EL DIAGNSTICO DE

NECESIDADES DE
CAPACITACIN
Por Jorge Everardo Aguilar Morales

Network de Psicologa Organizacional

Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

El diagnstico de necesidades de capacitacin

Network de Psicologa Organizacional

El diagnstico de necesidades de capacitacin

Aguilar-Morales, Jorge Everardo
2010.
Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.
Calzada Madero 1304, Centro, Oaxaca de Jurez, Oaxaca, Mxico. C.P. 68000
Tel. (951)5010653, (951) 5495923
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Aguilar-Morales, J.E. (2010) El diagnstico de necesidades de capacitacin. Network de Psicologa
Organizacional. Mxico: Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

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EL DIAGNSTICO DE NECESIDADES
El diagnstico de necesidades de capacitacin (DNC) es el procedimiento a partir del cual se obtiene
informacin necesaria para elaborar un programa de capacitacin.
El objetivo del DNC es identificar las discrepancias entre lo que es y lo que debera de ser.
Son cuatro las preguntas que debe permitir obtener el DNC:
Quines necesitan capacitacin?
En que necesitan capacitacin?
Con qu nivel de profundidad?
Cundo y en qu orden deben ser capacitados? (Gonzlez, 2001)
En el procedimiento para realizar el DNC:

Se determinan en primer lugar las actividades, los puestos o las temticas en las que se
realizar el diagnstico, enseguida
Se seleccionan las tcnicas a utilizar y
Se elaboran los instrumentos necesarios para recabar la informacin.

Durante la realizacin del diagnstico se aplican los instrumentos previamente diseados.

A partir de la informacin recabada se determinan las reas en las que existen las
discrepancias,
Se diferencia entre los problemas de capacitacin y los que son de tipo administrativo,
Se especifican las necesidades de capacitacin y el nivel de profundidad que se requiere,
Se analiza la gravedad del problema y los costos de resolverlos,
Se jerarquizan los problemas,
Se determina quienes son los trabajadores con dichas necesidades y con toda la informacin
Se integra un informe final.

Existe una diversidad de tcnicas para realizar el diagnstico de necesidades de capacitacin, pero
en todas ellas se compara lo que es contra lo que debera de ser, el DNC se puede realizar a partir
de:
La revisin de los anlisis de puestos,
El anlisis del inventario de habilidades que tenga la empresa,
El anlisis del desempeo del los trabajadores,
Las quejas de los clientes,
El anlisis de problemas de la empresa,
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Exmenes de conocimientos,
Entrevistas estructuradas o abiertas,
Encuestas, observacin directa en el puesto,
Anlisis de tareas,
A travs de la revisin de los planes de desarrollo del personal o
Utilizando las diferentes tcnicas de discusin dirigida: corrillos, lluvias de ideas, foro, mesa
redondas, paneles, dilogos, etc. ( Mendoza, 1998)

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El DNC A TRAVS DEL ANLISIS DE PUESTO

Un mtodo sencillo de realizar DNC es a travs de la revisin del anlisis de puesto. En un anlisis
de puesto se incluyen varios apartados de los que se puede desglosar los requerimientos de
capacitacin que puede tener un trabajador.
En la tabla 1 se ilustran las necesidades de capacitacin para el puesto de responsable de
capacitacin:
REAS DEL ANLISIS DE PUESTO
REQUIERE CAPACITACIN EN:
DESCRIPCIN GENRICA:
Planear, organizar, ejecutar y evaluar el
Administracin de la capacitacin
desarrollo de acciones de capacitacin
DESCRIPCIN ESPECFICA:
Planear las actividades de capacitacin
Elaboracin de cartas descriptivas
elaborando: cartas descriptivas (planes de
Elaboracin de instrumentos de evaluacin
clase), exmenes o evaluaciones, recursos
Elaboracin de recursos didcticos
didcticos (textos de apoyo, presentaciones,
etc.) .
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS:
Explicar el modelo de sistematizacin de la
Modelos de sistematizacin de la enseanza
enseanza en que sustentan las acciones que
realiza en su prctica docente
HABILIDADES REQUERIDAS:
Redaccin de objetivos de de aprendizaje
Elaboracin de objetivos de aprendizaje
Habilidades de exposicin
Habilidades de exposicin.
Comunicacin asertiva
Habilidades de comunicacin asertiva.
ESCOLARIDAD:
Nivel Superior: Licenciatura con ttulo
Estudios de licenciatura
(Obligatorio) o comprobar experiencia en el rea
en que impartir cursos.
MANEJO DE EQUIPO:
Manejo equipo de cmputo y audiovisual
Preferentemente manejo del equipo de cmputo
y audiovisual (proyector de acetatos, proyector
de can, cmara de video, DVD)
IDIOMA:
Lectura en ingls
Preferentemente Lectura en ingls.
EXPERIENCIA PROFESIONAL:
Haber impartido cursos de capacitacin
Formacin de instructores
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EQUIP DE SEGURIDAD
Extintor
REQUISITOS PSICOLGICOS:
Habilidades o aptitudes especificas: Habilidades
docentes.

Manejo del extintor

Planeacin didctica
Diseo de experiencias de aprendizaje

Como se puede observar en la tabla entre mejor elaborado este el anlisis de puesto mas fcilmente
se podrn determinar las necesidades de capacitacin.
Este procedimiento resulta relativamente fcil aunque tiene la desventaja de que las necesidades
identificadas aun resultan muy gruesas y requerir de un trabajo posterior el poder especificar con
claridad las necesidades de capacitacin.

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El DNC A TRAVS DEL INVENTARIO DE HABILIDADES

Un inventario de habilidades es un documento que posee informacin sobre los conocimientos y
habilidades de los empleados de tal manera que tenga informacin inmediata sobre empleados que
pueden ser promovidos a puestos laterales o de mayor nivel. El inventario usualmente contiene
informacin sobre el puesto que ocupa actualmente el trabajador, sus habilidades, conocimientos
capacitacin y la educacin formal que ha recibido.
Al revisar los inventarios es posible identificar las necesidades de capacitacin. Por ejemplo en los
siguientes cuadros se observan los estudios realizados por personal directivo y el nmero de cursos
recibidos por dicho personal:

Economa

Admn..

Ingeniera

Derecho

Arquitectura

Psicologa

Medicina

Contadura

Sociologa

Informtica

Geografa

Biologa

Tcnicos

Preparatoria

Sin terminar

Total

Estudios realizados por personal directivo

10

14

54

Cursos recibidos por personal directivo en los dos ltimos aos

Total de directivos
Capacitacin en temas
Tcnicas
Habilidades directivas
tcnicos
administrativas
54
201
2
89
5.4. cursos por
68.83%
0.68%
30.47%
directivo

De la informacin contenida en dichos cuadros se desprende la necesidad de capacitar al personal

en temas relacionados con la administracin y el manejo de personal.
As como en el ejercicio anterior podemos evaluar diferentes aspectos de la informacin contenida
en los inventarios y determinar las necesidades de capacitacin. El nivel de detalle de la
informacin que obtengamos depender de la calidad de la informacin contenida en el inventario.
Por esta razn resulta importante unificar los criterios con los que se elabora el curriculum y contar
con una base de datos que nos permita poder realizar anlisis de los datos .

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EL DNC A TRAVS DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO

La evaluacin de desempeo puede ser otro buen elemento para determinar las necesidades de
capacitacin. Cuando se utiliza este procedimiento re revisa el desempeo de los trabajadores y se
ubican las necesidades de capacitacin en los aspectos que tenga una menor evaluacin.
Las siguientes son unas tablas de la evaluacin que obtuvieron los instructores de una empresa:
Tabla 1. Resultados de la evaluacin de instructores en cuanto a planeacin de curso.
ASPECTO
INTERNO
EXTERNO
Cumplimiento de intereses y expectativas
91
88
Desarrollo de los temas
87
88
Actividades acordes al objetivo
87
85
Actividades que permitieron la socializacin
87
82
Ajustes despus de cada evaluacin
87
78
Dinmicas de trabajo
86
85
Planeacin y distribucin del tiempo
79
82
Aplicables a su actividad
77
87
Material didctico
75
80
Evaluaciones constantes
74
74
Promedio
83
82

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Tabla 2. Resultados de la evaluacin de instructores en cuanto a habilidades de exposicin

ASPECTO
INTERNOS EXTERNOS
Observacin a los participantes
Desplazamientos en el aula y ademanes apropiados
Despert y mantuvo el inters
Ejemplos, analogas, ancdotas, etc.
Imagen agradable
Informacin clara, completa y correcta
Participacin de la mayora del grupo
Sntesis, resmenes y conclusiones
Relaciones amistosas con los participantes
Lenguaje, un ritmo de exposicin y un tono de voz
Esquemas generales y objetivos del curso
Informacin actualizada
Recompens los aciertos y seal los errores
Promedio

93
92
91
91
90
90
90
90
89
88
88
85
85
89

88
90
88
82
92
88
86
84
90
91
83
91
82
87

Del anlisis de estas tablas se desprende que los instructores necesitan capacitacin en el rea de
planeacin didctica, sobre todo en los aspectos relacionados con la evaluacin.
La ventaja de contar con instrumento objetivo para evaluar las necesidades de capacitacin se
observa cuando al final del programa de capacitacin se comparan los resultados.
Las grficas siguientes se obtuvieron al someter a los instructores evaluados a un programa de
entrenamiento

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10

Grfica 2. Planeacin didctica.

120
100

96

94

89.5

94

87.5

93

92

85.5

84.5

86

82

91

91

90

86

82.5

80.5

86

77.5

80

74

60
40
20
0
Cumplimiento Desarrollo de
Actividades
Dinmicas de
de intereses y
los temas
que permitieron
trabajo
expectativas
la socializacin

Aplicables a su
actividad

Primer ao

Actividades
acordes al
objetivo

Planeacin y
distribucin del
tiempo

Ajustes
despus de
cada
evaluacin

Material
didctico

Evaluaciones
constantes

Segundo ao

Grfica 3. Actuacin de la enseanza.

100

98
97
96
95

95

95

95

95

95

95
94

95

94
93

91

91

90.5
89.5

90

89

89.5

89.5

88
86.5

88

87
85.5

85

83.5

80

Recompens los aciertos y seal los errores

Informacin actualizada

Desplazamientos en el aula y ademanes apropiados

Lenguaje, un ritmo de exposicin y un tono de voz

Esquemas generales y objetivos del curso

Relaciones amistosas con los participantes

Informacin clara, completa y correcta

Participacin de la mayora del grupo

Sntesis, resumenes y conclusiones

Segundo ao

Ejemplos, analogas, ancdotas, etc.

Observacin a los participantes

Primer ao

Despert y mantuvo el inters

Imagen agradable

75

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DNC A TRAVS DE ENCUESTA

Realizar una encuesta puede ser otra forma de determinar las necesidades de los trabajadores. Por
ejemplo al formular una pregunta abierta a un grupo de educadoras sobre que temticas
necesitaban capacitacin de manera prioritaria estas fueron sus respuestas:
Temtica
Iniciacin musical
Lecto-escritura
Educacin sexual
Danza
Pintura (Artes plsticas)
Educacin Fsica
Ciencias naturales (ecologa)
Problemas de conducta
problemas de aprendizaje
Problemas del lenguaje
Proyectos
Primeros auxilios
Guiol
Teatro
Trabajo con padres (maltrato, escuela
para padres )
Psicomotricidad
Construccin del conocimiento
Material (Reuso)
Desarrollo psicolgico del nio
Cantos y juegos
Educacin para la salud
Matemticas

%
48
48
26
23
23
23
23
23
19
19
16
13
10
6
6
6
6
5
3
3
3
3

De la tabla realizada se pueden desprender con relativa facilidad las necesidades de capacitacin.
La desventaja de utilizar este tipo de herramientas es que puede reflejarse las temticas que son
mas populares y no necesariamente las que requieren mayor capacitacin como por ejemplo en
matemticas que en este caso aparece al final de la lista.

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DNC A TRAVS DE TCNICAS ADMINISTRATIVAS

En ocasiones es til utilizar algunas herramientas administrativas para realizar el DNC. Por ejemplo
un grupo de instructores se reunieron para tratar de averiguar cules eran las causas de los
problemas que enfrentaban en su trabajo cotidiano. El siguiente diagrma de Ishikama refleja los
resultados de su discusin.
Anlisis de problemas de capacitacin entre instructores.
MANO DE OBRA

MATERIALES

No se cuenta con instructores con el perfil

No se tienen suficiente material en

Nunca se proporciona

apropiado para desarrollar actividades de

la biblioteca.

retroalimentacin a los

capacitacin

MTODOS

instructores
Hace falta plumones, etc.

Hacen falta elementos acerca de cmo

planear, ejecutar y evaluar las clases.

Los instructores desconocen

Las copias estn en mal estado

como se les evala.

La mayor parte de los instructores no han

sido capacitados en habilidades de

PROBLEMA

instruccin

CAPACITACIN

DE

Hacen falta elementos para

planear ejecutar y evaluar
los cursos
No se cuenta con suficientes proyectores.
Los equipos audiovisuales presentan falla

Pocos instructores asisten a las

Es complicado llegar a las

juntas de planeacin.

instalaciones en las que se

Los instructores tienen escasa

realizan los cursos

interaccin.
Muchos de ellos no funcionan

Los directivos no apoyan las

actividades

MAQUINARIA

MEDIO AMBIENTE

MISCELNEOS

De esta manera tambin es posible identificar que conocimientos y habilidades se necesitan

desarrollar en estos trabajadores.

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DNC A TRAVS DEL ANLISIS DE LOS PROBLEMAS DE LA EMPRESA

Otra forma de identificar necesidades de capacitacin es analizando los problemas de una empresa.
Por ejemplo aqu presentamos una tabla en el que se concentran los incidentes de una empresa
durante una semana de trabajo.
Tipo de Reporte
Material enviado incorrecto
Factura equivocada
Dao de material
Los clientes se quejaron por el
servicio
Cliente no encontrado
Tardaron el pedido
Envo a cliente incorrecto
No se envo ayudante
Charlas en el trabajo
Asistencia Alcohlico
Otros

%
51
15
10
10
9
4
2
2
2
2
3

Como se observa en la tabla una necesidad de capacitacin probablemente sea de servicio al

cliente, aunque como se ha comentado es importante recordar que los problemas de actitudes se
resuelven en segunda instancia a travs de la capacitacin primero se tendr que tomar una medida
administrativa y luego desarrollar las actividades de capacitacin.

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DNC A TRAVS DE DISCUSIN DIRIGIDA

Cualquiera de las tcnicas de discusin dirigida como corrillos, lluvias de ideas, foro, mesa
redondas, paneles, dilogos, etc. puede ser utilizada para realizar un DNC, aqu lo importante es
que adems de cumplir la metodologa de cada tcnica se sistematice la intervencin para evitar
que la sesin se convierta en solo una sesin de lamentos. Este es un ejemplo de un formato que
puede ser utilizado en la discusin.

Qu
problemtica
se
estn
presentado
actualmente
en
el
trabajo?

Se trata de
un problema
administrativo
o
de
capacitacin?

En caso de que sean problemas

de
capacitacin
Qu
conocimientos habilidades o
actitudes se requieren para
resolver esta problemtica?

Qu aspectos
especficos se
requieren
desarrollar en la
capacitacin?

Quines
tiene
esta
problemtica?

Qu tan
grave es
el
problema
del 1 al
100?

En qu
orden
debe ser
atendido
el
problema?

Errores
y
retrabajo en
la
elaboracin
de contratos
marcados
por auditora

Capacitacin

Conocimiento de la ley
adquisiciones y obra pblica

Licitaciones

Departamento
jurdico
Juan N
Rodrigo S

60

de

El diagnstico tendr dos fases: una discusin en pequeos grupos de los problemas de
capacitacin y a continuacin una sesin plenaria para llegar a un acuerdo.
DNC POR EXMENES DE CONOCIMIENTO

La forma mas sistemtica de realizar un DNC es a travs de un examen de conocimientos, lo cual

implica que un grupo de expertos determine cuales son los conocimientos u habilidades que debe
dominar alguien que cuente con la capacitacin deseada, luego a partir de ese anlisis se elabora un
examen o prueba. Todos aquellos que obtengan una calificacin satisfactoria no requerirn de
capacitacin, en cambio aquellos que no acrediten el examen sern quienes necesiten capacitacin.
En el captulo de seleccin de personal podemos encontrar un examen y una lista de verificacin til
para el DNC

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INFORME DE UN DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

Una vez que se ha concluido el Diagnstico de Necesidades de capacitacin es importante elaborar
un documento final en el que resuman los datos obtenidos. El informe de un DNC debe tener al
menos los siguientes elementos:

1.
2.
3.
4.
5.

6.
7.
8.
9.
10.

Portada
Presentacin : Un breve resumen de lo que contiene el documento
ndice
Antecedentes: Caractersticas generales de la organizacin, la forma en que
tradicionalmente se ha realizado el DNC, la importancia de la temtica que se aborda en
diagnstico, las razones para realizar este nuevo DNC.
Mtodo
a. Participantes,
b. Instrumentos utilizados,
c. Procedimiento
Resultados: En que se necesita capacitacin, quienes necesitan y en que orden.
Discusin de los resultados
Conclusiones y sugerencias
Referencias
Anexos: formatos y documentos de trabajo

Es importante considerar al redactar el informe del DNC, que se trata de un documento ejecutivo por
lo que la informacin deber ser muy concreta. Los lectores de este documento usualmente sern
jefes de departamento con muchas responsabilidades. El documento entonces debe elaborarse
pensando en que el destinatario tendr poco tiempo para realizar la lectura. La buena presentacin
del documento tambin resulta fundamental.

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