otorga el Distintivo Especial JUAN MARA

MARCELINO GILIBERT LAFARGUE, al personal de
Oficiales activos y en uso de buen retiro de la Polica
Nacional que ms adelante se relaciona, quienes cumplen
30 y 50 aos de haber egresado de la Escuela Nacional de
Cadetes de Polica General Santander, de conformidad
con lo establecido en los artculos 1, 2 y 3 de la Resolucin nmero 10451 del 5 de octubre de 1990, as:
CLASE 30 AOS
BG. Alfonso Arango Salazar
BG. Alberto Ruiz Garca
CC. 19084901
CC. 19167606
13
RESOLUCIN NMERO_________________DEL_____ HOJA No.2

CONTINUACIN DE LA RESOLUCIN CON LA CUAL SE OTORGA
EL DISTINTIVO ESPECIAL JUAN MARA MARCELINO GILIBERT
LAFARGUE
CLASE 50 AOS
MG. (r) Jorge Arturo Pineda Osorio
BG. (r) Jorge Enrique Bulla Quintana
CR. (r) Alberto Charry Trujillo
TC. (r) Leonidas Guevara Torres
MY. (r) Ernesto Ros Garca
TE. (r) Jaime Eslava Romero
CC. 204.577
CC. 32.359
CC. 170.112
CC. 32.337
CC. 32.319
CC. 17.008.547
ARTICULO 2. Imponer el Distintivo a que se refiere la presente

Resolucin, en ceremonia especial, de conformidad con el reglamento de ceremonial y protocolo Policial.
ARTICULO 3. VIGENCIA. La presente Resolucin rige a partir de
la fecha de su expedicin.
COMUNQUESE Y C M P L A S E ,
Dada en Bogot, D. C. ,
Firma, posfirma y cargo del
Director Polica Nacional de Colombia
Elaborado por: Grado, Apellido y Nombre
Revisado por: Grado, Apellido y Nombre
Fecha de elaboracin: Da - Mes - Ao
Todo lo anterior en la letra arial 5, MAYSCULA

Correo electrnico de la unidad que elabora el documento
direccin y telfono de la unidad
Pgina 1 de 1
Aprobacin: 05-12-2008
Ver: 0
Figura 2. Formato Resolucin
2.2. Reglamento
Seala las normas en todos los aspectos relativos
al servicio, instruccin administracin y disciplina;
es de carcter permanente y sus principios son
de obligatoria observancia por el personal de la
Polica Nacional.
Contenido bsico:

14
Resolucin.
Ttulos.
Captulos.
Artculos.
Pargrafos.
Documento que determina la forma de ejecutar

un conjunto de actividades o tareas definidas en
un proceso. Estos documentos incluyen criterios
para la toma de decisiones; consolidan lineamientos, polticas, normas o disposiciones internas
que se convierten en instrumento gua de la accin
individual y colectiva del personal de la Polica
Nacional.
Contenido bsico:
Para su diseo y adopcin deben tenerse en cuenta
los siguientes aspectos estructurales:
Captulo III
Introduccin.
Tabla de contenido.
Desarrollo del cuerpo del manual en captulos.
Glosario.
Anexos.
2.4. Directiva
Archivo: C\Documentos\Resoluciones
1DS-RS-0001
2.3. Manual
Acto administrativo emitido por la Direccin o

Subdireccin General para fijar pautas, directrices,
lineamientos u objetivos de carcter operativo o
administrativo, mediante la asignacin precisa de
responsabilidades y recursos, facilita el cumplimiento del plan estratgico institucional y dems
normas del orden constitucional, legal o reglamentario. Con base en la directiva, las unidades subordinadas deben elaborar rdenes de servicio para el
cumplimiento de las responsabilidades sealadas.
Se elabora una directiva cuando para un mismo fin
estn comprometidas dos o ms oficinas asesoras
o direcciones.
Tipos de directiva
Pueden ser operativa o administrativa, dependiendo de su propsito.
Directiva operativa: Comunicacin escrita, de

carcter estratgico o tctico, que refleja el pensamiento del mando, para desarrollar y controlar
acciones especficas del servicio de polica.
Directiva administrativa: Comunicacin escrita
que se emite para dar cumplimento a procedimientos
de carcter administrativo, establece las condiciones
en que los factores de personal, sanidad, bienestar,
docencia y logstica deben ser colocados como apoyo
de las operaciones policiales. Contempla todas las
previsiones e instrucciones necesarias para respaldar
el cumplimiento de la misin.

POLICA NACIONAL
DIRECCIN GENERAL
Ciudad y Fecha D. M.A
DIRECTIVA OPERATIVA
O ADMINISTRATIVA (PERMANENTE
O TRANSITORIA)
No. / SIGLA1 SIGLA2 - 23

APRUEBA - ORIGINA - TRD
TTULO (Ideal central del

contenido de la directiva,
en letras maysculas)
I. OBJETO Y ALCANCE
Las direcciones y oficinas asesoras deben proyectar

las directivas con firma del Director o Subdirector,
previa revisin de la Oficina de Planeacin.
Clases de directiva
Directiva permanente: Su vigencia comprende
un perodo de tiempo indefinido que se determina
a partir de la correspondiente fecha de expedicin
o de cualquier otra que se seale como iniciacin
de su vigencia.
Las directivas permanentes deben ser modificadas
o derogadas por el Director General de la Polica
Nacional de acuerdo con la evaluacin de los resultados obtenidos de su aplicacin.
Directiva transitoria: Cuando el tiempo de su
vigencia es determinado entre dos fechas precisas.
Se refiere a instrucciones para dar respuesta a situaciones de carcter temporal; comprende directrices para conducir actividades antes, durante y
despus del hecho que la origin.
Estas sern firmadas por el Director General o
Subdirector General de la Polica Nacional, siempre
y cuando este ltimo no se encuentre comprometido con alguna responsabilidad.
A. FINALIDAD
Expresa de manera concreta el propsito que busca la Direccin
General, mediante la emisin del documento.
B. REFERENCIAS
Se registran las disposiciones y rdenes relacionadas con
la Directiva, incluyendo su denominacin, nmero, fecha y
epgrafe, ordenadas cronolgicamente y enumeradas comenzando con el nmero 1, por la ms antigua y de acuerdo con la
jerarqua de las normas.
C. VIGENCIA
Indica el tiempo durante el cual tiene efecto el documento y
determina el carcter de permanencia o transitoriedad. Si es
PERMANENTE se registra A partir de la fecha de su expedicin
y si es TRANSITORIA se anota del____ al____ de 200__.
II. INFORMACIN
Se exponen en forma global los aspectos ocurridos con anterioridad y que se relacionan con el tema de la directiva, as mismo
los concernientes con el qu, dnde, cundo, cmo, con qu,
teniendo en cuenta participantes, lugar, fecha, hora, recursos,
procedimientos, tcnicas y definiciones.
III. EJECUCIN
A. MISIN GENERAL
Describe en forma breve y precisa la misin de la Direccin
General, frente a la filosofa institucional, relacionada con el
tema de la directiva.
B. MISIONES PARTICULARES
Asigna las responsabilidades directas de las dependencias, en
orden jerrquico y determina los recursos necesarios para el
cumplimiento de la directiva.
1. Unidad con responsabilidad asignada

1.1
1.2
15
IV. INSTRUCCIONES DE COORDINACIN

Relaciona las actividades que deben cumplir las unidades
comprometidas en la directiva y que no se encuentran determinadas en las misiones particulares. Se enumeran con letras
maysculas.

POLICA NACIONAL
A. Los gastos de pasajes y viticos sern asumidos por cada

Unidad.
La firma, posfirma y cargo del Director General

o Subdirector General se escribe al final
del documento.
GRADO, NOMBRES Y APELLIDOS
Director General o Subdirector General
Para cumplimiento
La distribucin del documento es para cumplimiento cuando

la unidad est comprometida con una de las responsabilidades
asignadas, y es para conocimiento cuando la unidad no cumple,
pero se requiere que est enterada.
La posfirma del revisado de la directiva debe corresponder al
jefe de la Oficina de Planeacin.
REVIS,
No. /SIGLA1 - 13
APRUEBA TRD
PARA: DIRECCIONES Y OFICINAS ASESORAS

Asunto: Programa de Gestin Documental
En cumplimiento a lo dispuesto en el Acuerdo 016 de 2005
por el cual se aprobaron las Tablas de Retencin Documental
de la Polica Nacional, los seores oficiales debern adelantar
las gestiones necesarias para que los Jefes de Archivo y Correspondencia de sus unidades den aplicabilidad a lo dispuesto en
dicha norma.
Atentamente,

Jefe Oficina de Planeacin
Archivo: C\Documentos\Directivas
Elaborado por: Grado, Apellido y Nombre.

Revisado por: Grado, Apellido y Nombre.
Fecha de elaboracin: Da- Mes- Ao.
Archivo: C\Documentos\Circulares

direccin y telfono de la unidad.
1DS-DI-0001
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Director General
Anexo: Acuerdo 016 de 2005 en setenta y nueve (79) folios
Todo lo anterior en letra arial 5, MAYSCULA
Figura 3. Formato directiva
2.5. Circular
Comunicacin oficial de carcter general informativa o normativa, se utiliza para dar a conocer
actividades internas, normas generales, polticas
y asuntos de inters comn de la Institucin;
ser firmada por el Director General de la Polica
Nacional.
16
CIRCULAR
Lugar y fecha, dd-mm-aaaa
DISTRIBUCIN
Para conocimiento
DIRECCIN GENERAL

1DS-CI-0001
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Figura 4. Formato circular
2.6. Instructivo
Documentos de cobertura general, de un tema
concreto y especfico, de vigencia indeterminada;
est orientado a reiterar, aclarar o adicionar
aspectos del servicio sealados en las disposiciones anteriores. Deben ser proyectados por
las direcciones y oficinas asesoras para la aprobacin del Director o Subdirector General de la
Polica Nacional, previa revisin de la Oficina de
Planeacin.
Se autoriza la elaboracin y firma de instructivos de
carcter interno a los directores, jefes de oficinas
asesoras, comandantes de regin, policas metropolitanas, departamentos de Polica y escuelas de
formacin, siempre y cuando estn alineados con
las instrucciones emitidas por el mando y dems
normas y reglamentos de carcter institucional.
POLICA NACIONAL
UNIDAD QUE ORIGINA

Ciudad y Fecha, dd-mm-aaaa.
INSTRUCTIVO No.

/ SIGLA1 SIGLA2 - 70
TTULO
(Idea central del contenido del instructivo,

en letra mayscula, centrado y negrita)
Cuerpo del documento
Desarrolla la idea central a travs de una breve introduccin, un
propsito y un despliegue del tema, asigna responsabilidades
concretas de intres institucional que deben cumplir las unidades
comprometidas. Relaciona en forma sucinta los antecedentes o
aspectos relacionados con la situacin.
Firma, posfirma y cargo de
quien emite el instructivo
Archivo: C\Documentos\Instructivo
1DS-IN-0001
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Figura 5. Formato instructivo
2.7. Mapa de procesos

Es la representacin grfica que permite observar
de manera global el conjunto de procesos que
realiza la Institucin para el cumplimiento de su
misin. En esta se evidencia la interaccin de los
procesos para transformar las necesidades de la
comunidad en satisfaccin por el servicio de Polica
prestado (como se observa en la figura 6).
2.8. Caracterizacin de procesos

Documento que describe todas las actividades
que integran un proceso, es presentado en forma
sistmica mediante el ciclo de gestin (Planear,
Hacer, Verificar y Actuar). Permite identificar las
entradas, actividades, puntos crticos de control,
responsables y salidas de los resultados (productos
y servicios).
Es aplicable a los procesos identificados en el
Modelo de Operacin por Procesos (Gerenciales,
misionales, soporte, evaluacin y mejora).
Los componentes bsicos de la caracterizacin de
un proceso son:

Nombre del proceso.

Dueo del proceso.
Objetivo del proceso.
Alcance del proceso.
Procesos Proveedores.
Entradas.
Actividades.
Salidas.
Procesos Clientes.
Documentos asociados.
Fundamento legal.
Requisitos aplicables.
Interaccin de los procesos.
Instrumentos de seguimiento y evaluacin.
Recursos.
Elaborado por.
17
Figura 6. Mapa de procesos Polica Nacioal
18
Revisado por
Aprobado por
2.9. Documentacin de la descripcin

de los procedimientos
En cuanto al texto se deber utilizar papel tamao

carta, fuente Arial 9, a un espacio, conservando las
siguientes mrgenes: superior 2 cm, inferior 2 cm,
derecho 2 cm, izquierdo 2 cm, sin dejar sangra.
Como se observa en la figura 7.
Es la forma especfica de visualizar un conjunto de

acciones que se requiere para cumplir las actividades crticas de un proceso; permite ampliar la
capacidad de anlisis y comprensin de acuerdo
como se observa en la figura 8.
Pgina 1 de 1
FORMATO MODELO
Cdigo: IDENTIFICACIN DEL

DOCUMENTO
Fecha: DE APROBACIN
CARACTERIZACIN DEL PROCESO
POLICA NACIONAL
NOMBRE DEL PROCESO: Describe la identificacin de lo que se est haciendo dentro de la entidad pblica.
Versin:
DUEO DE PROCESO: Identifica el cargo del funcionario dueo del proceso, es el mximo responsable de
la ejecucin y verificacin del cumplimiento de los objetivos del proceso que ha sido asignado mediante Acto
Administrativo. Debe conocer con claridad el alcance y los lmites de su proceso, para coordinar las actividades
de los responsables y miembros del equipo de trabajo.
OBJETIVO DEL PROCESO: Describe de manera ms detallada el logro especfico que se espera alcanzar en la ejecucin del proceso, es decir, los resultados que cumplan con los requisitos previamente definidos.
ALCANCE DEL PROCESO: Identifica la actividad inicial y la actividad final del proceso y quienes lo aplican.
PROCESOS
PROVEEDORES
Son los procesos del Sistema de
Gestin Integral que le entregan
sus salidas a este proceso o personas que entregan algn insumo
o materia prima requerida para el
proceso. Quin provee.
ENTRADAS
Se refiere a los insumos, materias
primas y/o informacin que se
requiere para llevar a cabo el proceso. Qu necesito.
ACTIVIDADES
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
Conjunto de operaciones o tareas

propias de una persona o entidad.
Nombre de la actividad
macro.
Es toda persona que realiza actividades en los procesos. Quin

lo hace.
SALIDAS
PROCESOS CLIENTES
Se refiere a los resultados

(productos) que se obtienen
al ejecutar las actividades
del proceso. Qu entrego.
Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. A quin

se lo entrego.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se nombran los documentos que permiten apoyar las actividades (manuales, registros, internos, externos). Con qu me apoyo.
FUNDAMENTO LEGAL
Relacin de las normas legales que fundamentan el proceso. Se debe incluir el ttulo de la norma a que se hace referencia y los artculos que aplica (leyes, decretos, resoluciones, ordenanzas, acuerdos y tratados internacionales).
REQUISITOS APLICABLES
NORMA NTC-GP 1000:2004
MECI 1000:2005
Se refiere a los requisitos de la norma que tienen relacin con el proceso.
Se refiere a los requisitos de la norma que tienen relacin con el proceso.
OTROS REQUISITOS
Otras normas de cumplimiento por los entes de control.
INTERACCIN DE LOS PROCESOS

PROCESO 1: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que
interactun para generar valor, y que transforman elementos de entrada
de resultados.
PROCESO 2
PROCESO 3
PROCESO 4
PROCESO N
INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

INDICADORES DE GESTIN: Son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores crticos en la ejecucin de los procesos, permite establecer el grado de avance o logro del objetivo del proceso y de los
resultados esperados del proceso, en relacin con el producto o servicio.
RIESGOS: (Ver mapa de riesgos). En la caracterizacin de los procesos se deben enunciar los posibles riesgos
que impidan el cumplimiento del objetivo del proceso, bajo los lineamientos metodolgicos establecidos por
la poltica administracin del riesgo.
PUNTOS DE CONTROL: Conjunto de acciones o mecanismos para prevenir o reducir el impacto de los eventos
que ponen en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos.
Los controles se disean para las actividades tomando como base los procesos identificados y las polticas
de operacin.
RECURSOS
HUMANOS: (Cargos) Son los cargos que intervienen en el proceso.
INFRAESTRUCTURA: (Recursos fiscos o logsticos) Son los recursos que intervienen en el proceso.
ELABORADO POR: Funcionario quien elabora y propone el proceso.
REVISADO POR: Funcionario quien hace parte de la ejecucin del proceso

mayor jerarqua.
APROBADO POR: Funcionario dueo del proceso.
FECHA:
FECHA:
FECHA:
Figura 7. Formato para la caracterizacin de los procesos
19
20
DOCUMENTACIN PROCEDIMIENTO
ENUNCIAR LA
ACTIVIDAD O
TAREA QUE DA
INICIO AL
PROCEDIMIENTO
JEFE REA 1 (NOMBRE DEL

REA O GRUPO)
ENUNCIAR LA
ACTIVIDAD O
TAREA
JEFE REA 2
(SECRETARIA GENERAL)
ENUNCIAR LA
ACTIVIDAD O TAREA
QUE FINALIZA EL
PROCEDIMIENTO
PREGUNTA
JEFE REA 3 (ARCHIVO

GENERAL)
Figura 8. Formato descripcin de procedimientos
FECHA
FECHA
DOCUMENTOS QUE
SALEN DE LA
ACTIVIDAD O
TAREA COMO
PRODUCTO
REVISO: FUNCIONARIO QUIEN HACE PARTE DE LA

EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO DE MAYOR
JERARQUA
ENUNCIAR LA
ACTIVIDAD O
TAREA
JEFE REA 4
DOCUMENTO SALIDA
ELABOR: FUNCIONARIO QUIEN ELABORA Y PROPONE EL PROCEDIMIENTO
GLOSARIO: Lista alfabtica de trminos y sus definiciones necesarias para la comprensin del procedimiento.
ANEXOS: Listado de los formatos que generan los registros obligatorios del procedimiento.
DOCUMENTOS
QUE ENTRAN A
LA ACTIVIDAD
DOCUMENTO ENTRADA
DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA EJECUCIN DE LA ACTIVIDAD

ES AQUEL O AQUELLAS DEPENDENCIAS QUE DEBEN GARANTIZAR LA EJECUCIN TOTAL DE LAS ACTIVIDADES
DESCRITAS EN EL PROCEDIMIENTO
ALCANCE: Identifica la actividad inicial y final del procedimiento y a quin aplica.
Descripcin de cada
una de las actividades
que
garantizan
el
logro
del
procedimiento.
DESCRIPCIN
OBJETIVO: Describe de manera ms detallada el logro especfico que se espera alcanzar en la ejecucin del procedimiento, es decir, los resultados que cumplan con los requisitos previamente definidos.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Describe las actividades, objeto de este diagrama.
POLICA NACIONAL
MODELO
PUNTO DE CONTROL
DOCUMENTO
ASOCIADO
Versin:
Fecha: De aprobacin.
FECHA
APROB: FUNCIONARIO DUEO DEL PROCESO.
de
Es aquel o aquellos Conjunto de acciones o Relacin
para documentos
funcionarios que deben mecanismos
que
garantizar la ejecucin prevenir o reducir el actualizados
la
total de las actividades impacto de los eventos apoyan
descritas
en
el que ponen en riesgo la descripcin de las
adecuada ejecucin de actividades y cmo
procedimiento.
se ejecutan.
los procedimientos.
los controles se disean
para
las
actividades
tomando como base los
procesos identificados y
las polticas de operacin.
CARGO
RESPONSABLE
Pgina 1 de 1
Relacin de las normas

legales
que
fundamentan
el
procedimiento. Se debe
incluir el ttulo de la
norma a que se hace
referencia.
FUNDAMENTO LEGAL
Cdigo: Identificacin del documento.
2.9.1 Elaboracin de los flujogramas

Representacin grfica de la secuencia lgica
de las acciones o tareas de un procedimiento;
describe en forma sencilla, clara y concreta cada
paso; permite hacer ms fcil el anlisis de un

procedimiento para la identificacin de entradas,
actividades, puntos crticos de control, responsables y salidas de los resultados esperados.
SMBOLO
DESCRIPCIN
Indica el inicio o fin de un procedimiento o proceso.

Seala la ejecucin de una actividad o accin.
Indica un punto de decisin (s o no). Se debe escribir la pregunta concreta
sobre la cual se toma la decisin.
Indica el documento que resulta de la ejecucin de las actividades, en su
interior va el nombre del documento.
Proceso predefinido.
1
Conector del flujograma en la misma pgina.
Conector del flujograma en otra pgina.

Lneas de flujo (direccin de la actividad).
Seala la condicin de almacenamiento digital.
Archivo fsico o magntico.
Figura 9. Simbologa para diagramacin del flujograma
2.10. Gua
Documento que establece las pautas o lineamientos
que se deben seguir para diligenciamiento de un
formato o el desarrollo de una actividad especfica.
Los componentes mnimos de la gua son:
Desarrollo del tema o contenido de la actividad.
Glosario.
Anexos.
2.11. Orden de servicios

Documento de carcter obligatorio para operacionalizar la planeacin del servicio, impartir instrucciones internas de cada unidad o desplegar las
generales establecidas por las directivas u rdenes
relacionadas con el servicio de Polica.
21

POLICA NACIONAL
UNIDAD QUE ORIGINA

Ciudad y fecha
ORDEN DE SERVICIO No.

/ SIGLA1 SIGLA2 - 38
TTULO (ideal central del contenido de

la orden de servicio)
I. MOTIVO
A. FINALIDAD
Especifica de manera precisa y concisa el objetivo de la orden de servicios.
B. REFERENCIAS
Relaciona los antecedentes que justifican la elaboracin de la orden de servicio tales como decretos, resoluciones, directivas, circulares,
instrucciones, con su denominacin, nmero, fecha y epgrafe, ordenadas cronolgicamente de acuerdo con la jerarqua de las normas y
enumeradas comenzando con el nmero 1, por la ms antigua y de acuerdo con la jerarqua de las normas.
C. VIGENCIA
Indica las fechas de inicio y finalizacin de la orden de servicio, se anota del_______ al_____________ de 200__.
II. INFORMACIN
Se exponen los aspectos ocurridos con anterioridad y que se relacionan con el tema de la orden de servicio.
III. EJECUCIN
A. CONCEPTO DEL SERVICIO
Describe la idea del director, jefe o comandante de la unidad policial, sobre el desarrollo del servicio para el logro del objetivo propuesto,
mediante el correcto empleo de los medios y recursos, e indica participantes, lugar, fecha, hora y procedimientos.
B. MISIN GENERAL
Enuncia brevemente la misin que se impone para el logro del objetivo propuesto en la orden de servicio.
C. MISIONES PARTICULARES
Asigna a cada unidad subordinada las actividades que debe desarrollar de acuerdo con el rol que le corresponde en la orden de servicio y
determina los recursos necesarios para su cumplimiento.
1. Unidad con responsabilidad asignada

1.1
1.2
IV. INSTRUCCIONES DE COORDINACIN

Describe los rdenes u observaciones que deben cumplir las unidades comprometidas en la orden de servicio y que no se encuentran
determinadas en las misiones particulares. Se enumeran con letras maysculas.
V. ADMINISTRACIN LOGSTICA
Relaciona las necesidades de recursos y las unidades responsables de proveerlos.
a) Uniforme
b) Armamento
c) Transporte
d) Alimentos
22
e) Sanidad
f) Otros.
VI. MANDO Y COMUNICACIONES
Especifica quien debe dirigir las actividades y los medios de comunicacin necesarios para la ejecucin de las mismas.
a) Mando.
b) Comunicaciones.
La firma, postfirma y cargo del
director, jefe o comandante
DISTRIBUCIN
Para conocimiento
Para cumplimiento
Habr una doble distribucin, para cumplimiento y para conocimiento, que ser determinada segn el rol de las unidades involucradas en
la misma, enuncindolas con su nombre completo.
La distribucin del documento es para cumplimiento cuando la unidad est comprometida con una de las responsabilidades asignadas y para
conocimiento cuando la unidad no cumple, pero se requiere que est enterada.
La postfirma revisada, debe corresponder al coordinador de la Oficina de Planeacin o quin haga sus veces, cuando se elabore y sea
firmada a nivel de direcciones, jefaturas, comandos de regin, metropolitanas, departamentos de polica, escuelas de formacin. Los jefes y
comandantes de las dems unidades subordinadas elaboraran y firmarn las rdenes de servicio.
REVIS,
GRADO NOMBRES Y APELLIDOS
Jefe de planeacin de cada unidad
Elabora por: Grado, Apellidos y Nombre
Revisado por: Grado, Apellidos y Nombre.
Fecha de elaboracin: Da- Mes- Ao
Archivo: Archivo: C\Documentos\rdenes de Servicio
Correo Electrnico de la unidad que elabora el documento
Direccin y Telfono de la unidad.
1DS-OS-0001
Ver: 0
Pgina 1 de 1
Figura 10. Formato orden de servicios

Este documento constituye un plan de actuacin
inmediato a nivel de unidad subordinada, es de
carcter local detalla la asignacin de responsabilidades y recursos para el cumplimiento de
un objetivo especfico, en un perodo de tiempo
determinado.
informacin amplia y detallada de todos los

aspectos geogrficos, polticos, sociales, econmicos, delincuenciales y contravencionales de la
jurisdiccin. Al igual que los recursos materiales y
el talento humano con que cuenta la unidad para
el cumplimiento de la misin.
2.12. Memoria local y topogrfica

Documento que sirve de insumo para la planeacin
y organizacin del servicio de Polica. Contiene
Debe ser elaborada y actualizada mensualmente de

manera obligatoria por el comandante de la unidad.
23

POLICA NACIONAL
d) OTROS
Bomberos, Defensa Civil, DAS, aduana, empresas de vigilancia privada, juntas de accin comunal, asociacin usuarios
campesinos, federaciones, cooperativas, sindicatos, directorios polticos, empresas pblicas, otros organismos.
2. POBLACIN
UNIDAD QUE ELABORA

DEPARTAMENTO DE POLICA_______________________________
Se deben relacionar los datos suministrados por el DANE u otras

entidades que posean informacin para uno de los tems descritos
a continuacin:
a) NMERO DE HABITANTES:___________________________
UNIDAD_________________________________________________
b) HABITANTES ZONA URBANA:_________________________

c) HABITANTES ZONA RURAL:___________________________
1. ASPECTOS GEOGRFICOS GENERALES: Se enunciarn de

manera detallada de acuerdo a la siguiente distribucin:
UBICACIN Y LMITES: Mediante coordenadas geogrficas y
relacin de los entes territoriales que circundan la jurisdiccin.
(Departamentos, municipios, provincias, etc.).
DIVISIN POLTICA: Discriminada en municipios, corregimientos,
inspecciones, localidades, barrios. etc.
TOPOGRAFA DEL LUGAR: Manifiesta los accidentes del relieve
ubicados en la jurisdiccin (alturas, principales volcanes, valles,
sabanas, etc.).
d) SEXO : Hombres____________Mujeres _______________

e) EDAD :
Adultos________ Nios__________ Ancianos ___________
f) PORCENTAJE
POBLACIN

FORMACIN
ACADMICA
LA
g) ASPECTO LABORAL

1. Empleados:_ _____________________
2. Subempleados:___________________
3. Desempleados:___________________
CLIMA: El predominante en el lugar.
h) NIVEL OCUPACIONAL
REAS COSTERAS: Manifiesta las reas costeras de la jurisdiccin

(golfos, ensenadas, pennsulas, bahas, etc.).
1. Profesional:
2. Industrial:
3. Agrcola:
4. Tcnico:
5. Obrero:
6. Otros: (indigentes, trabajadoras sexuales).
3. ACTIVIDADES ECONMICAS
Se enuncian las actividades de mayor importancia, identificando las principales fincas, haciendas, industrias y establecimientos de comercio, por su nombre o razn social, telfono,
propietario y administrador entre otros.
a) AUTORIDADES CIVILES
1. ADMINISTRATIVAS:
Gobernador o alcalde, secretarios, comisario, inspector,
entre otros.
EN
Primaria_________________ Secundaria___________________
Universitaria______________ Ninguna_________________
HIDROGRAFA: Enuncia los ros, quebradas, nacimientos,

lagunas y lagos.
2. ORGANIZACIN POLTICO ADMINISTRATIVA: Se deben

relacionar como mnimo, los nombres, direcciones y telfonos de las principales autoridades civiles, militares y eclesisticas al igual que los gerentes, directores o presidentes de las
dems entidades oficiales, particulares o cvicas que cumplen
funciones en el ente territorial correspondiente.
a) ACTIVIDAD AGRCOLA: (Ejemplo: Caf, arroz, yuca, etc.).
2. CORPORACIONES PBLICAS:
Asambleas y concejos.
b) ACTIVIDAD GANADERA: (Ejemplo: Vacuno, caballar, ovino,

porcino).
3. JUDICIALES:
juzgados y fiscalas.
c) ACTIVIDAD MINERA: (Ejemplo: Carbn, oro, arena, etc.).
4. ENTES DE CONTROL:
Contralora, Procuradura, Defensora del Pueblo, entre
otros.
b) ECLESISTICAS
Parroquias, conventos y seminarios, entre otros.
c) MILITARES
Divisiones, brigadas, batallones y puestos militares, entre
otros.
24
DE
d) ACTIVIDAD INDUSTRIAL: (Ejemplo: Textil, cervecera, manufacturera, etc.).

e) ACTIVIDADES DE COMERCIO:

1. Bancos:
2. Hoteles:
3. Plazas de Mercado:
4. Almacenes:
5. Drogueras:
6. Teatros:
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
7. Restaurantes:
__________________________
8. Estaciones de servicio:_________________________
9. Talleres:
__________________________
10. Discotecas, bares: __________________________
11. Parqueaderos:
__________________________
12. Prenderas:
__________________________
13. Terminales:
__________________________
14. Joyeras:
__________________________
15. Otros:
__________________________
5. ASISTENCIA SOCIAL Y RECREACIONAL

Se enuncian cada uno por su nombre, razn social, ubicacin,
telfono, propietario y administrador entre otros.
a) HOSPITALES
b) CENTROS DE SALUD
c) ALBERGUES INFANTILES
d) ASILOS, ANCIANATOS, OTROS
e) CENTROS DE RECLUSIN
f) CRUZ ROJA
g) LUGARES TURSTICOS
h) PARQUES
i) CENTROS SOCIALES
6. SERVICIOS PBLICOS
SISTEMAS DE RADIO.
EMPRESAS O ESTABLECIMIENTOS DE TELEFONA FIJA,
CELULAR O INTERNET.
EMPRESAS O ESTABLECIMIENTOS DE MENSAJERA.
EMISORAS.
PERIDICOS Y REVISTAS.
9. CENTROS EDUCATIVOS
Se enuncian identificndolos por su nombre, ubicacin, telfono,
rector, propietario, jornada, modalidad, nivel acadmico y
nmero de alumnos.
a) OFICIALES: ________________________________
b) PRIVADOS: ________________________________
c) OTROS:
________________________________
10. POLTICA
Se enuncian los partidos polticos de mayor influencia en la jurisdiccin, identificndolos por su nombre o razn social, ubicacin
de la sede, telfono, representante del movimiento y horario de
atencin, entre otros.
11. RELIGIN
Se describen los servicios pblicos existentes con su porcentaje de

cobertura y las entidades prestadoras en la zona, identificndolas
por su nombre o razn social, ubicacin de la sede principal,
plantas, centrales, subcentrales, telfono, gerente o propietario y
horario de atencin al pblico, entre otros.
Se enuncian los cultos de mayor influencia en la jurisdiccin,

identificndolos por su nombre o razn social, ubicacin de la
sede, telfono y representante de la comunidad religiosa.
AGUA.
A travs de cuadros estadsticos y georreferenciacin, se establecen los delitos y contravenciones ms comunes, con sus das
y horas de ocurrencia, modus operandi y acciones adelantadas
al respecto.
ENERGA ELCTRICA.
GAS.
MATADERO.
12. CRIMINALIDAD
Frente a las organizaciones delictivas y grupos armados ilegales

se registrar la informacin propia y la suministrada por las
seccionales de Inteligencia y Polica Judicial de la unidad.
ALCANTARILLADO.
TELEFONA.
CEMENTERIO.
13. SITUACIN PROPIA
7. VAS DE COMUNICACIN
Se debe diligenciar el siguiente formato a cada una de las
empresas existentes en la zona, segn aplique.
a) AREAS
a) PERSONAL
Oficiales:
________________________
Suboficiales: _______________________
Agentes: _________________________
No uniformados:______________________
Personal de oficina:____________________
Personal de Vigilancia:_________________
Otros:
_________________________
Novedades: _________________________
5. Tiempo empleado: __________________________
6. Aeropuertos:
1. Empresa:
___________________________
2. Tipo de nave:
__________________________
3. Rutas:
___________________________
4. Horario:
___________________________
__________________________
8. MEDIOS DE COMUNICACIN UTILIZADOS POR LA

COMUNIDAD
Se enuncian los medios de comunicacin de mayor importancia, identificandolos por su nombre o razn social, ubicacin,
telfono, propietario, administrador, horario de atencin,
servicio, entre otros.
b) ORGANIZACIN DE LA UNIDAD
Distritos_________________________ Estaciones ______
Subestaciones_____________________________
c) INSTALACIONES
CODIFICACIN: S_ _________ NO_________
PROPIO_________ ARRENDADO_____ CEDIDO _________
25
EN CONSTRUCCIN________________ ESTADO____________________________TELFONO:________________________
ELECTRICIDAD_____________________ AGUA______________________________RADIO____________________________
TRINCHERAS______________________ TNELES_ __________________________ALOJAMIENTOS____________________
OFICINAS_________________________ RANCHO___________________________ALMACN________________________
TALLERES_________________________ CASINO____________________________BAR______________________________
PARQUEADERO____________________ ARMERILLO_________________________POLGONO________________________
ENFERMERA______________________ CANCHAS DEPORTIVAS_______________OTROS____________________________
d) TRANSPORTE
Nmero de vehculos_ _______________________________ Clase_____________________________________
Estado_ ____________________________________ Propios__________________________________________
En comodato_________________________________________________________________________________
Servicios que presta_ __________________________________________________________________________
e) COMUNICACIONES
Equipos No._______________________ Marcas____________________ Estado__________________________
Alcance_ ______________________________ Mantenimiento_________________________________________
f) ARMAMENTO
Nmero del arma_ ___________________ Clase_______________________ Estado________________________
Municiones_ _________________________________ y utilizacin______________________________________
g) OTROS:______________________________________________________________________________________
Firma y posfirma
Grado, Nombres y Apellidos
Cargo
Elaborado por: Grado, Apellidos y Nombre

Revisado por: Grado, Apellidos y Nombre
Archivo: C\Documentos\Memorias Locales
Todolo anterior en letra arial 5, MAYSCULA

Direccin y telfono de la unidad.
1DS-MT-0001
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Figura 11. Memoria local y topogrfica
2.13. Estudio de planeacin

Documento que comprende el anlisis conciso y
exacto de una situacin determinada y plantea
alternativas de solucin. Dentro de las condiciones
que debe reunir estan su brevedad, debiendo
hacerse, si es necesario, la sustentacin correspondiente en anexos. En esta forma se dan los
principales elementos de juicio con informacin
concreta para la toma de decisiones.
Cualquiera que sea su propsito o grado de
complejidad, debe contemplar enjuiciamiento del
problema, enumeracin de las hiptesis, presen26
tacin de hechos, anlisis de las implicaciones,

conclusiones y recomendaciones.
Los componentes
planeacin son:
mnimos
del
estudio
de
Identificar el problema.
Asignar la responsabilidad de su desarrollo.
Establecer fechas para la revisin del trabajo y
entrega del mismo.
Expresar el problema en forma clara y concisa,
explicando las razones y antecedentes, limitando
el campo de estudio.

POLICA NACIONAL
UNIDAD QUE ELABORA

Lugar y fecha (DMA)
TEMA
Idea central del contenido del Estudio en letras maysculas
1. PROBLEMA: El problema se expresa en forma clara y concreta; por ejemplo: Determinar si es conveniente o no reactivar el Departamento de Polica Vaups.
2. HIPTESIS: Se incluyen las hiptesis pertinentes que se consideren necesarias; en ausencia de informaciones concretas, estas constituyen base para el estudio o para ampliar o reducir el problema. Se emplean hiptesis que deben tener fundamento real.
3. HECHOS QUE TIENEN RELACIN CON EL PROBLEMA: Se indican los hechos esenciales que deben ser considerados, relacionados con antecedentes, costos, estadsticas, apreciacin de situacin.
4. ANLISIS: Estudio cuidadoso y detallado de los hechos y las hiptesis esenciales, presentando consideraciones a favor, en contra,
para llegar a conclusiones juiciosas.

A. VENTAJAS
B. DESVENTAJAS
5. CONCLUSIONES: Se presentan conclusiones deducidas mediante el anlisis de todos los factores importantes; todas las soluciones
probables al problema y los factores que las afectan.
6. RECOMENDACIONES: Como resultado de los aspectos anteriores se expone de manera clara y concisa la accin o acciones que se
deben seguir y se consideren apropiadas para solucionar el problema.
7. ACCIN RECOMENDADA: Debe estar en armona con las conclusiones y se deben citar los documentos para emitir, para ponerla
en ejecucin (directivas, instructivos, planes, proyectos, entre otros).
ANEXOS: Enumerar todos aquellos que acompaan el estudio.
Firma y posfirma
Grado, Nombre y Apellidos de quien elabor el estudio
Cargo
Revisado por: Grado y Apellidos
Archivo: C\Documentos\Estudio de Planeacin
Todo lo anterior en letra Arial 5 - MAYSCULA
1DS-EP-0001
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Pgina 1 de 1
Figura 12. Formato estudio de planeacin

27
Recopilar toda la informacin disponible sobre

el problema y separar los hechos de las opiniones.
cando clara y especficamente cul es la pregunta

a resolver.
Conducir un anlisis y evaluacin objetiva de la

situacin.
Consideraciones preliminares
Determinar la mejor solucin del problema. El

funcionario encargado de recomendar la solucin
debe consultar con todas las dependencias que
tengan relacin con el tema, para garantizar la
solidez de las recomendaciones.
El estudio debe ser objetivo; las conclusiones
deben derivarse de un anlisis cuidadoso y
metdico sobre las ventajas y desventajas de las
diferentes soluciones alternas y de un previo y
completo examen de todos los hechos pertinentes.
Responsables de su elaboracin
Las direcciones, oficinas asesoras, comandos de
regin, policas metropolitanas, departamentos de
Polica y las escuelas de formacin, pueden elaborar
estudios de planeacin a travs de sus oficinas de
planeacin o quien haga sus veces.
Aqu se hace un primer acercamiento al tema que

se abordar, haciendo un somero comentario que
ilustre al lector, tanto peticionario como autoridad
competente, para dar respuesta, sobre el quid del
asunto.
Consideraciones jurdicas
Este espacio est dedicado exclusivamente a referenciar la normatividad que atae al asunto en
cuestin, haciendo una deduccin desde la norma
superior hasta la inferior. Igualmente, se ubican
aqu las sentencias de las diferentes Cortes sobre
el tema.
El caso concreto
2.14. Concepto
Se dilucida en este tem, lo especfico al cuestionante a desarrollar, haciendo las respectivas remisiones al soporte jurdico de acuerdo a lo descrito
en las consideraciones jurdicas, a fin de no transcribir nuevamente la normativa. Aqu se emite la
posicin del Despacho respecto frente al tema,
con el apoyo legal, jurisprudencial y doctrinal existente.
2.14.1. Jurdico
Conclusin
Es la opinin que emite un rgano competente

sobre un tema determinado, dando aplicacin a
lo establecido en la Constitucin Poltica, las Leyes
y Decretos, sobre el alcance de la interpretacin.
Comoquiera que la consulta posee un cuestionario a determinado tema o situacin que se est
presentando, en este aparte se concluye cmo se
debe entender la respuesta del Despacho, a fin de
no generar ambigedades o vacos en la respuesta
del cuestionante.
El Jefe de la Oficina de Planeacin emitir un

concepto sobre los estudios realizados por las
dems unidades, sealando la viabilidad del
mismo, para ser presentado al mando institucional.
Elementos mnimos que debe contener un

concepto jurdico:
Recomendaciones:
El interrogante
Este aparte est destinado a ubicar en forma
resumida el tema cuestionado por el petente, indi28
Cuando el tema lo amerite y las circunstancias de

lo dilucidado lo requieran, es importante suministrar al petente, algunas recomendaciones que
coadyuven a implementar o poner en prctica lo

absuelto.
Alcance del concepto
Este tem es indispensable para dar claridad sobre
el valor del concepto emitido y, la posibilidad da
al peticionario de acogerse o apartarse de este
concepto, con base en la normativa existente
sobre el alcance de los conceptos emitidos por las
oficinas asesoras.

POLICA NACIONAL
UNIDAD QUE ELABORA

Lugar y fecha (DMA)
CONCEPTO DE PLANEACIN
2.14.2. De Planeacin
Documento formal que se emplea para emitir
percepciones, significaciones o discernimientos
basados en hechos, documentos, normas, reglamentos, estudios, entre otros, que permite la toma
de decisiones sobre temas especficos. Es una
forma sencilla y abreviada de presentar anlisis y
recomendaciones.
Responsables de su elaboracin
La Oficina de Planeacin ser la responsable
de la elaboracin y firma de los conceptos de
planeacin, para la toma de decisiones del mando
institucional.
Se autoriza la elaboracin y firma de conceptos
de planeacin de carcter interno a los directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de
regin, metropolitanas, departamentos de Polica
y escuelas de formacin, como se observa en la
Figura 13.
TEMA POR ESTUDIAR: Breve sntesis del tema por estudiar

HECHOS O ASUNTOS POR ESTUDIAR: Enunciacin de los
antecedentes y temas de orden jurdico, econmico, social,
institucional, entre otros, que tengan que ver con el concepto.
Se enumeran con letras maysculas_
A.
B.
ANLISIS: Se analiza uno a uno los hechos anotados.
CONCLUSIONES: Como resultado del anlisis se obtienen las
conclusiones detallando el PORQUE de estas.
RECOMENDACIONES: Como resultado de los aspectos anteriores se expone de manera clara y concisa la accin o acciones
que se deben seguir y se consideren apropiadas para solucionar el problema.
ES MI CONCEPTO...
Firma y posfirma
Grado, Nombres y Apellidos de quien elabor el estudio
Cargo
Archivo: C\Documentos\Concepto de Planeacin
Todo lo anterior en letra arial 5 - MAYSCULA
2.15. Comunicacin oficial

Documento escrito de carcter general o particular,
preciso y breve, mediante el cual se establece
comunicacin con entes externos e internos. Es
utilizado para hacer nfasis sobre un tema concreto
y especfico. Por ejemplo, suministrar informacin,

1DS-CO-0001
Ver: 0
Pgina 1 de 1
Aprobacin:
05-12-2008
Figura 13. Formato concepto de planeacin

29

POLICA NACIONAL
UNIDAD QUE ELABORA

No. / SIGLA1 - SIGLA2 - TRD
Seor XXXXX
A QUIEN VA DIRIGIDO
Cargo que ocupa
Direccin remitente
Lugar
Asunto: Indica el propsito de la comunicacin oficial
Comedidamente me permito enviar al seor Mayor el Proyecto de Codificacin de los Documentos, Instructivos y
Formatos para elaborar el Listado Maestro de Documentos.
En atenta solicitud sea analizado y se propongan los ajustes necesarios para iniciar su implementacin en la Polica
Nacional.
Atentamente,
Grado FIRMA Y POSFIRMA
Cargo
ANEXO: Relacin de los documentos asociados.
Copia: Mayor LUIS HUMBERTO TOLOSA

Tcnico Administrativo.
Elaborado por: Grado, Apellidos y Nombre
Revisado por: Grado, Apellidos y Nombre
Archivo: C\Documentos\Comunicacin oficial 2009
Todolo anterior en letra arial 5, MAYSCULA

1DS-OF-0001
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Pgina 1 de 1
Figura 14. Formato comunicacin oficial

realizar solicitudes, respaldar la entrega de
documentos o material logstico, entre otros.
Los componentes mnimos de la comunicacin
oficial son:
Membrete.
Nmero y siglas de quien elabora y aprueba.
30
Lugar y fecha.
Destinatario.
Asunto.
Cuerpo de la comunicacin.
Firma y posfirma del remitente.
Anexos.
Copia.
Elabor.
Los de carcter operativo deben responder por lo

menos a los interrogantes:
Revis.
Fecha de elaboracin.
Ubicacin magntica.
Direccin electrnica de la unidad.
Direccin y telfono de la unidad que origina.
Paginado.
QU, QUIN, CUNDO, CMO Y DNDE.

Los componentes mnimos del poligrama son:
2.16. Poligrama
Documento de circulacin interna que describe en
forma breve, clara y sencilla, situaciones de orden
operativo o administrativo relacionadas con el
servicio de Polica. Debe ser transmitido a travs
de los medios de comunicacin existentes en la
Polica Nacional.
Consecutivo.
Fecha y hora de elaboracin.
Dependencia que lo origina.
Destinatario.
Informacin o cuerpo del poligrama.
Firma y posfirma.
Elabor.
Revis.
Fecha y hora de transmisin.
Pgina 1 de 1
POLIGRAMA No.
POLICA NACIONAL
Codigo: 1DS-FR-0001
Fecha: 05-12-2008
FECHA:
ORIGINA:
PROCEDENCIA:
DESTINATARIO:
INFORMACIN:
Versin: 0
DIPOL
DISEC - AINPO - TRD

CONSECUTIVO:
DEARA - DITRA - DIRAN - DICAR
ABCD
INFORME DE INTELIGENCIA
ESTA DIRECCIN ORDENA PRESTAR ESPECIAL ATENCIN A INFORME DE INTELIGENCIA ABCD DEL
011209 PROCEDENTE DIPOL coma PARA EVITAR FUTURA REALIZACIN DE ATENTADOS TERRORISTAS O
DELINCUENCIALES CONTRA PERSONAL DE LA FUERZA PBLICA Y SECTOR BANCARIO DEPARTAMENTO
POLICA HUILA coma SRVANSE DISPONER LABORES DE INTELIGENCIA Y ACCIONES DE COMANDO
PREVENTIVAS Y OPERATIVAS CONSIDERE NECESARIAS FIN NEUTRALIZAR PROPSITOS GRUPOS AL
MARGEN DE LA LEY coma AS MISMO SE RECUERDA DAR AMPLIA INSTRUCCIN Y EXTREMAR MEDIDAS
DE SEGURIDAD PARA EVITAR NOVEDADES EN PERSONAL BAJO SU MANDO punto
Elaborado por: Pt. Heiller Tobn Aragn
Revisado por: My. Wilson Yesid Bernal Gonzlez
Fecha de laboracin: DD-MM-AAAA
Archivo: C\Documentos\Poligramas
Firma y postfirma
Cargo
OPERADOR RECIBE
FECHA Y HORA
TRANSMISIN
GR. APELLIDOS Y NOMBRES
190309 07:45 HORAS
NOTA: ELABRESE EN ORIGINAL Y UNA

COPIA,
TRANSMTASE
LA INFORMACIN
VA
NOTA: ELABRESE
EN ORIGINAL
Y UNA COPIA,
FAX
O CORREO
TRANSMTASE
LAELECTRNICO
INFORMACINY VA FAX O
DEVULVASE
LA COPIA
DEBIDAMENTE
CORREO ELECTRNICO
Y DEVULVASE
LA COPIA
DILIGENCIADA
DEBIDAMENTE DILIGENCIADA.
Figura 15. Formato poligrama

31
2.17. Memorando
Documento de carcter interno cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trmite
entre las dependencias de una misma unidad.
POLICA NACIONAL
CIUDAD:
MEMORANDO No. 0000/
FECHA:
DE:
PARA:
PLAZO:

Ultrasecreto
Secreto
Reservado
Restringido
Confidencial
Urgente
REFERENCIAS:
Accin Inmediata para estudio de
Conocimiento y fines consiguientes
Rehgase
Resuelva e informe
Coordinar con
Elaborar respuesta
Tratar con
Estudie y recomiende
Pendiente para reunin
Revisin y concepto
Acuse recibo
OBSERVACIONES:
Anexo: Lo enunciado en un (01) folio
Revisado por: Grado, Apellido y Nombre.
Fecha de elaboracin: Da, Mes, Ao.
Ubicacin: C\Documentos\memorando.
Firma, Posfirma y Cargo
1DS-ME-001 Ver: 0
Aprobacin 05-12-2008
Figura 16. Formato memorando

2.18. Acta
Documento interno que constituye la memoria
de reuniones, cuyo objetivo es relacionar lo que
sucede, se debate, o se acuerda en este.
Los componentes mnimos del acta son:

32
Membrete.
Lugar y Fecha.
Nmero de acta.
Agenda.
Desarrollo de la agenda.
Compromisos.
Asistentes.
Ausentes.
2.19. Registro
Documento que presenta los resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeadas1,
puede ser fsico, impreso o magntico.
1
Norma NTC ISO 9000:2000, Sistemas de Gestin de la Calidad, Fundamentos y Vocabulario,
numeral 3.7.6.

POLICA NACIONAL
NOMBRE UNIDAD QUE ORIGINA
Fecha: Ciudad, da, mes y ao

Hora: Formato de 24 horas
Lugar: Ubicacin fsica donde se realiza el evento
ACTA No. XXX SIGLA1 SIGLA2 2
APRUEBA - ORIGINA TRD
OBJETO DE LA XXXXXXX
AGENDA
1.
2.
3.
4.
5.
Verificacin de Qurum.
Lectura del acta anterior.
Verificacin de compromisos.
Temas a tratar.
Compromisos
DESARROLLO DE LA AGENDA
Relacin de lo que sucede, se debate o se acuerda en la reunin, atendiendo los puntos de la
agenda.
1.
2.
3.
COMPROMISOS:
Relacin de los compromisos adquiridos por los participantes
1.
2.
3. Prxima reunin
GR.
ASISTENTES
APELLIDOS Y NOMBRE
UNIDAD
CARGO
Firma
AUSENTES
1DS-AC-0001
Ver: 0
Pgina 1 de 1
Aprobacin:
05-12-2008
Figura 17. Formato de actas

33
Nota N 1. Los registros pueden utilizarse, por

ejemplo, para documentar la trazabilidad y
proporcionar evidencia de verificaciones, acciones
preventivas y acciones correctivas.
Nota N 2. En general, los registros no necesitan
estar sujetos al control del estado de revisin.
La entidad determina cmo debe administrar los
registros dentro del ciclo vital del documento.
2.20. Formato
Tipo documental que debe ser diligenciado utilizando una plantilla (de forma y contenido) previamente definida y asociada a un tipo documental
descrito en esta gua.
El formato de un archivo es una forma particular
de codificar informacin para su almacenamiento.
Por ejemplo: formatos de grficos, audio,
animacin, documentos, entre otros; la Institucin
en cada uno de sus procesos y procedimientos
determina los formatos a utilizar para el desarrollo
de los mismos.
NOMBRE DEL FORMATO
MODELO ENCABEZADOS DE LOS FORMATOS

POLICIA NACIONAL
ELABOR: PT. JULIO SNCHEZ DAZ

FECHA: 10/03/09
REVIS: MY JAIME BARRERA

FECHA: 20/03/09
Figura 18. Modelo de los formatos
Pgina1deFORMATODEFORMATOS
34
Pgina 1 de 1
Cdigo:
Fecha:
Versin:
APROB: TC. LUIS MONTOYA

FECHA: 24/03/09
GLOSARIO
Esta gua adopta las definiciones en materia de
gestin documental establecidas en la Ley 594
de 2000, Ley General de Archivo; la Resolucin 2764 del 26 de junio de 2008, Por medio
de la cual se adopta el Programa de Gestin
Documental de la Polica Nacional y sus polticas
de operacin; y la norma NTCGP 1000:2004,
Sistema de Gestin de la Calidad para la rama
ejecutiva del poder pblico y otras entidades prestadoras de servicios.
Caracterizacin de proceso: Documento que
describe todas las acciones que integran un proceso,
presentado en forma sistmica (planear, hacer,
verificar y actuar). Incluye como mnimo el objetivo,
alcance, proveedores, entradas, actividades, responsables, salidas, clientes, documentacin
relacionada, fundamentacin legal, requisitos
aplicables, interaccin de los procesos, recursos,
instrumentos de seguimiento y evaluacin.
Gestin Documental: Conjunto de actividades
administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documen-
tacin producida y recibida por las entidades,

desde su origen (recepcin) hasta su destino final
(archivo histrico o microfilmacin), con el objeto
de facilitar su utilizacin y conservacin.
Fondo Documental Fsico: De acuerdo con los
principios de procedencia, orden original, integridad y el ciclo vital de los documentos, la Polica
Nacional estructura el proceso de organizacin
de sus archivos en Archivo de Gestin, Archivo
Central y Archivo Histrico, para la totalidad de la
documentacin producida, recibida y conservada
por ella.
Fondo Documental Electrnico: Reflejo de
la organizacin fsica de los archivos de gestin,
central e histrico con los subfondos, secciones,
subsecciones, series, subseries y tipologas documentales, los cuales forman la estructura documental electrnica, informacin que reposar en
los servidores documentales configurados para tal
efecto. La administracin y control de la funcionalidad documental electrnica estar bajo la
responsabilidad de la Oficina de Telemtica de la
Polica Nacional.
35
ANEXO 1. RESOLUCIN No. 2764 DEL 26 DE JUNIO DE 2008

POLICA NACIONAL
RESOLUCIN No. 02764 Del 26 de Junio 2008
Por medio de la cual se adopta el Programa de Gestin Documental de la Polica Nacional
y sus polticas de operacin
EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICA NACIONAL DE COLOMBIA
En uso de sus facultades legales, conferidas en el artculo 8 numeral 2 del Decreto 4222 del 23 de
noviembre de 2006, y
CONSIDERANDO:
Que mediante la Ley 80 de diciembre 22 de 1989, se cre el Archivo General de la Nacin, entidad que
de conformidad con el artculo 2, literal b) de la misma ley es responsable de: fijar polticas y expedir
reglamentos necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental
de la Nacin
Que mediante la Ley 594 de julio 14 de 2000, se establecieron las reglas y principios generales que
regulan la funcin archivstica del Estado, se ordena el fortalecimiento y organizacin de los sistemas de
informacin para la gestin documental y administracin de los archivos y se define la responsabilidad
de los servidores pblicos en relacin con el tema.
Que mediante Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, se cre el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC)
de las entidades del Estado, como una herramienta de gestin sistemtica y transparente que permita
dirigir, controlar y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la
prestacin de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual ser desarrollada en los
planes estratgicos de tales entidades.
Que mediante Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004, se adopta la norma tcnica de calidad en la
gestin Pblica (NTCGP1000:2004), la cual determina las generalidades y los requisitos mnimos para
establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad, en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artculo 2 la Ley 872 del 2003.
Que mediante Decreto 4222 del 23 de noviembre de 2006, Por el cual se modifica parcialmente la
estructura del Ministerio de Defensa Nacional, en el artculo 2 numeral 8 faculta al Director General de
36
la Polica Nacional de Colombia para expedir dentro del marco legal de su competencia, las resoluciones,
manuales, reglamentos y dems actos administrativos necesarios para administrar la Polica Nacional en
todo el territorio nacional, pudiendo delegar de conformidad con las normas legales vigentes.
Que mediante Resolucin nmero 02687 del 29 de Octubre de 2004, la Direccin General de la Polica
cre el Comit de Archivo de la Polica Nacional y los comits de gestin documental, definiendo para
ellos las funciones y la periodicidad de las reuniones.
Que mediante Resolucin nmero 5919 del 28 de Diciembre de 2007, Por la cual se aprueba la actualizacin y unificacin del listado general de series y subseries para las Tablas de Retencin Documental del
Ministerio de Defensa Nacional (Unidad Presupuestal Gestin General), Comando General de las Fuerzas
Militares, Ejrcito Nacional, Armada Nacional, Fuerza Area Colombiana y Polica Nacional.
Que mediante Resolucin nmero 5920 del 28 de Diciembre de 2007, Por la cual se aprueba y adopta
el reglamento de archivo del Ministerio de Defensa Nacional (Unidad Presupuestal Gestin General),
Comando General de las Fuerzas Militares, Ejrcito Nacional, Armada Nacional, Fuerza Area Colombiana y Polica Nacional.
Que se hace necesario expedir las polticas con el fin de establecer y consolidar el Programa Institucional de Gestin Documental que soporte el Sistema de Gestin de la Calidad y el Sistema de Gestin
Integral de la Polica Nacional; se diseen y gestionen los procesos, procedimientos, actividades y tareas
requeridas para efectuar un manejo efectivo y adecuado de la documentacin y registros en la Polica
Nacional, que permitan asegurar el desempeo de la entidad.
Que la Polica Nacional tiene contemplados como archivos institucionales los archivos de gestin, los
archivos centrales y el Archivo Histrico, lo cual busca articular la gestin archivstica de cada ente administrativo, con las polticas globales de la Administracin, en lo referente a la organizacin, conservacin
y administracin del patrimonio documental de la Entidad.
Que es necesario que la Polica Nacional adopte el Programa de Gestin Documental, que establezca las
polticas y lineamientos para la racionalizacin y normalizacin en la gestin de documentos y el soporte
tecnolgico requerido.
RESUELVE:
ARTCULO 1: Adoptar El Programa de Gestin Documental (PGD) de la Polica Nacional, definido como
el conjunto de actividades, instrucciones, operaciones y procesos administrativos y tcnicos tendientes
a la normalizacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por la Polica
Nacional, desde su origen hasta su destino final.
ARTCULO 2: Adoptar las polticas y principios generales para el Programa de Gestin Documental (PGD)
de la Polica Nacional que se encuentran contenidos en la presente Resolucin.
37
ARTCULO 3: Determinar los componentes del Programa de Gestin Documental (PGD) para la Polica
Nacional. El Programa de Gestin Documental para la Polica Nacional estar conformado por los documentos de archivo, el Fondo Documental, los actores del sistema en los diferentes niveles de la entidad y
el soporte tecnolgico; todos ellos fundamentados en una adecuada gestin de procesos y una adecuada
administracin de recursos.
ARTCULO 4: Objetivos del Programa de Gestin Documental (PGD). Son objetivos del PGD los siguientes:
a)
Conservar el patrimonio documental de la Polica Nacional, como fuente de la cultura e historia

organizacional.
b)
Garantizar la validez procesal del documento.
c)
Garantizar la gestin transparente, responsable, eficiente y eficaz, para el desarrollo de la gestin

del conocimiento organizacional.
d)
Soportar los procesos institucionales con informacin confiable y oportuna.
e)
Facilitar el acceso a los documentos.
f)
Modernizar y estandarizar tcnicamente los procesos documentales.
g)
Procurar la racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin a los procedimientos, trmites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalizacin de
modelos y formatos para la produccin documental.
h)
Regular el manejo y organizacin del sistema de administracin de documentos y archivos a partir

de la nocin de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad,
seguridad y accesibilidad.
i)
Articular el funcionamiento de los procesos documentales de la Polica Nacional en el desarrollo

de procesos bsicos de aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, organizacin, transferencias primarias, transferencias secundarias, recuperacin, preservacin, conservacin de la informacin y disposicin final de los documentos.
ARTCULO 5: Actividades del Proceso Programa de Gestin Documental (PGD). Son actividades del
PGD las siguientes:
38
a)
Produccin documental.
b)
Recepcin de documentos.
c)
Distribucin de documentos.
d)
Trmite de documentos.
e)
Organizacin de los documentos.
f)
Consulta de los documentos.
g)
Conservacin de los documentos.
h)
Disposicin final de los documentos.
ARTCULO 6: Direccin del Programa de Gestin Documental (PGD). El Comit de Archivo de la Polica
Nacional ser la instancia responsable de coordinar el uso racional de los componentes del programa y
propender a su autocontrol; para ello debern observarse los principios generales que rigen la funcin
archivstica y de sistemas de informacin.
ARTCULO 7: Coordinacin del Programa de Gestin Documental (PGD). La Secretara General de la
Polica Nacional ser la responsable de elaborar y coordinar los Programas y Proyectos del Programa de
Gestin Documental, contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, y garantizar el uso racional
de los componentes del programa; para ello debern observarse los principios generales que rigen la
funcin archivstica y de sistemas de informacin.
ARTCULO 8: Campo de Aplicacin. La presente resolucin ser de obligatorio cumplimiento al interior
de la Institucin por los funcionarios y dependencias.
ARTCULO 9: Documento de Archivo. Es un registro de informacin producida o recibida por la Polica
Nacional en razn de sus actividades o funciones.
ARTCULO 10: Comunicaciones Oficiales. Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a la Polica Nacional, independientemente del medio utilizado.
ARTCULO 11: Formato para Documentos Electrnicos. Se utilizar para los documentos electrnicos no
estructurados (sin formato preestablecido) un medio de entrega y publicacin universal, sin posibilidad
de edicin, presentacin fija, seguridad en la proteccin intelectual del documento, con capacidad para
actuar como un equivalente electrnico del papel impreso.
ARTCULO 12: Grupo Gestin Documental (Unidad de correspondencia). La Polica Nacional gestionar
de manera centralizada y normalizada los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones oficiales, tanto fsicas como electrnicas, de tal manera que estos procedimientos contribuyan
al desarrollo del Programa de Gestin Documental y a los programas de conservacin, integrndose a los
procesos que se llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos, empleando mecanismos que
garanticen la trazabilidad, el seguimiento y control a las comunicaciones oficiales recibidas o generadas
por los procesos institucionales.
La administracin y control de la funcionalidad del proceso de Comunicaciones Oficiales de la Entidad
estar en cabeza del Grupo de Gestin Documental para cada Oficina Asesora, Direccin, Polica Metro39
politana, Departamento de Polica y Escuela de Formacin de la Polica Nacional y para su desarrollo

presentar lineamientos, directrices y sugerencias ante el Comit de Archivo de la Polica Nacional.
En cada una de las Direcciones, Departamentos de Polica y Escuelas de Formacin, se deber contar
de igual manera con un Grupo de Gestin Documental normalizado y centralizado gestionando los
servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones tanto fsicas como electrnicas
garantizando el control y normalizacin unificado de la Polica Nacional.
PARGRAFO 1: La Secretara General, la Oficina de Telemtica, la Oficina de Planeacin y el Jefe del
Grupo de Gestin Documental propondrn ante el Comit de Archivo de la Polica Nacional los lineamientos, procedimientos y mecanismos sobre los cuales se trabajarn las comunicaciones oficiales.
ARTCULO 13: Fondo Documental. De acuerdo con los principios de procedencia, orden original, integridad y el ciclo vital de los documentos, la Polica Nacional estructura el proceso de organizacin de sus
archivos en Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico, para la totalidad de la documentacin producida, recibida y conservada por ella.
PARGRAFO 1: El Fondo Documental Electrnico ser el reflejo de la organizacin fsica de los Archivos
de Gestin, Central e Histrico; con los subfondos, secciones, subsecciones, series, subseries y tipologas
documentales forman la estructura documental electrnica, informacin que reposar en los servidores
documentales configurados para tal efecto. La administracin y control de la funcionalidad Documental
Electrnica depender de la Oficina de Telemtica de la Polica Nacional.
ARTCULO 14: Archivo de Gestin. Comprende toda la documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin
o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. La Subdireccin, cada Oficina
Asesora, Direccin, Polica Metropolitana, Departamento de Polica y Escuela de Formacin debern
organizar y administrar su propio archivo de gestin, cumpliendo los lineamientos generales, reglamentos especficos y procedimientos de operacin y autocontrol establecidos para el Programa de
Gestin Documental en la Polica Nacional.
PARGRAFO 1: La Unidad de Gestin Documental de la Direccin General cumplir las funciones de
archivo de gestin del despacho del seor Director General.
ARTCULO 15: Archivo Central. En l se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestin cuya consulta no es tan frecuente, pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias dependencias y particulares en general.
PARGRAFO 1: Cada Oficina Asesora, Direccin, Metropolitana, Departamento de Polica y Escuela
de Formacin de la Polica Nacional deber crear, organizar y administrar su propio archivo central,
cumpliendo los lineamientos generales, reglamentos especficos y procedimientos de operacin y auto40
control establecidos para el Programa de Gestin Documental en la Polica Nacional y dems disposiciones establecidas por el Comit de Archivo de la Entidad.
PARGRAFO 2: El archivo general e histrico de la Polica Nacional recepcionar las transferencias documentales de los archivos centrales a nivel pas que de acuerdo a las Tablas de Retencin Documental
(TRD) son de conservacin permanente.
PARGRAFO 3: El archivo general cumplir las funciones de archivo central de la Direccin y Subdireccin General.
ARTCULO 16: Archivo Histrico. Es aquel al que se transfiere desde los archivos centrales los documentos de conservacin permanente. Estos documentos permanecern en depsito temporal en el
archivo histrico de la Polica Nacional, a fin de realizar la transferencia, una vez el Archivo General de la
Nacin defina el procedimiento a seguir para tal efecto.
ARTCULO 17: Responsabilidad de los Actores del Programa. Sern responsabilidades de los usuarios de
los documentos fsicos y/o electrnicos las siguientes:
a)
Gestionar, organizar y controlar los documentos de archivo de acuerdo a las Tablas de Retencin
Documental debidamente aprobadas.
b)
Devolverlos dentro del tiempo preestablecido en el proceso de consulta de documentos.
c)
Impedir la inadecuada destruccin, sustraccin, ocultamiento o su utilizacin indebida.
d)
Garantizar la autenticidad, legalidad, veracidad, conservacin e integridad de la informacin contenida en los documentos recibidos o generados en los procesos organizacionales.
e)
Entregar la informacin debidamente inventariada por cambio de funciones y de cargo o por la

finalizacin de la relacin contractual.
f)
Diligenciar el Formato nico de Inventario Documental, tanto en los archivos de Gestin como
para la realizacin de las transferencias documentales en el Archivo Central. De igual manera el
Archivo Central deber tener diligenciado este formato, teniendo en cuenta que se deben consignar las finalidades del inventario, las cuales pueden ser: transferencias primarias; transferencias
secundarias; valoracin de fondos acumulados; fusin y supresin de dependencias, inventarios
individuales por vinculacin, traslado o desvinculacin.
ARTCULO 18: Responsabilidades de los Funcionarios del Programa de Gestin Documental (PGD). En
cada Oficina Asesora, Direccin, Departamento de Polica, Metropolitana y Escuela de Formacin, el
Archivo Central depender de la Secretara Privada, la cual cumplir funciones en concordancia con
lo establecido por el rea del Archivo General de la Polica Nacional y sus grupos de Administracin y
Conservacin Documental y Atencin al Usuario; de igual forma, las Secretaras Privadas reportarn los
41
avances y respectivos seguimientos a la Secretara General de la Polica Nacional. Adems de lo anterior,

sern responsabilidades de los funcionarios encargados del PGD, las siguientes:
a)
Suministrar informacin confiable y oportuna a los usuarios.
b)
Ejecutar control directo respecto del cumplimiento de las polticas y reglamentos definidos.
c)
Ejecutar los principios y procesos de archivstica y sistemas de informacin.
d)
Definir los planes, mecanismos y prioridades para la capacitacin y entrenamiento del personal en
temas relacionados con el PGD en coordinacin con la Direccin Nacional de Escuelas.
ARTCULO 19: Aplicacin de las Tablas de Retencin Documental (TRD). Sern responsables de la aplicacin de las TRD todos los servidores pblicos de la Polica Nacional que dentro de las actividades en las
diferentes unidades policiales les corresponda aplicarlas total o parcialmente.
PARGRAFO 1: La supervisin, seguimiento y verificacin de la aplicacin de las TRD, ser responsabilidad de las Secretaras Privadas en la Direccin, Subdireccin, Oficinas Asesoras, Direcciones, Metropolitanas, Departamentos y Escuelas de Formacin.
PARGRAFO 2: Las Tablas de Retencin Documental se actualizarn y ajustarn cada vez que la Institucin realice cambios en su estructura orgnica y ser responsabilidad del Archivo General de la Polica
Nacional.
ARTCULO 20: Herramientas Tecnolgicas. Se proporcionar soporte documental a los procesos institucionales, mediante la utilizacin uniforme de herramientas tecnolgicas de gestin documental, a fin de
garantizar el almacenamiento, conservacin, seguridad y acceso adecuado de la informacin.
PARGRAFO 1: Todo material documental de archivo deber registrarse en un aplicativo estndar central
para su administracin, con el fin de mantener actualizado el registro del material que posea la Polica
Nacional, para coordinar y controlar su disponibilidad y acceso.
El desarrollo del presente artculo corresponde a la Oficina de Telemtica, de conformidad con las necesidades que en este sentido tenga la Polica Nacional, para el mbito institucional.
ARTCULO 21: Cero Papel. Ser propsito del PGD crear en las respectivas dependencias de la Institucin
la cultura de trabajo del CERO PAPEL mediante el manejo electrnico del documento de archivo, con
el uso efectivo de las herramientas tecnolgicas de gestin documental configuradas para tal fin, salvo
para aquellos documentos en que impere el hecho de su creacin en forma fsica, en concordancia con
la Ley 594 de julio 14 de 2000, Ley General de Archivos, la cual en su artculo 19 establece:
Artculo 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de
avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
42
Organizacin archivstica de los documentos

Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como la
conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcionamiento razonable del
sistema
PARGRAFO 1: Los documentos reproducidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia
del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se
garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin.
PARGRAFO 2: Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser destruidos, aun
cuando hayan sido reproducidos o almacenados mediante cualquier medio.
ARTCULO 22: Vigencia. La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin y deroga todas
las disposiciones que le sean contrarias.
Comunquese y cmplase.
Dada en Bogot, D. C., a los 26 das del mes de junio de 2008
Original firmado por el seor
Mayor General
SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO
Director General Polica Nacional de Colombia
Elabor:

Revis:

Aprob:
ST. Helena Retiga Leal

Responsable Diseo y Gestin de Procesos
TC. Yanco Fernando Rodrguez Cuervo
Jefe Grupo Desarrollo Organizacional
CR. dgar Snchez Morales
43
44
Plan estratgico institucional
ENTRADAS
comunicacin
procesos
Transferencia documental secundaria.
Transferencia documental primaria.
Archivo de gestin, Central e Histrico.
Comunicaciones
oficiales
recibidas
tramitadas: internas y externas.
Archivo del Ministerio de Defensa Nacional

Instituciones Gubernamentales y ciudadana,
Requerimientos y/o solicitudes.
Direcciones, Metropolitanas, Departamento de
Polica, seccionales.
Archivos Centrales.
Archivo de gestin. Todos los

Direcciones, Oficinas asesoras.

Instituciones Gubernamentales y ciudadana, Comunicaciones
oficiales
recibidas
Todos los procesos - Direcciones, Oficinas tramitadas: internas y externas.
asesoras.
oficial
Unidades de Gestin Documental (unidades de Comunicaciones

oficiales
recibidas
correspondencia)
de la
de
13. Conservacin de documentos.
12. Consulta de documentos.
11. Administrar Archivo Histrico.
10. Administrar archivos centrales.
9. Administrar Archivos de gestin.
8. Organizar los documentos.
7. Tramitar documentos.
6. Distribuir documentos
Comunicaciones oficiales recibidas

nmero nico consecutivo de radicacin.
Unidades de Gestin Documental (unidades de Nota interna

correspondencia).
recibida.
5. Recepcionar documentos
Manual de comunicaciones oficiales.

con
PLANEAR
RESPONSABLE
SALIDAS
Versin: 0
la
gestin
rea Archivo General
Diagnstico y polticas del nivel central. Todos los procesos - Direcciones, Oficinas
Plan de accin
asesoras
CLIENTES
Fecha: 01-12-2008
HACER
Aplicacin de
tablas de retencin
documental
de
cada
dependencia. Cada uno de los funcionarios encargados de
Conformacin y apertura de expedientes, la produccin documental
Elaboracin de inventarios documentales.
Conservacin
seleccin.
total,
microfilmacin,
Archivo Histrico.
Direcciones,
Oficinas
asesoras,
metropolitanas, Departamentos de Polica,
escuelas.
Contina pgina siguiente
Aplicacin de formatos de diagnstico que

Todos los procesos - Direcciones, Oficinas contemplen la identificacin, infraestructura
asesoras.
fsica y las caractersticas y estado de
conservacin de la documentacin.
Todos los procesos - Direcciones, Oficinas

Libro de registro de consultas o aplicativo.
asesoras.
rea Archivo General.
Aplicacin de tablas de retencin de la

dependencia. Elaboracin de inventarios Archivo central.
asesoras.
documentales, formatos de eliminacin.
Aplicacin de
tablas de retencin
documental
de
cada
dependencia. Archivo de gestin, Direcciones, Oficinas
Cada uno de los funcionarios encargados
Conformacin y apertura de expedientes, asesoras, Metropolitanas, Departamentos de
de la produccin documental.
elaboracin de inventarios documentales y Polica, Escuelas.
formatos de eliminacin.
Archivo de gestin.

Proyeccin, preparacin y elaboracin de
respuesta.
asesoras
Direcciones, Metropolitanas, Departamento
Trmite pertinente.
de Polica, seccionales.
Comunicaciones oficiales, memorandos,

instructivos, actas, conceptos, directivas,
asesoras
asesoras.
entre otros.
Unidades
de
Gestin
Documental
Nmero nico consecutivo de radicacin
(unidades de correspondencia)
asesoras
Unidades
de
Gestin
Documental Planilla de control, clasificacin de las Todos los procesos - Direcciones, Oficinas
(unidades de correspondencia)
comunicaciones.
asesoras
3.
Identificar las necesidades mnimas Archivo General
Listado general de necesidades (recursos) Todos los procesos - Direcciones, Oficinas
(recursos) para el desarrollo del programa de Todos los procesos - Direcciones, Oficinas
y sus caractersticas.
asesoras.
gestin documental.
asesoras.
diagnstico
Manual de comunicaciones oficiales, manual

de planeacin y gua para elaborar 4. Realizar produccin documental.
documentos.
Diagnstico y polticas del nivel central
DESCRIPCIN
Pgina 1 de 6
Cdigo: 1DG-CP-0001
1. Definir plan de accin, indicadores de

Plan de Accin, Indicadores de Gestin,
Secretario General, Jefes de reas y
gestin, elementos de seguimiento y control,
elementos de seguimiento y control, Mejora continua
grupos
identificacin de riesgos y puntos de control
identificacin de riesgos.
Realizar
oficinas Actas de visitas a unidades policiales 2007. 2.
documental
Direccionamiento estratgico
Archivo General de la Nacin, archivo del

Ministerio de Defensa Nacional y Oficina de
Planeacin Polica Nacional.
Archivo del Ministerio de Defensa Nacional,
instituciones gubernamentales y ciudadana
Unidades de Gestin Documental (unidades de
correspondencia).
Todos los procesos - direcciones,

asesoras
Archivo General de la Nacin
Alta Direccin
Control Interno
Archivo del Ministerio de Defensa
Archivo General de la Polica Nacional
Direccionamiento estratgico
PROCESO PROVEEDORES
ALCANCE: Todos los procesos establecidos en la Polica Nacional .

ACTIVIDADES
RESPONSABLE: SECRETARA GENERAL
CARACTERIZACIN DEL PROCESO
OBJETIVO: ASEGURAR LA DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIN CONSOLIDADA EN LOS REGISTROS DE LA INSTITUCIN
NOMBRE: GESTIN DOCUMENTAL
POLICA NACIONAL
MODELO
ANEXO 2. PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL
45
Comunicaciones
oficiales
recibidas
y
VERIFICAR
17. Vigilar el desarrollo de procesos asociados

Archivo de Gestin, Central e Histrico.
al sistema integrado de conservacin
Informacin de los puntos de control.
preventivas,
Secretara General, rea Archivo General.
DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO:

Resolucin 04894 del 12 de noviembre de 2008, "Por la cual se adopta la Gua de Gestin Documental para la Polica Nacional".
Resolucin 02764 del 26 de junio de 2008, Por medio de la cual se adopta el Programa de Gestin Documental de la Polica Nacional y sus polticas de operacin.
Resolucin 05391del 26 de diciembre de 2005, "Por la cual se adoptan las Tablas de Retencin Documental para la Polica Nacional".
Resolucin 02687 del 29 de octubre de 2004, "Por la cual se crea el Comit de Archivo de la Polica Nacional y los Comits de Gestin Documental"
REGISTROS:
Requerimientos de autoridad judicial
Libro de control de inspecciones judiciales
Acta de inspeccin judicial
Derechos de peticin
Sistema de radicacin
Libro de control de derechos de peticin
Oficio respuesta de derechos de peticin
Acta del Comit de Archivo
Calibracin termohigrmetro, datalogger, luxmetro, monitores UV (humedad, temperatura, ventilacin, iluminacin)
Programas
Planes
Listas de verificacin
Acciones correctivas
Acciones preventivas
Acciones de mejora
Informe de auditora
Solicitud de accin correctiva
Solicitud de accin preventiva
Mapa de riesgos
Plan de mejoramiento
PROCEDIMIENTOS, MANUALES E INSTRUCTIVOS:

Manual de comunicaciones oficiales,
Reglamento de archivo
Programa de gestin documental
Gua de Gestin Documental
Archivo de gestin
Archivo central
Archivo histrico
Consulta o prstamos de documentos
Conservacin de documentos
Disposicin final
Aplicacin de las Tablas de Retencin Documental
20. Desarrollo de acciones

correctivas y de mejora.
Plan de mejoramiento,
desempeo del proceso.
mejora
del Todos los procesos - direcciones, Oficinas

asesoras.
Identificacin de causas de las situaciones

Secretara General.
adversas.
Conocimiento del desempeo del proceso. Secretara General.
Archivo General de PONAL.
organizado Cada uno de los funcionarios encargados de

la produccin documental.
Conservacin de los documentos.
Acta de eliminacin, acta de microfilmacin. Archivo de gestin, Central e Histrico.
Cada uno de los funcionarios encargados Expediente

foliado
cronolgicamente.
18. Hacer medicin de los indicadores de

Archivo General de la Polica Nacional.
gestin del proceso.
Informacin de los puntos de control e 19. Realizar anlisis de las causas de los
Archivo General de la Polica Nacional.
indicadores de gestin.
incumplimientos de metas
AJUSTAR
Organizacin de los documentos.
Contralora General de la Repblica, rea de

Control Interno, anlisis de los indicadores de Informes de auditora.
gestin.
DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO:
Archivo general.
Archivo general.
Archivo General de la Nacin.
15. Supervisar la aplicacin tablas de Retencin Cada uno de los funcionarios encargados
Tablas de Retencin Documental.
Documental
14. Disposicin final.
Cada uno de los funcionarios encargados de la Programa de gestin documental, reglamento

16. Controlar la foliacin de los expedientes
produccin documental.
de archivo.
Ministerio de Defensa Nacional y Oficina de

Estructura orgnico-funcional.
Planeacin de la Polica Nacional.
Viene de la pgina anterior
46
FUNDAMENTO LEGAL
Constitucin Poltica de Colombia.
Cdigo Contencioso Administrativo.
Cdigo Penal y de Procedimiento Penal.
Cdigo Civil y de Procedimiento Civil.
Cdigo de Comercio.
Ley 200 del 28/07/95 Cdigo nico Disciplinario.
Ley 1015 de 2006 Rgimen Disciplinario para la Polica Nacional.
Ley 4 de 1993 Obligacin de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos.
Ley 47 de 1920 Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico.
Ley 14 de 1936 Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.
Ley 163 de 1959 Sobre proteccin de patrimonio cultural.
Ley 39 de 1981 Sobre microfilmacin y certificacin de archivos.
Ley 23 de 1981 Regula archivos de las historias clnicas.
Ley 57 de 1985 Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos.
Ley 63 de 1986 Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de los bienes culturales.
Ley 80 de 1989 Crea el Archivo General de la Nacin de Colombia.
Ley 44 de 1993 Sobre derechos de autor, funcionarios pblicos.
Ley 190 de 1995 Estatuto Anticorrupcin (arts. 27 y 79 ).
Ley 270 de 1996 Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologas en la Administracin de Justicia (art. 95).
Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 734 de 2002 Cdigo Disciplinario nico (artculo 34 numerales 1, 5 y 22, artculo 35 numerales 8, 13 y 21).
Ley 951 de 2005 Acta de Informe de Gestin (proceso de entrega y recepcin de los asuntos y recursos pblicos del Estado Colombiano, al termino e inicio del ejercicio de un cargo pblico).
Ley 962 de 2005 Antitrmites (art. 3 inciso 3, acceso a los registros y archivos de la Administracin Pblica en los trminos previstos por la Constitucin y la Leyes) y art. 28.
Ley 975 de 2005 Ley de Justicia y Paz (Captulo X "Conservacin de Archivos" art. 56 deber de memoria, artculos. medidas de preservacin de los archivos, art. medidas para facilitar el acceso a los archivos).
Decreto 2527 de 1950 Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio.
Ley 43 de 1913 provee a la conservacin de ciertos documentos oficiales.
Ley 40 de 1932 registro y reformas civiles de las personas.
Ley 163 de 1959 proteccin del patrimonio cultural.
Ley 39 de 1981 microfilmacin y certificacin de archivos.
Ley 23 de 1981 regula archivos de las historias clnicas.
Decreto 3354 de 1954 Prohbe adulteracin recorte y doblez de microfilmes y prohbe la incineracin de documentos microfilmados.
Decreto 2274 de 1988 Inventario patrimonio documental y facultad de inspeccin en los archivos.
Decreto 624 de 1989 Uso de medios magnticos en la informacin tributaria.
Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos.
Acuerdo 08 de 1995 Reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los organismos nacionales al AGN.
Acuerdo 09 de 1995 Reglamenta la presentacin de las TRD de los organismos Nacionales al AGN.
Acuerdo 11 de 1996 Establece criterios de conservacin y organizacin de documentos.
Acuerdo 47 de 2000 Restricciones por razones de conservacin.
Acuerdo 48 de 2000 conservacin de documentos.
Acuerdo 49 de 2000 Condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
Acuerdo 50 de 2000 Prevencin de deterioro de documentos de archivo y situaciones de riesgo.
Acuerdo 56 de 2000 Requisito para la consulta.
Acuerdo 060 de 2001 Establece pautas para las comunicaciones oficiales
Acuerdo 37 de 2002 Establece las especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de prestacin de servicios archivsticos.
Acuerdo 38 de 2002 Responsabilidad del servidor publico frente a los documentos y archivos.
Acuerdo 39 de 2002 Regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las TRD.
Acuerdo 42 de 2002 Criterios para la organizacin de los archivos de gestin.
Acuerdo 2 de 2004 Lineamientos bsicos para la organizacin del fondo acumulado.
Circular 01 de 1997 Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre archivos en Colombia.
Circular 02 de 1997 Parmetros a tener en cuenta para la implementacin de nuevas tecnologas en los archivos pblicos.
Circular 03 de 2001 Transferencias de la documentacin histrica de los archivos de los organismos del orden nacional al AGN.
Circular 07 de 2002 Organizacin y conservacin de los documentos de archivo de las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional.
Circular 01 de 2003 Organizacin y conservacin de los documentos de archivo.
Circular 04 de 2003 Organizacin de las historias laborales.
Circular 12 de 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la circular 04 de 2003.
Circular 01 de 2004 Inventario de documentos a eliminar.
Resolucin 1995 de 1999 Normas para el manejo de la historia clnica (Min-Salud).
Resolucin Ministerial 5919 del 28 de Diciembre de 2007, "Por la cual se aprueba la actualizacion y unificacion del listado general de series y subseries para las tablas de retencin documental del Ministerio de Defensa Nacional (Unidad Presupuestal, Gestin Gen
Resolucin Ministerial 5920 del 28 de Diciembre de 2007, "Por la cual se aprueba y adopta el reglamento de archivo del Ministerio de Defensa Nacional (Unidad Presupuestal, Gestin General), Comando General de las Fuerzas Militares, Ejrcito Nacional, Armada N
47
Lineamientos para la formulacin de

Mapas estratgicos.
Planes estratgicos.
Planes de accin.
Publicacin Plan Estratgico Institucional
(socializacin, actividades de capacitacin).
Despliegue de polticas.
Planes de socializacin - Directivas e Instructivos.
Estructura organizacional.
Documentos de anlisis institucional.
Lecciones aprendidas.
Reglamentos.
Manuales.
Directivas.
Instructivos.
Cartillas institucionales.
Anteproyecto de presupuesto.
Proyectos de inversin.
Plan Operativo Anual de Inversiones Institucional.
Resolucin de distribucin.
Plan de compras aprobado.
Lineamientos para ejecutar el plan de compras.
PROCESO DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO
IMPLEMENTACIN
4. Sistema de Gestin de la Calidad.
4.2.3. Control de documentos.
4.2.4. Control de registros.
5.5.3. Comunicacin interna.
6.3. b) Equipos para los procesos.
6.3. c) Servicios de apoyo.
6.4. Ambiente de trabajo.
8.2.4. Medicin del desempeo de los procesos.
8.3. Control del producto y/o servicio no conforme.
8.4. Anlisis de datos.
8.5.1. Mejora continua.
8.5.2. Accin correctiva.
8.5.3. Accin preventiva.
Mapas de procesos de primer nivel.

Caracterizacin de procesos.
Esquema de interrelacin de los procesos.
Manual de operaciones.
Manual de calidad.
Manual de procesos y procedimientos.
Identificacin de riesgos asociados a objetivos
de proceso.
PROCESO DIRECCIONAMIENTO DEL

SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
NORMA NTC-GP1000:2004
Estrategias de implementacin.
Estrategias de fortalecimiento de imagen.
Estrategias para mantener y fortalecer la
identidad institucional.
Campaas de acercamiento a la comunidad.
Video corporativo.
Publicacin de resultados en medios internos.
Programa de televisin institucional.
Publicacin de noticias en la pgina web.
Campaas y mensajes institucionales.
Registro estadstico.
PROCESO DE COMUNICACIN PBLICA
IMPLEMENTACIN
1.2.1. Planes y programas.
1.2.2. Modelo de operacin por procesos.
1.3.2. Identificacin de riesgos.
1.3.3. Anlisis del riesgo.
1.3.4. Valoracin del riesgo.
2.1. Actividades del control.
2.1.2. Procedimientos.
2.1.3. Controles.
2.1.4 Indicadores.
2.1.5. Manual de procedimientos.
2.2. Componente de Informacin.
2.2.1. Informacin primaria.
2.2.2. Informacin secundaria.
2.2.3. Sistemas de informacin.
2.3. Componente comunicacin pblica.
2.3.1. Comunicacin organizacional.
2.3.2. Comunicacin informativa.
3.1. Componente autoevaluacin.
3.1.1. Autoevaluacin del control.
3.1.2. Autoevaluacin de la gestin.
3.2. Componente evaluacin independiente.
3.2.1. Evaluacin del Sistema de Control Interno.
3.2.2. Auditora Interna.
3.3. Componente planes de mejoramiento.
3.3.1. Plan de mejoramiento institucional.
3.3.2. Planes de mejoramiento por procesos.
3.3.3. Planes de mejoramiento individual.
INTERACCIN DE LOS PROCESOS
PROCESO RELACIONES
INTERNACIONALES
Realizar alianzas requeridas.
Establecer procedimientos a cumplir para
realizar los acuerdos requeridos.
Desarrollar la alianza (logro de objetivos) y
analizar beneficios Institucionales.
MECI 1000:2005
REQUISITOS APLICABLES
Talento humano formado, actualizados y/o

entrenados.
Talento humano ubicado en las unidades.
Documento de medicin de clima
institucional.
Estrategias de intervencin tcnica y
humana.
Personal con las condiciones de salud
ocupacional ptimas.
Personal evaluado por competencias.
Programa Institucional de Estmulos e
Incentivos.
Historias laborales ajustadas a la
normatividad vigente.
Reporte de novedades de personal.
Liquidacin de nmina de personal activo.
Actos administrativos de novedades de
personal.
Talento humano capacitado.
Currculo desarrollado.
Estudiantes graduados (educacin bsica educacin media).
Comunidad policial graduada en formacin
para el trabajo.
Comunidad policial e invitados beneficiados
con el programa recreo deportivo y
servicios en centros sociales y centros
vacacionales.
Vivienda fiscal asignada. Prestamos
Efectuados.
Auxilios entregados (econmico, mutuo y
funerario). Servicio de lavandera
brindados.
Asistencia Psicolgica y Estada hogar de
PRAP
Cdigo de Buen Gobierno

Equipos agentes de cambio - Grupos
promotores de prcticas ticas.
Compromisos y acuerdos ticos por
Direcciones y Especialidades.
Comit de tica Institucional.
Democratizacin de la gestin policial.
Autos y providencias.
Programas, planes y proyectos.
Programa de DD. HH. y DIH.
PROCESO INTEGRIDAD POLICIAL
1. Empleo pblico
2. Control Interno
3. Sistema presupuestal
4. Gestin por resultados
5. Gestin de activos
6. Estrategia jurdica de la Nacin
7.Racionalizacin normativa
8.Sistema de contratacin pblica
9.10. Gobierno electrnico y Sistemas de
Informacin
11. Estrategia antitrmites
12. Regulacin, supervisin y control
OTROS REQUISITOS
PROCESO DIRECCIONAMIENTO
DEL TALENTO HUMANO
1. Democratizacin pblica.
2. Gestin de calidad.
3. Moralizacin y transparencia.
SISTEDA
48
PROCESO DE INTELIGENCIA
RIESGOS (Ver mapa de riesgos)
Atencin consultas jurdicas.

Revisin jurdica actos administrativos
PROCESO DE PREVENCIN

Revisin jurdica actos administrativos.
Informe de diagnstico.
Alternativas de solucin para tomar
acciones correctivas y preventivas.
Informe de resultados de indicadores de
gestin, alternativas de solucin para
tomar acciones correctivas y preventivas.
Informe de seguimiento de los planes de
mejora.
Documentos consolidados para la revisin
por la Direccin.
Documentos consolidados de resultados
de planes de mejoramiento.
PROCESO DE MEJORA CONTINUA
Definicin del plan de necesidades.

Asignacin de presupuesto.
Modificacin y traslados presupuestales.
Trmite de cuentas por pagar.
PROCESO ADMINISTRACIN DE
RECURSOS FINANCIEROS
X 100
Hacer copias de respaldo.
Mantenimientos
correctivos.
13 Aplicacin del Reglamento de Archivo - Visitas

de
verificacin
y
captulo conservacin.
acompaamiento.
4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14
4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 Difusin y
de
Difusin
y
aplicacin
de Visitas
aplicacin del Manual de comunicaciones
procedimientos complementarios del acompaamiento
oficiales y Reglamento de archivo
proceso de gestin documental.
PUNTOS DE CONTROL:
preventivos
verificacin
Unidades aplicando TRD

______________________________________________-_ X 100
Unidades policiales
Transferencias realizadas
______________________ X 100
Documentos existentes
Transferencias realizadas
______________________________ X 100
Documentos existentes
Documentos eliminados
___________________________________________
documentos existentes
X 100
Proceso de contratacin.
Plan de Compras.
Elaborar ECO.
Informes de supervisin contratos.
Inventarios.
PROCESO DE LOGSTICA Y
ABASTECIMIENTO
Requerimientos contestados
_______________________________________
requerimientos llegados
INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN
Realizar autoevaluacin del control.

Realizar autoevaluacin de la gestin y los
resultados.
Realizar autoevaluacin de la conformidad del
cliente con el servicio o producto.
Realizar programa de auditoras internas.
Monitoreo de informacin.
PROCESO DE CONTROL INTERNO

PROCESO DE INVESTIGACIN CRIMINAL
Falla en las bases de datos y equipos servidores que soportan los sistemas de
13 Aplicacin de planes de contingencia.
informacin.
Desaciertos en la aplicacin del Proceso de Gestin Documental.
Prdida y deterioro del patrimonio documental.
Organizacin de archivos.
Transferencias secundarias.
Transferencias primarias
Disposicin final tablas de retencin documental
Servicio de consulta

Revisin jurdica actos administrativos.
PROCESO DE ACTUACIN JURDICA

PROCESO DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD

CIUDADANA
y Aplicar polticas de seguridad de la

informacin.
Requerimientos diseo aplicativos.

Coordinacin, seguimiento y ajustes
aplicativos.
Plan de necesidades.
Soporte tecnolgico.
PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO
TECNOLGICO
CARGOS
Auxiliares administrativos
Auxiliares administrativos
(microfilmadores)
Tcnicos en Archivstica
Jefe Grupo de Administracin y

Conservacin Documental
Secretaria
Auxiliar de oficina
Auxiliar administrativo
Jefe Grupo Atencin al Usuario
Secretaria
Archivstico
Jefe rea Archivo General
ELABOR
My. Jos Hernando Medina B., It. Gustavo Bayona, Pt. Daz
FECHA:
GRUPO DE ADMINISTRACIN Y
CONSERVACIN DOCUMENTAL
GRUPO ATENCIN AL USUARIO
REA ARCHIVO GENERAL
HUMANOS:
REVIS
Planeacin SEGEN, Archivo SEGEN
FECHA:
APROB Subcomit Regional de Coordinacin del Sistema de Control Interno y

Calidad de la Secretara General
FECHA: 01-12-2008
RECURSOS
Sede archivo general de la Polica Nacional (condiciones mnimas acuerdo 049/2000 AGN)
Equipos de cmputo
Muebles y enseres
Vehculo
Telfonos
Aplicativos
Internet
Equipos para medicin y registro de condiciones ambientales:
-luxmetro
-monitores UV
-termohigrmetro
-datalogger
Equipos de microfilmacin y reprografa
Elementos de bioseguridad
Elementos de limpieza, desinfeccin de reas y documentos
Elementos de seguridad industrial
49
BIBLIOGRAFA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Norma Tcnica de
Calidad en la Gestin Pblica. Ntcgp 1000:2004. Sistema de Gestin de la Calidad
para la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y otras entidades prestadoras de servicio.
Requisitos, p. 53.
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL. Manual de correspondencia y comunicaciones oficiales del Ministerio de Defensa Nacional. Resolucin No. 5237 del 2 de
diciembre de 2008.
POLICA NACIONAL DE COLOMBIA. Manual de Planeacin para la Polica Nacional
de Colombia. Resolucin No. 01015 del 19 de marzo de 2008.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Gua para el diseo
de un sistema de evaluacin y control de la gestin, Bogot, junio de 2002, p. 64.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Cartilla Gua Administracin del Riesgo. Diciembre de 2001, p. 42.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Gua para la implementacin de un Programa
de Gestin Documental. Bogot, 2005. Sistema Nacional de Archivos.
POLICA NACIONAL. Instrucciones para unificar criterios sobre la elaboracin de
documentos Institucionales. Directiva Permanente 012,17 de diciembre, 2002.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo No. 060 de 2001. Establece pautas
para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las
privadas que cumplen funciones pblicas. Acuerdos.
ICONTEC. Normas Tcnicas Colombianas, para la elaboracin de documentos, 2000.
Direccin y conceptualizacin
Coronel dgar Snchez Morales
Elaboracin y redaccin
Equipo Lder Calidad MECI
Grupo Desarrollo Organizacional
Mayor FABIO ALEXNDER CANO JIMNEZ
Intendente Jefe LUIS EDUARDO SOLER LPEZ
Doctora LILIANA CRDENAS GIL
Diagramacin e impresin
Imprenta Nacional de Colombia
1DS-GU-0001
Ver: 0
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POLICA NACIONAL

Gua de Gestin Documental

Publicacin de la Polica Nacional de Colombia

Director General Polica Nacional

2.19. Registro ................................................................................................................................... 32

Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO

Generalidades de la Gua de Gestin Documental

1.3. Jerarqua documental

Comunicacin oficial, acta, memorando,

1.4. Metodologa general

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Fecha: se escribe el nombre de la ciudad de

Mrgenes: el texto se debe escribir con los

origen, seguida de la fecha de elaboracin, da en

y topogrficas, estudios de planeacin, conceptos

Generalidades de la Gua de Gestin Documental

Despedida breve seguida de coma (,):

Para la Codificacin de los documentos que hacen

Remitente: el grado se escribe en mayscula inicial

Codificacin de los documentos

Identificar el proceso y escribir el cdigo de

Identificar el tipo de documento y escribir el

Indicar el nmero consecutivo (cuatro dgitos)

Todo documento debe contener en la parte inferior

La codificacin de los documentos del Sistema de

En la parte inferior izquierda se debe colocar el

Nota: Para los dems documentos que se

Tabla 1. Criterios de codificacin al proceso y tipo documental

ADMINISTRACIN DE RECURSOS FINANCIEROS

CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA

DIRECCIONAMIENTO DEL TALENTO HUMANO

DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

ADMINISTRAR INFORMACIN CRIMINAL

APOYO Y SOPORTE OPERACIONAL A LA DIRECCIN DE IMPUESTOS

ADMINISTRACIN DE LA RED DE SERVICIOS

APLICACIN DE LAS NORMAS DE TRNSITO Y TRANSPORTE

CONTROL DE DELITOS Y CONTRAVENCIONES

DESARROLLAR INVESTIGACIN CRIMINALSTICA

DISUASIN DE DELITOS Y CONTRAVENCIONES

Generalidades de la Gua de Gestin Documental

DESARROLLAR INVESTIGACIN CRIMINOLGICA

EDUCACIN CIUDADANA EN CONVIVENCIA Y SEGURIDAD

ERRADICACIN DE CULTIVOS ILCITOS

FORMACIN, ACTUALIZACIN Y ENTRENAMIENTO

REALIZAR INVESTIGACIN JUDICIAL

CALIFICACIN DE LA CAPACIDAD MDICO - LABORAL

PREVENCIN DE DELITOS Y CONTRAVENCIONES

RECREACIN, DEPORTE Y CULTURA

SOPORTE AREO POLICIAL

PREVENCIN DEL SECUESTRO Y LA EXTORSIN

SELECCIONAR E INCORPORAR OFICIALES, PATRULLEROS, AUXILIARES DE POLICA, ESPECIALIDADES DEL

PRESTACIN DE SERVICIOS DE SALUD

ADMINISTRAR TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

1.5. Responsabilidad en la estructura documental

Direcciones y oficinas asesoras

Direcciones y oficinas asesoras

Direcciones y oficinas asesoras

Direcciones y oficinas asesoras

Direcciones y oficinas asesoras

Direcciones y oficinas asesoras

Direcciones y oficinas asesoras

Direcciones, oficinas asesoras

Dipon, sudir, direcciones, oficinas

RESOLUCIN NMERO_____________DEL_ HOJA No.2