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DIRECTIVA N 004-2004-MTC/14
PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACIN DE
OBRAS PUBLICAS EFECTUADAS POR TIPO DE
EJECUCIN PRESUPUESTARIA DIRECTA
MAYO 2004
INDICE
DIRECTIVA N 004-2004-MTC/14
PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACION DE OBRAS PUBLICAS
EFECTUADAS POR TIPO DE EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA
I.-
II.
III.
GENERALIDADES
A.
FINALIDAD
B.
OBJETIVO
C.
BASE LEGAL
D.
ALCANCE
PROCEDIMIENTOS
A.
DEFINICIONES
B.
C.
D.
E.
F.
CARATULA
B.
INDICE
C.
ANTECEDENTES
D.
ANALISIS
E.
CONCLUSIONES
F.
DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS
ANEXOS
ANEXO A.
ANEXO B.
ANEXO C.
LIQUIDACIN FINANCIERA
ANEXO N 01:
COPIA DE RESOLUCIONES
ANEXO N 02:
RECURSOS RECIBIDOS
ANEXO N 03:
ANEXO N 04:
ANEXO N 05:
EXTRACTOS BANCARIOS
ANEXO N 06:
ANEXO N 07:
ANEXO N 08:
ANEXO N 09:
DECLARACIN
JURADA
DE
NO
ADEUDOS
DEVENGADOS AO FISCAL
ANEXO N 11:
ANEXO N 12:
FLUJOGRAMA
DIRECTIVA N 004-2004-MTC
PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACION DE OBRAS PUBLICAS EFECTUADAS
POR TIPO DE EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA
I.-
GENERALIDADES
Entindase que la obra ejecutada por la Tipo de Ejecucin Presupuestaria
Directa, se produce cuando un Programa del Pliego, con su personal e
infraestructura, es el ejecutor directo de la ejecucin de una Obra Pblica.
Cuando la presente Directiva utilice el trmino genrico LA COMISION, se
entender que se refiere a la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra,
designada por la Entidad
A.
FINALIDAD
Disponer las pautas para la elaboracin de las Liquidacin Tcnico
Financiera de las obras ejecutadas por Tipo de Ejecucin
Presupuestaria Directa estableciendo una estructura bsica para su
elaboracin.
B.
C.
OBJETIVO
B..1
B.2
B.3
BASE LEGAL
D.
ALCANCE
El contenido de la presente Directiva alcanza a las Unidades Ejecutoras
del MTC, sus funcionarios y servidores pblicos que ejecutan obras
pblicas por Tipo de Ejecucin Presupuestaria Directa, a los Miembros
de la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra, as como al
personal que interviene en la revisin de liquidaciones de dichas obras
viales (Carreteras, Puentes y Ferrocarriles).
II.
PROCEDIMIENTOS
A.
DEFINICIONES
Para efectos de la presente Directiva constituyen definiciones bsicas
las siguientes:
CUADERNO DE OBRA
Documento legalizado que, debidamente foliado y enumerado en todas
sus pginas, se abre al inicio de toda obra, en el cual el Inspector o
Supervisor de Obra y el Residente, cada uno dentro de sus respectivas
atribuciones, anotarn obligatoriamente todas las ocurrencias, rdenes,
consultas y respuestas respecto a la ejecucin de la obra.
TIPODE EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA
Se define Tipo de Ejecucin Presupuestaria Directa cuando una Unidad
de la Entidad, en este caso del MTC, ejecuta la obra utilizando su
infraestructura, su personal, su equipo mecnico, adquiere directamente
los materiales, de acuerdo al cronograma y actividades del expediente
tcnico de la obra. Se le denomina tambin Modalidad de Ejecucin
Presupuestaria Directa.
MODALIDAD DE CONTRATA
Una obra se ejecuta por la Modalidad de Contrata cuando la Entidad,
para ejecutar una obra, celebra un contrato de construccin con un
contratista, quien ejecuta las partidas del expediente tcnico de la obra.
Se le denomina tambin Tipo de ejecucin presupuestal indirecta.
ENTIDAD
Es la institucin propietaria y responsable de la ejecucin de las obras
viales en representacin del Estado, determina si las obras se realizan
por la modalidad de Ejecucin Presupuestaria Directa o por Contrata;
tiene vnculo permanente con los ejecutores en todas sus etapas de
ejecucin a travs de sus diferentes rganos tcnico administrativos;
designa Coordinadores de Obra, Supervisores de Obra y Residentes de
Obra a travs de sus rgano de Lnea. Para el caso de Obras por la
modalidad de Contrata suscribe el contrato correspondiente de acuerdo
a las disposiciones vigentes.
EXPEDIENTE TCNICO
Es el documento debidamente aprobado que contiene:
9
9
9
9
9
9
9
Memoria Descriptiva
Especificaciones Tcnicas
Planos de Ejecucin de Obra
Metrados
Presupuesto
Anlisis de Precios Unitarios
Formulas Polinmicas
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
GASTOS DE OPERACIN
Relacionado a los gastos de funcionamiento de un organismo o
dependencia de acuerdo con sus funciones y atribuciones y que
aseguran la produccin usual de bienes y servicios dentro de los
procesos en forma permanente y continua.
GERENCIA DE OBRAS
Es el rgano de lnea responsable de la ejecucin de las obras
consideradas en el programa de inversiones correspondiente a la
construccin, rehabilitacin o mejoramiento de carreteras, puentes y
otras obras relacionadas con la red vial a nivel nacional. Dentro de sus
funciones y responsabilidades se encuentran la de supervisar la
ejecucin de las obras a su cargo, evaluar y controlar la supervisin
externa de la ejecucin de las obras, realizar el seguimiento tcnico de
las obras de acuerdo a los trminos contractuales y otros.
INFORMES MENSUALES
Documento tcnico sobre la ejecucin de la obra que prepara el
Inspector o Supervisor para dar cuenta de los resultados tcnicos y
financieros durante ese perodo.
INSPECTOR
Ingeniero Civil Colegiado, servidor o funcionario designado por la
Unidad Ejecutora para controlar la ejecucin de una obra vial de
acuerdo a lo sealado en la Ley de Presupuesto de la Repblica y
dems dispositivos vigentes.
INVENTARIO
Relacin detallada de los componentes del activo, pasivo y patrimonio
de una obra a una fecha determinada
INVENTARIO FISICO
Es un registro sistemtico de los movimientos de materiales utilizados
en la obra ejecutada, permite conocer y evaluar de manera constante el
ingreso, salida y saldos de materiales.
OBRA
Construccin, reconstruccin, remodelacin, demolicin, renovacin y
habilitacin de bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras,
excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que
requieren direccin tcnica, expediente tcnico, mano de obra,
materiales y/o equipos.
OFICINA GENARAL DE AUDITORIA INTERNA
Es el rgano del MTC encargado del control interno, en armona con la
Ley orgnica del sistema Nacional de Control y las disposiciones legales
vigentes.
POLIZA DE SEGUROS
Documento oficial valorado que se utiliza para asegurar las actividades
de personas naturales o jurdicas en determinadas actividades
PRESUPUESTO ANALITICO
Documento mediante el cual se considera el presupuesto para los
servicios especficos de la obra, en funcin del Clasificador del Gasto
Pblico aprobado para el ao fiscal vigente.
PROYECTO
En este caso especfico, llmese Proyecto a la Obra por ejecutarse o en
ejecucin.
REGISTRO DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS.
Documento correspondiente al proceso tcnico del Sistema de
Abastecimiento mediante el cual se registra, analiza y evala la
informacin de las compras de bienes o prestacin de servicios que se
han efectuado
RESIDENTE DE OBRA
Ingeniero Civil colegiado que dirige la obra vial que, durante el periodo
de ejecucin de la obra, reside en las cercanas de la misma; puede ser
un funcionario designado para tal fin o un profesional contratado.
SUPERVISOR
Es la persona natural jurdica especialmente contratado en el marco
de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, que representa
a La Entidad, controla la ejecucin de obras viales de acuerdo al
expediente tcnico debidamente aprobado y es responsable de la
buena calidad de la obra. En el caso de ser una persona jurdica sta
designar a una persona natural como supervisor permanente en la
obra.
UNIDAD EJECUTORA (UE)
De acuerdo a la normatividad presupuestal, es el rgano a cargo de la
ejecucin de los Proyectos de Inversin Pblica (PIP).
Es aquella dependencia que cuenta con autonoma administrativa para
contraer compromisos, devengar gastos y ordenar pagos e informar
sobre el avance y/o cumplimiento de metas cuya identificacin
presupuestaria requiere autorizacin pertinente por parte de la Direccin
Nacional de Presupuesto Pblico, tienen a su cargo la ejecucin de la
obra.
VALORIZACION
Es el documento tcnico, econmico y financiero elaborado por el
Inspector o Supervisor donde se determina el valor de los trabajos
ejecutados de la Obra en un determinado periodo de tiempo
B.
Resumen Ejecutivo
2.
3.
Cuadros sustentatorios.
C.2
C.3
10
D.2
D.3
11
E.
D.4
D.5
D.6
D.7
D.8
D.9
12
E.2
E.3
E.4
E.5
E.6
E.6.2
E.6.3
13
E.7
E.8
E.9
E.9.2
14
E.11
Direccin de Lnea
Original para Administracin Contabilidad
01 copia para Oficina de Auditoria Interna
01 copia para Planoteca
01 copia para Unidad Ejecutora
01 copia para Archivo de la Direccin de Lnea.
Nota.- La Direccin de Lnea, con informe previo del
Coordinador de Obra, solicitar a su Unidad
Ejecutora la aprobacin correspondiente mediante
Resolutivo.
2.
3.
2.
3.
15
F.
1.
2.
3.
4.
E.12
E.13
E.14
16
III.
B.
C.
ANTECEDENTES
C.1
C.2
C.3
C.4
C.5
C.6
D.
ANALISIS
En concordancia con el numeral 11 de la Resolucin de Contralora N
195-88-CG, la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra,
designada mediante Resolucin....... N ........ presenta el siguiente
Informe de Liquidacin consistente en:
D.1
D.2
17
F.
CONCLUSIONES
E.1.
E.2
E.3
E.4
DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS
Indicar la relacin de documentos que se anexan en cada uno de los
Informes de Liquidacin Tcnica y Liquidacin Financiera.
18
ANEXO A
ACTA DE RECEPCION DE OBRA
(Nombre de la Obra, tal como aparece en el Expediente Tcnico)
(km ........
al km ........... )
Siendo las ...................... horas del da...... de .................. de ..................; se reunieron en el
Campamento de ......................, ubicado en el Distrito de ......................, Provincia de
...................., Departamento de ...................., los integrantes de la Comisin de Recepcin y
Liquidacin de Obra, designada por Resolucin
N ............. de fecha ...................,
presidida por el Ing. ............. e integrada por el Ing. ........................... y el CPC . ..................
Junto con el Supervisor de Obra Ing. ................................, el Residente de Obra Ing. .................
y el Administrador de Obra Sr............................, con el objeto de efectuar la recepcin de la
Obra: ................................., cuyos trabajos corresponden al Ejercicio Fiscal correspondiente
bajo la Modalidad de Ejecucin Presupuestaria Directa.
Luego de la revisin de la documentacin del Expediente Tcnico y de la constatacin fsica de
la obra, se precisa lo siguiente:
I.
ANTECEDENTES
Con el fin de ejecutar la Obra
de la carretera ................., el
Ministerio de Transportes y Comunicaciones, a travs de la .......................... procedi con
la ejecucin de los trabajos descritos en el Expediente Tcnico por la Modalidad de
Ejecucin Presupuestaria Directa (encargo, convenio), a cargo del Residente de Obra
Ing..................... , designado con Resolucin N
- MTC/15.17, los mismos que
se realizaron entre el
.
Los Datos Generales y Caractersticas Tcnicas de la Obra se encuentran establecidas en
el Expediente Tcnico.
II.
III.
OBRAS EJECUTADAS
Las obras ejecutadas en la Conservacin o Rehabilitacin o Mejoramiento o Construccin
Vial, consistieron en lo siguiente:
INFORME MENSUAL
(MES Y AO)
FECHA DE RECEPCION
EN DIRECCION DE
LINEA O EQUIVALENTE
NRO. REG.
19
EJECUCION DE OBRA
Fecha de inicio:
Fecha de trmino:
VI.
PERSONAL DE OBRA
RESPONSABLES DE LA OBRA
Designados con las Resoluciones Vice Ministeriales N
respectivamente.
RESIDENTE DE OBRA
ADMINISTRADOR DE OBRA
COORDINADOR DE OBRA
SUPERVISOR CONTABLE
SUPERVISOR DE OBRA
INGENIERO MECANICO.- Labor en el proyecto el Ing. ................ del .......... al
..............
VII.
EQUIPO MECANICO
La Obra cuenta con la siguiente maquinaria:
De propiedad del MTC:
9
9
9
VI.
VII.
OTROS
20
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Siendo las ..... horas del da de
de
y terminado la verificacin de la Obra in situ y no
encontrado observaciones que efectuar, salvo vicios ocultos, LA COMISION concluye que es
procedente dar por recepcionada la obra, firmndose el presente Acta de Recepcin en seal
de conformidad.
POR LA COMISION
POR EL PROYECTO
.......................................................
ING.
PRESIDENTE DE LA COMISION
........................................................
ING.
RESIDENTE DE OBRA
........................................................
CPC.
MIEMBRO DE COMISION
........................................................
..................................................
................................................
ING.
MIEMBRO DE COMISION
ADMINISTRADOR DE OBRA
ING.
SUPERVISOR DE LA OBRA
21
ANEXO B
LIQUIDACION TECNICA DE OBRA
(Nombre de la Obra, tal como aparece en el Expediente Tcnico)
(km ........
al km ........... )
I.
Datos generales
Ubicacin
Regin
:
Departamento :
Provincia
:
NATURALEZA
DE
LA
OBRA:
Conservacin, Mejoramiento,
Rehabilitacin o Construccin
de
Carretera
Afirmada
...........................................
1.2
1.3
Ejecutor de la Obra:
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.3.4
1.3.5.
Unidad Ejecutora
Residente de Obra
Administrador de Obra
Coordinador de Obra
Supervisor Contable
1.4
Supervisor
1.5
Modalidad de Ejecucin:
1.6
Categora
Red
Longitud Total
Tipo Sup. Rodadura
Ancho Sup. Rodadura
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINO
:
:
: .................... kms
:
:
:
:
22
:
:
:
DEMOSTRACION:
DESCRIPCION
Personal y Obligaciones
Bienes y Servicios
Otros Gastos de capital
TOTAL
S/.
1.7
Presupuesto Aprobado
1.8
Remesas Otorgadas
1.9
1.10
Fecha de Inicio
1.11
1.12
1.13
1.13
Costo/km
1.15
OBSERVACIONES
100
1.16
DOCUMENTOS TECNICOS
-
Expediente Tcnico
Informe Final de Obra
Acta de Recepcin de Obra
Cuaderno de Obra
23
II.
ANTECEDENTES.
2.1
2.1.2
Declaratoria de Viabilidad
2.1.3
2.1.4
2.1.5
2.1.5.6
2.1.5.5.2
2.1.6
24
2.1.7
2.1.8
III.
CONCLUSIONES
3.1
3.2
3.3
3.4
Lima,
---------------------------ING.
CIP
Presidente de Comisin
----------------------------------ING.
CIP.
Residente y/o Responsable de UE
Notas:
En la Ficha de Liquidacin Tcnica de Obra, en el rubro 1.6.10 INVERSION o
GASTO, se consignar el monto total determinado en la Conclusin de la
Liquidacin Financiera, segn corresponda a la naturaleza y ejecucin
presupuestal.
Una vez concluida la obra, el informe final ser presentado en un plazo no
mayor de 20 das calendarios; los mismos que sern contados a partir del da
siguiente de la culminacin de las actividades.
25
IV.
Anexos
sustentatorios
segn
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Plano clave, indicando las progresivas de los puntos importantes as como los
centros poblados, diferenciando claramente los tramos programados y
ejecutados.
10.
11.
12.
13.
26
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
28
ANEXO C
LIQUIDACION FINANCIERA
(Nombre de la Obra, tal como aparece en el Expediente Tcnico)
(km ........
al km ........... )
I.
INDICE
II.
INTRODUCCION
En cumplimiento a la R.D. N
-MTC/..... de fecha, ............... el suscrito
CPC........................., integrante de la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra,
en reunin llevada a cabo en las Oficinas de la Obra:
, ubicada en el Distrito
de
, Departamento de
, recepcion la documentacin
contable financiera y presupuestal de dicha Obra correspondiente al Ao Fiscal ....
vigente, de parte del Administrador de Obra Sr....................................................,
haciendo constar que nuestra labor ha desarrollar est relacionada bsicamente con la
recepcin de la obra.
III.
ANTECEDENTES
Modalidad de Ejecucin
Fuente de Financiamiento
Responsables de la Obra
Residente de Obra
Administrador de Obra
Cta. Cte. Bancaria
IV.
:
:
:
:
:
:
11 Presupuestaria Directa
1.0 Recursos Ordinarios (Tesoro Pblico)
(Anexo N 01)
BASE LEGAL
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
29
Proyectos Viales.
V.
VI.
PROCEDIMIENTOS
A
TENER
DOCUMENTACIN FINANCIERA
EN
CONSIDERACIN
EN
LA
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
ASPECTOS FINANCIEROS
El perodo de ejecucin de la obra comprendi desde el mes de........ al mes de
........de ......, la misma que fue presupuestada en S/.
De acuerdo al
Expediente Tcnico aprobado con R.D. N
-MTC/......, habindose
recepcionado fondos por S/.
, financiado por la Fuente de Recursos
Ordinarios (Anexo N 2), monto por el cual se han presentado Rendiciones de
Cuenta documentada (Anexo N 03) con afectacin. (Existen 02 Casos: Gastos
Corrientes y Gastos de Capital).
30
:
:
:
:
:
Modalidad de Ejecucin :
5 Gastos Corrientes
01 Personal y Obligaciones
03 Bienes y Servicios
11 Presupuestal Directas
S/
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
______________
S/.
(100%)
TOTAL
SEGUNDO CASO: Para Obras
Rehabilitacin (Gastos de Capital)
Programa
Sub-Programa
Proyecto
Categora del Gasto
:
:
:
:
de
Construccin,
6 Gastos de Capital
(100%)
(
%)
%)
Mejoramiento
S/
31
:
:
Modalidad de Ejecucin
5 Inversiones
01 Personal y Obligaciones
03 Bienes y Servicios
11 Presupuestaria Directa
S/
S/.
S/.
S/.
VII.
S/.--------------- (100%)
S/.----------------(100%)
S/.----------------( %)
S/.
S/.
S/.
S/
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
TOTAL
S/.
%)
______________
(100%)
32
ABASTECIMIENTOS
Se ha verificado que las Adquisiciones de Bienes y Servicios cuentan con los
correspondientes registros de control y los procedimientos contables de
Compromiso y Devengado son coincidentes y estn sustentadas con
documentacin que exigen los Sistemas, siendo los siguientes: Factura y Gua
de Remisin del Proveedor; Comprobantes de Pago, Ordenes de Compra
(Ingresos) y Ordenes de Servicios y los Egresos de almacn estn respaldados
con su respectivo Pedido Comprobante de Salida (PECOSAS);
en
consecuencia, dichos movimientos estn sustentados con las Notas Contables
pertinentes. El Saldo de materiales refleja por S/. ............. segn Balance de
Comprobacin y se ha realizado la verificacin fsica de los bienes, segn
Inventario que se adjunta.
IX.
ASPECTO CONTABLE
Los Libros Principales y Auxiliares de Contabilidad fueron verificados,
encontrndose que los saldos de Balance de Comprobacin al 31 de diciembre
a la conclusin de la Obra, efectuados los Ajustes contables(Conciliados) por
las transferencias Recibidas y/o Entregadas, son similares con los saldos del
estado de Ejecucin Presupuestal.
PRIMER CASO: Para Obras de Conservacin y/o mantenimiento
(Perdidas) = Gastos Corrientes
El Balance de Comprobacin al 31 de diciembre, presenta el siguiente detalle:
21
60
62
64
68
Suministros de Funcionamiento
Consumo de Suministros
Gastos de Personal y Obligaciones Sociales
Servicios Prestados por Terceros
Provisiones del Ejercicio
S/. ..................
S/. ..................
S/. ..................
S/. ..................
S/. ..................
S/. ...................
33
DIFERENCIA
S/......................
S/........................
Suministros de Funcionamiento
Inmuebles, Maquinaria y Equipo
333 Construcciones en Curso
333.01 Por Ejecucin Presupuestaria Directa
INVERSION:
S/.............
S/.............
S/................
S/...............
S/..............
S/..............
DIFERENCIA
S/. .............
(333.01)
ASPECTO DE PERSONAL
El Proyecto ha contado con trabajadores contratados, para las labores
Tcnicos Administrativas y de Campo, habindose cumplido con el pago de
Remuneraciones, Leyes Sociales y Compensacin por Tiempo de Servicios,
segn se aprecia en la Declaracin Jurada suscrita por los Responsables de la
Obra (Anexo N 8).
XII.
CONCLUSION
Al concluirse la evaluacin del rea Administrativa y Contable de la Obra
(Proyecto o Actividad), se precisa que sus sistemas han sido accionados
razonablemente, por cuanto se han implementado los controles necesarios
para el normal funcionamiento de los procedimientos de gestin, ascendiendo
su Liquidacin Financiera por el Ao Fiscal a S/. .. ........... Nuevos Soles,
reflejndose en las asignaciones presupuestarias siguientes:
34
Cdigo
D E T A LL E
Ejec. Pptal
Ajustes
de (+) (-)
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
(100%)
(
%)
_____
TOTAL
GASTO
TOTAL
............
S/.
%)
...........
(100%)
Cdigo
D E T A LL E
Ejec. Pptal
Ajustes
de (+) (-)
INVERSION
TOTAL
%)
35
S/.
S/.
S/.
S/.
______
TOTAL
............
S/.
............
(100%)
ANEXO N 01:
COPIA DE RESOLUCIONES
ANEXO N 02:
RECURSOS RECIBIDOS
Mes Calendario
Referencia de Autorizacin de Compromiso (Copias de las Autorizaciones
de Compromisos)
Referencia del Comprobante de Pago de Tesorera MTC de la Unidad
Ejecutora (Copia de los Comprobantes de Pago).
Importe
ANEXO N 03:
36
Mes Calendario.
N de Oficio y Fecha (documento de remisin de las rendiciones).
Importe
Memorndum de envo a la Administracin con el Informe de Revisor
Contable considerando razonable las rendiciones de cuenta.
Hoja de Manifiesto Mensual de las Rendiciones de Cuenta (Adjuntar
copias)
ANEXO N 04:
EXTRACTOS BANCARIOS
ANEXO N 06:
37
ANEXO N 08:
ANEXO N 09:
ANEXO N 10:
ANEXO N 11:
ANEXO N 12:
...............................................................
Sr.
ADMINISTRADOR DE OBRA
.............................................................................
CPC.
MIEMBRO COMISION RECEPCION DE OBRA
38